BG-II/211/39/2013-1 Warszawa, dnia 8 listopada 2013 r. Do Wykonawców Dotyczy: Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Patentowego RP (nr postępowania: BG-II/211/39/2013). Szanowni Państwo, Działając na podst. art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zmian.), zwanej dalej ustawą, Zamawiający przekazuje treść zapytań od Wykonawców wraz z wyjaśnieniami dot. treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i na podstawie art. 38. ust. 4 dokonuje zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: 1. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług czy Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki? Tak. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki. 2. Czy Zamawiający w związku z tym, iż nie ogranicza wykonanie zamówienia przez podwykonawców dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający, natomiast na podstawie zawartej umowy będzie możliwość wykazania, że nadanie przesyłki zlecił
Zamawiający? Prosimy również o doprecyzowanie na jakich zasadach Wykonawca będzie mógł korzystać z podwykonawców oraz jaki stosunek prawny powinien łączyć Podwykonawcę z Wykonawcą? a) Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w ofercie (formularzu ofertowym) tę część zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcy. Powierzenie podwykonawcy wskazanej części zamówienia nie zmienia treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części prac. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania podwykonawcy/-ów i jego pracowników tak, jakby to były jego własne działania zaniechania, uchybienia, zaniedbania lub jego własnych pracowników. b) Na dowodzie nadania przesyłki musi figurować wyłącznie Zamawiający. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość opłacania przesyłek urządzeniami do frankowania będącymi jego własnością. W związku z powyższym czy po wyborze Wykonawcy Zamawiający wyraża zgodę na dodanie warunków uiszczania opłat za przesyłki pocztowe przy użyciu maszyny do frankowania w załączniku do umowy? Tak, Zamawiający wyraża zgodę na dodanie warunków uiszczania opłat za przesyłki pocztowe przy użyciu maszyny do frankowania w załączniku do umowy, ale pod warunkiem ich zgodności z zapisami SIWZ. 4. Czy Zamawiający po wyborze Wykonawcy dopuszcza możliwość dodania do umowy zapisów dotyczących regulaminów Wykonawcy dotyczących świadczenia usług pocztowych oraz zasad prawidłowego adresowania i opakowania przesyłek w załączniku do umowy? Tak, Zamawiający dopuszcza po wyborze Wykonawcy możliwość dodania do umowy zapisów dotyczących regulaminów Wykonawcy dotyczących świadczenia usług 2
pocztowych oraz zasad prawidłowego adresowania i opakowania przesyłek w załączniku do umowy, ale pod warunkiem ich zgodności z zapisami SIWZ. 5. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w Rozdziale XX SIWZ ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH w 3 ust. 2 treści: Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Operator wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie 21 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Proponujemy zapis: Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Operator wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną przelewem w terminie 21 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zmianę i na podstawie art. 38 ust. 4 dokonuje stosownej zmiany 3 ust. 2 umowy. 6. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w Rozdziale XX SIWZ ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH w 3 ust. 4 treści: W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Operatora. Natomiast zestawienie 3
przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga zwróconych przesyłek, stwierdzone będzie na podstawie zestawienia zwróconych przesyłek, sporządzonego przez placówkę Operatora. Proponujemy zapis: W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Operatora. Natomiast zestawienie przesyłek, które są rejestrowane ilość i waga zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia zwróconych przesyłek, sporządzonego przez placówkę Operatora. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zmianę i na podstawie art. 38 ust. 4 dokonuje stosownej zmiany 3 ust. 4 umowy. 7. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w Rozdziale XX SIWZ ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH w 3 ust. 6 treści: Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Na przelewie Zamawiający zobowiązany jest określić tytuł za Fv nr., umowa nr. Proponujemy zapis: Za dzień zapłaty Strony uznają dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Na przelewie Zamawiający zobowiązany jest określić tytuł wpłaty za Fv nr., umowa nr. Zamawiający pozostawia dotychczasowy zapis w 3 ust. 6 umowy. 4
8. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w Rozdziale XX SIWZ ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH w 4 ust. 5 treści: Jeżeli szkoda przewyższa wartość odszkodowań, o których mowa w ust. 4 Zamawiającemu przysługuje roszczenie o zapłatę odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody ustalonej zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. Ponieważ nie ma odszkodowania uzupełniającego, a w/w zapis jest niezgodny z Prawem Pocztowym. Togo czego nie reguluje rozdział 5 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. Nr 2012 r., poz. 1529) to tutaj mają zastosowanie Przepisu Kodeksu Cywilnego. Proponujemy zapis: W sprawach nieuregulowanych Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. Nr 2012 r., poz. 1529), mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, a w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia nie wyklucza się dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego Zamawiający nie dopuszcza możliwości proponowanej zmiany. Przywołany w zapytaniu zapis nie występuje w takim brzmieniu we wzorze umowy. 9. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w Rozdziale XX SIWZ ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH w 4 ust. 6 treści: 5
Operator zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto, wskazanej w 3 ust.1 w przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Operator. Proponujemy zapis: Operator zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% wartości umowy brutto, wskazanej w 3 ust.1 w przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Operator. Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy dokonuje następującej zmiany 4 ust. 6 istotnych postanowień umowy: Operator zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wartości umowy brutto, wskazanej w 3 ust.1 w przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Operator." 10. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu w Rozdziale XX SIWZ ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA TAKICH WARUNKACH w 4 ust. 9 treści: W przypadku zwłoki w zapłacie należności za świadczone usługi Zamawiający zapłaci Operatorowi ustawowe odsetki. Proponujemy zapis: W przypadku zwłoki w zapłacie należności za świadczone usługi Zamawiający zapłaci Operatorowi ustawowe odsetki. Wykonawca zastrzega sobie prawo do wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania należności. Odsetki ustawowe za nie zapłacone w terminie faktury VAT płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej. 6
Zamawiający wyraża zgodę na proponowany zapis. Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Zamawiający dokonuje zmiany 4 ust. 9 istotnych postanowień umowy zgodnie z wnioskiem Wykonawcy. 11. W załączniku nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia w ust. 5 jest mowa, że Zamawiający będzie dostarczał przesyłki do palcówki nadawczej Wykonawcy. Czy Zamawiający może doprecyzować gdzie i w jakiej odległości ma się mieścić placówka Wykonawcy? Placówka Wykonawcy powinna znajdować się w Warszawie, w odległości nie większej niż 5 km od siedziby Zamawiającego (Warszawa, al. Niepodległości 188/192). W przypadku gdy Wykonawca posiada więcej niż jedną placówkę w tej odległości Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru placówki. 12. W załączniku nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia w ust. 6 jest mowa, gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Czy Zamawiający może doprecyzować zapis dotyczący ilości placówek zdawczo-odbiorczych jakimi powinien dysponować Wykonawca: Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.) Wykonawca powinien posiadać odpowiednią ilość placówek zdawczo-odbiorczych. Placówki winny być czynne min. 5 dni w tygodniu. Zamawiający nie zmienia zapisów SIWZ w tym zakresie. Zamawiający nie stawia wymogów co do liczby placówek jaką powinien dysponować Wykonawca. 13. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w załączniku nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w ust. 10 treści: Wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie 7
będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę w oparciu o zestawienie usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu. Proponujemy zapis: Wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę w oparciu o zestawienie usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od dnia wystawienia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zapis i na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy dokonuje stosownej zmiany Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. 14. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w załączniku nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w ust. 14 treści: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Patentowego RP w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek i paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz zwrotów do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Czy w związku z powyższym Zamawiający dopuszcza możliwość uwzględnienia i podzielenia w formularzu cenowym, zwrócone przesyłki z uwzględnieniem ich rodzaju oraz przedziałów wagowych, a w przypadku zwrotu do siedziby Zamawiającego nie doręczonych przesyłek rejestrowanych z usługą komplementarną potwierdzeniem odbioru, Zamawiający uwzględni w formularzu ofertowym zwrot opłaty za niewykonanie usługi potwierdzenia odbioru? Tak. Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy dodaje w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ następujące pozycje: 8
