THW' E ^ ilaskielr fr NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI PodlaskieW if ROZWOJU REGIONALNEGO STADION MIEJSKI Spółj^a i ogrshibioną odpowiedzialnością Ul. Mpowaaa lok. 304 ł6-428białystok Ih In m ^mmm. mm ZOOZeaiSe Białystok, A A'. AU.K ^no^ ' /pieczęć zamawiającegol ZAPYTANIE OFERTOWE Działając w imieniu Stadion Miejsłd" Sp. z o.o., ul. Lipowa 32 loli. 304, 15-428 Białystoli zapraszam do złożenia ofert na wykonanie usługi/ dostawy/ robot>' budowlanej*, której wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, wyłączonej ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. ( Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 4 pkt 8. A. Określenie przedmiotu zamówienia oraz istotne warunki zamówienia. Przez pojęcia: 1) Zamawiający - należy rozumieć, Stadion Miejsid" Sp. z o.o., ul. Lipowa 32 lok. 304, 15-428 Białystok, 2) Beneficjent - należy rozumieć, Stadion Miejski" Sp. z o.o., ul. Lipowa 32 lok. 304, 15-428 Białystok, następca prawny Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Białymstoku, ul. Włókiennicza 4,150465 Białystok oraz Miasto Białystok. I. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu Stadion piłkarski w regionie północno-wschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym" współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013. 1. Przedmiotowa usługa będzie dotyczyć podmiotów: 1) Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Białymstoku - Zakład budżetowy - od 05.08.2008 r. do 17.02.2013 r. 2) Miasto Białystok-Beneficjent-od 05.08.2008 r. do 10.10.2013 r. 3) Stadion Miejski Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku - następca prawny MOSiR-u w Białymstoku - od 18.02.2013 r. Jako Beneficjent od 10.10.2013 r. 2. Zakres audytu obejmuje dokumenty znajdujące się w Spółce Stadion Miejski" Sp. z o.o., ul. Lipowa 32 lok. 304, 15-428 Białystok oraz w Urzędzie Miasta, Biuro Funduszy Europejskich, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok. II. Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest zwiększenie pewności Zamawiającego i Instytucji Zarządzającej RPOWP, że projekt jest realizowany prawidłowo, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane. Ponadto celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest wydanie przez audytora zewnętrznego opinii zawartej w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego projektu na temat m.in.: 1) czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywistości zostały zrealizowane, 2) czy księgi rachunkowe z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPOWP na lata 2007-2013, przepisom prawa, 3) czy wnioski o płatność są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi poprzez badania m.in. czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) wraz z częściami sprawozdawczymi z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu, przepisom prawa oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno 1
NAK'ODOWA STRATTGiA SPÓJMO^CI UNf A EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu wg stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów. III. Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć zakres działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Zamawiającego, zgodnie z powszechnie uznanymi, międzynarodowymi standardami audytu, których celem jest uzyskanie przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę czy realizacja projektu przebiega zgodnie z przepisami, procedurami, umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Działania te mają doprowadzić do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości, jawności. IV. Charakterystyka projektu: 1) ogólna charakterystyka projektu - przedmiotem przedsięwzięcia jest budowa stadionu piłkarskiego wraz z zapleczem treningowym zlokalizowanego w rejonie ulic Kawaleryjskiej, Słonecznej, Wiosennej i Ciołkowskiego w Białymstoku, na działkach 776/1, 776/2, 777. W projekcie objętym niniejszym wnioskiem zostanie wybudowany stadion piłkarski o wymiarach 185x148 m, mogący pomieścić ok. 22 500 kibiców. Stadion posiadać będzie naturalną podgrzewaną i nawadnianą murawę o wymiarach 105x68 m. Stadion zostanie usytuowany w południowo-wschodniej części działki. Obiekt stadionu zaprojektowany został jako zwarta bryła, mieszcząca pełnowymiarowe boisko, widownię, funkcje pomocnicze oraz pełny program funkcjonalny wymagany dla przeprowadzenia meczu. W obiekcie tym znajdą się powierzchnie komercyjne dla ewentualnych potrzeb gastronomii, handlu, powierzchni biurowych przeznaczonych pod wynajem. Na stadionie wybudowana zostanie widownia na dłuższych bokach dwupoziomowa, na krótszych jednopoziomowa. Ogółem na stadionie znajdzie się łącznie z lożami 76 sektorów, w tym: 56 sektorów kibiców i 20 sektorów lożowych. W związku ze znaczną pojemnością stadionu, w jego otoczeniu zlokalizowano miejsca parkingowe dla samochodów osobowych i autokarów oraz służb ratowniczych, porządkowych i innych. Przewidziano także miejsca postojowe dla osób niepełnosprawnych. W północno - wschodniej części terenu inwestycyjnego wybudowane zostanie boisko treningowe ze sztuczną nawierzchnią o wymiarach 105x68 m i powierzchni 7 140 m". 