Zamawiający: Stołeczne Biuro Turystyki - organizator konkursu Pl. Zamkowy 10 00-277 Warszawa REGULAMIN KONKURSU NA OFERTĘ LOGISTYCZNEJ KOORDYNACJI WARSZTATU ZE STRATEGII KOMUNIKACJI SOCIAL MEDIA 1
Rozdział I - Postanowienia ogólne 1. INFORMACJE O ORGANIZATORZE KONKURSU 1.1 Organizatorem konkursu jest Warsaw Convention Bureau, zwane dalej Zamawiającym. 1.2 Siedziba Zamawiającego mieści się w: Stołeczne Biuro Turystyki Pl. Zamkowy 10 00-277 Warszawa Tel/fax 22 628 66 02 1.3 Wszelką korespondencję związaną z niniejszym konkursem należy kierować drogą mailową na adres:mateusz.czerwinski@warsawtour.pl z tytułem: 'Oferta konkursowa na logistyczną koordynację warsztatu ze strategii komunikacji social media'. 1.4 Osobą upoważnioną do udzielania informacji o konkursie jest: Mateusz Czerwiński Warsaw Convention Bureau tel.: 22 629 07 50 kom.: 604 221 504 e-mail: mateusz.czerwinski@warsawconvention.pl 2. FORMA KONKURSU 2.1 Konkurs prowadzony i rozstrzygany jest w języku polskim. Wszystkie dokumenty, oświadczenia, zawiadomienia i wnioski muszą być przez wszystkich uczestników sporządzane w języku polskim. 3. TERMINY KONKURSU. 3.1 Ogłoszenie konkursu 12.05.2011 3.2 Składanie ofert konkursowych do dnia 19.05.201 do godz. 16:00 3.3 Ocena ofert 20.05.2011 3.4 Zawiadomienie o wynikach konkursu 23.05.2011 2
Rozdział II - Opis przedmiotu konkursu 5. OPIS PRZEDMIOTU KONKURSU 5.1 Przedmiotem konkursu jest uzyskanie najlepszej pod względem jakości oraz zakresu usług oferty na logistyczną koordynację organizowanego przez Warsaw Convention Bureau warsztatu ze strategii komunikacji social media dla podmiotów tworzących warszawską branżę spotkań. 5.2 Szczegółowe wymagania oferty konkursowej (brief) określa Załącznik nr 1 do Regulaminu. 5.3 Wyłoniony na podstawie konkursu podmiot będzie realizował przedstawione w ofercie usługi na podstawie umowy o współpracę, której istotne postanowienia znajdują się w Załączniku nr 2 do Regulaminu. Rozdział III - Wymagania, jakie muszą spełniać uczestnicy konkursu 6. POSTANOWIENIA OGÓLNE 6.1 Uczestnikiem konkursu, może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, zwana również Uczestnikiem konkursu samodzielnie biorącym udział w konkursie", bądź podmioty występujące wspólnie, zwane również Uczestnikami konkursu wspólnie biorącymi udział w konkursie", spełniające wymagania określone niniejszym Regulaminem. 6.2 Każdy Uczestnik konkursu może złożyć tylko jedną ofertę, a złożenie dwóch lub więcej ofert skutkuje wykluczeniem z konkursu. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy Zamawiający uzna, iż oferta zawiera istotne błędy lub braki merytoryczne i zwróci się do Uczestnika z pisemnym wnioskiem o przesłanie poprawionej oferty. 6.3 Do złożenia oferty konkursowej zostaną zaproszeni Uczestnicy konkursu, którzy spełniają wymagania określone niniejszym Regulaminem. 7. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W KONKURSIE I WYMAGANE DOKUMENTY. 7.1 W celu potwierdzenia wymagań stawianych przez Zamawiającego, Uczestnik konkursu wraz z ofertą konkursową składa następujące dokumenty: w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej lub osoby prawnej aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej (w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Uczestnika konkursu). 3
8. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z UCZESTNIKAMI KONKURSU ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW. 8.1 Oferty należy składać: 8.1.1 drogą elektroniczną na adres: mateusz.czerwinski@warsawconvention.pl, w temacie wiadomości należy zamieścić oznaczenie: Oferta konkursowa na logistyczną koordynację warsztatu ze strategii komunikacji social media oraz 81.2. pocztą tradycyjną na adres: Stołeczne Biuro Turystyki, Plac Zamkowy 10, 00-277 Warszawa, z dopiskiem: Oferta konkursowa na logistyczną koordynację warsztatu ze strategii komunikacji social media 8.2 Termin składania ofert konkursowych upływa 19.05.2011 r. o godz. 16:00 8.3 O tym, że oferta konkursowa została złożona w terminie będzie decydować data i godzina jej po wpłynięcia na wskazany w pkt 9.1 adres Zamawiającego. Oferty konkursowe dostarczone terminie nie będą rozpatrywane. 8.4 Zamawiający ma prawo przedłużyć termin składania ofert, również po upływie ostatecznego terminu ich składania, o czym niezwłocznie powiadomi wszystkich Uczestników. 8.5 Oferta konkursowa złożona przez Uczestnika może być wycofana wyłącznie przed upływem terminu składania prac konkursowych. 