PAŃSTWOWY INSTYTUT WETERYNARYJNY

PAŃSTWOWY INSTYTUT WETERYNARYJNY - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY DYREKTOR dr hab. Krzysztof Niemczuk profesor nadzwyczajny Uczestnicy postępowania na świadczenie usługi prywatnego grupowego ubezpieczenia zdrowotnego pracowników PIWet-PIB przez okres 12 miesięcy Znak sprawy DZ-2501/ 170/15 Wasze pismo z dnia: Znak: Nasz znak: DZ-2501/54/170/15/2 2015/05/29 WYJAŚNIENIA TREŚCI SIWZ nr 1 Państwowy Instytut Weterynaryjny Państwowy Instytut Badawczy w Puławach działając zgodnie z art. 38 ust. 1, 2 i 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 907) wyjaśnia treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia sporządzonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usługi prywatnego grupowego ubezpieczenia zdrowotnego pracowników PIWet-PIB. 1. Czy wyrażają Państwo zgodę na usunięcie zapisu dotyczącego Warunków zawarcia umowy ubezpieczeniowej: - brak ograniczeń w korzystaniu z usług medycznych w stosunku do osób chorych na choroby przewlekłe i choroby, które zostały zdiagnozowane przez podpisaniem umowy osoby te będą traktowane według tych samych zasad co osoby bez chorób przewlekłych? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie wskazanego zapisu w treści siwz 2. Czy wyrażają Państwo zgodę na usunięcie zapisu dotyczącego Warunków zawarcia umowy ubezpieczeniowej: -Wykonawca obejmie swoją usługą pracowników bez względu na wiek, także osoby przebywające na zwolnieniach lekarskich, urlopach macierzyńskich, wychowawczych? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie wskazanego zapisu w treści siwz 3. Czy wyrażają Państwo zgodę na poniższe zmiany w treści umowy? Gdzie: Zamawiający = Ubezpieczający Wykonawca = Ubezpieczyciel Umowa: 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest usługa prywatnego, grupowego ubezpieczenia zdrowotnego pracowników Państwowego Instytutu Weterynaryjnego- Państwowego Instytutu Badawczego w Puławach, w ramach której Wykonawca zobowiązuje się zapewnić i pokryć koszty opieki medycznej pracowników Zamawiającego świadczonej w placówkach medycznych wskazanych Al. Partyzantów 57 tel. +48 81 889 32 65 24-100 Puławy faks +48 81 887 71 00 http://www.piwet.pulawy.pl sekretariat@piwet.pulawy.pl OIE Reference Laboratory for Classical swine fever, Enzootic bovine leucosis, Porcine reproductive and respiratory syndrome Strona 1/7

2. W ramach umowy ubezpieczenia Wykonawca zobowiązuje się zapewnić i pokryć koszty opieki medycznej pracowników Zamawiającego w zakresie określonym w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 3. Na okoliczność zawarcia niniejszej umowy Wykonawca wystawi Zamawiającemu polisę ubezpieczeniową. Proponowany zapis (Dodane definicje, które zostały użyte w umowie, dodany dokument OWU oraz zapisy dotyczące braku wymogu złożenia Wniosku ubezpieczeniowego oraz wystawienia Polisy oraz ewentualny Wykaz Odrębnych Postanowień od OWU, w przypadku, gdy Strony postanowią zmienić zapisy OWU): 1 Definicje, Przedmiot i zawarcie Umowy ubezpieczenia 1. OWU Ogólne Warunki Grupowego Ubezpieczenia Zdrowotnego kod;..; 2. Umowa ubezpieczenia (także Umowa ) niniejsza umowa; 3. Lista Ubezpieczonych wykaz osób objętych ubezpieczeniem wraz z zakresem ubezpieczenia sporządzony wg wzoru wskazanego przez Ubezpieczyciela i stanowiący Załącznik nr 4 do niniejszej Umowy ubezpieczenia. 4. Pozostałe wyrażenia użyte dużą literą w niniejszej Umowie ubezpieczenia mają takie samo znaczenie jakie zostało im nadane w OWU. 5. Przedmiotem niniejszej Umowy jest usługa grupowego ubezpieczenia zdrowotnego na rzecz Pracowników (Ubezpieczonych Głównych) Państwowego Instytutu Weterynaryjnego - Państwowego Instytutu Badawczego w Puławach, w ramach której Ubezpieczyciel zobowiązuje się zapewnić i pokryć koszty świadczeń z tytułu Umowy ubezpieczenia Pracownikom (Ubezpieczonym Głównym) Zamawiającego świadczonych w placówkach medycznych wskazanych przez Wykonawcę, a Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Składki. 