2) tytuł projektu - Stadion piłkarski w regionie północno - wschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym". 3) termin realizacji projektu - zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, o której mowa w pkt 7, 4) całkowita wartość projektu - 290 067 306,04 PLN, 5) całkowite wydatki kwalifikowalne - 235 754 957,98 PLN, 6) kwota i poziom dofinansowania - a) płatności z budżetu środków europejskich w kwocie: 21 629 063,10 PLN, b) współfinansowanie krajowe w kwocie: 85 370 936,90 PLN, c) wkład własny Zamawiającego w kwocie: 128 754 957,98 PLN, 7) tytuł, numer, data zwarcia umowy o dofinansowanie projektu i aneksów - a) umowa wstępna nr RPO.V.0191-5-l/08 z dnia 29.07.2008 r. zawarta pomiędzy Województwem Podlaskim a Miastem Białystok, b) umowa nr UDA-RPPD.03.0].00-20-011/10-00 o dofinansowanie Projektu Stadion piłkarski w regionie północno-wschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym" Nr WND- RPPD.03.01.00-20-011/10 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 Osi Priorytetowej III. Rozwój turystyki i kultury Działania/Poddziatania 3.1. Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu z dnia 29 lipca 2010 r. zawarta pomiędzy Województwem Podlaskim a Miastem Białystok, c) aneks nr UDA-RPPD.03.01.00-20-011/10-01 do Umowy o dofinansowanie Projektu pn. Stadion piłkarski w regionie północno-wschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym" nr WND-RPPD.03.01.00-20-011/10 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 Osi Priorytetowej III. Rozwój turystyki i kultury Działania 3.1 Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu z dnia 14.02.2011 r. zawartej pomiędzy Województwem Podlaskim a Miastem Białystok, 2
^'IPW EUROPEJSKI FUNDUSZ NASOOOWA SIRATfGiA SPÓJMOlCI PodlaskielF If ROZWOJU REGIONALNEGO... nr-^i.r«..i WHMIi UNIA EUROPEJSKA d) aneks nr UDA-RPPD.03.01.00-20-011/10-02 do Umowy o dofinansowanie Projektu pn. Stadion piłkarski w regionie północno-wschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym" nr WND-RPPD.03.01.00-20-011/10 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 Osi Priorytetowej 111. Rozwój turystyki i kultury Działania 3.1. Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu z dnia 26.10.2012 r., zawarta pomiędzy Województwem Podlaski a Miastem Białystok. 8) informacje o przeprowadzonych kontrolach - a) Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku - okres kontroli od 15.06.2011 r. do 08.07.2011 r., b) Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku - okres kontroli od 18.10.2011 r. do 02.11.2011 r., c) Urząd Kontroli Skarbowej w Białymstoku - okres kontroli od 19.03.2012 r. do 29.03.2012 r., d) Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Białymstoku - okres kontroli od 21.09.2010 r. do 06.10.2010 r. e) Prezes Urzędu Zamówień Publicznych - kontrola uprzednia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlanych dotyczących zadania pn. Budowa Stadionu piłkarskiego w regionie północnowschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym", f) Prezes Urzędu Zamówień Publicznych - kontrola uprzednia prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlanych dotyczących zadania pn. Budowa Stadionu piłkarskiego w regionie północnowschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym - dokończenie inwestycji", g) Prezes Urzędu Zamówień Publicznych - zwrócił się o przekazanie dokumentacji dotyczącej postępowań przeprowadzonych w trybie z wolnej ręki: Usługi przyłączenia do sieci elektroenergetycznej obiektu Stadionu piłkarskiego przy ul. Słonecznej w Białymstoku"; Wykonania przebudowy linii energetycznych kolidujących z projektowanym zagospodarowaniem terenu Stadionu piłkarskiego przy ul. Słonecznej w Białymstoku"; Wykonanie dokumentacji projektowej i pełnienie nadzoru autorskiego budowy Stadionu piłkarskiego w regionie północno-wschodniej Polski wraz z zapleczem treningowym". 