UMOWA nr... Zawarta w Białymstoku w dniu 2015 r. pomiędzy: Załącznik nr 9 do SIWZ Nr postępowania: POA-ZP-271-10/15 Podlaską Wojewódzką Komendą Ochotniczych Hufców Pracy w Białymstoku z siedzibą przy ul. Pozioma 4, 15-558 Białystok identyfikującą się numerem NIP 542-00-00-966 zwaną dalej Zamawiającym", reprezentowaną przez:.. Wojewódzkiego Komendanta a Panem/Panią.. zamieszkałą/ym przy... prowadzącą/ym działalność gospodarczą w ramach zakładu... przy.. wpisaną/ym w dniu do rejestru działalności gospodarczej... pod numerem.., identyfikującym się numerem NIP... zwanym dalej Wykonawcą" lub... z siedzibą w..., ul..., zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez... w dniu... pod numerem..., zwanym dalej Wykonawcą", reprezentowanym przez Pana/Panią... W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego na Przygotowanie koncepcji kreatywnej, kreacji, strategii mediowej oraz przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej w Internecie Centrum Informacyjno- Konsultacyjnego Służb Zatrudnienia Zielona Linia oraz Powroty.gov.pl w Internecie przeprowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z póź. zm.), została zawarta umowa o następującej treści: 1 1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić działania promocyjne Centrum Informacyjno Konsultacyjnego Służb Zatrudnienia polegające na przygotowaniu koncepcji kreatywnej, kreacji, strategii mediowej oraz przeprowadzeniu kampanii informacyjno-promocyjnej Centrum Informacyjno-Konsultacyjnego Służb Zatrudnienia Zielona Linia oraz Powroty.gov.pl w Internecie. 2. Przedmiot umowy realizowany będzie zgodnie ze szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy (OPZ), ofertą Wykonawcy z dnia. stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy oraz Formularzem Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 3 do Umowy. 2 1. W terminie do 10 dni roboczych od dnia podpisania Umowy Wykonawca przedstawi w formie elektronicznej projekty kreacji i form reklamowych, które zostaną użyte w kampanii, projekt strony internetowej (landing page). 2. Zamawiający w terminie do 3 dni roboczych w formie oświadczenia zaakceptuje przekazane projekty graficzne, opisy, projekt strony internetowej (landing page) lub przekaże Wykonawcy uwagi do przekazanych projektów i opracowania. 1
3. W terminie do 3 dni roboczych od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego do przekazanych projektów graficznych, opisów, Wykonawca przekaże Zamawiającemu w 2 egzemplarzach w formie papierowej i elektronicznej ostateczną wersję projektów graficznych reklamy, opisów, projekt graficzny strony internetowej (landing page) wykonanych zgodnie z uwagami Zamawiającego. 4. Rekomendacje dotyczące zmian na stronie www.zielonalinia.gov.pl oraz www.powroty.gov.pl Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w formie elektronicznej i papierowej w terminie do 20 dni roboczych od podpisania Umowy. 5. Rekomendacje dotyczące komunikacji w social media serwisu Zielona Linia oraz Powroty Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w formie elektronicznej i papierowej w terminie do 20 dni roboczych od podpisania Umowy. 6. W razie gdy Wykonawca nie dotrzyma któregokolwiek z terminów wskazanych w ust. 1, 3, 4, 5 to Zamawiający ma prawo: 1) nie przyjąć przekazanych do zatwierdzenia projektów wypracowanych rekomendacji po terminie i odstąpić od Umowy w całości, 2) przyjąć do zatwierdzenia projekty graficzne reklamy wypracowanych rekomendacji przedłożone po terminie i obniżyć wynagrodzenie Wykonawcy określone w Załączniku nr 2 Oferta Wykonawcy zgodnie z 8 ust. 1 pkt 3 Umowy. 7. Emisja reklamy będzie realizowana zgodnie z harmonogramem wskazanym w Opisie Zarządzania Kampanią. 8. Przed emisją każdego typu reklamy Wykonawca zgłosi gotowość emisji reklamy w terminie co najmniej 3 dni roboczych przed planowaną emisją wskazując dokładny termin rozpoczęcia i harmonogram emisji. 3 1) Przedmiot umowy będzie podlegać Odbiorom Częściowym oraz Odbiorowi Końcowemu. 2) Odbiory Częściowe - nastąpią po emisji zgodnie z Harmonogramem realizacji zamówienia, o którym mowa 2 ust. 7 Umowy, poszczególnych rodzajów reklamy, nie częściej niż 1 (jeden) raz w miesiącu. Z Odbiorów Częściowych Wykonawca sporządzi Protokół Odbioru Częściowego. Protokół Odbioru Częściowego powinien być podpisany przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron Umowy w terminie 7 dni od dnia emisji rodzaju reklamy, który podlega Odbiorowi Częściowemu Kampanii. Protokół Odbioru Częściowego powinien zawierać co najmniej: a) datę i miejsce odbioru, b) raport z emisji reklamy przekazany w 2 (dwóch) egzemplarzach w wersji papierowej i w formie elektronicznego zapisu na płytach CD. Raport będzie zawierał w zależności od rodzaju reklamy co najmniej: opis rodzaju reklamy, który podlega odbiorowi wraz z oceną prawidłowości wykonania i zgodności z Umową, całkowitą liczbę kontaktów z reklamą w ujęciu miesięcznym, c) wartość przedmiotu umowy podlegającego odbiorowi. 3) Odbiór Końcowy nastąpi po emisji zgodnie z Harmonogramem realizacji zamówienia, wszystkich rodzajów reklamy. Z Odbioru Końcowego Wykonawca sporządzi Protokół 2
