człowiek najlepsza inwestycja Wydatek współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt UMOWA NR zawarta w dniu. pomiędzy: Województwem Mazowieckim Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych z siedzibą:, NIP 1132669019, REGON: 140944971 reprezentowanym przez: Mariusza Frankowskiego p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, zwanym dalej Zamawiającym, a:.. zwanym dalej Wykonawcą. Strony zawierają umowę w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art. 39 w związku z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 1. Przedmiot umowy 1. Przedmiotem Umowy jest zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem w celu przeprowadzenia 25 dwudniowych szkoleń warsztatowych, dla maksymalnie 575 osób w ramach komponentu regionalnego PO KL organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 12 grudnia 2014 r. 2. Usługa, o której mowa w ust. 1 obejmuje dla każdego z terminów szkolenia: 1) wynajem dwóch sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem dla maksymalnie 23 osób łącznie, wraz z niezbędnym wyposażeniem, w celu umożliwienia przeprowadzenia warsztatów w grupach nie większych niż 12 osób; 2) usługę restauracyjną: 2 obiad, 1 kolacja, 1 śniadanie dla maksymalnie 23 osób oraz bufet kawowy w każdym dniu szkolenia; 3) noclegi dla maksymalnie 23 osób; 4) transport dla maksymalnie 23 osób. Strona 1 z 7
3. Usługa, o której mowa w ust. 1 zostanie zrealizowana przez Wykonawcę zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr. do Umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę z należytą starannością, wymaganą przy usługach tego rodzaju. 2. Termin realizacji umowy 1. Usługa, o której mowa w 1, zostanie zrealizowana w terminach ustalonych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. 2. Harmonogram terminów, o których mowa w ust. 1 zostanie ustalony z Wykonawcą, nie później, niż 2 tygodnie od dnia podpisania niniejszej umowy. 3. Terminy szkoleń zawarte w harmonogramie mogą ulegać zmianie w trakcie trwania umowy, po obustronnym uzgodnieniu i zaakceptowaniu, w formie pisemnej lub elektronicznej (faks, e-mail), na wniosek Zamawiającego, złożony najpóźniej w terminie 5 dni roboczych przed planowaną datą szkolenia. Zmiana ta nie wymaga zmian w Umowie. 4. Jako dni robocze należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 5. Ustalony każdorazowo harmonogram terminów przekazywany będzie Wykonawcy przez Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazany adres e-mailowy:. 3. Zapłata za realizację umowy 1. Za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wskazanym w 1 niniejszej Umowy Wykonawca otrzyma całkowite wynagrodzenie w kwocie nie większej niż zł z podatkiem VAT (słownie:..), zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawcy z dnia... stanowiącą Załącznik nr.. do Umowy. 2. Koszt udziału jednej osoby w szkoleniu ustala się na kwotę brutto zł (słownie:.) zgodną ze złożoną ofertą Wykonawcy z dnia.. stanowiącą Załącznik nr.. do Umowy. 3. W sytuacji, gdy w trakcie rekrutacji okaże się, że liczba chętnych do uczestnictwa w szkoleniu jest mniejsza niż 23 osoby, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone proporcjonalnie do ilości osób o koszt wynajmu sali, noclegu, wyżywienia, dowozu zgodnie z ofertą stanowiącą Załącznik nr.. do Umowy. 4. Cena określona w ust. 1 obejmuje wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności: wynagrodzenia, koszty użytkowania własnego sprzętu i inne opłaty niewymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, zysk, narzuty, ewentualne opusty, podatki w tym podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze. 5. Wynagrodzenie płatne będzie w transzach, raz w miesiącu, począwszy od miesiąca, w którym rozpocznie się cykl szkoleń, o których mowa w 1 ust. 1. 6. Ostateczna kwota wynagrodzenia, w tym także wysokość każdej transzy, będzie zależeć od liczby osób zgłoszonych przez Zamawiającego na dwa dni robocze przed terminem szkolenia zgodnie z 4 ust. 2. 7. Wejście w życie zmiany stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1. Po wejściu w życie zmiany stawki podatku VAT Wykonawca zobowiązany Strona 2 z 7
jest do wystawiania faktur uwzględniając obowiązującą stawkę podatku VAT poprzez zmniejszenie cen netto, bez zmiany cen brutto. Powyższa zmiana nie powoduje zmiany umowy i konieczności zawierania aneksu. 8. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić płatność częściową po zrealizowaniu szkoleń w danym miesiącu, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. 9. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 10. Wykonawca zobowiązuje się do złożenia ostatniej faktury VAT za usługę, o której mowa w 1 do dnia 12 grudnia 2014r. 11. Za każdy dzień opóźnienia w wypłacie należnego Wykonawcy wynagrodzenia, Wykonawca może żądać od Zamawiającego zapłaty odsetek ustawowych. 