W N I O S E K O PRZYZNANIE PRAWA ORGANIZACJI ZAWODÓW SZCZEBLA CENTRALNEGO Obowiązuje od dnia 05.05.2017 na mocy uchwały Zarządu PZJ nr U/1245/11/Z2017 UWAGA! Przed wypełnieniem wniosku prosimy o zapoznanie się z załącznikiem nr 1 WARUNKI ZGŁOSZENIA ZAWODÓW DO KALENDARZA CENTRALNEGO POLSKIEGO ZWIĄZKU JEŹDZIECKIEGO i z załącznikiem nr 2 PRAWA MEDIALNE. Obydwa załączniki stanowią integralną część wniosku i wymagają podpisania przez osoby podpisujące wniosek. Brak podpisów pod załącznikami spowoduje odrzucenie wniosku. Niniejszym oświadczamy, że akceptujemy dokument WARUNKI ZGŁOSZENIA ZAWODÓW DO KALENDARZA CENTRALNEGO POLSKIEGO ZWIĄZKU JEŹDZIECKIEGO stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego wniosku oraz dokument PRAWA MEDIALNE stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego wniosku oraz zgłaszamy gotowość zorganizowania następujących zawodów szczebla centralnego Kalendarza PZJ: Dyscyplina : - Miejsce zawodów : - Nazwa zawodów i ich ranga (nazewnictwo wg Regulaminów Dyscyplin PZJ / Przepisów Dyscyplin FEI) - ZO, ZK, DiM, MP, PP C I/O/ oraz liczba gwiazdek * ) : - Pula nagród (zgodna z wytycznymi Regulaminów Dyscyplin PZJ / Przepisów Dyscyplin FEI odnośnie rangi zawodów liczba gwiazdek * i związanej z tym puli nagród) : - Termin zawodów: - Lokalizacja areny (hipodrom / hala): - ORGANIZATOR ZAWODÓW (nazwa zgodna z KRS lub innym rejestrem): - KRS lub inny rejestr organizatora: NIP organizatora: Siedziba organizatora zawodów (dokładny adres do korespondencji): Telefon/y/: E-mail: Imię i nazwisko osoby kontaktowej: Telefon: Nazwiska i imiona oraz podpisy osób prawnie upoważnionych do reprezentacji organizatora zawodów:... podpis:... podpis:.. (pieczątka i organizatora zawodów)
ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PRZYZNANIE PRAWA ORGANIZACJI ZAWODÓW SZCZEBLA CENTRALNEGO Obowiązują od dnia 05.05.2017 na mocy uchwały Zarządu PZJ nr U/1245/11/Z2017. Załącznik nr 1 WARUNKI ZGŁOSZENIA ZAWODÓW DO KALENDARZA CENTRALNEGO POLSKIEGO ZWIĄZKU JEŹDZIECKIEGO Kalendarz Centralny Polskiego Związku Jeździeckiego zwany dalej kalendarzem jest podstawowym dokumentem gwarantującym realizacje współzawodnictwa sportowego zgodnie z wymaganiami nadrzędnych państwowych instytucji sportowych oraz Międzynarodowej Federacji Jeździeckiej i Międzynarodowego Komitetu Olimpijskiego. Polski Związek Jeździecki, zwany dalej PZJ jest zobowiązany do zapewnienia, jak najwyższej jakości rywalizacji sportowej i podnoszenia kwalifikacji sportowych. Kalendarz stabilizuje nieodzowny dla progresji sportowej rozwój rynku organizatorów imprez jeździeckich, zwanych dalej Organizatorami zapewniając równość podmiotów wobec wymagań formalnych i fiskalnych. PZJ jest zobowiązany wobec Organizatora do zagwarantowania sprawnego przeprowadzenia rywalizacji sportowej podczas imprezy jeździeckiej zakwalifikowanej do kalendarza dając do dyspozycji Organizatora licencjonowane pary jeździec-koń, wyszkolone i licencjonowane osoby oficjalne: Sędziowie, Gospodarze Toru, Delegat Techniczny, Delegat Weterynaryjny oraz Komisarze, a także system przepisów gwarantujących sprawność oraz bezkonfliktowość przebiegu imprezy i jasność reguł rywalizacji sportowej. PZJ wnosi do przedsięwzięcia, jakim jest impreza jeździecka zakwalifikowana do kalendarza istotny, również z ekonomicznego punktu widzenia, walor jakim jest nadanie imprezie statusu sportowego wydarzenia od rangi ogólnopolskiej zaczynając, a na mistrzowskiej w skali krajowej i międzynarodowej kończąc, a także statusu eliminacji lub kwalifikacji do najwyższych rangą imprez. Ponadto PZJ wnosi wkład w podniesienie sportowego efektu medialnego imprezy przenosząc wyniki sportowe wygenerowane podczas imprezy do istotnych medialnie nośników, jakimi są: wszelkiego rodzaju