Warszawa, 14.11.2011 r. Sprawozdanie Zarządu z działalności Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle za III kwartał 2011 r. W zakresie organizacji pracy Zarządu i służb Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle. W III kwartale 2011 r. Zarząd odbył 9 protokołowanych posiedzeń, na których podjęto 9 uchwał dotyczących działalności Spółdzielni, a w szczególności: 1. Przyjęcia w poczet członków Spółdzielni w związku z nabyciem praw do lokali, W omawianym okresie Zarząd przyjął w poczet członków 21 osób, potwierdził ustanie członkowstwa w związku ze zbyciem własnościowego prawa do lokalu 15 osób oraz skreślił z rejestru członków 10 osób w związku ze śmiercią. 2. Sprawy związane z najmem lokali użytkowych. W III kwartale Zarząd podejmował istotne decyzje dotyczące najemców lokali użytkowych: 1) W związku prośbą najemcy lokalu użytkowego firmą Rossmann Supermarkety Drogeryjne Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 109 o przedłużenie umowy najmu. Zarząd po wynegocjowaniu nowych warunków cenowych podpisał umowę najmu na 5 kolejnych lat. 2) W związku z prośbą o rozwiązanie umowy najmu przez najemcę pawilonu handlowego Solec 83 firmę BHV Investment sp. z o. o. oraz zgłoszeniem się nowego najemcy firmy Jeronimo Martins Dystrybucja S.A. - Drogerie Hebe, który wyraził zamiar wynajmu przedmiotowego lokalu na dotychczasowych warunkach, Zarząd postanowił wystąpić do Rady Nadzorczej o wyrażenie zgody na najem przedmiotowego lokalu w trybie bezprzetargowym oraz do Komitetu Domowego nr 4 o zaakceptowanie branży. W związku z wyrażeniem w dniu 27.06.2011 r. przez Radę Nadzorczą zgody na najem tego lokalu użytkowego w trybie bezprzetargowym, Zarząd przy współpracy z radcą prawnym opracował umowę najmu z nowym najemcą. Umowa została podpisana w dniu 1.07.2011 r. W związku z takim działaniem uzyskaliśmy nowego najemcę z dobrą (jedną z najwyższych) stawką najmu, który oprócz zapewnienia ciągłości najmu lokalu, przeprowadził na swój koszt jego generalny remont. 3) W związku z upływem w czerwcu 2012 r. 10 letniego okresu na jaki została zawarta umowa z najemcą lokalu użytkowego Solec 32/34 wpłynęły następujące pisma: a) pismo od dotychczasowego najemcy Caeerfour w sprawie podpisania aneksu do umowy na kolejny okres 10 lat na dotychczasowych warunkach cenowych, b) pismo Jeronimo Martins Dystrybucja S.A. Biedronka wyrażające zainteresowanie wynajęciem przedmiotowego lokalu, W związku z powyższym Zarząd postanowił, że wyśle do obu firm prośbę o złożenie ofert cenowych oraz zakresu prac remontowych jakie firmy są w stanie przeprowadzić na przedmiotowym pawilonie. Przedmiotowe oferty zostaną rozpatrzone przez Komisję przetargową powołaną przez Zarząd, w skład której wejdą oprócz pracowników 1
spółdzielni przedstawiciele budynków Solec 36 oraz Potockiego 4, które wchodzą w skład nieruchomości na której znajduje się lokal użytkowy. Otwarcie ofert nastąpiło w dniu 2.11.2011 r. Konkurs ofert w toku. Tak wczesne rozpoczęcie konkursu ofert pozwoli Spółdzielni na wybór najemcy, nawet w przypadku nie osiągnięcia rozstrzygnięcia w pierwszym podejściu, a przez to pozwoli uzyskać satysfakcjonujące Spółdzielnie stawki czynszu bez konieczności utrzymywania pustostanu, co przy tak dużej powierzchni byłoby bardzo niekorzystne finansowo dla Spółdzielni. 3. Sprawy związane ze zbyciem lokali mieszkalnych Potockiego 4 m 19 oraz Potockiego 4 m 13. W związku z wyrażeniem zgody przez Walne Zgromadzenie na zbycie 2 lokali mieszkalnych nr 13 i 19 zlokalizowanych w budynku Potockiego 4, Zarząd odnośnie lokalu nr 19 zlecił wykonanie operatu szacunkowego, który miał określić wartość rynkową przedmiotowego lokalu. Biegły Rzeczoznawca wyszacował wartość lokalu na 250 000 zł, co przy metrażu 27,1 m 2 dało nam cenę jednego m 2 w wysokości 9 227,97 zł. Rzeczoznawca, wycenił więc lokal bardzo wysoko, pomimo jego bardzo złego stanu technicznego. Pierwszy przetarg na zbycie lokalu, pomimo ogłoszeń prasowych, ogłoszeniu na stronie internetowej Spółdzielni oraz wywieszenia informacji na klatkach schodowych nie dał rozstrzygnięcia z powodu nie zgłoszenia się żadnego oferenta. Osoby, które interesowały się lokalem odstraszała bardzo wysoka cena wywoławcza oraz zły stan techniczny. Przed ponownym ogłoszeniem przetargu Zarząd za zgodą Rady Nadzorczej przeprowadził drobny remont przedmiotowego lokalu polegający na: uruchomieniu energii elektrycznej (założenie licznika), wymianie okna, wycyklinowaniu oraz polakierowaniu podłogi oraz wykonaniu drobnych napraw hydraulicznych. Niestety drugi przetarg ogłoszony na dzień 30.08.2011r. również nie pozwolił na jego rozstrzygnięcie z powodu niezgłoszenia się oferentów. W związku z powyższym, aby w jak najmniejszym stopniu obniżyć cenę, za którą Spółdzielnia