Przewodnik po redagowaniu pism urzędowych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Część III Podstawowe standardy posługiwania się pocztą elektroniczną i programem Outlook
Przewodnik po redagowaniu pism urzędowych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów to kilkuczęściowy podręcznik, który ma na celu ułatwienie pracownikom Kancelarii Prezesa Rady Ministrów tworzenia podstawowych dokumentów urzędowych. Przypomina się w nim o zasadach, które w większości są znane i częściowo opisane w już istniejących dokumentach, takich jak Instrukcja kancelaryjna Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Regulamin organizacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów czy Zasady techniki prawodawczej. Analiza codziennie przygotowywanych w Kancelarii pism wykazała, że potrzebny jest podręczny instrument, zwięzły i prosty, w którym wskazane zostaną najczęściej spotykane trudności przy prawidłowym przygotowywaniu projektów dokumentów i propozycje ich rozwiązania. W części III prezentowane są najważniejsze zasady posługiwania się pocztą elektroniczną i programem Outlook. Ta forma porozumiewania się w codziennej pracy jest coraz częściej stosowana, dlatego powinna stanowić narzędzie precyzyjne i służące sprawnej, skutecznej komunikacji. 2
Spis treści I. Informacje podstawowe... 4 II. Cechy charakterystyczne korespondencji elektronicznej... 5 III. Tworzenie wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną... 6 IV. Odpowiadanie na otrzymane wiadomości... 6 V. Ogólne zasady obiegu korespondencji elektronicznej... 7 VI. Umawianie spotkań... 8 VII. Na zakończenie... 8 3
I. Informacje podstawowe 1. Niniejszy dokument ma na celu ułatwienie pracownikom Kancelarii skutecznej komunikacji, a tym samym profesjonalnego wykonywania codziennych zadań. Zawiera informacje o podstawowych zasadach i powszechnie stosowanych standardach, zebrane na podstawie doświadczeń własnych i innych urzędów administracji publicznej, oraz porady praktyczne. 2. Standardy te mają charakter ogólny, tak więc należy dostosować je do wymogów kierownictwa Kancelarii i specyfiki konkretnej komórki organizacyjnej. 3. Zasady bezpieczeństwa obowiązujące przy posługiwaniu się systemem teleinformatycznym określają odrębne przepisy wewnętrzne, przyjęte ze względu na obowiązującą w Kancelarii politykę bezpieczeństwa informacji. Zostały one omówione bliżej w Przewodniku dla użytkownika systemu zarządzania systemem informacji, dostępnym tutaj. 4. Przydzielony sprzęt oraz konta użytkownika w systemie teleinformatycznym mają, co do zasady, charakter służbowy i nie mogą być wykorzystywane do innych celów 1. 5. Korespondencja elektroniczna, podobnie jak korespondencja klasyczna, tworzy wizerunek kultury zawodowej i osobistej nadawcy. 6. Poczta elektroniczna jest doskonałym środkiem komunikacji mniej formalnej. 7. Należy pamiętać, że może zdarzyć się, że korespondencja elektroniczna trafi nie tylko do adresata, ale też zostanie udostępniona współpracownikom oraz przełożonym. Może także okazać się, że w niektórych przypadkach będzie podlegać udostępnieniu w trybie określonym ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198). 8. Poczta elektroniczna stanowi podstawowy środek komunikacji w sprawach, które nie wymagają pilnej reakcji adresata. W sprawach pilnych najlepiej jest skontaktować się drogą telefoniczną, dającą gwarancję bezpośredniego przekazania informacji. 