6. W ramach Umowy ubezpieczenia Wykonawca zobowiązuje się zapewnić i pokryć koszty świadczeń z tytułu Umowy ubezpieczenia Pracownikom Zamawiającego w zakresie określonym w Załączniku nr 1 (pkt. A) do Umowy na warunkach określonych w OWU (..) stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy ubezpieczenia. Niniejsza Umowa ubezpieczenia została zawarta w trybie negocjacji. 7. W przypadku rozbieżności między postanowieniami w OWU i Umowy ubezpieczenia postanowienia Umowy ubezpieczenia mają pierwszeństwo przed postanowieniami OWU. Wykaz uregulowań Umowy ubezpieczenia odmiennych od OWU stanowi Załącznik nr 6 do niniejszej Umowy ubezpieczenia. 8. Zawarcie Umowy ubezpieczenia nie wymaga złożenia Wniosku ubezpieczeniowego o którym mowa w 4 ust. 2 OWU i postanowienia 4 ust. 2-4 OWU nie stosuje się. 9. Niniejsza Umowa ubezpieczenia zastępuje Polisę, o której mowa w 4 ust. 10 OWU i stanowi dokument ubezpieczenia potwierdzający zawarcie umowy w rozumieniu art. 809 1 Kodeksu Cywilnego. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca wystawi polisę potwierdzającą zawarcie umowy ubezpieczenia. 10. W wykonaniu niniejszej Umowy ubezpieczenia, Ubezpieczający działa wobec Ubezpieczyciela we własnym imieniu, na rachunek osób, które przystąpią do ubezpieczenia, i które po objęciu ubezpieczeniem stają się Ubezpieczonymi. 2 Zasady zapewnienia i pokrycia kosztów opieki medycznej Strona 2/7

1. Opieki medyczna będzie świadczona w placówkach medycznych określonych w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 2.Wykonawca oświadcza,że podmioty prowadzące placówki określone w ust.1 wpisane są do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. 3.Usługą ubezpieczenia objęci zostaną pracownicy Zamawiającego, których imiona i nazwiska oraz numery PESEL umieszczone zostaną na liście sporządzonej przez Zamawiającego i przekazanej Wykonawcy drogą elektroniczną na adres.w terminie nie później niż na 2 dni robocze przed terminem rozpoczęcia realizacji umowy. 4.Zamawiający zobowiązuje się do comiesięcznej aktualizacji listy, której mowa w ust.3. Aktualna lista przesyłana będzie drogą elektroniczną na wskazany wyżej adres do dnia każdego miesiąca. 5. Po upływie każdych 6 miesięcy trwania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu informację o przebiegu świadczenia opieki medycznej przez wskazane placówki zawierającą ilość zrealizowanych świadczeń wg poniższego schematu: - liczba konsultacji lekarskich podstawowej opieki medycznej - liczba konsultacji lekarskich lekarzy specjalistów - liczba badań laboratoryjnych -liczba badań diagnostycznych z wyszczególnieniem badań USG, RTG, EKG, cytologia (Zmiana zapisów dotycząca placówek Ubezpieczyciela oraz dodanie zapisów dotyczących procedury obejmowanie ochroną Ubezpieczonych oraz ich rezygnacji (wymóg Ubezpieczyciela przesyłania listy oraz deklaracji Ubezpieczonych) 2 Zasady zapewnienia i pokrycia kosztów opieki medycznej, Lista Ubezpieczonych 1. Usługi medyczne w ramach Modułu Ambulatoryjnego świadczone będą Placówkach własnych Operatora (...) wskazanych na stronie www oraz w Placówkach medycznych współpracujących z Operatorem (...) wskazanych w Załączniku nr 2 do niniejszej Umowy. Zmiana wykazu Placówek medycznych nie stanowi zmiany Umowy, ale dla swej skuteczności wymaga formy pisemnej. 2. Wykonawca oświadcza, że podmioty prowadzące placówki określone w ust.1 wpisane są do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. 