Zarządzenie Nr 45/2013 Wójta Gminy Chynów z dnia 28 maja 2013r.

Zarządzenie Nr 45/2013 Wójta Gminy Chynów z dnia 28 maja 2013r. w sprawie wprowadzenia oraz określenia zasad systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. Na podstawie art. 68 oraz 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zarządzam, co następuje: 1 Postanowienia ogólne 1. Ustala się sposób prowadzenia oraz koordynacji systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. 2. Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych to ogół działań podejmowanych do zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny i terminowy. 3. Celami kontroli zarządczej są: 1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2) skuteczność i efektywność działania 3) wiarygodność sprawozdań 4) ochrona zasobów 5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania 6) efektywność i skuteczność przepływu informacji 7) zarządzanie ryzykiem 4. Wyróżnia się dwa poziomy kontroli zarządczej: 1) I poziom kontroli zarządczej poziom jednostki organizacyjnej samorządu, odpowiedzialny za I poziom jest kierownik jednostki 2) II poziom kontroli zarządczej poziom jednostki samorządu terytorialnego, odpowiedzialny za II poziom jest Wójt Gminy Chynów 5. Podstawą do opracowania zasad prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy oraz w Jednostkach Organizacyjnych są standardy kontroli zarządczej zawarte w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. 6. Standardy kontroli zarządczej obejmują pięć obszarów: Strona 1 z 4

1) Środowisko wewnętrzne jednostki 2) Cele i zarządzanie ryzykiem 3) Mechanizmy kontroli 4) Informacja i komunikacja 5) Monitorowanie i ocena 2 Odpowiedzialność w ramach funkcjonowania kontroli zarządczej 1. Koordynację kontroli zarządczej sprawowanej przez Wójta Gminy prowadzi Sekretarz Gminy, zwany dalej Koordynatorem Kontroli Zarządczej. 2. Koordynator Kontroli Zarządczej, w imieniu Wójta Gminy, sprawuje nadzór nad stanem oraz skutecznością systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy oraz Jednostkach Organizacyjnych Gminy. 3. Za zapewnienie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w poszczególnych Jednostkach Organizacyjnych Gminy odpowiadają kierownicy tych jednostek, kierując się przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszego zarządzenia. 4. Do obowiązków wszystkich pracowników Urzędu Gminy oraz Jednostek Organizacyjnych Gminy, w ramach funkcjonowania kontroli zarządczej należy: 1) dbałość o efektywność, zgodność z prawem, oszczędność i terminowość wykonywanych zadań 2) sporządzanie zapisów dot. realizacji zadań 3) przekazywanie sprawozdań z wykonywanych zadań 4) udział w procesie zarządzania ryzykiem (identyfikacja, analiza, reakcja na ryzyko) 5) stałe podnoszenie kwalifikacji 6) udział w samoocenie jednostki. 3 Określanie i celów i zadań oraz nadzór nad ich realizacją 1. Cele strategiczne, cele i zadania dla poszczególnych referatów i osób na samodzielnych stanowiskach pracy oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy określane są w perspektywie rocznej. 2. Za określenie celów i zadań w poszczególnych referatach odpowiedzialni są kierownicy referatów lub osoby na samodzielnych stanowiskach pracy. 3. Za nadzór na realizacją celów i zadań odpowiedzialni są odpowiednio: Strona 2 z 4

