Kncepcja infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg Etap I - analiza stanu becneg Wersja 1.0 Warszawa, 5 stycznia 2009 Grupa ANTARES sp. z.. ul. Ciupagi 17 A, 03-016 Warszawa, tel./fax. 814 57 97 e-mail: biur@grupaantares.cm.pl
Spis treści Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg 1 Infrmacje gólne...3 1.1 Wstęp...3 1.2 Przeznaczenie niniejszeg dkumentu...3 1.3 Spsób prwadzenia pracy...3 1.4 Definicje użytych skrótów i pjęć...4 1.5 Materiały wykrzystane d realizacji pracy...4 2 Analiza stanu becneg...5 2.1 Ptrzeby infrmacyjne...5 2.1.1 Ptrzeby Zarządu Główneg...5 2.1.2 Ptrzeby Głównej Kmisji Rewizyjnej raz ddziałwych kmisji rewizyjnych...7 2.1.3 Ptrzeby Główneg Sądu Kleżeńskieg...8 2.1.4 Ptrzeby Biura Zarządu Główneg...8 2.1.5 Ptrzeby Izby Rzeczznawców...14 2.1.6 Ptrzeby ECDL...16 2.1.7 Ptrzeby EUCIP...26 2.1.8 Ptrzeby Oddziałów i Kół PTI...29 2.1.9 Ptrzeby Sekcji PTI...32 2.1.10 Ptrzeby rganizatrów knferencji raz knkursów prwadznych przez PTI...34 2.1.11 Ptrzeby człnków PTI...41 2.1.12 Ptrzeby Archiwum PTI...46 2.1.13 Ptrzeby Kmisji Statutwej...47 2.1.14 Ptrzeby ptencjalnych człnków...47 2.2 Mapa prcesów bizneswych PTI...48 2.3 Lista prblemów dtyczących wymiany infrmacji i wsparcia infrmatyczneg...54 2.3.1 Zarządzanie PTI...54 2.3.2 Merytryczna działalnść statutwa piniwanie prjektów ustaw...56 2.3.3 Merytryczna działalnść statutwa rganizacja knkursu prac magisterskich...56 2.3.4 Merytryczna działalnść statutwa rganizacja knferencji...56 2.3.5 Działalnść gspdarcza - ECDL...57 2.3.6 Działalnść gspdarcza - EUCIP...60 2.3.7 Działalnść gspdarcza Izba Rzeczznawców...60 2.3.8 Zaspkajanie ptrzeb człnków...61 2.3.9 Zarządzanie peracyjne...61 2.4 Istniejące rzwiązania infrmatyczne wspmagające działalnść PTI...63 3 Załżenia d pracwania kncepcji systemu Kkpit...72 3.1 Wytyczne d budwy systemu...72 3.2 Inne uwarunkwania systemu Kkpit...72 3.3 Inne wniski z przeprwadznej analizy...73 4 Histria Zmian Dkumentu...75 Strna 2 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg 1 Infrmacje gólne 1.1 Wstęp Niniejszy dkument stanwi część dkumentacji prjektu Opracwanie kncepcji infrmatyzacji Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg, realizwaneg przez firmę Grupa Antares sp. z.., na pdstawie umwy zawartej w dniu 21 listpada 2008. Umwa realizwana jest w dwóch fazach: Faza I Analiza stanu becneg Faza II Kncepcja stanu dcelweg Celem analizy stanu becneg PTI był przede wszystkim przygtwanie danych d pracwania kncepcji infrmatyzacji, a nie stwrzenie szczegółweg pisu prcesów realizwanych przez tę rganizację. Pzim szczegółwści analizy dla pszczególnych bszarów dstswany jest d djrzałści prcesów i pzimu ptrzeb infrmatycznych. 1.2 Przeznaczenie niniejszeg dkumentu Przeznaczeniem niniejszeg dkumentu jest: udkumentwanie wyników realizacji I etapu prjektu Analiza stanu becneg stwrzenie pdstawy d realizacji II etapu prjektu - Kncepcja stanu dcelweg Dkument stanwi przedmit dbiru w I etapie prjektu. Zgdnie z zapisami umwy dkument zawiera: Mapę prcesów bizneswych PTI Listę ptrzeb infrmatycznych PTI Listę prblemów dtyczących wymiany infrmacji i wsparcia infrmatyczneg PTI Wykaz becnie używanych przez PTI aplikacji infrmatycznych, baz danych, strn internetwych, list dyskusyjnych Ostatni rzdział dkumentu pisuje pdstawwe załżenia, które przyjęte będą przy pracwaniu kncepcji systemu infrmatyczneg PTI, rbczej nazwie Kkpit. 1.3 Spsób prwadzenia pracy W analizie skupin się na prblemach infrmacyjnych w dzisiejszym i planwanym funkcjnwaniu PTI. Ważną infrmacją jest t, że w ramach tej analizy nie próbwan twrzyć prcesów, które nie funkcjnują w rzeczywistści PTI. Przyjęt pdstawwe załżenie, że wsparcie infrmatyczne mże tylk wspmagać prces, nie mże natmiast g wykrewać. W pdsumwaniu analizy każdemu zidentyfikwanemu prceswi przypisane zstały wagi, uzależnine d isttnści daneg prcesu dla funkcjnwania PTI. Pdbnie, każdemu zakreswi ptencjalneg wsparcia infrmatyczneg, przypisane zstały wagi uzależnine d jeg wartści ddanej d usprawnienia wspmaganeg prcesu. W wyniku teg pracwan hierarchię PTI w zakresie infrmatyzacji, która będzie pdstawą d pracwania kncepcji systemu KOKPIT. Przed rzpczęciem pracy PTI i Grupa Antares wstępnie uzgdniły prirytety dtyczące wsparcia infrmatyczneg pszczególnych bszarów: 1. wsparcie działu ECDL i back-ffice, a zwłaszcza spraw finanswych 2. wsparcie Izby Rzeczznawców 3. wsparcie knferencji, spraw człnkwskich (innych niż rzliczenia składek), działalnści ddziałów, sprawdzenie czy istnieją silne zaryswane bszary związane z wizja rzwju i przyszłym kształtem PTI Strna 3 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Ustalenie prirytetów wpłynęł na spsób realizacji pracy, w tym na głębkść analizy w pszczególnych bszarach: Dla prirytetu 1 przyjęt a priri, że ptrzebne jest wsparcie IT, więc nacisk w analizie płżny jest na takie zrzumienie prcesów, które pzwli, w II fazie prjektu, zdefiniwać wymagania na system.. W bszarze back-ffice, tam gdzie PTI jest już mcn zaawanswane w wybrze dpwiednich rzwiązań infrmatycznych, nie prwadzn głębszej analizy Dla prirytetu 2 załżn, że wsparcie IT jest prawdpdbnie ptrzebne, a nacisk był płżny na pszukiwanie rzsądnej funkcjnalnści dla teg wsparcia Dla prirytetu 3 załżn, że analiza ma wykazać, czy w góle wart cś rbić w sferze IT. Jeśli nie będzie tu silneg uzasadnienia dla wsparcia IT, t bszary te nie zstaną uwzględnine w kncepcji przyszłeg systemu Analiza ptrzeb była prwadzna w parciu wywiady ze wskazanymi przez PTI sbami, znającymi działalnść Twarzystwa w analizwanych bszarach. Tylk w wypadku człnków PTI włączn w zakres analizy większą liczbę sób, rganizując najpierw sptkania warsztatwe, a następnie zbierając dane przy pmcy ankiety. 1.4 Definicje użytych skrótów i pjęć Termin IR ZG BZG ECDL EUCIP PB ECDL EKUK Wyjaśnienie Izba Rzeczznawców Zarząd Główny Biur Zarządu Główneg The Eurpean Cmputer Driving Licence (Eurpejski Certyfikat Umiejętnści Kmputerwych) The Eurpean Certificatin f Infrmatics Prfessinals Plskie Biur ECDL Eurpejska Karta Umiejętnści Kmputerwych 1.5 Materiały wykrzystane d realizacji pracy Niniejszy dkument pracwan na pdstawie: Wywiadów przeprwadznych z kierwnictwem i pracwnikami PTI, wskazanymi przez kierwnictw prjektu p strnie Twarzystwa Następujących dkumentów przedstawinych przez PTI: Zasady budżetwania i ładu gspdarczeg PTI Statut PTI Dkument Plskie Twarzystw Infrmatyczne. Regulaminy, Warszawa 2005 Strategia funkcjnwania Plskieg Twarzystwa Infrmatyczneg na lata 2007-2010 Zawartść strn internetwych PTI Regulamin Kmisji ds. ECDL Prcedury i frmularze wykrzystywane w działalnści Plskieg Biura ECDL i EUCIP Infrmacji szczegółwych SEE Systemie Egzaminacyjnym EUCIP Przeglądu bazy danych wykrzystywanej w Plskim Biurze ECDL Wyników warsztatów i ankiety internetwej przeprwadznej wśród człnków PTI Strna 4 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg 2 Analiza stanu becneg 2.1 Ptrzeby infrmacyjne Niniejszy rzdział zawiera spis ptrzeb infrmacyjnych pszczególnych kmórek rganizacyjnych PTI. Dla każdej kmórki rganizacyjnej pdan również listę materiałów, które były pdstawą analizy, raz krótką charakterystykę jej działalnści. 