REGULAMIN wyjazdów studentów i pracowników w Programie ERASMUS PLUS w Akademii Ignatianum w Krakowie Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych. I. Informacje 1 1. Program Erasmus Plus (zwany dalej Programem) jest programem współpracy między uczelniami. Jest przeznaczony dla szkół wyższych, ich studentów i pracowników. 2. Celem Programu jest wspieranie edukacji i szkoleń oraz wspieranie mobilności studentów i pracowników szkół wyższych w całej Europie. 3. Szczegółowe informacje na temat wszystkich komponentów Programu są dostępne na stronach Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE): www.frse.org.pl oraz www.erasmusplus.org.pl. II. Postanowienia ogólne 2 1. W Programie mogą wziąć udział studenci (również absolwenci) oraz pracownicy Akademii Ignatianum w Krakowie, zwanej dalej Ignatianum. 2. Program obejmuje wymianę (wyjazdy) studentów (również absolwentów) oraz pracowników Ignatianum. 3. Wyjazdy studentów na studia oraz wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych muszą być poprzedzone podpisaniem umów bilateralnych (dwustronnych) pomiędzy Ignatianum a uczelnią przyjmującą. 4. Wyjazdy studentów oraz pracowników Ignatianum mogą być rozpoczęte 1 czerwca i muszą być zakończone 30 września danego roku akademickiego. 5. Stypendium przyznawane w ramach Programu stanowi formę dofinansowania i nie pokrywa całkowitych kosztów wymiany (wyjazdu), jedynie pokrywa różnicę pomiędzy kosztami utrzymania w Polsce, a krajem pobytu studenta/pracownika. 6. Odpowiedzialnym za Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych jest Prorektor ds. Dydaktycznych, Naukowych i Studenckich Ignatianum. III. Wyjazdy studentów Ignatianum 3 Program oferuje studentom następujące możliwości udziału w międzynarodowej wymianie: 1. SMS wyjazdy studentów na studia (podjęcie w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych). 2. SMP wyjazdy studentów/absolwentów na praktykę (praca w pełnym wymiarze godzin uzgodnionych z instytucją przyjmującą). 1
Najważniejsze reguły wymiany w ramach Programu, które powinny być ściśle przestrzegane przez wszystkie uczestniczące w nim strony. a. uczestnictwo w wymianie studenckiej, w ramach jednej kategorii, nie może być dłuższe niż jeden, ten sam rok akademicki, b. student wyjeżdżający na studia, może również ubiegać się o wyjazd na praktykę, c. student wyjeżdżający do zagranicznej uczelni na określony czas (semestr), aby realizować tam część swoich studiów nie przestaje być studentem macierzystej uczelni z przysługującymi mu prawami i obowiązkami (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), d. student (z aktywnym statusem studenta) wyjeżdżający do zagranicznej instytucji na określony czas (minimum 2 miesiące), aby realizować tam praktykę związaną z kierunkiem studiów nie przestaje być studentem macierzystej uczelni z przysługującymi mu prawami i obowiązkami (również ciągłość wypłat krajowych stypendiów), e. absolwent (brak statusu studenta) wyjeżdżający do zagranicznej instytucji na określony czas (minimum 2 miesiące), aby realizować tam praktykę związaną z kierunkiem studiów, z chwilą obrony przestaje być studentem macierzystej uczelni i nie przysługują mu prawa studenckie również ciągłość wypłat krajowych stypendiów, f. minimalny okres pobytu studenta za granicą, w przypadku wyjazdu na studia, wynosi 3 miesiące, a maksymalny 1 ten sam rok akademicki (maksymalny pobyt można rozpocząć wyłącznie w I semestrze danego roku akademickiego), g. minimalny okres pobytu studenta za granicą, w przypadku wyjazdu na praktyki, wynosi 2 miesiące, a maksymalny 1 ten sam rok akademicki (maksymalny pobyt można rozpocząć wyłącznie w I semestrze danego roku akademickiego), h. uczelnia przyjmująca nie ma prawa pobierać od przyjeżdżających w ramach Programu studentów żadnych opłat za naukę (wpisowego, czesnego, opłat za egzaminy itp.), i. studenci zakwalifikowani do wyjazdu w ramach Programu są zwolnieni z opłat za studia (opłata semestralna administracyjna/czesne), w danym semestrze, na podstawie imiennej listy