9) informacja o miejscu przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu - siedziba Spółki Stadion Miejski, ul. Lipowa 32 lok. 304, 15-428 Białystok, który jest następcą prawnym Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Białymstoku oraz Urząd Miejski w Białymstoku, Biuro Funduszy Europejskich, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok. V. Czas przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu. 1. Wykonawca, w terminie 5 dni od dnia zawarcia umowy i przed rozpoczęciem wykonania badania audytowego obowiązany jest opracować i przedstawić Zamawiającemu program audytu zawierający szczegółową metodologię audytu, w tym: określić metodę i technikę audytu, przedstawić kryteria oceny, przedstawić projekty list sprawdzających, oraz przedstawić harmonogram obejmujący czas rozpoczęcia i zakończenia badania. 2. Wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu wykonuje się po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu, tj., ok. 145 min PLN. 3. Zamawiający wyznacza termin wykonania zamówienia: na okres 5 tygodni od zawarcia umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wstępnej wersji sprawozdania nie później niż 10 dni przed upływem terminu zakończenia audytu zewnętrznego projektu. VI. Sposób i zakres przeprowadzonego audytu zewnętrznego projektu. 1. Podczas realizacji audytu zewnętrznego powinna zostać zweryfikowana próba o wartości nie mniejszej niż 25% z ogółu poniesionych wydatków z odpowiadającymi im dokumentami, pozwalająca wydać audytorowi wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie. W sprawozdaniu z audytu audytor musi opisać zastosowaną metodę doboru próby do badania. 2. Zakres audytu zewnętrznego projektu powinien obejmować audyt procedur, audyt finansowoksięgowy projektu, audyt rzeczowej realizacji projektu, a w szczególności : 1) strukturę organizacyjną Beneficjenta, w zakresie realizacji projektu, 2) analizę dokumentacji dotyczącej projektu, 3) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, dokumentami programowymi, wytycznymi, politykami horyzontalnymi, a zwłaszcza:
^Z^l^t^Zl^^z NARODOWA STRATfGIA SPÓJMOk.! PcdlaSkiell If ROZWOJU REGIONALNEGO a) sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramacłi projektu, b) sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargowej lub stosowania Wytycznycłi w sprawie udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych; c) sprawdzenie sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania 0 postępach wdrażania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zadań 1 podzadań projektu, d) sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu, e) sprawdzenie realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z przepisami wspólnotowymi i krajowymi (jeżeli dotyczy), f) sprawdzenie prawidłowości prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, g) sprawdzenie prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji projektu, h) sprawdzenie prawidłowości przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu, 4) sprawdzenie ustanowienia i posiadania przez Beneficjenta wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, 5) sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo -księgowym, czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości), 6) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej Beneficjenta; zgodności kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowalnych, 7) sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami lub dowodami wpłaty, 8) sprawdzenie terminowości, prawidłowości rozliczania środków finansowych, 9) sprawdzenie wniosków o płatność Beneficjenta z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu i z dokumentacją źródłową, 10) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia z przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości/uchybienia, jeśli takie zostały wykryte, 11) analizę powodzenia projektu pod katem prawidłowej realizacji projektu - terminowości, osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres, 12) sprawdzenie wniosków Beneficjenta o płatność w ilości: 14 - na dzień ogłoszenia zapytania ofertowego - lista wniosków, zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego. VII. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić audyt zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPOWP dotyczącymi ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013" przyjętych Uchwałą Nr 43/547/2011 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 2 sierpnia 2011 r. VIII. Zakres opinii i sprawozdania sporządzonego przez Wykonawcę audytu zewnętrznego projektu. 1. Opinia i sprawozdanie powinny wskazywać próg istotności nie większy niż 2% i poziom ufności nie mniejszy niż 70%. 2. Opinia musi zawierać: 1) ocenę stanu faktycznego realizacji projektu, czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane a realizowany projekt jest zgodny z umową o dofinansowanie i wnioskiem, 2) stwierdzone zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich ewentualnego charakteru systemowego, 3) przyczyny zagrożeń. 4