zbędzie przedmiotowy lokal, Zarząd wystąpił do Rady Nadzorczej o zgodę na sprzedaż przedmiotowego lokalu z wolnej ręki na następujących warunkach: a. cenna ofertowa 250 000 zł, (zgodna z operatem szacunkowym), b. obniżenie ceny wymagać będzie zgody Rady Nadzorczej, powyższe warunki zostały zatwierdzone na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 7.09.2011r. W związku z powyższym przygotowano stosowne ogłoszenia oraz opublikowano je na portalach zajmujących się ich publikacją na specjalistycznych stronach internetowych. Takie działanie przyniosło efekt w zgłoszeniu się oferenta, który złożył ofertę kupna lokalu za cenę 242 000 zł czyli niższą jedynie o 8 000 zł niż cena z operatu szacunkowego. Rada Nadzorcza w dniu 24.10.2011 r. zaakceptowała przedstawioną ofertę, co dało podstawę do podpisania z oferentem w dniu 27.10.2011r. umowy przedwstępnej. Zgodnie z tą umową w dniu 18.11.2011 zostanie podpisany akt notarialny na zbycie przedmiotowego lokalu. Powyższe działanie umożliwiło Spółdzielni zbycie lokalu, który od przeszło 10 lat był pustostanem za bardzo atrakcyjną cenę 8 929 89 zł/m 2. W tabeli poniżej przedstawiamy ceny jakie osiągnęły lokale mieszkalne w naszej Spółdzielni we wrześniu 2011 r. zgodnie z aktami notarialnymi. Adres Metraż Cena ogółem Cena za m 2 Solec 109 44,00 m 2 325 000 zł 7 386 zł/m 2 Solec 113 48,70 m 2 410 000 zł 8 419 zł/m 2 Solec 115 44,96 m 2 378 000 zł 8 407 zł/m 2 Odnośnie lokalu nr 13, Spółdzielnia uzyskała prawomocny nakaz eksmisji, Zarząd po zatwierdzeniu w dniu 27.06.2011 r. przez Radę Nadzorczą zgody na wystąpienie do 2
komornika, wystąpił z wnioskiem eksmisyjnym. Postępowanie eksmisyjne w toku, po zwolnieniu lokalu możliwe będzie jego zbycie. 4. Omówienie sprawy sądowej z powództwa Spółdzielni Rzemiosło Projekt w sprawie ustanowienia drogi koniecznej. Przed Sądem Rejonowym dla Warszawy Śródmieścia, VI Wydział Cywilny w Warszawie z wniosku SBM Rzemiosło Projekt toczy się sprawa o ustanowienie drogi koniecznej na nieruchomości: Solec 79, 79a, al. 3 Maja 5a, 7b. W związku z przeniesieniem własności lokali w nieruchomości Solec 79, 79a, al. 3 Maja 5a, 7b i uzyskaniem przez 177 osoby udziału w użytkowaniu wieczystym tej nieruchomości, Sąd wezwał do udziału w sprawie w charakterze uczestników wszystkich właścicieli lokali posiadających udziały w przedmiotowej nieruchomości. W celu uniknięcia przez te osoby kosztów związanych z udziałem w rozprawie, Zarząd po uzgodnieniu z radcą prawnym, postanowił zaproponować osobom uwłaszczonym udzielenie pełnomocnictw Radcy prawnemu, który reprezentuje SBM Powiśle w tej sprawie. Udzielenie pełnomocnictw wiązało się jedynie z obowiązkiem poniesienia przez każdego uczestnika opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w kwocie 17,00 zł. Takie działanie zwolniło osoby uprawnione z konieczności ponoszenia kosztów honorarium radcy za zastępstwo procesowe. Osoby, które nie były zainteresowane proponowanym rozwiązaniem, biorą udział w postępowaniu sądowym osobiście lub przez wybranego pełnomocnika. W związku z powyższym radca prawny w tej sprawie reprezentuje nie tylko Spółdzielnię (osoby, które nie przekształciły praw do lokali), ale również 129 osób, które udzieliły mu pełnomocnictwa. Sprawa w toku, następna rozprawa 5.01.2012 r. 5. Opracowanie projektów regulaminów niezbędnych do prawidłowej pracy Spółdzielni. 1) W związku z trudną sytuacją gospodarczą na rynku najmu lokali użytkowych (brak chętnych najemców, rezygnowanie z umów najmu przez obecnych najemców) zaistniała konieczność bardziej elastycznego podchodzenia do sprawy podpisywania umów z najemcami lokali użytkowych. Przedłużająca się procedura przetargowa powoduje, że zwalniane lokale użytkowe przez dłuższy okres czasu stoją niewynajęte i nie przynoszą planowanego dochodu. Ma to szczególne znaczenie dla lokali o dużej powierzchni użytkowej (powyżej 100 m 2 ). W związku z powyższym Zarząd przygotował projekt zmian do rozdziału III Regulaminu najmu lokali użytkowych oraz powierzchni reklamowej w SBM Powiśle. Zaproponowane zmiany pozwolą Zarządowi uprościć do minimum procedurę najmu lokali, co pozwoli na ograniczenie czasu gdy lokale stoją nie wynajęte i nie przynoszą dochodu. Projekt został przekazany Radzie Nadzorczej do naniesienia uwag. Dalsze procedowanie w tej sprawie przewidziano na IV kwartał 2011 r. 2) W związku z przyjęciem przez Walne Zgromadzenie wniosku w sprawie zobowiązania Rady Nadzorczej o doprowadzenie do zmiany Regulaminu przeprowadzania konkursu ofert na wyłonienie wykonawcy usług budowlanych SBM Powiśle, Zarząd przygotował projekt Regulaminu ogłaszania i przeprowadzania przetargów na wykonanie robót remontowych realizowanych w zasobach Spółdzielni Budowlano - Mieszkaniowej Powiśle. Powyższy projekt zostanie przekazany jako materiał wyjściowy Radzie Nadzorczej. Po przeprowadzeniu konsultacji z Komitetami Domowymi Rada Nadzorcza powróci do procedowania regulaminu w IV kwartale 2011 r. 3) W związku z wystąpieniem problemów związanych z podziałem funduszu remontowego na dwa odrębne fundusze remontowe: fundusz remontowy ogólny oraz fundusz remontowy budynków z powodu braku stosownych regulaminów, Zarząd 3
