Załącznik nr 2 do ogłoszenia PROJEKT UMOWA nr zawarta w dniu. pomiędzy: Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Katowicach, ul. Jagiellońska 17,40-032 Katowice reprezentowanym przez: Dyrektora - mgr Annę Trepka działającego na podstawie udzielonego pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Katowice nr OZ.II.01130-859-1/09 z dnia 01.09.2009r. zwanym dalej Zamawiającym, a... zwanym dalej Wykonawcą. 1 1. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę przekaz pocztowy, obejmującą wykonanie polecenia doręczenia adresatowi w kraju określonej kwoty pieniężnej, zwaną w treści umowy przekazem. 2. Przekazy, o których mowa w ust. 1 będą nadawane w formie: a) papierowej, b) elektronicznej. 3. Przekazy nadawane będą z opłatą uiszczaną z góry. 4. Zamawiający dopuszcza nadanie innych usług niż wskazane w formularzu oferty i uiści opłatę zgodnie z cennikiem Wykonawcy w dniu ich nadania. 2 1. Nadanie przekazów pocztowych w formie określonej w 1 ust. 2 pkt a) wymaga spełnienia przez Zamawiającego łącznie następujących warunków: 1) nadawania przekazów we wskazanej przez Wykonawcę placówce nadawczej przy ul.... w Katowicach, 2) wypełnienia blankietów przekazów zgodnie z nadrukiem w sposób czytelny i kompletny, 3) nadawania przekazów pocztowych za pomocą pocztowej książki nadawczej lub wydruku formularza nadawczego, sporządzonych w dwóch egzemplarzach, z których jeden (oryginał) wraz z przekazami pocztowymi otrzymuje placówka nadawcza wymieniona w pkt 1), a potwierdzoną kopię otrzymuje Zamawiający, 4) przekazywania przekazów pocztowych do nadania w kolejności według wpisów w dokumencie, o którym mowa w pkt. 3), 5) dokonywania przez Zamawiającego wpłaty kwoty przekazów oraz opłat pocztowych za nadane przekazy z góry, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę... 2. Strony ustalają, że w przypadku zwrotu przekazu po wyczerpaniu możliwości jego doręczenia lub wydania adresatowi, Zamawiający uiści opłatę za zwrot przekazów przelewem w terminie określonym 5 ust. 4 1
umowy. Kwoty zwracanych przekazów przekazywane będą, bez potrącenia opłaty za zwrot, na rachunek bankowy Zamawiającego:.. 3 1. Nadanie przekazów pocztowych w formie określonej w 1 ust. 2 pkt b) nastąpi po spełnieniu przez Zamawiającego następujących warunków: 1) zalogowaniu się na stronie internetowej Wykonawcy: (..) w celu nadania przekazów, 2) wczytaniu do systemu wg określonego formatu i struktury plików, w których będą umieszczone niezbędne dane do nadania przekazów lub ich rejestracji w systemie, 3) przekazaniu na rachunek bankowy kwot przekazów wraz z opłatami za nadanie przekazu oraz opłatami za zlecone usługi dodatkowe. 2. Pliki z bazą danych do nadania przekazów muszą spełniać warunki określone w opisie struktury pliku, który jest umieszczony na stronie internetowej Wykonawcy: ( ). Aby pobrać opis struktury pliku należy się zalogować i zarejestrować w portalu na stronie Wykonawcy: (..). 3. Warunek określony w ust.1 pkt. 1 uważa się za spełniony w chwili wpisania prawidłowego loginu oraz hasła Zamawiającego. 4. Warunek określony w ust.1 pkt. 2 uważa się za spełniony po skutecznym wczytaniu do sytemu plików i otrzymaniu potwierdzenia poprawności wczytanych danych. 5. Warunki określone w ust.1 pkt. 3 uważa się za spełnione w dniu uznania rachunku bankowego Wykonawcy sumą kwot przekazów wraz z opłatami pocztowymi za nadanie przekazów oraz zlecone usługi dodatkowe. Wysokość kwoty przelewu zostanie określona przez system, po zatwierdzeniu poprawności danych na podstawie wczytanego przez Zamawiającego pliku lub zarejestrowanych przekazów. 6. Przyjęcie przekazów przez Wykonawcę następuje z chwilą potwierdzenia zgodności wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy Wykonawcy i wygenerowania przez system potwierdzenia nadania przekazów dla Zamawiającego. 