uczestników wymiany składanej do Rektoratu przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, j. studenci zakwalifikowani do wyjazdu na studia, w ramach Programu, są zwolnieni z opłat za nadwyżkę punktów ECTS (w danym roku akademickim) na podstawie Rozporządzenia Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni, k. od uczelni macierzystej -Ignatianum- student dostaje grant ze środków Komisji Europejskiej, który nie stanowi pełnego finansowania kosztów pobytu za granicą, a jedynie ma pokrywać różnicę pomiędzy kosztami utrzymania za granicą i podobnymi kosztami ponoszonymi w kraju ojczystym, l. wysokość oraz wypłata grantu gwarantowana jest na pierwotnie ustalony czas pobytu na stypendium, m. wypłata grantu nie jest gwarantowana na przedłużenie pierwotnie ustalonego czasu pobytu na stypendium. 4 Student, ubiegający się o stypendium w ramach Programu, musi spełniać następujące warunki: 2
a. być studentem Ignatianum studiów licencjackich, magisterskich lub doktoranckich, b. być studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych, c. posiadać obywatelstwo dowolnego kraju świata, o uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do społeczności akademickiej uczelni macierzystej, d. posiadać status studenta w czasie rekrutacji na wyjazdy na studia oraz wyjazdy na praktykę, e. posiadać status studenta w trakcie realizacji wyjazdu na studia, f. posiadać średnią ważoną ocen z ostatniego zamkniętego semestru studiów przynajmniej 4.0, g. mieć ukończony I rok studiów, I stopnia, h. nie przebywać na urlopie dziekańskim lub studenckim oraz nie korzystać z przerwy w studiach w chwili rekrutacji oraz uczestnictwa w Programie (posiadać aktywny status studenta), i. terminowo uzyskać wszystkie zaliczenia i złożyć egzaminy wymagane programem studiów, obowiązujące do czasu przystąpienia do Programu oraz nie zalegać z opłatami względem Ignatianum. 5 1. Zakwalifikowanie studenta w ramach Programu odbywa się na drodze rekrutacji. 2. Rekrutacja kandydatów odbywa się w roku akademickim poprzedzającym wyjazd. 3. Pierwszeństwo w wyjazdach na studia oraz wyjazdach na praktykę mają studenci wyjeżdżający po raz pierwszy. 4. Pierwszeństwo w wyjazdach na praktykę, przed absolwentami, mają studenci z czynnym statusem studenta. 5. W wyznaczonym przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + terminie rekrutacji, student ubiegający się o wyjazd na studia, składa dokumenty: a. wypełnione Podanie studenta o wyjazd zagraniczny z uzupełnioną i poświadczoną przez właściwy sekretariat/dziekanat wydziału średnią ważoną ocen za ostatni zamknięty semestr studiów, b. zaświadczenie potwierdzające poziom znajomości języka obcego lub zaświadczenie lektora Ignatianum o poziomie znajomości języka obcego (minimum poziom B2 według CEFR, nie starsze niż rok), w którym będą prowadzone zajęcia na uczelni zagranicznej, c. list motywacyjny, d. zaświadczenia potwierdzające działalność na rzecz Ignatianum (opcjonalnie). 6. W wyznaczonym przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + terminie rekrutacji, student ubiegający się o wyjazd na praktykę, składa dokumenty: a. wypełnione Podanie studenta o wyjazd zagraniczny z uzupełnioną i poświadczoną przez właściwy sekretariat/dziekanat wydziału średnią ważoną ocen za ostatni zamknięty semestr studiów, b. zaświadczenie potwierdzające poziom znajomości języka obcego lub zaświadczenie lektora Ignatianum o poziomie znajomości języka obcego (minimum poziom B2 według CEFR, nie starsze niż rok), w który, będzie językiem roboczym w miejscu odbywania praktyki zagranicznej, c. list motywacyjny, d. list intencyjny, przygotowany na papierze formowym instytucji przyjmującej na 3
