Załącznik nr 13 do Zarządzenia nr 102 Prezydenta Olsztyna z dnia 13 marca 2014 r. Instrukcje 13 dla Wydziału Edukacji i jednostek nadzorowanych przez Wydział Edukacji I. Definicja zadań budżetowych Plan finansowy jednostki/wydziału, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych sporządzany jest w szczegółowości dział, rozdział, paragraf. Niemniej jednak ze względów analitycznych oraz wymogów stosowanego systemu informatycznego obsługującego budżet obowiązuje większa szczegółowość, tj. do kodu zadania i jego źródła finansowania. Zadania dzielą się na dwa rodzaje: zadania niewyodrębnione zwane w dalszej części załącznika grupami wydatków pozycje w planie finansowym służące kalkulacji dochodów i wydatków w ramach poszczególnych paragrafów, zadania wyodrębnione pozycje w planie finansowym, które są niezbędne do zaewidencjonowania w systemie finansowo-budżetowo-geodezyjnym Egeria. II. Zasady dysponowania środkami budżetowymi 1. Wydatki na wynagrodzenia zasadnicze i fundusz premiowy pracowników niebędących nauczycielami mogą być ponoszone do wysokości ustalonej zgodnie z załącznikiem do instrukcji, przy czym w obliczeniach uwzględnia się także wakaty. Ewentualne nadwyżki środków w planie finansowym jednostki w stosunku do przewidywanych potrzeb, powstałe w związku z nieobecnościami pracowników pozostają do dyspozycji dyrektora jednostki z przeznaczeniem na: organizację zastępstwa nieobecnego pracownika, dodatki specjalne, fundusz premiowy. Sposób naliczania środków na wynagrodzenia pracowników niebędących nauczycielami w oparciu o ww. załącznik nie dotyczy pracowników, których wynagrodzenia finansowane są ze środków ujętych w dziale 926 oraz dyrektorów szkół. 2. Wydatki na odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, jednostki dokonują w ramach środków ujętych w planach finansowych na wynagrodzenia osobowe w 4010. W przypadku oświatowych jednostek feryjnych wypłata odpraw z tytułu przejścia na emeryturę nauczyciela w okresie od 1 września do 31 grudnia może nastąpić po uzyskaniu zgody Prezydenta Olsztyna. Wnioski w tej sprawie należy składać w trybie spraw przewidzianych do rozpatrzenia na Kolegium Prezydenta. 3. Pokrycie zwiększeń wydatków obligatoryjnych, z wyłączeniem wydatków rzeczowych objętych tzw. limitem, następuje w ramach środków budżetowych: zwalnianych przez jednostkę w innych podziałkach klasyfikacji budżetowej (z wyłączeniem nadwyżki środków na dodatkowe wynagrodzenie roczne), zwalnianych przez inne oświatowe jednostki budżetowe (Wydział Edukacji w każdym czasie ma prawo wezwać jednostkę lub grupę oświatowych jednostek budżetowych do weryfikacji planu wydatków i zwolnienia nadwyżki, z wyjątkiem nadwyżki na dodatkowe wynagrodzenie roczne), innego źródła wskazanego przez Wydział Edukacji, rezerwy celowej oraz rezerwy ogólnej w budżecie Miasta. Przez wydatki obligatoryjne rozumie się wydatki niezbędne do zapewnienia ciągłości działania jednostki i realizowania zadań statutowych. 4. Wydział Edukacji po uzgodnieniu z Wydziałem Budżetu może wskazać nadzorowanym jednostkom zadania, ujęte w ich planach wydatków, przewidziane do sfinansowania z innych źródeł niż środki własne budżetu miasta, których realizacja do czasu otrzymania środków ze źródła zewnętrznego, będzie możliwa w ramach zasilenia ze środków własnych budżetu miasta. Wydział Edukacji przekaże wówczas jednostkom informacje o maksymalnej wysokości możliwych do poniesienia wydatków w ramach ww. zadań i zobowiąże jednostki do przekazywania comiesięcznej informacji o dokonanych zasileniach i poniesionych wydatkach w taki sposób, aby w sprawozdaniach miesięcznych z wykonania planu 1
