Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 RIO-II-0913/ 47 /2011 Warszawa, dn. 14 stycznia 2011r. Wójt Gminy Lipowiec Kościelny 06-545 Lipowiec Kościelny Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 05.01.2011r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004 r. poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od dnia 19 października 2010r. do dnia 30 grudnia 2010r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01.01.2009r. do 31.12.2009r., zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co następuje: II. W ZAKRESIE KSIĘGOWOŚCI I SPRAWOZDAWCZOŚCI BUDŻETOWEJ 1. Stwierdzono: bilans otwarcia ksiąg rachunkowych Urzędu roku 2009 jest niezgodny z bilansem zamknięcia ksiąg roku 2008, dotyczy konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych. Nie zachowano ciągłości bilansowej. str. 8 protokołu kontroli. stany aktywów i pasywów (BZ) występujące w bilansie zamknięcia ksiąg rachunkowych wprowadzać w tej samej wysokości w bilansie otwarcia (BO) do ksiąg rachunkowych następnego roku obrotowego stosownie art. 5 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 2. Stwierdzono: - ewidencja księgowa operacji gospodarczych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej prowadzona jest w dwóch urządzeniach księgowych tj. księgach oznaczonych F-K 1
Budżet i F-K Fundusze, na koniec okresów sprawozdawczych nie sporządzano zestawień dzienników częściowych. - str. 9 protokołu kontroli. - w księgach oznaczonych F-K Fundusze oprócz operacji gospodarczych dotyczących Urzędu jednostki budżetowej prowadzona jest również ewidencja księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostek organizacyjnych gminy (GOPS i Biblioteki), będących odrębnymi funduszami, którymi administrują kierownicy tych jednostek. - str. 9 protokołu kontroli. - przy stosowaniu dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, sporządzać zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy oraz zestawienie obrotów i sald kont z księgi głównej obejmujące całość aktywów i pasywów jednostki stosownie do art. 14 ust. 3 oraz art. 18 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); - operacje gospodarcze danej jednostki organizacyjnej, w tym dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ewidencjonować w księgach rachunkowych tych jednostek w sposób zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z wymienionych jednostek, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 i 2 cyt. ustawy o rachunkowości. 3. Stwierdzono: - nieprowadzenie ewidencji analitycznej wg klasyfikacji budżetowej do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych str. 18 protokołu kontroli. - na koncie 221 nie zachowano zgodności ewidencji syntetycznej z analityczną (podatkową). Konto syntetyczne wykazuje saldo jednostronne tj. per saldo, w ewidencji analitycznej występuje saldo dwustronne.- str. 18 protokołu kontroli. - na koncie 240 ewidencjonowano między innymi rozliczenie dochodów Gminy realizowanych przez Urzędy Skarbowe i Ministerstwo Finansów (udział w podatku dochodowym od osób fizycznych). - str. 18 protokołu kontroli. do konta 221 zaprowadzić ewidencję analityczną wg klasyfikacji budżetowej oraz ewidencjonować wszystkie należności jednostki z tytułu dochodów budżetowych, w tym również pobierane przez Urzędy Skarbowe i Ministerstwo Finansów stosownie do zasad funkcjonowania tego konta zawartych w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe ppkt 30 załącznika Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r., Nr 128, poz. 861) oraz przyjętym ZPK. Ewidencję analityczną uzgadniać z saldami i zapisami na kontach syntetycznych stosownie do art. 16ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 4. Stwierdzono: do rozliczenia wydatków budżetowych jednostek oświaty (6 jednostek) prowadzono wspólną ewidencję analityczną tj.: konto 223-2 ROZLICZENIE WYDATKÓW OŚWIATA. - str. 18, 97, 98 protokołu kontroli. do rozliczeń wydatków realizowanych przez jednostki organizacyjne gminy działających w formie jednostek budżetowych prowadzić oddzielne konta analityczne dla każdej z jednostek stosownie do zasad funkcjonowania konta 223 określonych w części II Opis 2
kont pkt 1 Konta bilansowe ppkt 6 załącznika Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r., Nr 128, poz. 861) oraz przyjętego Zakładowego Planu Kont. 5. Stwierdzono: ujęcie w księgach rachunkowych Urzędu Gminy rachunków wystawionych na inne jednostki organizacyjne tj.: - na Samorząd Mieszkańców Wsi Zawady-Jaskulski oraz na Ochotniczą Straż Pożarną- Meredyk Lipowiec Kościelny rachunki dotyczą opłat za energię elektryczną w budynkach stanowiących własność komunalną. - str. 14 protokołu kontroli. - na Szkołę Podstawową w Turzy Małej wydatek z rozdziału 85154 Przeciwdziałanie alkoholizmowi. - str. 20 protokołu kontroli. w księgach rachunkowych Urzędu ujmować tylko prawidłowe dowody księgowe tj. wystawione na Urząd Gminy, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej stosownie do art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 6. Stwierdzono: podatnikom podatku od nieruchomości (osoby prawne) dokonano przypisu podatku pod datą 12.02.2009r., deklaracje były złożone w miesiącu styczniu 2009r. - str. 27 protokołu kontroli. przypisu podatku dokonywać w okresie sprawozdawczym, w którym złożono deklaracje podatkowe stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 7. Stwierdzono: a) nieprawidłowe zaklasyfikowanie dochodów w zakresie: - podatek od środków transportowych od osób prawnych i innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej ujęto w klasyfikacji rozdziału 75616 (łącznie z osobami fizycznymi). - str. 36 protokółu kontroli. - wpływy z tytułu sprzedaży niezabudowanych nieruchomości oraz sprzedaży lokali mieszkalnych ujęto w 0870 - str. 82 protokołu kontroli. b) nieprawidłowe zaklasyfikowanie wydatków: - zakup materiałów przeznaczonych do remontu oraz usługi za wynajem równiarki ujęto w klasyfikacji 4270 str. 57, 58 protokołu kontroli; - zakup usług konserwacji oświetlenia ulicznego ujęto w klasyfikacji 4300. - str. 58, 59 protokołu kontroli. dochody i wydatki klasyfikować zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 3
