System kontroli zarządczej instrumentem zapewnienia funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych Krystyna Lisiecka Dąbrowa Górnicza, 28.03.2014
Przesłanie Jak zdobyć szklaną górę organizacji, czyli co zrobić, aby nie tłamsić ludzi i rozwoju. W ramach tego przesłania zamierzam rozpatrzeć problematykę kontroli zarządczej 2
Założenie 1 Audyt wewnętrzny wspólnie z kontrolą kierowniczą/menedżerską, (zarządczą) mają tworzyć spójny system, gwarantujący właściwe funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych, czyli mający wykazywać dbałość o środki publiczne. 3
Założenie 2 Dla wielu kierowników środowiska zarządzania w organizacjach publicznych kontrola zarządcza oznacza potrzebę zbudowania nowego systemu kontroli zarządczej?? (management control), dającego informacje o zapewnianiu realizacji celów i sprawności działania jednostki. Skąd to przeświadczenie? W każdej jednostce funkcjonuje określony system tzw. sterowania zarządczego. 4
Założenie 3 Zarządzanie to koordynowanie działań sfery informacyjno-regulacyjnej, synteza klasycznych funkcji: P, O, M, K. Tzw. kontrola zarządcza zaś to funkcja zapewniania i nadzoru nad działaniami informacyjno-regulacyjnymi systemu. W literaturze mówi się o tzw. podwójnej pętli sprzężenia-korekta na wyjściu i wejściu. 5
Ważny kontekst otoczenia oraz kultura organizacyjna Kultura organizacyjna jednostki jest ważnym elementem wyznaczającym model kontroli zarządczej i jej sprawność. Analizując uwarunkowania organizacji notuje się ułomności postaw i zachowań ludzi. 6
Ma miejsce kryzys wartości kryzys zaufania 1. Podłożem kryzysu racjonalnego gospodarowania, nieodpowiedzialnego społecznie rozwoju organizacji i gospodarek jest kryzys wartości: odpowiedzialności, moralności i zaufania. U podłoża leży płynna ponowoczesność 2. Substytutem tych wartości dziś jest proceduralna obiektywizacja opisu i zapisu zdarzeń, generowana m.in. przez narzędzia zarządzania: controlling, audyt, monitoring i ocena lub samoocena. 7
Czy ma miejsce egzekwowanie odpowiedzialności? Esencją skutecznego zarządzania jest odpowiedzialność za coś i za kogoś. Brak jest jak dotąd egzekwowania odpowiedzialności osób i instytucji za podejmowane decyzje, w tym odpowiedzialności za błędne decyzje. Tolerowane są nieadekwatne/nieuzasadnione procedury, źle szacowane i nadmierne ryzyko. Dopełnieniem działań doskonalących jest problem efektywnego wypełniania funkcji właścicielskich zarządzania. 8
Jak zmienić zachowania w tej ułomności? Zarządzanie to także wpływanie na postawy i zachowania ludzi. Najłatwiej dokonywać zmian w zachowaniach ludzi stosując narzędzia wspomagające procesy zarządzania -audytu wewnętrznego, audytu zewnętrznego i systemu kontroli menedżerskiej (kontroli zarządczej). 9
Kontrola zarządcza realizuje funkcję zapewnienia! Od 2010 aktem prawnym do organizacji sektora finansów publicznych wprowadzono nową kategorię sfery zarządzania, tzw. kontrolę zarządczą. Definiowana jest jako ogół działań podejmowanych dla zapewnieniarealizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, terminowy, skuteczny i produktywny. 10
Co znaczy funkcja zapewnienia w zarządzaniu organizacją? Czy zapewnienieto przyprószony biegiem czasu, a odświeżony we wspomnianej ustawie, termin dotyczący jednej z funkcji zarządzania, a może kilku funkcji zintegrowanych dla realizacji celu? (funkcja ta w jęz. ang. to Assurance, a w niem. Qualitaetssicherung). 11
Zapewnienie zaś dotyczy: zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi(compliance), skuteczności i efektywności działania, wiarygodnych sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, aby niszczyć korupcję! Rola szkoły, uczelni, urzędnika!! sprawnego przepływu informacji i zarządzania ryzykiem..12
Kontrola zarządcza ma wzmocnić odpowiedzialność! Czy koncepcja kontroli zarządczej to novum w procesach zarządzania organizacjami? Novum jest wprowadzenie oświadczeń kierowników instytucji publicznych o wynikach realizowanej funkcji zarządzania(zapewniania), aby zwiększyć odpowiedzialność za gospodarowanie środkami publicznymi, aby wzmocnić odpowiedzialność ((accountability) menedżerów procesów za cele i zadania, za ich internalizację. 13
System Kontroli Zarządczej to System Zarządzania Jakością Usług? W środowisku zainteresowanych kontrola zarządcza dla wielu oznacza potrzebę zbudowania nowego systemu według skonstruowanego modelu zapewniania realizacji celów oraz zadbania o sprawność działania jednostki. System wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji to najważniejsze elementy zarządzania, ale nadzorowane przez system kontroli zarządczej. 14
KZ to system nadzorowania i oceny przez Kierownictwo Kontrola zarządcza/kierownicza to powiązany układ obszarów kontroli oraz metod i środków jej przeprowadzenia dla obserwacji opisu i rejestracji faktów, ustalenia rozbieżności z podstawą porównań i przyczyn, oraz przedstawienia wyników na użytek określonych odbiorców. 15
Czy SZJ to SKZ? (w 80%?) Komentując treści systemu kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych sugeruję dokonanie analogii do rozwiązań w biznesie (podejście NPM). Tam stosowane są dobrowolne systemy zarządzania jakością według standardów ISO, wprowadzanych jednak nie mocą przepisu prawa, a umowy. 16
Wprowadzane dobrowolnie mają większą skuteczność-przy wysokiej kulturze organizacyjnej i charyzmie Kierownika, niż wprowadzane literą prawa. Litera ta jest coraz mocniej narażona na szwank przez niezrozumienie przepisu, niewłaściwe stosowanie, indolencję, arogancję i.wszechogarniającą, szczególnie sektor finansów publicznych, korupcję. 17
W fakultatywnie stosowanych systemach zarządzania(zapewniania) audyty wewnętrzne są jedną z procedur systemu zarządzania jakością usług publicznych i wspierają funkcjonowanie systemu zarządzania jakością poprzez monitoring i ocenę procesów realnych będących podstawą działań doskonalących. 18
Audyt wspomaga KZ, jest jej ogniwem. Dzięki ocenie dokonanej przez audytora wewnętrznego wiadomo, jak funkcjonuje system sterowania/zarządzania kierowniczego. Audyt ocenia sprawność systemu kontroli/sterowania kierowniczego (może go wykonywać osoba z uprawnieniami biegłego rewidenta, nie odwrotnie). 19
ERROR: ioerror OFFENDING COMMAND: image STACK: