Zarządzenie nr 8/D/00 Dyrektora Administracyjnego Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 15 września 2000 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dot. zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121. póz. 591 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się instrukcję dot. zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc obowiązującą zarządzenie nr 3/D/86 Dyrektora Administracyjnego z dnia 15 września 1986 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji nr 1/D/86 dotyczącej zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2000 roku. 3 Dyrektor Administracyjny Andrzej Friedrich
Załącznik do Zarządzenia nr 8/D/00 Instrukcja dot. zasad gospodarki kasowej w Uniwersytecie Gdańskim I. Uwagi ogólne 1. Uniwersytet Gdański posiada dwie kasy stałe: kasa nr 1 (kasa główna) - w budynku Rektoratu, pokój 218 (ul. Bażyńskiego 1a, 80-952 Gdańsk); kasa nr 2 - w budynku Wydziału Zarządzania, pokój 106 ( ul. Armii Krajowej 101, 81-824 Sopot). 2. Kasy, o których mowa w pkt. 1. czynne są: - w dni robocze w godzinach od 10.00 do 13.00, a w poniedziałki w godz. od 9.30 do 14.00; - w dni wypłat wynagrodzeń w godzinach od 9.00 do 13.00. 3. Operacji kasowych dokonuje kasjer lub osoba wyznaczona przez Dyrektora Administracyjnego do pełnienia obowiązków kasjera. II. Ochrona wartości pieniężnych 1. Stały nadzór nad realizacją obowiązków w zakresie ochrony wartości pieniężnych w Uniwersytecie Gdańskim sprawuje Dyrektor Administracyjny. 2. Czynności w zakresie przechowywania i przemieszczania wartości pieniężnych wykonują kasjerzy (lub osoby upoważnione przez Dyrektora Administracyjnego) zgodnie z powierzonym im zakresem obowiązków, po podpisaniu deklaracji odpowiedzialności materialnej. 3. Za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki oraz innych przyjętych walorów odpowiedzialny jest kasjer (lub upoważniona osoba). Do podstawowych obowiązków kasjera należy przyjmowanie, przechowywanie i wypłacanie gotówki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. 4. Dostęp do pomieszczeń, w których przechowywane są wartości pieniężne mają tylko kasjerzy. 5. Przekazanie pomieszczenia kasowego oraz wartości pieniężnych osobie upoważnionej dokonywane jest w obecności Kwestora (lub osoby przez niego upoważnionej). Z ww. czynności sporządza się protokół, który podpisują: osoby przekazująca i
przejmująca, kwestor (lub osoba przez niego upoważniona). Pracownik, któremu powierzono obowiązki kasjera zobowiązany jest podpisać deklarację odpowiedzialności materialnej. 6. W przypadku zaistnienia konieczności natychmiastowego zastąpienia kasjera, Dyrektor Administracyjny (lub Kwestor) niezwłocznie powołuje komisję oraz wyznacza osobę upoważnioną do przyjęcia kasy. Z czynności przyjęcia kasy sporządza się protokół, który podpisują: osoba przyjmująca kasę oraz członkowie komisji. 7. W razie stwierdzenia włamania do pomieszczeń kasowych kasjer (lub osoba, która fakt ten zauważyła) zobowiązany jest do natychmiastowego zawiadomienia Dyrektora Administracyjnego i Kwestora, którzy zawiadamiają organ właściwy do ścigania przestępstw. Do czasu przybycia przedstawicieli organu ścigania zabrania się dokonywania wszelkich czynności, które mogłyby utrudnić przeprowadzenie śledztwa. Przed ponownym rozpoczęciem operacji kasowych powołana w tym celu komisja (łącznie z kasjerem) ustala stan gotówki i innych walorów znajdujących się w kasie. III. Operacje kasowe 1. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: - wpłaty gotówki - przychodowymi dowodami kasowymi, - wypłaty gotówki - rozchodowymi dowodami kasowymi. 2. Przed wypłatą gotówki z kasy kasjer zobowiązany jest do sprawdzenia, czy dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłat. Imiona i nazwiska tych osób wraz z wzorami podpisów powinny być podane na piśmie do wiadomości kasjera. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Powyższe nie dotyczy przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera. 3. Przychodowe dowody kasowe wystawia kasjer lub na podstawie upoważnienia Dyrektora Administracyjnego i Kwestora pracownicy jednostek organizacyjnych UG, w zakresie i z tytułu określonych w upoważnieniu. 4. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat lub wypłat gotówki wyrażonych cyframi lub słownie. Błędy popełnione w tym zakresie należy poprawiać przez anulowanie wystawionych przychodowych dowodów kasowych lub przekreślenie pokwitowania. W razie gdy błędy
zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych - dla ich skorygowania należy wystawić uzupełniający dowód zastępczy. 5. Wszystkie wpłaty i wypłaty powinny być ujęte w przebitkowych raportach kasowych sporządzanych przez kasjera. Do raportów kasowych wpisuje się wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat indywidualnie. Wyjątek stanowią dowody przychodowe z kwitariusza przychodowego, które wpisuje się pod jedną pozycją z powołaniem serii i numerów pokwitowań - za studia i druki. 6. Kwoty wypłacone w danym dniu na podstawie zbiorczych list płatniczych wpisuje się do raportu kasowego na podstawie sporządzonego przez kasjera dowodu wewnętrznego ( KW" ). W dowodzie wewnętrznym podaje się numery list płatniczych i ogólne kwoty wypłacone z poszczególnych list w danym dniu. 7. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień następny, kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje go wraz z dowodami kasowymi za pokwitowaniem na kopii raportu kasowego do Działu Księgowości Finansowej. 8. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. 9. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przyjęciu na podstawie kwitariusza przychodowego i odprowadzeniu, nie później niż w ciągu 30 dni od daty stwierdzenia nadwyżki, na rachunek rozliczeniowy. IV. Wpłaty 1. Wpłaty przyjmują kasy stałe. Dowód wpłaty KP" wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których: - oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, - pierwsza kopia jest dla wpłacającego, - druga kopia pozostaje w bloku formularzy. Kasjer wystawiając dowód wpłaty KP" określa w nim: - datę wpłaty, - nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby dokonującej wpłaty, - dokładne określenie tytułu wpłaty,
- kwotę wpłaty cyfrowo i słownie. 2. Dowód wpłaty KP" jest drukiem ścisłego zarachowania. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. 3. Formularze przychodowych dowodów kasowych (kwitariusze) muszą być ponumerowane. Liczba formularzy w każdym bloku powinna być poświadczona przez Kwestora lub osobę upoważnioną. Na okładce każdego bloku formularzy należy odnotować: - numer kolejny bloku formularzy, - numery kart bloku formularzy (od... do... ), - okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia... do dnia... ). 4. Oprócz kas stałych wpłaty przyjmować mogą wyznaczeni pracownicy upoważnionych jednostek organizacyjnych zwani też inkasentami Uczelni, na podstawie kwitariuszy pobranych z kasy głównej. Kwitariusze wydawane są na podstawie wniosku zaakceptowanego przez Kwestora. W posiadaniu osoby przyjmującej wpłaty nie mogą znajdować się więcej niż dwa bloki kwitariuszy. 5. Osoby przyjmujące wpłaty zobowiązane są do odprowadzenia gotówki do kasy głównej następnego dnia po osiągnięciu kwoty 4.000,- złotych, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu. Przetrzymywanie gotówki poza ustaloną wysokość i określony okres jest niedopuszczalne. 6. Osoba przyjmująca wpłaty przed odprowadzeniem gotówki do kasy głównej zobowiązana jest przedłożyć w Dziale Finansowym podsumowany kwitariusz do kontroli formalnorachunkowej i po sprawdzeniu przekazać oryginały kwitów wraz z gotówką do kasy. Kasa główna wystawia pokwitowania za przyjętą od inkasentów gotówkę. 7. Gotówka przyjęta do kasy podlega zaliczeniu do odpowiednich grup planu kasowego w zależności od ustaleń instrukcji NBP i w tych grupach, które nie mogą być wykorzystane na wypłaty musi być odprowadzona do banku (w wypadku gdy przekracza kwotę ustalonego pogotowia kasowego -w dniu następnym, a gdy sumy tej nie przekracza - raz na tydzień). 8. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest decyzja podpisana przez Dyrektora Administracyjnego i Kwestora. Decyzja powinna zawierać tytuł zwrotu oraz datę i numer wpłaty.
