DLACZEGO NA BENEFICJENTÓW NAŁOŻONE SĄ OBOWIĄZKI INFORMACYJNO-PROMOCYJNE? Udzielenie dofinansowania na realizację projektu, to udzielenie wsparcia ze środków publicznych. Każdy obywatel Unii Europejskiej ma prawo wiedzieć, w jaki sposób wydatkowane są jej zasoby finansowe. Dlatego tak ważną rolę pełnią w projektach działania informacyjno-promocyjne skierowane do opinii publicznej informujące o tym, że określone przedsięwzięcie było możliwe m.in. dzięki unijnej dotacji.
PODSTAWA PRAWNA Podstawę prawną do wydania Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, zwanych dalej Wytycznymi, stanowi art. 5 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2016 r. poz. 217) tzw. ustawa wdrożeniowa.
WYTYCZNE Wytyczne zostały opracowane z uwzględnieniem art. 110 i 115-117 oraz załącznika XII do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006
PODSTAWOWE POJĘCIA Fundusze Europejskie fundusze polityki spójności tj. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, Europejski Fundusz Społeczny, Fundusz Spójności. Działania informacyjne i promocyjne proces komunikacji, na który składają się promocja, informacja, edukacja - rozumiana jako rodzaj działalności informacyjnej. Działania informacyjno-promocyjne o szerokim zasięgu działania wskazane w rozporządzeniu ogólnym - zał. XII pkt 2.1.2b promujące część lub cały program, skierowane do minimum 2 grup docelowych i wykorzystujące minimum 3 narzędzia komunikacji, przy czym wszystkie te działania realizowane są pod wspólnym komunikatem.
PLANOWANIE DZIAŁAŃ INFORMACYJNO- PROMOCYJNYCH WE WNIOSKU Warto zadać sobie następujące pytania: 1. Co chcemy osiągnąć? 2. Jaka jest nasza grupa docelowa? 3. Jakie narzędzia możemy wykorzystać? 4. Jakiego języka używać? 5. Jak konstruować informacje?
JAKI DOKUMENT OKREŚLA OBOWIĄZKI INFORMACYJNE, KTÓRE SPOCZYWAJĄ NA BENEFICJENCIE? Umowa o dofinansowanie projektu.
W KTÓRYM MOMENCIE POWINNO PODEJMOWAĆ SIĘ DZIAŁANIA INFORMACYJNO-PROMOCYJNE? W zależności od sposobu przyznawania dofinansowania to data podpisania umowy o dofinansowanie projektu lub data wydania decyzji o dofinansowaniu projektu, czyli moment przyznania dofinansowania.
OBOWIĄZKI INFORMACYJNO-PROMOCYJNE WYNIKAJĄCE Z REALIZACJI PROJEKTU WSPÓŁFINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW RPO WŁ 2014-200
PODSTAWOWE OBOWIĄZKI INFORMACYJNE Pamiętać należy o tym, aby: 1. oznaczać znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym: a) wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania; b) wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej, np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków; c) dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy;
PODSTAWOWE OBOWIĄZKI INFORMACYJNE 2. umieścić plakat lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową); 3. umieścić opis projektu na stronie internetowej (jeśli Beneficjent posiada stronę internetową);
PODSTAWOWE OBOWIĄZKI INFORMACYJNE 4. przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej; 5. dokumentować działania informacyjne i promocyjne prowadzone w ramach projektu.
JAK OZNACZAĆ DOKUMENTY I DZIAŁANIA? Do oznaczania działań informacyjno-promocyjnych, dokumentów związanych z realizacją projektu, dokumentów przeznaczonych dla uczestników projektu, a także miejsca realizacji projektu stosuje się znak Funduszy Europejskich oraz znak Unii Europejskiej.
JAK OZNACZAĆ DOKUMENTY I DZIAŁANIA? ZNAK FUNDUSZY EUROPEJSKICH (FE) Złożony z symbolu graficznego, nazwy Fundusze Europejskie oraz nazwy programu, z którego w części lub w całości finansowany jest projekt.
