TEKST JEDNOLITY wg zarządzeń Dyrektora: - nr 5/2005 z dnia 1 grudnia 2005 r. - nr 10/09 z dnia 10 lipca 2009 r. - nr 1/10 z dnia 20 stycznia 2010 r. Z A R Z Ą D Z E N I E NR 5/2005 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu z dnia 1 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu. Na podstawie 4 Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XLI /102/05 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 29 czerwca 2005 r. w sprawie nadania Statutu Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Rodzinie w Grudziądzu ( Dz. Urz. Województwa Kujawsko-Pomorskiego Nr 104, poz. 1821) zarządzam: 1 Ustala się Regulamin Organizacyjny obowiązujący w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Grudziądzu stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Nr 3/99 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie z dnia 1 czerwca 1999 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Grudziądzu. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2006 r.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 5/2005 Dyrektora MOPR w Grudziądzu z dnia 1 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego MOPR w Grudziądzu REGULAMIN ORGANIZACYJNY MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY RODZINIE W GRUDZIĄDZU POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu zwany dalej regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania ośrodka. 2 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1/ Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Grudziądzu 2/ Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu 3/ Zastępcy Dyrektora - należy przez to rozumieć Zastępców Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu: a) ds. pomocy społecznej I (pierwszy) Zastępca Dyrektora b) ds. świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i dodatków mieszkaniowych II (drugi) Zastępca Dyrektora 4/ Komórkach organizacyjnych ośrodka - należy przez to rozumieć wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Ośrodka Działy, Samodzielne (jednoosobowe lub wieloosobowe) stanowiska pracy 5/ Zespole, sekcji, referacie - należy przez to rozumieć wyodrębnioną organizacyjnie część działu. 3 Ośrodek działa na podstawie obowiązujących ustaw, uchwał Rady Miejskiej Grudziądza, Zarządzeń Prezydenta Grudziądza, Statutu Ośrodka i Zarządzeń Dyrektora. ZASADY KIEROWANIA OŚRODKIEM 4 1. Pracą Ośrodka kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor. 2. Dyrektor kieruje pracą Ośrodka przy pomocy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego i Kierowników Działów. 3. W przypadku nieobecności Dyrektora (urlop, choroba, wyjazd służbowy) zastępuje go pierwszy Zastępca Dyrektora, a w przypadku równoczesnej jego nieobecności drugi Zastępca Dyrektora.
5 1. Dyrektor bezpośrednio nadzoruje: 1/ Zastępców Dyrektora 2/ Głównego Księgowego 3/ Kierownika Działu Organizacyjnego 4/ Samodzielne stanowiska pracy. 2. Zastępca Dyrektora ds. pomocy społecznej nadzoruje: 1/ Kierownika Działu Pomocy Środowiskowej 2/ Kierownika Działu Świadczeń Pomocy Społecznej 3/ Kierownika Działu Pomocy Instytucjonalnej. 3. Zastępca Dyrektora ds. świadczeń rodzinnych, alimentacyjnych i dodatków mieszkaniowych nadzoruje: 1/ Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych 2/ Kierownika Działu Dodatków Mieszkaniowych. 6 1. W celu zapewnienia prawidłowej koordynacji prac przy realizacji zadań dotyczących różnych działań, Dyrektor może powołać zespół zadaniowy. 2. W zarządzeniu powołującym w/w zespół określa się jego skład z imienia i nazwiska oraz wyznacza kierownika bądź koordynatora zespołu. 7 Dyrektor reguluje istotne sprawy dla Ośrodka wydając zarządzenia, regulaminy, instrukcje, okólniki. ORGANIZACJA OŚRODKA 1. Praca Ośrodka zorganizowana jest w komórkach organizacyjnych: 1/ działach 2/ samodzielnych stanowiskach pracy 2. W działach pracownicy mogą pracować: 1/ w referatach (sekcjach), pracą których kieruje kierownik referatu (sekcji), 2/ w zespołach, pracą których kieruje kierownik bądź koordynator zespołu. W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1/ Dział Pomocy Środowiskowej (PS), w ramach którego funkcjonują: a) Zespół Pracy Socjalnej nr 1, b) Zespół Pracy Socjalnej nr 2, c) Zespół ds. Aktywizacji Społecznej i Zawodowej, d) Zespół Poradnictwa Specjalistycznego, 2/ Dział Świadczeń Pomocy Społecznej (DS) 3/ Dział Pomocy Instytucjonalnej (PI) 4/ Dział Dodatków Mieszkaniowych (DM) 8 9
