Code of Conduct Kodeks postępowania dla wszystkich przedsiębiorstw Grupy Europoles Preambuła Zadowolenie pracowników 1 jest w ogromnej mierze zależne od aktywnej kultury danego przedsiębiorstwa. Dla Grupy Europoles oznacza to dzielenie wspólnych wartości ze wszystkimi pracownikami. W związku z tym ważne jest stworzenie jednolitej bazy, dającej orientację i umożliwiającej wspólną identyfikację. W tym celu w naszym Kodeksie postępowania sformułowaliśmy ogół wartości, które są i będą także w przyszłości podstawą naszego postępowania. Wiele dyrektyw i instrukcji postępowania nakłada na nas, pracowników Europoles, obowiązek działania w zgodzie z prawem oraz wewnętrznymi zasadami firmy. Ich najistotniejsze postanowienia zostały zebrane w formie tzw. Code of Conduct (Kodeksu postępowania), który ma za zadanie ułatwić pracownikom i kadrze kierowniczej przestrzeganie przepisów. Oczekujemy, że nasza kadra kierownicza będzie aktywnie i wzorowo przestrzegać Kodeksu, a także przekazywać zawarte w nim wartości pozostałym pracownikom. Wszystkie przepisy Kodeksu obowiązują w stosunkach pomiędzy pracownikami Grupy Europoles, a jednocześnie stanowią przyrzeczenie odpowiedzialnego postępowania wobec naszych partnerów zewnętrznych. Zasady etyczne Postępowanie Grupy Europoles i jej pracowników jest oparte w szczególności na takich wartościach jak lojalność i uczciwość. Ufamy, że każdy z pracowników będzie przestrzegał tych zasad. Przestrzegamy przepisów obowiązującego prawa, w szczególności dotyczących czasu pracy i ochrony zdrowia, a także bezpieczeństwa produktów oraz zasad BHP. Naszym wyraźnym celem jest spełnienie wszystkich oczekiwań i wymagań klienta przy zachowaniu uzgodnionych terminów i kryteriów jakościowych. Dbamy o to, aby nasze kontakty z partnerami zewnętrznymi oraz pomiędzy pracownikami były pełne wzajemnego szacunku. Tworzymy zaufanie do siebie poprzez naszą wiarygodność i przejrzystość, a w myśleniu i działaniu kierujemy się potrzebami klienta. 1 Z uwagi na przejrzystość i ułatwienie odbioru tekstu zastosowano tylko męską formę osobową, jednak zawsze należy tu rozumieć również formę żeńską.
Uczciwość i dobra renoma naszego przedsiębiorstwa leżą w rękach organów i pracowników naszej Grupy. Uznajemy naszą odpowiedzialność społeczną. Definiujemy wspólne cele i wyznaczamy kierunki naszego działania. Fundamentem naszej przyszłości jest innowacja. Poprzez stałe zwiększanie efektywności zapewniamy konkurencyjność naszej firmy. Przykładamy ogromną wagę do ustawicznego rozwoju naszych pracowników. Praca zespołowa i komunikacja to podstawa naszego sukcesu. Przestrzeganie Kodeksu postępowania nikomu nie może przynieść szkody. Kultura zarządzania i relacje z pracownikami Umiejętności i zaangażowanie naszych pracowników to nasze najcenniejsze dobro. Wspieramy się wzajemnie, dzieląc się doświadczeniem ze wszystkimi innymi działami w firmie. Relacje między kadrą kierowniczą a wszystkimi pracownikami we wszystkich segmentach przedsiębiorstwa i regionach opierają się na wzajemnej otwartości, szczerości i wspólnym pojmowaniu idei współpracy bazującej na zaufaniu. Kadra kierownicza wspiera zgodne z zasadami postępowanie swoich pracowników poprzez regularne informowanie i wyjaśnianie istotnych dla danego stanowiska pracy obowiązków i praw. Uzgadnia ona jasno sformułowane, wymierne, realistyczne i motywujące cele, a także świadomie pozostawia swoim pracownikom określony zakres swobody działania i decydowania. Komunikujemy się w sposób otwarty i bezpośredni oraz konstruktywnie dyskutujemy na temat różnic naszych zdań. Doceniamy i szanujemy się wzajemnie, tolerujemy błędy innych oraz jesteśmy otwarci na konstruktywną krytykę. Wspieramy indywidualną odpowiedzialność i ciągłe doskonalenie zawodowe naszych pracowników oraz oczekujemy od nich przedsiębiorczości i odpowiedzialności w działaniu. Równość szans to ważna część naszej polityki kadrowej. Dlatego wspieramy różnorodność i tolerancję, mając na celu osiągnięcie przez naszą firmę jak najwyższej produktywności i efektywności. Bezpieczeństwo i zdrowie Przykładamy szczególną wagę do przestrzegania obowiązujących dyrektyw dotyczących ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy, bowiem nasi pracownicy mają prawo do bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy.