2.1.1 Ptrzeby Zarządu Główneg 2.1.1.1 Materiały będące pdstawą analizy Pniższa analiza przeprwadzna zstała na pdstawie: Rzmów z Prezesem Zarządu PTI panem Markiem Hłyńskim Rzmwy z rzecznikiem praswym PTI panem Andrzejem Hrdyńskim Lista Dekalg 10 najważniejszych zadań d realizacji Statut PTI Regulaminy 2.1.1.2 Charakterystyka działalnści Pdstawwymi zadaniami Zarządu Główneg są: Pdejmwanie decyzji w imieniu PTI: Zapznanie się ze sprawą Pdjęcie wstępnej decyzji (d dalszych prac) Analiza i pdjęcie decyzji Wyznaczanie kierunków rzwju: Organizacja wyjazdwych sptkań wizjnersk-analitycznych Przeprwadzenie sesji/ wypracwanie wariantów (burza mózgów z pdsumwaniem i analizą) Dknanie analizy wariantów i uzgdnienie kierunków Zaplanwanie działań d realizacji Opublikwanie wyników A pprzez Rzecznika Prasweg Przekazywanie infrmacji działaniach PTI d mediów (i świata zewnętrzneg): Pzyskiwanie infrmacji wydarzeniach w PTI Selekcja infrmacji; frmwanie przekazu Przekazanie kmunikatu d mediów Zakres spraw wymagających decyzji Zarządu raz spsób pdejmwania decyzji kreśla Statut PTI (zatwierdzanie budżetów, zatwierdzanie knkretnych działań, zmiany w regulaminach) Obsługa przez Biur Zarządu Główneg t: rejestracja, zbieranie dkumentów związanych, wprwadzanie d prządku sptkań, prwadzenie prtkłów sptkań, publikacja uchwał i mnitrwanie spraw w tku) Zarząd częst jest też inicjatrem pdjęcia decyzji (inicjuje bieg sprawy) Zarząd nie twrzy wytycznych d budżetu (np. zwiększyć sprzedaż w bszarze ECDL 10%). Strna 5 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg 2.1.1.3 Zidentyfikwane prblemy/ chęć pprawy 1. Występujące prblemy przy pdejmwaniu decyzji: niektóre sprawy ciągną się za dług niektóre sprawy grzęzną i giną (np. pwłanie kmisji d spraw xx, pczątkwy zapał, ptem cisza, mnit, jakieś nieprzetrawine materiały lub cisza) uznaniwść w decyzjach brak jasnych kryteriów 2. Występujące prblemy przy kreślaniu kierunków działań: Ze swjej natury prces planwania bazuje na jakści (wizjnerstwie, twartści i realiźmie) sób birących udział w twrzeniu strategii. Natmiast z natury PTI (działalnść spłeczna) nie ma mżliwści wymuszenia realizacji przyjętych planów, pza stwrzeniem prjektów i ich sfinanswaniem. Mżliwści pprawy spsbu kreślania kierunków rzwju: Odpwiedni dbór sób birących udział w analizie pszczególnych prblemów Uruchamianie prjektów d realizacji wybranych punktów (wraz z zaplanwaniem śrdków) Przypisanie działań d dpwiedzialnych za nie sób (człnków Zarządu; pracwników etatwych, ew. chętnych) i upublicznienie zbwiązań 3. Ptrzeby Rzecznika Prasweg 4. Inne Szybkść (i pewnść) uzyskania infrmacji d ddziałów Brak filtracji (wskazane jest uzyskiwanie infrmacji każdym wydarzeniu) Ład gspdarczy (faza planwania) jest pprawny, ale zbyt skmplikwany 2.1.1.4 Ptrzeby w zakresie wsparcia infrmatyczneg Przyśpieszenie biegu spraw pprzez: rejestrację wpływających, inicjwanych spraw mżliwść dpinania dkumentów (plików) d sprawy (jak najwcześniejsza widcznść) mżliwść elektrniczneg zatwierdzania pszczególneg krku i statecznej decyzji mżliwść wcześniejszeg zdefiniwania typweg biegu sprawy (krki, kt, czas reakcji) Zapbieżenie grzęźnięciu spraw pprzez sprawny system mnitrwania wymagania jak dla biegu spraw raz ddatkw: alarmy dla spraw przekraczających zadane terminy mżliwść ręczneg przekierwania sprawy (wymiana uczestników zadania) sprzężenie z frum dyskusyjnym PTI (przekierwanie d pinii publicznej ) Zapewnienie szybkści i kmpletnści uzyskiwania infrmacji wszystkich wydarzeniach: mechanizm infrmwania wpisach na strnach (push/rss lub autmat śledzenia zmian na wskazanych strnach) mżliwść psiadania infrmacji wyprzedzającej (w tku prcesu decyzyjneg) Strna 6 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg 2.1.2 Ptrzeby Głównej Kmisji Rewizyjnej raz ddziałwych kmisji rewizyjnych 2.1.2.1 Materiały będące pdstawą analizy Pniższa analiza przeprwadzna zstała na pdstawie: Krespndencji i ustaleń z Sekretarzem Głównej Kmisji Rewizyjnej PTI panią Ewą Mizerską Status PTI Regulaminy 2.1.2.2 Charakterystyka działalnści Pdstawwymi zadaniami Głównej Kmisji rewizyjnej są: Kntrla decyzji Zarządu (zgdnść ze statutem) Kntrla racjnalnści wydatków Działanie GKR i OKR reguluje statut i regulamin. GKR analizuje i wydaje uchwały analizując: Prtkły i Uchwały Zjazdów, Prtkły psiedzeń i Uchwały ZG Zarządu (dkumenty "stateczne", a więc patrzne pdpisem Prezesa, dzisiaj są wyłącznie papierw w Biurze.) Prtkły psiedzeń i Uchwały Kmisji pwłanych przez ZG, Prtkły, Uchwały i Sprawzdania GKR pprzednich kadencji, Prtkły, Uchwały i Sprawzdania KR Oddziałów, Dkumenty księgwe wraz z ich pisami i infrmacją dekretacji (dkumenty księgwe dstępne są wyłącznie papierw) Decyzje i wyniki audytów i pinii zewnętrznych pdmitów (również ważne dkumenty twrzne przez pdmity zewnętrzne na zamówienie PTI dstępne są wyłącznie papierw). Dla Oddziałów: Prtkły i Uchwały Walnych Zebrań Człnków Oddziału, Prtkły psiedzeń i Uchwały ZO, Prtkły, Uchwały i Sprawzdania KRO pprzednich kadencji, Dkumenty księgwe Oddziału wraz z ich pisami i infrmacją dekretacji. Pdstawwe raprty księgwe Oddziału Nie jest t działalnść maswa. GKR wytwarza kilkanaście, d 20 uchwał w ciągu kadencji + maksymalnie 10 rcznie prtkłów z psiedzeń. 2.1.2.3 Zidentyfikwane prblemy/ chęć pprawy Obecnie największą przeszkdą w pracy GKR jest prblem z dstępem d dkumentów. Dkumenty papierwe dstępne są tylk w biurze w Warszawie). Brak jasneg pwiązania między dkumentami (np. psiedzenie Zarządu a sprawa XX). Brakuje pewnści dtarcia d pełnej dkumentacji danej sprawy (brak mżliwści weryfikacji kmpletnści dkumentacji). 