UWAGA - Wykonawcy, którzy pobrali niniejszą specyfikację ze strony internetowej i chcą uzyskać status uczestnika postępowania, mają obowiązek dokonać pisemnego zgłoszenia (fax 091 5784889) do zamawiającego z podaniem pełnej nazwy, adresu, nr telefonu i faxu oraz adresu e-mail z treścią informujemy, że materiały przetargowe pobraliśmy ze strony internetowej www.stargard.pl oraz prosimy o zarejestrowanie nas jako uczestnika postępowania przetargu nieograniczonego na dostawy materiałów biurowych i papierniczych dla Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim. Na wniosek wykonawcy zamawiający potwierdzi fakt otrzymania zgłoszenia (pocztą elektroniczną). Wskazany w SIWZ adres poczty e- mail będzie służył do komunikowania się pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym (patrz wymogi cz. II SIWZ porozumiewanie się zamawiającego z wykonawcami). SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NA DOSTAWY MATERIAŁÓW BIUROWYCH I PAPIERNICZYCH DLA URZĘDU MIEJSKIEGO W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2006 r., Nr 164, poz. 1163). I. ZAMAWIAJĄCY: Gmina Miasto Stargard Szczeciński Adres: Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim, ul. Czarnieckiego 17 73 110 Stargard Szczeciński tel. 091/5784881 fax 091/5784889 e-mail: gospodarczy@um.stargard.pl www.stargard.pl, www.bip.um.stargard.pl II. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI: 1) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, zapytania oraz inne informacje zamawiający i wykonawcy przekazują wyłącznie drogą elektroniczną, adres zamawiającego na który należy przesyłać korespondencję: gospodarczy@um.stargard.pl 2) zamawiający kierował będzie korespondencję na adres poczty elektronicznej wykonawcy podany w zgłoszeniu faxem o pobraniu specyfikacji. 3) przepis art. 27 ust. 3 ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji gdy wykonawca nie dysponuje pocztą elektroniczną.
2 4) każda ze stron zobowiązana jest do niezwłocznego potwierdzenia faktu otrzymania przesyłki elektronicznej poprzez funkcję żądaj potwierdzenia przeczytania lub funkcję odpowiedz nadawcy. Brak potwierdzania przesyłek zamawiający traktować będzie jako naruszenie zasad postępowania. 5) w przypadku problemów technicznych z odbiorem poczty elektronicznej lub zmiany wskazanego adresu, wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie zamawiającego. Brak takiego zgłoszenia zwalnia zamawiającego za skutki proceduralne spowodowane nie otrzymaniem przez wykonawcę korespondencji. 6) zamawiający zamieszczał będzie na stronie internetowej informacje wymagane przepisami ustawy pzp. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Zadanie nr 1: dostawa materiałów biurowych i papierniczych określonych w załączniku nr 2. 2. Zadanie nr 2: dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek określonych w załączniku nr 2. IV. WARUNKI I WYMOGI ZAMÓWIENIA Warunkiem przyjęcia oferty jest przyjęcie przez wykonawcę pełnego zakresu i wymogów zadania opisanego częścią III (Przedmiot Zamówienia), a w tym określone załączniku nr 2 oraz przyjęcie pozostałych poniższych wymagań (pkt 1-8). 1. Termin związania ofertą 30 dni od daty otwarcia ofert. 2. Termin dostawy w okresie 24. miesięcy od dnia obowiązywania umowy. 3. Dopuszcza się składanie ofert częściowych. 4. W niniejszym postępowaniu nie jest wymagane wnoszenie wadium 5. Przewiduje się zamówienia uzupełniające, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6. 6. Zamawiający nie wymaga wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 7. Warunki płatności: 1) termin płatności do 21 dni licząc od daty otrzymania faktury. Faktura będzie wystawiana po każdej dostawie. 2) brak przedpłat, 3) zakazuje się dokonywania jakichkolwiek cesji wierzytelności wynikających z umowy. 8. Wykonawca nie podlega wykluczeniu na podstawie art.24 ustawy Prawo zamówień publicznych. V. INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPORZĄDZANIA OFERTY. 1. Opakowanie i oznaczenie ofert.
