Załącznik do Zarządzenia Rektora Nr 3/ 2015 z dnia 15 stycznia 2015 Uniwersytetu Medycznego w Lublinie w sprawie trybu zawierania umów o współpracy UM w Lublinie z podmiotami zagranicznymi. REGULAMIN TRYBU ZAWIERANIA UMÓW O WSPÓŁPRACY UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO W LUBLINIE Z PODMIOTAMI ZAGRANICZNYMI Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin reguluje tryb zawierania umów o współpracy i porozumień z podmiotami zagranicznymi z wyłączeniem umów dotyczących projektów i programów europejskich oraz funduszy strukturalnych oraz współpracy nawiązanej w ramach projektów naukowych, których realizacje monitoruje Dział Nauki. 2. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają: a) Podmiot zagraniczny- międzynarodowa lub zagraniczna instytucja badawcza, badawczo- dydaktyczna lub instytucja badawczo- rozwojowa; b) UM- Uniwersytet Medyczny w Lublinie; c) Strony- podmioty nawiązujące współpracę; d) Zespół- Zespół ds. Współpracy z Zagranicą; e) Konsultacja, akceptacja, zaopiniowanie- rozumie się przez to kontrasygnatę wskazanych w przepisie podmiotów. 2 1. Współpraca UM i poszczególnych Wydziałów odbywa się na zasadzie umów międzynarodowych i porozumień zawieranych przez Rektora lub kierowników jednostek organizacyjnych po uzyskaniu zgody Rektora. 2. W przypadku zawierania umów i porozumień z podmiotami zagranicznymi, których przedmiotem jest prowadzenie wspólnej działalności naukowej konieczne jest wyrażenie zgody przez Senat UM. 3. Nawiązanie współpracy UM z podmiotami zagranicznymi następuje w następujących etapach: a) wystąpienie z wnioskiem o nawiązanie współpracy; b) wyrażenie zgody przez Senat w przypadkach, gdy przedmiotem umowy jest międzynarodowa współpraca w zakresie badań naukowych ; c) podpisanie listu intencyjnego, o ile Strony nie ustaliły wcześniej szczegółowych warunków umowy ; d) zawarcie umowy. Rozdział II ZAWIERANIE UMÓW MIĘDZYNARODOWYCH Z INICJATYWY UM WNIOSEK O NAWIĄZANIE WSPÓŁPRACY 3 1. Uprawnionymi do składania wniosku do Rektora o nawiązanie współpracy międzynarodowej są: a) pracownicy UM po uzyskaniu zgody kierownika jednostki organizacyjnej oraz Dziekana; b) Dziekan ; 1
c) studenci i doktoranci po uzyskaniu zgody odpowiednio samorządu studenckiego i samorządu doktorantów. 2. W przypadku gdy wniosek składa więcej niż jedna jednostka organizacyjna funkcjonująca w ramach jednego Wydziału, wymagana jest akceptacja wniosku przez każdego z kierowników tych jednostek. 3. W przypadku gdy wniosek składają jednostki organizacyjne należące do różnych Wydziałów, wymagana jest akceptacja każdego z kierowników tych jednostek oraz każdego z Dziekanów tych Wydziałów. 4 1. Wniosek o zawarcie porozumienia o współpracy międzynarodowej musi zawierać: a) dane jednostki wnioskującej; b) dane podmiotu zagranicznego; c) planowany okres obowiązywania umowy; d) cel i zakres współpracy; e) formy i środki realizacji współpracy; oraz w przypadku umów z czynnikiem finansowym wskazanie: f) przewidywanego źródła finansowania; g) wstępną kalkulację kosztów oraz zasady partycypacji każdej ze Stron w kosztach; i) wstępny harmonogram planowanych wydatków. 2. Wzór wniosku określa załącznik nr 1. 5 1. Zaakceptowany wniosek należy złożyć do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 2. W Zespole wniosek weryfikowany jest pod względem formalnym, a następnie przekazywany jest do zaopiniowania przez Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego, a następnie do akceptacji Rektora. 3. Prorektor ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego może skierować wniosek do zaopiniowania przez inne wskazane przez niego osoby. LIST INTENCYJNY 6 1. Sporządzenie umowy z Partnerem może być poprzedzone wystąpieniem z listem intencyjnym będącym formą wyrażenia woli Stron celem zawarcia w przyszłości umowy po wcześniejszych negocjacjach. 2. Jednostka występująca z wnioskiem o nawiązanie współpracy międzynarodowej przygotowuje projekt listu intencyjnego w języku polskim i angielskim, a następnie składa go do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 3. List intencyjny musi określać przynajmniej dane zawarte we wniosku w 4 ust. 1. 4. Zespół konsultuje treść listu intencyjnego z Pełnomocnikiem Rektora ds. Administrowania Danymi Osobowymi oraz z radcą prawnym. 5. W przypadku gdy list intencyjny zawiera regulacje finansowe, jego treść wymaga konsultacji z Kwestorem UM. 2
6. Treść listu intencyjnego wymaga zaakceptowania przez Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego. 7. List intencyjny podpisuje Rektor. 8. W sprawach dotyczących nadawania numeru ewidencyjnego i archiwizowania stosuje się zapisy dotyczące umów międzynarodowych z 13. UMOWA Z PODMIOTEM ZAGRANICZNYM 7 1. Po pozytywnym zatwierdzeniu wniosku o nawiązanie współpracy międzynarodowej, jednostka wnioskująca na jego podstawie, sporządza projekt umowy międzynarodowej w języku polskim i języku angielskim i składa go do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 8 1. Umowa Międzynarodowa zawiera co najmniej następujące elementy: a) dane teleadresowe UM; b) osobę/ osoby reprezentujące UM; c) dane teleadresowe podmiotu zagranicznego; d) osobę/ osoby reprezentujące podmiot zagraniczny; e) cel współpracy; f) przedmiot umowy; g) formy realizacji współpracy; h) zasady finansowania; i) zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, w przypadku gdy umowa wiąże się z dostępem lub wymianą tych danych; j) zapisy dotyczące poufności informacji; k) zapisy dotyczące ochrony własności intelektualnej o ile przedmiot umowy je przewiduje; l) zapisy dotyczące praw własności do efektów współpracy o ile przedmiot umowy je przewiduje; m) zapisy dotyczące aneksów do umowy; n) zapisy dotyczące zasad wypowiedzenia umowy oraz przedłużenia okresu jej trwania o ile strony dopuszczają taka możliwość; o) okres obowiązywania umowy; p) jednostki lub osoby odpowiedzialne za wykonanie warunków umowy; q) sposób rozstrzygania sporów; r) podpisy osób uprawnionych do podpisania umowy oraz miejsce i datę podpisania; oraz w przypadku umów z czynnikiem finansowym wskazanie: s) źródła finansowania; t) kalkulację kosztów oraz zasady partycypacji każdej ze Stron w kosztach; u) harmonogram planowanych wydatków. 1. Zespół przekazuje projekt umowy do konsultacji z : a) Pełnomocnikiem Rektora ds. Administrowania Danymi Osobowymi; b) Radcą prawnym; c) Kwestorem; oraz do zaopiniowania przez 9 3
d) Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą i Szkolenia Podyplomowego. 2. Zespół przygotowuje ostateczny projekt umowy w języku polskim i angielskim i przekazuje go do podpisu Rektora. 3. Umowa z podmiotem zagranicznym sporządzana jest przynajmniej w 4 egzemplarzach: dwa w języku polskim, dwa w języku angielskim. Dopuszcza się sporządzenie umowy w języku Strony innym niż język angielski. Wszystkie egzemplarze umowy, wersje językowe są jednakowo autentyczne. 