Projekt Zarządzenie Nr R 15/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 2 kwietnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Biblioteki Politechniki Lubelskiej Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, ze zm.) oraz 14, pkt 2 Statutu Politechniki Lubelskiej z a r z ą d z a m, co następuje: 1. Wprowadza się Regulamin organizacyjny Biblioteki Politechniki Lubelskiej, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni do ścisłego przestrzegania postanowień zawartych w regulaminie i zapoznania podległych pracowników z uregulowaniami zawartymi w tym regulaminie. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. R e k t o r Dr hab. inż. Józef Kuczmaszewski, prof. PL
Załącznik do Zarządzenia Nr R-15/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 2 kwietnia 2007 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIBLIOTEKI POLITECHNIKI LUBELSKIEJ I. Postanowienia wstępne 1. Regulamin organizacyjny wydaje się na podstawie Statutu Politechniki Lubelskiej dla uregulowania całokształtu działalności systemu bibliotecznoinformacyjnego Politechniki Lubelskiej, zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 164 poz. 1365, ze zm.), Ustawą o bibliotekach z dnia 27 czerwca 1997 r. (Dz. U. Nr 85 poz. 539, ze zm.), aktami wykonawczymi do tych ustaw oraz Statutem Politechniki Lubelskiej. 2. Regulamin określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Biblioteki Politechniki Lubelskiej oraz merytoryczny zakres działalności i kompetencje jednostek organizacyjnych wchodzących w skład Biblioteki. II. Zadania Biblioteki 1. Organizowanie warsztatu pracy naukowej i dydaktycznej Uczelni przez dobór, opracowanie, przechowywanie i udostępnianie zbiorów, działalność informacyjną, dydaktyczną, prace bibliograficzne i dokumentacyjne umożliwiające jak najszersze wykorzystanie zbiorów Biblioteki oraz uzyskiwanie informacji spoza Biblioteki. 2. Prowadzenie bieżącej dokumentacji dorobku piśmienniczego Uczelni. 3. Prowadzenie analiz i prac badawczych, zmierzających do lepszego wykorzystywania źródeł i zasobów informacji. 4. Współudział w kształceniu i wychowaniu studentów i młodej kadry naukowej przez prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu umiejętności korzystania z katalogów i baz danych oraz korzystania ze źródeł niezbędnych do prowadzenia samodzielnej pracy naukowej. 5. Współpraca z innymi bibliotekami w zakresie tworzenia wspólnych źródeł i zasobów informacji oraz realizacji wypożyczeń międzybibliotecznych.
6. Kształcenie i doskonalenie zawodowe pracowników Biblioteki, prowadzenie praktyk i staży bibliotecznych. 7. Zadania Biblioteki są realizowane z najwyższą troską o jakość pracy oraz aktualność stosowanych metod i technik. III. Zasady organizacji Biblioteki 1. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi Biblioteki są oddziały, zespoły i pracownie. 2. Ze względu na charakter działalności, oddziały mogą być nazywane ośrodkami. 3. W zależności od potrzeb mogą być tworzone zespoły zadaniowe, składające się z pracowników dobranych z różnych oddziałów lub nienależących do żadnego oddziału. 4. Dyrektor kieruje działalnością Biblioteki, reprezentuje ją na zewnątrz na podstawie i w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez rektora i jest za nią odpowiedzialny. 5. Dyrektora wspomaga i zastępuje jeden zastępca dyrektora. Podział zadań między dyrektorem i zastępcą dyrektora jest podawany do wiadomości publicznej. W razie potrzeby, w porozumieniu z dyrektorem, zastępca może realizować wszystkie jego zadania. 6. Zastępca dyrektora jest powoływany na stanowisko i odwoływany przez Rektora, na wniosek dyrektora Biblioteki, po zasięgnięciu opinii Rady Bibliotecznej. Na stanowisko zastępcy dyrektora można powołać osobę niebędącą dotychczas pracownikiem Biblioteki. 7. Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników Biblioteki. 8. Dyrektor współdziała z Radą Biblioteczną w ustalaniu ogólnych kierunków rozwoju Biblioteki. 9. Zespoły i pracownie podlegają dyrektorowi. 10. Poszczególne oddziały mają swoich kierowników, podlegających dyrektorowi. Dyrektor współdziała z kierownikami oddziałów i koordynatorem w codziennym zarządzaniu Biblioteką. 11. Dyrektor, jego zastępca i kierownicy mają prawo do dodatków funkcyjnych, zgodnych z aktualną tabelą miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego.