1) w referatach Urzędu Gminy - ich kierownicy 2) na samodzielnych stanowiskach - Koordynator Kontroli Zarządczej. 4. Za określenie celów i zadań oraz nadzór nad ich realizacją w Jednostkach Organizacyjnych Gminy odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek. 5. Kierownicy referatów, osoby na samodzielnych stanowiskach pracy oraz kierownicy Jednostek Organizacyjnych Gminy przedkładają Wójtowi Gminy półroczne sprawozdania z realizacji celów i zadań. 6. Szczegółowy tryb oraz zakres określania celów i zadań oraz nadzoru nad ich realizacją został uregulowany w Załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4 Zarządzanie ryzykiem 1. Celem zarządzania ryzykiem jest: 1) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań 2) zapewnienie kierownictwu jednostki otrzymywania odpowiednio wcześniej informacji dot. zagrożeń w realizacji określonych celów i zadań. 2. Zarządzanie ryzykiem jest działaniem ciągłym i obejmuje następujące etapy: 1) Identyfikację ryzyka 2) Analizę ryzyka 3) Reakcję na ryzyka 4) Sporządzenie Rejestru ryzyka 3. Rejestr ryzyka: 1) w wypadku Urzędu Gminy sporządzany jest przez Koordynatora Kontroli Zarządczej, a następnie zatwierdzany jest przez Wójta 2) a w wypadku Jednostek Organizacyjnych Gminy sporządzany jest przez kierowników tych jednostek. 4. Szczegółowy tryb oraz zakres zarządzania ryzykiem został uregulowany w Załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia. 5 Samoocena systemu kontroli zarządczej 1. Ustala się przeprowadzenie raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej zarówno w Urzędzie Gminy jak i w Jednostkach Organizacyjnych Gminy. 2. Celem przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej jest uzyskanie informacji nt. funkcjonowania systemu kontroli zarządczej zarówno w Urzędzie Gminy jak i Jednostkach Organizacyjnych Gminy. Strona 3 z 4

3. Za przeprowadzenie samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy oraz za sporządzenie Raportu z samooceny kontroli zarządczej i przedstawienie go Wójtowi Gminy odpowiedzialny jest Koordynator Kontroli Zarządczej. 4. Za przeprowadzenie samooceny systemu kontroli zarządczej w Jednostkach Organizacyjnych Gminy oraz za sporządzenie Raportów z samoocen kontroli zarządczej i przedstawienie ich Wójtowi Gminy odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek. 5. Szczegółowy tryb oraz zakres przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej został uregulowany w Załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia. 6. Podstawą do opracowania zasad przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej są wytyczne zawarte w Komunikacie nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. 6 Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Gminy oraz pracowników Jednostek Organizacyjnych Gminy do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem jego podpisania. Wójt Gminy Tadeusz Zakrzewski Strona 4 z 4

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 45/2013 Wójta Gminy Chynów z dnia 28 maja 2013r w sprawie wprowadzenia oraz określenia zasad systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. Instrukcja określania i celów i zadań oraz nadzór nad ich realizacją w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów 1. Cel i przedmiot instrukcji Zasady wyznaczania celów i zadań w poszczególnych referatach, na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. 2. Definicje Cel - efekt, który jednostka chce uzyskać Zadanie - czynności/działania które należy zrealizować, aby osiągnąć cel Miernik liczbowe przedstawienie efektu działania Mierniki oddziaływania - mierzą długofalowe konsekwencje realizacji zadania. Mogą one mierzyć bezpośrednie skutki wdrażania zadania, ale ujawniające się po dłuższym okresie czasu, np. stopa bezrobocia. Mierniki rezultatu - mierzą efekty uzyskane w wyniku działań objętych zadaniem lub podzadaniem. Mierzą zatem skutki podejmowanych działań., np. liczba bezrobotnych, którzy znaleźli pracę po odbytym szkoleniu. Mierniki produktu - odzwierciedlają wykonanie danego zadania w krótkim okresie i pokazują konkretne dobra i usługi wyprodukowane przez sektor publiczny, np. liczba przeszkolonych bezrobotnych. Mierniki skuteczności - mierzą stopień osiągnięcia zamierzonych celów,mogą mieć one zastosowanie na wszystkich szczeblach klasyfikacji zadaniowej. Mierniki efektywności - mierzą zależność pomiędzy nakładami i osiągniętymi efektami (wynikami). 3. Postępowanie (opis) 3.1 Identyfikacja celów i zadań 3.1.1 Zgłoszenie propozycji zadań Do 15 grudnia każdego roku Kierownicy referatów, osoby na samodzielnych stanowiskach pracy oraz Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Gminy przekazują do Koordynatora Strona 1 z 5