4. Ubezpieczający przekaże Ubezpieczycielowi Listę Ubezpieczonych wraz z wszystkimi wymaganymi dokumentami najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą początku Okresu ubezpieczenia. 4. Ubezpieczający zobowiązuje się do comiesięcznej, pisemnej aktualizacji Listy Ubezpieczonych i przekazania Ubezpieczycielowi informacji o aktualizacji listy, najpóźniej do 20 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym ma być udzielana ochrona ubezpieczeniowa. 5. Nieprzekazanie aktualizacji Listy Ubezpieczonych w terminie określonym w pkt. 4 oznacza utrzymanie stanu dotychczasowego. 6. Strony Umowy wyrażają zgodę na przekazywanie Listy Ubezpieczonych w formie elektronicznej, w formie listy zgłoszeniowej, której format stanowi Załącznik nr 4 do umowy. Wraz z listą, o której mowa powyżej, Ubezpieczający przekaże oryginały wypełnionych przez Ubezpieczonych Deklaracji przystąpienia. W celu uruchomienia ochrony, Ubezpieczyciel wyraża zgodę na otrzymywanie w/w Deklaracji w formie skanu, jednakże powyższe nie zwalnia Ubezpieczającego z obowiązku przekazania oryginału dokumentów w terminie maksymalnie 30 dni od dnia przekazania danych w formie elektronicznej. W przypadku dostarczenia Ubezpieczycielowi zgłoszeniowej Listy Ubezpieczonych w formie elektronicznej, Ubezpieczyciel wyraża zgodę na objecie ochroną ubezpieczeniową tylko i wyłącznie Ubezpieczonych głównych, którzy zostali wskazani w elektronicznej zgłoszeniowej Liście Ubezpieczonych, z zastrzeżeniem, iż wymagalne dokumenty (wypełnione i podpisane Deklaracje), zostaną dostarczone do Ubezpieczyciela do końca miesiąca, w którym dokonano zgłoszenia w formie elektronicznej. W przypadku nie dostarczenia Deklaracji w ww. terminie, osoby bez Deklaracji zostaną wykreślone przez Ubezpieczyciela z listy objętych Strona 3/7

ochroną ubezpieczeniową. Karencja w odniesieniu do osób skreślonych z Listy przez Ubezpieczyciela w wyniku niedostarczenia podpisanych Deklaracji przystąpienia, obowiązuje do dnia odnowienia umowy ubezpieczenia. 7. W trakcie trwania umowy ubezpieczenia, Ubezpieczyciel może objąć ubezpieczeniem osoby wcześniej nieubezpieczone, począwszy od 1 dnia miesiąca następującego, po przekazaniu kompletu dokumentów, o których mowa w ust. 9 i 10 poniżej. 8. Lista oraz jej kolejne aktualizacje będą przekazywana drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej @... 9. Warunkiem objęcia ochroną ubezpieczeniową jest przekazanie przez Ubezpieczającego: a) wykazu osób przystępujących do ubezpieczenia, w formacie określonym przez Ubezpieczyciela; b) kompletnych i poprawnie wypełnionych i podpisanych Deklaracji przystąpienia; c) innych dokumentów wskazanych przez Ubezpieczyciela, np. Kwestionariuszy medycznych, d) zapłata Składki. 10. Wystąpienie z ubezpieczenia poszczególnych Ubezpieczonych jest możliwe z końcem miesiąca kalendarzowego, pod warunkiem przekazania przez Ubezpieczającego: a) wykazu osób występujących z ubezpieczenia w formacie określonym przez Ubezpieczyciela; b) kompletnych i poprawnie wypełnionych Formularzy rezygnacji. Wymaganie dotyczące przesłania Formularza rezygnacji nie dotyczy Pracowników kończących zatrudnienie u Ubezpieczającego. 11. Rezygnacja z ubezpieczenia przez Ubezpieczonego powoduje brak możliwości ponownego przystąpienia do ubezpieczenia w terminie wcześniejszym niż 12 miesięcy od dnia zakończenia ostatniego okresu ochrony dla tegoż Ubezpieczonego. 12. W trakcie trwania ochrony ubezpieczeniowej, Ubezpieczony może dokonać zmiany pakietu o ile zmiana taka oznacza zwiększenie dotychczasowego zakresu ubezpieczenia. Zmiana zakresu ubezpieczenia na niższy jest możliwa w Rocznicę polisy. 