ZAPYTANIE OFERTOWE Dla zadania: Przygotowanie i dostawa wyżywienia zwanego dalej catering, usługa cateringowa, lub posiłek dla uczestników świetlicy środowiskowej w Kamiennej Górze, w celu realizacji zadania w ramach projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr (dalej Projekt ), realizowanego przez Kancelarię Projekty Europejskie. Mirosława Adamczak (Lider) oraz Stowarzyszenie Asystentów Edukacji Romskiej w Polsce (Partner), współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach w ramach Poddziałania 1.3.1 - Projekty na rzecz społeczności romskiej. Zapytanie ofertowe wraz z opisem przedmiotu zamówienia i załącznikami do zamówienia o wartości powyżej kwoty 14 tys. EURO netto, w trybie zgodnym z zasadą konkurencyjności. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) zwaną dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 4 pkt. 8 w/w ustawy Pzp niniejsze zamówienie podlega wyłączeniu od stosowania ustawy Pzp. Nr postępowania: 01/POKL/1.3.1/2014, data: 12/05/2014r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Stowarzyszenie Asystentów Edukacji Romskiej w Polsce ul. Lipowa 5a/11 58-400 Kamienna Górska 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi dostarczenia cateringu dla dzieci i młodzieży w świetlicy w Kamiennej Górze w ramach projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków. 2.1. Szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje: Usługa cateringowa rozumiana jest jako dostawa posiłków - zimnych (kanapka/bułki słodkie/ przekąski, wody/napoju, słodyczy ( ciasteczek/ batoników itp.), owoców w pakietach dla każdego z uczestników w okresie od 27.05.2014 do 31.08.2014 oraz od 01.06.2015 do 30.06.2015 - ciepłych i zimnych posiłków (zupa/inne danie ciepłe, kanapka/bułki słodkie/ przekąski, wody/napoju, słodyczy ( ciasteczek/ batoników itp.), owoców w pakietach dla każdego z uczestników w okresie od 01.09.2014 do 31.05.2015 1
Świadczenie usługi cateringowej polegać ma na przygotowaniu, dostarczeniu i podaniu posiłków (rozłożeniu ich we wskazanym miejscu) do wskazanej lokalizacji na terenie Kamiennej Góry dla uczestników świetlicy środowiskowej dla 40 osób z zachowaniem jakości i warunków usługi, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Dostarczenie cateringu dla Projektu rozpocznie się w ciągu 1 dnia od momentu podpisania umowy. Na potrzeby zapytania ofertowego przyjmuje się wymienione niżej wstępne minimalne założenia ilościowe jako wytyczne do sporządzenia ostatecznej wyceny i pomocne w wyborze Oferenta. Przedmiot zamówienia Zawartość Ilość Posiłek dla jednej osoby w okresie od 27.05.2014 do 31.08.2014 oraz od 01.06.2015 do 30.06.2015 Posiłek dla jednej osoby w okresie od 01.09.2014 do 31.05.2015 Kanapka lub bułka słodka Owoc Napój Słodycz/Przekąska Zupa lub inne danie ciepłe Kanapka lub bułka słodka Owoc Napój Słodycz/Przekąska 40 40 Założenia te są podstawą do wyboru oferenta, ale mogą ulec zmianie podczas realizacji zamówienia, zgodnie ze sporządzonym harmonogramem pracy świetlicy. 2.2. Preferowany okres realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia: Realizacja zamówienia w terminie od 27 maja 2014 do 30 czerwca 2015. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany harmonogramu realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 55.52.00.00 Usługi dostarczania posiłków 55.32.00.00 Usługi podawania posiłków 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY Wykonawca będzie odpowiedzialny za realizację usługi w ramach projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr, tj.: 2
1. Przygotowanie, dostarczenie i podanie posiłków zgodnie z wytycznymi zawartymi w punkcie 2.1. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO 1. Przekazanie z odpowiednim wyprzedzeniem harmonogramu pracy świetlicy w celu realizacji umowy (termin zostanie określony na etapie podpisywania umowy). 2. Zapewnienie współpracy z personelem Projektu. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA Okres wykonania zamówienia Od 27 maja 2014 roku do 30.06.2015 roku. Termin rozpoczęcia może się przesunąć w przypadku przedłużenia się procesu wyboru ofert (dotyczy wszystkich Wykonawców) i podpisywania umów. Okres dostawy: według harmonogramu pracy świetlicy (harmonogram orientacyjny; może ulegać zmianom; zamawiający poinformuje o terminach szkoleń wykonawcę). Teren dostawy: Kamienna Góra Czas dostawy: w dni zajęć świetlicowych od g. 15.00-19.00. Przeciętna ilość dni w tygodniu: 5 dni. 7. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN. 8. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu: Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Nie są podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym, osobą 3
upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego, osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy oraz wykonawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej; - posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego, zarządczego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 9. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW Zamawiający w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu wymaga przedłożenia następujących dokumentów: 1. Oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (dla warunku w pkt. 8 zapytania) zgodnie ze wzorem załącznika nr 2; 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem załącznika nr 3; 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wymagania podstawowe Cena a) Oferta powinna być sporządzona wg wzoru FORMULARZ OFERTOWY- wycena przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1). b) Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty. c) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. d) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych 1. Oferta powinna zawierać cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia z podaniem kwoty netto /stawki i kwoty podatku VAT / kwoty brutto. W ofercie powinien być przedstawiony koszt cateringu brutto dla jednej osoby. 2. Oferta cenowa winna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Nie dopuszcza się możliwości składania wariantów cenowych przedmiotu oferty. 3. Cena przedmiotu oferty nie podlega zmianie po złożeniu oferty. 4
Forma oferty Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej, w wersji papierowej lub elektronicznej. Kompletna oferta musi zawierać: 1. Formularz ofertowy wycena przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1); 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (załącznik nr 2); 3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3); 11. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Miejsce złożenia oferty Oferty należy składać w godz. 9.00-16.00 na adres: Stowarzyszenie Asystentów Edukacji Romskiej w Polsce ul. Lipowa 5a/11 58-400 Kamienna Górska Z dopiskiem Oferta na realizację usługi cateringowej. Termin złożenia oferty Oferty należy składać do 27.05.2014 r. do godz. 16:00 (decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby partnera). 12.OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Robert Bladycz, Koordynator ds. świetlicy środowiskowej, e-mail: bladyr@interia.pl tel.: 502 308 325 13.KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone (to jest spełniające wymogi formalne oraz warunki udziału w postępowaniu). Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca wszystkie wymagane załączniki złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz otrzyma najwyższą liczbę punków ( łączna ilość przyznanych punktów), przy czym kryterium oceny stanowi: 1. Cena - 100 % (100 punktów) Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium Cena nastąpi wg następującego wzoru: Najniższa oferowana w postępowaniu cena netto za usługę Oferowana przez danego kontrahenta cena netto za usługę X 100 5
