ZAPYTANIE OFERTOWE nr 08/12/TUT/2016 na dostawy części zamiennych do toalet w obiegu zamkniętym do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej Zamawiającym zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej dostawy części zamiennych do toalet w obiegu zamkniętym do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Informacji o zasadach wyboru dostawców w PKP Intercity S.A., zwanej dalej Informacją. Informacja jest dostępna w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego, www.intercity.pl i z której postanowieniami, Oferent przed złożeniem oferty zobowiązany jest się zapoznać. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.). 3. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim na elektronicznej platformie zakupowej pod adresem: https://pkpintercity.eb2b.com.pl/, zwanej dalej Systemem i pod nazwą postępowania: dostawy części zamiennych do toalet w obiegu zamkniętym do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. Oferent logując się do Systemu akceptuje jej warunki, określone w regulaminie zamieszczonym na platformie eb2b. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Zamawiający ma prawo do zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postępowania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach wszystkim Oferentom. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 6. Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty.
7. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA oraz WYMAGANIA MERYTORYCZNE I HANDLOWE 1. Przedmiotem postępowania jest dostawa części zamiennych do toalet w obiegu zamkniętym do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. 2. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia zostały określone w Załączniku nr 1 Zapytania. 3. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4. Zamawiający wymaga dołączenia do każdej dostarczonej partii dokumentu WZ oraz świadectwa odbioru jakości 3.1 wg PN-EN 10204:2006 dla kompletnych toalet, tj. dla pozycji 32, 76, 90, 122 Załącznika nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego; dla pozostałych pozycji świadectwo odbioru jakości 2.2 wg PN-EN 10204:2006.5. Części zamienne muszą być oryginalne i fabrycznie nowe. 3. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA REALIZACJI DOSTAW 1. Termin realizacji 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, z możliwością wydłużenia terminu jej trwania o kolejne 6 miesięcy. 2. Realizacja dostawy odbędzie się na podstawie zamówień cząstkowych, wystawianych w trakcie obowiązywania umowy jednostronnie przez PKP Intercity S.A.. Zamówienie uważane jest za zrealizowane w terminie wówczas gdy cała partia jest dostarczona w terminie wyznaczonym w zamówieniu 3. Miejsce dostaw: określone w Załączniku nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4. Wymagany termin dostawy zgodny z ofertą, jednak nie dłużej niż 6 tygodni. 5. Dostawa nastąpi na koszt i ryzyko Oferenta. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. PKP Intercity S.A. nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu niniejszego zapytania. 2. Wykonawca będzie mógł wystawić faktury, gdy otrzyma dokument potwierdzający dokonanie dostawy. 3. Wynagrodzenie za wykonanie prac będzie płatne na podstawie faktury wystawionej zgodnie z obowiązującymi przepisami, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 30 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego. 4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. WYMAGANIA FORMALNE 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności; 2 / 8
b) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia, tj. Zamawiający wymaga, aby Oferent wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, wykonał dostawy przedmiotu zamówienia, lub zamówienia o podobnym przedmiocie do przedmiotu zamówienia, którego(-ych) łączna wartość wynosi najmniej: - 100 000,00 zł netto dla części 1, - 80 000,00 zł netto dla części 2, - 20 000,00 zł netto dla części 3. c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia. e) wykonują przedmiot zamówienia z numerami odpowiednich kart katalogowych. f) wykonują przedmiot zamówienia z odpowiednimi normami. 2. Na potwierdzenie spełniania powyższych warunków Oferenci zobowiązani są złożyć: a) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego, b) wykaz wykonanych zamówień, potwierdzających spełnianie warunku wiedzy i doświadczenia, o którym mowa w ust. 1 lit. b wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że zamówienie(-a) zostały wykonane należycie (referencje). Wzór Wykazu wykonanych / wykonywanych zamówień stanowi załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. W przypadku oferentów przystępujących do więcej niż jednej części, Oferent może przedstawić na potwierdzenie spełnienie warunku doświadczenia te same zamówienia (dostawy) dla większej liczby części, z zastrzeżeniem, iż suma kwot nie może być niższa niż minimalna, wymagana wartość dla danej/ych części. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy wskazane w Wykazie wykonanych zamówień zostały wcześniej wykonane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania referencji, wystarczające jest wypełnienie rubryk Załącznika nr 6, dotyczących wykonanych/wykonywanych dostaw, z podaniem numerów umów/zamówień. c) osobno dla danej części na którą wykonawca składa ofertę kopię deklaracji zgodności w przypadku oferty złożonej przez producenta toalet typu: VT-H-600, VT-H-611, QVT-H-C-W15, VT- S-908, EVAC 500, EVAC 2000, EC-VAC 000000-000-01, Semvac 16156 lub kopię deklaracji zgodności i potwierdzenie autoryzacji producenta toalet typu: VT-H-600, VT-H-611, QVT-H-C- W15, VT-S-908, EVAC 500, EVAC 2000, EC-VAC 000000-000-01, Semvac 16156, w przypadku złożenia oferty przez przedstawiciela producenta. d) oświadczenie, że zaoferowane produkty są zgodne z dokumentacją toalet VT-H-600, VT-H- 611, QVT-H-C-W15, VT-S-908, EVAC 500, EVAC 2000, EC-VAC 000000-000-01, Semvac 16156. 3. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. 3 / 8
4. O udzielnie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy nie zostaną wykluczeni z postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: a. Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę albo odstąpił od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, b. Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym postępowaniem uchylił się od zawarcia z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, c. Oferent wyrządził szkodę Zamawiającemu nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, d. w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższe zastrzeżenie dotyczy każdego z Oferentów z osobna. Zaistnienie ww. przesłanki w stosunku do jednego z Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienia skutkuje wykluczeniem wszystkich. 5. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 6. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest ona niezgodna z wymaganiami zapytania ofertowego lub Oferent nie dostarczył oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym z zastrzeżeniem ust. 7. 7. Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 8. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu/wykluczeniu jego oferty. 6. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 7. ZASADY SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania ofert wstępnych (wniosków) został określony w Systemie. 2. Termin aukcji elektronicznej zostanie podany w zaproszeniu. 4 / 8
3. Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert w określonym etapie postępowania. 4. Ofertę formalno-merytoryczną i ofertę wstępną handlową składa się w formie elektronicznej w Systemie. 5. Oferta formalno-merytoryczna powinna zostać złożona w Systemie zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania oraz powinna zawierać: a. dokument rejestrowy wskazujący na osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (skan oryginału lub notarialny odpis), b. wykaz wykonanych zamówień, według załącznika nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z referencjami, c. oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wedle załącznika nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego, d. oświadczenie o którym mowa rozdziale 5 ust 2 lit d dotyczące wykonywania przedmiotu zamówienia, na który złożą ofertę, zgodnie z właściwymi normami, e. kopię deklaracji zgodności o których mowa rozdziale 5 ust 2 lit c odpowiednio dla danej części na którą wykonawca składa ofertę. 6. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 7. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty lub więcej niż jednego dokumentu spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 8. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 9. Oferta handlowa może być przesłana w walutach: PLN lub Euro. W przypadku złożenia oferty w walucie Euro, przeliczenie wartości ofert zostanie dokonane po średnim kursie NBP z dnia publikacji ogłoszenia. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na całe zadanie. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 8. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień treści Zapytania za pośrednictwem Systemu, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do końca terminu określonego w Systemie. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 5 / 8