12. Fakturę VAT należy wystawić wg poniższych danych: NIP: 113-266-90-19 REGON: 140944971 13. Faktura w opisie musi zawierać w szczególności daty szkoleń, wyszczególnione usługi wraz z informacją dotyczącą naliczania płatności w odniesieniu do zgłoszonej przez Zamawiającego ilości osób. 4. Zasady realizacji umowy 1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w ilości przeprowadzonych szkoleń. Zamawiający dopuszcza możliwość rezygnacji z jednego szkolenia (z całkowitej liczby 25 szkoleń). Wprowadzenie stosownej zmiany będzie możliwe w przypadku niezgłoszenia się maksymalnej liczby uczestników spotkań, określonej przez Zamawiającego, tj. 575 osób. Informacja o rezygnacji zostanie przekazana Wykonawcy drogą elektroniczną w terminie 4 dni roboczych przed ustalonym terminem szkolenia Powyższa zmiana musi wiązać się ze zmniejszeniem całkowitej wartości zamówienia. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu. 2. Warunkiem przeprowadzenia każdego szkolenia jest zrekrutowanie co najmniej 60% planowanej, maksymalnej liczby osób na szkolenie. Informacja o liczbie uczestników danego szkolenia zostanie zgłoszona Wykonawcy, na co najmniej, 2 dni robocze przed terminem danego szkolenia, na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail:. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie miejsca realizacji usługi. Warunkiem takiej zmiany jest wystąpienie sytuacji związanych z działaniem siły wyższej, tj. wyjątkowych zdarzeń lub niezwykłych i nieprzewidzianych okoliczności niezależnych od Strony, która się na nie powołuje i których konsekwencji mimo zachowania należytej staranności nie można było uniknąć, uniemożliwiających zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń/seminariów w miejscu wskazanym w ofercie. W powyższym przypadku, Wykonawca zobowiązany jest zaproponować inną, nie wymienioną w ofercie lokalizację, o standardzie nie gorszym niż opisany Strona 3 z 7
w Załączniku nr do Umowy [Załącznik zostanie sporządzonym na podstawie Załącznika nr. do SIWZ]. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony umowy. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu. 4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w liczbie przeprowadzonych szkoleń. Wprowadzenie stosownych zmian możliwe będzie w przypadku niezrekrutowania i niezgłoszenia przez Zamawiającego maksymalnej liczby uczestników spotkań, określonej przez Zamawiającego, tj. 575 osób. Zamawiający dopuszcza wówczas możliwość zorganizowania dodatkowej liczby szkoleń dla liczby osób nie przekraczającej różnicy pomiędzy planowaną maksymalną liczą uczestników a liczbą uczestników ostatecznie zrekrutowanych. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony umowy. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyznaczenia od jednej do dwóch osób celem dokonywania kontroli w każdym czasie realizacji Umowy w zakresie jej zgodności z przedłożoną ofertą. Ewentualne nieprawidłowości Zamawiający wskaże Wykonawcy w formie elektronicznej (e-mail) lub fax. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie realizacji szkolenia Wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w trybie natychmiastowym. 6. Nie usunięcie uchybień oraz nie wywiązanie się z innych warunków umowy może skutkować rozwiązaniem umowy z Wykonawcą w trybie natychmiastowym. 5. Protokół odbioru usługi 1. W terminie do 14 dni od dnia zakończenia ostatniego szkolenia w danym miesiącu, Strony sporządzą protokół odbioru z przeprowadzonych szkoleń, zwany dalej protokołem. 2. Protokół powinien zawierać w szczególności: 1) datę i miejsce jego sporządzenia; 2) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeżeń do wykonania zamówienia. 3. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2 pkt 2, Zamawiający zgłosi w protokole, jeżeli stwierdzi, że zamówienie wykonano w sposób niezgodny z wymaganiami Zamawiającego, wskazanymi w Załączniku nr do Umowy. 6. Zasady porozumiewania się 1. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upoważnia się: 1) ze strony zamawiającego:......... 2) ze strony Wykonawcy:....... Strona 4 z 7
... 2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. 7. Postanowienia w zakresie podwykonawstwa 1. Wykonawca może powierzyć podwykonawcom wykonanie części usługi, o której mowa 1, w zakresie określonym w ofercie Wykonawcy. 2. Za działania lub zaniechania podwykonawców Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania. 3. W przypadku wykorzystania uregulowań zawartych art. 143c Pzp Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu wraz z potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopią umowy/umów zawartych z Podwykonawcami harmonogram rozliczeń z Podwykonawcami. 4. Każdy harmonogram może dotyczyć rozliczeń z jednym Podwykonawcą. 5. Harmonogramy muszą zawierać minimum kwotę całości wynagrodzenia należnemu Podwykonawcy oraz kwotę za jedną osobę (analogicznie do rozliczeń Wykonawcy z Zamawiającym), terminy płatności oraz zakres prac, które będą powierzone do wykonania Podwykonawcy, nazwę, adres oraz dane kontaktowe Podwykonawcy. Harmonogram rozliczeń musi być podpisany zarówno przez Wykonawcę oraz Podwykonawcę i być przekazany, jako oryginał dokumentu lub jego kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem. 6. Po otrzymaniu należnej zapłaty od Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu oświadczenia Podwykonawcy/Podwykonawców o otrzymaniu należnego im wynagrodzenia. Oświadczenie musi być dostarczone do siedziby Zamawiającego każdorazowo nie później niż kolejna faktura VAT. Jeżeli wartość niedostarczonych oświadczeń, będzie przekraczała 5% wartości umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstrzymania zapłaty Wykonawcy lub do zerwania umowy. 7. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za nadzór nad współpracującymi z nim podwykonawcami, jak również za wykonanie wszelkich prawnych zobowiązań związanych z zawarciem umów cywilnoprawnych z Podwykonawcami. 8. Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) w wysokości 5% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy, określonej w 3 ust. 1 Umowy za wadliwą realizację któregokolwiek z elementów Umowy, określonych w ofercie stanowiącej Załącznik nr do Umowy. 2) w wysokości 10% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy, określonej w 3 ust. 1 Umowy, w przypadku odstąpienia od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 2. Postanowienia ust. 1 nie wykluczają prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu i jego pracownikom, osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy, a także za powstałe w związku z wykonywaną Strona 5 z 7
przez niego usługą, jak również powstałe na skutek zdarzeń losowych z wyłączeniem zdarzeń występujących po stronie Zamawiającego. 5. Naprawienie szkody, którą poniósł Zamawiający lub osoby trzecie, z powodu nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty Zamawiającego lub osób trzecich. 6. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca. 9. Odstąpienie od umowy 1. Stronom przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku naruszenia przez jedną ze Stron istotnych zapisów niniejszej Umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części Umowy. 3. Dopuszcza się możliwość wypowiedzenia umowy przez każdą ze Stron z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia oraz formy pisemnej wypowiedzenia. 10. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. Strony ustalają zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia Wykonawcy brutto określonego w 3 ust. 1 Umowy tj. w kwocie.. zł brutto (słownie. brutto). 2. Zabezpieczenie służy zaspokojeniu roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę. 3. W trakcie realizacji Umowy Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia należytego wykonania Umowy na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 148 ust. 1 ustawy P.z.p. 4. Za zgodą Zamawiającego, Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia należytego wykonania Umowy na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 148 ust. 2 ustawy P.z.p. 5. Zmiana formy zabezpieczenia dokonana będzie z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości. 6. Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za należycie wykonane. 11. Dochowanie tajemnicy w związku z realizacja umowy 1. Wszelkie informacje uzyskane przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług będących przedmiotem zamówienia, mogą być wykorzystane tylko w celu realizacji Umowy i będą objęte tajemnicą przez Wykonawcę. 2. W okresie obowiązywania Umowy oraz po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu bez względu na przyczynę jej rozwiązania lub wygaśnięcia, Wykonawca nie będzie publikować, przekazywać, ujawniać ani udzielać żadnych informacji, które uzyska w związku z realizacją niniejszej Umowy poza ogólną informacją o udziale w projekcie. Strona 6 z 7
3. Wszystkie dokumenty, plany, dane i inne informacje oraz ich nośniki przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z realizacją Umowy pozostają własnością Zamawiającego i po wykonaniu usług lub po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy Wykonawca jest zobowiązany do ich zwrotu. 4. Wykonawca ma prawo do sporządzenia jednej kopii każdego dokumentu lub informacji otrzymanych od Zamawiającego, o ile powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie zabraniają sporządzenia takiej kopii. 5. Wykonawca odpowiada za podjęcie niezbędnych środków zapewniających dochowanie tajemnicy zawodowej i poufności wobec dokumentów i informacji otrzymanych od Zamawiającego w stosunku do swoich Podwykonawców. 6. Ujawnienie informacji jest dopuszczalne w następujących sytuacjach: 1) Wykonawca może w razie potrzeby dzielić się informacjami ze swoimi kontrahentami i podwykonawcami zaangażowanymi w świadczenie usług, lub 2) w zakresie nadzoru, zarządzania ryzykiem oraz wymogów oceny jakości Wykonawcy może ujawniać informacje osobom trzecim, takim jak zobowiązani do zachowania tajemnicy profesjonalni doradcy i ubezpieczyciele oraz krajowym i międzynarodowym organom nadzoru, sądom, lub innym osobom trzecim, jeżeli taki wymóg został nałożony przez prawo, lub 3) na zasadach określonych w umowie Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za ujawnienie informacji osobom nieuprawnionym przez podmioty, którym z własnej inicjatywy ujawnił je zgodnie z powyższymi postanowieniami. 12. Rozstrzyganie spraw spornych 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 3. W razie braku możliwości rozstrzygnięcia sporu w wyżej wymieniony sposób, kwestie sporne poddane zostaną rozpatrzeniu sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszystkie zmiany postanowień niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności 13. Liczba egzemplarzy umowy Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Załączniki: 1. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 2.. 3.. Strona 7 z 7