przygotował projekty przedmiotowych regulaminów, które dadzą podstawę Radzie Nadzorczej do podjęcia stosownych decyzji. Po przeprowadzeniu konsultacji z Komitetami Domowymi Rada Nadzorcza powróci do procedowania regulaminu w IV kwartale 2011 r. 6. Rozwiązania problemu Anten zbiorczych w budynkach Komitetu Domowego nr 6. W związku z wejściem w życie umowy z operatorem TV VEKTRA, a przez to możliwością podpisania umów na pakiet podstawowy (10 programów TV w cenie 36 zł/rocznie) zaistniała możliwość rezygnacji w budynkach KD 6 z anteny zbiorczej AZART. Zarząd realizując wnioski mieszkańców tych budynków rozwiązał umowę na konserwację przedmiotowej anteny oraz podjął decyzję o zdjęciu od 1.07.2011 r. z pozycji opłat konserwacja anteny Azart. Ponadto w związku z wystąpieniem nadwyżki przychodów nad kosztami za 2010r. oraz wystąpieniem KD 6 z wnioskiem o zaliczenie tej nadwyżki na fundusz remontowy tej nieruchomości, Zarząd podjął decyzje o przeksięgowaniu nadwyżki po rozliczeniu przychodów i kosztów w tej pozycji w 2011 r. 7. Regulacja stanu prawnego nieruchomości. 1) Dobra 19 sprawa uregulowania stanu prawnego gruntu 12 m 2 pod pawilonem (kwiaciarnia) zadanie w trakcie realizacji. W związku z wyrokiem Sądu z dnia 30.03.2011 r., nakazującego Spółdzielni wydanie m.st. Warszawa nieruchomości położonej w Warszawie przy ul. Dobrej 19, o powierzchni 12 m 2 oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka Ew nr 27/1 z obrębu 5-04-08 (część lokalu kwiaciarni), Zarząd podjął działania dwutorowo: 1. W dniu 31.03.2011 wystąpił do Urzędu Miasta St. Warszawa z wnioskiem o oddanie w użytkowanie wieczyste w trybie bezprzetargowym działki gruntu nr 27/1 z obrębu 5-04-08 o powierzchni 12 m 2, 2. Rozpoczął rozmowy oraz korespondencję z Zakładem Gospodarowania Nieruchomościami mające na celu uzgodnienie sposobu postępowania z przedmiotowym gruntem do czasu oddania go w użytkowanie wieczyste Spółdzielni. Na spotkaniu w dniu 20.06.2011 ustalono, że dotychczas obowiązujące porozumienie w sprawie wzajemnej kompensacji opłat za bezumowne korzystanie z gruntu zarówno przez Spółdzielnię jak i przez Miasto St. Warszawa zostanie rozwiązane. W miejsce przedmiotowego porozumienia zostaną zawarte krótkoterminowe umowy dzierżawy na mocy których zarówno Miasto jak i Spółdzielnia korzystać będą z gruntów do czasu rozwiązania prawnego (oddania w użytkowanie wieczyste) przedmiotowego gruntu. Obecnie przygotowywane są przedmiotowe umowy dzierżawy przez prawników obu stron. 2) Solec 54 sprawa uregulowania stanu prawnego gruntu 15 m 2 pod częścią garażu nr 1 zadanie w trakcie realizacji. W związku z uchwałą nr 8/2010 Walnego Zgromadzenia z dnia 20.11.2010 r. w sprawie wyrażenia zgody na nabycie od Miasta St. Warszawy w użytkowanie wieczyste działki gruntu o powierzchni ok. 15 m 2 położonej przy ul Solec 54 w Warszawie, Zarząd jeszcze w listopadzie 2010 r. wystosował wniosek w przedmiotowej sprawie do Biura Gospodarki Nieruchomościami Urzędu m.st. Warszawy, dołączając do wniosku wszelkie niezbędne dokumenty. W związku z brakiem jakiejkolwiek reakcji Urzędu na złożony przez Spółdzielnie wniosek, w dniu 25.07.2011 r. Zarząd wystosował pismo w sprawie udzielenia informacji o przebiegu postępowania w przedmiotowej Sprawie. W dniu 18.08.2011 r. Urząd poinformował Spółdzielnię, że rozpatrzenie wniosku Spółdzielni jest nie możliwe w związku z toczącym się 4
postępowaniem administracyjnym (dotyczącym również działki o nabycie której wystąpiła Spółdzielnia) dotyczącym prawidłowości nabycia przedmiotowej nieruchomości przez Skarb Państwa na podstawie tzw. Dekretu Bieruta z dnia 26.10.1945r. W związku z powyższym Zarząd wystąpił z wnioskiem do Sądu o podjęcie zawieszonego postępowania, 3) Solec 83 sprawa zaginionej uchwały podziałowej. Po skompletowaniu oryginalnych dokumentów niezbędnych do ujawnienia prawa własności Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Powiśle w Księdze wieczystej i złożeniu stosownego wniosku do Sądu wieczysto-księgowego w dniu 29.11.2010r. Spółdzielnia Budowlano Mieszkaniowa Powiśle została wpisania w Księdze Wieczystej jako właściciel budynku Solec 83 oraz użytkownik wieczysty 2 działek o łącznej powierzchni 3 338 m 2. Następnie został złożony wniosek o wykreślenie starych hipotek oraz zlecono uprawnionemu geodecie uporządkowanie wcześniej dokonanych (przez Śródmiejską Spółdzielnie Mieszkaniową) podziałów geodezyjnych. Po uzyskaniu poprawionych wypisów i wyrysów z rejestru gruntów, w dniu 4.08.2011r. Zarząd złożył wniosek o ujawnienie nowego oznaczenia działek w księdze wieczystej. W dniu 1.09.2011r. Sąd wieczystoksięgowy wpisał do księgi nowe oznaczenia gruntu, kończąc w ten sposób porządkowanie stanu prawnego tej nieruchomości. W związku z powyższym Zarząd obecnie przygotowuje projekt uchwały w sprawie określenia przedmiotu odrębnej własności lokali w tej nieruchomości. 