Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 5/2011 z dnia 26 stycznia 2011 r. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ DLA ZACHODNIOPOMORSKIEGO CENTRUM DOKONALENIA NAUCZYCIELI Postanowienia ogólne 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli. 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Niniejszy regulamin opracowano w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 3 Kontrolę zarządczą prowadzi się przez: 1) samokontrolę; 2) kontrolę funkcjonalną; 3) kontrolę wewnętrzną; 4) doraźne kontrole instytucjonalne. 4 1. Procedury obowiązujące w ZCDN-ie jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla nauczycieli i pracowników samorządowych sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli. 2. Procedurami powinny być objęte wszystkie obszary działalności jednostki. 3. W pierwszej kolejności procedury powinny być tworzone w obszarach o największym stopniu ryzyka. 4. Procedury wewnętrzne można podzielić na : a) finansowe, b) okołofinasowe. 1
5 Procedury finansowe obowiązujące w ZCDN-ie wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz z wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych. Są to: 1. instrukcja obiegu dokumentów i sprawowania kontroli wewnętrznej w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli, w tym: instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa, zasady i procedury obiegu dokumentów księgowych, sprawozdawczość budżetowa, gospodarka środkami trwałymi, gospodarka materiałowa, instrukcja obiegu dokumentów związanych z zakupem i ewidencją materiałów bibliotecznych w PBP i w Oddziałach Zamiejscowych, zasady i tryb wykorzystywania samochodu służbowego, odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny budżetowej. 2. zasady (polityka) rachunkowości; 3. instrukcja w sprawie ewidencji i zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli; 4. instrukcja gospodarki finansowej oddziałów zamiejscowych w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli; 5. zasady wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulamin pracy komisji przetargowej. 6 Procedury okołofinansowe w ZCDN-ie wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę ZCDN-u. Są to: 1. regulamin organizacyjny (struktura i podział kompetencji), 2. zakresy czynności pracowników, 3. instrukcja kancelaryjna, 4. instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją powstałą w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli, 5. kodeks etyczny pracowników ZCDN-u 6. procedury ISO 9001:2008 obowiązujące w ZCDN-ie. Środowisko wewnętrzne 7 1. Środowisko wewnętrzne ZCDN-u tworzą wszyscy zatrudnieni w nim pracownicy: 1) nauczyciele; 2) pracownicy samorządowi. 2. Funkcjonowanie środowiska wewnętrznego opiera się na: 1) przestrzeganiu wartości etycznych; 2) kompetencjach zawodowych pracowników; 3) strukturze organizacyjnej ZCDN-u; 4) delegowaniu uprawnień poszczególnym pracownikom. 8 1. Nauczyciele oraz pracownicy zatrudnieni w ZCDN-ie powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w ZCDN-ie i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. 2
2. Wartości etyczne nauczycieli i pracowników samorządowych zatrudnionych w ZCDN-ie zostały określone w Kodeksie Etycznym Pracownika ZCDN-u, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu 9 1. Zatrudnieni w ZCDN-ie bez względu na rodzaj stosunku pracy są świadomi wartości etycznych w ZCDN-ie i winni przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. 2. Wartości etyczne osób zatrudnionych w ZCDN-ie bez względu na rodzaj stosunku pracy zostały określone w Kodeksie Etycznym Pracownika ZCDN-u, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 10 1. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 2. Kierownicy działów podczas procesu rekrutacji sporządzają dokument o przeprowadzeniu analizy wymagań kwalifikacyjnych, wg poniższego wzoru: Nazwisko i imię kandydata lp. Wymóg kwalifikacyjny (niezbędny) posiada nie posiada Uwagi 1. wymogi określone w taryfikatorze branżowym dotyczące wykształcenia 2. minimalny staż pracy na stanowisku 3. doświadczenie zawodowe 4. posiadane ukończone kursy i szkolenia 5. dodatkowe umiejętności, które wg pracodawcy są niezbędne na zajmowanym stanowisku, np. a) znajomość języków obcych b) obsługa specjalistycznych systemów informatycznych c) komunikatywność d) dyspozycyjność 3. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą: 1) dyrektor, 2) wicedyrektorzy, 3) kierownik działu, lub dyrektor, powołany pracownik i firma audytorska. 3. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 ze zm.). 4. Szczegółowe wymagania dotyczące zatrudniania pracowników samorządowych określa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 nr 223 poz. 1458), natomiast wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w ZCDN-ie pracowników samorządowych określa ustawa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 3