Poz. 27 Usługa zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego" w obrocie krajowym; Poz. 28 Usługa zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego" w obrocie zagranicznym; Poz. 29 Usługa zwrot paczki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego" w obrocie krajowym; Poz. 30 Usługa zwrot paczki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego" w obrocie zagranicznym; Poz. 31 Usługa zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego z potwierdzeniem odbioru" w obrocie krajowym; Poz. 32 Usługa zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego z potwierdzeniem odbioru" w obrocie zagranicznym; Poz. 33 Usługa zwrot paczki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego z potwierdzeniem odbioru" w obrocie krajowym; Poz. 34 Usługa zwrot paczki rejestrowanej do siedziby Zamawiającego z potwierdzeniem odbioru" w obrocie zagranicznym. 15. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen jednostkowych zawartych w formularzu cenowym za świadczenie usług pocztowych wyłącznie w sposób określony w ustawie Prawo Pocztowe, a także w przypadku kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana cen leży w interesie Nadawcy? W takim przypadku zmiana cen usług nie wpłynie na wartość maksymalną umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany zapisów SIWZ w tym zakresie. 16. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Patentowego RP oraz zwrotów przesyłek do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy w roku 2014 i 2015. Jednakże w cz. III pkt 2 SIWZ (Opis przedmiotu zamówienia), Zamawiający wskazuje, że Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą na zasadach określonych w: 9
a) Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. Nr 2012 r., poz. 1529); b) Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz.1795 z późn. zm.); c) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. poz. 545), d) W przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym międzynarodowe przepisy pocztowe tj. Światowa Konwencja Pocztowa, Regulamin Poczty Listowej i Regulamin dotyczący paczek pocztowych; e) Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). oraz w pkt 2 par. 6 wzoru umowy stanowiącego załącznik do SIWZ: W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy: Kodeksu cywilnego; ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010, Nr 113, poz. 759), ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. Nr 2012 r., poz. 1529); rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. poz. 545), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003, Nr 183, poz. 1795, z późn. zm.), w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym: międzynarodowe przepisy pocztowe, a w szczególności: Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, ogłoszona w dniu 5 października 2004r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 206,poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej,Światowy Związek Pocztowy z dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007r., Nr 108 poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy z dnia 28 stycznia 2005r. (Dz. U. z 2007r., Nr 108. poz. 745).. Tak sformułowane zapisy czynią treść opisu przedmiotu zamówienia niejednoznaczną, gdyż nawiązują do świadczenia powszechnej usługi pocztowej, którą z mocy ustawy Prawo pocztowe może realizować tylko jeden podmiot. Z ustawy tej wprost wynika, że czym innym jest usługa wchodząca w zakres usług powszechnych, a czym innym sama powszechna usługa pocztowa. Zgodnie z art. 3 punkt 30) Prawa pocztowego usługą wchodzące w zakres usług powszechnych są usługi pocztowe obejmujące przesyłki listowe i paczki pocztowe, o wadze i wymiarach określonych dla usług powszechnych, oraz przesyłki dla ociemniałych, nieświadczone przez operatora wyznaczonego w ramach obowiązku świadczenia usług powszechnych; do usług wchodzących w zakres usług powszechnych nie zalicza się usług pocztowych polegających na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek kurierskich. Natomiast czym innym jest powszechna usługa pocztowa, która może być wykonywana tylko przez jeden podmiot operatora wyznaczonego (Pocztę Polską) i to tylko w ramach obowiązku na niego nałożonego przez ustawę. Natomiast usługi realizowane 10