IV. Struktura Biblioteki Biblioteka Politechniki Lubelskiej działa w następującej strukturze organizacyjnej: 1) Dyrektor; 2) Zastępca Dyrektora; 3) Zespół administracyjno-finansowy; 4) Pracownie techniczne; 5) Oddział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów; 6) Oddział Opracowania Zbiorów; 7) Oddział Wydawnictw Ciągłych; 8) Oddział Udostępniania Zbiorów; 9) Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej; 10) Oddział Komputeryzacji; 11) Zespół Bibliotek Wydziałowych. V. Dyrektor Biblioteki 1. Dyrektor podlega bezpośrednio Prorektorowi ds. nauki. 2. Dyrektor sprawuje nadzór merytoryczny nad systemem bibliotecznoinformacyjnym. 3. Podstawowym obowiązkiem dyrektora jest przygotowanie zespołu pracowników do realizacji zadań Biblioteki oraz utrzymanie właściwych kontaktów roboczych z rektorem, dziekanami i administracją Politechniki Lubelskiej. 4. Do zadań dyrektora należy w szczególności: a) przedkładanie rektorowi wniosków w sprawie działalności i rozwoju Biblioteki; b) występowanie z wnioskami dotyczącymi struktury organizacyjnej Biblioteki oraz jej zadań i czynności; c) określanie zasad gromadzenia i opracowania zbiorów bibliotecznych; d) przedkładanie projektu planu rzeczowo-finansowego Biblioteki i nadzór nad jego realizacją; e) udział w posiedzeniach Rady Bibliotecznej oraz przedkładanie rocznych sprawozdań z działalności Biblioteki; f) organizowanie współpracy i wymiana doświadczeń z odpowiednimi instytucjami krajowymi i zagranicznymi; g) przedkładanie rektorowi wniosków w sprawach zatrudnienia, awansów, nagród i wyróżnień pracowników Biblioteki.
VI. Kierownicy oddziałów 1. Na czele oddziałów stoją kierownicy odpowiedzialni za realizację zadań oddziału i kierujący wszystkimi czynnościami oddziału. 2. Jednym ze stanowisk kierowniczych jest stanowisko Koordynatora bibliotek wydziałowych. Koordynator pełni funkcję kierownika Zespołu Bibliotek Wydziałowych w zakresach niepodlegających bezpośrednio kierownikom poszczególnych oddziałów oraz współpracuje z kierownikami poszczególnych oddziałów na rzecz harmonijnego funkcjonowania bibliotek wydziałowych w ramach systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni. 3. Stanowiska kierownicze znajdują się w wykazie stanowisk Biblioteki. 4. oddziału jest powoływany na stanowisko i odwoływany zgodnie ze strukturą Biblioteki przez rektora, na wniosek dyrektora Biblioteki, po zasięgnięciu opinii Rady Bibliotecznej. Na stanowisko kierownika można powołać osobę niebędącą dotychczas pracownikiem Biblioteki. 5. podlega bezpośrednio dyrektorowi lub jego zastępcy i przed nim odpowiada. 6. kieruje oddziałem i jest odpowiedzialny za całokształt spraw wynikających z obowiązków oddziału, a przede wszystkim za: a) właściwą organizację, dyscyplinę pracy i pełne wykorzystanie czasu pracy przez podległych mu pracowników; b) planowanie zadań oddziału i ich realizację; c) nadzór i odpowiedzialność za mienie pozostające w jego oddziale; d) określanie zakresów czynności poszczególnych pracowników oddziału; e) nadzór nad powstającymi w oddziale materiałami informacyjnymi: do sprawozdań i ankiet, na stronę www. Biblioteki, do aktualności Biblioteki, do informatorów, ulotek itp., oraz na forum pracowników Biblioteki; f) opracowanie i przedkładanie dyrektorowi statystyk i sprawozdań z działalności kierowanego przez siebie oddziału; g) wydawanie opinii o pracy podległych mu osób i występowanie do dyrektora z wnioskami o awanse, premie, nagrody lub upomnienia. 7. Przekazywanie funkcji kierowniczych powinno odbywać się w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy. VII. Komórki Biblioteki i ich zadania 1. Zespół administracyjno-finansowy prowadzi w porozumieniu z Kwesturą i Działem Spraw Osobowych sprawy finansowe, majątkowe i kadrowe Biblioteki, a także koordynuje czynności gospodarcze Biblioteki.
