ZARZĄDZENIE R-17/2013 Rektora Uniwersytetu Technologiczno-Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu z dnia 5 marca 2013 r. w sprawie: 1) utworzenia Stanowiska Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 1, Stanowiska Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 2 i Stanowiska Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 3, 2) likwidacji Stanowisk Pracy ds. Budżetowych podporządkowanych Dziekanom Wydziałów w wyniku ich restrukturyzacji, 3) zmiany regulaminu organizacyjnego Uczelni (zarządzenie R-1/95 z dnia 9 stycznia 1995 r. tekst jednolity ogłoszony zarządzeniem R-29/2012 z dnia 29 maja 2012 r. z późn. zm.). Na podstawie: - 18 ust. 5, 35 ust. 2 pkt 2) i 100 statutu Uczelni (tekst jednolity - zarządzenie R -7/2012 z dnia 20 lutego 2012 r. z późn. zm.), realizując postanowienia programu naprawczego Uczelni na lata 2012-2015 uchwalonego przez Senat na posiedzeniu w dniu 21 września 2012 r. (uchwała Nr 000-9/3/2012) z a r z ą d z a m, co następuje: 1 1. Tworzę następujące jednostki: - Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 1 obsługujące sprawy budżetowe Wydziału Informatyki i Matematyki, Wydziału Sztuki oraz Wydziału Transportu i Elektrotechniki, - Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 2 obsługujące sprawy budżetowe Wydziału Ekonomicznego, Wydziału Filologiczno-Pedagogicznego, Wydziału Materiałoznawstwa, Technologii i Wzornictwa oraz Wydziału Nauk o Zdrowiu i Kultury Fizycznej, - Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 3 obsługujące sprawy budżetowe Wydziału Mechanicznego podporządkowane Kwestorowi. 2. Likwiduję Stanowiska Pracy ds. Budżetowych dotychczas podporządkowane Dziekanom Wydziałów i przenoszę obsługę budżetową do Stanowisk Pracy ds. Wydziałowych Budżetów odpowiednio do wskazań określonych w ust. 1. 2 1. Pracownicy Stanowisk Pracy ds. Budżetowych stają się pracownikami nowoutworzonych jednostek odpowiednio do wskazań określonych w 1 ust. 1. 2. Ze względów organizacyjnych zastrzegam możliwość restrukturyzacji zatrudnienia w jednostkach oraz wprowadzenia zmian kadrowych dotyczących stanowisk pracy lub pełnionych funkcji. 1. Ustalam kompetencje Kwestora w brzmieniu określonym w 4 ust. 4. 3
2. Ustalam zakres działania Stanowisk Pracy ds. Wydziałowych Budżetów w brzmieniu określonym w 4 ust. 5. Wprowadzam następujące zmiany do regulaminu organizacyjnego Uczelni: 4 1. 6 ust. 2 otrzymuje brzmienie: 6 2. Jednostki administracyjne w wydziałach sekretariaty zapewniają obsługę procesu dydaktycznego, wychowawczego prowadzonego przez wydział oraz obsługę kancelaryjno-sekretarską i wydawniczo-poligraficzną jednostek wchodzących w skład wydziału., 2. 8 ust. 5 otrzymuje brzmienie: 8. 5. Stanowiska pracy podporządkowane dziekanom: 1) uchylony, 2) sekretariaty dziekanów, 3) uchylony., 3. 8 ust. 7 otrzymuje brzmienie: 8 7. Jednostki administracyjne podporządkowane kanclerzowi: - Dział Infrastruktury, - Sekcja Zamówień Publicznych, Zastępca kanclerza, któremu bezpośrednio podlegają: - Dział Aparatury, Zaopatrzenia i Transportu, - Dział Ogólno-Administracyjny, - Stanowisko ds. Inwentaryzacji Ciągłej, - Stanowisko Pracy ds. BHP i P.Poż., Kwestor (Z-ca kanclerza Główny Księgowy), któremu bezpośrednio podlegają: - Zastępca kwestora, - Sekcja Księgowości Finansowej, Majątkowej i Kosztów, - Sekcja Rachuby Płac, - Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 1, - Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 2, - Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 3. 4. W 22: a) ust. 5 i 6 otrzymują brzmienie: 5. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego przez niego kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizację operacji gospodarczej, której dokument ten dotyczy. Jednocześnie kwestor powinien na piśmie zawiadomić Rektora i kanclerza o odmowie podpisania dokumentu i odmowę tę umotywować. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zawiadomienia kanclerz wyda w formie pisemnej polecenie realizacji zakwestionowanej operacji gospodarczej, kwestor jest obowiązany dokument podpisać, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie polecenia kanclerza stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie. 6. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego kontroli następnej powoduje księgowanie kwoty zakwestionowanej operacji gospodarczej, której dokument dotyczy jako kwoty do dalszego rozliczenia. Jednocześnie kwestor powinien zawiadomić pisemnie Rektora i kanclerza o odmowie podpisania dokumentu, odmowę tę umotywować oraz przedstawić wniosek co do sposobu rozliczenia kwestionowanej operacji gospodarczej. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią
tego zaświadczenia kanclerz wyda w formie pisemnej polecenie rozliczenia operacji w sposób zakwestionowany przez kwestora, kwestor jest obowiązany dokument podpisać i przekazać go do zaksięgowania stosownie do polecenia, z wyjątkiem przypadku gdy wykonanie dyspozycji kanclerza stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie., b) ust. 8 pkt 4) otrzymuje brzmienie: 8. 4) występować z wnioskiem do Rektora o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień, które nie leżą w zakresie działania kwestora., c) po ust. 8 dodaje się ust. 9 w brzmieniu: 9. Nadzorowanie działalności Stanowisk Pracy ds. Wydziałowych Budżetów. 22 otrzymuje brzmienie: 22. Kwestor 1. Do obowiązków kwestora należy w szczególności: 1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegające zwłaszcza na: a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: - właściwy przebieg operacji gospodarczych, - ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki, - sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej, b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: - terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych, - ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie, - prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych, c) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne, 2) prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na: a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami, b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę, c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań, 3) analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu i innych będących w dyspozycji jednostki, 4) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej: a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków, b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planu rzeczowo-finansowego, c) następnej kontroli operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowania, 5) kierowanie pracą podległych jednostek organizacyjnych oraz pracowników, 6) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów
(dochodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz wnioskowanie do Rektora o ich wydanie. 2. Oprócz obowiązków określonych w pkt 1-6 należy także: - opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania planu rzeczowofinansowego oraz wstępna kontrola legalności dokumentów dot. wykonania planu rzeczowo-finansowego. 3. Dowodem dokonania przez kwestora kontroli wewnętrznej operacji gospodarczej, o której mowa w pkt 4 i 7, jest jego podpis złożony na dokumentach tej operacji. Złożenie podpisu przez kwestora na dokumencie oznacza, że: a) sprawdził, że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta, c) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej oraz operacji mieszczących się w planie rzeczowo-finansowym, d) stwierdził formalno-rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji. 4. Główny Księgowy w razie ujawnienia: a) nieprawidłowości formalno-rachunkowych dokumentu zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia, b) nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w planie rzeczowofinansowym, odmawia jego podpisania. 5. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego przez niego kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizację operacji gospodarczej, której dokument ten dotyczy. Jednocześnie kwestor powinien na piśmie zawiadomić Rektora i kanclerza o odmowie podpisania dokumentu i odmowę tę umotywować. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zawiadomienia kanclerz wyda w formie pisemnej polecenie realizacji zakwestionowanej operacji gospodarczej, kwestor jest obowiązany dokument podpisać, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie polecenia kanclerza stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie. 6. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego kontroli następnej powoduje księgowanie kwoty zakwestionowanej operacji gospodarczej, której dokument dotyczy jako kwoty do dalszego rozliczenia. Jednocześnie kwestor powinien zawiadomić pisemnie Rektora i kanclerza o odmowie podpisania dokumentu, odmowę tę umotywować oraz przedstawić wniosek co do sposobu rozliczenia kwestionowanej operacji gospodarczej. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zaświadczenia kanclerz wyda w formie pisemnej polecenie rozliczenia operacji w sposób zakwestionowany przez kwestora, kwestor jest obowiązany dokument podpisać i przekazać go do zaksięgowania stosownie do polecenia, z wyjątkiem przypadku gdy wykonanie dyspozycji kanclerza stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie. 7. W razie, gdy wykonanie polecenia kanclerza stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie, kwestor jest obowiązany powiadomić o tym Rektora. 8. W celu realizacji swoich zadań kwestor ma prawo: 1) wnioskować określając tryb, według którego mają być wykonane przez inne służby prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej, 2) żądać od innych służb udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 3) żądać od innych służb usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: - przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, - systemu kontroli wewnętrznej,
- systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej, 4) występować z wnioskiem do Rektora o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień, które nie leżą w zakresie działania kwestora. 9. Nadzorowanie działalności Stanowisk Pracy ds. Wydziałowych Budżetów. 5. Po 52 dodaje się 52a w brzmieniu: 52a Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów Do zakresu działania osób zatrudnionych na Stanowisku Pracy ds. Wydziałowych Budżetów należy w szczególności: 1) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, służących dla celów badawczych i dydaktyki, 2) udział w sporządzaniu planu wydatków związanych z działalnością podstawową wydziału oraz prowadzenie ewidencji rozliczeń tych wydatków, 3) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów finansowych dotyczących działalności wydziału, przedstawianie ich do zatwierdzenia oraz przekazywanie do kwestury, 4) obsługa administracyjna przy sporządzaniu wieloletnich i rocznych projektów planów prac naukowo-badawczych i projektów badawczych, 5) przygotowywanie danych do sprawozdań dotyczących działalności dydaktycznej i badawczej wydziałów, 6) prowadzenie ewidencji i rozliczeń prac naukowo-badawczych, a w szczególności: a) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym składanych wniosków i projektów umów na prace zlecone z jednostkami gospodarczymi oraz prac w zakresie działalności statutowej i projektów badawczych, b) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym umów zleceń, rachunków i kart pracy, c) prowadzenie ewidencji kosztów poszczególnych zleceń, d) sporządzanie miesięcznych zestawień wydatków na prace i projekty badawcze, e) rozliczanie prac zakończonych i wystawianie faktur po uprzednim uzgodnieniu kosztów z kwesturą. 6. Uchyla się 54. 5 Użyte w regulaminie organizacyjnym Uczelni w różnej liczbie i przypadku wyrazy: dziekanat oraz Stanowisko Pracy ds. Budżetowych zastępuje się użytymi w odpowiedniej liczbie i przypadku wyrazami Biuro Obsługi Studenta oraz Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów. 6 Zmienia się schemat struktury organizacyjnej administracji w sposób uwzględniający zmiany wprowadzone niniejszym zarządzeniem. Aktualny schemat struktury organizacyjnej administracji stanowi załącznik do zarządzenia. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 kwietnia 2013 r. R E K T O R prof. dr hab. inż. Zbigniew Łukasik
Schemat struktury organizacyjnej administracji Uczelni wg stanu na dzień 2 kwietnia 2013 r. REKTOR Biuro Rektora Radcy Prawni Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Ośrodek Informatyki i Promocji Dział Kadr Stanowisko Pracy ds. Audytu Wewnętrznego Centrum Sieciowo- Komputerowe Wydawnictwo Stanowisko ds. Obronnych Prorektor ds. ch i Studenckich Prorektor ds.rozwoju Kadry i Współpracy z Zagranicą Prorektor ds. Badań Naukowych K a n c l e r z Dział Nauczania Dział Spraw Studenckich Centrum Promocji Studentów i Absolwentów Administrator Osiedla Akademickiego DS. 1 DS. 2 Dział Rozwoju Kadry Naukowej Dział Współpracy z Zagranicą Dział Obsługi Badań Naukowych i Projektów Unijnych Ośrodek Transferu Innowacji Stanowisko Pracy ds. Wynalazczości i Ochrony Patentowej Zastępca Kanclerza Dział Aparatury, Zaopatrzenia i Transportu Dział Ogólno- Administracyjny Stanowisko ds. Inwentaryzacji Ciągłej Stanowisko Pracy ds. BHP i P.Poż. Dział Infrastruktury Sekcja Zamówień Publicznych Kwestor Główny Księgowy Zastępca Kanclerza Zastępca Kwestora Zastępca Głównego Księgowego Sekcja Księgowości Finansowej, Majątkowej i Kosztów Sekcja Rachuby Płac DS. 3 DS. 4 Hotel Asystencki Biuro Obsługi Studenta 1 Biuro Obsługi Studenta 2 Biuro Obsługi Studenta 3 Nr1 Nr2 Nr3 Nr4 Nr5 Nr6 Nr7 Nr8 Nr9 Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 1 Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 2 Stanowisko Pracy ds. Wydziałowych Budżetów 3