Instrukcja dla organizacji

Instrukcja dla organizacji 1. Zakładanie koła/organizacji 1.1 Co jest potrzebne do założenia koła/organizacji? 1.2 Jakie dokumenty są wymagane? 1.3 Gdzie się je składa? 1.4 Jak zmienić opiekuna naukowego? 2. Składanie sprawozdań 2.1 Dokładne daty składania sprawozdań. 2.2 Gdzie złożyć sprawozdania? 2.3 Co wchodzi w skład sprawozdania? 2.4 Konsekwencje z niezłożenia/spóźnionego złożenia sprawozdania 3. Kalendarz formalności kiedy 3.1 Składa się wniosek o FRS? 3.2 Składa się sprawozdanie z działalności(semestr zimowy/letni)? 3.3 Odbywa się przyznawanie punktów? 3.4 Składa się wniosek o istnieniu koła? 4. Dokąd się udać, by uzyskać/zdobyć pozwolenie na 4.1 Otrzymanie merytorycznej akceptacji projektu? 4.2 Wywieszenie banneru? 4.3 Rozwieszenie plakatów na terenie SGH? 4.4 Promocję na ekranach na terenie SGH? 4.5 Wynajęcie Sali (komputerowej lub nie)? 4.6 Wystawienie standu / sprzedaż biletów? 4.7 Wypożyczenie mikrofonu? 4.8 Patronat JM Rektora SGH? 4.9 Zamieszczenie informacji na esgieha.pl? 4.10 Wypożyczenie potykaczy / rzutnika? 5. Pozyskiwanie funduszy 5.1 Dane do faktury SGH 5.2 Z jaką sprawą kierować się do Działu Zamówień Publicznych (DZP)? 5.3 Jak pozyskać środki z Funduszu Ruchu Studenckiego (FRS)? 5.4 Uruchomienie projektu i środków na projekt 5.5 Rozliczenie projektu/opisanie faktury gdzie to złożyć? 5.6 Jak uruchomić projekt, którego nie ma w preliminarzu wydatków? 1

1. Zakładanie koła / organizacji 1.1 Co jest potrzebne do założenia koła/organizacji? Obszar zainteresowań, w którym organizacja miałaby działać. Sprawdzenie, czy ktoś już nie wpadł na założenie koła o podobnym profilu. W tym celu należy: o zajrzeć na stronę esgieha.pl lub do najbardziej aktualnego informatora studenckiego (można go otrzymać od Samorządu Studentów na początku roku akademickiego); o przejść się do Biura Samorządu Studentów i Doktorantów (pokój nr 2, po lewej stronie na antresoli); Szczególnie ważne jest, żeby nie zrezygnować z odwiedzenia BSSiD. Posiada ono spis wszystkich aktywnych organizacji. Nawet, jeżeli organizacja w ostatnim semestrze/roku była niewidoczna, można uzyskać informację o założycielu i spróbować skontaktować się z nim, w celu uzyskania informacji o wcześniejszej działalności lub nawet wspólnej reaktywacji. Gdy to nie pracownik uczelni jest inicjatorem założenia koła, należy samodzielnie znaleźć opiekuna naukowego. Musi on spełniać następujące warunki: o być pracownikiem uczelni; o posiadać stopień lub tytuł naukowy; o NIE PROWADZIĆ ŻADNEJ INNEJ ORGANIZACJI (informacje w tym temacie posiada Biuro Samorządu Studentów i Doktorantów). Nieobowiązkowe, ale mile widziane jest, żeby opiekun pochodził z katedry powiązanej z profilem działalności koła. Należy także uprzedzić opiekuna, że jest on odpowiedzialny za stan majątku SGH przekazany organizacji. Minimum 15 osób, które chcą wspólnie tworzyć koło. Wybór jednostki organizacyjnej (katedra lub instytut), przy której będzie prowadzona działalność, oraz zgoda jej kierownika. Wypełnienie i następnie złożenie jednocześnie wszystkich potrzebnych dokumentów w BSSiD. Po spełnieniu wszystkich w/w działań, należy czekać na akceptację dokumentów przez Prorektora. Może to potrwać do 30 dni; czas oczekiwania zależy od tego, czy przy składaniu dokumentów został złożony regulamin wzorcowy (więcej o nim w 2

