LPO 4101-07-03/2013 P/13/165 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE (tekst jednolity z uwzględnieniem zmian wprowadzonych uchwałą Zespołu Orzekającego Komisji Rozstrzygającej)
I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Jednostka kontrolowana P/13/165 Usuwanie przez powiaty pojazdów i prowadzenie parkingów strzeżonych dla tych pojazdów Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu 1. Maciej Sterczała, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 86107 z dnia 11 czerwca 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) 2. Jolanta Oko-Brzezińska, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 86088 z dnia 20 maja 2013 r. Starostwo Powiatowe w Gnieźnie, (Starostwo) ul. Jana Pawła II 9/10, 62-200 Gniezno (dowód: akta kontroli str. 3-4) Kierownik jednostki kontrolowanej Dariusz Pilak, Starosta Powiatu Gnieźnieńskiego (dowód: akta kontroli str. 5) Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1 działalność Starostwa w zbadanym zakresie. Pozytywną ocenę uzasadnia: - właściwe, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, przygotowanie Starostwa do realizacji zadań wynikających z art. 130a ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym 2 (Prd), - podejmowanie przez Starostwo działań zmierzających do terminowego prowadzenia postępowań dotyczących pojazdów usuniętych a nieodebranych w terminie 3 miesięcy przez właścicieli, mimo stwierdzonych przypadków przewlekłej realizacji niektórych zadań, - zapewnienie uchwalenia przez Radę Powiatu Gnieźnieńskiego stawek opłat i kosztów związanych z usunięciem i przechowywaniem pojazdów. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: - opóźnionego zamieszczenia w BIP informacji dla właścicieli pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd o czynnościach, które powinni podjąć, aby je odebrać, - zwłoki w przygotowaniu i wdrożeniu zasad postępowania przez pracowników Starostwa oraz przez inne podmioty uczestniczące w realizacji zadań wynikających z art. 130a Prd, 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz. U. z 2012 r., poz. 1137, ze zm.
- przewlekłości przy wnioskowaniu do sądu o orzeczenie przepadku pojazdu na rzecz Powiatu oraz o doręczanie odpisów postanowień ze stwierdzeniem prawomocności orzeczeń w sprawie przepadku pojazdów na rzecz Powiatu, - nieprzestrzegania instrukcji kancelaryjnej przy rejestrowaniu dokumentacji dotyczącej usuniętych pojazdów, - niezapewnienia w okresie od 1 lipca 2012 r. do dnia zakończenia kontroli realizacji przez Powiat zadania wynikającego z art. 130a Prd, w zakresie usuwania i przechowywania na parkingu strzeżonym pojazdów przewożących towary niebezpieczne, - nierzetelnego przeprowadzenia postępowania ofertowego dotyczącego wskazania przez Powiat podmiotu realizującego zadania usuwania i przechowywania pojazdów w okresie od 21 sierpnia do 31 grudnia 2011 r., - niezapewnienia właściwej kontroli działalności przedsiębiorcy prowadzącego parking dla pojazdów usuniętych z dróg oraz nieokreślenia zasad przeprowadzania kontroli tego przedsiębiorcy. III. Opis ustalonego stanu faktycznego Opis stanu faktycznego 1. Przygotowanie Powiatu do realizacji zadań związanych z usuwaniem pojazdów z dróg 1.1. W regulaminie organizacyjnym Starostwa przyjętym uchwałą nr IV/26/2003 Rady Powiatu Gnieźnieńskiego z dnia 27 lutego 2003 r. i jego zmianach 3 nie został zamieszczony zapis o realizacji zadania polegającego na usuwaniu z drogi pojazdów oraz prowadzeniu parkingu strzeżonego dla usuniętych pojazdów. Do zadań wymienionych w ww. regulaminie organizacyjnym, w odniesieniu do wydziału komunikacji i dróg Starostwa, należało m.in. prowadzenie innych spraw wynikających z ustawy Prawo o ruchu drogowym. Powierzone Powiatowi od 21 sierpnia 2011 r. zadanie polegające na usuwaniu pojazdów oraz prowadzeniu parkingu dla tych pojazdów było realizowane w Starostwie przez wydział komunikacji i dróg (WKD) oraz przez inne wydziały w zakresie prowadzanych przez nie, dotychczasowych zadań tj.: wydział organizacyjno-prawny w zakresie ewidencji środków trwałych, ubezpieczenia mienia ruchomego, prowadzenia egzekucji i wystawienia faktur dla stacji demontażu pojazdów, wydział finansowy w zakresie spraw finansowych oraz wydział ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa w zakresie pozyskiwania środków z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie za demontaż pojazdów. (dowód: akta kontroli str. 7-153) Realizacja zadań wynikających z art. 130a Prd, została uwzględniona w zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dwojga pracowników WKD z dniem 3 grudnia 2012 r. Spośród tych pracowników - Pan Tomasz Gadziński wykonywał ww. zadania co najmniej od dnia 6 września 2011 r. 4 natomiast Pani Lucyna Jagła co najmniej od 28 listopada 2011 r. 5 Z wyjaśnień Starosty wynika, że, realizacja ww. zadania należała przed datą 3 grudnia 2012 r. także do obowiązków dwóch innych pracowników Starostwa, wykonujących przedmiotowe zadanie na podstawie 3 Uchwała nr II/13/2010 z dnia 16 grudnia 2010 r., uchwała nr V/41/2011 z dnia 24 lutego 2011 r. 4 Data przeprowadzenia przez Pana Tomasza Gadzińskiego oględzin parkingu prowadzonego w związku z realizacją zadań wynikających z art. 130a Prd. 5 Data dekretacji załatwienia sprawy zgłoszenia przez przedsiębiorcę prowadzącego parking dla usuniętych pojazdów faktu nieodebrania przez właściciela pojazdu w terminie 3 miesięcy od daty jego usunięcia. 2
zamieszczonego w ich zakresach obowiązków, zapisu o obowiązku wykonywania innych zadań zleconych przez Dyrektora. (dowód: akta kontroli str. 156-209, 316, 476, 654) W okresie objętym kontrolą 6 nadzór nad realizacją ww. zadania sprawowali dyrektorzy poszczególnych wydziałów, natomiast kierowanie, zarządzanie i nadzorowanie wydziału komunikacji i dróg należało do obowiązków Wicestarosty Gnieźnieńskiego - Pana Roberta Andrzejewskiego. (dowód: akta kontroli str. 7-153, 154-155) Likwidacja majątku znajdującego się na stanie ewidencyjnym Starostwa, w tym pojazdów usuniętych z dróg i nieodebranych przez właścicieli, które przeszły na własność Powiatu, należała do zadań powołanej w dniu 26 września 2011 r. komisji likwidacyjnej 7. (dowód: akta kontroli str. 256-263) Starosta wprowadził z dniem 30 grudnia 2011 r. 8 zasady i tryb postępowania z pojazdami usuniętymi z drogi na podstawie art. 130a Prd. Przyjęta procedura określała zadania i wydziały odpowiedzialne za ich realizację oraz tryb postępowania od wyboru podmiotu prowadzącego parking strzeżony do czasu zakończenia postępowania, tj. sprzedaży lub demontażu pojazdu. (dowód: akta kontroli str. 209a-209p) W okresie objętym kontrolą, w toku postępowań sądowych