7. Brak środków pieniężnych na rachunku bankowym Wykonawcy w terminie 7 dni, oznacza rezygnację Zamawiającego ze zlecenia usługi. Środki pieniężne, które wpłyną na rachunek bankowy Wykonawcy po okresie oczekiwania wskazanego w potwierdzeniu nadania zostaną zwrócone na rachunek bankowy Zamawiającego z zastrzeżeniem ust. 8 8. W przypadku, gdy Zamawiający zaznaczył przy nadaniu przez Internet odpowiedni rodzaj komunikatu oraz wskazał nr telefonu w krajowej sieci komórkowej lub adres poczty elektronicznej Wykonawca w ramach świadczenia usługi przekaże informację dla Zamawiającego za pomocą SMS, e-mail o niedopłacie z tytułu realizacji usługi (w przypadku uiszczenia częściowej opłaty) ze wskazaniem terminu, do którego należy uzupełnić płatność. W przypadku braku wpływu środków we wskazanym terminie usługa nie jest przyjęta do realizacji. 9. Strony ustalają, że w przypadku zwrotu przekazu po wyczerpaniu możliwości jego doręczenia lub wydania adresatowi, Zamawiający uiści opłatę za zwrot przekazów przelewem w terminie określonym 5 ust. 4 umowy. Kwoty zwracanych przekazów przekazywane będą, bez potrącenia opłaty za zwrot, na rachunek bankowy Zamawiającego. 10. Zamawiający wyznacza osoby upoważnione do współpracy w zakresie realizacji umowy zgodnie załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy. 4 1. Nadawca będzie uiszczał opłaty za nadanie przekazu oraz opłaty za usługi dodatkowe w wysokościach: 1) opłata stała za nadanie w formie elektronicznie jednego przekazu pocztowego:..zł, 2) opłata stała za nadanie w formie papierowej jednego przekazu pocztowego:...zł, 3) opłata za zwrot przekazu po wyczerpaniu możliwości jego doręczenia lub wydania adresatowi:.. zł, 4) prowizji w wysokości:.%. 2. Wykonywanie usługi, o której mowa w 1 umowy, na podstawie art. 43, ust. 1, pkt 40 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016, poz. 710 z późn. zm.) na dzień zawarcia umowy jest zwolnione z podatku od towarów i usług. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku VAT, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT. 2
5 1. Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania, w terminie do 7 dni po upływie okresu rozliczeniowego, 1) faktur VAT obejmujących pobrane opłaty za nadane przekazy oraz opłaty za zlecone usługi dodatkowe, 2) faktur VAT dotyczących należnych opłat za zwrot przekazów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia/wydania adresatowi. 2. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. 3. Należności wynikające z faktur VAT, o których mowa w ust. 1 pkt 2) Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. 4. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Za nieterminowe regulowanie należności Poczta naliczać będzie odsetki w wysokości ustawowej. 5. Strony ustalają, że faktury VAT będą przesyłane na adres Zamawiającego : ul. Jagiellońska 17, 40-032 Katowice. 6 1. Zmawiający jest Administratorem danych osobowych których przetwarzanie powierza Wykonawcy, zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Zakres danych, których przetwarzanie Administrator danych powierza Wykonawcy: 1) imię i nazwisko, 2) adres zamieszkania, 3) kwota wypłaty, 4) rodzaj przyznanej pomocy, 5) nr listy wypłat, 6) data wypłaty, 7) podpis. 3. Administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie powyższych danych w celu realizacji zadań określonych w 1 i 2 niniejszej umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzania danych zgodnie z prawem, a w szczególności do: 1) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; 2) prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w ppkt. 1 niniejszego punktu; 3) dopuszczenie do przetwarzania jedynie osób zobowiązanych do zachowania w poufności danych oraz sposobu ich zabezpieczenia; 4) wydawania indywidualnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych; 5) dopuszczania do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających upoważnienie; 6) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; 7) zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do zbiorów oraz komu są przekazywane; 8) spełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, którym odpowiadać powinny urządzenia i systemy informatyczne stosowane przez niego do przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), 3