8.6 Przed upływem terminu składania oferty konkursowej Uczestnik konkursu może zmienić lub uzupełnić ofertę. Wprowadzenie zmian lub uzupełnień oferty musi nastąpić z zachowaniem wymogów określonych dla oferty konkursowej, z zastrzeżeniem, że zarówno treść wiadomości oraz nazwa dokumentu z ofertą będą zawierały dodatkowe oznaczenie: 'Zmiana/Uzupełnienie oferty konkursowej na logistyczną koordynację warsztatu ze strategii komunikacji social media' 8.7 Uczestnicy konkursu mogą zwracać się z zapytaniami w formie pisemnej do Zamawiającego o wyjaśnienie treści regulaminu lub przedmiotu oferty. Pytania można kierować za pośrednictwem poczty elektronicznej do osoby wskazanej jako właściwa do udzielania informacji w pkt. 1.4 niniejszego Regulaminu. 8.8 Zamawiający będzie odpowiadał na pytania oraz udzielał wyjaśnień za pośrednictwem poczty elektronicznej w najkrótszym możliwym terminie. 8.9 Udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia oraz dokonane zmiany w Regulaminie konkursu są wiążące dla uczestników konkursu. 8.10 Uczestnicy konkursu ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty konkursowej. Zamawiający nie przewiduje zwrotu tych kosztów. 9. KRYTERIA OCENY PRAC KONKURSOWYCH. 9.1 Oceny ofert dokonuje Jury na posiedzeniu zamkniętym. 9.2 Jury rozstrzyga konkurs, a w szczególności: 9.2.1 wskazuje jedną najlepszą ofertę, która powinna być przeznaczona do realizacji przez podmiot, który ją przedstawił lub wskazuje na odstąpienie od wyróżnienia i przeznaczenia 4
do realizacji jednej oferty, gdy oferty konkursowe nie spełniają wymagań określonych w Regulaminie konkursu, 9.2.2 sporządza informacje o ofertach konkursowych, 9.2.3 przygotowuje uzasadnienie rozstrzygnięcia konkursu, przedstawia wyniki konkursu do zatwierdzenia Zamawiającemu. 9.3 Ocena będzie polegała na przyznaniu przez Jury, każdej pracy zakwalifikowanej do oceny, odpowiedniej ilości punktów w przewidziany powyżej sposób, tj. w określonym zakresie punktowym i wagowym, w ramach każdego z wymienionych powyżej kryteriów oceny. 9.4 Uzyskana ilość punktów w każdym z kryteriów będzie mnożona razy współczynnik wagowy" kryterium. 9.5 Punkty przyznane ofertom przez Jury w ramach każdego z kryteriów będą stanowić o końcowej ocenie pracy konkursowej. Za najlepszą zostanie uznana praca konkursowa, która uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów. 10. SKŁAD JURY: 10.1 Jury jest zespołem pomocniczym kierownika Zamawiającego powołanym do oceny ofert konkursowych oraz wyboru najlepszej z nich. 10.2 Jury liczy 6 osób. W skład Jury wchodzą: Anna Witkowska, Stołeczne Biuro Turystyki Przewodniczący Jury Katarzyna Grzegorek, Stołeczne Biuro Turystyki Członek Jury Magdalena Hołowińska, Warsaw Convention Bureau Członek Jury Maria Kromolicka, Warsaw Convention Bureau Członek Jury Mateusz Czerwiński, Warsaw Convention Bureau Sekretarz Jury W przypadku odwołania członka lub członków Jury z przyczyn uniemożliwiających wykonywanie funkcji członka Jury, Zamawiający może powołać, w miejsce odwołanych członków Jury nowe osoby. 10.3 Do pomocy organizacyjnej w pracach Jury zostaje powołany Sekretarz Jury w osobie Mateusza Czerwińskiego. 11. OGŁOSZENIE WYNIKÓW KONKURSU I DALSZA WSPÓŁPRACA 11.1 Zamawiający przyzna nagrodę Uczestnikowi konkursu, który uzyska najwyższą ocenę oferty konkursowej odpowiadającej warunkom, określonym w Regulaminie konkursu. 11.2 Uczestnik konkursu, którego oferta zostanie uznana przez Jury za najlepszą, otrzyma nagrodę w postaci zaproszenia do negocjacji w sprawie zawarcia umowy o współpracę przy realizacji warsztatów ze strategii komunikacji social media. 11.3 Ogłoszenie o wyniku zostanie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego 5
www.warsawconvention.pl. 11.4 Uczestnik konkursu, którego praca konkursowa została uznana przez Jury za najlepszą, aby kontynuować współpracę, jest zobowiązany do podpisania umowy na warunkach określonych wstępnie w Załączniku nr 2 Istotne postanowienia umowy oraz uzgodnionych w trakcie negocjacji w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 11.5 Zamawiający zastrzega sobie prawo zobowiązania, w trakcie negocjacji, uczestnika konkursu, który otrzymał nagrodę, aby przy realizacji ww. warsztatów uwzględnił zalecenia co do kształtu organizacyjnego wydarzenia, jeśli zostaną wskazane przez Zamawiającego. 11.6 Zamawiający zastrzega sobie prawo odmowy zawarcia umowy z przedstawiającym wybraną w konkursie ofertę bez podania przyczyny. 12. ZMIANY REGULAMINU KONKURSU. 12.1 W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania prac konkursowych, zmodyfikować treść niektórych ustaleń niniejszego regulaminu. Dokonane przez Zamawiającego modyfikacje innych elementów regulaminu są wiążące dla wszystkich uczestników konkursu. 12.2 Zamawiający będzie przekazywał informacje o zmianach treści regulaminu drogą elektroniczną. Załączniki do Regulaminu: Załącznik nr 1 Szczegółowe wymagania oferty konkursowej (brief) Załącznik nr 2 Istotne postanowienia umowy Warszawa, dnia 11.05.2011 r. 6