2.1.2.4 Ptrzeby w zakresie wsparcia infrmatyczneg Dstęp d elektrnicznej wersji dkumentów (z definiwanymi prawami i uprawnieniami). Strna 7 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Gwarancja kmpletnści dkumentacji danej sprawy (indeksacja i numeracja dkumentów0 Repzytrium uchwał i prtkłów GKR (życzenie mała ilść spraw: 20) Śrdwisk umżliwiające grupwą pracę nad przygtwywanymi dkumentami i dyskusję nad nimi Utrzymanie aktualnej bazy teleadreswej człnków i pwiązanie jej z wiarygdną infrmacją stanie płacenia składek Elektrniczny wyciąg z systemu FK (segregacja, filtracja, własne raprty) mile widziane, ale nie krytyczne. 2.1.3 Ptrzeby Główneg Sądu Kleżeńskieg 2.1.3.1 Materiały będące pdstawą analizy Pniższa analiza przeprwadzna zstała na pdstawie: Rzmwy i krespndencji z Przewdniczącą Sądu Kleżeńskieg PTI panią Jlantą Salą Statut PTI Regulaminy 2.1.3.2 Charakterystyka działalnści Pdstawwymi działaniami Sądu Kleżeńskieg jest: Przyjmwanie sprawy (wnisku : sprze, nie przestrzeganiu statutu, regulaminów, uchwał władz lub naruszeniu zasad współżycia spłeczneg) Mderacja Działanie Główneg Sądu Kleżeńskieg bazuje na regulaminie i niepisanej praktyce. Przyjętą dbrą praktyką jest próba zamknięcia wszystkich wnisków przez pgdzenie strn. Stąd nacisk kładziny jest na: brak rzgłsu, mediacje i pszukiwanie plubwnych rzwiązań prwadzących d pgdzenia się strn i wycfania sprawy Frmalne przeprwadzenie pstępwania sądu kleżeńskieg ( ile zawiedzie próba przumienia) Ogłszenie wyników (dręczenie strnm i władzm PTI rzeczenia na piśmie) 2.1.3.3 Ptrzeby w zakresie wsparcia infrmatyczneg Nieznaczne - - dstęp d wspólneg systemu plików (przechwywanie dkumentów), z bardz granicznym kręgiem upważninych i dbrym zabezpieczeniem. 2.1.4 Ptrzeby Biura Zarządu Główneg 2.1.4.1 Materiały będące pdstawą analizy Pniższa analiza przeprwadzna zstała na pdstawie: Rzmwy z Sekretarzem Generalnym PTI panem Radsławem Bursztynwskim Rzmwy z Kierwnikiem Biura Zarządu Główneg PTI panią Ewa Binkiewicz Dkumentu Zasady budżetwania i ładu gspdarczeg PTI (uchwała ZG PTI) Analiza ptrzeb przeprwadzna zstała łącznie dla Sekretarza Generalneg PTI i Biura Zarządu Główneg PTI. 2.1.4.2 Charakterystyka działalnści Pdstawwymi zadaniami Biura Zarządu Główneg są: Obsługa finanswa PTI Zarządzanie majątkiem PTI Wsparcie pracy rganów zarządzających PTI d strny rganizacyjnej Strna 8 z 75
W ramach realizacji pwyższych zadań Biur Zarządu Główneg: Krdynuje prace przy twrzeniu i zatwierdzaniu budżetu PTI Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Zbiera, weryfikuje i przekazuje d księgwania dkumenty finanswe ze wszystkich kmórek rganizacyjnych PTI Przygtwuje raprty z wynikami finanswymi PTI, jak całści i pszczególnych kmórek rganizacyjnych Prwadzi bsługę kadrw-płacwą sób zatrudninych w PTI na mcy umów pracę, umów zleceń i umów dzieł Prwadzi rejestr śrdków trwałych i wypsażenia zakupineg przez PTI Prwadzi rejestr człnków PTI i śledzi spływ składek człnkwskich Rejestruje i rzdziela pmiędzy jednstki rganizacyjne krespndencję wchdzącą d PTI Zarządza strną internetwą PTI d strny techniczn-administracyjnej Przygtwuje d strny rganizacyjnej sptkania Zarządu Główneg PTI i Głównej Kmisji Rewizyjnej PTI Wspiera prces piniwania przez PTI prjektów ustaw Szczegółwe infrmacje uzyskane w trakcie wywiadów przedstawine są pniżej: Zarządzanie finansami: Prces pisany jest w dkumencie Zasady budżetwania i ładu gspdarczeg PTI (przyjętym d stswanie uchwałą ZG PTI) PTI bsługiwane jest przez zewnętrzną firmę księgwą, która udstępnia również Twarzystwu system finansw-księgwy. Firma zstała niedawn wybrana w przetargu. W pełni przejmie na bsługę PTI d 1.01.2009 rku. W chwili becnej trwa dtwarzanie histrii księgwań d I 2008 rku. Wynika t z prblemów z pprzednią firmą księgwą (śmierć właścicielki) Zstał pracwany nwy plan knt, dzwierciedlający strukturę rganizacyjną PTI Są późnienia w prcesie budżetwania, ale działa n zgdnie z zasadami Dcelw - wszystkie faktury ddziałwe będą wystawiane w ddziałach Dcelw - ma być jedn knt bankwe dla PTI i subknta dla ddziałów zwiększy t wiedzę BZG pnsznych ksztach. Mżliwe będzie twieranie subknt dla wydzielnych przedsięwzięć, np. knferencji Dcelw system księgwy ma zapewnić dstęp n-line uprawninych sób z ddziałów d szczegółwych danych księgwych tych ddziałów Brak jest infrmatyczneg wspmagania zarządzania płynnścią finanswą nie jest t w chwili becnej prblem, b PTI ma wlne śrdki finanswe Wyciągi bankwe, p przeniesieniu wszystkich rachunków bankwych d jedneg banku, pbierane będą elektrnicznie W najbliższym czasie ma się zmienić struktura rzliczania ECDL zamiast bezpśrednich umów z sbami realizującymi szklenie i egzaminy, będą umwy z rganizacjami. Zredukuje t liczbę rachunków wystawianych na PTI Płatnści d kntrahentów PTI realizują pszczególne kmórki rganizacyjne. Większść tych płatnści jest czywiście realizwana przez BZG (w tym dtyczące Izby Rzeczznawców). Jednstki rganizacyjne śledzą też spływ płatnści d kntrahentów BZG PTI nie śledzi innych niż planwane przychdy i kszty parametrów prwadznych prjektów. Jak prjekty traktwane są przede wszystkim knferencje. Oprócz teg czasem występują inne prjekty, budżetw pdlegające Zarządwi Głównemu (np. wdrżenie EUCIP p wdrżeniu stanie się n zapewne sbną jednstką rganizacyjną). Strna 9 z 75
Kadry i płace Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Działania Izby Rzeczznawców nie są traktwane jak prjekty plegają ne na realizacji kreślneg zadania przez 1-2 sby. 60% przychdów z każdej ekspertyzy jest przeznaczne na kszty ekspertyz i recenzji. Nie ma tu szczegółweg śledzenia realizacji zadań i ich ksztów Liczba dkumentów księgwych PTI wynsi (rientacyjnie w rku): Dla ECDL k. 10.000 (dcelw, p zmianie struktur rzliczeń, k. 1000) Dla Izby Rzeczznawców k. 400 Dla knferencji kilkadziesiąt kilkaset dkumentów, w zależnści d wielkści knferencji Dla ddziałów, pza knferencjami pjedyncze dkumenty Przychdy PTI pchdzą z następujących źródeł: ECDL k. 50% Izba Rzeczznawców k. 20% Knferencje k. 30% Składki k. 0,5% Drbne kwty dfinanswania niektórych przedsięwzięć przez spnsrów Na etacie zatrudninych jest w PTI k. 15 sób, przede wszystkim w Biurze Zarządu Główneg. Pjawiają się becnie pracwnicy w ddziałach Jest k. 2200 stałych umów dzieł Jest k. 300 stałych umów zleceń Inne umwy zlecenia i dzieł 2-50 miesięcznie Większść umów dzieł i umów zleceń dtyczy ECDL (kilka tysięcy, dcelw, p zmianie struktury rzliczania ECDL kilkaset), następnie Izby Rzeczznawców (k. 300), a następnie ZG. Oddziały mają niewiele umów, głównie związanych z knferencjami Biur Zarządu Główneg sam wysyła deklaracje ZUS przy pmcy prgramu Płatnik Dcelw ddziały pwinny pdpisywać swje umwy dzieł i umwy zlecenia. Obecnie najczęściej rbi t Zarząd Główny Zarządzanie człnkami PTI Osba, która chce