V. Wypłaty 1. Kasy dokonują wypłat gotówki pobranej z banku na wynagrodzenia, stypendia, inne wypłaty oraz z pogotowia kasowego, którego wysokość ustala Dyrektor Administracyjny na wniosek Kwestora. 2. Gotówka pobrana z banku na określone potrzeby może być przechowywana w kasie przez okres nie dłuższy niż 7 dni kalendarzowych (nie licząc dnia pobrania gotówki z banku). 3. Wypłaty gotówki z kas następują na podstawie rozchodowych dowodów kasowych, a mianowicie: - dowodów wpłat na własny rachunek bankowy, - list wypłat, - dowodów wypłat KW, - własnych źródłowych dowodów wystawianych na podstawie decyzji wewnętrznych, - zewnętrznych dowodów rozliczeń gotówkowych zatwierdzonych przez upoważnione do tego osoby, - innych dowodów przewidzianych odrębnymi przepisami. 1. Dowód wypłaty KW" jest drukiem ścisłego zarachowania. W zakresie wydawania, oznakowania i rozliczania wykorzystanych formularzy obowiązują te same zasady jakie dotyczą dowodów KP". Dowód KW" stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi ( np. listą płac). 2. Własne źródłowe dowody kasowe wystawiane w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia ( również zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych) winny określać termin, do którego zaliczka musi być rozliczona. Termin ten wynosi 7 dni od daty realizacji zadania, na które zaliczka została pobrana. Zaliczki stałe podlegają rozliczeniu do 12 grudnia danego roku lub w przypadku zaprzestania wykonywania obowiązków służbowych przez daną osobę - natychmiast. 3. Wszystkie dowody wypłat muszą być przed dokonaniem wypłaty sprowadzone pod względem merytorycznym (w jednostce organizacyjnej za to odpowiedzialnej) i formalno-rachunkowym przez Dział Finansowy. Osoby dokonujące kontroli merytorycznej zobowiązane są do zamieszczenia na dowodzie swojego podpisu (czytelnego lub wraz z pieczątką służbową) i daty. 4. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Dyrektor Administracyjny i Kwestor lub osoby przez nich upoważnione Zastępcze dowody KW" mogą być podpisane tylko
przez osoby zlecające wypłatę i podlegają zatwierdzeniu przez Kwestora lub osobę upoważnioną. Nie zatwierdzone do wypłaty dokumenty nie mogą stanowić podstawy wypłaty gotówki. 5. Kasy stałe dokonują wypłat: - wynagrodzeń na podstawie list płac, ( wynagrodzenia nie podjęte w terminie wypłacane są w następnym roboczym dniu po zgłoszeniu się pracownika); - stypendiów na podstawie list stypendialnych; - wszelkich innych wypłat za dostawy i usługi (rozliczane gotówką), z tytułu zwrotu kosztów podróży, zwrotu różnych nadpłat i wypłat z innych tytułów oraz zaliczek na podstawie dowodów źródłowych - codziennie, ( do wysokości pogotowia kasowego). 9. Dokumenty rozliczeń gotówkowych oraz listy stypendialne należy składać do Działu Finansowego, który dokonuje ich sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym i przedkłada do zatwierdzenia. Zatwierdzone dowody przekazywane są do kas Uczelni. Sporządzone i zatwierdzone listy wynagrodzeń, i inne polecenia wypłaty świadczeń wynikających ze stosunku pracy, umów zlecenia i o dzieło dostarcza do kas Dział Obliczeń Płac. 10. Kasjer stały wypłacający wynagrodzenie na podstawie list jest zobowiązany w następnym dniu po zakończeniu wypłaty (tj. po 7 dniach kalendarzowych od daty podjęcia gotówki) zwrócić listy stypendialne i listy wynagrodzeń do Działu Finansowego. 11. Jeżeli wypłata gotówki ma być dokonana jednej osobie na podstawie kilku dowodów, osoba składająca dowody winna zestawić je na formularzu - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji - przed przekazaniem ich do Działu Finansowego. W takim przypadku klauzulę sprawdzenia merytorycznego musi zawierać każdy załączony do zestawienia dokument, natomiast klauzulę zatwierdzenia można zamieścić tylko na zestawieniu. Klauzulę skasowania dowodu ( pokryciu numerem czeku lub wypłatą z pogotowia kasowego z podaniem dnia) należy umieścić na każdym dowodzie. 