4) Dobra 18/20 rozbiórka kamienicy Dobra 20 W związku z licznymi wnioskami mieszkańców budynku Dobra 18/20 dotyczącymi rozbiórki kamienicy usytuowanej w podwórku przedmiotowego budynku, Zarząd poruszył ten problem na spotkaniu z Burmistrzem Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawa w dniu 7.03.2011 r. W efekcie tych rozmów Miasto przystąpiło do wykonania projektu rozbiórki kamienicy. W dniu 26.07.2011 r. do siedziby Spółdzielni wpłynęło pismo w sprawie akceptacji projektu organizacji ruchu na działce Ew. nr 55 z obrębu 5-04-08 będącej w użytkowaniu wieczystym Spółdzielni na czas przeprowadzania rozbiórki przedmiotowej kamienicy. powyższa akceptacja projektu zarówno przez Spółdzielnię jak i osoby które na skutek przeniesienia własności lokali stały się współużytkownikami wieczystymi przedmiotowej działki, była warunkiem koniecznym dla wydania pozwolenia na rozbiórkę. W związku z powyższym, Zarząd zorganizował spotkanie mieszkańców budynku Dobra 18/20 w celu zapoznania ich z projektem organizacji ruchu jak i samym projektem rozbiórki. Zostały zebrane stosowne oświadczenia o akceptacji przedmiotowych projektów. Obecnie trwa procedura uzyskania pozwolenia na rozbiórkę przedmiotowej kamienicy. 5) Solec 115 podział nieruchomości 4 budynkowej na cztery nieruchomości jednobudynkowe. W dniu 29.12.2010r. Zarząd Spółdzielni wystąpił z wnioskiem o ujawnienie w księdze wieczystej nr WA4M/00030200/6 podziału nieruchomości działka Ew. nr 3/1 z obrębu 5-04-08 o powierzchni 4940 m 2. W dniu 15.03.2011 Sąd wieczysto księgowy oddalił wniosek Spółdzielni w uzasadnieniu podając, że Spółdzielnia nie posiada tytułu prawnego do części działki nr 3/19 o powierzchni 4 m 2, której właścicielem nie jest Miasto St. Warszawa, a Skarb Państwa. Ponadto zachodzi konieczność wyjaśnienia stanu prawnego działki ½ o powierzchni 11 m 2, która również wpisana jest do przedmiotowej Księgi wieczystej, a której właścicielem jest Skarb Państwa. Sprawa rozwiązania problemu prawnego naszych gruntów poruszona została podczas rozmowy z Burmistrzem Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawa w dniu 7.03.2011 r. W związku z brakiem reakcji na naszą prośbę oraz z odrzuceniem przez Sąd 5
wieczysto księgowy naszych wniosków w tej sprawie, Zarząd wystosował w dniu 25.07.2011 pismo do Biura Geodezji i Katastru w Dzielnicy Śródmieście pismo, w którym prosi o pilne podjęcie działań w celu uporządkowania stanu prawnego gruntów będących w użytkowaniu wieczystym Spółdzielni. Urząd po rozpatrzeniu naszego pisma skierował w dniu 17.08.2011r sprawę do załatwienia zgodnie z kompetencjami do Biura Gospodarki Nieruchomościami Urzędu m.st. Warszawy. obecnie oczekujemy na odpowiedź. W międzyczasie Miasto Stołeczne Warszawa wnioskiem z dnia 21.06.2011r. wystąpiło również do Sądu wieczysto księgowego o uporządkowanie spraw gruntowych w księdze wieczystej nr WA4M/00030200/6. Wniosek Miasta został również odrzucony z powodu braku decyzji komunalizacyjnej przenoszącej własność działki o nr Ew ½ z Skarbu Państwa na Miasto St. Warszawa. Sprawa w toku. 6) Solec 111 rozbiórka lokalu użytkowego zlokalizowanego w bramie przejazdowej. Pismem z dnia 17.03.2011r Zarząd wystąpił do Urzędu dzielnicy m.st. Warszawy, Wydział Gospodarki Nieruchomościami z żądaniem rozbiórki lokalu użytkowego wybudowanego bez zgody Spółdzielni w bramie budynku Solec 111 oraz z żądaniem wydania przedmiotowej nieruchomości. W dniu 11.05.2011 otrzymaliśmy odpowiedź informującą, że najemcy lokalu została wypowiedziana umowa najmu ze skutkiem na dzień 31.07.2011r. oraz o przygotowywaniu projektu uchwały na Zarząd Dzielnicy dotyczącej rozbiórki zabudowy prześwitu bramowego. Urząd zapewnił nas również, że z chwilą przekazania lokalu do urzędu zostanie uruchomiona procedura związana z rozbiórką oraz wydaniem nam przedmiotowego gruntu. W związku z prowadzeniem w dalszym ciągu działalności gospodarczej w przedmiotowym lokalu przez jego dotychczasowego najemcę, Zarząd w dniu 10.08.2011 wystosował do Urzędu ponaglenie w przedmiotowej sprawie. W dniu 26.08.2011 otrzymaliśmy odpowiedź, że Urząd czyni kroki prawne (odzyskanie lokalu na drodze sądowej) w celu jak najszybszego wykonania uzgodnień dotyczących rozbiórki lokalu oraz wydania gruntu Spółdzielni. Zarząd na bieżąco monitoruje przedmiotową sprawę. W zakresie prac remontowych. 