zstać człnkiem PTI wypełnia dpwiedni wnisek. Musi uzyskać dwie rekmendacje d dtychczaswych człnków Oddział Mazwiecki testuje piltwy system internetweg zgłaszania takich wnisków Wniski grmadzi sekretarz lub prezes danej jednstki rganizacyjnej Zarząd ddziału pdejmuje uchwałę przyjęciu człnka d PTI Zarząd Główny PTI przyjmuje człnków d kół pdległych ZG, Oddział przysyła d BZG uchwałę, wnisek i rekmendacje człnków wprwadzających Oddział pwiadamia nweg człnka, że zstał przyjęty d PTI Zarząd ddziału decyduje ewentualnym skreśleniu z listy człnków (uchwałą) Ta uchwała też pwinna być przesłana d BZG W Biurze Zarządu Główneg jest sba piekująca się bazą człnkwską. Jej zadaniem jest uzupełnianie i mdyfikwanie tej bazy W Zarządzie Głównym jest wiceprezes ds. człnkwskich, dpwiedzialny za te sprawy Dcelw - każdy człnek ma mieć swje knt w systemie księgwym. Będzie traktwany jak kntrahent. Pzwli t lepsze śledzenie stanu płatnści składek Strna 10 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Od niedawna PTI nie wydaje legitymacji człnkwskich. Rzważane jest wprwadzenie elektrnicznych legitymacji człnkwskich. Pzwli t np. na dstęp d dedykwanych zasbów lub usług PTI, a także na wdrżenie pdpisu elektrniczneg Uchwała ZG Zasady budżetwania i ładu gspdarczeg PTI kreśla zasady pdziału składek pmiędzy ZG i ddziały Rejestr człnków nie pdlega ustawie chrnie danych sbwych Zarządzanie majątkiem trwałym Obieg krespndencji Zasady zakupu śrdków trwałych i wypsażenia kreślne są w Zasadach budżetwania i ładu gspdarczeg PTI BZG prwadzi centralny rejestr śrdków trwałych i wypsażenia PTI Inwentaryzacje każdy ddział rbi sam, na pdstawie danych trzymanych z BZG Prtkły przyjęcia i prtkły zdawcz-dbircze przechwuje BZG Naliczanie dpisów amrtyzacyjnych ma rbić dcelw system księgwy Oddziały mają na stanie niewielkie ilści sprzętu T, czy przy zakupach w ddziałach rbina jest analiza fert, zgdnie z Zasadami budżetwania i ładu gspdarczeg PTI, weryfikwane jest tylk przez kierwnictw jednstek rganizacyjnych i przez Kmisję Rewizyjną Obsługa umów: BZG prwadzi archiwum umów ZG PTI i przekazanych mu umów ddziałów Jeżeli umwę dla ddziału pdpisuje Sekretarz Generalny, musi wcześniej nastąpić akceptacja reprezentacji ddziału Umwami zawartymi przez ddziały zarządzają ddziały. Mgą te umwy przesłać d BZG i wtedy za ich przechwywanie dpwiada BZG. Nie ma ptrzeby skanwania umów i archiwizwania ich elektrnicznie Jest biur prawne, które bsługuje PTI i piniuje umwy Krespndencja wchdząca: Sekretariat BZG przyjmuje przesyłki każda przesyłka jest rejestrwana jak jedna pzycja dziennika Dziennik krespndencji jest elektrniczny (w MS Excel) umieszczny na serwerze sieciwym Numerów dziennika dkumentów przychdzących d BZG jest k. 4000 rcznie (pd jednym numerem dziennika mże być duż dkumentów, np. 100 rachunków) Sekretariat twiera tylk przesyłki d BZG i ZG, pzstałe przekazywane są bez twarcia d adresatów/jednstek rganizacyjnych Jeśli w przesyłce jest wykaz krespndencji, t sekretariat sprawdza zgdnść wykazu z rzeczywistścią Dla przesyłek wieldkumentwych (np. paczka faktur z ddziału) twrzy się pdrejestry Krespndencja nie jest skanwana - skanwanie wydaje się zbyt pracchłnne Krespndencję przechwują jednstki rganizacyjne, d których ta krespndencja była kierwana Krespndencja wychdząca: Krespndencję BZG i ZG nadaje się przez sekretariat Strna 11 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Prwadzny jest rejestr krespndencji wychdzącej (arkusz MS Excel na dysku sieciwym) Częst pd jedną pzycją dziennika jest bardz wiele przesyłek Izba Rzeczznawców i ECDL mają własne rejestry krespndencji wchdzącej i wychdzącej. Pzstałe jednstki rganizacyjne ich nie mają Zarządzanie strną internetwą PTI Osba, która chce cś publikwać na strnie PTI zgłasza wnisek d sby uprawninej (Rzecznika Prasweg, Sekretarza Generalny, Prezesa Oddziału/Kła w zakresie infrmacji Oddziału/Kła) Osba uprawnina pdejmuje decyzję publikacji Materiał publikuje Rzecznik Praswy lub administratr Za funkcjnwanie serwera, na którym psadwina jest strna, dpwiada Sekretarz Generalny Merytrycznie administruje strną Rzecznik Praswy Oprócz strny głównej ZG PTI są jeszcze strny mistrzstw plski infrmatyków w narciarstwie alpejskim i światweg dnia spłeczeństwa infrmacyjneg i elektrniczna tablica głszeń ZG PTI, zarządzane w całści przez Sekretarza Generalneg PTI Wsparcie rganizacji sptkań rganów statutwych PTI Sptkania Zarządów Oddziałów: Sptkania ZG: Opiniwanie prjektów ustaw: Oddziały same rganizują sbie sptkania Oddziały, w większści, nie mają pracwników etatwych Nie wszystkie uchwały ddziałów spływają d BZG. BZG pwinn być infrmwane wszystkich uchwałach Prezes ZG wyznacza terminy Sekretarz Generalny uzgadnia prgram BZG przygtwuje segregatr z dkumentami na sptkanie Sptkanie prtkłuje dwóch człnków zarządu prtkół jest ptem uzgadniany i głswany elektrnicznie Cała krespndencja dtycząca sptkań ZG kierwana jest na dedykwany adres mailwy zarządu. W ten sam spsób dbywają się dyskusje i głswania elektrniczne Sekretarz Generalny sprządza prtkół z głswania Prtkół z głswania pdpisuje Prezes ZG Prtkół trafia d archiwum papierweg i na witrynę PTI Nie ma prcedur przekazywania prtkłów i uchwał, w pstaci elektrnicznej, d archiwum elektrniczneg W PTI są sby dpwiedzialne merytrycznie za śledzenie prjektów ustaw w kilku bszarach. W przypadku stwierdzenia przez taką sbę, że PTI pwinn zapiniwać ustawę, rganizuje na dyskusję na frum internetwym PTI Na pdstawie wyników dyskusji, sba dpwiedzialną merytrycznie za dany bszar przygtwuje prjekt pinii PTI Sekretarz Generalny wysyła przygtwaną pinię d zaintereswanej instytucji i publikuje ją na strnie internetwej Strna 12 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg 2.1.4.3 Ptrzeby w zakresie wsparcia infrmatyczneg Przy analizie ptrzeb w zakresie wsparcia infrmatyczneg Biura Zarządu Główneg PTI należy pdkreślić fakt, że biur t wdraża w chwili becnej zmiany, zarówn dtyczące rganizacji działania PTI, jak i systemów infrmatycznych wspierających jeg działalnść. Najważniejszymi z tych zmian są: Przeniesienie usług księgwych d nwej firmy, z czym związane jest wdrżenie nweg systemu infrmatyczneg d bsługi księgwej Wdrżenie nwych zasad budżetwania Wdrżenie nweg planu knt, dzwierciedlająceg strukturę rganizacyjną PTI Zarejestrwanie człnków PTI jak kntrahentów w systemie księgwym, c pzwli na lepsze śledzenie spływu składek człnkwskich Zmiana spsbu rzliczeń ECDL plegająca na dejściu d pdpisywania umów bezpśredni z sbami fizycznymi birącymi udział w tym prcesie