5/ Dział Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych (SR), w ramach którego funkcjonuje: a) Referat Funduszu Alimentacyjnego (SR.FA) 6/ Dział Finansowo-Księgowy (FK) 7/ Dział Organizacyjny (OR) 8/ Samodzielne stanowisko pracy d/s obsługi prawnej - radca prawny (RP) 9/ Samodzielne stanowisko pracy d/s audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny (AW) 10/ Samodzielne stanowisko pracy d/s obsługi informatycznej - informatyk (I) 11/ Samodzielne stanowisko pracy d/s bezpieczeństwa i higieny pracy (HP) 10 1. Pracą działów kierują Kierownicy Działów, z tym że pracą Działu Finansowo-Księgowego kieruje Główny Księgowy. 2. W czasie nieobecności Kierownika Działu zastępuje: a) Zastępca Kierownika Działu, b) w Dziale Finansowo- Księgowym Zastępca Głównego Księgowego, c) w działach, których nie ma zastępcy pracownik wyznaczony przez kierownika. 3. W Dziale Pomocy Środowiskowej Zastępca Kierownika Działu pełni również funkcję Koordynatora Zespołu ds. Aktywizacji Społecznej i Zawodowej. 4. W Dziale Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych Referatem Funduszu Alimentacyjnego kieruje Kierownik Referatu. 11 Do kompetencji Kierowników Działów należy w szczególności: 1/ organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy działu, 2/ wydawanie decyzji postanowień, zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej zgodnie z upoważnieniami Prezydenta Grudziądza i Dyrektora Ośrodka, 3/ opracowywanie procedur załatwiania spraw, 4/ usprawnianie organizacji i metod pracy, 5/ zapoznawanie pracowników z zadaniami działu, zakresem współpracy z innymi działami MOPR oraz jednostkami zewnętrznymi, 6/ ustalanie zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników działu, 7/ zapewnienie ochrony danych osobowych w dziale, 8/ opiniowanie obsady kadrowej, proponowanie wysokości wynagrodzenia, nagród i kar dla pracowników, 9/ składanie propozycji skierowania pracowników na odpowiednie szkolenia. ZAKRESY DZIAŁAŃ KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 12 Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych - każda w zakresie swojego działania - należy w szczególności: 1/ przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej, Zarządzeń Prezydenta, Zarządzeń Dyrektora, 2/ opracowywanie projektu budżetu MOPR oraz jego realizowanie, 3/ opracowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i ustalonych sprawozdań z działalności MOPR, w tym sprawozdań statystycznych,
4/ realizowanie strategii rozwiązywania problemów społecznych, 5/ prowadzenie postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 6/ zapewnienie dostępu do informacji publicznej, w tym także przez zamieszczanie danych na stronach internetowych: www.bipmopr.grudziadz.pl oraz www.mopr.grudziadz.pl, 7/ udzielanie informacji petentom o ich prawach i uprawnieniach, 8/ współdziałanie ze sobą w sprawach dotyczących różnych działów i samodzielnych stanowisk pracy. 13 Do właściwości działów należy w szczególności : 1. Dział Pomocy Środowiskowej: 1/ Rozpoznanie i ustalanie potrzeb z zakresu pomocy społecznej w gminie. 2/ Przyjmowanie indywidualnych zgłoszeń (wniosków) o udzielenie pomocy społecznej oraz rozpoznawanie potrzeb osób i rodzin w drodze wywiadu środowiskowego. 3/ Wspomaganie osób i rodzin w samodzielnym rozwiązywaniu własnych problemów i osiąganiu możliwie pełnej aktywności społecznej. 4/ Zapobieganie procesowi marginalizacji osób i grup a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym. 5/ Analizowanie celowości przyznania i prawidłowości wykorzystania środków przez rodziny, które otrzymują pomoc materialną. 6/ Prowadzenie specjalistycznego poradnictwa prawnego i psychologicznego. 