wydatków budżetowych dane te zostały ujęte we właściwej podziałce klasyfikacji budżetowej i opatrzone właściwym kodem zadania i symbolem źródła finansowania. 5. W przypadku przekazania do planów jednostek oświatowych środków z innych źródeł niż własne, Wydział Edukacji może określić dodatkowe lub odmienne zasady dysponowania tymi środkami, informując o tym Wydział Budżetu. III. Zmiany w planach finansowych wydatków budżetowych dokonywane samodzielnie przez kierowników jednostek oświatowych Kierownicy jednostek oświatowych nadzorowanych przez Wydział Edukacji mogą samodzielnie dokonywać zmian polegających na przeniesieniu bieżących wydatków rzeczowych między grupami wydatków ujętymi w planie finansowym jednostki w ramach tego samego zadania i źródła finansowania wydatków danego paragrafu klasyfikacji budżetowej, z wyjątkiem wydatków przeznaczonych na: pomoc zdrowotną dla nauczycieli, odprawy pieniężne, odszkodowania i rekompensaty, wyżywienie pracowników kuchni w przedszkolach. Zmiany wydatków planowanych w rozdziałach 80146 oraz 85446 mogą być dokonywane tylko w celu dostosowania planu finansowego do kwot określonych w zarządzeniu Prezydenta Olsztyna w sprawie ustalenia planu dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli na rok 2013 oraz maksymalnych kwot dofinansowania opłat za kształcenie pobierane przez szkoły wyższe i zakłady kształcenia nauczycieli. Kierownicy jednostek dokonujący przeniesień wydatków, o których mowa wyżej, obowiązani są do niezwłocznego zgłoszenia niniejszego faktu Prezydentowi Olsztyna w formie informacji, poprzez złożenie w Wydziale Edukacji wypełnionego formularza I PPO. Terminem wejścia w życie zmiany jest data złożenia informacji w Wydziale Edukacji. Jednostka jest obowiązana ująć ww. zmiany w najbliższym planie finansowym jednostki sporządzanym na podstawie zmian w budżecie dokonanych przez Prezydenta Olsztyna lub Radę Miasta Olsztyna. IV. Zmiany w planach finansowych wydatków budżetowych, niekwalifikujące się na zarządzenie Prezydenta lub uchwałę Rady Miasta, polegające na przeniesieniach między zadaniami wyodrębnionymi w ramach danego paragrafu wydatków bieżących, z wyłączeniem zadań prezentowanych w załącznikach do uchwały budżetowej i WPF 1. Wnioski jednostek w sprawie przeniesienia środków między zadaniami wyodrębnionymi w ramach danego paragrafu wydatków bieżących, z wyłączeniem zadań prezentowanych w załącznikach do uchwały budżetowej i WPF składane są w Wydziale Edukacji w terminie do 23 dnia danego miesiąca. 2. Wydział Edukacji dokonuje uzgodnień z III Zastępcą Prezydenta w zakresie akceptowania materiałów dotyczących planowanych zmian w planach finansowych jednostek. Materiały składane w Wydziale Budżetu nie muszą zawierać informacji o uzgodnieniach z III Zastępcą Prezydenta. W przypadku jej braku przyjmuje się każdorazowo domniemaną zgodę III Zastępcy Prezydenta na dokonanie wnioskowanych zmian. Konsekwencje ewentualnego braku zgody obciążą dyrektora Wydziału Edukacji. 3. Wydział Edukacji dokonuje weryfikacji wniosku jednostek i przekazuje do Wydziału Budżetu jeden zweryfikowany egzemplarz każdego wniosku opatrzony pieczątką i podpisem osoby upoważnionej do ww. czynności, w terminie do 28 dnia każdego miesiąca. 4. Wnioskowane zmiany wchodzą w życie w dniu zaewidencjonowania w systemie Egeria. Informację o akceptacji proponowanych przez jednostki zmianach przekazywane są za pośrednictwem strony internetowej Wydziału Edukacji. 5. Wnioskowane zmiany zostają zaewidencjonowane w systemie Egeria ostatniego dnia danego miesiąca. 6. W ciągu 7 dni od daty dokonania ewidencji Wydział Budżetu zawiadamia o tym fakcie oświatową jednostkę budżetową oraz Wydział Edukacji. 7. Jednostka budżetowa nie sporządza planu finansowego po dokonaniu ww. zmian, natomiast jest obowiązana ująć te zmiany w najbliższym planie finansowym sporządzanym na podstawie zmian w budżecie dokonanych przez Prezydenta Olsztyna lub Radę Miasta Olsztyna. 2