praktykę, opatrzony wymaganymi podpisami i pieczęciami, e. zaświadczenia potwierdzające działalność na rzecz Ignatianum (opcjonalnie). 7. O zakwalifikowaniu studenta do udziału w Programie decyduje Uczelniana Komisja Kwalifikacyjna na posiedzeniu/posiedzeniach, 8. Uczelniana Komisja Kwalifikacyjna (zwana dalej UKK) składa się z Wydziałowych Komisji Kwalifikacyjnych powoływanych przez Dziekanów Wydziałów na pisemną prośbę Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, 9. UKK podejmuje decyzję o nominacji studenta do udziału w Programie w wyniku głosowania (decyzja jednogłośna) w oparciu o kryteria kwalifikacji ogłaszane do publicznej wiadomości na stronie internetowej Ignatianum. 10. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + informuje studentów drogą mailową o wynikach rekrutacji. 11. W wyjątkowych sytuacjach student ubiegający się o wyjazd na studia może zmienić semestr (zimowy na letni), który deklarował w Podaniu studenta o wyjazd zagraniczny. 12. Od decyzji UKK przysługuje, za pośrednictwem Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, odwołanie do Rektora Ignatianum w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. 13. Ostateczną decyzję w przypadku odwołania podejmuje Rektor Ignatianum. 6 1. Student wyjeżdżający na stypendium w ramach Programu ma obowiązek wypełnić, uzgodnione i podpisane przez Wydziałowego Koordynatora Programu Erasmus + oraz Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + a. w przypadku wyjazdu na studia - Porozumienie o programie zajęć Learning Agreement b. w przypadku wyjazdu na praktykę - Porozumienie o programie praktyk Training Agreement jeszcze przed wyjazdem na stypendium. 2. Aby student mógł zrealizować przedmioty ustalone w Learning Agreement dokument ten musi być również zaakceptowany uczelnię przyjmującą. 3. Aby student mógł zrealizować program praktyk ustalony w Training Agreement dokument ten musi być również zaakceptowany przez instytucję przyjmującą. 4. W czasie stypendium student wyjeżdżający na studia powinien zdobyć minimum 30 punktów ECTS (na semestr) lub indywidualnie ustalić ilość wymaganych do zaliczenia semestru punktów z Koordynatorem Wydziałowym Programu Erasmus +. 5. Wszystkie zmiany wprowadzane do Learning Agreement wymagają pisemnej akceptacji na formularzu Changes to oryginal proposed study programme/learning Agreement wszystkich trzech stron (student, Ignatianum, uczelnia przyjmująca). 6. Wszystkie zmiany wprowadzane do Training Agreement wymagają pisemnej akceptacji wszystkich trzech stron (student, Ignatianum, instytucja przyjmująca). 7. Wprowadzanie ewentualnych zmian do ustalonego wcześniej Learning Agreement / Training Agreement powinno być zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni/instytucji przyjmującej. 4
W celu sfinalizowania wyjazdu, student zobowiązany jest do: 7 a. zapoznania się z instrukcjami programu obowiązującymi w uczelni/instytucji przyjmującej, b. wypełnienia formularza aplikacyjnego uczelni/instytucji przyjmującej, c. uregulowania spraw związanych z ubezpieczeniem, leczeniem za granicą, przekraczaniem granicy oraz legalizacją pobytu, d. zorganizowania sobie zakwaterowania na czas pobytu na stypendium, e. podejścia do testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego, f. podpisania umowy dwustronnej student -Ignatianum regulującej prawa i obowiązki obu stron. 8 1. Miesięczna stawka stypendium Programu grantu, określana jest na podstawie sztywnych stawek określonych dla różnych grup krajów. 2. Kraje biorące udział w Programie dzielone są na trzy grupy w zależności od kosztów utrzymania. Lista, co roku aktualizowana przez Komisję Europejską znajduje się na stronie www.erasmusplus.org.pl oraz u Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +. 3. Studentowi nominowanemu przez UKK do wyjazdu na studia, który w semestrze poprzedzającym wyjazd na wymianę, posiadał uprawnienia do otrzymywania stypendium socjalnego i pobierał to stypendium, przysługuje dodatkowe stypendium Programu w wysokości 200 euro/miesiąc. 4. Po podpisaniu przez studenta umowy z Ignatianum, wypłata stypendium Programu następuje w formie przelewu, na wskazane przez studenta konto bankowe (konto walutowe w EURO) w trzech ratach: a. pierwsza rata w wysokości 90% przyznanego stypendium Programu, maksymalnie na trzy dni przed wyjazdem studenta, b. druga rata w wysokości 10% przyznanego stypendium Programu, po powrocie i zaliczeniu wyjazdu przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, c. dodatkowe stypendium Programu, o którym mowa w 8, pkt 3 zostanie przelane na konto studenta, po otrzymania przez Ignatianum grantu na ten cel z Narodowej Agencji Programu Erasmus +. 