Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi Walentynka w Szczecinku Jednostka kontrolowana: Środowiskowy Dom Samopomocy Walentynka w Szczecinku, ul. Wodociągowa 6a, 78-400 Szczecinek Podmiot prowadzący: Fundacja Przystań z siedzibą w Szczecinku, ul. Lwowska 24 a/1 KRS 0000354627 Kierownik jednostki: Agnieszka Ptasińska Kierownik Środowiskowego Domu Samopomocy Walentynka w Szczecinku Jednostka zlecająca Burmistrz Miasta Szczecinek Kontrolujący: Ewa Golińczak starszy inspektor wojewódzki Stanisław Dalgiewicz kierownik Oddziału Pomocy Społecznej na podstawie upowaŝnienia Nr 54/2011 z dnia 20 kwietnia 2011 r. (akta kontroli str. 1) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: kontrolę przeprowadzono 27 kwietnia 2011 r. Przedmiot kontroli: Organizacja i funkcjonowanie Środowiskowego Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi Walentynka w Szczecinku. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika ŚDS oraz Dyrektora Fundacji. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez kierownika jednostki, skontrolowaną dokumentację oraz oględziny placówki. Dokumentacja dotycząca przyznania pomocy w formie pobytu w środowiskowym domu samopomocy oraz odpłatności za pobyt została skontrolowana w siedzibie Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczecinku. Prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi naleŝy do zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie (art. 18 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.). Zgodnie z art. 22 pkt. 1 przywołanej ustawy ustalanie sposobu wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego jest zadaniem wojewody. Sposób funkcjonowania środowiskowych domów samopomocy, kwalifikacje osób świadczących usługi oraz standardy usług świadczonych przez domy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz.U. Nr 238 poz.1586), które weszło w Ŝycie 1 stycznia 2011r.
Ustalenia ogólne dotyczące zasad funkcjonowania Środowiskowego Domu Samopomocy Środowiskowy Dom Samopomocy Walentynka w Szczecinku istnieje od 1996 r. Funkcjonuje jako zadanie zlecone przez Miasto Szczecinek organizacji pozarządowej w drodze otwartego konkursu ofert. W kontrolowanym okresie zadanie powierzono następującym podmiotom niepublicznym: Fundacji NOA z siedzibą w Szczecinku, na podstawie umowy o realizację zadań z zakresu pomocy społecznej, zawartej w dniu 30 listopada 2005 r. na okres od 01.01.2006 r. do 31.12.2010 r. (akta kontroli str.9-21) Fundacji Przystań z siedzibą w Szczecinku, na podstawie umowy powierzenia zadania, zawartej w dniu 22 grudnia 2010 r. na okres od 01.01.2011 r. do 31.12.2015 r. (akta kontroli str.22-27) Zakres zleconego zadania jest zgodny z przedmiotem działalności obu Fundacji wskazanym w ich statutach. (akta kontroli str.28-38) Po zakończeniu realizacji zadania Fundacja NOA przedstawiła sprawozdanie końcowe. (akta kontroli str.39-53) Fundacja Przystań z siedzibą w Szczecinku (KRS 0000354627) działa od 22.04.2010r. Osobą reprezentującą Fundację jest zgodnie z 12 Statutu Dyrektor Fundacji. Funkcję tę pełni Pani Joanna Szkodlarska. (akta kontroli str.54-56) Organizację i zasady funkcjonowania Domu określają: statut oraz regulamin organizacyjny, zgodnie 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. (akta kontroli str. 57-63), Zgodnie z 4 ust. 1 pkt 3 przywołanego rozporządzenia opracowany został program działalności domu oraz plan pracy domu na 2011 r. (dokumenty w trakcie uzgadniania). Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku przeznaczony jest dla osób przewlekle psychicznie chorych (typ A). Placówka dysponuje 40 miejscami. W 2010 r. decyzje administracyjne przyznające miejsce pobytu w Środowiskowym Domu Samopomocy Walentynka uzyskały 54 osoby, w tym 23 kobiety i 31 męŝczyzn. W marcu 2011 r. z pobytu w ŚDS Walentynka korzystało 41 osób. Uczestnikami ŚDS są mieszkańcy Miasta Szczecinek. (akta kontroli str. 64-66)
Na podstawie list obecności stwierdzono, Ŝe frekwencja na zajęciach wynosiła: w styczniu 2011 r. 59% w lutym 2011 r. 58% (akta kontroli str. 67-83) Egzemplarz nr 2 Dom działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00. Na podstawie tygodniowego rozkładu zajęć stwierdzono, Ŝe Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku spełnia wymogi określone w 6 rozporządzenia, zgodnie z którymi dom powinien zapewniać co najmniej 6 godzin zajęć z uczestnikami. (akta kontroli str. 84) Opis bazy lokalowej Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku prowadzi działalność w budynku stanowiącym własność Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o., na podstawie Umowy najmu lokalu uŝytkowego Nr 1/2011 z dnia 7 stycznia 2011 r. Znajdujące się we wskazanych pomieszczeniach ruchomości zostały przekazane Fundacji w uŝytkowanie w drodze umowy uŝyczenia. Całkowita powierzchnia uŝytkowa lokalu wynosi 301,07 m 2, co w przeliczeniu na jednego uczestnika wynosi 7,53m 2. (akta kontroli str.85-89) W środowiskowym domu samopomocy mieszczą się: cztery wielofunkcyjne pomieszczenia do prowadzenia działalności terapeutycznej (pracownia komputerowa, plastyczna, dziewiarsko-krawiecka, stolarsko-techniczna), pomieszczenie kuchenne do prowadzenia zajęć kulinarnych, jadalnia, sala do prowadzenia zajęć sportowych, pełniąca równieŝ funkcję sali do spotkań ogólnych, pokój do prowadzenia zajęć indywidualnych, pełniący funkcję pokoju wyciszenia, 2 toalety dla uczestników, w tym jedna z natryskiem oraz 1 toaleta dla personelu, pomieszczenia administracyjne: pokój kierownika, pokój pracownika socjalnego oraz pomieszczenia gospodarcze: pralnia, magazynek, spiŝarnia. Placówka posiada sprzęt niezbędny do realizacji zadań wspierająco rehabilitacyjnych. UŜytkownicy mają do dyspozycji sprzęt gospodarstwa domowego, ponadto w Domu znajdują się: sprzęt rtv, materiały do zajęć plastycznych oraz sprzęt do zajęć sportowych. Wokół budynku znajduje się teren rekreacyjny dla uczestników domu. Budynek przystosowany jest dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku nie posiada miejsc całodobowego pobytu. Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku nie spełnia warunku określonego w 18 pkt. 2 rozporzadzenia, zgodnie z którym powierzchnia uŝytkowa przypadająca na 1 uczestnika winna wynosić nie mniej niŝ 8 m 2.