2. Pracownia Techniczna opiekuje się infrastrukturą Biblioteki i obsługuje specjalistyczny sprzęt, wpierający czynności Biblioteki w zależności od podejmowanych przez nią zadań (biurowy, reprograficzny, fotograficzny, multimedialny, dygitalizacyjny itp.); nadzoruje sposób wykorzystania tego sprzętu przez pracowników i ich szkoli. 3. Oddział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów realizuje zasady gromadzenia zbiorów w Uczelni oraz odpowiada za strukturę, liczebność i przydatność wszystkich zbiorów poza wydawnictwami ciągłymi. Do zadań Oddziału należy: a) gromadzenie piśmiennictwa naukowego zgodnie z potrzebami wydziałów Politechniki Lubelskiej oraz tendencjami w nauce i technice światowej; b) aktualizowanie informacji dla czytelnika o nowościach książkowych w Bibliotece; c) gromadzenie podręczników i podstawowej literatury dla studentów; d) rejestrowanie i uzupełnianie luk w zbiorach; e) prowadzenie wymiany wydawnictw z bibliotekami z innych uczelni i instytucjami naukowymi. 4. Oddział dobiera materiały biblioteczne bez względu na nośnik, uzgadniając szczegółowo zakresy czynności z Ośrodkiem Informacji Naukowo- Technicznej, Oddziałem Wydawnictw Ciągłych i Oddziałem Opracowania. 5. Oddział Opracowania Zbiorów wytwarza metadane dla poszczególnych jednostek materiałów bibliotecznych przeznaczonych do zbiorów i zasobów Biblioteki i nadaje im odpowiednią strukturę, dostarczając użytkownikom narzędzi informacyjno-wyszukiwawczych. Do zadań Oddziału należy: a) opracowywanie haseł wzorcowych; b) sporządzanie opisów bibliograficznych książek i innych analogicznie katalogowanych dokumentów oraz opisów egzemplarzy dla całego systemu biblioteczno-informacyjnego Politechniki Lubelskiej; c) opracowanie przedmiotowe książek; d) wycofywanie z bazy rekordów egzemplarzy; e) przekazywanie opracowanych materiałów bibliotecznych do poszczególnych agend Biblioteki; f) prowadzenie ksiąg inwentarzowych; g) prowadzenie rejestru ubytków dla inwentarza podstawowego; h) ciągła kontrola zbiorów, w tym organizowanie i nadzór nad selekcją i skontrum. 6. Oddział Wydawnictw Ciągłych realizuje zasady gromadzenia wydawnictw ciągłych oraz odpowiada za ich strukturę, liczebność, kompletność i przydatność, a także opracowuje je akcesyjnie, inwentarzowo i katalogowo oraz monitoruje zakres ich wykorzystywania. Do zadań Oddziału należy:
a) prenumerowanie wydawnictw ciągłych na nośnikach tradycyjnych i elektronicznych; b) prowadzenie akcesji wpływów (zakup, wymiana, dar, pozyskanie źródła bezpłatnego); c) prowadzenie rozliczeń finansowych wydawnictw ciągłych; d) opracowanie wydawnictw ciągłych w katalogu komputerowym (opis bibliograficzny, opis zasobu, hasła wzorcowe); e) przekazywanie napływających egzemplarzy do poszczególnych agend Biblioteki; f) prowadzenie inwentaryzacji, selekcji i ubytkowania wydawnictw ciągłych; g) aktualizowanie informacji o prenumeracie dla użytkowników Biblioteki. 7. Oddział Udostępniania Zbiorów obsługuje magazyny Biblioteki i prowadzi następujące punkty udostępniania: a) Czytelnia Techniczna; b) Wypożyczalnia; c) Wypożyczalnia Podręczników; d) Wypożyczalnia Międzybiblioteczna, oraz nadzoruje udostępnianie w bibliotekach wydziałowych we współpracy z ich Koordynatorem. 