9. Nie należy stosować indywidualnej szaty graficznej wiadomości elektronicznych (tzw. papeterii osobistej), lecz przygotowywać wiadomości zgodnie z polityką identyfikacji wizualnej Kancelarii, w celu utrwalenia jej wizerunku. 10. Podpis nadawcy, w szczególności w korespondencji zewnętrznej, powinien być zgodny z zasadami przedstawionymi w komunikacie z dnia 28 grudnia 2011 r. Jednolita stopka i podpis poczty elektronicznej. Nie jest wskazane automatyczne wstawianie 1 Przewodnik dla użytkownika systemu zarządzania systemem informacji: Służbowy charakter poczty elektronicznej polega w szczególności na tym, że nie może być ona wykorzystywana do prowadzenia korespondencji w sprawach prywatnych/osobistych lub w oczywisty sposób nie związanej z zajmowanym stanowiskiem pracy w KPRM. Adresu poczty elektronicznej w domenie @kprm.gov.pl nie wolno podawać osobom lub instytucjom, z którymi nie będzie się prowadziło korespondencji służbowej. Naruszeniem zasad będzie więc na przykład prywatna korespondencja z biurem podróży, przesyłanie jako załącznik prywatnych zdjęć i filmów (co dodatkowo obciąża system), zapisanie się na listę dyskusyjną lub do newslettera dotyczącego zainteresowań prywatnych, do portali przesyłających oferty handlowe lub innego rodzaju ogłoszenia, korzystanie z portali społecznościowych i portali aukcyjnych przy pomocy służbowego adresu poczty elektronicznej oraz wszędzie tam, gdzie adres mailowy i treść maili będzie ogólnie dostępna dla innych użytkowników internetu. 4
go do każdej wiadomości. Program Outlook pozwala elastycznie zarządzać tą funkcją. Optymalnym rozwiązaniem jest dodawanie podpisu nadawcy w korespondencji kierowanej na zewnątrz, a także w korespondencji wewnętrznej kierowanej do osób, które mogą nas nie znać. 2 11. Na czas nieobecności w pracy należy aktywować asystenta nieobecności poczty elektronicznej, zgodnie z 6 w ust. 2 pkt 18 Regulaminu pracy w KPRM. 12. W celu utrzymania dobrego wizerunku instytucji zaleca się osobom odchodzącym z pracy w Kancelarii wysłanie, w miarę możliwości, wiadomości do tych adresatów, z którymi prowadziły służbową korespondencję elektroniczną. W wiadomości tej należałoby poinformować o zmianie na stanowisku oraz wskazać pracownika Kancelarii przejmującego zadania lub sposób dalszego kontaktu (np. przez sekretariat). II. Cechy charakterystyczne korespondencji elektronicznej 1. Wiadomość powinna być krótka, zwięzła, na temat. W przypadku konieczności wysłania informacji bardzo długiej lub/i dotyczącej kilku tematów, najlepiej jest podzielić ją na kilka mniejszych. 2. Każda wiadomość musi posiadać wypełnione pole Temat, którego właściwe sformułowanie (odzwierciedlające zawartość wiadomości) ułatwia zrozumienie, przeglądanie i porządkowanie otrzymywanej korespondencji. 3. Odrębne pola Do oraz DW : osoba umieszczona w polu wiadomości Do staje się głównym adresatem wiadomości; jej zadaniem jest podjęcie stosownych działań wynikających z otrzymanej wiadomości. Dlatego też, w przypadku wysyłania wiadomości do dwóch i więcej adresatów jednocześnie, nadawca powinien precyzyjnie określić oczekiwania wobec każdego z nich. Osoba umieszczona w polu DW otrzymuje informację tylko do wiadomości, co nie wyklucza oczywiście możliwości podejmowania przez nią określonych działań. 4. Możliwe jest dodatkowe wskazanie terminu odpowiedzi przy użyciu tzw. oflagowania. Dodanie flagi monitującej oraz przypomnienia dla siebie i/lub dla adresata 3 ułatwia szybkie odczytanie intencji nadawcy oraz organizację pracy, własnej i odbiorcy. Użycie tej funkcji nie zwalnia jednak z precyzyjnego określenia w tekście wiadomości oczekiwanego terminu odpowiedzi. 