JAK OZNACZAĆ DOKUMENTY I DZIAŁANIA? ZNAK UNII EUROPEJSKIEJ (UE) Złożony z flagi UE, napisu Unia Europejska i nazwy funduszu, który współfinansuje projekt.
PROJEKT REALIZOWANY ZE ŚRODKÓW RPO Jeśli projekt jest realizowany w ramach regionalnego programu operacyjnego, w oznaczeniach powinno znaleźć się także oficjalne logo promocyjne województwa lub jego herb.
PROJEKT REALIZOWANY ZE ŚRODKÓW RPO WŁ Gdy projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
PROJEKT REALIZOWANY ZE ŚRODKÓW RPO WŁ Gdy projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
PROJEKT REALIZOWANY ZE ŚRODKÓW RPO WŁ Gdy projekt jest współfinansowany ze środków kilku rodzajów funduszy europejskich
PROJEKT REALIZOWANY ZE ŚRODKÓW RPO WŁ Gdy chcemy wykorzystać własne logo
CZY ZAMIESZCZAĆ DODATKOWE INFORMACJE? Nie ma obowiązku zamieszczania dodatkowej informacji słownej o programach, chyba że jest to reklama radiowa lub telewizyjna bez wykorzystania elementów graficznych.
WIDOCZNOŚĆ ORAZ LICZBA ZNAKÓW Znak Funduszy Europejskich oraz znak Unii Europejskiej muszą być umieszczone w widocznym miejscu. Ich umieszczenie oraz wielkość powinny być adekwatne do rodzaju i skali materiału, przedmiotu lub dokumentu. Znaki oraz napisy powinny być czytelne oraz wyraźnie widoczne dla odbiorcy. Liczba znaków w zestawieniu (tzn. w jednej linii) nie może przekraczać czterech, łącznie ze znakami FE oraz UE, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym.
KOLEJNOŚĆ ZNAKÓW UKŁAD POZIOMY Znak FE umieszcza się zawsze po lewej stronie, natomiast znak UE po prawej. W przypadkach dotyczących projektów finansowanych ze środków RPO, herb województwa lub jego oficjalne logo promocyjne umieszcza się pomiędzy znakiem FE i UE. UKŁAD PIONOWY Znak FE umieszcza się na górze, natomiast znak UE na dole. Gdy istnieje obowiązek umieszczenia herbu województwa lub jego oficjalnego logo, oznaczenie to znajduje się pomiędzy znakiem FE i UE.
JAKICH ZNAKÓW NIE UMIESZCZAĆ? W zestawieniu nie można umieszczać znaków wykonawców, którzy realizują działania w ramach projektu, ale którzy nie są beneficjentami Inne znaki, jeśli są potrzebne, można umieścić poza zestawieniem (linią znaków FE-UE), ale nie mogą być one większe od flagi UE.
DOPUSZCZALNE WERSJE KOLORYSTYCZNE Oznaczenia powinny występować w wersji wielobarwnej zgodnie z udostępnionymi dla Beneficjentów wzorami. Wersję jednobarwną można stosować tylko w uzasadnionych przypadkach, np. braku możliwości wykorzystania wersji kolorowej ze względów technicznych (tłoczenie, grawerunek itp. druku dokumentów (w tym pism, materiałów szkoleniowych itp.), które również są czarno-białe. Ponadto jeżeli znak Funduszy Europejskich występuje na tle barwnym, należy zachować odpowiedni kontrast, który zagwarantuje odpowiednią czytelność znaku. Kolory tła powinny być pastelowe i nie powinny przekraczać 25% nasycenia.
JAK OZNACZAĆ MIEJSCE PROJEKTU? Obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz wysokości dofinansowania projektu. Beneficjenci (za wyjątkiem tych, którzy muszą stosować tablice informacyjne i/lub pamiątkowe) są zobowiązani do umieszczenia w widocznym miejscu co najmniej jednego plakatu identyfikującego projekt.