kolejnym podpunkcie), czy własny. W drugim przypadku regulamin musi przed akceptacją zostać sprawdzony przez prawników uczelni. 1.2 Jakie dokumenty są wymagane? Załącznik nr 1 - WNIOSEK O WPIS DO REJESTRU UCZELNIANYCH ORGANIZACJI STUDENCKICH W SGH, do którego potrzebujemy: o Nazwy jednostki organizacyjnej, przy której będzie działać organizacja, oraz zgody jej kierownika; o Danych opiekuna naukowego i jego zgody; o Uzasadnienia stworzenia organizacji; o Podpisu prorektora ds. dydaktyki i studentów. Lista 15 lub więcej osób, które będą członkami organizacji, z ich następującymi danymi: o imię i nazwisko; o rok studiów; o adres zamieszkania; o adres kontaktowy; o telefon; o podpis. Lista powinna znajdować się w załączniku nr 1, natomiast z powodu braku miejsca doniesienie jej na oddzielnej kartce jest akceptowalne. Lista osób stanowiących skład organów organizacji - wraz z pełnioną funkcją. Regulamin, którego wzorcową treść określają załączniki do zarządzenia: o Studenckie Koło Naukowe zał. nr 2; o Zespół projektowy zał. nr 3; o Zespół artystyczny/zespół sportowy/klub zał. nr 4. o Istnieje też możliwość stworzenia własnego regulaminu. Wiążę się z tym jednak dłuższy czas oczekiwania na akceptację dokumentów, spowodowany, jak było wspomniane wyżej, weryfikacją regulaminu przez prawników uczelni. Pisemna zgoda pracownika Uczelni oraz jego przełożonego na sprawowanie przez niego funkcji opiekuna organizacji. 3

1.3 Składanie dokumentów Miejscem składania wszystkich niezbędnych dokumentów, w którym uzyskać można wszelkie potrzebne informacje, jest Biuro Samorządu Studentów i Doktorantów (czynne pn-pt w godzinach 8.30-15.30). Do jego zadań należy: prowadzenie zbioru dokumentów związanych z rejestrem UOS; prowadzenie dokumentacji; obsługiwanie spraw związanych z Twoją organizacją, w tym najważniejszej SKŁADANIA SPRAWOZDAŃ, czyli, podsumowując, zajmowanie się wszystkimi formalnościami związanymi z działalnością organizacji. 1.4 Zmiana opiekuna naukowego W pierwszej kolejności należy dowiedzieć się, czy dany pracownik nie widnieje już w rejestrze przy innej organizacji. Chcąc uzyskać te informacje, należy odwiedzić BSSiD. Jeśli dany pracownik nie jest powiązany z żadną inną organizacją, należy ponownie złożyć do BSSiD załącznik nr 1 i załącznik z regulaminem wzorcowym lub własnym (o których była w podpunkcie 2.), zmieniając tylko dane opiekuna naukowego oraz jednostkę organizacyjną, jeśli jest inna niż obecnie. 4