V. W ZAKRESIE DOCHODÓW I PRZYCHODÓW 8. Stwierdzono: podatnikom podatku rolnego (osoby prawne konta nr : 27, 35, 43, 51) i podatku leśnego (osoba prawna konto nr 2/7) dokonano przypisu podatku przed złożeniem deklaracji. - str. 31, 34 protokołu kontroli. przypisu podatku dokonywać na podstawie złożonych przez podatników deklaracji stosownie do 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375). 9. Stwierdzono: w sprawozdaniach rocznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2009r. w kolumnie skutki udzielonych ulg i zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) wykazano kwotę 0,00zł. Podatnicy nie złożyli informacji i deklaracji z nieruchomości które były zwolnione z podatku od nieruchomości uchwałami Rady Gminy. Organ podatkowy nie egzekwował obowiązku ich złożenia. W trakcie kontroli wyegzekwowano deklaracje (informacje) oraz sporządzono korekty tych sprawozdań (z datą 10.12.2010r) str. 39 protokołu kontroli. - sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP sporządzać rzetelnie, z wykazaniem skutków udzielonych ulg i zwolnień zgodnie z dyspozycją zawartą w 3 ust.1 pkt 10 oraz w 7 ust. 3 załącznika Nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz. 103). - od podatników podatku od nieruchomości, których nieruchomości zostały zwolnione z podatku uchwałą Rady Gminy, na bieżąco wyegzekwować obowiązek złożenia informacji o nieruchomościach, deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do art. 274a ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r., Dz. U. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 6 i ust. 9. pkt 1 oraz art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010r., Dz. U. Nr 95 poz. 613 z poźn. zm.). 10. Stwierdzono: w decyzjach umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych (RF- 3114-1/2009 i RF-3114-1/2009) nie wskazano kwoty umorzonych odsetek od zaległości podatkowej oraz w sprawozdaniu Rb-27S nie wykazano skutków z tytułu umorzenia odsetek. - str. 40, 41 protokołu kontroli. - w decyzjach umarzających zaległość podatkową określać również kwoty umorzonych odsetek za zwłokę zgodnie z art. 67a ust. 2 oraz art. 210 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005r., Dz. U. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.); - kwoty umorzonych odsetek za zwłokę wynikające z wydanych decyzji ujmować w ewidencji księgowej oraz wykazywać w sprawozdaniu Rb-27S skutki z tego tytułu zgodnie z dyspozycją zawartą w 3 ust.1 pkt 11 lit. a załącznika Nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r. Nr 20, poz. 103). 4
11. Stwierdzono: wnioskodawcę Lasy Państwowe Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Olsztynie zwolniono z opłaty skarbowej od wydanej decyzji (Nr 2/09 z dnia 05.05.2009r.) o lokalizacji inwestycji celu publicznego. W trakcie kontroli wnioskodawca wpłacił należną opłatę skarbową. - str. 47 protokołu kontroli. zwolnienie z opłaty skarbowej stosować w przypadku wnioskodawców odpowiadających wskazaniom w art. 7 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006r., Nr 225, poz. 1635 z późn. zm.). VII. W ZAKRESIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 12. Stwierdzono: po udzieleniu zamówienia publicznego na ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej Gminy Lipowiec Kościelny nie zamieszczono ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych str. 64 protokółu kontroli. ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczać w Biuletynie Zamówień Publicznych zgodnie z art. 95 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (jednolity tekst Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 13. Stwierdzono: w postępowaniu na remont remizy OSP w Turzy Małej przetarg nieograniczony - dokonano zwrotu wadium Wykonawcom, którzy w odpowiedzi na wezwanie na podstawie art. 26 ust. 3 prawo zamówień publicznych, nie złożyli wymaganych dokumentów w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. str. 73 protokółu kontroli. nie zwracać wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie na podstawie art. 26 ust. 3 prawo zamówień publicznych nie złoży dokumentów lub oświadczeń zgodnie z art. 46 ust. 4a ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (jednolity tekst Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). VIII. W ZAKKRESIE MIENIA KOMUNALNEGO 14. Stwierdzono: nie sporządzano wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę (część działki nr 243/2 położonej w Lipowcu Kościelnym i działka nr 157/2 położona w obrębie Wola Kęczewska). str. 83, 84 protokółu kontroli. sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości zgodnie z art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (jednolity tekst Dz. U z 2010r Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 15. Stwierdzono: wydzierżawienie nieruchomości gruntowej (część działki nr 243/2 położonej w Lipowcu Kościelnym) na okres 10 lat aneksem nr 1 z dnia 28.04.2009r. do umowy zawartej w dniu 09.07.1999 roku z Polską Telefonią Cyfrową Sp. z o.o. w Warszawie. Rada Gminy nie 5
podejmowała uchwały wyrażającej zgodę na dokonanie tych czynności przez Wójta Gminy. - str. 83 protokółu kontroli. wydzierżawianie nieruchomości na czas dłuższy niż 3 lata, w tym również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony zawierane są kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość dokonywać wyłącznie za zgodą Rady Gminy stosownie do art. 18 ust. 9 pkt a ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz ustaleń w uchwale Nr 149/XXXIII/2009 Rady Gminy w Lipowcu Kościelnym z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości, ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony oraz zawierania kolejnych umów. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy); - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Ciechanowie oczekuje w (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak Do wiadomości: Rada Gminy w Lipowcu Kościelnym 6