Pragniemy wspierać dobrą kondycję fizyczną i psychiczną naszych pracowników. Stale kontrolujemy nasze procesy i wdrażamy możliwe ulepszenia, zasięgając przy tym bezpośrednio opinii naszych pracowników. Wprowadzony w Grupie Europoles system zarządzania zdrowiem stanowi istotny aspekt opieki nad pracownikami i rozwoju kadr. W jego ramach pracownicy otrzymują prewencyjne informacje i oferty dotyczące zdrowego stylu życia. Przekupstwo i korupcja Oddzielamy od siebie sferę prywatną i korporacyjną oraz dystansujemy się od wszelkich działań, które mogłyby stanowić przysporzenie niedozwolonej, bezpośredniej lub pośredniej korzyści partnerom zewnętrznym, urzędom, ich pracownikom lub innym osobom trzecim (np. przez oferowanie lub przyrzekanie kwot pieniężnych lub osobistych korzyści). Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy rodzaj i zakres takiej korzyści mógłby w niedozwolony sposób wpływać na działania i decyzje jej odbiorcy. Korupcja, zmowy konkurujących przedsiębiorstw, nadużycie zaufania i oszustwo zakłócają wolną konkurencję i powodują poważne konsekwencje finansowe. Mogą skutkować wysokimi karami pieniężnymi i szkodą dla wizerunku przedsiębiorstwa, a w dalszej konsekwencji również zagrożeniem miejsc pracy w przedsiębiorstwie. Oprócz tego korupcja prowadzi do trwałej utraty zaufania do rzetelności postępowania kadry kierowniczej oraz szkodzi relacjom z klientami i dostawcami. Zabronione jest oferowanie osobistych korzyści urzędnikom publicznym lub pracownikom jednostek publicznych z zamiarem uzyskania korzyści dla przedsiębiorstwa, samego siebie lub osoby trzeciej. Odpowiedzialny stosunek do prezentów Co do zasady zabrania się oferowania lub przyjmowania prezentów. Dotyczy to zarówno prezentów pieniężnych, jak i rzeczowych. Upominki reklamowe powinny mieć taki charakter, aby ich przyjęcie nie powodowało po stronie jego odbiorcy relacji zobowiązania. W przeciwnym wypadku należy poinformować swojego przełożonego i w razie potrzeby poprosić go o decyzję. Jako prezenty należy traktować również wycieczki, bilety wstępu na wydarzenia sportowe lub kulturalne, zaproszenia do restauracji, usługi, premie reklamowe i rabaty. Za granicą prezenty mogą być wyrazem uprzejmości i panujących tam obyczajów. Również w takim przypadku należy przestrzegać zasady, że zarówno po stronie darującego, jak i obdarowanego nie może powstawać relacja zobowiązania, a także należy przestrzegać przepisów prawa obowiązującego w danym kraju.