7/ Współpraca z organizacjami pozarządowymi, kościołem katolickim i innymi kościołami, osobami fizycznymi i prawnymi w zakresie realizowanej przez nich działalności charytatywnej i pomocy społecznej. 8/ Współpraca z Kuratorami Sądu Rejonowego, Policją,Strażą Miejską, w tym w szczególności w zakresie pomocy rodzinom niewydolnym wychowawczo, bezdomnym, uzależnionym, doznającym przemocy. 9/ Sporządzanie zbiorczego bilansu potrzeb w zakresie pomocy społecznej. 10/ Monitoring, ewaluacja, koordynowanie realizacji strategii rozwiązywania problemów społecznych. 11/ Tworzenie i realizacja lokalnych programów socjalnych, osłonowych wynikających z rozeznanych potrzeb gminy. 12/ Opracowywanie i realizowanie programów finansowanych z funduszy pomocowych krajowych i Unii Europejskiej. 13/ Opracowanie rocznych sprawozdań z działalności ośrodka. 14/ Prowadzenie doradztwa metodycznego dla pracowników socjalnych MOPR. 2. Dział Świadczeń Pomocy Społecznej: 1/ Wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń z pomocy społecznej. 2/ Sporządzanie list wypłat zasiłków i przekazywanie ich do Działu Finansowo-Księgowego. 3/ Prowadzenie ewidencji osób i rodzin korzystających z pomocy społecznej (w formie papierowej i elektronicznej) 4/ Prowadzenie bieżącej ewidencji wydatkowania środków budżetowych na świadcze nia z pomocy społecznej. 5/ Opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zgodnie z regulacjami
ustawowymi w tym zakresie. 6/ Koordynowanie prac nad sporządzaniem sprawozdań MPiPS. 3. Dział Pomocy Instytucjonalnej: 1/ Organizowanie i zapewnienie usług w określonym standardzie w domu pomocy społecznej oraz kierowanie osób do domu pomocy społecznej; ponoszenie odpłatności z tego tytułu. 2/ Umieszczanie w domach pomocy społecznej prowadzonych przez Samorząd Grudziądza osób skierowanych przez gminy do w/w placówek. 3/ Zapewnienie opieki i wychowania dzieciom całkowicie lub częściowo pozbawionych opieki rodziców, w tym kierowanie dzieci do placówek opiekuńczo- wychowawczych. 4/ Organizowanie mieszkań chronionych i ośrodków wsparcia, w tym domów dla matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży. 5/ Pomoc w integracji ze środowiskiem osób opuszczających placówki opiekuńczowychowawcze, domy pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży, domy dla matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży, rodziny zastępcze, schroniska dla nieletnich, zakłady poprawcze, specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze lub młodzieżowe ośrodki wychowawcze. 6/ Przyznawanie pomocy pieniężnej na usamodzielnianie oraz na kontynuowanie nauki osobom opuszczającym placówki pomocy instytucjonalnej, o których mowa w p.5. 7/ Organizowanie opieki w rodzinach zastępczych oraz udzielanie pomocy pieniężnej na częściowe pokrycie kosztów utrzymania umieszczonych w nich dzieci. 8/ Pomoc uchodźcom. 4. Dział Dodatków Mieszkaniowych: 1/ Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach dodatków mieszkaniowych. 2/ Sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych i przekazywanie ich do Działu Finansowo-Księgowego. 3/ Prowadzenie ewidencji osób korzystających z dodatku mieszkaniowego (w formie papierowej i elektronicznej) 4/ Prowadzenie ewidencji wydatkowania środków budżetowych na dodatki mieszkaniowe. 5. Dział Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych: 1/ Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków oraz wydawanie decyzji w sprawach świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 2/ Sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego i przekazywanie ich do Działu Finansowo-Księgowego. 3/ Opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu świadczeń rodzinnych. 4/ Prowadzenie ewidencji osób korzystających ze świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego (w formie papierowej i elektronicznej). 5/ Prowadzenie ewidencji wydatkowania środków budżetowych na świadczenia rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego. 6/ Prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych. 7/ Sporządzanie sprawozdań ze świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego.