Kontroli Zarządczej Cele i zadania na kolejny rok, wykorzystując w tym celu formularz Tabela celów i zadań, który znajduje się w punkcie 4 niniejszej instrukcji. 3.1.2 Wyznaczenie celów i zadań. Kierownicy referatów, osoby na samodzielnych stanowiskach pracy oraz Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Gminy identyfikują cele i zadania do realizacji z ich obszaru działalności na kolejny rok i dokonują zapisu w formularzu Tabela celów i zadań, odpowiednio kolumna Cele oraz kolumna Zadania. Uwaga 1: Do jednego celu może zostać zidentyfikowanych kilka zadań. Uwaga 2: Identyfikując cele, należy brać pod uwagę zarówno te o charakterze ciągłym jak i te o charakterze jednorazowym. 3.2 Wyznaczenie odpowiedzialności za realizację zadań Do każdego zadania należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za realizację stanowisko i/lub imię i nazwisko, dokonując zapisu w formularzu Tabela celów i zadań, odpowiednio kolumna Osoba odpowiedzialna. 3.3 Wyznaczenie miernika oraz wartości docelowej Do każdego zadania należy wyznaczyć miernik oraz wartość docelową, dokonują zapisu w formularzu Tabela celów i zadań, odpowiednio kolumna Miernik oraz kolumna Wartość docelowa. Uwaga 1: Do jednego zadania może zostać wyznaczonych więcej niż jeden miernik. 3.4 Wyznaczenie terminu realizacji zadania Kierownicy referatów, osoby na samodzielnych stanowiskach pracy oraz Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Gminy określają terminy realizacji poszczególnych zadań dokonując zapisu w formularzu Tabela celów i zadań, odpowiednio kolumna Termin realizacji. Uwaga1: Termin realizacji nie powinien przekraczać rocznej perspektywy. 3.5 Zatwierdzenie do realizacji celów i zadań 3.5.1 Przekazanie celów i zadań do zatwierdzenia Wójtowi Do 31 grudnia każdego roku Koordynator kontroli zarządczej przekazuje Wójtowi do zatwierdzenia: Cele i zadania do realizacji w poszczególnych referatach oraz przez osoby na samodzielnych stanowiskach pracy Cele i zadania do realizacji przez Jednostki Organizacyjne Gminy 3.5.2 Zatwierdzenie celów i zadań Wójt zatwierdza: Cele i zadania do realizacji na kolejny rok w poszczególnych referatach oraz przez osoby na samodzielnych stanowiskach pracy Strona 2 z 5

Cele i zadania do realizacji na kolejny rok przez Jednostki Organizacyjne Gminy dokonując zapisu (podpis i data) w wypełnionych formularzach Tabela celów i zadań. 3.6 Sprawozdanie z realizacji celów i zadań Dwa razy w roku, odpowiednio do 5 lipca oraz do 5 stycznia Kierownicy referatów, Osoby na samodzielnych stanowiskach pracy oraz Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Gminy przygotowują i przekazują Wójtowi sprawozdanie z realizacji celów i zadań, za poprzednie półrocze, wykorzystując w tym celu formularz Sprawozdanie z realizacji celów, który znajduje się w punkcie 5 niniejszej instrukcji. 3.7 Przykłady 3.7.1 Przykład wypełnienia formularza Tabela celów i zadań L.p. Cel Zadanie 1. Utrzymanie techniczne mienia komunalnego Wykonanie remontów przystanków w złym stanie technicznym Osoba odpowiedzialna XXXXXXX Miernik Realizacja planu remontów na rok 2013: Liczba wyremontowanych przystanków/liczba przystanków zaplanowanych do remontu Wartość docelowa Termin realizacji 100% 31.12.2013 3.7.2 Przykład wypełnienia formularza Sprawozdanie z realizacji celów i zadań L. p. Cel 1. Utrzymanie techniczne mienia komunalnego Zadanie Wykonanie remontów przystanków w złym stanie technicznym Osoba odp. XXXX XXX Wartość docelowa Planowan a Realizacja 100% planu remontów Osiągnię ta Termin realizacji Planowan y Osiągnięt y Wyjaśnienie przyczyn: 1.Nieosiągnięc ia wartości docelowej 2. Opóźnień w realizacji zadania 3. Braku realizacji zadania, inne uwagi 90% 31.12.2013 31.12.2013 Znacząca podwyżka materiałów budowlanych. Strona 3 z 5