Struktura zatrudnienia Egzemplarz nr 2 W Środowiskowym Domu Samopomocy w Szczecinku na podstawie umowy o pracę zatrudnionych jest 7 osób, z czego 6 osób zespołu wspierająco-aktywizującego (6 etatów). (akta kontroli str.90) Wskaźnik zatrudnienia pracowników zespołu wspierająco-aktywizującego ustalony na podstawie 12 rozporządzenia wynosi w przypadku ŚDS w Szczecinku 5,71 etatu. W kontrolowanym okresie działaniami Domu kierowała Pani Agnieszka Ptasińska kierownik ŚDS, posiadająca kwalifikacje określone w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej oraz 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Dodatkowo zatrudnione są dwie osoby na umowę-zlecenie: psycholog i psychiatra. Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku spełnia standard w zakresie zatrudnienia o którym mowa w 12ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Świadczone usługi Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku jest dzienną formą wsparcia społecznego dla chorych z zaburzeniami psychicznymi, mających trudności w samodzielnej egzystencji i funkcjonowaniu społecznym. Usługi świadczone przez Środowiskowy Dom Samopomocy w Szczecinku obejmują: o prowadzenie treningu funkcjonowania w codziennym Ŝyciu (trening dbałości o wygląd zewnętrzny, nauka dbałości o higienę osobistą i otoczenia, trening kulinarny, trening umiejętności praktycznych, nauka gospodarowania własnymi środkami finansowymi, trening farmakologiczny), o prowadzenie treningu umiejętności interpersonalnych i rozwiązywania problemów (kształtowanie pozytywnych relacji z otoczeniem, kształtowanie umiejętności prawidłowego zachowania się w miejscach publicznych i załatwiania spraw urzędowych, kształtowanie umiejętności współpracy i komunikowania się w grupie, motywowanie do działalności w Radzie Domu), o prowadzenie treningu umiejętności spędzania wolnego czasu ( rozwijanie zainteresowań, turystyka, działalność rekreacyjna, udział w imprezach kulturalnych, sportowych i towarzyskich), o prowadzenie terapii zajęciowej w pracowniach ( kulinarnej, komputerowej, plastycznej, dziewiarsko-krawieckiej, stolarsko-technicznej) oraz terapii ruchowej i muzykoterapii, o poradnictwo psychologiczne i psychiatryczne, o psychoedukacja, o poradnictwo socjalne, o aktywizację zawodową, o pomoc w dostępie do niezbędnych świadczeń zdrowotnych, o pracę z rodziną (systematyczne kontakty, wspieranie rodzin w trudnych sytuacjach Ŝyciowych, pomoc w rozwiązywaniu problemów). Zajęcia w poszczególnych pracowniach realizowane są w grupach kilkuosobowych. Dobór grupy do pracowni dokonywany jest co 3 miesiące.
Placówka nie zapewnia usług transportowych. Dom umoŝliwia uczestnikom spoŝywanie gorącego posiłku, przyznanego w ramach realizacji Programu Wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania lub w ramach treningu kulinarnego. Przy Środowiskowym Domu Samopomocy w Szczecinku funkcjonuje Rada Domu, reprezentująca jego społeczność. (akta kontroli str. 91) Zakres świadczonych usług jest zgodny z zakresem określonym w 14 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Prowadzona dokumentacja W celu dokumentowania świadczonych usług prowadzona jest dokumentacja zbiorcza oraz indywidualna uczestników. Dokumentację zbiorczą stanowią: 1. ewidencja (w układach: chronologicznym oraz alfabetycznym), zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, nr PESEL lub innego dokumentu, adres i numer telefonu, dane osoby do kontaktu opiekuna, w tym adres zamieszkania i numer telefonu, data przyjęcia do domu, diagnoza medyczna, inne informacje związane ze stanem zdrowia oraz dotyczące okresów nieobecności, 2. lista obecności, zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko, dni miesiąca, zaznaczenie obecności, 3. dzienniki dokumentujące pracę zespołu wspierająco-aktywizującego, odrębnie dla kaŝdego rodzaju usług, zawierające następujące informacje: imię i nazwisko osoby prowadzącej, wykaz uczestników biorących udział w tej formie terapii, z podaniem terminu od kiedy uczęszcza na zajęcia, szczegółowy program działania pracowni, lista obecności uczestników, temat zajęć i forma ich realizacji wraz z podaniem osób uczestniczących, w tym uwagi o realizacji zajęć i aktywności uczestników, plany zajęć dla poszczególnych uczestników realizowane w ramach danej pracowni. (akta kontroli str. 92-96) Dokumentacja dotycząca przyznania pomocy w formie pobytu w środowiskowym domu samopomocy oraz odpłatności za pobyt prowadzona jest przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Szczecinku.