media, ceremonie dekoracji, ceremonie nadawania tytułów mistrzowskich i wręczania medali, sportowe rankingi, zestawienia bieżących klasyfikacji w eliminacjach i kwalifikacjach do najwyższych rangą imprez. I. PROJEKT KALENDARZA CENTRALNEGO 1. Organizatorzy zainteresowani organizacją zawodów szczebla centralnego i międzynarodowego zobowiązani są do przesłania pocztą tradycyjną w terminie: do 31.08. każdego roku poprzedzającego w przypadku zawodów międzynarodowych i mistrzostw Polski oraz w terminie do 31.10 każdego roku poprzedzającego w przypadku zawodów ogólnokrajowych dwóch podpisanych wniosków o Przyznanie Prawa Organizacji Zawodów Szczebla centralnego. Wnioski bez podpisu i pieczęci Organizatora będą uznawane za nieważne 2. Po otrzymaniu wniosku na adres mailowy osoby kontaktowej podany we wniosku zostanie przesłana faktura za wpis do kalendarza PZJ. W przypadku organizatora, który złożył wnioski na większą liczbę zawodów (w konkurencji skoki minimum 6) Zarząd PZJ może podjąć decyzję o rozłożeniu sumarycznej opłaty na raty. 3. Po otrzymaniu w mailu zwrotnym potwierdzenia opłaty za fakturę i po podpisaniu przez PZJ wniosków, jeden wniosek zostanie odesłany do organizatora na podany we wniosku adres organizatora. 4. Opłata za wpis do Kalendarza Centralnego PZJ nie podlega zwrotowi. 5. W przypadku Mistrzostw Polski, Pucharów Polski i Cykli zawodów obowiązuje procedura Konkursu Ofert i wnioski na te imprezy można składać po wygraniu Konkursu Ofert i podpisaniu stosownej umowy z PZJ. PZJ opublikuje Regulamin Konkursu Ofert. 6. Przesłanie wniosku skutkuje umieszczeniem planowanych zawodów w Projekcie Kalendarza Centralnego PZJ dostępnego na stronie internetowej Związku w zakładce Kalendarz Centralny. Umieszczenie zgłoszonych zawodów w Projekcie Kalendarza Centralnego nie jest równoznaczne z przyznaniem prawa do ich organizacji. Przyznanie prawa do ich organizacji następuje w dacie zatwierdzenia przez Zarząd PZJ Kalendarza Centralnego PZJ
II. KALENDARZ CENTRALNY 1. Na pierwszym posiedzeniu po 31.08. danego roku Zarząd PZJ zatwierdza część międzynarodową i część dotyczącą Mistrzostw Polski Kalendarza Centralnego PZJ 2. Na pierwszym posiedzeniu po 31.10. danego roku Zarząd PZJ zatwierdza część ogólnopolską i cykle Kalendarza Centralnego PZJ. 3. Polski Związek Jeździecki zastrzega sobie prawo do podpisania dodatkowej umowy na organizację zawodów zawartej pomiędzy Organizatorem a PZJ warunkującej ostateczny wpis do Kalendarza Centralnego PZJ. 4. Kalendarz Centralny obejmuje zawody międzynarodowe, zawody ogólnokrajowe, Mistrzostwa Polski Puchary Polski i Cykle zawodów ogólnokrajowych oraz międzynarodowych organizowanych w Polsce. Prowadzenie Kalendarza Regionalnego i Kalendarza Zawodów Towarzyskich zostanie przekazane przez PZJ na podstawie umów cywilno-prawnych w gestię poszczególnych WZJ. III. WNIOSEK 1. Wnioski złożone z przekroczeniem terminów wskazanych w punkcie I. będą traktowane jako wnioski złożone po zatwierdzeniu kalendarza i rozpatrywane będą w przypadku, gdy inni Organizatorzy zawodów umieszczonych w kolizyjnych terminach zatwierdzonego kalendarza wyrażą na to pisemną zgodę. 2. Wnioski złożone przez Organizatorów, którzy mają nieuregulowane zobowiązania wobec PZJ nie będą rozpatrywane. IV. OPŁATY 1. Wpis do kalendarza zawodów szczebla centralnego zobowiązuje Organizatora do wniesienia opłaty, zgodnie z aktualnym cennikiem PZJ i FEI. We wszystkich zawodach ogólnokrajowych kalendarza szczebla centralnego obowiązuje opłata na krajowy program badań antydopingowych oraz opłata za Licencje Gościnną startujących w zawodach zawodników zagranicznych. W konkurencji skoki przez przeszkody obowiązuje ponadto opłata organizacyjna wynikająca z % od puli nagród. W przypadku zawodów rangi