dotyczących przepadku na rzecz Powiatu Gnieźnieńskiego (Powiat) pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd, a nieodebranych przez właścicieli, Powiat był reprezentowany na podstawie umów przez następujące podmioty zewnętrzne: od 21 grudnia 2009 r. do 31 grudnia 2011 r. przez kancelarię radcy prawnego oraz od 2 stycznia 2012 r. przez kancelarię prawną. (dowód: akta kontroli str. 374-384) 1.2. W szkoleniach dotyczących nowelizacji Prd dokonanej w dniu 22 lipca 2010 r. 9, wzięły udział: dyrektor WKD Pani Małgorzata Pietrzak-Sikorska, uczestnicząca w czterodniowej konferencji nt. Zadania wydziałów komunikacji w świetle aktualnych regulacji prawnych w transporcie drogowym oraz Członek Zarządu Powiatu Gnieźnieńskiego Pani Alina Kujawska-Matanda, uczestnicząca w jednodniowym konwencie starostów województwa wielkopolskiego, na którym omawiano m.in. zmiany w przepisach dotyczących usuwania pojazdów oraz prowadzenia dla nich parkingów. W sprawie realizacji zadania dotyczącego usuwania pojazdów i prowadzenia parkingów strzeżonych dla tych pojazdów, w Starostwie odbyły się w 2012 r. (w maju, czerwcu oraz październiku) trzy spotkania 10, w których uczestniczyli pracownicy Starostwa wykonujący ww. zadania. (dowód: akta kontroli str. 232-248) 1.3. Pracownicy Starostwa wykonujący zadania wynikające z art. 130a Prd, w okresie objętym kontrolą dysponowali warunkami niezbędnymi do prawidłowej realizacji ww. zadań. W szczególności zapewniono im dostęp do systemu informacji prawnej, przepisów wewnętrznych oraz procedur działań. 6 Od 21 sierpnia 2011 r. do czasu zakończenia czynności kontrolnych NIK w 2013 r. (z uwzględnieniem przypadków pojazdów usuniętych z dróg przed ww. okresem). 7 Zarządzenie nr 63/2011 Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 26 września 2011 r. w sprawie postępowania, działania i powołania Komisji Likwidacyjnej składników majątku ruchomego w Starostwie Powiatowym w Gnieźnie oraz regulaminu jej działania. 8 Zarządzenie nr 89/2011 z dnia 30.12.2011 r. zmienione zarządzeniem nr 45/2012 z dnia 21.08.2012 r. 9 Ustawa z dnia 22 lipca 2010 r. o zmianie ustawy Prawo o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 152, poz. 1018, ze zm.) 10 Notatka służbowa z dnia 15 maja 2012 r., notatka służbowa z dnia 26 czerwca 2012 r. i notatka służbowa z dnia 16 października 2012 r. 3
Ustalone nieprawidłowości (dowód: akta kontroli str. 654 ) 1.4. W okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 23 maja 2013 r. nie wpłynęły do Starostwa skargi oraz wnioski związane z usuwaniem pojazdów z dróg. W okresie tym usuwanie pojazdów z dróg oraz prowadzenie dla tych pojazdów parkingu strzeżonego nie było przedmiotem kontroli wewnętrznej ani zewnętrznej. (dowód: akta kontroli str. 631) 1.5. Procedura dotycząca zasad i trybu postępowania z pojazdami usuniętymi z drogi na podstawie art. 130a Prd wprowadzona Zarządzeniem nr 89 Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 30 grudnia 2011 r. (zmieniona Zarządzeniem nr 45/2012 z dnia 21 sierpnia 2012 r.), została niezwłocznie zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa (BIP), natomiast informacja o parkingu dla właścicieli pojazdów usuniętych z dróg, na którym są one przechowywane oraz o zasadach odbierania tych pojazdów została zamieszczona na stronie BIP dopiero w trakcie kontroli NIK. Według wyjaśnień Starosty, informacja o parkingu przeznaczonym do przechowywania ww. pojazdów, w okresie objętym kontrolą, była także zamieszczona na tablicy ogłoszeń Starostwa oraz WKD. (dowód: akta kontroli str. 264-270, 655-656) Z treści ww. Zarządzenia nr 89/2011 wynika, że celem procedury wprowadzonej tym zarządzeniem było ustalenie zasad i trybu postępowania z pojazdami usuniętymi z drogi na podstawie art. 130a Prd przez pracowników Starostwa oraz przez podmioty wydające dyspozycję o usunięciu, a w szczególności ustalenie postępowania w sprawie złożenia wniosku o przejęcie pojazdu na własność powiatu i trybu likwidacji lub sprzedaży takiego pojazdu. W przedmiotowej procedurze nie zamieszczono informacji o czynnościach, które powinny być podjęte przez właściciela usuniętego pojazdu lub przez osobę do tego upoważnioną, w celu odebrania pojazdu z parkingu. (dowód: akta kontroli str. 209a-209p) W działalności kontrolowanej jednostki w ww. obszarze stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W okresie objętym kontrolą - do dnia 2 lipca 2013 r., Starosta nie zamieścił w BIP informacji dla właścicieli pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd o czynnościach, które powinni podjąć, aby odebrać je z parkingu. Zaniechanie to naruszało art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej 11. Informacja o wyznaczonym przez Starostę przedsiębiorcy prowadzącym parking, na którym są przechowywane usuwane z dróg pojazdy oraz o zasadach odbioru usuniętych pojazdów, została zamieszczona w BIP w trakcie kontroli NIK, tj. w dniu 3 lipca 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 264-270, 655-657) W wyjaśnieniach złożonych w przedmiotowej kwestii Starosta, podał, m.in. że: - na stronie internetowej Starostwa umieszczono w formie zarządzenia Starosty procedurę działania wskazującą sposób postępowania z pojazdami usuniętymi z dróg, - w poszczególnych komórkach organizacyjnych Starostwa, w tym w szczególności w Biurze Podawczym, pracownicy udzielają szczegółowych informacji o trybie postępowania oraz o podmiotach wykonujących zadania w imieniu Powiatu, 11 Dz. U Nr 112, poz. 1198, ze zm. 4
- właściciel pojazdu ma bezpośredni kontakt z funkcjonariuszami dokonującymi czynności usunięcia pojazdu i od nich uzyskuje wszystkie informacje dotyczące postępowania z usuniętym pojazdem, Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa - danymi jednostki, wyznaczonej przez Starostę do usuwania pojazdów oraz ich przechowywania, dysponuje Policja oraz Straż Miejska, - uchwały Rady Powiatu Gnieźnieńskiego w sprawie wysokości opłat za usuniecie pojazdu z drogi i jego przechowywanie na parkingu strzeżonym oraz wysokości kosztów powstałych w przypadku odstąpienia od usunięcia pojazdu, zostały opublikowane na stronie internetowej Starostwa, - informacja o wyznaczonej przez Starostę jednostce znajduje się na tablicy ogłoszeń w holu Starostwa oraz na tablicy ogłoszeń w WKD, - Starostwo udostępnia dla swoich klientów poradnik interesanta, w którym obok innych rejestrów wskazany jest przedsiębiorca wykonujący w imieniu Starosty zadania wynikające z art. 130a Prd. (dowód: akta kontroli str. 265, 266-267, 655-657) 2. Zasady i tryb postępowania przez pracowników Starostwa oraz przez inne podmioty uczestniczące w realizacji zadania polegającego na usuwaniu