na rzecz umów z firmami, które rzliczać będą się zbircz Rzszerzenie funkcjnalnści systemu płacweg funkcje kadrwe Przeniesienie wszystkich rachunków bankwych PTI d jedneg banku Realizacja prjektu pracwania i wdrżenia jednlitej wizualizacji PTI Zawarcie umwy z firmą, która wdrży w PTI nwy system CMS, który ma bsługiwać wszystkie strny internetwe PTI W związku z pwyższymi zmianami BZG kreślił już ptrzeby w zakresie bsługi finansw-księgwej i kadrw-płacwej PTI. W tej sytuacji Grupa Antares nie prwadziła szczegółwej analizy ptrzeb w tym bszarze. Wdrżenie wyżej wymieninych rzważań zapewni d strny infrmacyjnej: Spełnienie przez PTI wymagań ustawy rachunkwści i innych przepisów prawa dtyczących sprawzdawczści finanswej, pdatkwej i ubezpieczeniwej Dstarczenie PTI, jak całści, i wszystkim jednstkm rganizacyjnym raprtów finanswych, kreślających stan realizacji ich budżetu Udstępnienie wszystkim jednstkm rganizacyjnym wglądu w zapisy księgwe ich dtyczące, pprzez przeglądarkę internetwą Udstępnienie wszystkim jednstkm rganizacyjnym mżliwści wystawiania faktur n-line, pprzez przeglądarkę internetwą Udstępnienie wszystkim jednstkm rganizacyjnym sprawneg narzędzia d publikacji infrmacji na strnach internetwych, w jednlitym standardzie Pełną bsługę płatnści, rzliczeń i sprawzdawczści z tytułu ksztów sbwych W trakcie analizy kreśln jednak cały szereg innych ptrzeb i prblemów infrmacyjnych: Prblemy ze spływem dkumentów ksztwych z jednstek rganizacyjnych d BZG - późnienia, błędy w dekretacji, brak pisów d wyciągów bankwych, błędy w wystawianych fakturach, brak spisów dkumentów przesyłanych zbircz Umwy nie zawsze są pdpisane zgdnie z pełnmcnictwami. MZG musi wtedy uzupełniać pdpisy Brak aktualizacji danych człnków PTI (dane teleadreswe, nazwiska). Człnkwie nie mają mtywacji d wprwadzania tych zmian, b aktualizacja danych nie ma wpływu na zaspkajanie ich ptrzeb. Pwinna być wdrżna centralna baza człnków z dstępem z jednstek rganizacyjnych, a także z mżliwścią aktualizacji danych przez pszczególnych człnków. Przy mżliwści wprwadzania danych przez większą liczbę sób, musi być czywiście mechanizm bufrwania i weryfikacji wprwadzanych danych przed ich publikacją, żeby nie wprwadzić d bazy danych wątpliwej jakści Strna 13 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Przydatne byłby wsparcie infrmatyczne sptkań Zarządu Główneg: Infrmwanie sptkaniach Publikacja materiałów na sptkania Udstępnienie frum dyskusyjneg na temat przedstawinych materiałów Głswanie uchwał drgą elektrniczną Przydatne byłby wsparcie infrmatyczne prcesu piniwania ustaw przez PTI, np. udstępnienie repzytrium dkumentów z mżliwścią nanszenia pprawek na te dkumenty przez sby piniujące, płączne z listą dyskusyjną 2.1.5 Ptrzeby Izby Rzeczznawców 2.1.5.1 Materiały będące pdstawą analizy Pniższa analiza przeprwadzna zstała na pdstawie: Rzmwy z Dyrektrem Izby Rzeczznawców PTI panem Andrzejem Królem Regulamin Izby Rzeczznawców Wzrcwe umwy 2.1.5.2 Charakterystyka działalnści Pdstawwymi zadaniami Izby Rzeczznawców są: Składanie fert Dbieranie zespłu Zawieranie umów z klientem Zawieranie umów z wyknawcami; Wyknanie umów: pinia lub prjekt Odbiór prac Wystawianie faktur Udział w ustalaniu budżetu na przyszły rk Szczegółwe infrmacje uzyskane w trakcie wywiadów przedstawine są pniżej: IR jest działem bizneswym rzliczanym z wyniku działania (ddatkwa premia d wyniku). Dść dynamiczny rzwój bszaru; 2005 r. brót kł 300 tys.; 2006r - kł 500tys. (+50%); 2008 - kł 1 mln zł (+100%); plan na 2009r - w trakcie pracwania. W ciągu trzech lat bsługą bszaru zajmuje się tylk jedna stała sba, c przy becnym pzimie brtów stanwi wąskie gardł wzrstu. Aby uzyskać dzisiejszy czy wyższy pzim brtu należy wzmcnić działania pzyskiwania zleceń (pre-sales i działania handlwe). Racjnalne działanie rzwijające biznes nakazuje zwiększyć zaangażwanie dświadcznych sób d pzyskiwania zleceń i rzszerzania sieci rzeczznawców (pzyskiwanie nwych ptencjalnych wyknawców). Tak więc, należy zdejmwać z szefa IR wszelkie działania prste (lgistyczne) alb przez autmatyzację, alb przez przejęcie zadań przez inne sby (biur lub ddatkwa sba). Ddatkwa sba byłaby w stanie prwadzić mnitring rynku, przetargów i knkursów (i repzytrium/archiwum pinii) Składanie fert składa się z następujących krków: Wstępne zrzumienie i ustalenie zakresu pracy, Znalezienie dpwiedzialneg za realizację (zespłu wyknawczeg), Ustalenie ksztów wyknania; Strna 14 z 75
Przygtwanie i złżenie ferty (zakres, cena, termin) D teg działania ptrzebne jest: Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Znajmść prfili Rzeczznawców (w dniu dzisiejszym 100; aktywnych kł 30) Wzrce innych fert Oświadczenie braku relacji z klientem Zawieranie umów składa się z następujących krków: weryfikacja zapisów umwy ( ile dbiegająca d standardu); parafwanie pdpisywanie przez przedstawicieli bu strn (+rejestracja, nadanie numeru) przygtwanie umwy(-ów) z wyknawcą (back t back agreement) pdpisanie przez przed bie strny ustalenie pstaci prduktów (wzrce dkumentów) z Wyknawcami Wyknanie pracy składa się z następujących krków: D wydania pinii wyznaczny jest Wyknawca (zawsze człnek Izby) i Recenzent (dla zapewnienie kntrli na drugą rękę ) Są stałe zasady rzliczeń wyknywanych prac Umwy zazwyczaj charakteryzują się: krótkim czasem realizacji pilnścią (zdarza się, że rzpczyna się prace, a czasem nawet kńczy przed sfinalizwaniem umwy) IR bazuje na wiedzy i dświadczeniu rzeczznawców i z teg punktu widzenia nie prwadzi żadnych działań związanych z planwanym pdnszeniem umiejętnści, kreślaniem bszarów kmpetencji i budwaniem własnej metdyki pstępwania. W ciągu statnich 3 lat tylk 2-razy wystąpiła ptrzeba (chęć) sięgnięcia d innych pracwań. Z teg punktu widzenia byłby nieracjnalne utrzymywanie bazy wiedzy wystarczy system plików z pprzednimi piniami (i t pd warunkiem niebciążania pracami dzisiejszeg składu IR) Odbiór składa się z następujących krków: P wydaniu pinii przez rzeczznawcę jest na piniwana przez recenzenta (dbiór wewnętrzny). Odbiór recenzenta kńczy się decyzją: pprawne (d przekazania); pprawne, ale z uwagami d naniesienia; niepprawne d dalszej (pnwnej) pracy. P dbirze recenzenta następuje przekazanie d zamawiająceg wraz z prtkłem przekazania (w przypadku prjektu z prtkłem dbiru) Prtkół przekazania (pdpisany dwustrnnie prtkół dbiru) jest pdstawa d wystawienia faktury. Dane d faktury przygtwuje IR, fakturę wystawia i wysyła Biur. Wystawina faktura d klienta jest za razem pdstawa d dbiru faktur/ rachunków d Wyknawców Udział