międzynarodowej Organizatora obowiązują następujące opłaty: opłata za wpis do kalendarza na rzecz PZJ według aktualnego cennika PZJ, opłata za wpis do kalendarza Międzynarodowej Federacji Jeździeckiej zwanej dalej FEI zgodna z aktualnym cennikiem FEI, prowizja z tytułu wypłaconych nagród finansowych zgodna z aktualnym cennikiem FEI, oraz opłata za program badań antydopingowych zgodna z aktualnym cennikiem FEI. 2. Po zakończeniu zawodów ogólnokrajowych organizator wpłaci na rachunek bankowy wskazany na fakturze (w tytule przelewu należy bezwzględnie wskazać numer faktury) opłatę na krajowy program badań antydopingowych, opłatę za Licencje Gościnne oraz w przypadku skoków przez przeszkody opłatę organizacyjną w terminie wskazanym na fakturze wystawionej w oparciu informację o liczbie koni startujących na zawodach, o liczbę zawodników zagranicznych startujących na zawodach ogólnokrajowych, i w oparciu o pulę nagród wskazaną w zatwierdzonych propozycjach zawodów. Sędzia PZJ w terminie 7 dni jest zobowiązany droga formalną (mail) dostarczyć do biura PZJ liczbę startujących koni oraz listę zawodników zagranicznych z podziałem na państwa. 3. W przypadku zawodów międzynarodowych opłata organizacyjna z tytułu prowizji od puli nagród, opłata na międzynarodowy program badań antydopingowych koni i opłata za wpis do kalendarza FEI będzie uiszczona na podstawie wystawionej przez PZJ faktury na konto wskazane na fakturze i w terminie wskazanym na fakturze (w tytule przelewu należy bezwzględnie wpisać numer faktury). PZJ dokona wszelkich płatności na rzecz FEI związanych z zawodami w terminach wynikających z przepisów FEI. Opłata na międzynarodowy program badań antydopingowych koni będzie naliczona w oparciu o listę koni dostarczoną w sposób formalny (mail) nie później niż 2 dni po zakończeniu zawodów. Organizator zawodów międzynarodowych pobierze od uczestników zawodów opłaty na międzynarodowy program badań antydopingowych koni.
4. Organizator zawodów międzynarodowych wpłaci na konto PZJ kwotę, stanowiącą równowartość kosztów wpisu przez PZJ do kalendarza FEI, zgodnie z obowiązującym cennikiem PZJ na podstawie wystawionej przez PZJ faktury na konto wskazane na fakturze i w terminie wskazanym na fakturze (w tytule przelewu należy bezwzględnie wpisać numer faktury). 5. Niedokonanie opłat, o których mowa w punktach 1 i 2 we wskazanym terminie spowoduje usunięcie zawodów z kalendarza PZJ i wycofanie zawodów z kalendarza FEI z konsekwencjami przewidzianymi przepisami FEI obciążającymi Organizatora. PZJ do czasu uregulowania tych zaległości nie będzie rozpatrywał wniosków Organizatora o przyznanie praw do organizacji zawodów szczebla centralnego i zawodów międzynarodowych w przyszłych terminach, a ewentualne zawody już zatwierdzone zalegającemu z opłatami Organizatorowi w bieżącym kalendarzu zostaną z niego wycofane z winy Organizatora. 6. Organizatorzy zawodów międzynarodowych w sytuacji ponad 7- dniowego opóźnienia z płatnościami wobec PZJ, które wynikają z obciążenia PZJ przez FEI związanego z tymi zawodami będą zobowiązani do wpłacenia do PZJ kaucji. Kaucja będzie miała wartość wynikająca z faktury i jej zapłacenie będzie warunkiem wstępnym do wpisania do kalendarza FEI na następny rok. V. ZMIANY I OPŁATY DODATKOWE Zawody ogólnopolskie i Mistrzostwa Polski 1. Złożenie wniosku po terminie wskazanym w punkcie I. niniejszego dokumentu bądź po zatwierdzeniu kalendarza wiąże się z koniecznością dokonania opłaty za wpis do kalendarza w wysokości dwukrotnej wartości sumy wynikającej z cennika. 2. Każda zmiana terminu lub miejsca zawodów zgłoszonych do kalendarza po jego zatwierdzeniu może być dokonana wyłącznie na pisemny wniosek Organizatora za dodatkową opłatą 50% wartości wpisu do kalendarza PZJ i po uprzednim wyrażeniu pisemnej zgody przez wszystkich Organizatorów zawodów widniejących w kolizyjnych terminach zatwierdzonego kalendarza, których ta zmiana dotyczy. 