t u ^ t ^ ^ f ^ NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOiCI Pcdlaskielf if ROZWOJU REGIONALNEGO 4) wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze, 5) informacje o stwierdzonym naruszeniu prawa krajowego, wspólnotowego lub wytycznych (jeśli dotyczy). IX. Forma sporządzenia sprawozdania z audytu oraz ich przekazania Zamawiającemu. 1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu. Wykonawca zobowiązany jest do wydania opinii i przygotowania sprawozdania z audytu. Sprawozdanie w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny, jasny, rzetelny, zwięzły, zgodny ze stanem faktycznym ma przedstawiać wyniki, tj. ustalenia i wnioski audytu zewnętrznego projektu. 2. Sprawozdanie z audytu Wykonawca powinien sporządzić wg wzoru załącznika nr 2 do zapytania ofertowego (wskazuje ono minimalny zakres sprawozdania). 3. Opinię i sprawozdanie Wykonawca zobowiązany jest przekazać dla Zamawiającego, w następującej formie: trzy egzemplarze w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym. 4. Wszystkie strony sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego. X. Okres jaki podlega audytowi zewnętrznemu - od momentu rozpoczęcia realizacji projektu, tj. 05.08.2008 r., do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego projektu. XI. Prawa audytora zewnętrznego do wglądu w dokumenty. 1. Audytor zewnętrzny ma prawo do: 1) wglądu do związanych z przeprowadzanym audytem zewnętrznym projektu informacji, danych i innych dokumentów, w tym dokumentów finansowych oraz zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, oraz do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy przedsiębiorstwa, 2) pełnego dostępu w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w zakresie realizowanego projektu lub w których zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu, związanych z przeprowadzanym audytem zewnętrznym projektu, z zachowaniem przepisów o tajemnicy przedsiębiorstwa, 3) zadania zapewnienia przez Beneficjenta obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacja projektu związanych z przeprowadzanym audytem. 2. Beneficjent jest zobowiązany na żądanie audytora zewnętrznego udzielać informacji i wyjaśnień oraz potwierdzając za zgodność z oryginałem" kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki. Udzielone ustnie informacje i złożone wyjaśnienia powinny zostać zaprotokołowane oraz podpisane przez audytora zewnętrznego i przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła. XII. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odniesienia się do opinii i sprawozdania XIII. z audytu. 1. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wstępnej wersji sprawozdania nie później niż 10 dni przed upływem terminu zakończenia audytu zewnętrznego projektu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń dotyczących wersji wstępnej raportu w ciągu 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. 2. Za datę przekazania każdej z wersji sprawozdania uznawany będzie dzień jego otrzymania przez Zamawiającego. 3. Potwierdzenie wykonania przedmiotu umowy nastąpi w formie podpisania obustronnego protokołu zdawczo-odbiorczego sprawozdania, który będzie stanowił załącznik do sprawozdania. Rezultaty przeprowadzonego audytu zewnętrznego projektu. 1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, Wykonawca zobowiązany jest do wydania opinii i przygotowania sprawozdania z audytu w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym. 5