5. Dokument Zasady finansowania wyjazdów studentów na studia oraz wyjazdów studentów na praktykę w Programie Erasmus Plus stanowi załącznik do niniejszego regulaminu oraz jest dostępny na stronie internetowej Ignatianum. 6. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku dostępne są na stronie www.erasmusplus.org.pl. 9 1. Studenci rozpoczynający stypendium (wyjazd na studia) w semestrze zimowym mogą ubiegać się o przedłużenie stypendium o okres 1 semestru. 5
2. Przedłużenie nie może wykroczyć poza dany rok akademicki, tzn. stypendium, które rozpoczęło się w semestrze letnim jednego roku akademickiego nie może być kontynuowane w semestrze zimowym następnego roku akademickiego. 3. Student, ubiegający się o przedłużenie stypendium, musi przedłożyć następujące dokumenty: a. podanie do Koordynatora Programu Erasmus + na Wydziale Filozoficznym/Dziekana Wydziału Pedagogicznego, zawierające prośbę o przedłużenie stypendium, b. pisemną zgodę na przedłużenie stypendium z uczelni/instytucji przyjmującej, c. ustalony, z Koordynatorem Wydziałowym Programu Erasmus +, Learning Agreement na kolejny semestr lub Training Agreement na kolejny miesiąc/miesiące, d. opinię pracy Promotora (w przypadku III roku I stopnia i II roku II stopnia studiów). 4. Decyzję o przedłużeniu stypendium podejmuje Koordynatora Programu Erasmus + Wydziału Filozoficznego/ Koordynatora Programu Erasmus + Wydziału Pedagogicznego. 5. Student po otrzymaniu zgody na przedłużenie stypendium zachowuje status studenta Erasmusa i zobowiązany jest do podpisania aneksu do podpisanej przed wyjazdem umowy z Ignatianum. 6. Stypendium Programu grant na uzgodnione przedłużenie stypendium nie jest gwarantowane. 7. Student może przedłużyć stypendium bez otrzymania stypendium Programu wyjazd z tzw. grantem zerowym. 10 1. Student, który rezygnuje z wyjazdu w ramach Programu, powinien jak najszybciej pisemnie poinformować o tym Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +, właściwy dla siebie sekretariat/dziekanat Wydziału, a także uczelnię/instytucję przyjmującą, do której została wysłana aplikacja, przedstawiając udokumentowane powody rezygnacji. 2. Naruszenie powyższego wymogu ze strony studenta powoduje utratę możliwości ponownego ubiegania się o stypendium przez okres roku. 3. Wszelkie naruszenie przepisów dotyczących Programu, podanie nieprawdziwych informacji, zatajenie istotnych informacji może spowodować zawieszenie możliwości działu w Programie przez okres roku. 4. W przypadku skrócenia pobytu studenta na stypendium, w stosunku do deklarowanej długości pobytu w umowie z Ignatianum, student musi zwrócić tę część stypendium Programu grantu, która pokrywa czas niezrealizowanego stypendium (pobyt studenta na stypendium jest wyliczany na podstawie faktycznie potwierdzonych dni pobytu). 5. Ostateczne wyliczenie czasu pobytu studenta na stypendium następuje na podstawie wystawionego przez uczelnie/instytucję przyjmująca potwierdzenia pobytu. 6. Sposób zwrotu grantu za czas niezrealizowanego stypendium określa Ignatianum. 6
11 1. Po powrocie ze stypendium student wyjeżdżający na studia ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus +, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: a. Wykaz zaliczeń ( Transcript of Records ) wykaz wszystkich realizowanych przedmiotów z ocenami, liczbą zrealizowanych godzin oraz ilością punktów ECTS w czasie pobytu na stypendium, b. zaświadczenie z uczelni przyjmującej potwierdzające okres pobytu studenta na stypendium. 