ZARZĄDZENIE NR 483/14 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 22 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych Miasta Zduńska Wola Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, 645 i 1318 oraz z 2014 r. poz. 379 i 1072) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379, 911 i 1146) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się obowiązek funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta Zduńska Wola. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) jednostce samorządu terytorialnego należy przez to rozumień Gminę Miasto Zduńska Wola; 2) urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zduńska Wola; 3) Prezydencie Miasta należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zduńska Wola; 4) kierownictwie urzędu należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zduńska Wola, Zastępcę / Zastępców Prezydenta Miasta Zduńska Wola, Sekretarza Miasta Zduńska Wola, Skarbnika Miasta Zduńska Wola; 5) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wyodrębnioną w strukturze organizacyjnej urzędu komórkę lub wyodrębnione organizacyjnie samodzielne stanowisko; 6) kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć osoby kierujące komórkami organizacyjnymi oraz zajmujące wyodrębnione samodzielne stanowisko, zgodnie z Regulaminem organizacyjnym urzędu; 7) ogół kierownictwa urzędu kierownictwo urzędu i kierownicy komórek organizacyjnych; 8) jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podległą Miastu Zduńska Wola, zgodnie z załącznikiem do Statutu Miasta Zduńska Wola, z wyłączeniem spółek prawa handlowego; 9) kierowniku jednostki organizacyjnej należy przez to rozumieć osobę kierującą jednostką organizacyjną Miasta Zduńska Wola. 3. 1. Użyte w zarządzeniu pojęcia definiuje się w następujący sposób: 1) kontrola zarządcza jest to ogół działań wykonywanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; 2) zarządzanie ryzykiem jest to systematyczna identyfikacja, ocena, analiza i sposób postępowania z ryzykiem w ramach prowadzonej działalności we wszystkich jej obszarach w celu realizacji zadań; 3) samoocena systemu kontroli zarządczej dokonywana raz w roku przez komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Mieście Zduńska Wola. 2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: 1) Prezydenta Miasta w obszarze działania urzędu i jednostki samorządu terytorialnego; 2) kierownika jednostki organizacyjnej w obszarze działania kierowanej przez niego jednostki organizacyjnej. 4. System kontroli zarządczej to zintegrowany sposób kontroli wszystkich elementów działania w każdym obszarze obejmujący: 1) systematyczną ocenę i monitoring skuteczności i celowości prowadzonych działań związanych z uzyskiwaniem zamierzonych efektów i celów; 2) zapewnienie właściwych mechanizmów kontroli; 3) ciągłą identyfikację i analizę ryzyka. Id: 3FBD0B0F-BF8B-4FED-8265-CB8669DB0A22 Strona 1 z 6
5. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 6. Elementy kontroli zarządczej w urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych obejmują standardy kontroli zarządczej, na które składają się: A. Środowisko wewnętrzne element, który w sposób podstawowy określa jakość kontroli zarządczej i obejmuje: 1) przestrzeganie wartości etycznych - dotyczy ogółu kierownictwa urzędu, pracowników urzędu oraz kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych, w zakresie świadomości i odpowiedzialności za przestrzeganie przyjętych wartości etycznych przy wykonywaniu powierzonych zadań; 2) zapewnienie kompetencji zawodowych - czyli dbałość kierownictwa urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie zapewnienia pracownikom właściwego poziomu i rozwoju wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalającego na skuteczne i efektywne wykonywanie powierzonych zadań; 3) przygotowanie właściwej struktury organizacyjnej - tzn. odpowiadającej aktualnym celom i zadaniom, których zakres uprawnień i odpowiedzialności dla wszystkich pracowników został pisemnie określony w sposób przejrzysty i spójny; 4) delegowanie uprawnień - które są określone dla poszczególnych osób odpowiednio do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. B. Cele i zarządzanie ryzykiem - element, który służy określeniu celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem i obejmuje: 1) zdefiniowanie