Darowizny na rzecz organizacji Zasadniczo Grupa Europoles nie przekazuje darowizn na rzecz organizacji politycznych, partii ani indywidualnych polityków. Darowizny na rzecz organizacji niepolitycznych muszą spełniać kryteria obowiązującego prawa i podlegają zatwierdzeniu przez kierownictwo działu personalnego lub zarząd. Grupa Europoles przekazuje darowizny pieniężne i rzeczowe na cele nauki i edukacji, kultury i sportu oraz spraw społecznych. W pierwszym rzędzie wspieramy lokalne, niepubliczne jednostki i stowarzyszenia, w których aktywnie działają nasi pracownicy. Unikanie konfliktu interesów Lojalność w stosunku do Grupy Europoles i naszych pracowników jest istotną podstawą filozofii naszego przedsiębiorstwa. Unikamy sytuacji, w których indywidualny interes osobisty lub finansowy stałby w sprzeczności z interesami przedsiębiorstwa. Oczekujemy od naszej kadry kierowniczej i naszych pracowników właściwego zachowania w sytuacji konfliktu interesów. Pracownik ma obowiązek niezwłocznego poinformowania przedsiębiorstwa o istnieniu relacji z osobami lub firmami, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów, np. stosunku pokrewieństwa, relacji osobistych czy relacji biznesowych. Podjęcie dodatkowego zajęcia przez pracownika wymaga poinformowania na piśmie i uzyskania zgody firmy Europoles. Poufność i ochrona danych Własność intelektualna jest cennym dobrem, które należy chronić przed nieuprawnionym wykorzystaniem i ujawnieniem. Obejmuje ona tajemnice przedsiębiorstwa i poufne informacje, niezależnie od tego, czy podmiotem praw własności intelektualnej jest Grupa Europoles, czy jej zewnętrzni partnerzy. Z związku z powyższym Grupa Europoles zobowiązuje swoich pracowników do ochrony tajemnic przedsiębiorstwa, nieujawniania w nieuprawniony sposób poufnych dokumentów i informacji osobom trzecim, a także nieujawniania ich w żaden inny sposób. Nasi pracownicy nie mogą ujawniać informacji, które nie są znane publicznie, z zamiarem uzyskania wzbogacenia dla siebie lub osoby trzeciej. Do informacji tych zaliczają się dane, informacje finansowe, dane przedsiębiorstwa, informacje o klientach lub inne informacje dotyczące działalności naszego przedsiębiorstwa i jego aktywności obecnie i w przyszłości.
Ochrona środowiska Grupa Europoles jest świadoma skutków swojej działalności dla środowiska i zobowiązuje się do ochrony ziemi, wody, powietrza, różnorodności biologicznej oraz dóbr kultury. Działając w duchu zrównoważonego rozwoju, wszyscy pracownicy są zobowiązani do unikania wywoływania szkodliwych skutków dla środowiska podczas wykonywania swoich obowiązków poprzez podejmowanie odpowiednich środków zapobiegawczych. Pracownicy powinni roztropnie korzystać z zasobów środowiska. Należy przestrzegać obowiązujących przepisów ochrony środowiska oraz wspierać świadomość pracowników w tym zakresie. Zasada czworga oczu Wszystkie umowy (w formie pisemnej, elektronicznej lub innej) oraz wszystkie oświadczenia i deklaracje skutkujące lub mogące skutkować zaciągnięciem przez Grupę Europoles zobowiązania lub rezygnacją z przysługujących jej praw, podlegają zasadzie czworga oczu. Zasada czworga oczu oznacza niezależną weryfikację i niezależną ocenę przez dwie zaangażowane w sprawę osoby uprawnione do składania podpisów. Kwestie uprawnień do składania podpisów regulują nasze wewnętrzne zasady składania podpisów. Kontakty / przestrzeganie Pracownicy mogą potrzebować pomocy dotyczącej interpretacji wytycznych, podejmowania trudnych decyzji oraz wsparcia dla przedsiębiorstwa podczas wdrażania niniejszego Kodeksu postępowania. W tym zakresie do dyspozycji pracowników jest specjalista Grupy Europoles, który udziela wiążącej informacji na temat przestrzegania danego przepisu. Grupa Europoles poprzez odpowiednie środki organizacyjne, w szczególności wprowadzenie i utrzymanie odpowiednich kontroli i testów wiarygodności (wewnętrzny system zarządzania compliance), zapewni, aby niniejszy Kodeks postępowania był przestrzegany przez wszystkich pracowników. Ralph Friedwagner Roland Kastner