MA90DOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 2. Opinia musi zawierać ocenę stanu faktycznego realizacji projektu, czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane a realizowany projekt jest zgodny z umową 0 dofinansowanie/decyzją i wnioskiem; stwierdzone zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich ewentualnego charakteru systemowego; przyczyny zagrożeń; wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze; informacje o stwierdzonym naruszeniu prawa krajowego, wspólnotowego lub wytycznych (jeśli dotyczy). 3. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu: a) z pozytywną opinią stanowi niezależne potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu zgodnej z przepisami prawa, procedurami, wymaganiami Instytucji Zarządzającej RPOWP i jest jedną z podstaw rozliczenia projektu, b) z negatywną opinią stanowi niezależne potwierdzenie nieprawidłowej realizacji projektu. Rekomendacje/zalecenia audytora zewnętrznego oraz stwierdzone uchybienia 1 potencjalne zagrożenia w realizacji projektu / w osiągnięciu celów projektu nie stanowią podstawy uznania przez Instytucję Zarządzającą projektu za nieprawidłowo realizowany. Każda zawarta w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego informacja na ten temat jest analizowana przez Instytucję Zarządzającą RPOWP. 4. W przypadku, gdy sprawozdanie z przeprowadzonego audytu zewnętrznego nie spełnia warunków określonych w Wytycznych, Instytucja Zarządzająca RPOWP zwraca się do Zamawiającego o wyjaśnienie uchybień oraz o ile to możliwe, o uzupełnienie bądź poprawienie sprawozdania przez podmiot przeprowadzający audyt. 5. Opinia wraz ze sprawozdaniem z audytu, muszą zostać przekazane przez Zamawiającego w ciągu 7 dni od dnia otrzymania ostatecznej wersji dokumentów do Instytucji Zarządzającej RPOWP oraz zarchiwizowane w dokumentacji związanej z realizacji projektu. Instytucja Zarządzająca RPOWP również jest zobowiązana do jego zarchiwizowania. Zamawiający zobowiązany jest do udostępniania w/w dokumentów upoważnionym organom kontrolnym. XIV. Wykonawcy audytu zobowiązani są do złożenia oświadczenia o bezstronności i niezałeżności. 1. Wykonawca audytu zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie odnośnie bezstronności i niezależności Wykonawcy i każdej osoby wchodzącej w skład zespołu audytu zewnętrznego projektu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Przedmiotowe oświadczenia po podpisaniu umowy staną się załącznikami do umowy. 2. Audytorzy zewnętrzni zobowiązani są zachować poufność i nie naruszać tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania. Przed przystąpieniem do realizacji zadani członkowie zespołu audytu zobowiązani będą podpisać oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do zapytania ofertowego, które po podpisaniu umowy staną się załącznikami do umowy. B. Wybór Wykonawcy. 1. Warunki konieczne do spełnienia: 1) w przedmiotowym zapytaniu ofertowym mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy wykonali, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie, co najmniej trzy zamówienia odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot niniejszego zamówienia tj. każde z zamówień winno polegać na wykonaniu audytu zewnętrznego projektu finansowanego ze środków publicznych, w tym jedno zamówienie o wartości projektu przekraczającego 50 000.000,00 PLN brutto. Z podaniem ich rodzaju, wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy 6
NARODOWA STRATECiA SPÓJ?il04a Pcdiaskie UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO zostały wykonane lub są wykonywane należycie (referencje), zgodnie z wzorem załącznika nr 5 do zapytania ofertowego. 2) w przedmiotowym zapytaniu ofertowym mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy dysponują lub będą dysponowali przy realizacji zamówienia dwoma osobami, które wykonały, każda z tych osób, minimum 3 audyty zewnętrzne projektów finansowanych ze środków publicznych, w tym jeden o wartości przekraczającej 50 min PLN, wykaz osób zgodnie ze wzorem załącznika nr 6 do zapytania ofertowego, 3) osoby o których mowa w pkt. 2 muszą spełniać wymogi wskazane w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwaną dalej Ufp (Dz.U. 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Jedna z tych osób musi posiadać uprawnienia audytora wewnętrznego, druga zaś uprawnienia biegłego rewidenta, zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. 0 biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. 2009 r. Nr 77, poz. 649 z późn. zm.), 4) osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności 1 niezależności od badanego Beneficjenta, tzn. nie może być w żaden sposób zaangażowana w przygotowanie i realizację projektu podlegającego audytowi. 5) doświadczenie i kwalifikacje o których mowa powyżej wykonawca jest zobowiązany udokumentować. 