4.W UM pozostają: a) przynajmniej dwa podpisane przez obie Strony egzemplarze jeden w języku polskim, jeden w języku angielskim; b) jeden w języku Strony innym niż angielski ( o ile Strony tak zadecydowały); c) wzór umowy zaakceptowany zgodnie z 9 ust. 1. 5. Zespół ds. Współpracy z Zagranicą: a) nadaje numer ewidencyjny umowy i wprowadza ją do rejestru; b) wysyła do partnera; c) wprowadza do rejestru podpisaną umowę i archiwizuje. 10 1. Za wykonanie umowy z podmiotem zagranicznym odpowiedzialne są jednostki lub osoby wskazane w treści umowy. ROZDZIAŁ III ZASADY FINANSOWANIA WSPÓŁPRACY 11 1. Finansowanie działań odbywać się będzie zgodnie z postanowieniami umowy z zachowaniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz przepisów wewnętrznych uczelni. 2. Rozliczanie kosztów podroży służbowych pracowników UM oddelegowanych w celu realizacji umowy odbywać się będzie zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uczelni z uwzględnieniem prawa powszechnie obowiązującego. ROZDZIAŁ IV ZAWARCIE UMOWY Z INICJATYWY PODMIOTU ZAGRANICZNEGO 12 1. Podmiot zagraniczny zainteresowany podjęciem współpracy z UM może złożyć wniosek o podjęcie współpracy w postaci listu intencyjnego lub projektu umowy za pośrednictwem pracowników UM bezpośrednio zainteresowanych podjęciem współpracy, a w szczególności: a) Rektora i Prorektorów UM b) Kierownika wydziałowej jednostki organizacyjnej; c) Dziekana; d) Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą. 4
2. Niezależnie od osoby pośredniczącej w nawiązaniu współpracy z podmiotem zagranicznym, wszystkie wnioski o nawiązanie takiej współpracy składane są do Zespołu ds. Współpracy z Zagranicą, który dokonuje weryfikacji wniosku pod względem formalnym. 3. Wniosek w postaci listu intencyjnego lub projektu umowy musi być sporządzony w języku angielskim lub polskim i musi zawierać przynajmniej następujące elementy: a) dane teleadresowe partnera; b) dane osoby reprezentującej podmiot zagraniczny; c) proponowany cel umowy; d) proponowany przedmiot umowy; e) proponowany sposób realizacji umowy; f) proponowany termin obowiązywania umowy; g) proponowane zasady wypowiedzenia umowy; h) data, miejsce i podpis osoby reprezentującej partnera zagranicznego; oraz w przypadku listów intencyjnych i umów z czynnikiem finansowym: i) proponowane źródła finansowania; t) wstępną kalkulację kosztów oraz zasady partycypacji każdej ze Stron w kosztach; u) wstępny harmonogram planowanych wydatków. 4. Pracownik Zespołu odpowiedzialny jest za: a) przetłumaczenie umowy na język polski; b) skonsultowanie jej z osobami wymienionymi w 9 ust. 1; c) dostosowanie pod względem wymogów formalno- prawnych zapisanych w 8 ust. 1. 5. Zawarcie umowy odbywa się zgodnie z 9 ust. 3-5 z zastrzeżeniem 1 ust. 2. 6. Umowa może być podpisana wyłącznie prze osobę mającą uprawnienia do reprezentowania podmiotu zagranicznego w danym zakresie. 7. UM ma prawo żądać od Strony pisemnego potwierdzenia uprawnień, o których mowa w 12 pkt 6. ROZDZIAŁ V POSTANOWIENIA KOŃCOWE 13 1. Tworzy się rejestr umów międzynarodowych, których stroną jest UM. 2. Rejestr jest prowadzony przez Zespół ds. Współpracy z Zagranicą. Wzór rejestru określa załącznik nr 2. 3. Opis graficzny procedury zawierania umów o współpracy z podmiotami zagranicznymi określa załącznik nr 3. 4. Oryginały lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie obustronnie podpisanych listów intencyjnych i umów międzynarodowych przechowywane są w Zespole ds. Współpracy z Zagranicą. 14 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 5