6. Dział Finansowo - Księgowy: 1/ Opracowywanie projektu budżetu Ośrodka. 2/ Analizowanie wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach uzasadnionych zmian w budżecie. 3/ Sporządzanie wymaganych sprawozdań finansowych dla potrzeb samorządu miasta oraz Wojewody. 4/ Prowadzenie rachunkowości, obsługi kasowej i księgowej Ośrodka. 5/ Współpraca z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego w zakresie otrzymywanych środków i rozliczeń z Urzędem Miejskim. 6/ Przygotowywanie i składanie wniosków o wszczęcie postępowania egzekucyjnego w sprawach egzekucji zobowiązań o charakterze pieniężnym i nadzorowanie jego przebiegu. 7/ Prowadzenie spraw płacowych pracowników ośrodka (wynagrodzenia, podatek dochodowy, ubezpieczenia społeczne, zdrowotne). 7. Dział Organizacyjny: 1/ W zakresie spraw organizacyjnych: a) przygotowywanie projektów aktów prawnych Dyrektora dotyczących funkcjonowania Ośrodka, b) prowadzenie spraw skarg i wniosków, c) organizowanie pracy sekretariatu Ośrodka, d) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej. 2/ W zakresie spraw pracowniczych: a) organizowanie naboru publicznego pracowników, b) prowadzenie spraw osobowych pracowników ośrodka, c) prowadzenie wymaganych rejestrów m.in. zwolnień lekarskich, wydawanych legitymacji ubezpieczeniowych, legitymacji służbowych, urlopów pracowników, d) współpraca z inspektorem d/s bhp w sprawach wypadków w pracy, w drodze do i z pracy, e) prowadzenie spraw wojskowych pracowników, f) prowadzenie i sprawdzanie list obecności, g) kierowanie pracowników na badania lekarskie. 3/ W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych: a) realizowanie ustawy prawo zamówień publicznych, b) organizowanie i prowadzenie zakupów, remontów, inwestycji, zlecanie wykonania usług, c) koordynowanie spraw związanych z ochroną budynków, utrzymaniem porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków, d) gospodarka środkami rzeczowymi oraz zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Ośrodka, w tym materiałami biurowymi, drukami, e) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania instalacji wodno- kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, elektrycznej, telefonicznej, f) prenumerata dzienników promulgacyjnych oraz czasopism, g) zamawianie i ewidencja pieczęci służbowych pracowników i urzędowych Ośrodka, h) koordynowanie i nadzorowanie doręczania korespondencji przez pracowników pomocy administracyjnej, i) prowadzenie archiwum zakładowego, j) prowadzenie spraw ochrony p. poż. i obrony cywilnej.