12. Osoba odbierająca gotówkę z kasy potwierdza jej odbiór podpisem wpisując kwotę cyframi i słownie oraz datę jej otrzymania. Obowiązek wpisania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy pokwitowań, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty cyfrowo i słownie. 13. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego, legitymacji pracowniczej lub studenckiej lub innego dokumentu
stwierdzającego tożsamość odbiorcy. 14. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, odbiór gotówki może pokwitować inna osoba - świadek. Na dowodzie wypłaty zamieszcza się numer, datę i wystawcę dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej (świadka). Wypłata następuje do rąk osoby nie mogącej się podpisać. Świadkiem podpisującym odbiór gotówki nie może być osoba zlecająca wypłatę ani osoba wypłacająca. 15. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia do odbioru gotówki, w dowodzie kasowym należy zaznaczyć, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Upoważnienie musi zawierać uwierzytelnienie podpisu osoby wystawiającej upoważnienie (w przypadku pracowników - przez Samodzielną Sekcję ds. Nauczycieli Akademickich lub Samodzielną Sekcję ds. Pracowników Nie Będących Nauczycielami Akademickimi, szpital, sąd lub inny właściwy urząd, w przypadku studentów - przez dziekanat wydziału lub sekretariat kolegium). 16. Niezależnie od pokwitowania odbioru gotówki przez jej odbiorcę, fakt dokonania wypłaty gotówki winien potwierdzić swoim podpisem kasjer na dowodzie, na podstawie którego nastąpiła wypłata. 17. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty. numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. VI. Depozyty 1. Kasjer za zgodą Kwestora może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od jednostek działających na terenie UG. kasy pożyczkowej, a także od innych pracowników UG zaplombowane kasety metalowe lub opieczętowane opakowania zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania itp. 2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Na dowód przyjęcia depozytów wystawia się pokwitowania w dwóch egzemplarzach wg wzorów nr 2 i 3 stanowiących załączniki do niniejszej instrukcji, z których kopię otrzymuje przekazujący depozyt. 3. Przechowywana w kasie w formie depozytu gotówka nie może być łączona z gotówką UG.
VII. Postanowienia końcowe 1. Ogólny nadzór nad realizacją i przestrzeganiem przepisów niniejszej instrukcji sprawuje Kwestor Uniwersytetu Gdańskiego. 2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 października 2000 roku.
Jednostka organizacyjna Wzór załącznik nr 1 Gdańsk, dnia... 200.. r. Zwrot dla... ZESTAWIENIE RACHUNKÓW GOTÓWKOWYCH Poz. kol. Dostawca towarów lub usług Nr rachunku Data Kwota w zł Pokwitowanie KWITUJĘ ODBIÓR KWOTY zł... słownie zł......... (data i podpis)
UNIWERSYTET GDAŃSKI KASA NR... Wzór załącznik nr 2 Gdańsk,... DOWÓD nr... Przyjęcia i wydania codziennych depozytów od... do kasy UG (jednostka organizacyjna) w postaci... Data Przyjęcie depozytu do kasy Przekazujący depozyt Podpis Nazwisko i Podpis kasjera imię Wydanie depozytu z kasy Pobierający depozyt Podpis Nazwisko i Podpis kasjera imię
UNIWERSYTET GDAŃSKI KASA NR... Wzór załącznik nr 3 Gdańsk,... DOWÓD Nr... przyjęcia depozytu do kasy Uniwersytetu Gdańskiego Kwituję odbiór depozytu w postaci...... od...... imię i nazwisko stanowisko... Jednostka organizacyjna ZDAJĄCY PRZYJMUJĄCY KASJER......