Odbioru Końcowego. Protokół powinien być podpisany przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron Umowy w terminie 7 (siedmiu) dni roboczych od dnia zakończenia ostatnich działań promocyjnych. Protokół Odbioru Końcowego powinien zawierać co najmniej: a) datę i miejsce odbioru, b) raport z realizacji przekazany w 2 (dwóch) egzemplarzach w wersji papierowej i w formie elektronicznego zapisu na płytach CD. Raport będzie zawierał co najmniej: dokładny harmonogram realizacji w podziale na dni, ocenę prawidłowości wykonania i zgodności z Umową. 4 1. Wykonawca oświadcza, że wykonane projekty graficzne materiałów (dalej zwane Utworami) wykonane w ramach Umowy będą oryginalne, nie będą podobne do innych tego rodzaju utworów w stopniu, który ograniczałby w jakimkolwiek zakresie prawa autorskie do tych Utworów nabyte przez Zamawiającego na podstawie niniejszej Umowy, w szczególności nie będą zawierały niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich, nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, w szczególności praw autorskich innych osób. 2. Wykonawca oświadcza i zapewnia, że na podstawie wymaganych prawem i ważnych umów skutecznie nabył od uprawnionych podmiotów prawa wyłączne, w tym majątkowe prawa autorskie i prawa zależne do wszystkich Utworów, a także został ważnie i skutecznie upoważniony przez podmioty uprawnione do zezwalania na dokonywanie zmian w tych Utworach, w takim zakresie w jakim to uprawnienie przenosi poniżej na Zamawiającego w niniejszej Umowie. Wykonawca gwarantuje, że wszystkie prawa wyłączne do Utworów są wolne od jakichkolwiek wad prawnych, a w szczególności nie są ograniczone ani obciążone w żaden sposób prawami osób trzecich. 3. Strony zgodnie ustalają, że Wykonawca w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 5 Umowy przenosi na Zamawiającego w pełnym zakresie wszystkie wyłączne prawa do Utworów, w tym majątkowe prawa autorskie, uprawniające do korzystania z każdego Utworu na następujących polach eksploatacji: 1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania każdego i wszystkich Utworów - wytwarzanie określoną techniką nieograniczonej liczby egzemplarzy, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową i każdą inną, utrwalanie, kopiowanie, wprowadzanie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych; 2) w zakresie obrotu oryginałem każdym i wszystkimi Utworami albo egzemplarzami, na których je utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy każdego i wszystkich Utworów, 3) w zakresie rozpowszechniania każdego i wszystkich Utworów w sposób inny niż określony w pkt. 2 wystawienie, wyświetlenie, wprowadzanie do pamięci komputera, opracowywanie komputerowe, przesyłanie przez Internet, udostępnianie w Internecie przez umieszczanie na stronach WWW, wystawianie lub publiczną prezentację, w tym podczas konferencji i seminariów, wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych oraz we wszelkiego rodzaju mediach, w tym audio-wizualnych i komputerowych; prawo do korzystania z każdego 3
i wszystkich Utworów w całości lub w części, publikację i rozpowszechnianie w całości lub w części za pomocą druku, wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej. 4. Przeniesienie ww. praw wyłącznych do Utworów następuje z chwilą zatwierdzenia przez Zamawiającego projektów graficznych każdego rodzaju reklamy do wykorzystania na wszystkich nośnikach i materiałach. 5 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości.. zł brutto (słownie złotych: brutto) zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy. 2. Wynagrodzenie powyższe obejmuje wszelkie świadczenia Wykonawcy opisane w Załączniku Nr 1 do umowy, w tym wynagrodzenie za przeniesienie majątkowych praw autorskich na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszej umowie, w odniesieniu do opracowanych projektów graficznych reklamy w wysokości. zł brutto (słownie:.. zł. brutto). 