13. Zmiana zakresu ubezpieczenia przez Ubezpieczonego, jest możliwa pod warunkiem przekazania przez Ubezpieczającego: a) wykazu osób zmieniających zakres ubezpieczenia w formacie określonym przez Ubezpieczyciela; b) kompletnych i poprawnie wypełnionych Deklaracji zmiany. 14. Aktualizacja danych osobowych jest możliwa w każdym momencie i następuje w skutek przekazania przez Ubezpieczającego kompletnej i poprawnie wypełnionej Deklaracji zmiany. 15. Ubezpieczający zobowiązuje się do przekazywania aktualizacji Listy Ubezpieczonych z zachowaniem zasad bezpieczeństwa wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj.: Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. 16. Po upływie każdych 6 miesięcy trwania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu informację o przebiegu świadczenia opieki medycznej przez wskazane placówki zawierającą ilość zrealizowanych świadczeń wg poniższego schematu: - liczba konsultacji lekarskich podstawowej opieki medycznej - liczba konsultacji lekarskich lekarzy specjalistów - liczba badań laboratoryjnych - liczba badań diagnostycznych z wyszczególnieniem badań USG, RTG, EKG, cytologia 3 Wynagrodzenie wykonawcy Strona 4/7

1. Zamawiający za wykonywanie niniejszej umowy płacił będzie Wykonawcy składkę miesięczną w wysokości iloczynu liczby pracowników wynikającej z listy, o której mowa w 2 i składki w wysokości brutto zł ( słownie: ) za jeden miesiąc za jednego pracownika wynikającej z oferty Wykonawcy. Oferta Wykonawcy stanowi załącznik nr 3 do nin. umowy. W/w składka obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją niniejszej umowy. 2. Zamawiający zobowiązuje się dokonywać płatności składki miesięcznej za dany miesiąc na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w polisie do 15-go dnia danego miesiąca. (Doprecyzowanie zapisów dotyczących zakresu ubezpieczenia oraz należnej Ubezpieczycielowi Składki z tego tytułu, Składka netto, Ubezpieczyciel wystawi co miesiąc dokument Informacja o należnej Składce: (ION - tzw. FV zaliczkowa ), zmiana terminu wystawiania ION) 3 Zakres Ubezpieczenia, Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Zakres ubezpieczenia w ramach niniejszej Umowy ubezpieczenia obejmuje następujące pakiety: A. Pakiet (..), przysługujący Ubezpieczonym Głównym, zawierający Moduł Ambulatoryjny : Typ Modułu Wariant ubezpieczenia Nr Załącznika Typ Ubezpieczenia Składka miesięczna netto (PLN) Moduł Ambulatoryjny Kod:... 1 A Typ indywidualny. zł 2. Zamawiający z tytułu Umowy płacił będzie Wykonawcy Składkę miesięczną, każdorazowo w wysokości iloczynu liczby Pracowników (Ubezpieczonych Głównych) wynikającej z Listy, o której mowa w 2 i Składki wskazanej w ust. 1 powyżej za jeden miesiąc za jednego Pracownika wynikającej z oferty Wykonawcy. W/w składka obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją niniejszej Umowy. 3. Składka będzie opłacana w ratach miesięcznych, na podstawie Informacji o należnej Składce, o której mowa w ust. 4. 4. Ubezpieczyciel wystawi do każdego 5 (piątego) dnia kalendarzowego miesiąca Informację o należnej Składce obejmującą łączną kwotę Składki należnej za wszystkich Ubezpieczonych objętych ochroną w ramach niniejszej Umowy. Jeżeli 5 (piąty) dzień miesiąca przypada w dniu wolnym od pracy, Ubezpieczyciel wystawi Informację o należnej Składce w pierwszym dniu roboczym następującym po 5 (piątym) dniu miesiąca. 5. Płatność Składki następuje przelewem na rachunek bankowy Ubezpieczyciela nr.w terminie 14 dni od dnia wystawienia Informacji o należnej Składce. 6. Wysokość Składek ubezpieczeniowych ustalona jest na okres jednego roku trwania Umowy ubezpieczenia. - pozostawiamy zapis + dodajemy drobną zmianę 5 Osoby do kontaktu 1. Osobami uprawnionymi do kontaktu w sprawie realizacji postanowień niniejszej umowy są: Strona 5/7