4. Formularz : Tabela celów i zadań Nazwa referatu/samodzielnego stanowiska pracy/jednostki Organizacyjnej Gminy: L.p. Cel Zadanie Osoba odpowiedzialna Miernik Wartość docelowa Termin realizacji Opracował:.., Data:. Zatwierdził do realizacji:., Data: Strona 4 z 5

5. Formularz: Sprawozdanie z realizacji celów i zadań Nazwa referatu/samodzielnego stanowiska pracy/jednostki Organizacyjnej Gminy: L.p. Cel Zadanie Wartość docelowa Termin realizacji Osoba odpowiedzialna Planowana Osiągnięta Planowany Osiągnięty Wyjaśnienie przyczyn: 1.Nieosiągnięcia wartości docelowej 2. Opóźnień w realizacji zadania 3. Braku realizacji zadania, inne uwagi Opracował:.., Data:. Strona 5 z 5

Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 45/2013 Wójta Gminy Chynów z dnia 28 maja 2013r. w sprawie wprowadzenia oraz określenia zasad systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. Instrukcja zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów 1. Cel i przedmiot instrukcji Zasady identyfikacji ryzyka, analizy ryzyka oraz reakcji na ryzyko w poszczególnych referatach, na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. 2. Definicje Ryzyko zdarzenie o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może mieć negatywny wpływ na realizację założonych/ planów/celów zadań. Ryzyko wewnętrzne obejmuje obszar działania organizacji i może być przez nią kontrolowane np. utrata pracownika, utrata danych, zaginięcie akt sprawy. Ryzyko zewnętrzne wynikające ze środowiska zewnętrznego, nie znajdujące się w całości pod kontrolą organizacji, ale można podjąć pewne działania mające na celu jego zmniejszenie np. kryzys gospodarczy, zmiana prawa, zmiana rządu. Ryzyko finansowe np. budżetowe, oszustwa i kradzieży, podlegające ubezpieczeniu, zamówień publicznych. Ryzyko dot. zasobów ludzkich np. związane z liczbą zatrudnionych pracowników, ze zdrowiem pracowników, z kompetencjami pracowników. Ryzyko działalności np. organizacji i podejmowania decyzji, ryzyko systemów informatycznych, informacji. Ryzyko zewnętrzne np. gospodarcze, polityczne, otoczenia prawnego. Identyfikacja ryzyka rozpoznanie, zdefiniowanie i opisanie ryzyk, które mogą się pojawić jako przeszkody w realizacji celów i zadań. Analiza ryzyka zdefiniowanie skutków wystąpienia danego ryzyka, określenie istotności danego ryzyka oraz określenie działań mających na celu zapobieganie wystąpieniu ryzyka. 3. Postępowanie (opis) 3.1 Identyfikacja ryzyka 3.1.1 Zgłoszenie ryzyka do poszczególnych celów i zadań (dot. tylko Urzędu Gminy) Strona 1 z 7