14 Do właściwości samodzielnych stanowisk pracy należy w szczególności: 1. Stanowisko pracy d/s obsługi prawnej: 1/ Udzielanie porad prawnych komórkom organizacyjnym ośrodka. 2/ Sporządzanie opinii prawnych. 3/ Opiniowanie projektów aktów prawnych dyrektora ośrodka. 4/ Występowanie przed sądami, prokuratorami i urzędami w charakterze pełnomocnika Ośrodka. 5/ Sprawdzanie pod względem formalno-prawnym projektów umów i porozumień, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, konkursów ofert. 6/ Prowadzenie poradnictwa prawnego dla osób i rodzin, które mają trudności lub wykazują potrzebę wsparcia w rozwiązywaniu swoich problemów życiowych. 2. Stanowisko pracy d/s audytu wewnętrznego: 1/Ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej w Ośrodku. 2/ Określanie oraz analizowanie przyczyn i skutków uchybień oraz przedstawianie uwag i wniosków w celu usunięcia uchybień. 3/ Analizowanie obszarów ryzyka w zakresie gromadzenia i dysponowania środkami publicznymi. 4/ Opracowywanie planów audytu wewnętrznego oraz sprawozdań z przeprowadzonego audytu. 3. Stanowisko pracy d/s obsługi informatycznej: 1/ Nadzór nad funkcjonowaniem i bieżąca konserwacja sieci komputerowej. 2/ Nadzorowanie obsługi programów używanych w Ośrodku i wykorzystywania sprzętu komputerowego. 3/ Stała pomoc pracownikom w zakresie rozwiązywania problemów i trudności związanych z użytkowaniem sprzętu i aplikacji komputerowych. 4/ Zabezpieczenie zbiorów baz danych i tworzenie niezbędnych kopii zapasowych. 5/ Ustalanie w porozumieniu z Dyrektorem praw dostępu i haseł dla pracowników. 6/ Planowanie rozwoju sieci komputerowej w Ośrodku. 4. Stanowisko pracy d/s bezpieczeństwa i higieny pracy: 1/ Prowadzenie kontroli warunków pracy, sporządzanie okresowych analiz stanu bhp. 2/ Udział w opracowywaniu planów modernizacji, inwestycji i odbiorze pomieszczeń pracy w MOPR, zgłaszanie wniosków dotyczących bhp. 3/ Opiniowanie instrukcji dotyczących bhp. 4/ Wnioskowanie w sprawach zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy. 5/ Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy. 6/ Doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bhp. 7/ Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie organizowania szkoleń z zakresu bhp.
15 Zakresy obowiązków pracowników określają zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności każdego pracownika. ZASADY PODPISYWANIA PISM I DOKUMENTÓW FINANSOWYCH 16 Szczegółowe zasady podpisywania przelewów, czeków i innych dokumentów księgowych, ich obieg, opisywanie oraz zatwierdzanie określają Zasady gospodarki finansowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Grudziądzu. 17 Korespondencję przychodzącą do Ośrodka przegląda i opisuje (dekretuje) Dyrektor bądź Zastępcy Dyrektora. 18 1. Dyrektor Ośrodka może upoważnić Zastępców Dyrektora, Kierowników Działów i innych pracowników do załatwiania spraw w jego imieniu. 2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 może być cofnięte w każdym czasie. 19 Do podpisu Dyrektora Ośrodka są zastrzeżone w szczególności: 1/ pisma kierowane do organów administracji rządowej i samorządowej oraz rady miejskiej, 2/ wystąpienia i odpowiedzi do senatorów, posłów i radnych, 3/ zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, z wyjątkiem wniosku o ściganie za przestępstwo określone w art. 209 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.), zgodnie z art.5 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.), 4/ sprawy dotyczące organizacji i funkcjonowania ośrodka, 5/ sprawy dotyczące zatrudniania i zwalniania pracowników. 20 1. Pisma przedkładane do podpisu Dyrektorowi Ośrodka powinny być zaopatrzone na kopii, na końcu (z lewej strony) w słowa: Opracował: imię i nazwisko, podpis bądź pieczątka imienna z podpisem osoby redagującej pismo. 2. Aprobata tak sporządzonego pisma przez bezpośredniego przełożonego następuje przez złożenie parafy i pieczątki imiennej pod projektem pisma w lewym dolnym rogu. 3. Procedura jak ust. 1 i 2 obowiązuje przy przedkładaniu różnych opracowań jak np. analizy, informacje, opinie, sprawozdania itp.