misji - czyli możliwość wskazania celu istnienia jednostki samorządu terytorialnego, działającej przy pomocy Urzędu; 2) określenie celów i zadań - to w co najmniej rocznej perspektywie określenie zadań i celów, monitorowanie i ocena ich realizacji (z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności); 3) identyfikację ryzyka - to określenie zdarzeń mających wpływ na realizację zamierzonych celów i zadań; 4) analizę ryzyka - to określenie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia i jego skutków mogących mieć wpływ na realizację zadań i celów, z wyznaczaniem akceptowalnego poziomu ryzyka; 5) reakcję na ryzyko - to działanie mające za cel zminimalizowanie skutków ryzyka do akceptowalnego poziomu. C. Mechanizmy kontroli - element, który należy rozumieć jako elastyczny system kontroli mający za zadanie oddziaływać na konkretne ryzyko, zagrażające wykonaniu celów, a obejmujący: 1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej - czyli wewnętrzne dokumenty takie jak: procedury, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne; 2) nadzór - ciągły monitoring zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji; 3) zapewnienie ciągłości działania - to wszystkie mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości jednostki samorządu terytorialnego; 4) ochronę zasobów - to system właściwego zabezpieczenia i wykorzystania zasobów; 5) wprowadzenie właściwych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych to w szczególności: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, Id: 3FBD0B0F-BF8B-4FED-8265-CB8669DB0A22 Strona 2 z 6
b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez Prezydenta Miasta, kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnione, c) podział kluczowych obowiązków, d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji; 6) zapewnienie mechanizmów kontroli dotyczących systemów informatycznych - czyli określenie mechanizmów służących zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. D. Informacja i komunikacja - element, który ogółowi kierownictwa urzędu, kierownikom jednostek organizacyjnych oraz pracownikom, winien zapewnić dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, zapewnić przepływ informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym, obejmuje: 1) zapewnienie bieżącej informacji - czyli zapewnienie, w odpowiedniej formie i czasie, właściwych oraz rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji celów i zadań; 2) komunikację wewnętrzną - czyli mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej urzędu, jak i jednostek organizacyjnych; 3) komunikację zewnętrzną - czyli system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. E. Monitorowanie i ocena - element, który winien weryfikować obecność systemu kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego, obejmuje: 1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej - czyli monitorowanie skuteczności elementów kontroli zarządczej pozwalających na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów; 2) samoocenę - dokonywaną co najmniej raz w roku samoocenę systemu kontroli zarządczej; 3) audyt wewnętrzny - prowadzenie obiektywnej i niezależnej oceny kontroli zarządczej; 4) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej - to zapewnienie Prezydenta Miasta oraz kierownika jednostki organizacyjnej o stanie kontroli zarządczej, którego źródłem są wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli i audytów. 7. 1. Istotą wszelkich czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego w zakresie kontrolowanej działalności i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy, rzetelne udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności, a także sformułowanie stosownych wniosków. 