1. Organizacja oraz udział w zebraniach Komisji GZMiT. W dniach 4,7 i 21 lipca 2011 r. odbył się cykl spotkań z Komisją GZMiT w wyniku których wyrażono zgodę na zwiększenie zakresu prac na budynku Dobra 18/20. Zaakceptowano ofertę firmy wykonawcy prac dociepleniowych budynku Dobra 18/20 na wykonanie dodatkowych prac na tym budynku: 1. docieplenie ścian zwyżki bez rusztowań i z wyłączeniem otworów okiennych, 2. docieplenie fragmentu ściany północnej od ul Dobrej, 3. zwiększenia ilości stali niezbędnej do wykonania konstrukcji zabudowy galerii. za kwotę 43 356,84 zł. brutto. Komisja poleciła Zarządowi przeprowadzić dodatkowe negocjacje cenowe. Zarząd wynegocjował cenę wykonania powyższej pracy na 38 000 zł brutto. Ponadto Komisja w dniu 7.07.2011 r. omówiła bieżące sprawy techniczne i postanowiła: 1) Wybrać na wykonawcę prac Wymiana układów SZR oraz montaż rozłączników bezpiecznikowych na liniach kablowych rezerwowych zasilających układy SZR firmę P.P.U. H. Amtel Jacek Ambroziak Warszawa za kwotę 27 000 brutto. 6
2) Z uwagi na zwiększony zakres robót oraz złe warunki pogodowe (ciągłe opady deszczu i burze) Komisja GZMiT postanowiła wyrazić zgodę na przedłużenie terminów zakończenia prac remontów dachów do 21.07.2011r na budynkach: a. Solec 54, b. Orłowicza 6, c. Orłowicza 8. bez konieczności obciążania firm karami umownymi. 3) Wyrazić zgodę na montaż pryzmatów geodezyjnych (w związku z pracami związanymi z budową metra) na ścianach budynków: a. Tamka 17, b. Tamka 20, c. Kruczkowskiego 14, d. Kruczkowskiego 16, z podaniem informacji do Komitetu Domowego nr 2 4) Zobowiązać Zarząd do zgłoszenia do PINB samowoli budowlanej polegającej na samowolnej zabudowie loggii przez właściciela mieszkania nr 22 Orłowicza 6, 5) Zobowiązać Zarząd do wykonania prac naprawczych wykazanych w decyzji PINB dotyczącej lokalu nr 42 Tamka 19/23. Kosztami prac należy obciążyć właściciela lokalu, który dokonał samowoli budowlanej. 6) Zobowiązać Zarząd do przedstawienia Komisji GZMiT do dnia 2.08.2011 r. projektu materiałów przetargowych na wymianę wodomierzy na wodomierze z odczytem radiowym. Specyfikacja ma być oparta na następujących założeniach: a. wymiana wszystkich wodomierzy na wodomierze z odczytem radiowym, b. dostawa wodomierzy zgodnie z obowiązującą polską normą, c. płatność rozłożona na raty, d. prezentacja wodomierzy podczas negocjacji z oferentami, e. zakup systemu do rozliczeń przez Spółdzielnię wraz z całym oprogramowaniem kompatybilnym z istniejącymi programami księgowymi, f. dwa odczyty w celu sprawdzenia prawidłowości działania systemu. 7) Nie przychylić się do wniosku Pana Zygmunta Jarosza w sprawie montażu na budynkach Ludna 10, Orłowicza 6 i 8 dodatkowej instalacji odgromowej w 2011 r. Natomiast na zebraniu dniu 21.07.2011 r. Komisja GZMiT po omówieniu przedstawionych przez Zarząd dokumentów postanowiła: 1) Wybrać na wykonawcę prac Wykonanie projektu architektonicznego docieplenia budynków Solec 79, 79a, Al. 3 Maja 5a, 7b firmę Awangarda za cenę 14 760 zł. brutto. Komisja poleciła Zarządowi przeprowadzić dodatkowe negocjacje cenowe. Zarząd w ramach podanej ceny wynegocjował wykonanie dodatkowo wykonanie ekspertyzy technicznej stanu posadzki przy drzwiach balkonowych w lokalu mieszkalnym nr 29 w budynku Dobra 19. 2) Zaakceptować pomalowanie ścian zniszczonych przez reklamy na obu remontowanych budynkach: a. Dobra 18/20 155,5 m 2 za kwotę 8 316 zł. brutto, Zarząd wynegocjował wykonanie powyższej pracy na 7 500 zł brutto b. Potockiego 4-320 m 2 za kwotę 16 740 zł brutto. Zarząd wynegocjował wykonanie powyższej pracy na 16 000 zł brutto oraz w obu przypadkach wynegocjowano przesunięcie terminu płatności na styczeń 2012 r. 3) Zaakceptować przedłużenie wykonania prac remontowych w budynku Potockiego 4 (w związku ze zwiększonym zakresem robót oraz złymi warunkami atmosferycznymi) na 31.08.2011 r. 7
4) Zlecić zebranie ofert na wykonanie projektu organizacji ruch na terenie osiedla Powiśle - teren KD 2, KD 3, KD 6. projekt został zlecony obecnie trwają uzgodnienia zarówno z Komitetami Domowymi jak i Komisją GZMiT. 