ze strony Zamawiającego: tel adres mail ze strony Wykonawcy:. tel adres mail (rozszerzenie zapisu o zmianie danych osób, bez konieczności aneksu do umowy) 2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1. powyżej, nie powoduje konieczności zmiany Umowy i wywołuje skutki pod warunkiem pisemnego zawiadomienia drugiej Strony o zmianie, ze skutkiem od dnia zawiadomienia. Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na dodanie ust. 2 o treści wskazanej powyżej. 6 Odstąpienie i rozwiązanie umowy 1. Wykonawcy przysługuje prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy składka miesięczna nie została zapłacona w terminie określonym w umowie, mimo uprzedniego wezwania do zapłaty w dodatkowym terminie z zastrzeżeniem, że brak zapłaty skutkować będzie rozwiązaniem umowy 2. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wykonawca wykonuje umowę w sposób sprzeczny z jej postanowieniami, w tym w szczególności niezgodnie z ofertą i pomimo wezwania do zmiany sposobu wykonania Umowy i wyznaczenia mu w tym celu odpowiedniego terminu nie wywiązuje się należycie z umowy. 3. W przypadku trudnej sytuacji finansowej Zamawiający zastrzega sobie możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. (Sugerujemy rozszerzyć zapisy o odstąpieniu od Umowy, o rozwiązaniu umowy przez Ubezpieczyciela w przypadku nieopłacenia Składki oraz dodana możliwość rozwiązania umowy przez Ubezpiecząjącego) 7 Odstąpienie i rozwiązanie umowy 7. Wykonawcy przysługuje prawo do rozwiązania Umowy ubezpieczenia w przypadku, gdy Składka miesięczna nie została zapłacone w terminie określonym w umowie lub jeżeli Składka została przekazana w niższej wysokości niż wynika to z Listy Ubezpieczonych, mimo uprzedniego wezwania do zapłaty w dodatkowym terminie 7 dni na uregulowanie zaległej składki. W razie nieopłacenia zaległej Składki łącznej w terminie wskazanym w ww. upomnieniu, odpowiedzialność Ubezpieczyciela wygasa z ostatnim dniem terminu wskazanego w upomnieniu, o którym mowa w powyżej. 1. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wykonawca wykonuje umowę w sposób sprzeczny z jej postanowieniami, w tym w szczególności niezgodnie z ofertą i pomimo wezwania do zmiany sposobu wykonania Umowy i wyznaczenia mu w tym celu odpowiedniego terminu nie wywiązuje się należycie z umowy. 2. Ubezpieczający może odstąpić od Umowy ubezpieczenia w ciągu 7 (siedmiu) dni licząc od daty zawarcia Umowy ubezpieczenia. 3. Odstąpienie od Umowy ubezpieczenia nie zwalnia Ubezpieczającego od obowiązku opłacenia Składek za okres udzielanej przez Ubezpieczyciela ochrony ubezpieczeniowej. 4. Ubezpieczającemu przysługuje prawo do rozwiązania Umowy ubezpieczenia z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec Okresu ubezpieczenia. 5. Oświadczenie o wypowiedzeniu, pod rygorem nieważności, wyrażone musi zostać w formie pisemnej i przesłane listem poleconym lub przesyłką kurierską. Strona 6/7

6. Wypowiedzenie Umowy ubezpieczenia nie zwalnia Ubezpieczającego z obowiązku opłacenia Składki za okres wypowiedzenia, a Ubezpieczyciela od odpowiedzialności w tym okresie. Proponowane dodanie zapisu 9 Standardy dostępności W celu zapewnienia najwyższych standardów obsługi Ubezpieczającego, zgodnie z najlepszymi praktykami obowiązującymi u Ubezpieczyciela, Ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapewnienia dostępności lekarzy poszczególnych specjalizacji w placówkach wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy. Standardy dostępności stanowią Załącznik nr 5 do Umowy. Odpowiedź: Zamawiający nie potrafi odnieść się do treści pytania z uwagi na nieznajomość treści załącznika na który powołuje się Wykonawca. Strona 7/7