2 Ustawienie takie osiągniemy następująco: Dla programu Outlook 2007 i 2010 W nowej wiadomości e-mail: zakładka Wstawianie Podpis Podpisy (1) Nowe wiadomości wybrać brak ; (2) Odpowiedzi/wiadomości przesyłane dalej wybrać brak. W celu wstawienia podpisu wystarczy w każdej tworzonej wiadomości (nowej bądź będącej odpowiedzią/przesyłanej dalej) wybrać Podpis_KPRM utworzony uprzednio zgodnie z komunikatem z dnia 28 grudnia 2011 r.; ścieżka dostępu: zakładka Wstawianie Podpis Podpis_KPRM. 3 Outlook: Nowa wiadomość, zakładka Wiadomość, funkcja Flaga monitująca, a w niej też Dodaj przypomnienie. 5
III. Tworzenie wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną 1. W korespondencji elektronicznej obowiązują takie same zasady dotyczące stylu, ortografii i interpunkcji jak w każdym innym piśmie urzędowym. 2. Wypowiedzi zapisane w całości wielkimi literami oznaczają podniesiony głos (krzyk) ich autora. Wielkie litery powinny być zatem używane tylko w takich samych sytuacjach jak w każdego innego rodzaju wypowiedzi pisemnej w tytule, podtytule, w celu podkreślenia danego słowa itp. 3. Podobnie jak w każdej innej korespondencji, treść powinna być skomponowana w sposób logiczny, uporządkowany i kompletny; w pierwszych zdaniach należy zwięźle przedstawić sprawę będącą przedmiotem korespondencji, natomiast zakończenie powinno zawierać podsumowanie całości, tzn. przedstawienie wyraźnie sformułowanych oczekiwań nadawcy czy też jego propozycji. 4. Pliki będące załącznikami wiadomości powinny nosić tytuły umożliwiające ich łatwą identyfikację i być uporządkowane w kolejności wymienionej w wiadomości. Na tę zasadę należy zwrócić uwagę szczególnie w przypadku dokumentów skanowanych, o nazwach nadawanych przy tej okazji automatycznie niezbędne jest nadanie im nazw właściwych, ułatwiających identyfikację. 5. W przypadku konieczności wysłania załączników zajmujących znaczną ilość miejsca na dysku należy dokonać ich kompresji (za pomocą funkcji wyślij do folderu skompresowanego ) lub wysłać w osobnych przesyłkach. Zgodnie z zaleceniami producenta oprogramowania rozmiar przesyłanych załączników nie powinien przekroczyć 30 MB/wiadomość. IV. Odpowiadanie na otrzymane wiadomości 1. Podobnie jak w każdej korespondencji, na otrzymaną wiadomość należy odpowiadać we wskazanym terminie (o ile nie zachodzi sytuacja rzeczywiście uniemożliwiająca dochowanie tej zasady). 2. Stosowanie poczty elektronicznej w kontaktach roboczych ma między innymi na celu skrócenie czasu przepływu informacji i ułatwienie pracy. Dlatego też, jeżeli nie jest możliwe szybkie udzielenie odpowiedzi na korespondencję otrzymaną tą drogą, powinno się powiadomić nadawcę, kiedy może spodziewać się odpowiedzi z naszej strony. Sposób i tempo reagowania na wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną świadczą o naszej kulturze pracy. 3. Jako nadawcy wiadomości powinniśmy się wystrzegać zbyt częstego żądania odpowiedzi pilnej, bez ważnego powodu. 4. W przypadku korespondencji obszernej, prowadzonej pomiędzy wieloma osobami i zawierającej dużo informacji, dobrze jest unikać wielokrotnego przesyłania całości 6