w ustalaniu budżetu na przyszły rk Zgdnie z przyjętym ładem gspdarczym fakt przekrczenia terminu ustalania budżetu w rku 2008 jest knsekwencją świadmie przyjęteg klubweg trybu zarządzania (Zarząd nie narzuca wskaźników finanswych w pszczególnych bszarach, a w przypadku IR, przy tej skali peracji, zasad rzliczeń i incentive. Nie ma specjalneg czekiwania na uzyskanie isttnych ddatkwych przychdów związanych z wynikiem. W dniu dzisiejszym IR nie widzi na bieżąc swjeg wyniku. Wskazane byłby udstępnienie tych danych. Nie jest t jednak wymaganie krytyczne Strna 15 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Zwiększenie przychdów uwarunkwane jest: zwiększeniem działań pre-sales i handlwych (mnitrwanie kazji, reakcje na bieżące wydarzenia -> ferta; pszerzenie ilści aktywnych rzeczznawców; zaintereswanie ddziałów prmcją/ sprzedażą usług IR (system mtywacyjny; wirtualna sieć handlwa ) zmniejszeniem bciążeń natury lgistycznej sób merytrycznych większym zespleniem z resztą PTI (jednlita prezentacja) 2.1.5.3 Ptrzeby w zakresie wsparcia infrmatyczneg W prcesie fertwania: Brak specjalnych czekiwań Przy wzrście ilści aktywnych rzeczznawców -> baza danych cv: d wyszukania ptencjalnych wyknawców i wstępnych sprawdzeniu braku związków z klientem) Baza danych cv: W prcesie zawierania umów: Należy płżyć nacisk na kwantyfikację i ujednlicenie pisywania kmpetencji Sprawny bieg dkumentów System biegu dkumentów z dłącznymi dkumentami (zatwierdzanie elektrniczne) Wykrzystywanie wzrców umów (zweryfikwanych zapisów) W prcesie dbiru Zmniejszenie bciążenia lgistyką bsługi (uzgadnianiem i wystawianiem faktury) System (biegu dkumentów) wspmagający wystawianie faktur (IR sygnał dbiru załączenie prtkłu -> dalszy bieg spraw pza IR) 2.1.6 Ptrzeby ECDL Baza metryczek prjektów w tku dane umwy (zakres, etapy, kwty, rachunki bankwe) 2.1.6.1 Materiały będące pdstawą analizy Pniższa analiza przeprwadzna zstała na pdstawie: Dkumentacji, dstępnej na strnie internetwej PTI raz dkumentów uzyskanych w Plskim Biurze ECDL Wywiadów z panem Janem Raszewskim Ogólnplskim Krdynatrem ECDL Wywiadów z panią Anetą Ostrwską pełniącą bwiązki Kierwnika Plskieg Biura ECDL. Przeglądu Centralnej Bazy Danych ECDL i pinii sób z niej krzystających 2.1.6.2 Charakterystyka działalnści ECDL jest eurpejskim standardem certyfikacji umiejętnści kmputerwych. System certyfikacji zstał pracwany Przez CEPIS -Cuncil f Eurpean Prfessinal Infrmatics Scieties i jest wdrażany przez Fundację ECDL, która zarządza certyfikacją, definiuje bwiązujące standardy, udziela licencji rganizacjm nardwym na wydawanie certyfikatów, zarządza jakścią certyfikacji. Plskie Biur ECDL, jak jednstka rganizacyjna PTI jest jedyną w Plsce rganizacją, która psiada licencję Fundacji ECDL na prwadzenie certyfikacji ECDL w Plsce. Zasady prwadzenia działalnści przez Plskie Biur ECDL wynikają z wymgów kreślnych przez Fundację ECDL raz regulacji wewnętrznych Plskieg Biura ECDL i PTI (częściw w trakcie pracwywania zmian). Strna 16 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Celem nadrzędnym działalnści PTI w bszarze ECDL jest wyrównywanie szans na rynku pracy pracwników plskich w stsunku d eurpejskich. Cel jest siągany pprzez umżliwienie klientm zdbycia certyfikatu ECDL. Certyfikat, dzięki eurpejskiej standaryzacji i rzpznawaniu w całej Eurpie, jest bwiem jednlitym i biektywnym miernikiem umiejętnści zatrudninych bądź też zatrudnianych pracwników, a tym samym daje gwarancję psiadania umiejętnści, właściwych dla pzimu i zakresu kreślneg w certyfikacie. W Plsce wdrżne są następujące prdukty: ECDL i ECDL Advanced: ECDL (ECDL CORE): 7 mdułów/egzaminów, zdawanych w dwlnej klejnści. Certyfikat ECDL uzyskiwany jest p zdaniu egzaminów ze wszystkich mdułów. Aktualnie jest t k.90% wszystkich certyfikatów wydawanych w Plsce. ECDL Advanced (ECDL-A): 4 mduły/ egzaminy; ddzielne certyfikaty za każdy egzamin, certyfikat ECDL Ekspert uzyskuje sba, która skmpletuje 4 Certyfikaty ECDL-A w kreślnym czasie (3 lata) CAD (ECDL CAD): jeden egzamin -> certyfikat. e-citizen; jeden egzamin -> certyfikat. Web starter; jeden egzamin -> jeden certyfikat. Planwane jest wprwadzenie w 2009 rku nweg prduktu ECDL START, który. sba, która zda egzaminy z dwlnych 4 mdułów pzimu pdstawweg.. Ten prdukt wprwadzany jest głównie z myślą ptrzebach prgramów finanswanych ze śrdków Unii Eurpejskiej. Każdy prdukt ma kreślny przez Fundację ECDL zakres wymaganej wiedzy (sylabus), zestaw testów, w kilku wersjach, służących sprawdzeniu tej wiedzy, raz prcedury kreślające spsób przeprwadzania egzaminów. Zasadą generalną jest, że certyfikacja musi być ddzielna d szkleń z zakresu ECDL. Sylabusy są jawne, testy i prcedury egzaminacyjne tajne. Ptwierdzeniem spełniania przez uczestnika wymagań, kreślnych dla daneg prduktu ECDL, jest certyfikat dla daneg prduktu. Certyfikaty wydawane są w pstaci papierwej lub/i jak plastikwa karta. Egzaminy mgą być zdawane w dwlnym kraju, certyfikaty wystawiane przez certyfikwane rganizacje (w Plsce PTI, pprzez Plskie Biur ECDL). Uczestnikami egzaminów są sby w rżnym wieku i różnym pzimie wykształcenia. D pdstawweg ECDL przystępują przeważnie dzieci i młdzież - egzaminy rganizwane są przez szkły. Craz większy prcent certyfikatów jest wydawany dla sób będących beneficjentami prjektów finanswanych ze śrdków Unii Eurpejskiej. Aby egzamin ECDL był ważny, musi być przeprwadzny przez Certyfikwaneg Egzaminatra ECDL i dbywać się w warunkach, kreślnych przez prcedury jakści fundacji ECDL. W przypadku ECDL- CORE, miejsce przeprwadzania egzaminów, zapewniające takie warunki, musi być zgłszne d PB ECDL, zatwierdzne i zarejestrwane, w przypadku pzstałych prduktów ECDL wymagana jest frmalna certyfikacja miejsca, którym jest Labratrium ECDL. Certyfikwanym egzaminatrem dla daneg prduktu ECDL, mże być sba, która spełnia warunki, kreślne dla daneg prduktu ECDL raz przejdzie szklenie. Egzaminatr nie mże prwadzić szkleń z zakresu teg prduktu, w którym jest certyfikwany. Jest zbwiązany d przeprwadzania egzaminów zgdnie z prcedurą i psiadanymi testami raz jest zbwiązany d zachwania tajnści. W przypadku egzaminów ECDL-CORE rganizatrem egzaminów jest egzaminatr. Całść dkumentacji grmadzi i przechwuje PB ECDL. Dkumentem ptwierdzającym zdanie egzaminu jest wpis d karty EKUK (Eurpejska Karta Umiejętnści Kmputerwych), która jest wydawana kandydatwi przed pierwszym egzaminem. W przypadku pzstałych prduktów ECDL rganizacja piera się Certyfikwane Centra Egzaminacyjne i Labratria. Centrum