2. Składanie sprawozdań Każda z uczelnianych organizacji studenckich (koło naukowe, zespół projektowy, klub, zespół artystyczny czy sportowy) sporządza półroczne sprawozdania, które muszą być opatrzone podpisem opiekuna (trenera w przypadku zespołu sportowego) danej formacji. Dodatkowo, zespół projektowy sporządza takie sprawozdanie (również opatrzone podpisem opiekuna) po realizacji projektu i składa je w Biurze Samorządu Studentów i Doktorantów. 2.1 Dokładne daty składania sprawozdań Sprawozdania muszą zostać złożone do 1 maja (semestr letni) oraz do 1 grudnia (semestr zimowy) każdego roku akademickiego. 2.2 Gdzie złożyć sprawozdania? Sprawozdania składane są w Biurze Samorządu Studentów i Doktorantów. 2.3 Co wchodzi w skład sprawozdania? opis zrealizowanych inicjatyw rozliczenie finansowania działalności podpis opiekuna/trenera sprawozdanie ze sprzedaży biletów (jeśli takowa odbyła się w ramach realizacji projektu). WZÓR: Załącznik nr 9 do zarządzenia 2.4 Konsekwencje z niezłożenia / spóźnionego złożenia sprawozdania Niezłożenie sprawozdania jest równoznaczne z zakończeniem działalności przez daną organizację i skutkuje zaprzestaniem jej finansowania w kolejnym roku akademickim. 5

3. Kalendarz formalności Grudzień 2012 Pn Wt Śr Cz Pt So N 1 Sprawozdanie z działalności (semestr zimowy) 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Składanie wniosku o FRS (w biurze SS) 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 2 16 Styczeń 2013 Pn Wt Śr Cz Pt So N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Zatwierdzenie programu działania UOS 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Maj 2013 Pn Wt Śr Cz Pt So N 1 Sprawozdanie z działalności (semestr letni) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 6

4. Dokąd się udać, by uzyskać/zdobyć pozwolenie na 4.1 Otrzymanie akceptacji merytorycznej projektu Zgodę na realizację planowanego działania (projektu) wydaje prorektor ds. dydaktyki i studentów. Wnioski (są gotowe druki do wypełnienia) do niego adresowane należy składać, wraz z kosztorysem, w biurze Samorządu Studentów (pokój 2, antresola bud. G). Posiadanie merytorycznej akceptacji projektu jest warunkiem koniecznym do podejmowania wszelkich działań opisanych w punktach 4.2-4.5. 4.2 Wywieszenie banneru Zaznaczając: kto, w jakim celu i na jak długo, rezerwujemy miejsce na banner w Dziale Zarządzania Nieruchomościami. Do każdego wniosku powinien być dołączony atest bezpieczeństwa banneru. W przypadku bannera malowanego samodzielnie powinniśmy wcześniej uzgodnić z Inspektorem BHP farby, których zamierzamy użyć. Po zakończeniu okresu prezentacji organizacja ma obowiązek zadbać o zdjęcie bannera, by umożliwić zajęcie powierzchni kolejnym użytkownikom. 4.3 Rozwieszenie plakatów na terenie SGH Aby rozwiesić plakaty należy udać się do Biura Samorządu Studentów i Doktorantów (czynne codziennie 8.30-15.30) i wypełnić na miejscu formularz. Jest to jedyny formularz, który należy wypełnić. Pracownik biura wskazuje miejsca gdzie wywiesza się plakaty samodzielnie. Maksymalna liczba plakatów to 11 sztuk. Format największy to A1, mniejsze można również umieścić w tablicach. Plakaty wiszą maksymalnie przez okres 2 tygodni liczonych od poniedziałku (czyli na przykład wywieszając plakaty w czwartek, skracamy ten okres do maksymalnie 10 dni). 4.4 Promocję na ekranach na terenie SGH O pozwolenie na promocję na ekranach informacyjnych na terenie SGH należy wystąpić do Biura Informacji i Promocji SGH z wnioskiem, w którym należy określić: nazwę projektu i jego termin, czas trwania prezentacji i/lub liczbę slajdów, proponowany okres emisji prezentacji, 7