pojazdów na podstawie art. 130a Prd, zostały ustalone ww. Zarządzeniem nr 89/2011 w dniu 30 grudnia 2011 r., tj. po upływie 131 dni od daty powstania obowiązku realizacji tego zadania przez powiat 12 i po upływie 394 dni od daty zmiany Prd. W złożonym wyjaśnieniu Starosta podał, że termin wprowadzenia ww. Zarządzenia nr 89/2011 wynikał z konieczności dokonania licznych uzgodnień oraz konsultacji związanych z zaangażowaniem w realizacji tego zadania kilku komórek organizacyjnych Starostwa. (dowód: akta kontroli str. 209a-209p, 645) 1. NIK zwraca uwagę, że zadania wynikające z przeprowadzonej w dniu 22 lipca 2010 r. nowelizacji Prd, dotyczące usuwania pojazdów z dróg i prowadzenia dla nich parkingów strzeżonych, do dnia zakończenia kontroli NIK nie zostały w sposób wyodrębniony ujęte w regulaminie organizacyjnym Starostwa. Starosta, w złożonych w tej kwestii wyjaśnieniach, zadeklarował uwzględnienie w regulaminie organizacyjnym Starostwa zadań poszczególnych jego komórek w zakresie usuwania pojazdów i ich przechowywania na podstawie art. 130a Prd. (dowód: akta kontroli str. 7-153, 653-654) 2. Pomimo realizacji przez pracowników WKD - Pana Tomasza Gadzińskiego i Pani Lucyny Jagły czynności dotyczących zadań wynikających art. 130a Prd odpowiednio od września 2011 r. i od listopada 2011 r., polegających m.in. na przeprowadzeniu oględzin parkingu oraz opracowywaniu dokumentacji dotyczącej rozliczeń z przedsiębiorcą prowadzącym parking, zadanie to zostało formalnie uwzględnione w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności tych pracowników od dnia 3 grudnia 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 199-207, 316, 476) 3. Zdaniem NIK, zapewnienie pracownikom WKD, którym powierzono wykonywanie zadań wynikających z art. 130a Prd, udziału w szkoleniach dotyczących tej problematyki, miałoby pozytywny wpływ na jakość wykonywanych przez nie czynności. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność Starostwa w zbadanym obszarze. 12 Od 21 sierpnia 2011 r. 5
2. Podejmowanie działań w stosunku do pojazdów usuniętych z dróg, nieodebranych przez właścicieli w terminie 3 miesięcy Opis stanu faktycznego 2.1. W okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. na terenie Powiatu, na podstawie art. 130a Prd, usunięto z dróg łącznie 91 pojazdów, w tym 85 zostało odebranych przez właścicieli w terminie do 3 miesięcy od dnia wydania przez uprawniony organ dyspozycji o usunięciu pojazdu oraz sześć pojazdów, które w tym terminie nie zostały odebrane przez właścicieli. Usunięcie z dróg ww. 85 pojazdów odebranych przez właścicieli, nastąpiło w 13 przypadkach na podstawie art. 130a ust. 1 pkt 1 Prd 13, w 70 przypadkach na podstawie art. 130a ust. 2 pkt 1 lit. a Prd 14 oraz w dwóch przypadkach na podstawie art. 130a ust. 2 pkt 1 lit. b tej ustawy 15. Usuniecie z dróg ww. sześciu pojazdów nieodebranych przez właścicieli w terminie trzech miesięcy nastąpiło w jednym przypadku na podstawie art. 130a ust. 1 pkt 1 Prd oraz w pięciu przypadkach na podstawie art. 130a ust. 2 pkt 1 lit. a. (dowód: akta kontroli str. 622-628, 635-638) 2.2. W stosunku do wszystkich sześciu pojazdów usuniętych z dróg od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r., a nieodebranych przez właścicieli w terminie 3 miesięcy, Starosta (za pośrednictwem kancelarii prawnej 16 ) wystąpił do sądu z wnioskiem o orzeczenie przepadku na rzecz Powiatu. W celu przygotowania ww. wniosków, Starosta we wszystkich sześciu przypadkach zwracał się do Komendy Powiatowej Policji w Gnieźnie o przekazanie dokumentacji, potwierdzającej skuteczne powiadomienie właściciela pojazdu o jego usunięciu oraz w trzech przypadkach, do Starostwa Powiatowego we Wrześni i do Urzędu Miejskiego w Gnieźnie, w sprawie ustalenia właściciela pojazdu. (dowód: akta kontroli str. 632) W odniesieniu do ww. sześciu pojazdów usuniętych z dróg na podstawie art. 130a Prd od 21 sierpnia 2011 r., a nieodebranych w terminie 3 miesięcy, terminy zwrócenia się przez Starostę do sądu z wnioskiem o orzeczenie ich przepadku na rzecz Powiatu, wyniosły: od 57 do 502 dni (od dnia zawiadomienia Starosty przez podmiot prowadzący parking, do dnia złożenia przez kancelarię prawną reprezentującą Powiat wniosku do sądu o przepadek pojazdu na rzecz Powiatu) oraz odpowiednio od 27 do 472 dni (licząc od upływu 30 dni od dnia ww. zawiadomienia Starosty, do dnia złożenia wniosku do sądu). Główną przyczyną tego stanu rzeczy, były opóźnienia w przekazywaniu do Starostwa przez Komendę Powiatową Policji w Gnieźnie powiadomień właścicieli pojazdów o ich usunięciu. Stwierdzone w toku kontroli terminy przekazywania do Starostwa ww. powiadomień dla dwóch 17 spośród sześciu badanych przypadków usunięcia i nieodebrania pojazdów, wyniosły 83 i 187 dni. (dowód: akta kontroli str. 304-372, 632) 2.3. W przypadku dwóch spośród sześciu pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd od 21 sierpnia 2011 r., a nieodebranych w terminie 3 miesięcy, sąd wydał orzeczenia o przepadku na rzecz Powiatu. W obu przedmiotowych przypadkach do dnia zakończenia czynności kontrolnych, nie zostały wydane postanowienia o prawomocności tych orzeczeń. 13 Pozostawienie pojazdu w miejscu, gdzie jest to zabronione i utrudnia ruch lub w inny sposób zagraża bezpieczeństwu. 14 Kierowanie pojazdem przez osobę znajdującą się w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu alkoholu albo środka działającego podobnie do alkoholu. 15 Kierujący pojazdem nie posiada przy sobie dokumentów uprawniających do kierowania lub używania pojazdu. 16 Na podstawie: umowy z dnia 21 grudnia 2009 r. zawartej przez Powiat z kancelarią radcy prawnego oraz umowy nr 8/OP/2011 z dnia 8 lipca 2011 r. zawartej przez Powiat z kancelarią prawną. 17 Pojazdy o numerach rejestracyjnych: PWR 4 i PGN J 6