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów. 14.SPOSÓB OCENY OFERT Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą liczbę punktów, stanowiącą sumę punktów w ramach poszczególnych kryteriów oceny. 15.INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY (OFERT) W CELU ZAWARCIA UMOWY W ramach Zapytania ofertowego, zostanie wybrany Wykonawca, który zgodnie z listą rankingową otrzyma najwięcej punktów w ramach przedmiotu zapytania, z którym zostanie podpisana umowa. Podpisana z Wykonawcą umowa będzie podstawą do zlecania realizacji usługi w zakresie Zadania, zgodnie ze złożoną ofertą. Pierwszeństwo podpisania i realizacji umowy będzie miał ten Wykonawca, który uzyskał najwięcej punktów podczas oceny i jest pierwszy na liście rankingowej. W przypadku stwierdzenia niedostępności wyżej wymienionego Wykonawcy, realizacja usługi może zostać zlecona drugiemu Wykonawcy, który jest zgodnie z listą rankingową Wykonawcą rezerwowym. W przypadku zmiany pierwotnego harmonogramu realizacji Zadania, nie rodzi prawa do dochodzenia roszczeń z tego tytułu przez Wykonawcę. 30 dni 16.TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 17.UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w całości lub w części. W przypadku unieważnienia postępowania Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18.FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr. 19.UWAGI KOŃCOWE Z możliwości realizacji zamówienia są wyłączone podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 6
Niniejsze zapytanie ofertowe może ulec modyfikacji. Jego najbardziej aktualna wersja znajduje się w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej www.projektyeuropejskie.com.pl. 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy wycena przedmiotu zamówienia, Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu 7
Wykonawca Załącznik nr 1 Nazwa / imię i nazwisko.. Adres... Nr telefonu e-mail.... Nr KRS / NIP / PESEL..... Formularz ofertowy Dotyczący: zamówienia na usługę cateringową dla projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego z Poddziałania 1.3.1 - Projekty na rzecz społeczności romskiej. Odpowiadając na zapytanie ofertowe nr 01/POKL/1.3.1/2014, składam/-y ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym zapytaniem ofertowym, tj. Świadczenie usług cateringowych Cena brutto usługi cateringowej dla 1 osoby w okresie od 27.05.2014 do 31.08.2014 oraz od 01.06.2015 do 30.06.2015:... Cena brutto usługi cateringowej dla 1 osoby w okresie od 01.09.2014 do 31.05.2015... Powyższa cena przedstawia pełny koszt dla Zamawiającego (zgodnie z pkt. 10 ppkt. Cena ). Oświadczam, że: 1. Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją umowy. 2. Zapoznałem/-am/-liśmy się z zapytaniem ofertowym, w tym załącznikami, oraz przyjmuję/-emy bez zastrzeżeń wymagania w nich zawarte. 3. Spełniam/-y wszystkie warunki udziału w postępowaniu. 4. Znane mi/nam są dokumenty programowe dotyczące realizacji PO KL, w tym Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i je 8
akceptuję/-emy. W przypadku wyboru mojej/naszej oferty będę/-dziemy realizował/-a/-li umowę zgodnie z tymi dokumentami programowymi. 5. W przypadku wyboru mojej/-naszej oferty zobowiązuję/-emy się do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 6. Zapoznałem/-am/-liśmy się z zapytaniem ofertowym oraz uzyskałem/-am/-liśmy konieczne informacje i wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. 7. Wszystkie informacje zamieszczone w ofercie są prawdziwe i zgodne ze stanem faktycznym., dnia (miejscowość i data) (podpis) 9
Załącznik nr 2 Wykonawca Nazwa / imię i nazwisko.. Adres... Nr telefonu e-mail.... Nr KRS / NIP / PESEL..... Dotyczy zapytania ofertowego nr 01/POKL/1.3.1/2014 w ramach projektu Aby romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 1.3.1 - Projekty na rzecz społeczności romskiej. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja/my.. Oświadczam/-y, że Wykonawca jest/nie jest* powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli., dnia (miejscowość i data) (podpis) * Niepotrzebne skreślić 10
Załącznik nr 3 Wykonawca Nazwa / imię i nazwisko.. Adres... Nr telefonu e-mail.... Nr KRS / NIP / PESEL..... Dotyczy zapytania ofertowego nr 01/POKL/1.3.1/2014 w ramach projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 1.3.1 - Projekty na rzecz społeczności romskiej. OŚWIADCZENIE o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Przystępując do postępowania na:...... oświadczamy, że spełniamy warunki dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2. posiadania wiedzy i doświadczenia; 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej, 5. nie zalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, 6. nie bycia prawomocnie skazanym za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary., dnia (miejscowość i data) (podpis) 11