2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich oferentów w Systemie, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazywania autora pytania. 3. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu. 9. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Edyta Wrotek-Piętak, Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa, adres e-mail: edyta.pietak@intercity.pl 10. ETAPY POSTĘPOWANIA Etap I W etapie I oferenci składają oferty formalno-merytoryczne i wstępne oferty handlowe. Do drugiego etapu postępowania dopuszczeni zostaną wszyscy oferenci, którzy spełnili warunki wskazane w ocenie formalnej i merytorycznej. Etap II 1) Aukcja zostanie przeprowadzona na trzy zadania. Wartość wywoławcza zostanie określona przez Zamawiającego. Kryterium najkorzystniejszej wartości netto dla zadania 95pkt. 2) Zamawiajacy zastrzega, że w przypadku zakwalifikowania tylko jednego oferenta, aukcja nie odbędzie się. 3) Z zaproszeniem do aukcji zostanie wysłany regulamin PKP Intercity S.A. określający jej przebieg oraz prawa i obowiązki Zamawiajacego i Oferenta. 4) Termin aukcji zostanie określony w zaproszeniu. 5) PKP Intercity S.A. zastrzega sobie prawo zamknięcia postępowania bez podania przyczyny. 6) Z tytułu odrzucenia ofert oraz zamknięcia postępowania nie przysługują Oferentom żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu. 7) Do wyboru oferty ostatecznej brana jest pod uwagę ocena merytoryczna z ofert wstępnych oraz dokonywana jest ocena handlowa wg kryteriów oceny ofert ostatecznych. Po zakończonej aukcji elektronicznej dwóch pierwszych oferentów, którzy otrzymali najwyższą ilość punktów podczas licytacji, zobowiązani są do przesłania formularza cenowego, zawierającego cenę netto każdej pozycji asortymentowej występującej w zadaniu (według formularza stanowiącego Załącznik nr 7). 8) Zamawiający przewiduje przeprowadzenie negocjacji po przeprowadzonej aukcji lub w przypadku zakwalifikowania tylko jednego oferenta. Liczba tur negocjacji: co najmniej 1. Negocjacje mogą być prowadzone w siedzibie Zamawiającego lub telefonicznie. Zamawiający po otrzymaniu formularzy cenowych, przeprowadzi ocenę złożonych ofert w następujący sposób: 6 / 8
11. KRYTERIA OCENY OFERT Etap I Ocena formalna Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym na podstawie złożonych dokumentów (na zasadzie: spełnia/ nie spełnia). W tym etapie ocena handlowa nie jest dokonywana. Ocena merytoryczna okres gwarancji Zamawiający dokona oceny ofert pod względem merytorycznym, waga kryterium 5%. Oferta otrzyma: 3 punkty jesli okres gwarancji wynosi minimum 12 miesięcy, 4 punkty, jeśli okres gwarancji wynosi 12-24 miesięcy, 5 punktów, jeśli okres gwarancji wynosi powyżej 24 miesięcy. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium 5 pkt. Etap II Ocena handlowa cena rozumiana, jako wartość oferty netto zadania, waga kryterium 95%. Ocena handlowa będzie dokonana według wzoru: Hᵒ = Hnᵒ / Hbᵒ x 95 pkt gdzie: Hᵒ liczba punktów uzyskanych przez ofertę ostateczną w kryterium, Hnᵒ wartość oferty ostatecznej najniższej cenowo, Hbᵒ wartość oferty ostatecznej badanej, 95 pkt waga kryterium Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium 95 pkt. Punkty uzyskane przez ofertę podczas oceny merytorycznej i handlowej zostaną do siebie dodane, wg wzoru: P o = T o + C o, gdzie: P o liczba punktów ogółem (max 100 pkt) T o liczba punktów w kryterium gwarancja (max 5 pkt) C o liczba punktów w kryterium cena ofertowa (max 95 pkt). 7 / 8
12. POUFNOŚC INFORMACJI PKP Intercity S.A. i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu przetargowym oraz w trakcie realizacji zlecenia. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 13.ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ Odwołania można składać pisemnie lub elektronicznie na adres poczty kupca wskazany w pkt 10 Zapytania. 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się w formie elektronicznej w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 3. PKP Intercity S.A. rozstrzyga odwołania najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 14. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia, Załącznik nr 2 Formularz oferty formalno-merytorycznej, Załącznik nr 3 Wzór umowy, Załącznik nr 4 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, Załącznik nr 5 Wykaz wykonanych dostaw, Załącznik nr 6 Adresy dostaw, Załącznik nr 7 Formularz oferty ostatecznej. Z poważaniem, Edyta Wrotek-Piętak 8 / 8