2. Organizację systemu kontroli zarządczej w urzędzie zapewniają w szczególności: 1) uregulowania dotyczące funkcjonowania urzędu - ustawy, rozporządzenia, uchwały, zarządzenia, regulaminy, instrukcje, decyzje, upoważnienia, zakresy czynności i polecenia służbowe, sprawozdawczość i inne, regulujące sposób i zakres realizacji zadań; 2) wprowadzony system wykonywania i dokumentowania kontroli wewnętrznej obejmujący: a) samokontrolę - polegającą na kontroli prawidłowości wykonywanej pracy własnej w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z Regulaminu organizacyjnego i zakresu obowiązków służbowych w czasie codziennego wykonywania zadań, b) kontrolę funkcjonalną - wykonywaną przez ogół kierownictwa oraz upoważnionych pracowników biorących udział w realizacji określonych celów i zadań jednostki; celem kontroli funkcjonalnej jest zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z przepisami i procedurami oraz bieżące oddziaływanie i reagowanie na uchybienia; kontrola funkcjonalna obejmuje wszystkie uregulowania urzędu, z wyłączeniem regulacji dotyczących wewnętrznej kontroli finansowej, c) kontrolę instytucjonalną - wykonywaną przez pracowników komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli oraz upoważnionych pracowników zgodnie z Regulaminem kontroli, d) kontrolę finansową - sprawowaną przez ogół kierownictwa urzędu oraz upoważnionych pracowników zgodnie z odrębnym zarządzeniem Prezydenta Miasta; Id: 3FBD0B0F-BF8B-4FED-8265-CB8669DB0A22 Strona 3 z 6
3) wprowadzone w urzędzie Wytyczne zarządzania ryzykiem przyjęte odrębnym zarządzeniem Prezydenta Miasta; 4) wprowadzone w urzędzie ankiety do samooceny. 8. 1. Prezydent Miasta odpowiada za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. 2. Skarbnik Miasta odpowiada za zapewnienie odpowiedniej realizacji i kontroli budżetu Miasta. 3. Sekretarz Miasta odpowiada w zakresie analizy i oceny ryzyka zgodnie z Wytycznymi zarządzania ryzykiem oraz w zakresie pełnionej funkcji koordynatora kontroli zarządczej. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają w zakresie realizacji zadań i celów, w szczególności określonych w budżecie; kierownicy komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych uczestniczą w systemie oceny stanu kontroli zarządczej, którą przedstawiają Prezydentowi Miasta w formie informacji o stanie kontroli zarządczej w swojej komórce za poprzedni rok. 5. Audytor wewnętrzny w ramach obiektywnej i niezależnej oceny odpowiada za przedstawianie Prezydentowi Miasta opinii i wniosków co do funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. Opinia sporządzona jest w oparciu o wyniki audytu wewnętrznego, informacje o stanie kontroli zarządczej oraz o wyniki kontroli zewnętrznych. 6. Pracownicy uczestniczą bezpośrednio w funkcjonowaniu kontroli zarządczej i odpowiadają za zgłaszanie swoim przełożonym uwag i informacji co do stanu kontroli zarządczej, zwłaszcza w zakresie istotnych odchyleń od działalności planowanej i zgodnej prawem. 9. 1. Obowiązkiem kierownika komórki organizacyjnej jest: 1) wyznaczenie dla komórki organizacyjnej na bieżący rok budżetowy celów i zadań do realizacji w terminie do dnia 28 lutego danego roku oraz ciągłe monitorowanie stopnia ich wykonania; 2) stałe usprawnianie systemu informacji i komunikacji; 3) składanie do komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli informacji o stanie kontroli zarządczej w swojej komórce w terminie do dnia 28 lutego następnego roku za rok poprzedni. 2. Sekretarz Miasta, jako koordynator systemu kontroli zarządczej, składa Prezydentowi Miasta informację z analizy ryzyka dotyczącą bieżącego roku w terminie 14 dni od terminu określonego w ust. 1 pkt 1) niniejszego paragrafu. 3. Koordynacja systemu kontroli zarządczej w urzędzie wspomagana jest przez Zespół ds. zarządzania ryzykiem, o którym mowa w 11. 10. 1. Samoocena kontroli zarządczej w urzędzie dokonywana jest przez kierowników komórek organizacyjnych oraz przez wszystkich pracowników urzędu. 2. Koordynatorem samooceny w urzędzie jest Sekretarz Miasta. 3. Wzór ankiety do przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej przygotowuje Sekretarz Miasta w porozumieniu z Prezydentem Miasta, w czasie umożliwiającym zapoznanie się z nią przez adresatów, nie później niż do 31 grudnia roku objętego samooceną. Wprowadzenie wzoru ankiety nie wymaga odrębnego zarządzenia. 4. Podstawą opracowanych ankiet do samooceny są wytyczne Ministra Finansów zawarte w Komunikacie nr 3 z dnia 16 lutego 2011 r. 5. Samoocenę systemu kontroli zarządczej za rok poprzedni przeprowadza się w urzędzie w terminie do dnia 31 stycznia. 6. Ankiety samooceny składane są w sekretariacie urzędu, a następnie przekazywane Sekretarzowi Miasta. 7. Sekretarz Miasta dokonuje analizy złożonych ankiet. Dokumentację z dokonanej w urzędzie samooceny wraz z analizą ankiet Sekretarz Miasta przekazuje, w terminie do 28 lutego, kierownikowi komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli. 11. 1. W celu analizy i monitorowania ryzyka tworzy się w urzędzie Zespół ds. zarządzania ryzykiem. 2. Skład Zespołu ds. zarządzania ryzykiem, jego ogólne cele i funkcje określa odrębne zarządzenie Prezydenta Miasta. Sekretarz Miasta, jako przewodniczący zespołu, w uzgodnieniu z Prezydentem Miasta, może wyznaczyć do prac w zespole dodatkowe osoby. Id: 3FBD0B0F-BF8B-4FED-8265-CB8669DB0A22 Strona 4 z 6
3. Zespół ds. zarządzania ryzykiem dokonuje analizy ryzyka i przedstawia swoje wnioski i wyniki analizy Prezydentowi Miasta. Identyfikację ryzyka dokonuje się przynajmniej raz w roku zgodnie z Wytycznymi zarządzania ryzykiem. 12. 1. Podstawą oceny stanu kontroli zarządczej są: wyniki monitorowania, samooceny przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej, procesu zarządzania ryzykiem, przeprowadzonego audytu oraz kontroli. 2. Kierownik komórki organizacyjnej składa Prezydentowi Miasta, za pośrednictwem komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli, w terminie do 28 lutego następnego roku, za rok poprzedni, informację o stanie kontroli zarządczej w kierowanej przez siebie komórce organizacyjnej według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia. 3. Kierownik komórki organizacyjnej składa również w terminie i trybie określonym w ust. 1 informację o stanie kontroli zarządczej złożone przez kierownika jednostki organizacyjnej nad którą pełni nadzór. 4. Rejestr składanych informacji o stanie kontroli zarządczej prowadzi komórka organizacyjna realizująca zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli, która przygotowuje informację Prezydenta Miasta o stanie kontroli zarządczej w urzędzie i jednostce samorządu terytorialnego. 5. W terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku Prezydent Miasta składa informacje o stanie kontroli zarządczej w urzędzie i jednostce samorządu terytorialnego za poprzedni rok budżetowy. Informacja Prezydenta Miasta podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu. 13. 1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do zapewnienia skuteczności kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz systemu zarządzania ryzykiem, z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej. 3. W procedurach, o których mowa w ust. 2 uwzględnia się specyficzne: zadania jednostki organizacyjnej, misje i cele jednostki organizacyjnej, posiadane zasoby i warunki, w których jednostka organizacyjna działa i wykonuje swoje zadania. 4. Zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych do: 1) wdrożenia zasad kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach organizacyjnych; 2) zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej, w tym mającej na względzie realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce organizacyjnej; 3) składania w terminie do 15 lutego następnego roku, informacji o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, kierownikowi komórki organizacyjnej nadzorującemu pracę jednostki organizacyjnej, wg podległości określonej w schemacie organizacyjnym urzędu, stanowiącym załącznik do Regulaminu organizacyjnego urzędu; 4) identyfikacji i analizy ryzyka; 5) dokonania samooceny systemu kontroli zarządczej w kierowanej jednostce organizacyjnej. 14. 1. Wnioski w zakresie usprawnienia działania systemu kontroli zarządczej należy składać do Sekretarza Miasta. 2. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia. 3. Obowiązkiem wszystkich pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych jest przestrzeganie zawartych w zarządzeniu postanowień dotyczących organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 15. Tracą moc zarządzenia: 1) nr 178/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych Miasta Zduńska Wola; Id: 3FBD0B0F-BF8B-4FED-8265-CB8669DB0A22 Strona 5 z 6
2) nr 20/14 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 13 stycznia 2014 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych Miasta Zduńska Wola. 16. 1. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych i kierownikom jednostek organizacyjnych. 2. Wdrożenie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta. 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą od dnia 1 stycznia 2015 r. Prezydent Miasta Piotr Niedźwiecki Id: 3FBD0B0F-BF8B-4FED-8265-CB8669DB0A22 Strona 6 z 6