2. Realizacja Planu rzeczowo finansowego remontów na 2011 r. W III kwartale 2011 r. trwały nastąpiły odbiory wykonania następujących prac remontowych: Remont dachu Orłowicza 6 Zgodnie z przetargiem prace zostały powierzone firmie Darem Dariusz Patora za cenę 90 000 zł brutto. Wykonawca rozpoczął realizacje prac w dniu 19.05.2011r. Prace wykonano z zachowaniem wszelkiej staranności, użyto papy termozgrzewalnej, modyfikowanej o grubości 5,2 mm, a na części stropu niewentylowanego styropapy. W dniu 21.07.2011 r. Komisja odebrała prace bez uwag. Remont dachu Orłowicza 8 Zgodnie z przetargiem prace zostały powierzone firmie Hydro Max za cenę 90 000 zł brutto. Wykonawca rozpoczął realizacje prac w dniu 25.05.2011r. Prace wykonano z zachowaniem wszelkiej staranności, w dniu 21.07.2011 r. Komisja odebrała prace bez uwag. Remont dachu Solec 54 Firma została wprowadzona na budowę w dniu 10.05.2011r. Prace przebiegały bez zakłóceń, zostały zgłoszone do odbioru w dniu 20.06.2011r. Odbiór ze względów na złe warunki atmosferyczne (opady deszczu) został ustalony na dzień 21.07.20011r. Komisja odebrała prace bez uwag. Docieplenie styrobloków oraz ściany szczytowej z blachy wraz z zabudową galerii oraz wymianą okien na klatce schodowej budynku Dobra 18/20 wraz z remontem dachu i instalacją odgromową Zgodnie z przetargiem prace zostały powierzone firmie Zakład Usługowy TMB Maat, Krystian Karwowski za cenę 320 000 zł brutto. Następnie po uzgodnieniach z Komisją GZMiT zwiększono zakres prac, a tym samym koszt ich wykonania o kwotę 38 000 zł. tak więc łączny koszt wykonania kompleksowego remontu tego budynku wyniósł 358 000 zł. Prace rozpoczęto zgodnie z umową w dniu 25.05.2011. W dniu 7.09.2011 Komisja odebrała przedmiotowe prace bez uwag. Docieplenie elewacji budynku Potockiego 4. Zgodnie z przetargiem prace zostały powierzone firmie BALIZAN za cenę 160 000 zł brutto. Wprowadzenie na budowę firm nastąpiło w dniu 3.06.2011r. Prace przebiegały zgodnie z przyjętym harmonogramem. W dniu 15.09.2011 Komisja odebrała przedmiotowe prace bez uwag. Remont dachu budynku Potockiego 4 Już podczas prac remontowych docieplenia budynku Potockiego 4 rozpoczęły się prace remontowe dachu tego budynku. Zakres prac przewidywał kapitalny remont poszycia dachu wraz z dociepleniem wełną mineralną dachu nadbudówki oraz wymianą rynien, rur spustowych i obróbek blacharskich. Zgodnie z przetargiem prace zostały powierzone firmie Darem Dariusz Patora za cenę 80 000 zł brutto. Wykonawca rozpoczął realizacje prac w dniu 3.06.2011. Prace wykonano z zachowaniem wszelkiej staranności, użyto papy 8
termozgrzewalnej, modyfikowanej o grubości 5,2 mm, a na części stropu niewentylowanego wełny mineralnej. W dniu 12.10.2011r. Komisja odebrała prace bez uwag. 3. Uczestniczenie w opracowaniu Projektu Planu rzeczowo finansowego remontów na 2012 r. W III kwartale przygotowano projekt Planu rzeczowo finansowego remontów na 2012 r. Przedmiotowy projekt po stronie finansowej zamyka się kwotą 1 322 500 zł. do najważniejszych pozycji projektu należą: 1. Docieplenie styrobloków w 6 budynkach Solec 115, Kruczkowskiego 14, Solec 79, Solec 79a, Al. 3 Maja 5a, Al. 3 Maja 7b wraz z remontem balkonów w budynkach Solec 115, Kruczkowskiego 14. 2. Remont dachu wraz z ociepleniem stropu w 5 budynkach Solec 115, Kruczkowskiego 14, Solec 79, Al. 3 Maja 5a, Al. 3 Maja 7b. 3. Remont ciągów komunikacyjnych (Dobra 19 budowa wjazdu dla Straży Pożarnej, naprawa nawierzchni na terenie KD 2 Solec 115, Solec 113 I etap remontu), 4. Modernizacja zestawu hydroforowego KD 3, W projekcie przeznaczono również kwotę 15 000 zł na projekty architektoniczne na docieplenie budynków przewidzianych w kierunkach rozwoju na 2013 r. oraz 50 000 zł. na inne prace remontowe do dyspozycji RN i KD. Projekt planu rzeczowo finansowego remontów otrzymał w dniu 26.09.2011 r. jednogłośną rekomendacje Rady Nadzorczej. W zakresie zadań premiowych na III kwartał wyznaczonych przez Radę Nadzorczą Na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 27.06.2011r. Rada Nadzorcza wyznaczyła Zarządowi następujące zadania premiowe: 1. Realizacja zasady, że Pani administratorka wraz z Panem Kierownikiem ds. Techniczno administracyjnych analizują protokół z ostatniego zebrania KD i przygotowują odpowiedzi z podaniem możliwości realizacji (i terminem) na kolejne zebranie poprawa obsługi administracyjno - technicznej; W związku z wieloma uwagami dotyczącymi pracy zarówno działu technicznego jak i administratora, Zarząd podjął działania mające na celu poprawę działania tych działów, w szczególności chcieliśmy osiągnąć szybsze i skuteczniejsze działanie w przypadku drobnych spraw, które nie wymagają dużych nakładów finansowych, a są niezwykle uciążliwe dla naszych mieszkańców. W związku z powyższym postanowiono: 1. w celu lepszej komunikacji z administracją przenieść jeden z nr telefonów bezpośrednich do pokoju administratorki, 2. opracować nowy bardziej skuteczny system obiegu informacji umożliwiający szybkie reagowanie na zgłaszane uwagi, 3. opracować system kontroli oraz raportowania Zarządowi spostrzeżeń z tych kontroli, 4. opracować wzór odpowiedzi na zgłaszane w protokołach z posiedzeń Komitetów Domowych uwagi i wnioski. 5. opracowano harmonogram okresowych kontroli stanu zasobów Spółdzielni. 6. dokonywać wspólnych odpraw inspektora nadzoru, administratorki oraz kierownika ds. techniczno administracyjnych w celu bieżącego przepływu informacji dotyczących spraw leżących w kompetencjach tych pracowników. 9