9) umożliwienia Administratorowi Danych nadzoru prawidłowości realizacji zapisów ustawy o Ochronie danych osobowych. 5. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy: 1) kopię polityki bezpieczeństwa oraz jeżeli dane przetwarzane są w systemie informatycznym, instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, w zakresie objętym powierzeniem przetwarzania, 2) informacje kto został powołany jako Administrator bezpieczeństwa informacji. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zaprzestania przetwarzania powierzonych danych, niezwłocznie po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Wykonawca usunie powierzone dane ze wszystkich nośników, bądź przekaże je Zamawiającemu. 7. Wykonawca z usunięcia danych sporządza protokół, który przekazuje Zamawiającemu. 8. Zamawiający wyraża zgodę na dalsze powierzenie (tzw. podpowierzenie) przetwarzania danych osobowych w zakresie nie szerszym niż wynikający z niniejszej umowy, na następujących zasadach: 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, aby podmiot, któremu podpowierzy przetwarzanie danych osobowych przetwarzał je wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy, 2) podmiot przetwarzający dane podpowierzone przez Wykonawcę powinien zachować wszelkie wymagania oraz warunki przetwarzania danych osobowych wynikające z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz z niniejszej umowy i nie ma prawa powierzyć przetwarzania dalej, 3) lista podmiotów, którym przetwarzanie danych zostanie podpowierzone przez Wykonawcę wraz z informacją o zakresie i celu powierzenia, udostępniana jest przez Wykonawcę na żądanie Zamawiającego. 9. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania MOPS o wszystkich naruszeniach ochrony danych osobowych. 10. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich żądaniach udostępnienia danych, w tym żądaniach udostępnienia danych przez upoważnione organy państwa. 11. W wypadku zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do dostosowania zasad przetwarzania danych, do nowych przepisów. W szczególności po wejściu w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Wykonawca zobowiązuje się do stosowania. 7 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.01.2017 roku do dnia 31.12.2017 r. 2. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z 2 miesięcznym okresem wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego z tym, że Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę z 1 miesięcznym okresem wypowiedzenia w przypadku braku środków finansowych przeznaczonych na realizację umowy, w okresie jej obowiązywania lub innych ważnych przyczyn. 3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 8 1. Zmiana warunków niniejszej umowy wymaga, pod rygorem nieważności, formy Aneksu podpisanego przez obydwie strony, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2 i przypadków określonych w 1 ust. 2, w 2 ust. 10 oraz w 9 ust. 4 niniejszej umowy. 2. Zmiana numerów rachunków bankowych, sposobu opisu faktur VAT Zamawiającego,adresów i nazw użytych w umowie, w tym nazw stron, nie stanowi zmiany istotnych warunków umowy i następuje w drodze wymiany pism i potwierdzeń ich odbioru. 3. Integralną część umowy stanowią załączniki. 4
9 1. Strony oświadczają, iż zasady korzystania z usług pocztowych wymienionych w 1 ust. 1, odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania tych usług, uprawnienia nadawcy i adresata oraz procedury reklamacyjne określają niżej wymienione akty prawne: 1) Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016, poz. 1113 z późn. zm.), 2) Regulamin Wykonawcy w zakresie świadczenia usługi przekaz pocztowy. 2. Zamawiający oświadcza, że zapoznał się z przepisami wskazanymi w ust.1 i zobowiązuje się do ich przestrzegania. 3. Do świadczenia usług, o których mowa w 1 ust. 1 mają zastosowanie przepisy wskazane w ust.1, obowiązujące w dniu nadania przekazów pocztowych. 4. Zmiana przepisów wskazanych w ust. 1 nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy, pod warunkiem ich opublikowania odpowiednio w Dzienniku Ustaw lub na stronie internetowej Wykonawcy. 10 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa pocztowego. 11 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Załącznik: 1. wykaz osób uprawnionych do współpracy ze strony Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca 5
Wykaz osób uprawnionych do współpracy ze strony Zamawiającego: Załącznik Nr 1 do umowy nr imię i nazwisko pracownika login e-mail telefon kontaktowy 6