1 [Słownik pojęć] Ilekroć w niniejszym Regulaminie użyto podanych dalej wyrazów bądź zwrotów należy je rozumieć we wskazanym poniżej znaczeniu: a) Organizator/Stowarzyszenie Stowarzyszenie Inicjatywa Mobilności Pracy z siedzibą w Krakowie, adres: Plac Wolnica 13/10, 31-060 Kraków, zarejestrowane przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000480239. b) Kongres - organizowany przez Stowarzyszenie w dniach 7-8 listopada 2016 r. w Krakowie przy współpracy z Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie. c) Członek Stowarzyszenia osoba fizyczna będąca członkiem zwyczajnym, wspierającym bądź honorowym Stowarzyszenia w myśl Statutu Stowarzyszenia. d) Uczestnik Kongresu osoba fizyczna biorąca udział w Kongresie jako Uczestnik Zwyczajny, reprezentant Partnera Głównego / Partnera Strategicznego / Partnera Kongresu, Przedstawiciel Mediów, Prelegent bądź Gość Honorowy, e) Uczestnik Zwyczajny członek Stowarzyszenia bądź inna osoba fizyczna niebędąca Prelegentem, Gościem Honorowym, Przedstawicielem Mediów, która zgłosiła swoje uczestnictwo w Kongresie oraz uiściła należną opłatę z tytułu uczestnictwa, zaś Organizator zaakceptował jej uczestnictwo. f) Partner Główny / Partner Strategiczny / Partner Kongresu osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna, której ustawa przyznaje zdolność prawną lub inna instytucja wspierająca organizację Kongresu, która została wskazana jako Partner Główny / Partner Strategiczny / Partner Kongresu na stronie internetowej Kongresu g) Przedstawiciel Mediów osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział w Kongresie jako przedstawiciel prasy, radia bądź telewizji, zaś Organizator zaakceptował jej uczestnictwo udzielając akredytacji. h) Prelegent osoba fizyczna, która zgłosiła przygotowany przez siebie referat do wygłoszenia na Kongresie, zaś Organizator zaakceptował temat i treść tego referatu oraz zaprosił tę osobę do jego wygłoszenia. i) Gość Honorowy osoba fizyczna zaproszona przez Organizatora do udziału w Kongresie ze względu na pełnioną przez nią funkcję w instytucjach państwowych lub unijnych bądź ze względu na zasługi tej osoby lub reprezentowanego przez nią podmiotu/instytucji na polu promowania i wspierania mobilności pracy oraz swobody świadczenia usług na terenie Unii Europejskiej.
2 [Postanowienia Ogólne] 1. Regulamin określa zasady, na jakich odbywa się Kongres oraz ustala warunki uczestnictwa w Kongresie. 2. Szczegółowy program Kongresu oraz jego planowany przebieg, a także pozostałe kwestie organizacyjne ustalane są przez Organizatora. 3. Program Kongresu oraz jego planowany przebieg, a także zmiany w tym zakresie publikowane są na stronie internetowej Kongresu. 4. Kongres odbędzie się na terenie przy ul. Marii Konopnickiej 17 w Krakowie. 5. Organizator najpóźniej na 21 dni przed planowanym terminem Kongresu może podjąć decyzję o zmianie miejsca, w którym odbywa się Kongres, wybierając inne miejsce na terenie miasta Kraków, o czym zobowiązany jest poinformować przed terminem Kongresu wszystkich Uczestników Kongresu. 6. W trakcie trwania Kongresu, Organizator gwarantuje Uczestnikom Kongresu poczęstunek oraz ciepłe i zimne napoje. 7. Organizator wspiera networking i nawiązywanie kontaktów biznesowych w trakcie trwania Kongresu. 8. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz regulaminu korzystania z miejsca, w którym odbywa się Kongres. 3 [Uczestnictwo w Kongresie] 1. Każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, bez względu na posiadane obywatelstwo, może zgłosić uczestnictwo w Kongresie jako Uczestnik Zwyczajny. 2. Reprezentant Partnera Głównego / Partnera Strategicznego / Partnera Kongresu może zgłosić swoje uczestnictwo w Kongresie jako Uczestnik Zwyczajny. 3. O wyborze Prelegentów oraz Gości Honorowych zaproszonych oraz ostatecznie biorących udział w Kongresie decyduje Organizator. 4. Organizator dopuszcza udział Przedstawicieli Mediów w Kongresie. 4 [Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie] 1. Obowiązek zgłoszenia uczestnictwa dotyczy wszystkich Uczestników Kongresu. 2. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie następuje przy użyciu formularza rejestracyjnego