Do 15 grudnia każdego roku Kierownicy referatów oraz osoby na samodzielnych stanowiskach pracy przekazują do Koordynatora Kontroli Zarządczej Ryzyko związane z realizacją zadań na kolejny rok, wykorzystując w tym celu formularz Identyfikacja i analiza ryzyka, który znajduje się w punkcie 4 niniejszej instrukcji. 3.1.2 Zdefiniowanie ryzyka Kierownicy referatów, osoby na samodzielnych stanowiskach pracy oraz Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Gminy identyfikują ryzyka, czyli te zdarzenia, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację założonych zadań w odniesieniu do wszystkich zadań zaplanowanych do realizacji na dany rok, dokonując zapisów w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka, odpowiednio: do kolumn Zadanie i Osoba odpowiedzialna, należy przenieść zapisy z formularza Tabela celów i zadań (patrz Instrukcja określania i celów i zadań oraz nadzór nad ich realizacją w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów) w kolumnie Ryzyko należy wpisać zidentyfikowane ryzyko Uwaga: Do jednego zadania, może zostać zidentyfikowane więcej niż jedno ryzyko. 3.2 Analiza ryzyka 3.2.1 Zdefiniowanie skutków wystąpienia ryzyka Należy określić jakie mogą być skutki wystąpienia ryzyka dla realizacji danego zadania, dokonując zapisu w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka odpowiednio kolumna Skutki wystąpienia ryzyka. Uwaga: Do jednego ryzyka, może zostać zidentyfikowanych więcej niż jeden skutek. 3.2.2 Określenie istotności ryzyka Istotność ryzyka należy określić przy wykorzystaniu następującego wzoru: I - istotność ryzyka I= P x W, gdzie P prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka W wpływ ryzyka na realizację zadania Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka należy określić przy wykorzystaniu tabeli poniżej: Opis Małe mało prawdopodobne wystąpienie zdarzenia (wystąpienie raz lub wcale) Średnie istnieje szansa, że zdarzenie wystąpi kilkakrotnie Duże szansa że zdarzenie wystąpi wielokrotnie w ciągu roku Strona 2 z 7 Prawdopodobieństwo Wartość (P) 0% - 10% 1 11% - 60% 2 61% - 100% 3

Zapisy dot. prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka należy dokonywać w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka odpowiednio kolumna P. Wpływ ryzyka na realizację zadania należy określić przy wykorzystaniu tabeli poniżej: Opis Wartość (W) Mały niewielkie zakłócenia w realizacji zadania 1 Średni może doprowadzić do braku realizacji zadania 2 Duży poważny wpływ na realizację zadania 3 Zapisy dot. wpływu ryzyka na realizację zadania należy dokonywać w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka odpowiednio kolumna W. Istotność ryzyka należy określić przy wykorzystaniu tabeli poniżej: WPŁYW Duży 3 6 9 Średni 2 4 6 Mały 1 2 3 Małe Średnie Duże PRAWDOPODOBIEŃSTWO Akceptowalny poziom ryzyka, monitorowanie ryzyka, małe zagrożenie Przekroczony akceptowalny poziom ryzyka, wprowadzenie mechanizmów kontrolnych, monitorowanie ryzyka Przekroczony akceptowalny poziom ryzyka, pilne podjęcie działań redukujących k Zapisy dot. Istotności ryzyka należy dokonywać w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka odpowiednio kolumna (I)=P x W. 3.2.3 Zdefiniowanie przeciwdziałania ryzyku Przeciwdziałanie ryzyku może polegać na: Kontrolowaniu i ograniczaniu ryzyka działania służące zmniejszeniu ryzyka, np. wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych. Przeniesieniu ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi z zewnątrz, np. ubezpieczenie. Zakończeniu działań wycofanie się z danego zadania, ryzyko zbyt duże. Jeżeli: Istotność ryzyka, czyli I= P x W wynosi 1 lub 2 to nie trzeba definiować działań służących przeciwdziałaniu ryzyku. Należy dokonać zapisu Akceptowalny poziom Strona 3 z 7

