Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej Burmistrz Kamiennej Góry zaprasza do przedstawienia propozycji cenowej wykonania zamówienia obejmującego: Obsługę i wyłączność prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej w ramach imprezy pn. Dni Kamiennej Góry 2017, która odbędzie się w dniach 02-04.06.2017 r. na terenie Ośrodka Wypoczynku Świątecznego (Zalew) w Kamiennej Górze, ul Księcia Bolka I. Termin realizacji zamówienia: 02-04.06.2017 r. Termin złożenia oferty: do 28.03.2017 r. godz. 15.00 (decyduje data wpływu do Urzędu) Sposób złożenia oferty: a) Osobiście, w siedzibie Zamawiającego: Urząd Miasta Kamienna Góra, Plac Grunwaldzki 1, 58-400, Biuro Obsługi Klienta. b) Listownie: Urząd Miasta Kamienna Góra, Plac Grunwaldzki 1, 58-400, Biuro Obsługi Klienta. c) za pośrednictwem poczty elektronicznej: marcin.rylko@kamiennagora.pl z dopiskiem na kopercie lub w temacie email: Obsługa i wyłączność prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej w ramach imprezy pn. Dni Kamiennej Góry 2017 1. Opis przedmiotu zamówienia: Dni Kamiennej Góry 2017 odbędą się w pierwszy weekend czerwca 2017, od piątku do niedzieli, tj. od 02 do 04 czerwca na terenie zalewu w Kamiennej Górze. We wszystkie dni trwania imprezy planowane są koncerty gwiazd polskiej sceny muzycznej. Piątek: gwiazda wieczoru: Video, a także dyskoteka pod gołym niebem. Sobota: Green Water Festival (4 zespoły: 2 polskie, 2 zagraniczne), gwiazda wieczoru: Kasia Kowalska. Niedziela: Przegląd Piosenki Przedszkolnej, Biesiada z Piosenką, zespół Gentelmans, gwiazda wieczoru: Piękni i Młodzi. Dodatkowo na terenie zalewu we wszystkie dni imprezy: wydarzenia sportowe i inne mniejsze przedsięwzięcia. Oddzielnie funkcjonować też będzie wesołe miasteczko oraz strefa rozrywkowa. Zamawiający nie przewiduje zmian w programie imprezy, niemniej zastrzega sobie prawo do dowolnych zmian w programie imprezy, czasie trwania koncertów oraz liście wykonawców. Zamawiający zaznacza, że na terenie Ośrodka Wypoczynku Świątecznego, w nieodległym sąsiedztwie od miejsca, w którym odbywa się impreza, działa restauracja rybna, która może prowadzić działalność w trakcie odbywania się imprezy. Przewidywana liczba widzów: szacujemy, że w roku 2016 przez 3 dni imprezy nad kamiennogórskim zalewem gościliśmy ok 15 tys. osób. Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do zapewnienia obsługi gastronomiczno-handlowej ww. imprezy prowadzenia strefy gastronomicznej i handlowej w postaci poniższych zadań: 1) Ustawienie, wyposażenie, zaopatrzenie w towar, w ilości i jakości odpowiedniej do rozmiaru (charakteru) imprezy oraz zapewnienie obsługi w zakresie co najmniej: a) stoiska gastronomiczne, o zróżnicowanym asortymencie, m. in.: potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki, itp.) potrawy z rożna (kurczak, golonka itp.) potrawy typu fast food (hot dogi, hamburgery, zapiekanki, kebaby, frytki itp.) bigos, ziemniaki, zupa
napoje bezalkoholowe zimne i gorące napoje alkoholowe do 4.5% zawartości alkoholu oraz piwo w kubkach plastikowych gastronomia lekka: gofry, lody, popcorn, wata cukrowa itp. b) sprzęt, towar, pracownicy w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy we wszystkich dniach jej trwania, c) stoiska gastronomiczne powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy. 2) Zapewnienie własnych agregatów prądotwórczych, niezbędnych do zaopatrzenia w energię elektryczną stoisk Wykonawcy (Zamawiający nie zapewnia przyłączania do sieci energetycznej). 3) Zapewnienie wystarczającej ilość miejsc siedzących - stoły z ławami pod parasolami min. 40 kpl. (zapewniające miejsca siedzące dla min. 400 osób) 4) Dokonanie ustawienia własnymi siłami stanowisk gastronomicznych i handlowych oraz parasoli i kompletów ławostołów (wyłącznie w miejscach wskazanych i uzgodnionych z organizatorem) i obsługi stanowisk w zakresie i ilościach odpowiednich do rozmiaru (charakteru) imprezy. W/w sprzęt zostanie ustawiony najpóźniej w dniu 02.06.2017 r. do godz. 15.00, a usunięty po zakończeniu imprezy, najpóźniej do dnia 05.06.2017 r. 5) Zapewnienie wyposażenia stanowisk w zakresie przepisów przeciwpożarowych (wyposażyć w gaśnice), 6) Wydzielenie punktów sprzedaży napojów alkoholowych zapewnienie min. 6 rollbarów. 7) Uzyskanie zgody stacji sanitarno-epidemiologicznej na sprzedaż artykułów spożywczych i prowadzenie działalności gastronomicznej. 8) Zachowanie czystości na obszarze objętym strefą gastronomiczno-handlową podczas trwania imprezy, w tym ustawienie i regularne opróżnianie koszy na śmieci oraz bieżące usuwanie śmieci pozostających na ziemi. 