Niewydanie przez sąd orzeczeń o przepadku czterech spośród sześciu pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd od 21 sierpnia 2011 r. i nieodebranych w terminie 3 miesięcy, w trzech przypadkach wynikało z nieustalenia przez sąd do czasu kontroli NIK daty posiedzenia 18 oraz w jednym przypadku z ustalenia przez sąd daty posiedzenia w terminie po zakończeniu czynności kontrolnych 19. Ustalone nieprawidłowości Przyczyną niewydania przez sąd ww. dwóch postanowień o prawomocności orzeczeń o przepadku pojazdów było niezwrócenie się przez kancelarię reprezentującą Powiat o przekazanie przez sąd odpisu postanowienia ze stwierdzeniem prawomocności orzeczenia o przepadku pojazdów na rzecz Powiatu 20. W jednym spośród sześciu ww. przypadków, pomimo złożenia do sądu niewymagającego uzupełnienia wniosku o przepadek pojazdu, okres do wyznaczonego terminu posiedzenia sądu, wyniósł trzy miesiące 21. (dowód: akta kontroli str. 632) 2.4. Dwa spośród sześciu wniosków o orzeczenie przepadku na rzecz Powiatu pojazdów usuniętych z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r., wymagały uzupełnienia w związku ze zobowiązaniem do tego przez sąd kancelarii prawnej reprezentującej Powiat. W jednym przypadku sąd stwierdził, że wniosek wymagał uzupełnienia o właściwe pełnomocnictwo dla radcy prawnego, a w drugim, że wniosek należało uzupełnić o dokument potwierdzający tożsamość właściciela pojazdu. (dowód: akta kontroli str. 304-372, 385-386, 632) W działalności kontrolowanej jednostki w ww. zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Spośród sześciu pojazdów 22 usuniętych z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r., do 31 grudnia 2012 r., a nieodebranych przez właścicieli, czas liczony od dnia zwrócenia się przez Starostę do kancelarii prawnej o złożenie wniosku do sądu o orzeczenie przepadku pojazdu, do dnia złożenia przez kancelarię takiego wniosku, wyniósł: 31 dni dla pojazdu o numerze rejestracyjnym PWR 4, 46 dni dla pojazdów o numerach: PGN 2 i SWZ 7, 46 dni dla pojazdu o numerze PGN J, 34 dni dla pojazdu o numerze PGN HV oraz 44 dni dla pojazdu o numerze PGN HT. W przedmiotowych przypadkach, przekroczenie dopuszczalnego, zdaniem NIK, terminu 14 dni na opracowanie ww. wniosków, wyniosło dla wymienionych pojazdów odpowiednio: 17, 32, 32, 32, 20 i 30 dni, tj. łącznie 163 dni. Łączna wysokość opłat za przechowanie samochodu osobowego w tym okresie, w przedmiotowych przypadkach, w razie ich naliczenia, wyniosłaby 5.997 zł 23. (dowód: akta kontroli str. 249-257, 632) Z wyjaśnień złożonych przez Starostę wynika, że ww. opóźnienia spowodowane były koniecznością sprawdzenia kompletności dokumentacji i przygotowania projektu wniosku o przepadek. Starosta wyjaśnił ponadto, że trudno jest w przedmiotowych sprawach osiągnąć sytuację wzorcową, to jest, by złożenie 18 Wnioski do sądu zostały złożone odpowiednio w dniach: a) 22.03.2012 r. (data złożenia wniosku) i 14.08.2012 r. (data uzupełnienia wniosku o właściwe pełnomocnictwo dla radcy prawnego), b) 28.05.2013 r., c) 28.05.2013 r. 19 23 lipca 2013 r. 20 Posiedzenia sądu odbyły się w dniu 26 kwietnia 2013 r. 21 Dotyczy pojazdu o numerze rejestracyjnym PGN HV 22 Samochodów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t. 23 W przypadku pojazdu o numerze rejestr. PGN 2-595 zł (17 dni x 35 zł = 595 zł), w przypadku pojazdów o numerach rejestr. PGN 2 i SWZ 7-2.368 zł (64 dni x 37 zł = 2.368 zł), w przypadku pojazdu o numerze rejestr. PGN J - 1.184 zł (32 dni x 37 zł = 1.184 zł), w przypadku pojazdu o numerze rejestr. PGN HV - 740 zł (20 dni x 37 zł = 740 zł), w przypadku pojazdu o numerze rejestr. PGN H 1.110 zł (30 dni x 37 zł = 1.110 zł). 7
Uwagi dotyczące badanej działalności wniosku do sądu następowało natychmiast po przekazaniu dokumentów ze Starostwa. (dowód: akta kontroli str. 659-660) NIK wskazuje, że korzystanie z usług kancelarii prawnej przy składaniu ww. wniosków do sądu, nie zdejmuje ze Starosty odpowiedzialności za rzetelne i terminowe 24 realizowanie zadań wynikających z postanowień art. 130a Prd. 2. W przypadku dwóch pojazdów o numerach rejestracyjnych PGN J oraz PGN HV, które zostały usunięte z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. i nie zostały odebrane w terminie 3 miesięcy, pomimo odbycia się posiedzeń sądu w dniu 26 kwietnia 2013 r., do dnia zakończenia kontroli NIK, kancelaria prawna reprezentująca Powiat nie zwróciła się do sądu o doręczenie odpisu postanowienia ze stwierdzeniem prawomocności orzeczenia w sprawie przepadku pojazdów na rzecz Powiatu. Starostwo podjęło kroki w celu wyegzekwowania od kancelarii prawnej odpowiednich działań w toku kontroli NIK, w dniu 11 lipca 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 632, 669-670) 3. W przypadku dwóch spośród sześciu nieodebranych przez właścicieli pojazdów usuniętych w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r., stwierdzono nieopatrzenie dokumentacji przekazanej bezpośrednio do Starostwa przez Policję pieczęcią wpływu oraz niezarejestrowanie wpływu tych dokumentów w rejestrze przesyłek wpływających, co naruszało 40 ust. 3 i 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej 25. Starosta, w złożonym wyjaśnieniu podał, że ww. uchybienie spowodowane było niedopatrzeniem pracownika WKD, który kierował się chęcią przyspieszenia załatwienia sprawy. Z pracownikiem tym przeprowadzono rozmowę, w trakcie której został pouczony o konieczności zachowania szczególnej dbałości w zakresie przestrzegania obowiązującej instrukcji kancelaryjnej. (dowód: akta kontroli str. 632, 661) 1. NIK zwraca uwagę, że stwierdzona przez sąd (w dwóch przypadkach) konieczność uzupełnienia przez kancelarię prawną wniosków o orzeczenie przepadku na rzecz Powiatu pojazdów usuniętych w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r., spowodowała wydłużenie postępowań w tych sprawach łącznie o 188 dni, co zwiększy wysokość kosztów, którymi obciążeni zostaną ich właściciele łącznie o kwotę 6.666 zł 26. (dowód: akta kontroli str. 249-257, 304-372, 632) W złożonych wyjaśnieniach Starosta podał, że sąd w zależności od składu orzekającego, w sposób zróżnicowany oceniał kompletność składanych wniosków o orzeczenie przepadku pojazdów. Według przywołanej przez Starostę opinii kancelarii prawnej, wszystkie składane w tej sprawie wnioski były pełne i kompletne. (dowód: akta kontroli str. 660-661) 2. NIK zwraca także uwagę, że w umowie nr 8/OP/2011, zawartej przez Powiat z kancelarią prawną o świadczenie usług obsługi prawnej obejmującej reprezentowanie Powiatu przed sądami w sprawach o przepadek pojazdów usuniętych na podstawie art. 130 a Prd, zostały zawarte postanowienia o możliwości 24 Bez zbędnej zwłoki. 25 Dz. U. Nr 14, poz. 67. 26 W przypadku samochodu osobowego, o numerze rejestr. PWR 4, liczba dni, które upłynęły od dnia złożenia wniosku wymagającego uzupełnienia, do dnia złożenia kompletnego wniosku, wyniosła 145 dni; wysokość opłaty za przechowywanie pojazdu ww. typu, w 2012 r. przez okres 145 dni na parkingu prowadzonym przez Powiat powinna wynosić 5.075 zł (145 dni x 35 zł = 5.075 zł). W przypadku samochodu osobowego, o numerze rejestr. PGN J, liczba dni, które upłynęły od dnia złożenia wniosku wymagającego uzupełnienia, do dnia złożenia kompletnego wniosku, wyniosła 43 dni; wysokość opłaty za przechowywanie pojazdu ww. typu, w 2013 r. przez okres 43 dni na parkingu prowadzonym przez Powiat powinna wynosić 1.591 zł (43 dni x 37 zł = 1.591 zł). 8