2. Obowiązkiem studenta jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa oraz ponowne podejście do testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego. 3. Po powrocie ze stypendium student wyjeżdżający na praktykę ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus +, bez zbędnej zwłoki, następujące dokumenty: a. Transcript of Work zaświadczenie mówiące o zrealizowaniu wszystkich założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej, b. zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzające okres pobytu studenta na praktyce, c. sprawozdanie opisowe z pobytu na praktyce. 4. Obowiązkiem studenta jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa oraz ponowne podejście do testu on-line sprawdzającego poziom znajomości języka obcego. 12 1. Na podstawie dostarczonego Wykazu zaliczeń Ignatianum zobowiązuje się zapewnić studentowi zaliczenie okresu studiów/przedmiotów/egzaminów zrealizowanych na uczelni przyjmującej studenta na stypendium. 2. Przedmioty zaliczone przez studenta na stypendium przepisywane są studentowi na jego wniosek, na podstawie kryteriów: liczba punktów ECTS, liczba zrealizowanych godzin, oceny. 3. Ignatianum może odmówić zaliczenia na podstawie Wykazu zaliczeń w przypadku, kiedy student nie osiągnie zadowalających wyników lub nie spełni warunków określonych między stronami w umowie, jako niezbędne do otrzymania zaliczenia semestru/roku. 4. Uzupełnienie ewentualnych różnic programowych w przypadku, gdy nie jest możliwe zaliczenie przez studenta przedmiotów obowiązkowych w Ignatianum w danym semestrze/roku ze względu na brak ich odpowiedników/ zamienników wśród przedmiotów zaliczonych na stypendium, odbywać się będzie na podstawie Regulaminu studiów na właściwym dla studenta Wydziale. 5. Spełnienie wymogów i potwierdzenie uznania odbytych na uczelni przyjmującej studenta części studiów, a tym samym zaliczenie okresu stypendium zatwierdza ostatecznie Dziekan właściwego Wydziału, na podstawie przepisów wewnętrznych 7
Wydziału. 6. Praktyka realizowana przez studenta podczas wyjazdu na praktykę może być obowiązkowa lub nieobowiązkowa (z punktu widzenia programu kształcenia). 7. Praktyka na pisemny wniosek studenta może zostać, w całości lub części, uznana jako praktyka obowiązkowa. Decyzję w tej sprawie podejmuje Wydziałowy Koordynator Praktyk. IV. Wyjazdy pracowników naukowo-dydaktycznych oraz administracyjnych Ignatianum 13 Program oferuje pracownikom Ignatianum następujące możliwości udziału w międzynarodowej wymianie: a. wyjazdy do zagranicznych uczelni partnerskich, w celu prowadzenia tam zajęć dydaktycznych STA ( Teaching Assignments ), b. wyjazdy do zagranicznych uczelni w celach szkoleniowych: udział w szkoleniach, warsztatach, wymiana doświadczeń, doskonalenie metod pracy STT ( Staff Training Mobility ), c. udział w wizytach przygotowawczych, mających na celu pozyskanie nowych partnerów (uczelni) do współpracy w obszarze mobilności. 1. Kwalifikacja kandydatów na wyjazdy oparta jest na dwóch podstawowych kryteriach: a. ocena Indywidualnego programu nauczania lub Indywidualnego planu pracy, b. kompetencje językowe. 2. Kandydatury pracowników, którzy ubiegają się o wyjazd po raz pierwszy oraz zgłoszenia kadry młodszej stażem traktowane są priorytetowo. 3. Pierwszeństwo w wyjazdach w celach szkoleniowych mają pracownicy administracyjni Ignatianum. 4. Rekrutacja kandydatów odbywa się w roku akademickim poprzedzającym wyjazd, nie później niż do dnia 20 września danego roku akademickiego. 5. Minimalny okres pobytu pracownika na stypendium wynosi 2 dni, a maksymalny 5 dni w ramach tego samego roku akademickiego. 6. Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdów w Programie Erasmus Plus stanowią załącznik do niniejszego regulaminu oraz są dostępne na stronie internetowej Ignatianum. 7. O zakwalifikowaniu pracownika do udziału w Programie decyduje Uczelniana Komisja Kwalifikacyjna (zwana dalej UKK) na posiedzeniu/posiedzeniach, 8. W skład UKK wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + ; Wydziałowy Koordynator Programu Erasmus + oraz przedstawiciel danego Wydziału powołany do UKK przez Dziekana danego Wydziału na pisemny wniosek Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +. 9. UKK podejmuje decyzję o nominacji pracownika do udziału w Programie w wyniku głosowania (decyzja jednogłośna) w oparciu o kryteria kwalifikacji ogłaszane do publicznej wiadomości na stronie internetowej Ignatianum. 10. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + informuje pracowników drogą mailową 8