3. Każda zmiana klasy / rangi na wyższą zawodów zgłoszonych kalendarza po jego zatwierdzeniu może być dokonana na pisemny wniosek Organizatora. Organizator dopłaci różnicę wynikającą z cennika na podstawie faktury wystawionej przez PZJ w terminie wskazanym na fakturze. W przypadku obniżenia klasy / rangi zawodów zgłoszonych do kalendarza po jego zatwierdzeniu nie powoduje zwrotu organizatorowi różnic wynikających z wysokości opłat. 4. W przypadku jakichkolwiek zmian przy organizacji zawodów w stosunku do przyjętych ustaleń (np. zmiana terminu, zmiana miejsca itp.), które wiązałyby się z dodatkowymi (udokumentowanymi) kosztami do poniesienia przez PZJ, PZJ pokryje je, a Organizator zrefunduje je PZJ. 5. W przypadku odwołania zawodów przez Organizatora później niż 12 tygodni przed datą ich rozpoczęcia, Organizator zapłaci PZJ karę umowną w wysokości odpowiedniej wielokrotności wartości opłaty za wpis do kalendarza PZJ i tak: 12-10 tygodni 5x; 9-7 tygodni 10x; 6-3 tygodnie 15x; 2 0 tygodni 20x. Tego przepisu nie stosuje się w przypadku konieczności odwołania zawodów z przyczyn Siły Wyższej (rozdział XII niniejszych Warunków). Mała ilość koni zgłoszonych w terminie zgłoszeń ostatecznych nie jest podstawą do odstąpienia od kary umownej wynikającej z niniejszego punktu.
VI. ZMIANY I OPŁATY DODATKOWE Zawody międzynarodowe 1. Złożenie wniosku po terminie wskazanym w punkcie I. niniejszego dokumentu bądź po zatwierdzeniu kalendarza wiąże się z koniecznością dokonania opłaty za wpis do kalendarza w wysokości dwukrotnej wartości sumy wynikającej z cennika. 2. W przypadku jakichkolwiek zmian przy organizacji zawodów w stosunku do przyjętych ustaleń (np. zmiana terminu, zmiana miejsca itp.), które wiązałyby się z dodatkowymi (udokumentowanymi) opłatami na rzecz FEI lub innych podmiotów, PZJ pokryje je, a Organizator zrefunduje je PZJ. 3. W przypadku odwołania zawodów przez Organizatora później niż 16 tygodni przed datą ich rozpoczęcia, Organizator zapłaci PZJ karę umowną w wysokości odpowiedniej krotności opłaty za wpis do kalendarza FEI i tak:16-12 tygodni 5x; 11-8 tygodni 10x; 7-5 tygodni 15x; 4-0 tygodni 20x. Tego przepisu nie stosuje się w przypadku konieczności odwołania zawodów z przyczyn Siły Wyższej (rozdział XII niniejszych Warunków). Mała ilość koni zgłoszonych w terminie zgłoszeń ostatecznych nie jest podstawą do odstąpienia od kary umownej wynikającej z niniejszego punktu. VII. OBOWIAZKI ORGANIZATORA 1. Zorganizowanie i przeprowadzenie zawodów zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami PZJ, a w przypadku zawodów międzynarodowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami FEI. 2. Pełne pokrycie kosztów zawodów oraz wypłata nagród w wysokości odpowiadającej randze zawodów i zgodnie z zatwierdzonymi propozycjami zawodów. 3. Zapewnienie przedstawicielowi PZJ warunków kontroli realizacji zobowiązań Organizatora wynikających z podpisania niniejszego załącznika oraz ewentualnie dodatkowej umowy zarówno w trakcie, jak i przed zawodami. 4. Zapewnienie odpowiedniej jakości, w tym elastyczności i przyczepności, podłoża na arenie głównej i rozprężalni. 5. Zapewnienie zgodnie z przepisami odpowiednich warunków pobytu koni. 6. Zapewnienie warunków parkowania dla koniowozów wraz z dostępem do energii elektrycznej. 7. Udostepnienie materiału przeszkodowego umożliwiającego przygotowanie torów przeszkód zgodnie z rangą, klasą zawodów oraz przepisami PZJ i FEI. 8. Zapewnienie obsługi komputerowej zgodnie z wymogami przepisów PZJ i FEI. 9. Zapewnienie odpowiedniego poziomu sanitarnego zawodów 10. Zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi gastronomicznej i bazy hotelowej. 11. Zarządowi PZJ na wniosek Delegata Technicznego przysługuje prawo do odwołania zawodów lub ich przerwania, w razie niespełnienia przez Organizatora obowiązków wskazanych w pkt VII. W takim przypadku Organizatorowi nie przysługuje zwrot wniesionych opłat. VIII. MARKETING I MEDIA 1. PZJ pozyskuje wspólnie z Organizatorami sponsorów na zawody celem popularyzacji jeździectwa polskiego i stworzenia możliwie najwyższych standardów rywalizacji sportowej. Sponsorzy PZJ będą traktowani jako