zapłacenia przez kancelarię prawną kary umownej za nienależyte wywiązywanie się z umowy. Pomimo stwierdzonych w toku kontroli przypadków opóźnień w realizacji zadań powierzonych przez Powiat, Starosta dotychczas nie skorzystał z przedmiotowej możliwości. Odnośnie przyczyny niewystąpienia o zapłacenie kary umownej w związku z nienależytym wywiązywaniem się przez kancelarię z ww. umowy, Starosta wyjaśnił, że dotychczas nie stwierdzono podstaw do zastosowania takich działań. (dowód: akta kontroli str. 377-384, 660-661) 3. NIK zwraca uwagę, że w jednym 27 spośród sześciu analizowanych przypadków, przez okres 304 dni od złożenia kompletnego wniosku o orzeczenie przepadku usuniętego i nieodebranego z parkingu pojazdu, sąd nie ustalił terminu posiedzenia. Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność Starostwa w zbadanym obszarze. 3. Realizacja zadań związanych z wykonywaniem orzeczeń sądów o przepadku pojazdu na rzecz Powiatu 3.1. Spośród sześciu pojazdów usuniętych z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. na podstawie art. 130a Prd, a które nie zostały odebrane przez właścicieli w terminie 3 miesięcy od daty usunięcia, w dwóch przypadkach 28, w dniu 26 kwietnia 2013 r. doszło do orzeczenia przez sąd przepadku pojazdu na rzecz Powiatu. Z uwagi na to, że do czasu zakończenia kontroli, reprezentująca Powiat kancelaria prawna nie zwróciła się do sądu o doręczenie odpisów postanowień ze stwierdzeniem prawomocności orzeczeń, nie doszło do ubezpieczenia przedmiotowych pojazdów od odpowiedzialności cywilnej. Przywołane przypadki niezwrócenia się kancelarii prawnej do sądu zostały opisane w punkcie 2. niniejszego wystąpienia pokontrolnego. (dowód: akta kontroli str. 632, 669-670) 3.2. W związku z okolicznościami przywołanymi w punkcie 3.1. wystąpienia pokontrolnego, Starostwo do czasu zakończenia kontroli NIK nie zleciło biegłemu skarbowemu, oszacowania wartości ww. dwóch pojazdów, które uległy przepadkowi na rzecz Powiatu. (dowód: akta kontroli str. 632, 669-670) 3.3. Do czasu zakończenia czynności kontrolnych, Starosta nie wydał decyzji administracyjnych o zapłacie kosztów, o których mowa w art. 130a ust. 10h Prd., w odniesieniu do pojazdów usuniętych z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. Jak wcześniej wskazano (pkt 3.1.), spośród sześciu pojazdów usuniętych z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r. nieodebranych przez właścicieli, w czterech przypadkach sąd nie orzekł o ich przepadku na rzecz Powiatu, a w dwóch przypadkach Starostwo do czasu kontroli nie uzyskało odpisu prawomocnego orzeczenia sądu w tej sprawie. W związku z niezakończeniem przedmiotowych postępowań, wydanie przez Starostę decyzji nie było możliwe. (dowód: akta kontroli str. 632, 634, 662-663) W działalności kontrolowanej jednostki w ww. zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Starostwa w zbadanym obszarze. 27 Okres od dnia złożenia kompletnego wniosku do sądu (14 sierpnia 2012 r.) do czasu kontroli NIK (14 czerwca 2013 r.) w przypadku pojazdu o numerze rejestr. PWR 4 wyniósł 304 dni. 28 Dotyczy pojazdów o numerach rejestracyjnych: PGN J oraz PGN H. 9
Opis stanu faktycznego 4. Prowadzenie parkingów strzeżonych dla pojazdów usuniętych z dróg, ustalanie opłat za ich prowadzenie oraz rozliczanie kosztów usuwania, przechowywania, oszacowania, sprzedaży lub zniszczenia pojazdów 4.1. W okresie objętym kontrolą Powiat powierzył usuwanie pojazdów z dróg oraz prowadzenie parkingu dla pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd, przedsiębiorcy P.Z. Z podmiotem tym Powiat zawarł łącznie cztery umowy 29, których terminy realizacji obejmowały następujące okresy: od 21 sierpnia do 31 grudnia 2011 r., (umowa nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r.), od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. (umowa nr 217/W/KD/2011 z dnia 20 grudnia 2011 r.), od 1 lipca 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. (umowa nr 169/W/KD/2012 z dnia 28 czerwca 2012 r. wraz z aneksem z dnia 31 października 2012 r.) oraz od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. (umowa nr 248/W/KD/2012 z dnia 20 grudnia 2012 r.). W umowach tych zostały określone obowiązki wykonawcy, do których należało m.in.: usuwanie oraz przechowywanie pojazdów, wydawanie ich właścicielom (posiadaczom), sprzątanie miejsca usunięcia pojazdu z ewentualnych elementów zagrażających bezpieczeństwu ruchu drogowego, świadczenie usług całodobowo, prowadzenie ewidencji dotyczącej usuniętych i przechowywanych pojazdów, przekazywanie do Starostwa informacji o liczbie przechowywanych pojazdów i otrzymanych dyspozycji, a także informowanie o przypadkach nieodebrania pojazdów w terminie trzech miesięcy od dnia ich usunięcia. Przywołane umowy zawierały zapisy, w których Powiat zabezpieczył swoje interesy poprzez zapewnienie m.in. prawa do: rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym i żądania zapłacenia kary umownej za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie umowy, dochodzenia odszkodowania uzupełniającego od wykonawcy, weryfikacji dokumentów stanowiących podstawę wypłacenia wynagrodzenia za wykonanie umowy. (dowód: akta kontroli str. 271-303) W okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 30 czerwca 2012 r. Powiat realizował zadania wynikające z art. 130a ust. 5f Prd w zakresie usuwania i przechowywania na parkingu strzeżonym pojazdów przewożących towary niebezpieczne, zamieszczając w umowach zawartych z przedsiębiorcą P.Z. nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r. oraz nr 217/W/KD/2011 z dnia 20 grudnia 2011 r. zapisy zobowiązujące do usuwania i przechowywania pojazdów przewożących towary niebezpieczne. W zaproszeniach do udziału w odpowiednich postępowaniach przeprowadzonych w celu wyłonienia podmiotu prowadzącego tego rodzaju działalność, zamieszczono m.in. obowiązek usuwania i przechowywania takich pojazdów. (dowód: akta kontroli str. 271-284) 4.2. W ww. umowach zawartych przez Powiat w przedmiocie usuwania i przechowywania pojazdów na podstawie art. 130a Prd, zamieszczone zostały zapisy uprawniające zamawiającego do kontrolowania sposobu wykonywania przez ww. przedsiębiorcę powierzonych mu zadań, w tym w szczególności prawidłowości prowadzenia ewidencji przyjmowania i wydawania pojazdów z parkingu. (dowód: akta kontroli str. 271-303) W okresie objętym kontrolą, pracownicy Starostwa przeprowadzili jedną kontrolę parkingu wykorzystywanego do realizacji zadań wynikających z art. 130a Prd prowadzonego przez przedsiębiorcę, z którym Powiat zawarł ww. umowy. Kontrola 29 Umowa nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r., umowa nr 217/W/KD/2011 z dnia 20 grudnia 2011 r., umowa nr 169/W/KD/2012 z dnia 28 czerwca 2012 r. oraz umowa nr 248/W/KD/2012 z dnia 20 grudnia 2012 r. 10