3. Zamawiający dopuszcza fakturowanie częściowe przedmiotu zamówienia. Podstawą do wystawienia faktur VAT jest wykonanie części przedmiotu zamówienia i podpisanie przez Zamawiającego bez zastrzeżeń Protokołu Odbioru Częściowego. Płatność będzie realizowana przelewem na konto Wykonawcy w terminie 21 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 4. Przelew ostatniej transzy płatności wymaga wcześniejszego podpisania Protokołu Odbioru Końcowego. 5. Fakturę należy wystawić na: Podlaska Wojewódzka Komenda Ochotniczych Hufców Pracy 15-558 Białystok, ul. Pozioma 4, NIP 542-00-00-966, REGON 001036678 6. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6 1. Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za wszelkie działania lub zaniechania swoich podwykonawców jak za swoje działania lub zaniechania. 2. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z Umowy, w całości lub części. 7 1. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonania przedmiotu umowy. 2. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia każdorazowo pełnej informacji na temat stanu realizacji przedmiotu umowy w formie ustnej lub pisemnej, stosowanie do żądania. 3. Do współpracy i koordynacji realizacji przedmiotu umowy upoważnia się: 4
1) ze strony Zamawiającego: a) sprawy formalne b) sprawy merytoryczne 2) ze strony Wykonawcy: a) sprawy formalne b) sprawy merytoryczne 4. Zmiana osób wymienionych w ust. 3 nie powoduje konieczności zmiany umowy. W przypadku takiej zmiany każda ze stron informuje drugą stronę, na piśmie o nowej osobie upoważnionej do współpracy i koordynacji przedmiotu umowy. 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia kary umownej w przypadku: 8 1) niewykonania przedmiotu umowy w wysokości 10 % łącznego wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1 Umowy, 2) odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10 % łącznego wynagrodzenia określonego 5 ust. 1 Umowy, 3) w przypadku niedotrzymania terminów w określonych w 2 ust. 1, 3, 4, 5 umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 0,1 % wartości wynagrodzenia brutto, za każdy dzień opóźnienia, 4) w przypadku przekroczenia terminów wskazanych w harmonogramie Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 0,1 % wartości wynagrodzenia brutto za emisję rodzaju reklamy określoną w ofercie Wykonawcy za każdy dzień opóźnienia emisji od wskazanej w harmonogramie daty emisji. 2. W przypadku opóźnienia przekraczającego 14 dni, Zamawiający może od umowy odstąpić. Prawo odstąpienia od umowy przysługuje w terminie 21 dni od dnia, w którym opóźnienie Wykonawcy w realizacji prac przekroczyło 14 dni. 3. W przypadku gdy wysokość szkody poniesionej przez Zamawiającego przewyższa wysokość zastrzeżonej kary umownej, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstrzymania się z opłaceniem faktury, o której mowa w 5 Umowy, do czasu zapłacenia przez Wykonawcę naliczonych kar umownych, o których mowa w ust.1. 9 Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli przebiegu realizacji przedmiotu umowy. Wykonawca jest obowiązany udzielić Zamawiającemu oraz wskazanemu przez Zamawiającego podmiotowi wszelkich informacji niezbędnych do oceny należytego wykonywania przedmiotu umowy. 5
10 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 11 1. Zamawiający przewiduje możliwość istotnej zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku: zmian organizacyjnych stron np. zmiana reprezentacji lub siedziby firmy, zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajk, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej itp.) mającej wpływ na realizację umowy; wystąpienie niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy innych istotnych okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, które mają wpływ na termin realizacji umowy. 2. Warunkiem dokonania zmiany, o której mowa w ust. 1 jest złożenie wniosku przez stronę inicjującą zmianę zawierającego opis oraz obliczenie kosztów zmiany, jeżeli będzie ona miała wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy. 12 Wszelkie ewentualne spory i roszczenia finansowe w przypadku niemożności ich uregulowania czy wyegzekwowania w drodze negocjacji stron zawierających umowę zostaną rozstrzygnięte przez właściwy Sąd powszechny. 13 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 14 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 6