Egzaminacyjne jest rganizacją dpwiedzialną za rejestrację kandydatów, rganizację i egzaminów, przechwywanie dkumentacji. Centrum musi spełniać kreślne wymagania (przede wszystkim dtyczące bezpieczeństwa przechwywanych dkumentów i danych) raz psiadać/współpracwać z c najmniej jednym certyfikwanym labratrium. Centrum uzyskuje certyfikację na pszczególne prdukty ECDL. Strna 17 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Centrum Egzaminacyjne musi współpracwać z certyfikwanymi (właściwymi dla daneg prduktu ECDL) Egzaminatrami ECDL. Wymagane jest świadczenie Egzaminatra współpracy z danym Centrum Egzaminacyjnym. Labratrium ECDL, jest miejscem przeprwadzania egzaminów. Labratrium ECDL musi spełniać także kreślne wymagania. Wymagania te kreślne są w prcedurach jakści Fundacji ECDL, wdrżnych przez Plskie Biur ECDL PTI pwłał Ogólnplskieg Krdynatra PTI, dpwiedzialneg za krdynację wszystkich prac w bszarze ECDL, bieżącą współpracę z Fundacją ECDL i rganizacjami zajmującymi się ECDL w innych krajach. Z Krdynatrem Ogólnplskim współpracują Krdynatrzy Reginalni, dpwiedzialni za dystrybucję kart EKUK, zapewnienie unikalnści numerów, współpracę z egzaminatrami, audyty egzaminów, prmcję ECDL. Agendą PTI, pwłaną d krdynwania prac, bsługi infrmacyjnej systemu nadawania ECDL i sprawwania nadzru nad rzetelnścią przeprwadzania egzaminów jest Plskie Biur ECDL (PB ECDL). Biur działa d pnad 10-ciu lat. W PTI działa także sekcja ECDL, zrzeszająca przede wszystkim egzaminatrów ECDL. PTI pwłał także w dniu 11 września 2008 Kmisję ds. ECDL, której zadaniem jest kształtwanie plityki raz kierunków rzwju i zmian ECDL w Plsce, a także mnitrwanie realizacji wyznacznych celów. Szczegółwe infrmacje uzyskane w trakcie wywiadów i analizy dkumentów, pgrupwane według pszczególnych prcesów, przedstawine są pniżej: 1. Zarządzanie rganizacją ECDL w Plsce Definiwanie zasad rganizacji ECDL w Plsce Obejmuje całść zadań związanych z pracwywaniem systemu ECDL w Plsce -zasad rganizacji i uczestnictwa, zasadami finanswania, zdefiniwaniem reguł i prcedur, analizą skutecznści, mnitrwaniem. Zasady rganizacyjne wypracwywane są we współpracy z Kmisją ECDL i zatwierdzane przez Zarząd PTI Obecne zasady rganizacyjne różnią się, w zależnści d prduktu ECDL. W przypadku wszystkich prduktów ECDL, pza ECDL CORE, marketing, nabór i rejestrację kandydatów, przeprwadzanie egzaminów, wydawanie certyfikatów uczestnikm, pbieranie płat zgdnie z własną plityką cenwą, realizują certyfikwane Centra Egzaminacyjne ECDL A. PB ECDL wystawia certyfikaty uczestnikm na pdstawie zgłszeń trzymywanych za pśrednictwem Centrów, które wydają je uczestnikm. PTI nie pbiera płat bezpśredni d kandydatów/uczestników. Całść rzliczeń prwadzna jest z Centrami Egzaminacyjnymi, które same rzliczają się z kandydatami, Egzaminatrami, Labratriami. W przypadku ECDL CORE rejestracja kandydata, dbywa się za pśrednictwem Egzaminatra ECDL. Cała dkumentacja grmadzna i przechwywana jest w PB PTI. Opłaty wnszne są bezpśredni na knt ZG PTI. Egzamin ECDL CORE rganizuje Egzaminatr w dwlnym miejscu (np. w szkle) - wymagana jest d egzaminatra rejestracja miejsca przeprwadzania egzaminu w PB ECDL. W pierwszej płwie 2009 rku prjektwana jest zmiana teg systemu na rganizację analgiczną d bwiązującej w wypadku pzstałych prduktów ECDL. Pzwli t na znaczne zmniejszenie liczby dkumentów (szczególnie finanswych), jakie musi bsłużyć PBECDL i księgwść PTI. Wyjątkiem będzie pzstawienie w bszarze Biura ECDL wydawania kart EKUK i wydawania certyfikatów także na pdstawie indywidualnych wnisków uczestników. Opłaty - rejestracyjna i płaty za certyfikat (y). Pzstałe rzliczenia z uczestnikami i Egzaminatrami przejmą Centra Egzaminacyjne CORE. Jednym z najbliższych celów teg prcesu jest dprwadzenie d sytuacji, w której 100% egzaminów będzie się dbywał w Certyfikwanych Centrach Egzaminacyjnych ECDL a rzliczenia z kandydatami/uczestnikami CORE prwadzne były przez Centra Egzaminacyjne (pza płatami za EKUK d wyjaśnienia i wystawienie certyfikatów). Strna 18 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Ostatni wprwadzny zstał także jednlity system stawek za przeprwadzenie szklenia egzaminatrów. Miarą teg prcesu jest: - Sprawnść rganizacji mierzna liczbą kandydatów, którzy uzyskali certyfikat cel dległy - 40 tys. rcznie, cel najbliższy kilkanaście tysięcy rcznie. Dla prównania, d dziś wydan k. 40 tys. certyfikatów. - Efektywnść finanswa - Kmpletnść wszystkie prcedury kreślne przez Fundację ECDL rganizacja spełnia. Wdrżenie prcedur jakści Fundacji ECDL (QA Standards), Zapewnienie, że całść zasad bwiązujących w Plsce dpwiada wymaganim Fundacji ECDL Miarą jakści teg prcesu są audyty przeprwadzane przez Fundację ECDL. Zarządzanie prduktami Obejmuje: cenę ptrzeby wdrżenia, pdjęcie decyzji wdrżeniu w Plsce, zapewnienie tłumaczeń sylabusów, materiałów i testów egzaminacyjnych i innych dkumentów, niezbędnych w prcesie egzaminwania, recenzwanie tłumaczeń, pracwanie prgramu szkleń egzaminatrów, przygtwanie materiałów, uzyskanie akceptacji Fundacji ECDL, zaprjektwanie działań służących zaistnieniu prduktu na rynku i ptrzebneg wsparcia infrmatyczneg. Miarą jakści teg prcesu są: - audyty przeprwadzane przez Fundację ECDL. - liczba certyfikatów z daneg prduktu - efektywnść finanswa Wdrażanie narzędzi infrmatycznych Obejmuje: cenę ptrzeby i zakresu wdrżenia, pracwanie wymagań, pdjęcie decyzji wdrżeniu. Miarą jakści teg prcesu są: - zmniejszenie pracchłnnści prcesów bsługiwanych przez PB ECDL - efektywnść finanswa Pddawanie się audytm zewnętrznym Przygtwanie i rganizacja wizyt audytrów, udstępnienie dkumentacji. Miarą jakści teg prcesu są audyty przeprwadzane przez Fundację ECDL. 2. Certyfikacja uczestników Zarządzanie uczestnikami Prces bejmuje: rejestrwanie uczestników, zarządzanie danymi sbwymi, kntrlę wpłat. Celem jest zapewnienie systemu jednznacznej identyfikacji uczestnika w prcesie certyfikacji. Aktualnie rejestracja kandydatów, która dbywa się przed przystąpieniem kandydata d egzaminu - tylk pierwszeg, w wypadku tych prduktów ECDL, gdzie certyfikat wydawany jest na pdstawie kilku zdanych egzaminów (mdułów). W przypadku ECDL CORE, kandydat najpierw wypełnia zgłszenie rejestracyjne raz przekazuje dwód wniesienia płaty rejestracyjnej. Reguluje t prcedura rejestracji uczestnika egzaminu. W przypadku ECDL CORE knieczne jest zarządzanie kartami EKUK. EKUK jest becnie dkumentem papierwym należącym d uczestnika, wymienianym na certyfikat p zdaniu wszystkich wymaganych egzaminów i wniesieniu płaty za certyfikat. Strna 19 z 75
Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Karty EKUK są w dyspzycji krdynatrów reginalnych każdy ma swja pulę numerów. Karty wydają egzaminatrzy przed pierwszym egzaminem, jedncześnie pbierają d Kandydata kartę rejestracyjna (z tym samym numerem EKUK). Kandydat staje się wtedy uczestnikiem. EKUK pełni funkcję identyfikatra uczestnika i dkumentu dwzrwująceg przebieg prcesu. Karta EKUK aktualizwana jest p każdym zdanym egzaminie (wpis z pieczątką egzaminatra). EKUK jest ważny 3 lata d mmentu wystawienia. Każdy zdany egzamin jest ważny 3 lata. Jeśli w trakcie prcesu wygaśnie ważnść EKUK, wówczas prces certyfikacji rzpczynany jest d pczątku, ale mżna zaliczyć bez pwtarzania te egzaminy, których termin ważnści nie upłynął. Za utrzymanie unikalnych numerów EKUK dpwiadają becnie Krdynatrzy reginalni. Miarą jakści teg prcesu jest: - Pprawnść danych sbwych uczestników - Pprawnść numeracji EKUK Przeprwadzanie egzaminów ECDL. Prces inicjuje zgłszenie uczestnika na egzamin. Wymagane jest wniesienie płaty za każdy egzamin. Prces ten jest realizwany przez Centra Egzaminacyjne i Egzaminatrów. Egzamin prwadzny jest zgdnie z prcedurą przeprwadzenia egzaminu. Wynikiem prcesu jest wpis dtyczący uczestnika w prtkle z egzaminu, który egzaminatr przesyła d PB ECDL. Miarą jakści teg prcesu jest rzetelnść przeprwadzania egzaminów mierzna wynikami audytów. Prblemem jest częst identyfikacja wpłat i pwiązanie z właściwą karta rejestracji. Bardz częst wpłaty dknywane są na pczcie i rbi t ktś za kandydata (nie zawsze tym samym nazwisku). Ddatkwym prblemem jest t, że dwdy wpłat i prtkły z egzaminów nie zawsze przychdzą razem, c jeszcze bardziej utrudnia identyfikację. Wystawianie certyfikatów ECDL (tradycyjne i plastikwe karty.). Prces inicjuje wnisek uczestnika, wniesienie płaty za certyfikat i dstarczenie d PB ECDL wypełnineg EKUK (ECDL CORE). Prcedura wystawiania certyfikatu plega na sprawdzeniu, czy kandydat zdał wszystkie egzaminy dla daneg pzimu ECDL, czy ma wymagane inne certyfikaty, czy jest dwód wpłaty za certyfikat. Plastikwe karty są wystawiane w parciu wnisek ze zdjęciem. Miarą prcesu jest późnienie, pmiędzy pzytywnym zakńczeniem statnieg egzaminu a wydaniem certyfikatu. Obecnie k. 3 tygdni - cel n-line. 3. Certyfikacja Centrów Egzaminacyjnych ECDL Prces inicjuje zgłszenie Centrum Egzaminacyjneg d certyfikacji, w którym pdane są wymagane dane (w szczególnści dtyczące wypsażenia niezbędneg d przechwywania dkumentacji). Certyfikacja dbywa się zgdnie z Prcedurą Certyfikacji Centrum Egzaminacyjneg ECDL-A: wstępna cena zgłszenia ekspertyza wyknana przez Krdynatra Reginalneg ECDL na pdstawie umwy dzieł zawartej między PTI a KR, a p uiszczeniu przez instytucję aplikującą płaty inicjującej. wizyta referencyjna Kmisji (Krdynatra Reginalneg) i przedstawienie raprtu Wynikiem prcesu jest decyzja przyznaniu certyfikatu i pdpisanie umwy lub dmwa. Miarą prcesu jest liczba certyfikwanych Centrów (becnie jest 16 - (ECDL-A), d 30.06.2009 pwinn ich być k. 400), liczba zrganizwanych przez nie egzaminów, liczba zarejestrwanych przez Centrum kandydatów. Strna 20 z 75
4. Certyfikacja Labratriów ECDL Kncepcja Infrmatyzacji PTI Dkument analizy stanu becneg Prces Certyfikacji inicjuje zgłszenie Labratrium ECDL d prcesu certyfikacji, w którym pdane są wymagane dane (w szczególnści dtyczące infrastruktury technicznej i dstępneg prgramwania), Certyfikacja dbywa się zgdnie z Prcedurą Certyfikacji Labratrium ECDL-A: wstępna cena zgłszenia ekspertyza wyknana przez Krdynatra Reginalneg ECDL na pdstawie umwy dzieł zawartej między PTI a KR, a p uiszczeniu przez instytucję aplikującą płaty inicjującej. wizyta referencyjna Kmisji (Krdynatra Reginalneg) i przedstawienie raprtu Wynikiem prcesu jest decyzja przyznaniu (lub nie) certyfikatu. Certyfikat ma kreślny termin ważnści, p upływie któreg inicjwany jest przez PB ECDL prces wznwienia certyfikatu, dbywający się według tej samej prcedury, c pierwsze wydanie certyfikatu. Wynikiem prcesu wznwienia certyfikatu jest certyfikat lub uzasadnina dmwa przyznania. Miarą prcesu jest liczba certyfikwanych labratriów liczba przeprwadznych w nich egzaminów 5. Certyfikacja miejsc egzaminwania Miejscem egzaminwanie, które nie musi przejść certyfikacji jest szkła. Prces Certyfikacji inicjuje zgłszenie przez egzaminatra, który wypełnia frmularz - ankieta z pdaniem wymaganych danych. Pdstawą wydania certyfikatu (zarejestrwania) miejsca jest spełnianie wymagań MEN i spełnianie wymagań kreślnych w ankiecie. Nie ma prcesu systematycznej kntrli - wizytacji. Weryfikacja spełniania warunków kreślnych w zgłszeniu dknywana jest przez Krdynatra reginalneg w ramach przeprwadzanych audytów egzaminów. Miarą prcesu jest liczba certyfikwanych miejsc egzaminwania i liczba przeprwadznych w nich egzaminów. 6. Certyfikacja egzaminatrów Prces certyfikacji egzaminatra inicjuje zgłszenie kandydata na egzaminatra daneg prduktu ECDL d uczestnictwa w szkleniu egzaminatrów raz wypełnienie Karty rejestracji Egzaminatra. Egzaminatr musi spełniać warunki wymagane dla daneg prduktu ECDL raz ukńczyć szklenie. Wynikiem prcesu jest decyzja zarejestrwaniu egzaminatra. W przypadku decyzji pzytywnej egzaminatr dstaje certyfikat (numer), pdpisuje umwę kreślającą system rzliczeń, dstaje pieczątkę i płytę z testami (tajne). Certyfikat wygasa autmatycznie, gdy wygasa wersja prduktu, dla której egzaminatr przeszedł szklenie. Szklenia egzaminatrów prwadzne są przez reginalnych Krdynatrów ECDL. Certyfikacja jest na jeden prdukt, czyli na knkretną wersję mdułu ECDL. Nabór i rganizacja szkleń egzaminatrów prwadzny jest przez jednstki terenwe PTI (Oddział/Kl). Umwę z egzaminatrem pdpisuje Ogólnplski Krdynatr ECDL. Certyfikwany egzaminatr mże się zapisać d sekcji ECDL. Jest 3-4 tys. egzaminatrów. Są ni zarejestrwani w Centralnej bazie Danych ECDL. Brak jest mżliwści weryfikacji, którzy egzaminatrzy są aktywni. Miarą prcesu jest: - liczba certyfikwanych egzaminatrów - liczba przeprwadznych egzaminów przez egzaminatrów 7. Wydawanie certyfikatów prgramm szkleniwym Zgdny z ECDL Certyfikaty wydawane są śrdkm szkleniwym zgdnie z prcedura certyfikacji prgramów szkleń na Certyfikat "Zgdny z ECDL". Ważne są kresw (2 lata); przedłużane zgdnie z prcedurą wznawiania certyfikacji prgramów szkleń ( ile nie był isttnych zmian w prgramach, na pdstawie sprawzdania śrdka szkleniweg): przyjęcie frmalneg zgłszenia śrdka szkleniweg d PB ECDL wraz z materiałami szkleniwymi Strna 21 z 75