ta przeprowadzona w dniu 6 września 2011 r., w formie oględzin, została udokumentowana protokółem, w którego treści podano m.in., że parking spełniał wymogi określone w umowie nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r. (dowód: akta kontroli str. 476) W objętym kontrolą okresie do Starostwa nie wpłynęły skargi dotyczące funkcjonowania ww. parkingu. (dowód: akta kontroli str. 631) 4.3. Z analizy spraw dotyczących sześciu przypadków pojazdów usuniętych z dróg w okresie od 21 sierpnia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r., a nieodebranych przez właścicieli, wynika, że przedsiębiorca, któremu Powiat powierzył prowadzenie parkingu dla takich pojazdów, niezwłocznie (w ciągu 1-2 dni) powiadamiał Starostę, że pojazd nie został odebrany z parkingu po upływie 3 miesięcy od daty usunięcia. W zawartych przez Powiat umowach dotyczących prowadzenia ww. parkingu, zamieszczono zapis o możliwości żądania zapłacenia przez wykonawcę kary umownej w przypadku nienależytego wykonania tych umów, tj. m.in. w przypadku nieterminowego powiadomienia Starosty o nieodebraniu pojazdu (art. 130a ust. 10g Prd). (dowód: akta kontroli str. 271-303, 632) 4.4. Starosta zapewnił ustalenie przez Radę Powiatu Gnieźnieńskiego na lata: 2011, 2012 i 2013 30 (za okres objęty kontrolą), wysokości opłat za usuniecie i przechowanie pojazdu, przyjmując maksymalne stawki 31. W podjętych uchwałach ustalone zostały również, dla ww. lat, wysokości opłat dla przypadków, w których nastąpiło odstąpienie od usunięcia pojazdu, jednakże wydanie dyspozycji usunięcia pojazdu spowodowało powstanie kosztów (50% opłaty maksymalnej za usuniecie pojazdu). W uzasadnieniach do podjętych przez Radę Powiatu Gnieźnieńskiego uchwał w sprawie wysokości opłat za usunięcie i przechowywanie pojazdów, wskazano przesłanki, którymi kierowano się przy formułowaniu ich treści. (dowód: akta kontroli str. 249-257) 4.5. Zgodnie z postanowieniami umów zawartych przez Powiat w przedmiocie usuwania i przechowywania pojazdów, przedsiębiorca P.Z. prowadzący ww. działalność, za usuwanie i przechowywanie na parkingu pojazdów, odebranych przez właścicieli, otrzymywał wynagrodzenie wypłacane przez Powiat na podstawie wystawianych faktur oraz załączanych do nich wykazów usuniętych i odebranych pojazdów. Wynagrodzenie to było uzależnione od liczby usuniętych i przechowywanych na parkingu strzeżonym pojazdów. Według treści ww. umów, wypłacenie przedsiębiorcy wynagrodzenia z tytułu usuwania i przechowywania pojazdów, które nie zostały odebrane z parkingu w terminie 3 miesięcy od daty ich usunięcia, może nastąpić jedynie po zapłaceniu przez właściciela, kosztów jego usunięcia, przechowywania, oszacowania, sprzedaży lub zniszczenia, powstałych od momentu wydania dyspozycji jego usunięcia, do zakończenia postępowania. Zgodnie z art. 130a ust. 10h Prd, decyzję administracyjną o zapłacie tych kosztów wydaje starosta. (dowód: akta kontroli str. 271-303) 30 Uchwała nr XI/87/2011 z dnia 21 czerwca 2011 r., uchwała nr XIV/103/2011 z dnia 24 listopada 2011 r., uchwała nr XXVII/183/2012 z dnia 30 października 2012 r. 31 Na 2011 r. przyjęto maksymalną wysokość opłat określoną w art. 130 ust. 6a Prd, na 2012 r. - maksymalną wysokość opłat wynikającą z obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie ogłoszenia obowiązujących w 2012 r. maksymalnych stawek opłat za usunięcie pojazdu z drogi i jego przechowanie na parkingu strzeżonym (M.P. z dnia 13 września 2011 r. Nr 82, poz. 830) i na 2013 r. maksymalną wysokość opłat wynikającą z obwieszczenia Ministra Finansów z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie ogłoszenia obowiązujących w 2013 r. maksymalnych stawek opłat za usuniecie pojazdu z drogi i jego przechowanie na parkingu strzeżonym (M.P. z dnia 9 sierpnia 2012 r. poz. 579). 11
W przywołanych umowach zostały ustalone kwotowo stawki wynagrodzenia brutto za poszczególne rodzaje usuwanych i przechowywanych pojazdów, tj.: - w przypadku umów: nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r. oraz nr 217/W/KD/2011 z dnia 20 grudnia 2011 r.: rower lub motorower, motocykl, pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t do 7,5 t, pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 7,5 t do 16 t, pojazd przewożący materiały niebezpieczne, - w przypadku umów: nr 169/W/KD/2012 z dnia 28 czerwca 2012 r. oraz nr 248/W/KD/2012 z dnia 20 grudnia 2012 r.: rower lub motorower, motocykl, pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t do 7,5 t, pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 7,5 t do 16 t. Przedmiotowe stawki, we wszystkich wymienionych umowach, zostały określone dla każdej rozpoczętej doby przechowywania. Według wszystkich ww. umów, przedsiębiorca został zobowiązany do wystawienia właścicielowi lub posiadaczowi pojazdu zgłaszającemu się po jego odbiór, karty parkingowej, w której przedsiębiorca powinien zamieścić informacje o: rodzaju/typie pojazdu, wysokości opłaty za jego usunięcie (zgodnej z aktualnymi stawkami opłaty ustalonymi przez Radę Powiatu Gnieźnieńskiego), dacie usunięcia i dacie odebrania pojazdu, liczbie dni przechowywania, łącznej opłacie za przechowywanie i kwocie łącznej opłaty za usunięcie i przechowywanie. We wzorach karty parkingowej nie zamieszczono informacji o godzinie umieszczenia pojazdu na parkingu oraz o godzinie jego odebrania. Karta winna ponadto zawierać informację o aktualnych stawkach opłat za usunięcie i przechowywanie pojazdów, wynikających z odpowiednich uchwał Rady Powiatu Gnieźnieńskiego oraz miejsca na podpis wystawiającego kartę oraz odbierającego pojazd. Zgodnie z ww. umowami, przedsiębiorca został zobowiązany do przekazywania do Starostwa kserokopii wystawionych kart parkingowych. (dowód: akta kontroli str. 271-303) W okresie objętym kontrolą Starosta nie wydał decyzji, o których mowa w art. 130a ust. 10h Prd (punkt 3.3. wystąpienia) i w związku z tym nie doszło do ostatecznego rozliczenia wynagrodzenia dla przedsiębiorcy przechowującego pojazdy usunięte na podstawie art. 130a Prd. z tytułu usuwania i przechowywania pojazdów nieodebranych przez właścicieli w terminie do 3 miesięcy do daty ich usunięcia. (dowód: akta kontroli str. 632, 662) Szczegółowym badaniem prawidłowości pobierania opłat za usuwanie i przechowywanie pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd odebranych przez właścicieli w terminie do 3 miesięcy od daty ich usunięcia, objęto 10 (100%) spraw dotyczących pojazdów, które w okresie objętym kontrolą zostały usunięte i odebrane przez właścicieli w tym samym dniu. We wszystkich analizowanych przypadkach, na kartach parkingowych, przedsiębiorca prowadzący parking zamieścił właściwą wysokość opłaty za usunięcie pojazdu, a opłaty wniesione przez właścicieli pojazdów za usunięcie pojazdów były zgodne z obowiązującymi stawkami ustalonymi przez Radę Powiatu Gnieźnieńskiego. (dowód: akta kontroli str. 249-257, 504-530, 556-571) Wydatki Powiatu poniesione w latach: 2011 (21.08.-31.12.), 2012 i 2013 (01.01.- 31.05.) z tytułu zakupu usługi usuwania i przechowywania pojazdów na podstawie art. 130a Prd, wyniosły odpowiednio: 2.971,68 zł, 38.312,36 zł i 4.290,00 zł. Dochody Powiatu uzyskane z tytułu opłat wniesionych za usuwanie i przechowywanie pojazdów na podstawie art. 130a Prd, wyniosły w ww. okresach 12