o wynikach rekrutacji. 11. Z przebiegu obrad zostaje sporządzony protokół. 14 1. Stypendium wypłacane z budżetu Programu pozwala na pokrycie części kosztów związanych z utrzymaniem za granicą. 2. Wysokość kwoty przeznaczonej na wyjazd z Programu grantu, określana jest na podstawie sztywnych stawek określonych dla różnych grup krajów. 3. Kraje biorące udział w Programie dzielone są na cztery grupy, w zależności od kosztów utrzymania. Lista, co roku aktualizowana przez Komisję Europejską znajduje się na stronie www.erasmusplus.org.pl oraz u Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus +. 4. Rzeczywiste koszty podróży mogą być pokryte z Programu, na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione koszty, tylko w przypadku gdy, pozwala na to dofinansowanie przyznane Ignatianum na mobilność pracowników przez Komisję Europejską. 5. Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy pracowników w Programie Erasmus Plus stanowią załącznik do niniejszego regulaminu oraz są dostępne na stronie internetowej Ignatianum. 15 1. Po omówieniu zastępstw w Ignatianum z Dziekanem właściwego Wydziału, nauczyciele akademiccy mogą wyjechać do uczelni zagranicznych, z którymi Ignatianum ma podpisane umowy o wymianie kadry naukowo-dydaktycznej, w ramach Programu, w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) dla tamtejszych studentów (wykładów, seminariów, warsztatów). 2. Pobyt w uczelni zagranicznej może trwać od 2 dni do 5 dni. 3. Nauczyciel akademicki jest zobowiązany przeprowadzić co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych. 4. Przed wyjazdem nauczyciel akademicki jest zobowiązany ustalić Indywidualny program nauczania ( Individual Teaching Programme ), który musi zatwierdzić Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + oraz uczelnia przyjmująca. 5. W celu sfinalizowania wyjazdu nauczyciel akademicki zobowiązany jest do podpisania umowy dwustronnej z Ignatianum, regulującej prawa i obowiązki obu stron. 6. Po powrocie ze stypendium nauczyciel akademicki ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus + zaświadczenie z uczelni przyjmującej potwierdzające okres pobytu pracownika na stypendium oraz potwierdzenie liczby godzin przeprowadzonych zajęć. 7. Obowiązkiem nauczyciela akademickiego jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa. 16 1. Nauczyciele akademiccy oraz pracownicy administracyjni (zwani dalej pracownikami) mogą wyjechać do uczelni partnerskich lub innych instytucji akademickich, placówek badawczych, organizacji za granicą w celach szkoleniowych (STT). 2. Pobyt w zagranicznej instytucji może trwać od 2 dni do 5 dni. 9
3. Podstawą ubiegania się o wyjazd tego typu jest Indywidualny plan pracy ( Individual Work Plan ) przygotowany przez pracownika. Plan ten musi zostać zaakceptowany przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + i uczelnię/instytucję zagraniczną oraz podpisany przez wszystkie trzy strony (pracownika, Ignatianum, uczelnie/instytucje przyjmującą). 4. W celu sfinalizowania wyjazdu pracownik zobowiązany jest do podpisania umowy dwustronnej z Ignatianum regulującej prawa i obowiązki obu stron. 5. Po powrocie ze stypendium pracownik ma obowiązek dostarczyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus + zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzające okres pobytu pracownika na stypendium oraz potwierdzenie zrealizowania planu pracy. 6. Obowiązkiem pracownika jest również wypełnienie on-line Ankiety Stypendysty Erasmusa. V.Postanowienia końcowe 17 Wszystkie sytuacje nieuwzględnione w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane indywidualnie przez Rektora Ignatianum. 18 Nadzór nad postanowieniami niniejszego Regulaminu sprawuje Rektor Ignatianum. 19 1. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem Programu Erasmus Plus sprawuje Uczelniany Koordynator Programu Erasmus +. 2. Uczelniany Koordynator Programu Erasmus + przeprowadza rekrutację studentów i pracowników, organizuje spotkania informacyjne dla studentów zakwalifikowanych do wyjazdu w ramach Programu, a także odpowiedzialny jest za prowadzenie dokumentacji, która obejmuje: a. tzw. Umowy Bilateralne umowy dwustronne (partnerskie) zawarte między Ignatianum, a uczelniami partnerskimi, b. protokoły z posiedzeń UKK, c. dokumenty rekrutacyjne studentów oraz pracowników, d. dokumenty dotyczące przebiegu i zakończenia stypendium. 20 Regulamin wyjazdów studentów i pracowników w Programie Erasmus Plus w Akademii Ignatianum w Krakowie zatwierdzony został Zarządzeniem nr 29/2013/2014 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 29 maja 2014 roku. 21 Regulamin wyjazdów studentów i pracowników w Programie Erasmus Plus w Akademii Ignatianum w Krakowie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2014 r. i obowiązuje do 10
odwołania. Załączniki do Regulaminu wyjazdów studentów i pracowników w Programie Erasmus Plus w Akademii Ignatianum w Krakowie: Załącznik nr 1 - Zasady finansowania wyjazdów studentów na studia oraz wyjazdów studentów na praktykę w Programie Erasmus Plus Załącznik nr 2 - Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdów w Programie Erasmus Plus Załącznik nr 3 - Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy pracowników w Programie Erasmus Plus 11
Załącznik nr 2 do Regulaminu wyjazdów studentów i pracowników w Programie ERASMUS PLUS w Akademii Ignatianum w Krakowie Zasady kwalifikacji pracowników do wyjazdów w Programie Erasmus Plus. 1. Kandydat do wyjazdu w ramach Programu Erasmus Plus (zwanego dalej Programem) musi być pracownikiem Akademii Ignatianum w Krakowie (zwanej dalej Uczelnią). 2. Podstawą zatrudnienia pracownika musi być umowa o pracę lub umowa cywilno-prawna. 3. Celem wyjazdu pracownika może być: a. wyjazd typu STA prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni partnerskiej, b. wyjazd typu STT udział w szkoleniu podnoszącym kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej na Uczelni. 4. Podstawą kwalifikacji pracownika do wyjazdu jest ocena Indywidualnego programu nauczania ( Individual Teaching Programme ) w przypadku wyjazdu typu STA, lub ocena Indywidualnego programu szkolenia ( Individual Work Programme ) w przypadku wyjazdu typu STT, które są uzgodnione z uczelnią/instytucją przyjmującą oraz kompetencje językowe (poziom znajomości języka obcego, który będzie językiem roboczym podczas wyjazdu). 5. Indywidualny program nauczania określa: zakładane cele nauczania, zawartość programu zajęć oraz oczekiwane rezultaty. Indywidualny program szkolenia określa: zakładane cele i oczekiwane rezultaty realizowanego szkolenia oraz harmonogram pracy i zadania pracownika. 6. Dokumenty Indywidualny program nauczania oraz Indywidualny program szkolenia dostępne są na stronie www Uczelni oraz folderze Wspólny Ignatianum (Dział Międzynarodowych Programów Edukacyjnych). 7. Podczas jednego wyjazdu typu STA nauczyciel akademicki zobowiązany jest do przeprowadzenia co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni przyjmującej. 8. Zaleca się, żeby wyjazdy typu STA i STT nie trwały krócej niż 2 dni robocze i nie dłużej niż 5 dni roboczych. 9. Warunkiem koniecznym udziału w programie jest ustalenie zastępstw na Uczelni na czas wyjazdu przez pracownika oraz pisemna zgoda przełożonego. 10. Kandydatury pracowników, którzy ubiegają się o wyjazd po raz pierwszy oraz zgłoszenia kadry młodszej stażem traktowane są priorytetowo. 11. Pierwszeństwo w wyjazdach w celach szkoleniowych mają pracownicy administracyjni. 12