dostępnego na stronie internetowej Kongresu:. 3. Uczestnik, który zgłosił swoje uczestnictwo i podał w procesie rejestracji adres e-mail oraz numer telefonu wyraża zgodę na przesyłanie mu e-mailem oraz za pośrednictwem wiadomości SMS informacji dotyczących Kongresu oraz jego przebiegu. 4. Przyjmowanie zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie kończy się w dniu 4 listopada 2016 roku. 5. Uczestnik zgłaszając swoje uczestnictwo zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełniania formularza rejestracyjnego. 6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika Kongresu. 7. Niezwłocznie po dokonanym zgłoszeniu, Uczestnik Kongresu otrzyma na podany przez siebie w zgłoszeniu adres e-mail automatycznie wygenerowane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. 8. Z chwilą otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa, po stronie Uczestnika powstaje obowiązek uiszczenia opłaty za uczestnictwo. 9. Zgłoszenie uczestnictwa uważa się za zaakceptowane przez Organizatora z chwilą otrzymania przez Uczestnika Kongresu e-maila, o którym mowa w ust. 7 powyżej zawierającego potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, pod warunkiem, że Organizator w terminie 7 dni od dokonanego zgłoszenia nie odmówi danej osobie możliwości udziału w Kongresie. Odmowa możliwości udziału w Kongresie następuje za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail podany w zgłoszeniu uczestnictwa. 10. Osoba, w stosunku do której Organizator odmówił możliwości udziału w Kongresie nie zostanie dopuszczona do udziału w Kongresie. Jeżeli osoba ta uregulowała należność z tytułu uczestnictwa, Organizator dokona zwrotu wpłaconej przez nią kwoty z tego tytułu. 11. Udział w Kongresie osób czynnie wykonujących zawód radcy prawnego bądź adwokata wymaga akceptacji udziału tej osoby przez Organizatora. Decyzja Organizatora o akceptacji udziału takiej osoby w Kongresie bądź o odmowie dopuszczenia jej do udziału następuje niezwłocznie, nie dalej niż w terminie 7 dni od dokonanego zgłoszenia. 12. Akceptacja lub odmowa dopuszczenia do udziału w Kongresie osób czynnie wykonujących zawód radcy prawnego bądź adwokata następuje za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail podany w zgłoszeniu uczestnictwa. W przypadku odmowy dopuszczenia takiej osoby do udziału w Kongresie, punkt 10 powyżej stosuje się odpowiednio. 13. Udział w Kongresie możliwy jest osobiście tj. tylko i wyłącznie przez osobę, która zgłosiła swoje uczestnictwo w Kongresie. 14. Zakazane jest delegowanie do udziału w Kongresie pełnomocnika bądź innej osoby, która w założeniu ma zastąpić Uczestnika Kongresu, bądź ma działać w jego imieniu lub na jego rzecz. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Organizator może wyrazić zgodę na
zastąpienie Uczestnika inną wskazaną przez niego osobą. 15. Uczestnicy Kongresu ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Kongres. 5 [Opłata za uczestnictwo] 1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest uiszczenie opłaty za uczestnictwo w terminie wskazanym na wystawionym rachunku/fakturze VAT z tego tytułu, nie później jednak niż do dnia zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie tj. do dnia 4 listopada 2016r. przelewem na rachunek bankowy Organizatora lub on-line. 2. Datą uiszczenia opłaty z tytułu uczestnictwa jest data zaksięgowania wpłaconej z tego tytułu kwoty na rachunku bankowym Organizatora. 3. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika Kongresu do udziału w Kongresie w przypadku, gdy nie uiścił on w całości opłaty z tytułu uczestnictwa w Kongresie w terminach określonych przez Organizatora. 4. Prelegenci, Goście Honorowi oraz Przedstawiciele Mediów są zwolnieni z opłat za uczestnictwo. 5. Opłata za uczestnictwo w Kongresie wynosi: a) Dla członka Stowarzyszenia, który uiścił co najmniej dwie składki członkowskie bądź posiada status członka wspierającego lub honorowego Stowarzyszenia: - 750 złotych b) Dla pozostałych Uczestników Kongresu: - 1.100 złotych w przypadku zgłoszenia uczestnictwa w okresie od dnia rozpoczęcia rejestracji do dnia 30 września 2016 r.; - 1.250 złotych w przypadku zgłoszenia uczestnictwa w okresie pomiędzy 1 października 2016 r., a 31 października 2016 r.; - 1.400 złotych w przypadku zgłoszenia uczestnictwa w okresie pomiędzy 1 listopada, a 4 listopada 2016 r. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na podstawie odrębnego porozumienia, Organizator uprawniony jest do udzielenia reprezentantom Partnera Głównego / Strategicznego / Partnera Kongresu oraz osobom szczególnie zasłużonym dla działalności Organizatora zniżek od opłaty za uczestnictwo. 7. Koszt przejazdu oraz zakwaterowania, jak również wszelkie koszty związane z przygotowa - niem i wygłoszeniem referatu Uczestnik Kongresu pokrywa we własnym zakresie.