Ustalone nieprawidłowości odpowiednio: 6.270,00 zł, 42.822,00 zł i 7.636,00 zł. Przedmiotowa różnica wynikała z niższych stawek wynagrodzenia płaconych przedsiębiorcy od stawek opłat, pobieranych od właścicieli pojazdów, określonych w uchwałach Rady Powiatu. (dowód: akta kontroli str. 542-571) W działalności kontrolowanej jednostki w ww. zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W okresie od 1 lipca 2012 r. do dnia zakończenia kontroli Starosta nie zapewnił realizacji przez Powiat zadania wynikającego z art. 130a ust. 5f Prd w zakresie usuwania i przechowywania na parkingu strzeżonym pojazdów przewożących towary niebezpieczne. W zawartych przez Powiat z przedsiębiorcą P.Z. umowach nr 169/W/KD/2012 z dnia 28 czerwca 2012 r. oraz nr 248/W/KD/2012 z dnia 20 grudnia 2012 r. w przedmiocie usuwania i przechowywania pojazdów na podstawie art. 130a Prd, nie zamieszczono zapisów zobowiązujących ww. przedsiębiorcę do usuwania i przechowywania pojazdów przewożących towary niebezpieczne, co było skutkiem niezamieszczenia w zaproszeniach do udziału w odpowiednich postępowaniach przeprowadzonych w celu wyłonienia podmiotu prowadzącego przedmiotową działalność, obowiązku usuwania i przechowywania takich pojazdów. Obowiązująca w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. umowa nr 217/W/KD/2011 z dnia 20 grudnia 2011 r. zawierała wprawdzie zapisy zobowiązujące przedsiębiorcę P.Z. do usuwania i przechowywania pojazdów przewożących towary niebezpieczne, ale z uwagi na ustalony w tej umowie roczny limit wydatków (15 tys. zł), po 2 lipca 2012 r. nie były realizowane na jej podstawie odpłatne usługi wynikające z przedmiotu tej umowy. (dowód: akta kontroli str. 271-303, 500a-500p, 542-554) Wielkopolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego w Poznaniu (WWITD) pismem nr WP.021.3.2012.WPB z dnia 28 marca 2012 r., poinformował Starostę, że parking wykorzystywany przez przedsiębiorcę P.Z. do realizacji zadań wynikających z art. 130a Prd, nie spełnia wymogów określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie parkingów. W piśmie tym WWITD zwrócił się do Starosty z prośbą o wyznaczenie jednostki do prowadzenia parkingu spełniającego warunki ww. rozporządzenia. Starosta podjął działania w celu ustalenia, czy w okolicznych gminach oraz w województwie wielkopolskim istnieją parkingi spełniające wymogi ww. rozporządzenia. Z informacji udzielonych Staroście przez Spółdzielnię Kółek Rolniczych w Witkowie, Wielkopolski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Poznaniu, Zarząd Dróg Powiatowych w Gnieźnie, Urząd Miejski w Gnieźnie, Urząd Gminy Łubowo, Urząd Gminy Niechanowo, Urząd Miejski Gminy Kłecko, Urząd Gminy Mieleszyn oraz WWITD wynika, że podmioty te nie mogły wskazać parkingów spełniających wymogi ww. rozporządzenia, które mogłyby być wykorzystane przez Powiat dla realizacji zadań wynikających z art. 130a Prd. (dowód: akta kontroli str. 482-500) W złożonych wyjaśnieniach, Starosta podał, że Starostwo stoi na stanowisku, iż pojazdy przewożące towary niebezpieczne powinny być przechowywane na parkingu spełniającym wymagania przepisów prawa w tym zakresie, a przepisy w tej materii są nieprecyzyjne i niejasne. Wyznaczenie jednostki spełniającej wymagania przepisów w zakresie przechowywania tego typu pojazdów stwarza duże trudności realizatorowi zadania. Ponadto, Pan Starosta wyjaśnił, że z uwagi na fakt, iż w ostatnich 10 latach nie dokonano usunięcia żadnego pojazdu przewożącego towary niebezpieczne, ewentualna budowa takiego parkingu byłaby niegospodarna 13
i niecelowa. W ocenie Starosty, charakter oraz skala przedmiotowego zadania skłania do postawienia pytania, czy zadanie to nie powinno zostać przekazane samorządom wojewódzkim. (dowód: akta kontroli str. 641-642, 663-665) W ocenie NIK, napotkane utrudnienia w realizacji zadań wynikających z art. 130a Prd w zakresie usuwania i przechowywania pojazdów przewożących towary niebezpieczne, nie zwalniają Starosty z wywiązania się tego obowiązku. 2. Umowa nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r., której przedmiotem było usuwanie i przechowywanie pojazdów na podstawie art. 130a Prd, w okresie od 21 sierpnia do 31 grudnia 2011 r., została zawarta przez Powiat z przedsiębiorcą P.Z. pomimo, że złożona przez niego oferta, uwzględniając kryteria oceny ofert ustalone dla tego postępowania, nie była najkorzystniejsza 32. Według opracowanego w Starostwie zaproszenia do złożenia oferty z dnia 3 sierpnia 2011 r., przedmiotem zamówienia było usuwanie pojazdów z dróg oraz prowadzenie parkingu strzeżonego dla pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a ust. 1 i 2 Prd. Zgodnie z treścią ww. zaproszenia, zamawiający zadeklarował, że wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom, o najniższej cenie na którą powinny składać się poszczególne opłaty brutto za usunięcie i za każdą dobę przechowywania: roweru lub motoroweru, motocykla, pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t do 7,5 t, pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 7,5 t do 16 t, pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 16 t, pojazdu przewożącego materiały niebezpieczne. Zgodnie z treścią zaproszenia, postępowanie prowadzone było w formie pisemnej. Wartość szacunkowa zamówienia będącego przedmiotem postępowania wynosiła 15 tys. zł. W postępowaniu wzięło udział trzech przedsiębiorców: P.Z., J.S. i F.C., a zaoferowana przez każdego z tych przedsiębiorców łączna cena wyniosła odpowiednio: 3.744,12 zł, 3.260,00 zł i 3.560,22 zł. Według dokumentacji przeprowadzonego postępowania, jako najkorzystniejszą wybrano ofertę przedsiębiorcy P.Z. Postępowanie w dniu 8 sierpnia 2011 r. zatwierdziła Dyrektor WKD - Pani Małgorzata Pietrzak Sikorska. (dowód: akta kontroli str. 389-449) Odnośnie przyczyny wybrania w ww. postępowaniu, jako najkorzystniejszej, oferty, która według kryteriów zamieszczonych w zaproszeniu do złożenia ofert, nie zawierała najniższej ceny, Starosta