przez innych operatorów niż operator wyznaczony oraz usługi realizowane przez operatora wyznaczonego, ale nie w ramach ustawowego obowiązku nie są powszechnymi usługami pocztowymi. Ww. obowiązek operatora wyznaczonego unormowany jest w art. 46 Prawa Pocztowego: Art. 46. 1. Do świadczenia usług powszechnych na terytorium całego kraju jest obowiązany operator wyznaczony. 2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, obejmuje świadczenie usług powszechnych: 1) w sposób jednolity w porównywalnych warunkach; 2) przy zapewnieniu na terytorium całego kraju rozmieszczenia: a) placówek pocztowych operatora wyznaczonego zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 47 pkt 3 oraz b) nadawczych skrzynek pocztowych odpowiedniego do zapotrzebowania na danym terenie; 3) z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych; 4) po przystępnych cenach; 5) z częstotliwością zapewniającą co najmniej jedno opróżnianie nadawczej skrzynki pocztowej i doręczanie przesyłek pocztowych, co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy; 6) w sposób umożliwiający uzyskanie przez nadawcę dokumentu potwierdzającego odbiór przesyłki rejestrowanej. W związku z powyższym należy zwrócić uwagę na różnice pomiędzy usługami pocztowymi stanowiącymi przedmiot zamówienia, a powszechnymi usługami pocztowymi. Po pierwsze, należy zauważyć, że odbiorcą usługi będącej przedmiotem zamówienia jest tylko jeden podmiot - Zamawiający, podczas gdy odbiorcą usługi powszechnej jest nieograniczony krąg osób i podmiotów. Obowiązek zapewnienia równego standardu dla wszystkich odbiorców usługi nie znajduje więc zastosowania. Po drugie, w przepisie przewidziano jednolitość świadczenia usługi powszechnej w porównywalnych warunkach. Sposób świadczenia usługi w ramach prawa zamówień publicznych jest ustalany indywidualnie, na podstawie umowy Zamawiającego z Wykonawcą. Trudno w takiej sytuacji mówić o jednolitości świadczenia usługi, ponieważ sposób jej świadczenia jest indywidualnie ustalony między stronami umowy. W szczególności cena za daną przesyłkę objętą przedmiotem niniejszego zamówienia będzie wynikać ze złożonej przez Wykonawcę oferty oraz podpisanej przez Strony umowy. W wypadku usługi powszechnej cena usługi wynika z cennika operatora, zatwierdzanego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Czynności odbioru korespondencji z siedziby nadawcy nie jest elementem powszechnej usługi pocztowej w rozumieniu art. 45 i art. 46 obecnie obowiązującej ustawy Prawo pocztowe. Operator wyznaczony, mający obowiązek świadczenia powszechnych usług pocztowych, ma w swojej ofercie usługę odbioru korespondencji z siedziby nadawcy celem jej nadania w urzędzie pocztowym (usługa tzw. poczty firmowej ), jednak usługa ma charakter umowny, nie mieści się w katalogu usług powszechnych. 11
Wskazać również należy, że operatorzy inni niż wyznaczony (w tym Wykonawca) świadczą usługi o warunkach zbliżonych do powszechnej usługi pocztowej, o której mowa w art. 45 i art. 46 nowej ustawy Prawo pocztowe. Wykonawca nie zapewnia jedynie co najmniej jednego opróżniania nadawczej skrzynki pocztowej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni w tygodniu. Jednakże z treści SIWZ nie wynika, że jest to istotny warunek, niezbędny do należytej realizacji zamówienia, skoro przesyłki Zamawiającego nie będą nadawane poprzez ich umieszczanie w nadawczych skrzynkach pocztowych, ale poprzez ich wysłanie po odbiorze przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego (ewentualnie w placówce Wykonawcy). Ponadto rozporządzenia te zawierają także szereg wymogów, które nie są niezbędne do rzetelnego wykonania usługi przez operatora pocztowego. Stosownie np. do drugiego z wyżej wymienionych rozporządzeń (rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych) istnieje wymóg posiadania przez Wykonawcę co najmniej 8.240 placówek: 44. (19) 1. Na terenie kraju powinno być uruchomione co najmniej 8.240 placówek operatora rozmieszczonych z uwzględnieniem występującego na danym obszarze zapotrzebowania na usługi. Bazując na szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia trudno znaleźć jakiekolwiek uzasadnienie przemawiające za określeniem przedmiotu zamówienia jako powszechne usługi pocztowe lub o takim standardzie, a nawiązywanie w opisie przedmiotu zamówienia do powszechnej usługi pocztowej można uznać za dyskryminujące w stosunku do operatorów pocztowych innych niż operator wyznaczony i narusza art. 7 ustawy PZP. W związku z powyższym Wykonawca prosi o wyjaśnienie czy wskazane wyżej rozporządzenia mają być stosowane w całości, czy może zastosowanie znajdą tylko niektóre ich postanowienia, np. tylko