12. Rekrutacja kandydatów odbywa się w roku akademickim poprzedzającym wyjazd, nie później niż do dnia 30 września danego roku akademickiego. 13. Pracownik chcący wziąć udział w programie składa: Kwestionariusz na wyjazd zagraniczny oraz Indywidualny program nauczania lub Indywidualny program szkolenia Uczelnianemu Koordynatorowi Programu Erasmus + do 30 września danego roku akademickiego. 14. O zakwalifikowaniu do wyjazdu w programie decyduje ocena Indywidualnego programu nauczania lub Indywidualnego programu szkolenia, poziom znajomości języka obcego oraz powyższe kryteria i wysokość środków przyznanych Uczelni w ramach obowiązującej umowy z Narodową Agencją Programu Erasmus Plus. 15. Pracownik zostanie powiadomiony o zakwalifikowaniu do wyjazdu w programie przez Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus + drogą mailową. 19. W kwestiach nie objętych niniejszymi zasadami decyzję ostateczną podejmować będzie Rektor Akademii Ignatianum w Krakowie. 13
Załącznik nr 3 do Regulaminu wyjazdów studentów i pracowników w Programie ERASMUS PLUS w Akademii Ignatianum w Krakowie Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy pracowników w Programie Erasmus Plus. 1. Środki finansowe dla uczelni przeznaczone na wypłatę stypendiów dla pracowników uczelni mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla pracowników zakwalifikowanych na wyjazdy typu STA oraz typu STT. 2. Środki finansowe przyznane w kategorii STA mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla pracowników naukowo-dydaktycznych zakwalifikowanych na wyjazd do uczelni partnerskiej w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub na wypłatę stypendium dla pracownika zagranicznego przedsiębiorstwa zaproszonego w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami. 3. Środki finansowe przyznane w kategorii STT mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla pracowników uczelni wyjeżdżających w celach szkoleniowych. 4. Przy podejmowaniu decyzji o wysokości stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady: a) wysokości stawek stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów dla pracowników wszystkich wydziałów uczelni będą takie same; b) stawki dziennego stypendium ustalone w poniższej tabeli nie podlegają zmianom w okresie trwania roku akademickiego; c) okres pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do jednego dnia; d) będą respektowane sztywne limity stawek stypendium przeznaczonego na koszty utrzymania zaprezentowane w poniższej tabeli (uczelnia nie może podjąć decyzji o stosowaniu niższych/wyższych stawek); Kraje należące do danej grupy GRUPA I Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka Brytania GRUPA II Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Rumunia, Szwajcaria, Turcja, Węgry, Włochy GRUPA III Hiszpania, Łotwa, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowacja Grupa IV Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia Dzienna wartość stypendium w euro przy wyjazdach 2-5 dni 130 110 100 80 e) Na etapie rozliczenia wyjazdu czas pobytu określa się na podstawie zaświadczenia wydanego przez uczelnie/instytucję przyjmującą licząc dni od daty rozpoczęcia pobytu do dnia zakończenia pobytu. 14
5. Powyższe stawki nie uwzględniają kosztów podróży. Rozliczenie kosztów podróży może nastąpić na podstawie oświadczenia o odbyciu podróży danym środkiem transportu (oświadczenie woli podpisane przez pracownika). Zwrot kosztów za podróż następuje za pomocą aplikacji kalkulatora odległości, znajdującego się na stronie www.ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance. W przypadku, gdy wybranym środkiem transportu był samochód i podróż nim odbywało więcej osób, stypendium na koszty podróży może otrzymać tylko jedna osoba. Zwrot kosztów podróży może nastąpić tylko w przypadku, gdy Ignatianum dysponuje środkami finansowymi pozwalającymi na zwrot. 6. Ogólna kwota stypendium musi być wyrażona w euro. Przyznane i wypłacone pracownikowi stypendium musi być liczbą całkowitą i nie może być inne niż kwoty określone w tabeli w punkcie 4d. 7. Wszelkie płatności na rzecz indywidualnych stypendystów będą zrealizowane najpóźniej w terminie jednego miesiąca po upływie okresu obowiązywania umowy. 8. W kwestiach nie objętych niniejszymi zasadami decyzję ostateczną podejmować będzie Rektor Akademii Ignatianum w Krakowie. 15