ryzyka monitorowanie w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka, odpowiednio kolumna Przeciwdziałanie ryzyku. Istotność ryzyka, czyli I= P x W wynosi 3,4,6,9 to należy zdefiniować działania służące przeciwdziałaniu ryzyku, należy dokonać zapisu zdefiniowanych działań w formularzu Identyfikacja i analiza ryzyka odpowiednio, kolumna Przeciwdziałanie ryzyku. 3.3 Rejestr ryzyk 3.3.1 Odpowiedzialność za sporządzenie Rejestru ryzyka Za sporządzenie Rejestru ryzyka w Urzędzie Gminy odpowiedzialny jest Koordynator Kontroli Zarządczej Kierownicy referatów oraz osoby na samodzielnych stanowiskach pracy są odpowiedzialni za bieżące przekazywanie Koordynatorowi Kontroli Zarządczej informacji dot. realizacji zaplanowanych działań służących przeciwdziałaniu ryzyku danego zadania. Za sporządzenie Rejestru ryzyka w Jednostkach Organizacyjnych Gminy odpowiedzialni są Kierownicy Jednostek Organizacyjnych. 3.3.2 Sporządzenie Rejestru ryzyka Do sporządzenia Rejestru ryzyka należy wykorzystać formularz Rejestr ryzyka, który znajduje się w punkcie 5 niniejszej instrukcji. Do Rejestru ryzyka należy wpisać tylko te ryzyka, których Istotność wyniosła 3,4,6,9, czyli te odnośnie których zdefiniowano działania służące przeciwdziałaniu ryzyku. W formularzu Rejestr ryzyka, do kolumn Zadanie, Osoba odpowiedzialna, Ryzyko, Istotność, Planowane przeciwdziałanie ryzyku, należy przenieść zapisy z wypełnionych formularzy Identyfikacji i analizy ryzyka. W formularzu Rejestr ryzyka, kolumna Zrealizowane działania przeciwdziałania ryzku należy na bieżąco wpisywać działania przeciwdziałaniu ryzyku, które rzeczywiście zostały zrealizowane oraz datę ich realizacji. 3.3.3 Zatwierdzenie Rejestru ryzyka (dot. tylko Urzędu Gminy) Koordynator kontroli zarządczej przedkłada Wójtowi do zatwierdzenia sporządzony Rejestr ryzyka. Wójt zatwierdza, dokonując zapisu (podpis i data) w formularzu Rejestr ryzyka. Strona 4 z 7

3.4 Przykłady 3.4.1 Przykład wypełnienia formularza Identyfikacja i analiza ryzyka L. p. 1. Zadanie Przeprowadzenie postępowania dot. zamówienia publicznego Osob a odp. xxxxx Ryzyko Błędy w przeprowadzonej procedurze. Skutki wystąpienia Zwrot środków UE, wydatki uznane za niekwalifikowane P W Istotnoś ć ryzyka (I) = P x W 2 3 6 Planowane przeciwdziałanie ryzyku Opracowanie i wdrożenie instrukcji dot. zamówień publicznych 3.4.2 Przykład wypełnienia formularza Rejestr Ryzyka L. p. Zadanie 1. Przeprowadzen ie postępowania dot. zamówienia publicznego. Osob a odp. xxxxx x Ryzyko Błędy w przeprowadz o -nej procedurze. Istotno ść Planowane przeciwdziała nie ryzyku 6 Opracowanie i wdrożenie instrukcji dot. zamówień publicznych. Zrealizowane działania przeciwdziałania ryzyku Termin Działanie Została opracowana Instrukcja postępowan ia podczas przeprowad zania procedury zamówień publicznych realizacji 31.03.201 3 Uwagi/ Wyjaśnie nia Brak Strona 5 z 7

4. Formularz : Identyfikacja i analiza ryzyka Nazwa referatu/samodzielnego stanowiska pracy/jednostki Organizacyjnej Gminy: L.p. Zadanie Osoba odpowiedzialna Ryzyko Skutki wystąpienia P W Istotność ryzyka (I) = P x W Planowane przeciwdziałanie ryzyku Opracował:.., Data:. Strona 6 z 7

5. Formularz: Rejestr ryzyka Rejestr Ryzyka na rok.w Urzędzie Gminy w Chynowie /Nazwa Jednostki Organizacyjnej Gminy L.p. Cel Zadanie Osoba odpowiedzialna Ryzyko Istotność Planowane przeciwdziałanie ryzyku Zrealizowane działania przeciwdziałania ryzyku Termin Działanie realizacji Uwagi/ Wyjaśnienia Opracował:.., Data:. Zatwierdził:.., Data:. Strona 7 z 7

Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 45/2013 Wójta Gminy Chynów z dnia 28 maja 2013r. w sprawie wprowadzenia oraz określenia zasad systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. Instrukcja przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. 1. Cel i przedmiot instrukcji Zasady przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie oraz w Jednostkach Organizacyjnych Gminy Chynów. 2. Definicje Samoocena kontroli zarządczej to proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo jednostki. 3. Postępowanie (opis) 3.1 Informacje ogólne 3.1.1 Odpowiedzialność w ramach dot. przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej 1. Odpowiedzialnym za przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy jest Koordynator Kontroli Zarządczej 2. Odpowiedzialnymi za przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej w Jednostkach Organizacyjnych Gminy odpowiedzialni są Kierownicy tych jednostek. 3. Wszyscy pracownicy Urzędu gminy oraz Jednostek organizacyjnych Gminy zobowiązani są brać czynny udział w procesie samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie i zwrot anonimowych ankiet dot. samooceny kontroli zarządczej 3.1.2 Termin przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzania jest raz w roku, w terminie 15-30 października. 3.2 Przeprowadzenie procesu samooceny 3.2.1 Zawiadomienie pracowników o rozpoczęciu procesu samooceny Koordynator Kontroli zarządczej/kierownik Jednostki Organizacyjnej Gminy wysyła pocztą elektroniczna do wszystkich pracowników: 1) informację o rozpoczęciu procesu samooceny 2) ankietę do samooceny kontroli zarządczej z podziałem na kadrę kierowniczą oraz pozostałych pracowników, formularze ankiet zostały zamieszczone odpowiednio w punktach 4 i 5 niniejszej instrukcji 3) informację o terminie zwrotu wypełnionych ankiet Strona 1 z 14

4) informacje dot. miejsca zwrotu ankiet urna wystawiona w sekretariacie Urzędu Gminy/Jednostki Organizacyjnej Gminy 3.2.2 Analiza wyników samooceny kontroli zarządczej 1. Koordynator Kontroli zarządczej/kierownik Jednostki Organizacyjnej Gminy przy pomocy wskazanych pracowników opracowuje wyniki z przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej. 2. Założenie: ponad 50% negatywnych odpowiedzi spośród wszystkich otrzymanych na konkretne pytanie wskazuje na słabość danego obszaru ocena negatywna 3. W wypadku zidentyfikowania oceny negatywnej, należy określić działania naprawcze w danym obszarze. 3.2.3 Opracowanie Raportu z przeprowadzonej samooceny 1. Koordynator Kontroli zarządczej/kierownik Jednostki Organizacyjnej Gminy przy pomocy wskazanych pracowników opracowuje Raport z przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej, przy wykorzystaniu formularza Raport z samooceny kontroli zarządczej, zamieszczonego w punkcie 6 niniejszej instrukcji. 2. Koordynator Kontroli zarządczej/kierownik Jednostki Organizacyjnej Gminy w terminie 15 dni od dnia zakończenia samooceny przedstawia Wójtowi do zatwierdzenia Raport z przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej. Strona 2 z 14

4. Formularz : Wzór ankiety do samooceny kontroli zarządczej zaproponowanej przez Ministra Finansów kierownicy komórek organizacyjnych Lp. Pytanie TAK NIE 1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2. Czy Pani/Pan wie, jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w [jednostce]? 3. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, tak aby skutecznie realizować powierzone zadania? 4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK 7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w Strona 3 z 14 Trudno ocenić Uzasadnienie odpowiedzi: TAK odniesienie do procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowód potwierdzających odpowiedź TAK NIE lub Trudno ocenić uzasadnienie odpowiedzi

wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 9. Czy istniejące w [jednostce] procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 13. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? 14. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórce organizacyjnej? 15. Czy został określony ogólny cel istnienia [jednostki] np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? 16. Czy w [jednostce] zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? Strona 4 z 14