8. Do zadań Oddziału należy: a) monitorowanie stosowania regulaminu korzystania ze zbiorów, w razie potrzeby występowanie o jego aktualizację, zgodnie ze Statutem Politechniki Lubelskiej, oraz odpowiadanie za wszystkie regulaminy, szczegółowe zalecenia i komunikaty kierowane do użytkowników, z wyłączeniem komunikatów, których tworzenie i wydawanie leży w kompetencjach innych oddziałów; b) udzielanie informacji bibliotecznej; c) przejmowanie nabytków z Oddziału Opracowania Zbiorów; d) dostarczanie danych o stopniu wykorzystania poszczególnych pozycji; e) odpowiadanie za stan fizyczny zbiorów, ich przechowywanie, zabezpieczanie i konserwację; f) współpraca z właściwymi oddziałami Biblioteki w zakresie włączania materiałów bibliotecznych do zbiorów, magazynowania, udostępniania, inwentaryzacji, selekcji i kontroli zbiorów; g) realizowanie wypożyczeń międzybibliotecznych i dostawy dokumentów; h) pełnienie służby recepcyjnej na terenie gmachu głównego Biblioteki. 9. Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej realizuje działalność informacyjną oraz zadania, o których mowa w rozdziale II, pkt 2; koordynuje także prowadzenie prac, o których mowa w rozdziale II, pkt 3 i 4. Do zadań Ośrodka należy:
a) produkcja i promocja źródeł informacyjnych; b) dobór i nabywanie źródeł informacji niebędących czasopismami; c) prowadzenie rozliczeń finansowych w zakresie źródeł informacji jak w pkt 1; d) obsługa czytelników pomoc w wyszukiwaniu informacji, korzystaniu z baz i Internetu; e) dokumentacja prac naukowych pracowników Politechniki Lubelskiej; f) analizy bibliometryczne i naukometryczne; g) organizacja wystaw, pokazów, prezentacji; h) szkolenia studentów i pracowników Politechniki Lubelskiej w zakresie wyszukiwania informacji i posługiwania się bazami danych oraz prowadzenie praktyk dla innych uczelni; i) nadzór nad przygotowaniem i prezentacją informacji Biblioteki na stronach www; j) zamawianie, opracowywanie i gromadzenie norm; udzielanie informacji i udostępnianie norm; k) informacja patentowa. 10. Oddział Komputeryzacji dobiera, wdraża i kieruje działalnością systemów informatycznych, wykorzystywanych dla wsparcia systemu bibliotecznoinformacyjnego Uczelni oraz sprzętu niezbędnego dla tych systemów. Oddziału pełni funkcję bibliotekarza systemowego, tj. administratora o najwyższych uprawnieniach, zarządzającego systemami i kierującego współpracą z bibliotekami użytkującymi analogiczne systemy. Do zadań Oddziału należy: a) ocena stanu zastosowania technik informatycznych w Bibliotece oraz składanie wniosków i projektów w zakresie rozwoju stosowanych systemów informatycznych, doboru oprogramowania i modernizacji poszczególnych działań Biblioteki; b) reprezentowanie Biblioteki i jej stanowiska na forum organizacji zajmujących się współpracą bibliotek w zakresie komputeryzacji; c) udział w tworzeniu zasad współkatalogowania w ramach współpracy międzybibliotecznej i nadzór nad ich realizacją; d) określanie zasad współpracy z jednostkami zewnętrznymi przy administrowaniu serwerem bibliotecznym; współadministrowanie bazą komputerowego systemu bibliotecznego; e) instalowanie, konfigurowanie i obsługa informatyczna kolejnych generacji i modułów systemów; f) troska o racjonalne wykorzystanie, rozwój i bezawaryjne działanie systemów; g) sprawowanie nadzoru nad sprzętem stosowanym do obsługi bibliotecznego systemu komputerowego i szkolenie pracowników przewidzianych do jego obsługi;