V. Zmiany w planach finansowych wydatków budżetowych, niekwalifikujące się na zarządzenie Prezydenta lub uchwałę Rady Miasta, polegające na zmianie dysponenta środków w danej podziałce klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf) wydatków bieżących, z wyłączeniem zadań prezentowanych w załącznikach do uchwały budżetowej i WPF 1. Jednostki budżetowe, między planami których nastąpić ma przeniesienie środków sporządzają wnioski w uzgodnieniu i składają je w Wydziale Edukacji w terminie do 23 dnia danego miesiąca. 2. Wydział Edukacji dokonuje weryfikacji wniosków pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym; wnioski zweryfikowane oznacza komentarzem Bez uwag na formularzu wniosku w części Akceptacja i adnotacje urzędowe, nanosi datę weryfikacji i dokumentuje ten fakt pieczątką i podpisem osoby upoważnionej do ww. czynności. 3. Wydział Edukacji dokonuje ustaleń z III Zastępcą Prezydenta w zakresie akceptowania materiałów dotyczących planowanych zmian w planach finansowych jednostek. Materiały składane w Wydziale Budżetu nie muszą zawierać pisemnej akceptacji III Zastępcy Prezydenta. W przypadku jej braku przyjmuje się każdorazowo domniemaną zgodę III Zastępcy Prezydenta na dokonanie wnioskowanych zmian. Konsekwencje ewentualnego braku zgody obciążą dyrektora Wydziału Edukacji. 4. Wydział Edukacji dokonuje weryfikacji wniosku jednostki budżetowej i przekazuje do Wydziału Budżetu jeden zweryfikowany egzemplarz opatrzony pieczątką i podpisem osoby upoważnionej do ww. czynności, w terminie do 28 dnia każdego miesiąca. 5. Wnioskowane zmiany wchodzą w życie w dniu zaewidencjonowania ich w systemie Egeria. Informacje o akceptacji proponowanych przez jednostki zmian przekazywane są za pośrednictwem strony internetowej Wydziału Edukacji. 6. Wydział Edukacji może zgłosić w formie pisemnej dyspozycji zmianę dysponenta środków w danej podziałce klasyfikacji budżetowej, w tym obejmującą plan Wydziału Edukacji. W takim przypadku zmiana wchodzi w życie w dniu wskazanym przez Wydział Edukacji w piśmie do oświatowych jednostek budżetowych zamieszczanym na stronie internetowej. 7. Wnioskowane zmiany zostają zaewidencjonowane w systemie Egeria ostatniego dnia danego miesiąca. 8. W ciągu 7 dni od daty dokonania ewidencji Wydział Budżetu zawiadamia o tym fakcie oświatową jednostkę budżetową oraz Wydział Edukacji. 9. Jednostka sporządza plan finansowy po zmianach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty otrzymania zawiadomienia z Wydziału Budżetu. 10. W przypadku otrzymania zawiadomienia o zmianach polegających na utworzeniu planu finansowego w nowym rozdziale klasyfikacji budżetowej, należy sporządzony plan dostarczyć do Wydziału Budżetu. VI. Zmiany w planie finansowym dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku 1. Kierownicy jednostek oświatowych w zakresie dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i wydatków nimi finansowanych dokonują zmian w planach finansowych przy uwzględnieniu ograniczeń określonych prawem i zasad określonych w 18 uchwały Nr XX/330/12 Rady Miasta Olsztyna z dnia 29 lutego 2012 roku w sprawie określenia jednostek budżetowych, które gromadzą dochody na wydzielonym rachunku, źródeł z których dochody są gromadzone na tym rachunku, przeznaczenia tych dochodów oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania. 2. Plany dochodów po zmianach wraz z informacją o dokonanych zmianach oraz plany dochodów utworzonych w ciągu roku budżetowego, o których mowa w 18 ust. 9 i 10 ww. uchwały Rady Miasta, celem ujęcia w uchwale budżetowej na najbliższej sesji Rady Miasta Olsztyna, kierownicy jednostek przekazują do Wydziału Edukacji w terminie nie krótszym niż sześć tygodni przed planowanym terminem tej sesji. Plany złożone po tym terminie zgłaszane są do uchwały budżetowej na kolejnej sesji Rady Miasta. 3. Plan dochodów ujęty w uchwale budżetowej stanowi podstawę gospodarki finansowej jednostki. VII. Zasady sporządzania wniosków 1. Uzasadnienia we wnioskach winny w sposób wyczerpujący i nie budzący wątpliwości dawać podstawę do oceny zjawisk i procesów będących przyczyną zgłoszenia zmian w planie finansowym jednostki, 3