17. Czy cele i zadania [jednostki] na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić, czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK 18. Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pan komórki organizacyjnej w bieżącym roku? 19. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 20. Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? 21. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? jeśli TAK proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25 22. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? 23. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórce organizacyjnej? 24. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? 25. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do Strona 5 z 14

procedur/instrukcji obowiązujących w [jednostce] (np. poprzez intranet)? 26. Czy w [jednostce] zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania 28) 27. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii? 28. Czy w Pani/Pana komórki organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 29. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 30. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w [jednostce]? 31. Czy w [jednostce] funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami), mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 32. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje dobre kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 33. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących [w jednostce] w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? Strona 6 z 14

34. Czy zachęca Pan/Pani pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? 35. Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania [jednostki]? 5. Formularz: Wzór ankiety do samooceny kontroli zarządczej zaproponowanej przez Ministra Finansów pozostali pracownicy Lp. Pytanie TAK NIE 1. Czy Pani/Pan wie, jakie zachowania pracowników uznawane są w [jednostce] za nieetyczne? 2. Czy Pani/Pan wie, jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w [jednostce]? 3. Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają Trudno ocenić Uzasadnienie odpowiedzi: TAK odniesienie do procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowód potwierdzających odpowiedź TAK NIE lub Trudno ocenić uzasadnienie odpowiedzi Strona 7 z 14

oraz promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, tak aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku? 6. Czy jest Pani/Pan informowana/y przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia [jednostki]? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 13. Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić, czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć Strona 8 z 14

tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK 14. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 15. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej? 16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania, mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? 17. Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w [jednostce] (np. poprzez intranet)? 18. Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? 19. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? 20. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 21. Czy wie Pani/Pan, jak postępować w razie wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej, np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? 22. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjne są ustalone zasady zastępstw na Pani/pana stanowisku pracy? Strona 9 z 14

23. Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy, są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 24. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? 25. Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? 26. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? 27. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 28. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w [jednostce]? 29. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników [jednostki] z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie w tym zakresie? 30. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 31. Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w [jednostce] zasad, procedur, instrukcji itp.? Strona 10 z 14

Strona 11 z 14

6. Formularz: Raport z samooceny kontroli zarządczej Raport z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Chynowie/ Nazwa Jednostki organizacyjnej gminy przeprowadzonej w roku.. 1. Samoocena kontroli zarządczej została przeprowadzona w terminie. 2. Zwrot ankiet: w wypadku kadry kierowniczej, wydano (podać liczbę ankiet), zwrócono. podać liczbę ankiet) w wypadku pozostałych pracowników, wydano (podać liczbę ankiet), zwrócono. podać liczbę ankiet) ogólny zwrot ankiet wynosi.. (podać zwrot w %) 3. Najsilniejsze zidentyfikowane obszary to te, które uzyskały najwięcej ocen pozytywnych: W wypadku kadry kierowniczej to: odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) W wypadku pozostałych pracowników to: odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) odpowiedzi pozytywnych) Strona 12 z 14

4. Najsłabsze zidentyfikowane obszary to te, które uzyskały najwięcej ocen negatywnych: W wypadku kadry kierowniczej to: odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) W wypadku pozostałych pracowników to: odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) odpowiedzi negatywnych) L.p. 5. Proponowane działania naprawcze dla obszarów, które uzyskały ogólną ocenę negatywną, czyli tych, które uzyskały ponad 50% negatywnych odpowiedzi spośród wszystkich otrzymanych W wypadku kadry kierowniczej: Obszar Proponowane działanie naprawcze Odpowiedzialny za realizację Termin realizacji W wypadku pozostałych pracowników: Strona 13 z 14

L.p. Obszar Proponowane działanie naprawcze Odpowiedzialny za realizację Termin realizacji Opracował:.., Data:. Zatwierdził:.., Data:. Strona 14 z 14