h) szkolenie i nadawanie uprawnień pracownikom wykorzystującym system biblioteczny do katalogowania, udostępniania zbiorów i innych czynności wymagających stosowania hasła dostępu, lokalnie i we współkatalogowaniu; i) troska o poprawność, kompletność, właściwą strukturę i bezpieczeństwo bazy katalogu komputerowego w porozumieniu z kierownikami poszczególnych oddziałów i koordynatorem; j) ustalanie toku prac przy obsłudze systemu bibliotecznego. 11. Zespół Bibliotek Wydziałowych (filialnych) tworzą biblioteki wydziałowe, działające po jednej na każdym wydziale i realizujące zadania Biblioteki w odniesieniu do właściwych wydziałom potrzeb dydaktycznych i informacyjnych. Pracownicy bibliotek wydziałowych realizują przede wszystkim zadania związane z udostępnianiem zbiorów, a ponadto współpracują z oddziałami właściwymi dla gromadzenia, informacji naukowej i komputeryzacji zbiorów. Pracownicy danej biblioteki pełnią zbiorowo zadania bibliotekarza dziedzinowego w zakresie dziedzin reprezentowanych na wydziale. Do zadań pracowników bibliotek wydziałowych należy także klasyfikowanie piśmiennictwa przeznaczonego do wolnego dostępu w czytelniach tych bibliotek oraz opracowywanie egzemplarzy czasopism w katalogu komputerowym. VIII. Stanowiska pracy i zakresy obowiązków 1. Biblioteka prowadzi wykaz wszystkich stanowisk pracy w obrębie poszczególnych oddziałów, zespołów i pracowni, wraz z charakterystyką obowiązków na każdym z nich. Charakterystyki te, z możliwością uściśleń i uzgodnień szczegółowych, stają się indywidualnymi zakresami obowiązków, tj. zakresami obowiązków konkretnych osób, zatrudnianych na danych stanowiskach pracy. 2. Każdy pracownik Biblioteki otrzymuje indywidualny zakres obowiązków, opracowany przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej i zatwierdzony przez Dyrektora Biblioteki, i potwierdza wolę jego stosowania. IX. Pracownicy Biblioteki 1. W Bibliotece mogą być zatrudniani: a) bibliotekarze dyplomowani i dyplomowani pracownicy dokumentacji i informacji naukowej;
b) pracownicy biblioteczni, pracownicy dokumentacji i informacji naukowej; c) pracownicy naukowo-techniczni i inżynieryjno-techniczni; d) informatycy; e) pracownicy administracyjno-ekonomiczni i obsługi. 2. W działalności podstawowej powinni być zatrudniani pracownicy o kwalifikacjach odpowiadających specjalizacji zbiorów i wykonywanej specjalności. 3. Pracownicy są przyjmowani do Biblioteki na podstawie wyników oceny ich życiorysu zawodowego i rozmowy kwalifikacyjnej. Przyjmowanie odbywa się na konkretne stanowisko pracy. Opis stanowiska pracy udostępnia się kandydatowi. X. Postanowienia końcowe 1. Pracownicy zatrudnieni na poszczególnych stanowiskach w Bibliotece ponoszą odpowiedzialność materialną przed dyrektorem zgodnie z powierzoną funkcją. 2. Odpowiedzialność materialną w bibliotekach wydziałowych, przed dyrekcją Biblioteki, ponoszą pracownicy tych jednostek. 3. Wydawnictwa przeznaczone dla bibliotek wydziałowych oraz księgozbiorów innych jednostek organizacyjnych Uczelni są własnością Biblioteki. 4. Dziekani wydziałów są zobowiązani do odpowiedniego zabezpieczenia zbiorów znajdujących się na ich terenie oraz do zapewnienia niezbędnych warunków prawidłowego funkcjonowania bibliotek wydziałowych. 5. Integralną częścią regulaminu jest załączony schemat organizacyjny Biblioteki.
Załącznik do Regulaminu organizacyjnego Biblioteki Politechniki Lubelskiej Schemat organizacyjny Biblioteki Politechniki Lubelskiej REKTOR Prorektor ds. Nauki Rada Biblioteczna Dyrektor Zastępca Dyrektora Pracownia techniczna Zespół administracyjnofinansowy Koordynator Oddział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Oddział Opracowania Zbiorów Oddział Wydawnictw Ciągłych Oddział Udostępniania Zbiorów Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej Oddział Komputeryzacji Biblioteka wydziałowa 1 Biblioteka wydziałowa 2 Biblioteka wydziałowa 3 Biblioteka wydziałowa 4 Biblioteka wydziałowa 5