dane kontaktowe do osoby, która przygotowała prezentację. Wniosek można złożyć w formie pisemnej lub pocztą elektroniczną wysłaną na adres biip@sgh.waw.pl. Do podania składanego drogą tradycyjną należy załączyć nośnik zawierający prezentację (płytę CD). Prezentacja może trwać maksymalnie 30 sekund. 4.5 Wynajęcie Sali Wniosek o wynajęcie sal(i) (dostępny w bazie pism) musi uwzględniać terminy, wydarzenie i konkretny cel. Należy go zanieść Biura Informacji i Promocji z prośbą o zaopiniowanie. Biuro nie opiniuje podań od ręki, należy je zanieść z dziennym wyprzedzeniem. Następnie wniosek należy zanieść do Działu Zarządzania Nieruchomościami, który przyzna salę. W podaniu można również zaznaczyć, że chce się salę/aulę z nagłośnieniem (mikrofonem albo kilkoma). Wniosek w sprawie wynajęcia sali musi być złożony co najmniej 3 dni przed planowaną rezerwacją. 4.6 Wystawieni standu na Spadochronie / sprzedaż biletów Podanie o stand jest identyczne jak podanie o udostępnienie sali. Trzeba je złożyć w Dziale Zarządzania Nieruchomościami (DZN) pokój 451G. Podanie o sprzedaż biletów trzeba złożyć w Sekretariacie Kanclerza SGH pokój 416G. Powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje dot. projektu wraz z kosztorysem. 4.7 Wypożyczenie mikrofonu Aby wypożyczyć sprzęt akustyczny, trzeba się udać do Sali Akustyków, która znajduje się w stacjonarnym Wirtualnym Dziekanacie, na parterze budynku G. Wchodząc do Wirtualnego Dziekanatu od strony Spadochronu, w pokoju po prawej stronie musimy po prostu spytać o sprzęt, który możemy wypożyczyć. Poleca się przyjście na więcej niż tydzień przed wydarzeniem. 4.8 Patronat Jego Magnificencji Rektora SGH W celu ubiegania się patronat honorowy Jego Magnificencji Rektora Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie nad projektem studenckim, należy odpowiednie, zaadresowane do Rektora pismo złożyć w Rektoracie lub Biurze Prasowym SGH. Pismo powinno zawierać opis projektu, jego termin lub w przypadku konkursów jego harmonogram, a także opis planu promocji wydarzenia (np. plan wykorzystania o plakatów, ulotek, strony internetowej itp.) oraz informację o innych patronatach media, sponsorzy), które organizatorzy sobie zapewnili lub o które zamierzają 8