podał, że w trakcie postępowania, przy ustaleniu ceny poszczególnych ofert, uwzględniono jedynie podane przez wykonawców opłaty za usunięcie i przechowywanie pojazdu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t. Starosta podał, że przyjęcie takiego sposobu oceny ofert, było spowodowane tym, że zdecydowana większość pojazdów usuwanych z dróg to samochody o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, i w związku z tym, największa część wydatków Powiatu z tytułu prowadzenia parkingu strzeżonego i usuwania pojazdów dotyczy usuwania i przechowywania takich właśnie pojazdów. W wyjaśnieniu Starosta podał także, że zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi Starostwa 33, z uwagi na wartość zamówienia, mogło one być przeprowadzone ustnie. Starosta stwierdził ponadto m.in., że, biorąc pod uwagę przywołane wyżej uwarunkowania, wyłonienie oferty przedsiębiorcy P.Z. jako najkorzystniejszej, było 32 Umowa nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r. zawarta pomiędzy Powiatem a przedsiębiorcą P.Z. została podpisana ze strony Powiatu przez Starostę Gnieźnieńskiego - Pana Dariusza Pilaka oraz przez Wicestarostę Gnieźnieńskiego - Pana Roberta Andrzejewskiego. 33 Dotyczy Zarządzenia Starosty Gnieźnieńskiego nr 7/2009 z dnia 12 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro w Starostwie Powiatowym w Gnieźnie. 14
Uwagi dotyczące badanej działalności zgodne z przepisem art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 34. (dowód: akta kontroli str. 665-667) Zdaniem NIK, przedstawione przez Starostę okoliczności nie mogą stanowić uzasadnienia dla powierzenia realizacji zamówienia publicznego podmiotowi, którego oferta, w świetle przyjętych przez Starostwo kryteriów, nie była najkorzystniejsza. 3. Pomimo tego, że w treści wszystkich ww. czterech umów zawartych przez Powiat z przedsiębiorcą P.Z. prowadzącym parking dla pojazdów usuniętych z dróg, zamieszczono zapisy o prawie Powiatu do przeprowadzenia kontroli, pracownicy Starostwa tylko jeden raz, w dniu 6 września 2011 r. skontrolowali (w formie oględzin) wykonywanie przez tego przedsiębiorcę zadania, w zakresie innym niż analiza dokumentacji przekazywanej przez niego do Starostwa. W ocenie NIK, jednokrotne skontrolowanie wykonywania ww. zadań w miejscu ich realizacji, w odniesieniu do tylko jednej spośród czterech zawartych w tym zakresie umów, nie zapewniało właściwego nadzoru nad wywiązywaniem się przez przedsiębiorcę z powierzonych mu umownie obowiązków, takich jak zabezpieczenie stanu przechowywanych pojazdów 35 i zabezpieczenie miejsc postojowych dla pojazdów przewożących materiały niebezpieczne, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 sierpnia 2003 r. w sprawie parkingów, na które są usuwane pojazdy przewożące towary niebezpieczne 36. Według NIK, wskazany w wyjaśnieniu przez Starostę, brak skarg dotyczących działalności ww. parkingu oraz kontrolowanie dokumentacji wpływającej do Starostwa, nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dla ograniczonej w ww. zakresie aktywności Starostwa. (dowód: akta kontroli str. 271-303, 476, 655) 4. Starosta nie określił zasad przeprowadzania przez pracowników Starostwa kontroli podmiotu prowadzącego parking dla pojazdów usuniętych na podstawie art. 130a Prd. Obowiązujące w okresie objętym kontrolą szczegółowe zasady organizacji kontroli w Starostwie, jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz w służbach, inspekcjach i strażach 37, nie dotyczyły kontroli przedsiębiorców wykonujących odpłatnie powierzone im przez Powiat zadania. (dowód: akta kontroli str. 450-475, 669) 1. NIK zwraca uwagę, że niezamieszczenie w umowach zawartych przez Powiat z ww. przedsiębiorcą, zapisów zobowiązujących go do zamieszczenia na kartach parkingowych informacji o godzinie umieszczenia usuniętego pojazdu na parkingu strzeżonym oraz o godzinie jego odebrania, uniemożliwia zweryfikowanie przez pracowników Starostwa, tego, czy wysokość opłat wnoszonych przez właścicieli pojazdów za ich przechowywanie, jest prawidłowa. Zamieszczone w przedmiotowych umowach określenia doby jako czasu od godziny 0.00 do godz. 24.00., nie odpowiada znaczeniu słownikowemu, zgodnie z którym doba jest to okres 24 godzin (bez wskazywania, od której godziny liczy się jego długość). (dowód: akta kontroli str. 271-303) 2. Z informacji udzielonej przez WWITD w toku kontroli wynika, że pojazdy przewożące towary niebezpieczne, w przypadku których nie stwierdzono 34 Dz. U. Nr 157, poz. 1240, ze zm. 35 Dotyczy wszystkich umów zawartych przez Powiat z przedsiębiorcą P.Z. 36 Dz. U. Nr 61, poz. 1567. Dotyczy dwóch umów zawartych przez Powiat z przedsiębiorcą P.Z.: nr 169/W/KD/2011 z dnia 19 sierpnia 2011 r. oraz nr 217/W/KD/2011 z dnia 20 grudnia 2011 r. 37 Regulamin kontroli wewnętrznej wprowadzony Zarządzeniem nr 46/2010 Starosty Gnieźnieńskiego z dnia 1 grudnia 2010 r. 15
Ocena cząstkowa okoliczności wskazanych w art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 28 października 2011 r. o przewozie drogowym towarów niebezpiecznych 38, w związku z art. 130a Prd, mogą być przechowywane na parkingach niespełniających wymogów ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. (dowód: akta kontroli str. 501-503) Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność Starostwa w zbadanym obszarze. Wnioski pokontrolne IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 39, wnosi o: 1. Podjęcie działań w celu wyeliminowania przypadków przewlekłego realizowania przez kancelarię prawną czynności dotyczących wnioskowania do sądu o orzeczenie przepadku pojazdu na rzecz Powiatu oraz o doręczanie odpisów postanowień ze stwierdzeniem prawomocności tych orzeczeń. 2. Zapewnienie przestrzegania przez pracowników Starostwa obowiązującej instrukcji kancelaryjnej. 3. Podejmowanie dalszych działań w celu zapewnienia realizacji przez Powiat zadań wynikających z art. 130a Prd, w zakresie usuwania i przechowywania pojazdów przewożących towary niebezpieczne. 4. Określenie zasad przeprowadzania kontroli przedsiębiorcy realizującego zadania wynikające z art. 130a Prd z uwzględnieniem czynności kontrolnych realizowanych poza Starostwem i wykonywanie takich kontroli zgodnie z postanowieniami zawartych przez Powiat umów. V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. 38 Dz. U. Nr 227, poz. 1367, ze zm. Dotyczy stwierdzenia nieprawidłowości mających wpływ na bezpieczeństwo przewozu towarów niebezpiecznych. 39 Dz. U. z 2012 r., poz.82, ze zm. 16
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Poznań, dnia 25 lipca 2013 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Dyrektor z up. Krzysztof Matuszek Wicedyrektor 17