3 Oferta winna być umieszczona w zamkniętej kopercie wewnętrznej opakowanej zamkniętą kopertą zewnętrzną. Zarówno koperta zewnętrzna jak i wewnętrzna winna być oznaczona - Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim, Wydział Inżyniera Miasta Oferta dostawa materiałów biurowych i papierniczych nie otwierać przed 16.04.2007 godz. 10.15. Koperta wewnętrzna winna być dodatkowo opisana nazwą i adresem wykonawcy, aby umożliwić jej odesłanie w przypadku gdy oferta złożona zostanie po terminie. 2. Sporządzanie oferty. Oferta musi być złożona w formie pisemnej. Wszystkie dokumenty tworzące Ofertę winne być sporządzone w języku polskim. Walutą oferty jest złoty polski; wszystkie ceny jednostkowe, kwoty i sumy ujęte w ofercie powinny być wyrażone w złotych polskich. Koszty sporządzenia oferty ponosi wykonawca. 3. Zawartość oferty. Oferta winna zawierać: 1) OFERTA PRZETARGOWA wg wzoru zał. nr 1, 2) wypełniony załącznik nr 2, 3) OŚWIADCZENIA zgodnie z załącznikiem nr 3, 4) podstawowe informacje o firmie, a w nich m.in.: ile lat firma istnieje; profil i skala działalności, osiągnięcia itp., 5) imię i nazwisko osoby (osób) odpowiedzialnej za realizację zamówienia, 6) aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 7) informacja o doświadczeniu zawodowym wykonawcy. Przedłożenie wykazu przykładowych dostaw zrealizowanych w okresie ostatnich dwóch lat dostaw, a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie, 8) każda strona oferty winna być ponumerowana i podpisana [parafowaniu i numerowaniu podlegają jedynie strony zawierające treść]. Należy załączyć oświadczenie, że oferta zawiera ponumerowanych stron... Oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione do dokonywania czynności prawnych i podejmowania zobowiązań w imieniu przedsiębiorstwa. (zgodnie z odpisem potwierdzającym zarejestrowanie działalności gospodarczej ). Wykonawca winien ustosunkować się do wszystkich wymagań określonych w punktach od 1. do 8. pod rygorem odrzucenia oferty. Żądane dokumenty składane powinny być w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Zamawiający zastrzega sobie prawo zażądania (na etapie badania oferty) przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii, gdy przedstawiona przez wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwość co do jej prawdziwości. Zamawiający informuje wykonawców, że zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawca ma prawo zastrzec w odniesieniu do przedkładanych informacji (dokumentów) stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, że nie mogą one być udostępniane. W takim przypadku, wykonawca winien, na dokumencie zawierającym
4 tajemnicę przedsiębiorstwa zamieścić klauzulę niejawne. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wypełniając obowiązek wynikający z art. 26 ust. 3 i 4 zamawiający wzywać będzie wykonawców, w przypadkach tego wymagających, do uzupełnienia dokumentów tylko jeden raz, z wyznaczeniem terminu (nie dłuższego niż 5 dni od dnia otrzymania wezwania) na ich uzupełnienie. VI. ZAKRES ZAMÓWIENIA I ISTOTNE POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO UMOWY: 1) wymagania cz. IV niniejszej specyfikacji dotyczące terminów, warunków płatności, 2) asortyment dostawy materiałów określono w załączniku Nr 2. Podane w załączniku przewidywane ilości obejmują okres trwania umowy tj. 2. lata. 3) ceny podane w ofercie obowiązują przez cały okres zadeklarowanego okresu utrzymania stałości cen, 4) wzrost cen może nastąpić jedynie w przypadku podwyższenia ceny przez producenta, a obniżenie ceny przez producenta musi każdorazowo powodować obniżenie ceny dla Zamawiającego, 5) wzrost cen może następować nie częściej niż raz na kwartał, 6) Wykonawca każdorazowo po zmianie ceny przedstawi do zatwierdzenia przez Zamawiającego wykaz towarów z proponowanymi cenami wraz z uzasadnieniem ich wzrostu, 7) regulacje ppkt 4) i 5) mają zastosowanie jedynie po upływie deklarowanego okresu utrzymania stałości ceny, 8) minimalny okres stałości cen wynosi 12. miesięcy licząc od daty zawarcia umowy, 9) warunki płatności do 21 dni od realizacji zamówienia. Faktura będzie wystawiana po każdej dostawie. 