zabiegać. Pismo powinno (zawierać dokładne dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za realizację projektu (imię, nazwisko, telefon, adres e-mail) wraz z jej funkcją (np. koordynator projektu, Prezes SKN itp.). Prosimy o używanie pełnej nazwy naszej uczelni, czyli Szkoła Główna Handlowa w Warszawie. Pismo z decyzją Rektora trafia do Biura Samorządu Studentów SGH, gdzie może zostać odebrane przez organizatorów projektu. W przypadku zgody Rektora organizatorzy projektu wykorzystują logotyp SGH udostępniony przez Biuro Informacji i Promocji SGH. W celu uzyskania kompletu logotypów należy wysłać prośbę pod adres: biip@sgh.waw.pl, w temacie wiadomości pisząc prośba o logotypy SGH, a w treści opisując krótko projekt i planowane nośniki, na których ma być wykorzystany logotyp. Przed przystąpieniem do druku materiałów i promocji wydarzenia organizatorzy zobowiązani są do przekazania projektu materiałów promocyjnych z wykorzystanym logotypem SGH do wglądu i akceptacji przez Biuro Informacji i Promocji SGH. W tym celu należy przesłać projekty materiałów pod adres: biip@sgh.waw.pl, w temacie wiadomości pisząc materiały do akceptacji. Biuro Informacji i Promocji SGH prosi o dwustronne drukowanie pism. 4.9 Zamieszczenie informacji na stronie www.esgieha.pl? Organizacje i SKNy działające w SGH mają obowiązek umieszczenia informacji prasowej o prowadzonych projektach w Kalendarzu Wydarzeń na esgieha.pl oraz prawo do umieszczania informacji w dziale Aktualności na esgieha.pl. Informacje Organizacji i SKNów mogą dotyczyć wyłącznie aktualnie organizowanych projektów i powinny być zamieszczane: w Aktualnościach najwcześniej tydzień przed wydarzeniem, w Kalendarzu w dowolnym momencie, ale nie później niż 3 dni przed wydarzeniem. Z każdej organizacji wyznaczona zostaje jedna osoba, zwana dalej Współredaktorem, która otrzymuje od Samorządu Studentów SGH uprawnienia do edycji strony, co pozwala na publikację informacji na stronie esgieha.pl. Wniosek o zmianę osoby Współredaktora oraz o pierwsze nadanie uprawnień Współredaktora należy przesłać na kiip@esgieha.pl z danymi kontaktowymi osoby oraz jej numerem indeksu. Osoba ta musi wcześniej zalogować się do strony esgieha.pl, wykorzystując swoje dane z Aksona. Współredaktor otrzyma od Komisji Informacji i Promocji Samorządu Studentów krótką instrukcję korzystania z portalu esgieha.pl. Zaleca się, aby Współredaktor był zaznajomiony z mechanizmami wykorzystywanymi w używaniu systemu WordPress. Uzyskanie dostępu do edycji części portalu esgieha.pl wiąże się z dużą odpowiedzialnością i wymaga dużego zaufania do Współredaktora zarówno ze strony Samorządu Studentów, jak i samej Organizacji. Niestosowanie się do instrukcji korzystania z esgieha.pl, nieprzestrzeganie Regulaminu Korzystania z Portalu Internetowego esgieha.pl (w szczególności punktów 3. i 4. Regulaminu) oraz wszelkie próby ingerencji w treść strony, jak również inne nieodpowiednie zachowania będą skutkowały nadaniem ostrzeżenia Organizacji. 9

Po dwóch ostrzeżeniach dana Organizacja traci możliwość umieszczania swoich informacji na portalu esgieha.pl na czas nieokreślony. Wszelkie pytania dotycząca zasad funkcjonowania strony esgieha.pl należy kierować na adres kiip@esgieha.pl. 4.10 Wypożyczanie potykaczy i rzutnika Do sprzętu wypożyczanego przez Samorząd Studentów należą: 1 projektor, 3 potykacze (maksymalnie 2 jednorazowo). Sprzęt wypożyczany jest jedynie Organizacjom Studenckim w SGH oraz Studenckim Kołom Naukowym i tylko na potrzeby organizowanych projektów. Potykacze wypożyczane są na maksymalnie 4 dni robocze, projektor na 1 dzień roboczy. Potykacze oraz projektor odbiera się i zdaje w Biurze Samorządu Studentów i Doktorantów. Rezerwacji sprzętu należy dokonać minimum tydzień przed zamierzonym terminem odbioru. W przypadku braku dokonania rezerwacji w terminie prośba nie zostanie rozpatrzona. Rezerwacji dokonuje się mailowo: należy wysłać wiadomość na adres kiip@esgieha.pl, w tytule: sprzęt, nazwa organizacji, data, w treści nazwa organizacji, projekt, rodzaj i liczba sprzętów, termin, dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej. W przypadku braku dokonania prawidłowej rezerwacji prośba nie zostanie rozpatrzona. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia prośby Komisja Informacji i Promocji prześle wiadomość zwrotną i umieści rezerwację w kalendarzu. O wypożyczeniu sprzętu decyduje kolejność zgłoszeń. Po odbiór sprzętu należy zgłosić się do Biura Samorządu Studentów wraz z wypełnionym wnioskiem załączonym do regulaminu i uzyskać podpis pracownika lub działacza Samorządu. Nieprzestrzeganie tego punktu powoduje udzielenie ostrzeżenia Organizacji. Sprzęt należy zdać następnego dnia po okresie wypożyczania do godziny 9.00. Po 2 ostrzeżeniach dana Organizacja traci możliwość wypożyczania sprzętu aż do odwołania. Komisja Informacji i Promocji zastrzega sobie możliwość dokonania zmian w regulaminie oraz indywidualnego rozpatrywanie szczególnych próśb. 10