TABLICA MUSI ZAWIERAĆ nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu, zestaw logo znaki FE i UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa adres portalu www.mapadotacji.gov.pl. Wzory tablic, które należy wykorzystać przy wypełnianiu obowiązków informacyjnych można znaleźć na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja i na stronach internetowych programów. Tablica informacyjna i pamiątkowa nie mogą zawierać innych informacji i elementów graficznych.
TABLICA INFORMACYJNA 1. Wymiar tablicy powinien być dostosowany do miejsca jej ekspozycji i dobrany w taki sposób, aby była ona czytelna dla odbiorcy. 2. Minimalny wymiar tablicy to 80 120 cm. 3. Wykonując duże prace inwestycyjne i budowlane powierzchnia powinna być nie mniejsza niż 6 m 2. 4. Tablicę należy umieścić w momencie rozpoczęcia prac budowlanych lub infrastrukturalnych. 5. Jeżeli prace prowadzone są w kilku lokalizacjach, każdą z nich należy oznakować. 6. Przy inwestycjach typu droga, ścieżka itp. tablice powinny być co najmniej 2, na początku i końcu inwestycji. 7. Jeśli nie ma technicznej możliwości umieszczenia tablicy w miejscu realizacji inwestycji tablica powinna znaleźć się w siedzibie Beneficjenta. 8. Jeśli rozpoczęto realizację projektu przed dniem podpisania umowy, to w momencie jej podpisania lub otrzymania decyzji o dofinansowaniu powstaje obowiązek ustawienia tablicy informacyjnej.
TABLICA PAMIĄTKOWA Tablica informacyjna może stać się tablicą pamiątkową, jeżeli została wykonana z trwałego materiału, a prace zostały zakończone. Zasady dotyczące tablicy informacyjnej mają odpowiednie zastosowanie do tablicy pamiątkowej. Jeżeli ma powstać nowa tablica, powinna ona pojawić się na miejscu realizacji inwestycji do 3 miesięcy po zakończeniu projektu i pozostać tam przez cały okres trwałości projektu. W miejscach będących zabytkami lub wymagającymi szczególnej ochrony ze względu na swoje walory kulturalne, środowiskowe lub społeczne dopuszcza się umieszczenie tablicy pamiątkowej o mniejszych rozmiarach. Rekomendowane są te o rozmiarze A3, choć najmniejszy dopuszczony rozmiar to A4. Tablicę pamiątkową małych rozmiarów należy umieścić w ogólnodostępnym, dobrze widocznym miejscu.
WZÓR TABLICY INFORMACYJNEJ I PAMIĄTKOWEJ
PLAKAT Plakat powinien zawierać: nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu (opcjonalnie), wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt (opcjonalnie), zestaw logo znaki FE i UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli projekt jest współfinansowany przez program regionalny), adres portalu www.mapadotacji.gov.pl (opcjonalnie).
PLAKAT 1. Na plakacie można umieścić także dodatkowe informacje o projekcie. Ważne jest, aby elementy, które muszą się znaleźć na plakacie, były nadal czytelne i wyraźnie widoczne. 2. Plakat może mieć orientacje poziomą lub pionową. 3. Minimalny wymiar plakatu to format A3 (format arkusza o wymiarach 297 420 mm). 4. Plakat powinien zostać umieszczony w miejscu realizacji projektu w miejscu dobrze widocznym dla osób, które je odwiedzają. 5. Jeśli projekt jest realizowany w różnych lokalizacjach, każde z miejsc powinno zostać oznakowane plakatem. 6. Plakat powinien zostać umieszczony w miejscu realizacji projektu w ciągu miesiąca od uzyskania dofinansowania i zostać zdjęty po zakończeniu realizacji projektu.
WZÓR PLAKATU
UWAGA Jeżeli z jakichś powodów nie ma możliwości oznakowania miejsca realizacji projektu Beneficjent powinien poinformować o tym instytucję, która przyznała środki i zarchiwizować ich stanowisko na wypadek kontroli projektu.