Zgodnie z opracowanym systemem pracownicy działu technicznego oraz administratorka pod nadzorem Kierownika ds. techniczno administracyjnych, po zapoznaniu się z protokołem z posiedzenia danego Komitetu Domowego dokonują między sobą podziału wniosków i uwag zgodnie z kompetencjami i przystępują do ich realizacji, postępując zgodnie z zasadą, że wnioski, które mogą być zrealizowane siłami własnymi, wykonywane są bez konieczności ich uzgadniania z Zarządem, natomiast wnioski dla których realizacji niezbędne jest posiłkowanie się firmami zewnętrznymi są opracowane włącznie z zebraniem ofert na wykonanie tych prac i przedstawione Zarządowi do zaakceptowania. Na koniec sporządzany jest raport zawierający wnioski z danego protokołu wraz z datami ich wykonania lub w sprawach trudniejszych, przewidywanym okresem ich wykonania. Raport ten przekazywany jest na następne posiedzenie Komitetu Domowego. Powyższe zalecenia zostały wdrożone i obecnie jest przeprowadzana kontrola ich realizacji. W ramach kontroli, Zarząd dokonuje wyrywkowego sprawdzenia wykonania poszczególnych działań. Pierwsze efekty pracy są już widoczne, czego przykładem mogą być przygotowane przez administratorkę raporty z wykonania wniosków zawartych w protokołach z posiedzeń Komitetów Domowych. W następnych protokołach jest coraz mniej wniosków, a nawet występują podziękowania za wdrożony system informowania Komitetów Domowych o realizacji i harmonogramie wykonania drobnych, a niezwykle uciążliwych spraw. W ten sam sposób zrealizowano wnioski i uwagi z jesiennych przeglądów osiedla, co dało nam efekt zrealizowania wszystkich wniosków dotyczących prac drobnych w przeciągu miesiąca od ich zgłoszenia. Odnośnie kontroli stanu czystości osiedla administratorka wykonuje cotygodniowe przeglądy naszych nieruchomości i sporządza z tych przeglądów protokół zawierający wnioski pokontrolne, które następnie zleca do realizacji zgodnie z wcześniej opisanymi zasadami. Ponadto w związku z pracą jedynie jednej administratorki, która ma do kontroli i realizacji wnioski aż z 27 budynków przeprowadzono rozmowę z firmą sprzątającą o wzmożenie uwagi na stan naszych budynków i codzienne zgłaszanie zauważonych nieprawidłowości czy też dewastacji. Pozwoli nam to na szybsze reagowanie i ich usuwanie. 2. Przeprowadzenie jesiennego przeglądu po ustaleniu terminu z Komisją GZMiT. W dniach 14, 15, 20 i 21 września 2011 r. odbyły się jesienne przeglądy zasobów Spółdzielni. Przegląd ten dał podstawę do merytorycznej dyskusji nad zleceniem prac remontowych w ramach środków inne prace przewidzianych w Planie rzeczowo finansowego remontów na 2012 r. Zarząd przygotował zestawienie wniosków zgłaszanych przez Komitety Domowe oraz mieszkańców poszczególnych budynków wraz z harmonogramem wykonania prac. Opracowanie zostało omówione na zebraniu Komisji GZMiT, Komisja zaakceptowała powyższe zestawienie zobowiązując Zarząd do przesłania wykazu wniosków wraz z harmonogramem ich wykonania poszczególnym Komitetom Domowym. Wszystkie drobne prace konserwacyjne, które mogły zostać wykonane siłami własnymi (konserwatorzy) zostały wykonane do końca października 2011 r. Spółdzielnia wykonała również większość prac uznanych za pilne, związane z zabezpieczeniem naszych budynków przed zalaniem z powodu nieszczelności obróbek blacharskich oraz rynien. Prace te wykonywała specjalistyczna firma dekarska. Do wykonania pozostały nam jedynie duże prace remontowe przewidziane w planach wieloletnich na następne lata oraz inne prace, które mogą zostać wykonane w ramach corocznej rezerwy. Wykaz wniosków wraz z harmonogramem ich wykonania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego sprawozdania. 10
3. Przeprowadzenie w III kwartale 2011 r. przetargu na zakup wodomierzy, zrealizowanie wniosków na drobne prace remontowe zgłoszone przez Komitety Domowe i zatwierdzone przez Komisję GZMiT oraz przygotowanie programu remontu i planu finansowego na 2012 r. Sprawą konieczności wymiany wodomierzy na urządzenia legalizowane zajmowała się Rada Nadzorcza na swoich posiedzeniach już od marca 2011 r. Na posiedzeniu w dniu 28.03.2011r. Rada Nadzorcza podjęła uchwałę nr 11/2011 w sprawie ustalenia wysokości stawki na fundusz remontowy z przeznaczeniem na wymianę i legalizację wodomierzy z odczytem radiowym w wysokości 5,00 zł/miesięcznie na lokal. W dniu 2.08.2011 r. Zarząd przedstawił Komisji GZMiT specyfikację przetargową na wyłonienie wykonawców na wymianę wodomierzy w zasobach Spółdzielni. Komisja po naniesieniu zmian do przygotowanej przez dział techniczny specyfikacji zaakceptowała warunki zarówno specyfikacji jak i postępowania przetargowego i wyraziła zgodę na