te istotne z punktu widzenia zasad doręczania pism? Prosimy o wskazanie konkretnych wymogów. Podkreślić przy tym należy, że w ocenie Wykonawcy zastosowanie powinny znaleźć tylko te przepisy powszechnie obowiązującego prawa, które ma obowiązek stosować każdy operator pocztowy. Niezależnie od powyższego Wykonawca informuje, iż posiada odpowiednią wiedzę, doświadczenie oraz potencjał techniczny gwarantujące zachowanie zasad oraz terminów doręczania pism będących przedmiotem przetargu, jak również odpowiedzialność za ewentualne nienależyte świadczenie usług pocztowych - co szczegółowo reguluje Regulamin Świadczenia Usług Pocztowych Wykonawcy: 15 1. Operator doręcza przesyłki przyjęte do przemieszczenia oraz doręczenia w następujących terminach: a) przesyłka listowa termin deklarowany - w 4-tym dniu po dniu nadania b) przesyłka listowa lokalna termin deklarowany w 3-im dniu po nadaniu. c) przesyłka ekspresowa termin deklarowany- w 2-gim_dniu po dniu nadania 12
d) przesyłka polecona ekspresowa termin deklarowany w 2-gim dniu po dniu nadania; e) paczka ekspresowa termin deklarowany - w 2-gim dniu po dniu nadania; f) przesyłka paczkomatowa termin deklarowany w 2-gim dniu po prawidłowym nadaniu. ( ) 23 1. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej przysługuje odszkodowanie: a) za utratę przesyłki rejestrowanej nie będącą paczką ekspresową lub przesyłką paczkomatową - w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej jednak niż pięćdziesięciokrotność opłaty pobranej przez Operatora za jej nadanie; b) za utratę paczki ekspresowej lub przesyłki paczkomatowej - w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej jednak niż dziesięciokrotność opłaty pobranej za jej nadanie; c) za ubytek zawartości lub uszkodzenie przesyłki rejestrowanej lub paczki ekspresowej w wysokości żądanej przez nadawcę lub w wysokości zwykłej wartości utraconych lub uszkodzonych rzeczy, nie wyższej jednak niż maksymalna wysokość odszkodowania, o którym mowa w pkt. a lub b. d) za utratę przesyłki ubezpieczonej w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej niż wynikająca z tabeli sumy ubezpieczenia dla danej przesyłki. W świetle powyższego, konieczność spełnienia dodatkowych wymogów, wynikających z wyżej wskazanych rozporządzeń, często jedynie technicznych, nie wpływających na jakość oraz terminowość wykonania usługi, jest zupełnie zbędna. Może wręcz być uznana za naruszenie zasad uczciwej konkurencji. Zamawiający, stawiając warunek spełnienia wszystkich wymogów określonych w wymienionych aktach prawnych, dyskryminuje podmioty inne niż Poczta Polska S.A. Oczywistym jest bowiem, iż tylko ten podmiot jest w stanie spełnić wszystkie warunki przewidziane w wyżej wymienionych aktach prawnych. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Wskazane przez Zamawiającego akty prawne należy stosować w pełnym zakresie, tj. wymogi ww. aktów prawnych odnoszących się do operatorów pocztowych oraz publicznego operatora pocztowego powinny być spełnione na dzień złożenia oferty przez operatora w zakresie go dotyczącym. 17. Zgodnie pkt 4 załącznika nr 1 do SIWZ (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia); 13
Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę nw. wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: a) skutków nadania pisma (moc doręczenia) m.in. zob. art. 57 5 pkt 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego /termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, art. 165 2 Kodeks postępowania cywilnego /oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu/, art. 83 3 Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi / termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostanie złożone w polskiej placówce operatora wyznaczonego/, art. 198 b ust. 2 zdanie drugie ustawy Prawo zamówień publicznych /złożenie skarg w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jego wniesieniem/, b) skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) zob. art. 17 ustawy Prawo pocztowe /potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego/. W związku z powyższym czy Zamawiający: 1) dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek (ew. również nadawanych w trybie art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej) z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub 2) dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego? Wykonawca podkreśla, że Poczta Polska S.A. jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnej usługi pocztowej ma obowiązek zrealizować usługę i nie może odmówić w tym zakresie zawarcia umowy o świadczenie usług pocztowych niezależnie od łączących ją stosunków z Wykonawcą. W przypadku drugim (pytanie nr 2 pkt 2) Wykonawca może nadać przesyłki za pośrednictwem operatora publicznego, ale wymagać to będzie współpracy z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww. procedur. Zamawiający nie dopuszcza dzielenia zamówienia oraz sporządzania odrębnych wykazów dla dwóch operatorów. 18. Czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny przesyłek, które mają być nadawane z zachowaniem zasad wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego, ew., jeżeli się to przewiduje, Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Ordynacji podatkowej, Kodeksu postępowania karnego, Kodeksu postępowania cywilnego, tj. jaka ilość przesyłek, według szacunków Zamawiającego, będzie nadawana w trybie przepisów KPA oraz ew. KPC, PPSA, Ordynacji podatkowej lub KPK w stosunku do całości zamówienia? 14
Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego, czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób? Zasady doręczeń obowiązujące w procedurze administracyjnej i cywilnej, a w szczególności konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego wymagają innej organizacji Wykonawcy w zakresie realizacji usługi, jak też zaangażowania innych środków. W związku z tym, informacje, o których mowa powyżej będą niezwykle pomocne Wykonawcy w skalkulowaniu ceny oferty. Zamawiający jest podmiotem, który część korespondencji przesyła w warunkach wymagających zachowania zasad wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania cywilnego, Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Zamawiający jednocześnie nie jest w stanie określić jak znaczna jest to część korespondencji, ponieważ jest ona zależna od zdarzeń nieprzewidywalnych sprawy sądowe, postępowanie egzekucyjne). W związku z powyższym Zamawiający nie przewiduje wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia. 19. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ. Czy Zamawiający dopuszcza również możliwość dokonania zmian układu danych adresowych na kopercie, polegających na obniżeniu danych adresowych nadawcy w taki sposób aby zwiększyć wysokość górnego marginesu koperty do wartości ok. 30 mm? Wykonawca zaznacza, że powyższa zmiana ma na celu usprawnienie procesu obiegu przesyłek pocztowych doręczanych przez Podwykonawców. Zamawiający nie wyraża zgody na obniżenie danych adresowych nadawcy w taki sposób aby zwiększyć wysokość górnego marginesu koperty do wartości ok. 30 mm. Na kopercie w lewym, górnym rogu należy na pierwszym miejscu umieścić dane adresowe Zamawiającego zgodnie z zapisami SIWZ, ponieważ nadawcą przesyłki musi być zawsze Zamawiający. 20. Zgodnie z pkt. 4 ppkt b) załącznika nr 1 do SIWZ (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia), Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę nw. wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: 15
skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) zob. art. 17 ustawy Prawo pocztowe /potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego/. Wykonawca wskazuje, że takie wymogi może spełnić tylko jeden operator pocztowy, a mianowicie Poczta Polska S.A. Prowadzi to w konsekwencji do naruszenia elementarnych zasad prawa zamówień publicznych tj. zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1 PZP). Ponadto, Krajowa Izba Odwoławcza w trzyosobowym składzie, któremu przewodniczył Prezes Krajowej Izby Odwoławczej Paweł Trojan, orzekła 7 października 2013 r., że żaden sąd i prokuratura w Polsce nie może się domagać by dowód nadania przesyłek poleconych, nadawanych przez sąd lub prokuraturę, był wystawiany z mocą urzędową. Podkreślić należy, że w takiej sytuacji pomimo z pozoru konkurencyjnego trybu postępowania, udział w jego realizacji może wziąć tylko jeden podmiot czyli Poczta Polska S.A. Żaden bowiem operatora pocztowy nie posiada takiej sieci placówek (zwłaszcza jeżeli chodzi o obszary wiejskie) by w każdej, nawet najmniejszej gminie posiadał swoją placówkę. W związku z czym nie jest w stanie sprostać postawionemu wymogowi. Czy w związku z powyższym Zamawiający przewiduje możliwość zmiany SIWZ poprzez usunięcie wyżej przytoczonych zapisów SIWZ? Zamawiający nie modyfikuje zapisów SIWZ w tym zakresie. Zamawiający nie wymaga, aby pokwitowanie odbioru przesyłki rejestrowej miało moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga natomiast, aby potwierdzenie nadania przesyłek nadawanych w trybach, o których mowa w pkt. 4 ppkt a) załącznika nr 1 do SIWZ (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia), miało moc dokumentu urzędowego. 21. Zgodnie z pkt. 10 Załącznika nr 1 do SIWZ (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia), Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji ww. zapisów, tak by skrócić termin wpłacenia należności za usługę do 14 dni od daty otrzymania faktury VAT? Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę. DYREKTOR GENERALNY Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej Cezary Pyl /-/ 16