sponsorzy całego polskiego jeździectwa. Celem wdrażania strategii rozwoju polskiego jeździectwa Organizator zapewni PZJ poniższe warunki: 2. Zapewnienie warunków do obsługi medialnej zawodów. Stworzenie centrum prasowego z dostępem do Internetu i materiałów prasowych. Wprowadzenie akredytacji dziennikarskich określających dane dziennikarzy, medium i sposób relacji (prasa, radio, telewizja, Internet). Przekazanie list akredytacyjnych do PZJ. 3. Zapewnienie dla potrzeb PZJ i dla podmiotu wskazanego przez PZJ, będącego partnerem finansowym lub instytucjonalnym PZJ, w celach promocyjnych 20% całości ekspozycji na niżej wymienionych nośnikach: materiały poligraficzne (afisze, plakaty reklamujące imprezę, programy zawodów, listy startowe, wyniki konkursów, ulotki, broszury, zaproszenia, bilety, karty parkingowe, przepustki VIP, akredytacje, foldery itp.), internet ekspozycja logo PZJ i logo podmiotu wskazanego przez PZJ na stronie Organizatora wraz z aktywnym linkiem do strony internetowej PZJ i strony podmiotu wskazanego przez PZJ, facebook i inne portale społecznościowe umieszczenie informacji o PZJ i podmiocie wskazanym przez PZJ, bandy reklamowe i tablice reklamowe różnych rozmiarów, billboardy, telebimy, bannery reklamowe, flagi, balony, roll up y oraz inne, również nietypowe nośniki, ścianka sponsorska, właściwa ekspozycja w Biurze Zawodów logo PZJ i podmiotu wskazanego przez PZJ, informacja przedstawiana przez spikera o PZJ i podmiocie wskazanym przez PZJ oraz o programach realizowanych przez PZJ, 4. zamieszczenie logo PZJ i logo podmiotu wskazanego przez PZJ w reklamach prasowych, radiowych, telewizyjnych i w internecie przewidzianych w planach promocji imprezy. 5. Zapewnienie za zwrotem kosztów dla potrzeb PZJ i gości PZJ (partnerzy biznesowi związku, zawodnicy, trenerzy, właściciele ośrodków i koni, działacze, władze lokalne i samorządowe) stolików w loży VIP. 6. Zapewnienie za zwrotem kosztów możliwości zorganizowania specjalnej Strefy VIP Sponsora PZJ. 7. Zapewnienie dla potrzeb PZJ co najmniej 30 zwykłych wejściówek, 20 wejściówek do sektora VIP oraz adekwatnej ilości miejsc parkingowych. Zapewnienie możliwości zakupu dodatkowych wejściówek/biletów po preferencyjnych cenach. 8. Zapewnienie dla potrzeb PZJ i podmiotu wskazanego przez PZJ minimum dwóch przeszkód reklamowych. Strony mogą jednak w drodze dodatkowego porozumienia ustalić większą liczbę przeszkód reklamowych przysługujących PZJ i podmiotowi wskazanemu przez PZJ. 9. Zapewnienie dla potrzeb PZJ i podmiotu wskazanego przez PZJ ustawienia promocyjnych lub handlowych stoisk. 10. Organizator będzie aktywnie uczestniczyć oraz zapewniać konieczne wsparcie dla PZJ i podmiotu wskazanego przez PZJ w reklamowaniu oraz czynnościach promocyjnych podczas Imprezy. 11. Zapewnienie możliwości działań marketingowych i promocyjnych podczas i na terenie Imprezy PZJ oraz podmiotowi wskazanemu przez PZJ takich, jak np. dystrybucja własnych materiałów edukacyjnych czy reklamowych. 12. Zapewnienie prawa do odpowiedniego udziału przedstawicieli PZJ w ceremonii dekoracji zwycięzców konkursów. 13. Zapewnienie prawa do wyznaczenia i wręczenia nagrody w dodatkowej klasyfikacji sportowej zaproponowanej przez PZJ. 14. Zapewnienie PZJ wyłącznego prawa do rejestracji i transmisji audiowizualnej. Wszelkie powstałe zapisy audiowizualne z zawodów licencjonowanych przez PZJ należą do PZJ z chwilą ich powstania, zgodnie z załącznikiem nr 2 Prawa medialne. Organizator przekazuje PZJ prawa, o których mowa w załączniku Prawa medialne i zobowiązuje się do zawierania wszelkich umów z uwzględnieniem tych zasad. Organizator w