Skontrolowano losowo wybrane teczki z dokumentacją oznaczoną następującymi numerami: 1. odnośnie przyznania pobytu w środowiskowym domu samopomocy: DOŚiDM-4420/22/25/9148-10 z 21.12.2010 r. DOŚiDM-4420/26/14/7316-10 z 18.10.2010 r. DOŚiDM-4420/29/28/7245-10 z 14.10.2010 r. DOŚiDM-4420/39/17/7912-10 z 12.11.2010 r. DOŚiDM-4420/46/6570-10 z 21.09.2010 r. DOŚiDM-4420/43/31/8133-10 z 23.11.2010 r. DOŚiDM-4420/41/24/844-11 z 07.02.2011 r. DOŚiDM-4420/15/28/2870-11 z 07.04.2011 r. DOŚiDM-4420/48/28/2424-11 z 18.03.2011 r. DOŚiDM-4420/32/24/3052-11 z 15.04.2011 r. DOŚiDM-4420/33/28/3128-11 z 19.04.2011 r. DOŚiDM-4420/9/18/2341-11 z 15.03.2011 r. DOŚiDM-4420/28/18/2323-11 z 15.03.2011 r. DOŚiDM-4420/20/36/31/236-11 z 18.01.2011 r. 2. odnośnie ustalenia odpłatności za pobyt: DOŚiDM-4420/41/24/845-11 z 07.02.2011 r. DOŚiDM-4420/48/28/2425-11 z 18.03.2011 r. DOŚiDM-4420/43//31/8134-11 z 23.11.2010 r. DOŚiDM-4420/47/23-11 z 18.01.2011 r. Skontrolowana dokumentacja zawierała następujące dokumenty: wniosek o przyjęcie do domu, kwestionariusz wywiadu środowiskowego /aktualizacji wywiadu, informacje o wysokości dochodu, zaświadczenie o stanie zdrowia. Dodatkowo, przy decyzjach wydanych po 1 stycznia 2011 r. zaświadczenie lekarskie wydane przez lekarza psychiatrę lub neurologa o występujących zaburzeniach psychicznych, zaświadczenie od lekarza podstawowej opieki zdrowotnej o stanie zdrowia i braku przeciwwskazań do uczestnictwa w zajęciach domu wraz z informacją o sprawności w zakresie lokomocji. (akta kontroli str. 97-98) W przypadku przedłuŝenia okresu przyznania pobytu w środowiskowym ds. dokumentacja zawierała dodatkowo kopię indywidualnego planu postępowania wspierająco-rehabilitacyjnego. Dokumentacja indywidualna uczestników dotycząca realizowanego postepowania wspierająco-rehabilitacyjnego prowadzona jest przez zespół wspierająco-aktywizujący domu i jest to: kopia decyzji kierującej do środowiskowego domu samopomocy, indywidualny plan postepowania wspierająco-aktywizujacego, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (jeŝeli wydano) notatki pracowników zespołu, opinie specjalistów,
obserwacje psychiatryczne, oświadczenie o wyraŝeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Ocena realizacji indywidualnych planów postępowania wspierająco-aktywizujacego dokonywana jest przez zespół wspierająco-aktywizujący co 6 miesięcy. Stwierdza się, Ŝe prowadzona dokumentacja spełnia wymogi określone w 24 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Zgodnie z 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz.U. Nr 238 poz. 1586) termin dostosowania domów do wymaganych standardów upływa z dniem 31 grudnia 2014 r. Ustalenia końcowe Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w księdze ewidencji kontroli Fundacji Przystań pod numerem 2/2011. Przed podpisaniem protokołu kontroli, kontrolowany moŝe zgłosić zastrzeŝenia na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złoŝeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Protokół podpisano dnia 13 maja 2011 r. Protokół otrzymano dnia 10 maja 2011 r. Sporządzono 4 maja 2011 r.