5. Każdemu pracownikowi przedstawiono na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest potwierdzone podpisem pracownika. 11 1. Praca nauczyciela podlega ocenie. Szczegółowe regulacje dotyczące przeprowadzenia oceny nauczyciela znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1066). 2. Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w ZCDN-ie. Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen pracowników samorządowych określa załącznik do zarządzenia nr 29/2009 Dyrektora ZCDN-u z dnia 27 maja 2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu dotyczącego sposobu i trybu dokonywania okresowych ocen pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych urzędniczych w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli. 12 Strukturę organizacyjną, szczegółowy zakres kompetencji dyrektora, wicedyrektorów i pozostałych pracowników określa regulamin organizacyjny ZCDN-u. Cele i zarządzanie ryzykiem 13 Misją Zachodniopomorskiego Centrum Doskonalenia Nauczycieli jest systematyczny wzrost poziomu świadczonych usług edukacyjnych i realizowanie wyzwań wynikających ze strategii rozwoju edukacji. 14 1. Cele i zadania są określane w rocznej perspektywie. 2. Cele na rok kolejny określa zespół, powoływany zarządzeniem przez dyrektora ZCDN-u. 3. Zespół określa cele ZCDN-u na rok kolejny w terminie do końca października każdego roku 4. Wyznaczone przez zespół cele są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. 5. Zespół określony w ust. 2 określa mierniki realizacji celów. Mierniki są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. 15 1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych w trybie określonym w 11 regulaminu. 2. Ryzyko jest to prawdopodobieństwo wystąpienia określonego zdarzenia, działania lub braku działania, które może niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu (zadania). Jego skutkiem może być zagrożenie realizacji celu (odchylenie od stanów oczekiwanych), a także szkoda w majątku lub wizerunku jednostki. Ryzyko odnosi się zawsze do zdarzeń przyszłych. 3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez: 1) identyfikację ryzyka, 2) monitorowanie realizacji zadań, 3) analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych. 3. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli. 4. Identyfikacji ryzyk dokonuje zespół określony w 11 ust. 2 regulaminu. 5. O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje dyrektor ZCDN-u. 4
6. Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje ZCDN. 7. O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje dyrektor ZCDN-u. 8. Zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. 9. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka. 10. Analizy ryzyka dokonuje zespół określony w 11 ust. 2 regulaminu. 11. Przewidywane skutki wystąpienia ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. 16 1. Dyrektor ZCDN-u i pozostali członkowie zespołu określonego w 14 ust. 2 niniejszego regulaminu na postawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia danego ryzyka określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). 2. Członkowie zespołu określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. Opisy działań w reakcji na ryzyko są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk. 3. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor ZCDN-u i osoby odpowiedzialne za realizację celów ZCDN-u za dany rok. Mechanizmy kontroli 17 1. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych. 2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: 1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, udzielanie zamówień publicznych oraz zwrot środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: 1) dyrektor ZCDN-u, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, 2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby. 4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora ZCDN-u już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 5. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla ZCDN-u i mają pokrycie w planie finansowym ZCDN-u. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: 1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi ZCDN-u z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień; 2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia 5
jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 7. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w zarządzeniu dyrektora ZCDN-u Nr 33/2009 z dnia 9 lipca 2009 r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów i sprawowania kontroli wewnętrznej w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli z późniejszymi zmianami. 8. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjna, przyjęta zarządzeniem dyrektora ZCDN-u Nr 30/2009 z dnia 28 maja 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli, a także instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją powstałą w Zachodniopomorskim Centrum Doskonalenia Nauczycieli, wprowadzoną zarządzeniem dyrektora ZCDN-u nr 43/2010 z dnia 6 grudnia 2010 r. Monitorowanie i ocena 18 1. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie. 2. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. 3. Dyrektor ZCDN-u, przy współudziale koordynatora ds. kontroli zarządczej, w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 4. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także wicedyrektorzy oraz inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze. 5. Wszyscy pracownicy przekazują koordynatorowi ds. kontroli zarządczej informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 6. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 7. Koordynator ds. kontroli zarządczej przedkłada dyrektorowi ZCDN-u uwagi pracowników dotyczące zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej. 8. Dyrektor ZCDN-u podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w ZCDN-ie procedur i regulaminów. 19 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora ZCDN-u przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samooceny dokonuje dyrektor ZCDN-u 3. Wyniki samooceny wpisywane są w kwestionariuszu samooceny, stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszego regulaminu. 20 1. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w ZCDN-ie. 2. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora ZCDN-u za poprzedni rok. 3. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego regulaminu. Opracował: Małgorzata Bulanda wicedyrektor ds. ekonomiczno-administracyjnych... (podpis dyrektora ZCDN-u) 6
7