lepiej zastosować wycinanie fragmentów nieistotnych i pozostawianie tylko tych elementów wiadomości, które mają znaczenie. 5. Odpowiadając na wiadomość, nie należy zmieniać tematu wiadomości wpisanego w korespondencji inicjującej. Należy jednak odpowiednio go zmodyfikować lub uzupełnić, gdy pojawi się ważny nowy wątek, odbiegający od pierwotnego. 6. Funkcję odpowiedz wszystkim należy stosować w sposób przemyślany, pamiętając o tym, że ułatwia ona dzielenie się informacją ze wszystkimi, którym może być ona przydatna. Jednocześnie jednak należy dbać o niewysyłanie wiadomości niepotrzebnych niektórym adresatom, jeżeli miałoby to tylko zaśmiecić ich skrzynki odbiorcze i/lub wywołać zamieszanie. 7. Można odnosić się do określonych części otrzymanej wiadomości (komentować) w tekście wiadomości oryginalnej, stosując odpowiednie, czytelne wyróżnienia (kolorem, czcionką). V. Ogólne zasady obiegu korespondencji elektronicznej 1. W obiegu korespondencji elektronicznej należy pamiętać o zachowaniu normalnej drogi obiegu korespondencji służbowej, uwzględniając swoich bezpośrednich przełożonych, chyba że wyższy przełożony wyraźnie zażyczył sobie kontaktów czy informacji z pominięciem drogi służbowej bądź sytuacja tego wymaga. 2. Przy przekazywaniu informacji w sytuacjach wyjątkowo pilnych można również pominąć drogę służbową. W takim przypadku należy jednak równocześnie wysłać ją do wiadomości bezpośredniego przełożonego. 3. Posługując się pocztą elektroniczną, należy zawsze mieć na uwadze zasady zawarte w Instrukcji kancelaryjnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów 4 określającej sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w Kancelarii. W szczególności należy pamiętać, że sprawy załatwiane w komórkach organizacyjnych są przedmiotem rejestracji oraz ewidencjonowania w sekretariacie lub wydziale kancelaryjnym. Dlatego, decydując się na przesłanie drogą elektroniczną na adres imienny kierującego komórką organizacyjną korespondencji, która powinna zostać zarejestrowana, należy jednocześnie wpisać w pole odbiorcy adres sekretariatu danej komórki organizacyjnej, aby dodatkowo nie obciążać kierującego komórką przekazaniem sprawy do sekretariatu. 4. Korespondencja kierowana imiennie do kierującej/kierującego komórką organizacyjną w sprawach, które nie podlegają rejestracji w sekretariacie, stanowi kategorię odrębną. Kierująca/kierujący komórką organizacyjną może określić bardziej szczegółowe zasady dotyczące tej kategorii. 4 Załącznik do zarządzenia nr 26 Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. 7
VI. Umawianie spotkań 1. Za pośrednictwem kalendarza i poczty elektronicznej możliwe jest szybkie i sprawne umawianie spotkań. 2. Wysyłając zaproszenie na spotkanie, należy pamiętać, że powinno ono zawsze zawierać syntetycznie określony temat spotkania, lokalizację (miejsce), godzinę rozpoczęcia i planowaną godzinę zakończenia spotkania, a także ewentualnie w załączniku wszelkie niezbędne informacje i materiały. 3. Więcej informacji szczegółowych na temat umawiania spotkań za pośrednictwem programu Outlook zawierać będzie odrębny komunikat BDG (obecnie w przygotowaniu). VII. Na zakończenie Korzystając z portali, forów internetowych czy grup dyskusyjnych, pracownicy Kancelarii powinni zawsze mieć na uwadze, że nikt nie występuje w Internecie anonimowo, a sposób korzystania z sieci powinien być świadectwem kultury osobistej i zawodowej. W przygotowaniu znajduje się ostatnia, IV część Przewodnika poświęcona poprawności językowej, w tym najczęściej popełnianym błędom gramatycznym, leksykalnym, stylistycznym, ortograficznym i interpunkcyjnym, oraz sposobom ich unikania. 8