rozpoczęcie procedury przetargowej. Komisja przetargowa po otwarciu ofert zadecydowała o konieczności uzupełnienia ofert o następujące dane: 1. cena wodomierza (wraz z montażem) dostosowanego do późniejszego zamontowania nakładki radiowej płatne gotówką 2. cena nakładki radiowej (wraz z montażem) płatne gotówką 3. cena odczytu 1 wodomierza (projekt umowy na odczyty) lub cena zestawu inkasenckiego, 4. cena wodomierza wraz z nakładką radiową wraz z odczytem (wraz z montażem) płatne gotówką. Powyższe informacje były Komisji niezbędne do ustalenia kosztów wykonania prac w systemie płatności ratalnych. W dniu 19.09.2011 r. odbyło się spotkanie z Komisją GZMiT w celu omówienia uzupełnionych ofert na wymianę wodomierzy w budynkach będących w zasobach Spółdzielni. Podczas spotkania ustalono, że przetarg zostanie unieważniony, a Zarząd przedstawi RN analizę kosztów przedmiotowej wymiany oraz możliwości jej sfinansowania. W związku z podjętą przez Komisję GZMiT decyzją, Zarząd unieważnił Uchwałą nr 29/2011 przetarg na wymianę wodomierzy oraz przygotował analizę kosztów i możliwości sfinansowania tego zadania. Analiza została przedstawiona Radzie Nadzorczej pismem z dnia 26.09.2011 r. Rada nadzorcza postanowiła zająć się tą sprawą na swoim posiedzeniu w dniu 28.11.2011 r. W zakresie spraw finansowych 1. Wykonanie analizy finansowej za I półrocze 2011 r. W III kwartale 2011r Zarząd przygotował Sprawozdanie finansowe za I półrocze 2011 r. zgodnie z powyższym sprawozdaniem, Spółdzielnia na dzień 30.06.2011r posiadała pełną zdolność płatniczą. Środki pieniężne na rachunkach bankowych i w kasie wynosiły 2.006.478,53 zł, w tym lokaty terminowe na kwotę 1.212.848,24 zł. Należności od mieszkańców z tytułu opłat eksploatacyjnych stanowiły kwotę 282 105,52 zł. Ponadto w sądzie toczyły się sprawy o wyegzekwowanie należności od dłużników na kwotę 136 049,67 zł. Należności od najemców lokali użytkowych na dzień 30.06.2011r stanowiły kwotę 365656,49 zł Zobowiązania Spółdzielni wobec dostawców usług, mieszkańców z tytułu opłat eksploatacyjnych, najemców lokali użytkowych z tytułu czynszu, budżetu Państwa z tytułu podatków, stanowiły kwotę 1 813 408,09 zł w tym zobowiązania długoterminowe dotyczące kaucji z tyt. najmu lokali użytkowych jak i kaucji gwarancyjnych za wykonane roboty remontowe na kwotę 799 868,88 zł. Pomimo istniejącego zadłużenia z tytułu opłat eksploatacyjnych lokali mieszkalnych i czynszu lokali użytkowych wszystkie zobowiązania wobec kontrahentów i budżetu Państwa 11
są regulowane terminowo. Ponadto Zarząd dokonał rozliczenia z mieszkańcami wyników na gospodarce CO i CW za rok 2010 w wyniku czego nadpłaty wynikające z dokonanych rozliczeń zmniejszyły płatności opłat za lokale mieszkalne w miesiącu lipcu 2011r. Wykonanie planu finansowego kształtuje się w wysokości 47,2% ogólnie planowanej kwoty. Przedmiotowe sprawozdanie finansowe zostało przyjęte jednogłośnie przez Radę Nadzorczą na posiedzeniu w dniu 7.09.2011r. 2. Opracowanie Projektu Planu finansowego Spółdzielni na 2012 r. W III kwartale 2011 r. Zarząd opracował projekt Planu finansowego na rok 2012 r. Plan został sporządzony na podstawie przewidywanego wykonania za rok 2011 jak również w porównaniu do planu na rok 2010r. Projekt Planu finansowego zostanie przedstawiony na Walnym Zgromadzeniu w dniu 26.11.2011 r. do zatwierdzenia. W projekcie planu dokonano zgodnie z uwagami Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej podziału następujących pozycji: 1. zużycie materiałów podzielono na: a. zużycie materiałów dla konserwatorów, b. zużycie materiałów czystościowych, c. zużycie materiałów biurowych, 2. Konserwacja budynków podzielono na: a. konserwacja budynków, b. przeglądy i opinie techniczne, 3. Koszty WZ i RN podzielono na: a. koszty WZ, b. Koszty RN, 4. Pozostałe usługi i koszty podzielono na: a. koszty badania bilansu, b. koszty prasy biletów i ogłoszeń, c. opłaty za biuro wraz ze sprzątaniem, d. koszty dzierżawy terenu, e. koszty odśnieżania (odśnieżanie, zdejmowanie sopli, sól, piasek), f. koszty obsługi prawnej, Ponadto w projekcie planu wyodrębniono osobną pozycję fundusz remontowy budynków takie działanie pozwoli nam odbudować ten fundusz w następnych latach. Projekt planu finansowego po analizie na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 26.09.2011r. został jednogłośnie rekomendowany do zatwierdzenia. Zamierzenia Zarządu na IV kwartał 2011 r. 1. Podejmować dalsze działania zmierzające do regulacji stanu prawnego naszych nieruchomości. 2. Realizować plan rzeczowo finansowy remontów na 2011 r. 3. Dalszy wnikliwy nadzór nad działem techniczno administracyjnym, 4. Organizować pracę oraz pełnić nadzór nad działalnością eksploatacyjną Spółdzielni (zgodnie z zatwierdzonym planem wydatków). Zarząd, 12