9) Zapewnienie stoisk handlowych o zróżnicowanym asortymencie, np. słodycze, pamiątki, zabawki, tekstylia, sery, wędliny, rękodzieło, itp. 10) Wykonawca może przygotować i zorganizować własne wydarzenia towarzyszące w trakcie trwania imprezy, po uprzednim otrzymaniu zgody ze strony Zamawiającego. 2. Termin realizacji umowy: 02.06.2017 godz. 16.00 04.06.2017 godz. 23.30. 3. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej propozycji cenowej: Oferent składa propozycję cenową, która zawierać będzie podaną brutto i netto kwotę jaką proponuje do zapłacenia na rzecz Zarządcy terenu, na którym odbywać się będzie impreza (Ośrodka Wypoczynku Świątecznego zalew), tj. Miejskiego Centrum Kultury Fizycznej w Kamiennej z tytułu wyłączności prowadzenia strefy gastronomiczno-handlowej i udostępnienia powierzchni na ten cel. 4. Wykonawca przedkładając propozycję cenową składa następującą dokumentację: a) Pismo przewodnie z Ofertą cenową zawierającą cenę całkowitą (jak w pkt 3). b) Pismo informacyjne z wykazem stoisk i propozycją organizacji strefy gastronomicznej c) Oświadczenie o posiadanych zasobach kadrowych niezbędnych do terminowego i profesjonalnego zrealizowania zadania. d) Oświadczenie o posiadanej odpowiedniej z typem działalności polisy ubezpieczeniowej mile widziany skan polisy. e) Oświadczenie o wzięciu na siebie (Wykonawca) odpowiedzialności za stan techniczny posiadanego sprzętu i posiadaniu niezbędnych do jego używania certyfikatów i zaświadczeń. f) Oświadczenie o nieznajdowaniu się w stanie upadłości i trudnej sytuacji finansowej prowadzonej działalności. g) Referencje wystawione przez poprzednich kontrahentów (opcjonalnie).
h) Dokumentację zdjęciową przedstawiającą rzeczywisty wygląd przykładowych realizacji (opcjonalnie) W przypadku braków w dokumentacji, Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania oferentów do uzupełnienia braków. 5. Dodatkowo Wykonawca/Oferent zobowiązany jest do: a) Wpłacenia na konto Zarządcy terenu opłaty z tytułu udostępnienia powierzchni pod ustawienie strefy gastronomiczno-handlowej i zapewnienie wyłączności, najpóźniej w terminie 14 dni przed realizacją imprezy. b) Przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa c) Posiadania aktualnego wymaganego pozwolenia na prowadzenie działalności oraz niezbędnej wiedzy, doświadczenia i potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonywania zadań, o których mowa w zapytaniu cenowym, d) Zabezpieczenia we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom technicznym). e) Uzyskania we własnym zakresie koncesji na sprzedaż napojów alkoholowych i opłacenia wszelkich opłat z tym związanych. 6. Zamawiający zobowiązany jest do: a) zapewnienia wyłączności na prowadzenie strefy gastronomiczno-handlowej przez Wykonawcę w ramach imprezy, b) umożliwienia dostępu do wody dla stoisk handlowych c) zapewnienia ochrony, d) zapewnienia strefy toalet przenośnych typu toi-toi (w ilości dostosowanej do charakteru imprezy), e) sprzątania całego terenu imprezy po zakończeniu każdego dnia jej trwania, f) opróżnienia kontenerów głównych i wywozu śmieci z terenu imprezy, g) zapewnienia zabezpieczenia medycznego imprezy i powiadomienia o organizacji imprezy policji i straży pożarnej, h) zapewnienia stałego kontaktu z osobą odpowiedzialną za organizację imprezy, i) ubezpieczenia imprezy. j) szerokiej promocji imprezy 7. Organizator jest uprawniony do umieszczenia w miejscu realizacji imprezy następujących stoisk: a) stoiska promocyjne Miasta Kamienna Góra oraz innych miejskich instytucji i organizacji, b) stoisk promocyjnych sponsorów imprezy, c) stoisk promocyjno-handlowych artystów występujących podczas imprezy. 8. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze propozycji cenowych: 50%: a) wysokość kwoty, którą Oferent zapłaci Zamawiającemu z tytułu udostępnienia placu i wyłączności na prowadzenie strefy gastronomiczno-handlowej, z uwzględnieniem wytycznych z pkt 3, 50%: b) atrakcyjność strefy gastronomiczno-handlowej c) ew. własne pomysły na urozmaicenie oferty rozrywkowej (np. koncepcja zagospodarowania plaży poniżej strefy gastronomicznej) d) doświadczenie w wykonywaniu podobnych usług. 9. Informacje dotyczące zawarcia umowy:
Umowa zostanie podpisana najpóźniej do dnia 05.04.2017 roku w Urzędzie Miasta Kamienna Góra. Płatność za zamówienie, po jego właściwej realizacji na podstawie faktury VAT. Termin i wszelkie informacje zawierać będzie umowa. 10. W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem lub telefonicznie o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy. 11. Wszelkie dodatkowe informacje uzyskać można pod numerami telefonów: 75 64 55 127 lub 128 od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.30. 12. Widok poglądowy miejsca imprezy:
13. Widok szczegółowy miejsca imprezy.