5. Pozyskiwanie funduszy 5.1 Dane do faktury SGH Szkoła Główna Handlowa Szkoła Główna Handlowa w Warszawie Al. Niepodległości 162, pok. 2 02-554 Warszawa NIP: 525-000-84-07 5.2 Z jaką sprawą kierować się do DZP? Dział Zamówień Publicznych to miejsce, w którym składa się następujące wnioski niezbędne do zrealizowania projektu: Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego Kosztorys projektu Termin oczekiwania na odpowiedź wynosi zazwyczaj 2-3 dni. Na podaniu musi zostać złożony podpis Kanclerza oraz Kwestora. 5.3 Jak pozyskać środki z FRS-u? Aby pozyskać środki z FRS-u, należy wypełnić drogą elektroniczną wniosek o fundusze, który dostępny jest na stronie www.esgieha.pl. Wniosek ten musi zostać podpisany przez szefa organizacji oraz Kierownika Jednostki Organizacyjnej (w przypadku organizacji studenckiej - trenera/opiekuna), a następnie złożony w Biurze Samorządu Studentów w wyznaczonym terminie. 5.4 Jak uruchomić projekt i środki na projekt? W celu uruchomienia projektu oraz środków na niego pozyskanych należy napisać oraz złożyć w Biurze Samorządu Studentów podanie o merytoryczną akceptację projektu. Kolejnym krokiem jest Dział Zamówień Publicznych gdzie należy złożyć wniosek o wszczęcie zamówienia publicznego. 5.5 Jak rozliczyć projekt/opisać fakturę i gdzie to złożyć? Aby poprawnie rozliczyć projekt, należy wykonać następujące czynności: Przygotuj trzy wnioski: o Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o Kosztorys projektu o Wniosek o merytoryczną akceptację projektu 11

Opisz wszystkie faktury na ich odwrocie powinny się znajdować następujące informacje: o Nazwa organizacji o Nazwa projektu o Z jakich środków pozyskane zostały fundusze (np. Preliminarz 2012, Środki Sponsora etc.) o Za co rozliczana jest faktura (np. Artykuły spożywcze wykorzystane do ) o Numer rejestracyjny znajdujący się na wniosku o wszczęcie postępowania (A) o Podpis organizatora projektu o Pieczątka i podpis Kierownika Jednostki Organizacyjnej (w przypadku organizacji studenckiej trenera/opiekuna) Wraz z ostatnią fakturą dołączane jest również tzw. Rozliczenie projektu w terminie nie dłuższym niż 10 dni od daty zakończenia projektu. Do wniosków dołącz wszystkie, poprawnie opisane faktury. Pamiętaj o terminie płatności, faktur nie można przetrzymywać! 5.6 Jak uruchomić projekt, którego nie ma w preliminarzu wydatków? Jeżeli projekt nie znajduje się w preliminarzu wydatków, należy przygotować podanie skierowane do Prorektora o uruchomienie środków z rezerwy, po uprzedniej konsultacji z Zarządem Samorządu Studentów SGH. Redakcja: Komisja Informacji i Promocji Samorządu Studentów SGH, kiip@esgieha.pl Nadzieja Ilnicka, Marta Łącka, Piotr Klejnowski, Michał Sadowiak, Agata Skórkiewicz, Izabela Sochocka, Róża Sokołowska, Marek Szpręga Specjalne podziękowania dla Łukasza Kryśkiewicza i Norberta Subczyńskiego. 12