nie mogą to być określenia np.: przeniesienie celem zwiększenia, zmniejszenie w celu zwiększenia lub plan jest zwiększany gdyż potrzeby są większe niż planowano. 2. Jednostki zobowiązane są podać datę wymaganego terminu płatności lub (i) zaciągnięcia zobowiązania, dotyczących kwot o które wnioskują, oraz złożyć wnioski w sprawie zmian w planie finansowym w terminach umożliwiających dokonanie zmiany planu przed wystąpieniem braku środków lub koniecznością zaciągnięcia zobowiązania. 3. Wnioskowanie o wprowadzenie do budżetu nowego zadania wyodrębnionego należy uzgodnić z Wydziałem Edukacji przed złożeniem wniosku budżetowego. 4. Wnioski oraz informację I-PPO należy sporządzać w formie papierowej w trzech egzemplarzach, z tego jeden dla jednostki, dwa celem złożenia w Wydziale Edukacji. Ponadto w Wydziale Edukacji należy złożyć jeden egzemplarz wniosku w formie elektronicznej. VIII. IX. Zasady sporządzania planów finansowych po zmianach 1. Oświatowe jednostki budżetowe sporządzają plany w terminie nie dłuższym niż 7 dni od otrzymania informacji o zmianach. 2. Plany po zmianach polegających na wprowadzeniu do planu finansowego nowego rozdziału klasyfikacji budżetowej przekazać należy do Wydziału Edukacji w dwóch egzemplarzach: jeden w wersji papierowej, drugi w wersji elektronicznej, w terminie trzech dni roboczych od dnia ich zatwierdzenia przez dyrektora oświatowej jednostki budżetowej. Po uprzedniej weryfikacji Wydział Edukacji przekazuje wersję papierową planu jednostki do Wydziału Budżetu. Formularze Formularze wniosków w sprawie zmian w planach finansowych wraz z załącznikami do stosowania przez oświatowe jednostki budżetowe nadzorowane przez Wydział Edukacji: 1) DBJBO Wniosek w sprawie zmian w planie dochodów bieżących oświatowej jednostki budżetowej na 2013 rok., 2) DMJBO Wniosek w sprawie zmian w planie dochodów majątkowych oświatowej jednostki budżetowej na 2013 rok, 3) WBJBO 1 Wniosek w sprawie zmian w planie wydatków bieżących oświatowej jednostki budżetowej na zadania własne na 2013 rok, 4) WBJBO 1U Wniosek w sprawie zmian w planie wydatków bieżących oświatowej jednostki budżetowej na zadania własne na 2013 rok przedsięwzięcia z paragrafami z czwartą cyfrą 7 lub 9, 5) WBJBO 1D Wniosek w sprawie zmian w planie wydatków bieżących oświatowej jednostki budżetowej na zadania własne na 2013 rok wydatki w ramach rozdziałów 80146 oraz 85446, 6) WMJBO 1 Wniosek w sprawie zmian w planie wydatków majątkowych oświatowej jednostki budżetowej na zadania własne na 2013 rok, 7) I WRD Informacja o zmianach w planie dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych oświatowej jednostki budżetowej na 2013 rok, 8) I PPO Informacja w sprawie przeniesienia środków w ramach grup wydatków zaplanowanych w zadaniu bieżących wydatków rzeczowych oświatowej jednostki budżetowej na 2013 rok, 9) Załącznik WPF PWB do WBJBO 1 i WBJB 2 Przedsięwzięcia (wydatki bieżące), 10) Załącznik WPF PWM do WMJBO 1 i WMJB 2 Przedsięwzięcia (wydatki majątkowe). W pozostałym zakresie jednostki oświatowe stosują formularze obowiązujące inne jednostki budżetowe, określone w pozostałych instrukcjach do zarządzenia. Formularze WBJB-2 i WMJB-2 są załącznikami do Instrukcji (3). Formularze planów finansowych do stosowania przez jednostki oświatowe: 1) PJBO 1 Plan finansowy oświatowej jednostki budżetowej dla zadań własnych na 2013 rok, 2) P WRD Plan finansowy dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych oświatowej jednostki budżetowej na 2013 rok. Wydział Edukacji sporządza i przekazuje nadzorowanym jednostkom oświatowym za pośrednictwem strony www Wydziału Edukacji, elektroniczne wersje formularzy oznaczonych symbolami; DBJBO, DMJBO, 4
WBJBO 1, WBJBO 1U, WBJBO 1D, WMJBO 1, I WRD, I PPO, Załącznik WPF PWB do WBJBO 1 i WBJB 2, Załącznik WPF PWM do WMJBO 1 i WMJB 2 wraz z instrukcją ich obsługi. Wydział Edukacji może modyfikować ww. formularze. W przypadku dokonania zmian zawiadamia Wydział Budżetu przekazując nowy wzór formularza. 5