2. Kryteria wyboru: 1) warunkiem dopuszczenia do oceny oferty jest spełnienie przesłanek o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, 2) cena - stanowi 60% kryterium wyboru, obliczana według wzoru: a) liczba punktów za kryterium cena oferty (C) = (najniższa cena brutto/cena oferty brutto)*60, b) maksymalną liczbę punktów (60) otrzyma Wykonawca który zaproponuje najniższą cenę całkowitą brutto, 3) doświadczenie - stanowi 40% kryterium wyboru, sposób obliczania został opisany poniżej: a) każdy dodatkowo wykazany, przeprowadzony, audyt zewnętrzny projektu finansowany ze środków publicznych o wartości przekraczającej 50 min PLN, przez dwie wyznaczone do realizacji osoby będzie punktowany. 1 dodatkowy audyt - 5 pkt. b) punktacji podlegać będzie maksymalnie 8 audytów, wykonanych łącznie przez dwie wskazane osoby. W związku z czym za kryterium doświadczenie można będzie uzyskać maksymalnie 40 pkt. c) wykonawca który nie wykaże doświadczenia otrzyma O pkt. Zamawiający dokona wyboru ofert, które uzyskają najwyższą liczbę punktów zgodnie ze wzorem: W = C + D gdzie: W - suma wszystkich punktów (max 100 pkt) C - suma punktów przyznanych wykonawcy w kryterium cena (max 60 pkt) D - suma punktów przyznanych wykonawcy w kryterium doświadczenie (max 40 pkt) 3. Oferta musi być napisana w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. 4. Oferta winna zawierać: 1) cenę netto + podatek VAT = cena brutto za wykonanie (całego) zamówienia, w tym : cenę netto + podatek VAT = cena brutto - w zakresie usług audytu zewnętrznego, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia 2) wykaz wykonanych zamówień w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie, co najmniej trzech zamówień, odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot niniejszego zamówienia tj. każde z zamówień winno polegać na wykonaniu audytu 7
MARODOWA STRATEOiA SPÓiNOŚCi Podlaskie UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO zewnętrznego projektu finansowanego ze środków publicznych, w tym jedno zamówienie o wartości projektu przekraczającego 50 000.000,00 PLN brutto. Z podaniem ich rodzaju, wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie (referencje), 3) wykaz osób oddelegowanych do realizacji zamówienia wraz z opisem doświadczenia zawodowego i posiadanymi kwalifikacjami, w tym w szczególności w zakresie przeprowadzenia audytu zewnętrznego finansowanego ze środków publicznych, w tym jeden 0 wartości przekraczającej 50 000 000,00 PLN, jako audytora wewnętrznego, biegłego rewidenta, 4) oświadczenie o bezstronności i niezależności Wykonawcy i każdej osoby wchodzącej w skład zespołu audytu zewnętrznego projektu, 5) wynagrodzenie obejmuje przekazanie Zamawiającemu wszelkich praw autorskich 1 majątkowych do opracowania. W cenie należy uwzględnić przekazanie praw autorskich do przedmiotu zamówienia. 5. Ofertę należy złożyć, w pokoju nr 304, III piętro w budynku przy ul. Lipowej 32 w Białymstoku, Siedziba Spółki Stadion Miejski ^p? r. r. -^^-^ni^ JBBBBBB 6. Otwarcie ofert nastąpi dnia 22-10- ZOI^HHHHHHHT^^^dz^ zamawiającego w Białymstoku przy uł. Lipowej 32, łok. 304. 7. Ofertę należy umieścić w zamkniętej kopercie, uniemożliwiającej odczytanie zawartości bez jej uszkodzenia. Koperta winna być oznaczona nazwą (firmą) i adresem wykonawcy, zaadresowana na adres Stadion Miejski Sp. z o.o., ul. Lipowa 32 lok. 304, 15-428 Białystok oraz opisana jak poniżej: nazwa (firma) Wykonawcy adres Wykonawcy Stadion Miejski Sp. z o.o., ul. Lipowa 32 lok. 304,15-428 Białystok Oferta na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu: Stadion piłkarsłd w regionie północno-wscliodniej Połski wraz z zapleczem treningowym". Nie otwierać przed dniem 22-10- 2013 r. do godz.l0:15 8. Oferta otrzymana przez zamawiającego po terminie składania ofert zostanie niezwłocznie zwrócona wykonawcy bez otwierania. 9. Osobą do kontaktu z wykonawcami jest: Sylwia Panek-Popławska-tel. 690 928 045, mail: spanek@stadion.bialystok.pl. 10. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym. 11. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i przedstawi najkorzystniejszą ofertę w oparciu kryteria wyboru określone w zapytaniu ofertowym, z zastrzeżeniem pkt 14. 12. Zamawiający powiadomi wykonawców o wyniku postępowania. Informacje zostaną zamieszczone na stronie www.stadion.bialystok.pl. 13. Wykonawca, który złożył najkorzystniejsza ofertę, zobowiązany będzie podpisać umowę, której wzór stanowi załącznik nr 7 do zapytania ofertowego. 14. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza unieważnienie postępowania. 8