porozumieniu z PZJ może prowadzić rozmowy na temat rejestracji i transmisji (innych form publikacji), a PZJ wyznaczając standardy realizacyjne będzie prowadził działania z zakresu zarządzania prawami i spójną politykę medialną i promocyjno-marketingową. 15. Organizator zobowiązany jest dostarczyć PZJ w formie elektronicznej minimum 30 opisanych (autor, nazwisko jeźdźca, imię konia itd.), w miarę możliwości wysokiej jakości zdjęć wraz z prawem do ich wykorzystywania zgodnym z załącznikiem nr 2 Prawa medialne i zgodnych ze standardami medialnymi wyznaczonymi przez PZJ. 16. Zapewnienie odpowiednich możliwości przeprowadzenia konferencji prasowych, spotkań z zawodnikami, trenerami, działaczami czy prelekcji szkoleniowych. 17. Prawa Sponsora Strategicznego PZJ mają pierwszeństwo wobec praw Sponsora, którego działalność jest konkurencyjna wobec Sponsora Strategicznego PZJ. Punkt obowiązuje w przypadku podania przez PZJ do publicznej wiadomości informacji o zawarciu umowy ze Sponsorem Strategicznym PZJ przed ostatecznym zatwierdzeniem kalendarza. Przy nie spełnieniu powyższego warunku niniejszy punkt może obowiązywać wyłącznie za zgodą Organizatora. IX. PROPOZYCJE ZAWODÓW, LISTY ZAWODNIKÓW I KONI oraz WYNIKI 1. Nadzór nad przebiegiem zawodów zgodnie z przepisami PZJ i FEI sprawować będą zatwierdzone przez PZJ, a w przypadku zawodów międzynarodowych przez PZJ i FEI Osoby Oficjalne. 2. Organizator dostarczy do PZJ propozycje Zawodów: najpóźniej na 6 tygodni przed datą rozpoczęcia Zawodów, w przypadku zawodów ogólnokrajowych, na oficjalnym formularzu propozycji danej dyscypliny, i najpóźniej na 14 tygodni przed datą rozpoczęcia zawodów w przypadku zawodów międzynarodowych, na oficjalnym formularzu propozycji FEI dla danej dyscypliny w języku angielskim. Za opóźnienie w dostarczeniu propozycji w przypadku zawodów ogólnokrajowych PZJ naliczy karę umowną w wysokości kwoty odpowiadającej opłacie za wpis do Kalendarza PZJ, Za opóźnienie w dostarczeniu propozycji w przypadku zawodów międzynarodowych PZJ naliczy karę umowną w wysokości kwoty zgodnej z przepisami FEI. W przypadku nie przedstawienia propozycji do daty rozpoczęcia zawodów, zawody zostaną usunięte z kalendarza z winy Organizatora i będą potraktowane jako odwołanie zawodów ze wszystkimi konsekwencjami kary umownej wynikającej odpowiednio z punktów V.5. i VI.3.. 3. PZJ rozpatrzy propozycje zawodów ogólnopolskich, Mistrzostw Polski w ciągu 14 dni od ich dostarczenia. 4. Propozycje zawodów międzynarodowych po ich weryfikacji, PZJ prześle do akceptacji FEI, jeżeli ranga zawodów tego wymaga lub rozpatrzy je w ciągu 14 dni. 5. Wstrzymanie zatwierdzania propozycji zawodów kalendarza PZJ będzie miało miejsce sytuacji pojawienia się nieuregulowanych zobowiązań organizatorów wobec PZJ. 6. Zatwierdzone propozycje PZJ niezwłocznie odeśle Organizatorowi. 7. PZJ zamieści zatwierdzone propozycje na swojej stronie internetowej. 8. PZJ roześle zatwierdzone propozycje zawodów międzynarodowych do uzgodnionych z Organizatorem Narodowych Federacji, wraz z zaproszeniem (nie dotyczy zawodów rangi ME lub MŚ). 9. W przypadku braku opłat lub nie podpisania niniejszego dokumentu propozycje zawodów nie będą rozpatrywane i przesłane do FEI. 10. W przypadku ostatecznej odmowy zatwierdzenia przez PZJ propozycji zawodów zostaną one wycofane z kalendarza.