10) transport zapewnia Wykonawca, a proponowane ceny zwierają w sobie koszt transportu i rozładunku, 11) dostawy odbywać się będą do magazynu Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim ul. Czarnieckiego 17, 12) Zamawiający zastrzega, że w okresie trwania umowy: a) asortyment materiałów biurowych i papierniczych może być odmienny od zawartego w załączniku Nr 2, co oznacza, że warunki niniejszego przetargu oraz unormowania zawarte w projekcie umowy dotyczą również innych asortymentów dostaw, b) ilości poszczególnych asortymentów mogą ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu w granicach do 20 %, 13) w przypadku zamówienia materiałów nie ujętych w zał. Nr 2 obowiązywać będą aktualne ceny sprzedaży u Wykonawcy, 14) dostawa materiałów biurowych będzie następowała na podstawie pisemnych (lub telefonicznych), kwartalnych lub miesięcznych zamówień, 15) ustala się wymagany termin realizacji dostaw w ciągu 2 dni od daty złożenia zamówienia, 16) wymagany czas dostawy w przypadku zamówień telefonicznych 24 godziny, 17) za odstąpienie od umowy z winy Wykonawcy w wysokości 20 % wartości wynagrodzenia umownego brutto ustalonego w złożonej ofercie, 18) umowę zawiera się na okres 24 miesięcy,
5 19) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy z winy wykonawcy zgodnie z art.635 kodeksu cywilnego, oraz art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych. Okolicznościami, w których następuje odstąpienie od umowy z winy wykonawcy może być w szczególności realizowanie dostaw w sposób nie gwarantujący należytego wywiązania się z umowy, 20) Załącznikami do umowy będzie niniejsza specyfikacja i oferta Wykonawcy. 21) W sprawach nie uregulowanych umową - obwiązywać będą właściwe przepisy kodeksu cywilnego. VII. ANALIZA OFERT, WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ. 1. Sprawdzenie ofert i ich zgodności z wymaganiami. Komisja ustala czy: 1) ofertę złożono w wymaganym terminie, 2) oferta została prawidłowo podpisana ( oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione do dokonywania czynności prawnych i podejmowania zobowiązań w imieniu przedsiębiorstwa, zgodnie z odpisem potwierdzającym zarejestrowanie działalności gospodarczej), 3) oferta jest zgodna z wymaganiami niniejszej specyfikacji. W przypadkach opisanych art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający wyklucza Wykonawcę. Oferta spełniająca przesłanki zastosowania art. 89 ustawy zostaje odrzucona. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 2. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: 1) 70 % - cena. Ocena kryterium ceny odbędzie się w skali punktowej 0 100. Cena najniższa otrzyma 100 punktów, pozostałe proporcjonalnie mniej (proporcjonalność liniowa). 2) 30 % - okres utrzymania stałości ceny powyżej 12. miesięcy. Ocena kryterium stałości ceny odbędzie się w skali 0 100 punktów. Za oferowaną stałość ceny obejmującą cały okres wykonywania zamówienia Wykonawca otrzymuje 100 punktów. Oferty zawierające okresy krótsze proporcjonalnie mniej (proporcjonalność liniowa). 3. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na każde zadanie oddzielnie. 4. Aukcja elektroniczna zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej bez stosowania aukcji elektronicznej. VIII. INFORMACJE DODATKOWE 1. Termin złożenia oferty. Oferty należy przesłać lub złożyć w Punkcie Informacyjnym (parter) Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim ul. Czarnieckiego 17 do dnia 16.04.2007 r. do godz. 10 00. 2. Otwarcie ofert.
6 Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16.04.2007 r. o godzinie 1015 w siedzibie Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim ul. Czarnieckiego 17, pokój nr 1 (Wydział Gospodarczy). 3. Wykonawcy maja prawo zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) na zasadach art.38 ustawy pzp Wyjaśnienia stanowić będą integralną część SIWZ. 4. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który wygrał przetarg w terminie do 10 dni od uprawomocnienia się postępowania, nie później jednak niż przed terminem związania ofertą. 5. W toku niniejszego postępowania przetargowego ma zastosowanie procedura środków ochrony prawnej zgodnie z Działem VI ustawy Prawo zamówień publicznych z zastrzeżeniem art. 4a. 6. Ze strony Zamawiającego pracownikami uprawnionym do kontaktowania się z oferentami są: - Włodzimierz Rogiński naczelnik Wydziału Gospodarczego, tel. 091/578 30 03, - Jolanta Owczarzak inspektor Wydziału Gospodarczego, tel. 091/577 69 39 (zad. nr 1), - Janusz Kmita naczelnik Wydziału Informatyki, tel. 091/577 68 18 (zad. nr 2). Stargard Szczeciński, marzec 2007 r. Przewodniczący komisji przetargowej Włodzimierz Rogiński