8. Na prośbę Uczestnika Kongresu, Organizator wystawi Fakturę VAT dokumentującą uiszczenia opłaty z tytułu uczestnictwa w Kongresie. 9. Rachunki wystawiane są na podstawie danych określonych przez Uczestnika w procesie zgłoszenia uczestnictwa. 10. Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na przesłanie wystawionego rachunku lub faktury VAT za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail na adres wskazany w procesie rejestracji. 11. W przypadku rachunku za więcej niż 2 osoby z jednej instytucji/podmiotu istnieje możliwość wystawienia jednego rachunku łącznie. Możliwe jest także rozbicie opłat z tytułu uczestnictwa jednego uczestnika na dwie instytucje/podmioty. Zawsze wymaga to jednak korespondencji e-mailowej z Organizatorem z podaniem pełnych danych organizacji (nazwa, adres, NIP). 6 [Rezygnacja z uczestnictwa w Kongresie] 1. Uczestnik Kongresu może najpóźniej na 7 (siedem) dni przed planowanym terminem Kongresu zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie. 2. Oświadczenie Uczestnika Kongresu o rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie powinno zostać złożone za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) bądź na piśmie. 3. W przypadku złożenia rezygnacji na co najmniej 14 (czternaście) dni przed planowanym terminem Kongresu, Uczestnik Kongresu, który zrezygnował nie jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za uczestnictwo, zaś uiszczona opłata z tego tytułu podlega zwrotowi w całości. 4. W przypadku złożenia rezygnacji w okresie pomiędzy 14 (czternastym) a 7 (siódmym) dniem przed planowanym terminem Kongresu, Uczestnik Kongresu, który zrezygnował, zobowiązany jest do pokrycia kosztów wywołanych swoją rezygnacją w wysokości 50% opłaty przewidzianej za jego uczestnictwo w Kongresie, zaś jeżeli uiścił opłatę z tytułu uczestnictwa, to uiszczona przez niego opłata podlega zwrotowi w wysokości 50% należnej kwoty. 5. Złożenie rezygnacji z przekroczeniem terminów, o których mowa powyżej nie zwalnia Uczestnika Kongresu z obowiązku uiszczenia całości opłaty przewidzianej za uczestnictwo, zaś jeżeli uiścił opłatę z tytułu uczestnictwa, to opłata ta nie podlega zwrotowi. 7 [Reklamacje] 1. Wszelkie reklamacje Uczestników Kongresu wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej mailowo lub listownie na adres siedziby Organizatora.