11. Dzień po terminie zgłoszeń ostatecznych Organizator dostarczy do Biura PZJ listę zgłoszonych polskich zawodników i koni celem potwierdzenia przez Biuro PZJ kwalifikacji i licencji uprawniających do udziału w danych zawodach 12. Organizator w przypadku zawodów ogólnokrajowych dostarczy do biura PZJ wyniki zawodów pocztą elektroniczną w dwóch formatach XML i PDF w ciągu 5 dni po zakończeniu zawodów pod rygorem nałożenia kary finansowej w wysokości 500 PLN. Organizator w przypadku zawodów międzynarodowych dostarczy do biura FEI wyniki zawodów pocztą elektroniczną w formacie XML w ciągu 2 dni po zakończeniu zawodów pod rygorem nałożenia kary finansowej wynikającej z cennika FEI. 13. PZJ zamieści wyniki zawodów na swojej oficjalnej stronie internetowej. 14. Organizator Zawodów w kategorii kuców jest zobowiązany do dostarczenia wyników końcowych z identyfikacją grup kuców biorących udział w zawodach. X. Szczegółowe postanowienia dotyczące praw autorskich znajdują się w załączniku nr 2 Prawa medialne, stanowiącego integralną cześć niniejszego załącznika WARUNKI ZGŁOSZENIA ZAWODÓW DO KALENDARZA CENTRALNEGO POLSKIEGO ZWIĄZKU JEŹDZIECKIEGO XI. PZJ może w porozumieniu z Organizatorami tworzyć Cykle Zawodów pod wspólną marką. W wypadku organizacji cyklu zawodów, PZJ jest właścicielem marki całego cyklu. XII. Żadna strona nie będzie odpowiedzialna za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków, jeżeli nie wykonanie lub nienależyte wykonanie będzie rezultatem działania Siły Wyższej. Siła Wyższa oznacza wszelkie zdarzenia lub okoliczności wpływające na wykonanie obowiązków, wynikające z działań, wydarzeń, zaniedbań lub wypadków, które w żaden sposób nie mogły być przewidziane i, którym w żaden sposób nie można było zapobiec, łącznie z, m. in. załamaniami pogody, powodziami, piorunami, burzami, pożarami, wybuchami, trzęsieniami ziemi, obsunięciami gruntu, epidemiami lub wszelkimi innymi katastrofami naturalnymi, brakami i przerwami w dostawie energii, wojnami, operacjami wojskowymi, zamieszkami, rozruchami, strajkami, zakazami wstępu w przypadku decyzji odgórnych lub innymi działaniami przemysłowymi, atakami terrorystycznymi, ruchami społecznymi i legislacjami, przepisami, postanowieniami lub pominięciami (włączywszy niepowodzenia w zapewnieniu niezbędnych pozwoleń) wszelkich stosownych władz, sądów lub właściwych władz międzynarodowych. XIII. Ewentualne sprawy sporne pomiędzy Organizatorem a PZJ będą rozstrzygane polubownie, a w razie niemożności osiągnięcia porozumienia przez Sąd właściwy dla siedziby Związku. Za Organizatora: Za Związek:
Załącznik nr 2 PRAWA MEDIALNE I. Organizator przenosi na rzecz PZJ, na zasadach wyłączności (z wyjątkiem fotografii przekazywanych na zasadzie niewyłącznej), wszelkie majątkowe prawa autorskie do korzystania i rozporządzania utworem (w całości i we fragmentach), bez ograniczeń terytorialnych i czasowych na następujących polach eksploatacji: utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym, a w szczególności na: nośnikach video, taśmie światłoczułej, magnetycznej, dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego; zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką w tym: techniką magnetyczną, na kasetach video, dyskach audiowizualnych, techniką światłoczułą lub techniką cyfrową, w tym wytwarzanie egzemplarzy na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tych form zapisu; wszelkie nadawanie lub reemitowanie, w tym