W JAKI SPOSÓB OZNACZYĆ MAŁE PRZEDMIOTY PROMOCYJNE? Jeśli przedmiot jest mały (np. długopis, ołówek, pendrive) i nazwa funduszu oraz nazwa programu nie będą czytelne, umieść znak Funduszy Europejskich z napisem Fundusze Europejskie (bez nazwy programu) oraz znak UE tylko z napisem Unia Europejska. Zawsze stosuje się pełny zapis nazwy Unia Europejska i Fundusze Europejskie. W takich przypadkach nie trzeba stosować słownego odniesienia do odpowiedniego funduszu/funduszy lub odniesienia do Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych. Na małych przedmiotach promocyjnych stosowanie herbu lub logo promocyjnego województwa nie jest obowiązkowe.
STRONA INTERNETOWA BENEFICJENTA Jeśli jako beneficjent masz własną stronę internetową, to musisz umieścić na niej: znak Unii Europejskiej, znak Funduszy Europejskich, herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli projekt jest finansowany przez program regionalny), krótki opis projektu. Jeśli struktura serwisu internetowego Beneficjenta na to pozwala znaki i informacje można umieścić na głównej stronie lub istniejącej już podstronie. Można też utworzyć odrębną zakładkę/podstronę przeznaczoną specjalnie dla realizowanego projektu lub projektów. Ważne jest, aby użytkownikom łatwo było tam trafić.
JAK WŁAŚCIWIE OZNACZYĆ STRONĘ INTERNETOWĄ? Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem Unia Europejska była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności przewijania strony w dół. Dlatego, aby właściwie oznaczyć swoją stronę internetową, należy zastosować jedno z dwóch rozwiązań:
ROZWIĄZANIE NR 1 Polega na umieszczeniu w widocznym miejscu zestawienia złożonego ze znaku FE z nazwą programu oraz znaku UE z nazwą funduszu. Jeśli projekt jest współfinansowany przez program regionalny, w zestawieniu znaków umieszcza się także herb lub oficjalne logo promocyjne województwa. Można uzupełnić zestawienie znaków swoim logo. Przykładowe zestawienia znaków na stronach www:
ROZWIĄZANIE NR 2 Jeśli jednak nie ma możliwości, aby na stronie umieścić zestawienie znaków FE i UE w widocznym miejscu stosuje się rozwiązanie nr 2. Rozwiązanie nr 2 polega na tym, aby w widocznym miejscu umieścić flagę UE tylko z napisem Unia Europejska według jednego z następujących wzorów:
ROZWIĄZANIE NR 2 Dodatkowo na stronie umieszcza się zestaw znaków FE oraz UE i w przypadku programów regionalnych herb lub oficjalne logo promocyjne województwa. W przypadku tego rozwiązania flaga Unii Europejskiej pojawi się dwa razy na danej stronie internetowej.
OPIS PROJEKTU NA STRONIE WWW Informacja na stronie internetowej musi zawierać krótki opis projektu, w tym: cele projektu, planowane efekty, wartość projektu, wkład Funduszy Europejskich. Warto również zamieszczać zdjęcia, grafiki, materiały audiowizualne oraz harmonogram projektu prezentujący jego główne etapy i postęp prac.
JAK INFORMOWAĆ UCZESTNIKÓW I ODBIORCÓW OSTATECZNYCH PROJEKTU? Obowiązek ten zostanie spełniony, jeżeli oznakujesz konferencje, warsztaty, szkolenia, wystawy, targi lub inne formy realizacji Twojego projektu. Oznakowanie może mieć formę plansz informacyjnych, plakatów, stojaków etc. Dodatkowo informację można przekazywać osobom uczestniczącym w projekcie oraz odbiorcom ostatecznym w innej formie, np. powiadamiając ich o tym fakcie w trakcie konferencji, szkolenia lub prezentacji oferty.
JAK UDOKUMENTOWAĆ REALIZACJĘ DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH? Wszystkie obowiązki informacyjne oraz działania informacyjno-promocyjne związane z realizowanym projektem muszą zostać udokumentowane przez Beneficjenta. Dokumentację tę przechowuje się razem z pozostałymi dokumentami projektowymi przez czas określony w umowie o dofinansowanie. Może być ona poddana kontroli. Dokumentację można przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych. Jeśli na potrzeby projektu powstały materiały informacyjne można przechowywać ich pojedyncze egzemplarze (np. broszury, publikacje) albo tylko ich zdjęcia. Koszty tych działań należy udokumentować w taki sam sposób, jak inne wydatki.
PRZYKŁADY DOKUMENTACJI Informacja na stronie internetowej beneficjenta Tablica informacyjna Tablica pamiątkowa Plakat Spotkania informacyjne Zrzut z ekranu, na którym widać będzie właściwe oznaczenie strony oraz opis projektu Zdjęcie potwierdzające umieszczenie tablicy w plenerze Zdjęcie potwierdzające umieszczenie tablicy Zdjęcie potwierdzające umieszczenie plakatu Informacje o organizacji spotkania (np. ogłoszenia, zaproszenia), program spotkania, ewentualnie: lista uczestników, zdjęcia, podsumowanie, ankieta oceniająca spotkanie i jej wyniki
JAKIE DODATKOWE DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE MOŻNA PODEJMOWAĆ? Dodatkowe działania informacyjno-promocyjne powinny być adekwatne do wielkości realizowanego projektu, dlatego w pierwszej kolejności należy podejmować działania bezkosztowe i niskokosztowe np.: umieścić naklejki lub tabliczki na maszynach, urządzeniach i sprzęcie kupionym w ramach projektu, przygotować dokumentację fotograficzną projektu i umieścić ją na stronie internetowej, przygotować stronę/podstronę internetową projektu, podjąć działania w mediach społecznościowych, przygotować informację prasową i przekazać ją mediom.
JAKICH INNYCH ZASAD NALEŻY PRZESTRZEGAĆ? Informując o projekcie i realizując działania promocyjne należy przestrzegać zasad równości szans i niedyskryminacji, w tym zasady dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn. W działaniach informacyjno-promocyjnych nie wolno stosować przekazu i jakichkolwiek innych elementów dyskryminujących, ośmieszających bądź utrwalających stereotypy ze względu na niepełnosprawność czy płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, wiek lub orientację seksualną.
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH 1. Promocja na określonym rynku usług lub produktów 2. Możliwość nawiązania współpracy z innymi beneficjentami i instytucjami 3. Możliwość powiększenia grona klientów produktów lub usług, które będą dostępne dzięki realizacji projektu.
KONTROLA PROJEKTU Kontrola jest obowiązkowym elementem w trakcie trwania projektu lub po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości. Obejmuje: Weryfikacja wniosków o płatność każdy złożony wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi; Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; Kontrola na zakończenie w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jest posiadać Beneficjent; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu; Kontrola trwałości prowadzona po zakończeniu realizacji projektu przede wszystkim sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje; może być rozszerzona o kontrolę innych elementów np. osiągnięcia i utrzymania wskaźników.
KONTROLE KRZYŻOWE Dotyczą sytuacji, w której realizowany jest więcej niż jeden projekt (nawet w różnych Programach) lub gdy realizowano projekty w poprzedniej perspektywie finansowej (2007-2013). Kontroli podlega przede wszystkim czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. Kontrola prowadzona jest na podstawie danych zgromadzonych w systemach informatycznych. Jednak z uzasadnionych przypadkach czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone w miejscu realizacji projektów lub w siedzibie beneficjenta. Dodatkowo projekt może zostać poddany innym kontrolom lub audytom realizowanym bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urzędy Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.
WYNIKI KONTROLI Po zakończeniu kontroli/audytu zostaje sporządzona informacja pokontrolna, raport z audytu albo podobny dokument. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną uchybienia, zostaną wydane zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia. Zalecenia mogą też dotyczyć usprawnienia pewnych kwestii. Jeżeli podczas kontroli zostaną stwierdzone nieprawidłowości konsekwencją może być konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ KRZYSZTOF SIEWIERA Ekspert ds. funduszy unijnych Prezes Zarządu w sp. z o.o.