2. Reklamacje Uczestników Kongresu mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu 3. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane 8 [Przebieg Kongresu] 1. Nad przebiegiem organizacyjnym i merytorycznym Kongresu pieczę sprawuje Organizator. 2. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania w każdym czasie zmian w programie oraz w planowanym przebiegu Kongresu, w tym prawo do zmiany Prelegentów oraz zaproszonych Gości Honorowych, o ile konieczność wprowadzenia tych zmian nastąpiła z przyczyn niezależnych od Organizatora. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Kongresu z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Kongresie może odbyć się bez kosztowo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Kongresem. 4. Każdy Uczestnik Kongresu wraz z rozpoczęciem Kongresu otrzyma materiały konferencyjne oraz imienny identyfikator. 5. Imienny Identyfikator stanowi potwierdzenie uczestnictwa w Kongresie. Uczestnik ma obowiązek noszenia przy sobie imiennego identyfikatora przez cały czas trwania Kongresu. Uczestnik nie ma prawa przekazywania własnego identyfikatora osobom postronnym. 6. Na żądanie Organizatora Uczestnik Kongresu zobowiązany jest okazać identyfikator oraz dowód osobisty potwierdzający tożsamość. Zarząd Stowarzyszenia uprawniony jest do wyproszenia osoby, która nie okazała imiennego identyfikatora oraz w stosunku do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, iż nie jest Uczestnikiem Kongresu. 7. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do zachowania kultury osobistej w mowie i zachowaniu oraz do poszanowania swobody wypowiedzi innych Uczestników Kongresu. 8. W przypadkach szczególnych, gdy Uczestnik Kongresu nagminnie narusza reguły, o których mowa w ust. 7 powyżej bądź swoim zachowaniem stwarza zagrożenie dla innych Uczestników Kongresu, Organizator uprawniony jest do wyproszenia takiego Uczestnika z dalszego uczestnictwa w Kongresie. 9. Organizator zastrzega sobie prawo do przekazania partnerom i sponsorom listy uczestników wraz z ich imieniem, nazwiskiem oraz zajmowanym przez nich stanowiskiem bądź pełnioną funkcją oraz do publikowania ww. informacji na stronie internetowej Kongresu
funkcją oraz do publikowania ww. informacji na stronie internetowej Kongresu 10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników Kongresu zostawione lub zagubione podczas Kongresu. 11. Kongres będzie fotografowany, nagrywany i filmowany przez Organizatora oraz akredytowane media. 12. Udział w Kongresie jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na wykorzystanie zdjęć i materiałów wideo, na których Uczestnik Kongresu został sfotografowany lub sfilmowany w ramach udziału w Kongresie lub też udzielił wywiadu przed kamerą, bądź pozował do zdjęć. 13. Uczestnictwo w Kongresie wiąże się ze zgodą na wykorzystywanie wizerunku każdego z Uczestników Kongresu w materiałach informacyjnych i promocyjnych. Uczestnik, który takiej zgody nie wyrazi zobowiązany jest do poinformowania o tym Organizatora, najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Kongresu. 14. Filmowanie, nagrywanie, fotografowanie bądź rejestrowanie jakichkolwiek wydarzeń podczas Kongresu oraz z nim związanych bez zgody Organizatora jest zabronione. 9 [Dane osobowe oraz wizerunek Uczestnika] 1. Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie i publikację jego wizerunku w materiałach promocyjnych Kongresu i Stowarzyszenia, a także na stronie internetowej Kongresu: oraz na stronie internetowej Stowarzyszenia: www.inicjatywa.eu 2. Organizator dba o pozytywne wykorzystywanie i upublicznianie wizerunku osób będących Uczestnikami Kongresu oraz zobowiązuje się przestrzegać obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie. 3. Lista Uczestników Kongresu zawierająca: imię, nazwisko, miejscowość, zajmowane stanowisko, tytułu naukowy oraz nazwę organizacji/podmiot/instytucji, którą dany Uczestnik reprezentuje może zostać opublikowana na stronie internetowej Kongresu Pozostałe dane osobowe podane przez Uczestnika traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem. 4. W przypadku woli nieumieszczenia na liście Uczestników imienia, nazwiska, miejscowości stanowiska, tytułu naukowego oraz nazwy organizacji/podmiot/instytucji, którą dany Uczestnik reprezentuje, Uczestnik Kongresu zobowiązany jest uprzedzić o tym Organizatora. 10 [Udział przedstawicieli mediów]
1. Udział Przedstawicieli Mediów wymaga uprzedniej akredytacji ze strony Organizatora. 2. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy udziału w Kongresie Przedstawicieli Mediów, którzy nie uzyskali akredytacji. 11 [Postanowienia końcowe] 1. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników z tytułu uczestnictwa. Uczestnikom Kongresu nie przysługuje prawo do odszkodowania za utracone z tego tytułu korzyści. 2. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn, za które Organizator nie ponosi odpo wiedzialności Uczestnikom Kongresu nie przysługuje prawo do odszkodowania. 3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego. 4. O każdej zmianie treści Regulaminu Uczestnicy Kongresu zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). 5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora. 6. Niniejszy regulamin wchodzi w życie w dniu 1 września 2016 r.