za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej, przez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, w sieciach kablowych, telekomunikacyjnych lub multimedialnych lub innych systemach przekazu (w tym tzw. simulcasting lub webcasting); wszelkie publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, sieci kablowe, telekomunikacyjne lub multimedialne lub inne urządzenia i systemy, z lub bez możliwości zapisu; wyświetlanie, publiczne odtwarzanie; wprowadzanie do obrotu w kraju i za granicą; wypożyczanie, najem, wymiana nośników, na których utwór utrwalono. II. Organizatorom i zawodnikom przysługuje prawo do wykorzystywania materiałów określonych w ust. I pkt.1. III. Przeniesienie praw, o którym mowa w ust.1, obejmuje także prawo do zezwalania na wykonywanie autorskich praw zależnych, w szczególności do adaptacji, przeróbek, formatów, tłumaczeń i eksploatacji tak powstałych utworów na polach, o którym mowa w ust.1. PZJ przysługuje prawo do zestawiania utworu z innymi utworami, skracania, wprowadzania zmian ze względów programowych w zakresie pól eksploatacji wymienionych w ust.1, z zastrzeżeniem poszanowania praw osobistych twórców i artystów wykonawców. IV. PZJ ma prawo korzystania, w sposób i na polach eksploatacji określonych w ust. 1, z utworu lub jego fragmentów do celów reklamy lub promocji jeździectwa, PZJ lub jego działalności. V. PZJ przysługuje prawo do przerywania utworu lub wyrażania zgody na to, w celu umieszczania reklam, w tym przekazów autopromocyjnych oraz telesprzedaży, zgodnie z potrzebami PZJ lub jej kontrahentów/licencjobiorców i poszanowaniem obowiązujących regulacji prawnych oraz do zamieszczania w dziele infografiki z zapowiedziami programowymi przyszłych (kolejnych) audycji, belek informacyjnych, belek konkursowych i wskazań sponsorskich, jak również kompresji (zawężania) obrazu do 2/3 (ew. do 50%) podczas emisji napisów końcowych, a działania takie nie będą uważane za naruszanie integralności utworu. VI. PZJ ma prawo zgłoszenia jakichkolwiek elementów utworu, takich jak w szczególności: ilustracja muzyczna, motywy graficzne, tytuł jako swoich znaków towarowych.
VII. Organizator oświadcza, że prawa określone w ust. 1 powyżej będące w zakresie odpowiedzialności Organizatora zostaną nabyte w sposób prawidłowy i, że ponosić będzie odpowiedzialność z tytułu naruszeń praw autorskich i pokrewnych oraz dóbr osobistych osób trzecich, mogących wyniknąć z tytułu realizacji i eksploatacji utworu oraz jego elementów na polach wymienionych w ust. 1 powyżej. VIII. Organizator nie odpowiada za wady prawne umów zawartych bezpośrednio przez PZJ, w szczególności z autorami i innymi podmiotami, z którymi PZJ bezpośrednio lub pośrednio zawarł umowy na dostarczenie materiałów, znaków towarowych oraz innych utworów objętych prawami autorskimi. IX. PZJ nie odpowiada za wady prawne umów zawartych przez Organizatora, w szczególności z: autorami, artystamiwykonawcami i innymi podmiotami realizującymi utwór. X. W przypadku dostarczenia utworu obarczonego wadami prawnymi, Organizator zapłaci na rzecz PZJ karę umowną w wysokości 3000 PLN oraz pokryje ewentualne straty PZJ wynikające z dysponowania utworem z wadą prawną. XI. PZJ nieodpłatnie przekaże Organizatorowi prawa do wykorzystania części lub całości utworu niezbędne do promocji zawodów i ośrodka Organizatora. XII. Przekazanie praw do części lub całości utworu Sponsorowi zawodów lub ośrodka Organizatora wymaga zawarcia odrębnej umowy trójstronnej pomiędzy PZJ, Organizatorem i Jego sponsorem. Za Organizatora: Za Związek: