KODEKS ETYKI
SPIS TREŚCI PRZEDMOWA WPROWADZENIE DO KODEKSU ETYKI Objaśnienie pojęć STOSUNKI WEWNĘTRZNE Nasi pracownicy Równe szanse Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy Przedstawiciele związków zawodowych Zachowanie w Firmie Korzystanie z firmowego mienia i systemów informatycznych Podarunki i prezenty Poufność Strona 5 Strona 7 Strona 9
STOSUNKI ZEWNĘTRZNE Konsumenci Informacje dla konsumentów Kontrahenci Dostawcy Odbiorcy Konkurencja Instytucje publiczne, administracja publiczna oraz inne organy władzy i stowarzyszenia SPOŁECZNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ BIZNESU KIEROWANIE DZIAŁALNOŚCIĄ FIRMY Rachunkowość i kontrole wewnętrzne Sprawozdania finansowe i inne raporty Współpraca z organami kontrolnymi Konflikty interesów Ochrona danych osobowych DODATEK Popularyzowanie Kodeksu Etyki Zgłaszanie naruszeń Środki dyscyplinarne Zmiany Kodeksu Strona 13 Strona 17 Strona 19 Strona 23
4 Podstawą naszego sukcesu są talenty naszych pracowników i wspólne solidne wartości
5 PRZEDMOWA Istniejąca od ponad 60 lat Bolton Group jest szybko rosnącym przedsiębiorstwem międzynarodowym, które zajmuje się produkcją i wprowadzaniem na rynek szerokiej gamy wysokogatunkowych artykułów konsumenckich dostępnych w ponad 125 krajach świata. Grupa może się poszczycić wyjątkową ofertą konkurencyjnych marek, reprezentujących ponad 50 linii produktowych w kategoriach takich jak żywność, pielęgnacja domu, kleje, higiena osobista i ochrona zdrowia oraz kosmetyki. Są one rozprowadzane różnymi kanałami: poprzez supermarkety, perfumerie i drogerie, apteki oraz markety budowlane i sklepy dla majsterkowiczów. Misją naszej Grupy jest oferowanie odbiorcom nowoczesnych, wysokogatunkowych, markowych produktów, które mają zaspokajać ich potrzeby i umacniać lojalność, zapewniając w ten sposób zyskowny, długofalowy rozwój Firmy. Podstawą naszego sukcesu są talenty naszych pracowników i wspólne solidne wartości. Filozofia Firmy Bolton Group ma następujące fundamenty: Przedsiębiorczość: proponujemy pracę w ambitnym, ciekawym i satysfakcjonującym środowisku, w którym popiera i wynagradza się kreatywność, gotowość do wykorzystywania okazji oraz umiejętność podejmowania rozsądnego ryzyka. Dążenie do bycia najlepszym: nie wystarczy być dobrym. Dążymy do doskonałości we wszystkich naszych produktach i usługach. Naszych pracowników na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa zachęca się do pokonywania trudności i maksymalnego wykorzystywania okazji nadarzających się w każdej sytuacji. Dążenie do wyników: ze wszystkich sił staramy się osiągać znakomite wyniki, zapewniając wzrost wartości konsumentom i klientom oraz dbając o ekonomiczne funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa. Uczciwość i etyka zawodowa: działalność zawsze przepojona szacunkiem i uczciwością to element decydujący o naszej znakomitej reputacji. Bolton Group propaguje model zrównoważonego rozwoju gospodarczego, społecznego i środowiskowego z myślą o zapewnieniu dostępności zasobów przyszłym pokoleniom. Niniejszy Kodeks Etyki jest rezultatem międzynarodowej ekspansji Firmy i jej pragnienia, aby pielęgnować wspólną dla wszystkich pracowników filozofię etycznego działania.
6 Kodeks Etyki wyraża zasady, z których wyrosła nasza Firma, i zawiera wytyczne dotyczące naszego postępowania
7 WPROWADZENIE DO KODEKSU ETYKI Kodeks Etyki wyraża zasady i wartości, z których wyrosła Firma Bolton Group. Pozwala on w uporządkowany i spójny sposób przedstawić naszą ugruntowaną kulturę organizacyjną, prezentując wytyczne dotyczące postępowania i zachowania. Z tego względu Kodeks jest: dokumentem stanowiącym fundament etyczny Firmy Bolton Group i akceptowanym przez wszystkich adresatów rozpoczynających wspólpracę z Firmą; niezmiernie ważnym narzędziem z punktu widzenia etycznego i trwałego rozwoju naszej działalności. Kodeks Etyki jest przeznaczony dla wszystkich osób pracujących w imieniu Firmy Bolton Group: dyrektorów, kierowników i innych pracowników, a także wykonawców zewnętrznych, w tym m.in. doradców, agentów i przedstawicieli. Nieodłączną częścią obowiązków służbowych każdego adresata jest przestrzeganie zasad i reguł zawartych w Kodeksie, a także przepisów obowiązujących w odpowiednim systemie prawnym (krajowym, ponadkrajowym lub zagranicznym) oraz postanowień zawartych w umowach zbiorowych. Kierownicy i dyrektorzy mają być przykładem dla innych, pokazując, że poszanowanie Kodeksu Etyki jest fundamentalnym elementem codziennej pracy oraz że sukces w biznesie jest ściśle powiązany z przestrzeganiem zasad Kodeksu. Za pośrednictwem swoich upoważnionych działów Grupa stara się informować o przyjęciu Kodeksu wszystkie podmioty, z którymi współpracuje lub zaczyna współpracę. Zaakceptowanie zasad Kodeksu jest warunkiem nawiązania lub kontynuowania współpracy, czasem ujmowanym w odpowiednich zapisach umów. Kodeks Etyki dotyczy wszystkich firm wchodzących w skład Bolton Group. Przestrzeganie Kodeksu Etyki jest naszym wspólnym obowiązkiem. W sprawie wyjaśnień ułatwiających właściwe zrozumienie lub zinterpretowanie Kodeksu Etyki bądź jego konkretnych zapisów można zwracać się do odpowiednich działów. Dalsze wskazówki odnośnie Kodeksu zapewnią szczegółowe procedury wewnętrzne. Objaśnienie pojęć Chcąc ułatwić zrozumienie Kodeksu Etyki, poniżej przedstawiono objaśnienie wybranych pojęć występujących w tekście. Organy kontrolne: kontrolerzy wewnętrzni i zewnętrzni. Bolton Group/Grupa: wszystkie firmy wchodząc w skład Bolton Group. Współpracownik/nasi pracownicy: dowolna osoba działająca w imieniu Bolton Group zarówno jako pracownik bezpośredni, jak i jako wykonawca zewnętrzny w ramach stałej, ciągłej współpracy z Firmą. Firma: wszyscy pracownicy i całe mienie tworzące Bolton Group. Organy firmowe: organy kontrolne i zarząd. Bezpośredni przełożony: pierwszy przełożony, któremu podlega każdy pracownik w trakcie codziennej pracy. Organ wewnętrzny: wszyscy kierownicy Firmy i Grupy zobowiązani do stosowania i aktualizowania Kodeksu Etyki. Adresaci: wszyscy, dla których przeznaczony jest Kodeks Etyki. Miejsce pracy/środowisko pracy: fizyczne miejsce, w którym każda osoba wykonuje swoje codzienne obowiązki lub w które udaje się na spotkania na terenie Firmy, a także wszyscy członkowie załogi, z którymi wykonuje te czynności.
8 Nasi pracownicy to najcenniejszy składnik majątku Firmy i prawdziwy motor jej rozwoju
9 STOSUNKI WEWNĘTRZNE Nasi pracownicy Pracownicy są sercem naszego przedsiębiorstwa i najcenniejszym składnikiem jego majątku, ponieważ stanowią prawdziwy motor wzrostu i rozwoju Firmy. Dążymy do wydobycia talentów i umiejętności każdego współpracownika poprzez szkolenia, kursy podnoszące kwalifikacje i rozwój zawodowy, tak abyśmy mogli wszyscy wykorzystać swój potencjał z korzyścią dla samych siebie i całej Firmy. Dlatego też przywiązujemy ogromną wagę do uznawania osiągnięć i umiejętności zawodowych naszych współpracowników. Równe szanse Zasady wolności osobistej, godności i szacunku są dla nas inspiracją do kształtowania i podtrzymywania pozytywnego środowiska pracy, w którym wszyscy nasi współpracownicy mogą najlepiej wykonywać swoje obowiązki i realizować cele zawodowe. Poza przestrzeganiem fundamentalnych praw osobistych dbamy o poszanowanie zasady równych szans, kształtując środowisko pracy wolne od wszelkiej dyskryminacji z powodu rasy, kultury, ideologii, płci, wieku, kondycji fizycznej, religii i wszelkich innych kryteriów. Dlatego potępiamy wszelkie formy dyskryminacji i molestowania, w tym seksualnego, takie jak: tworzenie nieprzyjaznego, wrogiego bądź w jakikolwiek sposób izolującego lub dyskryminującego środowiska pracy; nieuzasadnione ingerowanie w pracę innych osób; domaganie się korzyści osobistych w zamian za możliwości rozwoju zawodowego. Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy Zapewnienie odpowiednich warunków pracy oraz ochrona bezpieczeństwa i zdrowia naszych pracowników, wykonawców zewnętrznych oraz społeczności, w których funkcjonujemy, należą do naszych największych priorytetów. Bolton Group zapewnia bezpieczne i zdrowe środowisko pracy, a podczas prowadzenia działalności zwraca szczególną uwagę na bezpieczeństwo swoich pracowników, wykonawców zewnętrznych i społeczności, w których funkcjonuje. Grupa szybko wdraża obowiązujące przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Poprzez odpowiednie szkolenia staramy się upowszechniać kulturę bezpieczeństwa wśród wszystkich naszych pracowników. Wszyscy mamy obowiązek przestrzegania przepisów i procedur stworzonych z myślą o ochronie nas samych oraz innych członków załogi. Mamy obowiązek korzystania z narzędzi ochrony osobistej i szybkiego zgłaszania wszelkich nieprawidłowości. Przedstawiciele związków zawodowych Zgodnie z obowiązującymi przepisami i lokalnymi zasadami uznajemy przedstawicieli związków zawodowych wyłonionych w wolnych wyborach. W kontaktach ze współpracownikami przestrzegamy postanowień umów zbiorowych i z szacunkiem traktujemy przedstawicieli związków zawodowych, dążąc do współpracy opartej na dialogu i otwartości.
10 STOSUNKI WEWNĘTRZNE Zachowanie w Firmie Pozytywne, stymulujące i zespołowe środowisko pracy jest cenne dla nas wszystkich. Dlatego każdy z nas musi swoim zachowaniem szanować godność i wrażliwość innych osób. Wszyscy mamy wypełniać swoje obowiązki odpowiedzialnie, w duchu inicjatywy i z profesjonalizmem wymaganym na zajmowanym stanowisku, maksymalnie angażując się w realizację wyznaczonych celów i przestrzegając przy tym zasad etyki i uczciwości. Ponadto w miejscu pracy staramy się zachowywać stosownie: zabronione jest przechowywanie, spożywanie, proponowanie i podawanie alkoholu, substancji nielegalnych lub produktów o podobnym działaniu, a także znajdowanie się pod wpływem takich substancji; palenie jest dozwolone tylko w specjalnie wyznaczonych i wyposażonych pomieszczeniach, o ile są dostępne. Korzystanie z firmowego mienia i systemów informatycznych Całe firmowe mienie oddane do naszej dyspozycji to narzędzia niezbędne do pomyślnego funkcjonowania naszej Firmy. W żadnej sytuacji firmowego mienia ani zasobów informatycznych nie wolno używać do celów naruszających obowiązujące przepisy, porządek publiczny lub powszechnie przyjęte obyczaje. Każdy z nas zobowiązuje się do wykorzystywania takich zasobów w celach zawodowych, a nie prywatnych. Wszyscy odpowiadamy za ochronę i dbałość o powierzone nam mienie i zasoby. W szczególności ważne są: monitorowanie działania i właściwego wykorzystania systemów informatycznych, ochrona zawartych w nich informacji, zachowywanie w tajemnicy haseł i kodów identyfikacyjnych oraz korzystanie wyłącznie z oprogramowania zatwierdzonego przez Firmę. Podarunki i prezenty od osób spoza Firmy Jednym z istotnych wymogów dotyczących wszystkich pracowników naszej Firmy jest umiejętność wykonywania powierzonych obowiązków w sposób otwarty i uczciwy, z zachowaniem niezależności wyboru i osądu. Świadczenia lub inne korzyści o zbyt dużej wartości - lub niezgodne z normalną praktyką bądź uprzejmością biznesową - mogą wpływać na nasze decyzje. Dlatego zabronione jest przyjmowanie, zabieganie bądź domaganie się prezentów, podarunków, świadczeń lub korzyści - dla siebie bądź dla innych osób - które mogą być zinterpretowane jako sposób zapewnienia przychylnego traktowania lub nieuzasadnionej przewagi w jakichkolwiek działaniach związanych z Firmą lub które mogą wywołać wrażenie, że są niezgodne z prawem lub niemoralne. Osoby otrzymujące podarunki lub innego rodzaju korzyści, których nie można wprost powiązać ze zwykłą uprzejmością biznesową, muszą odmówić ich przyjęcia i niezwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego lub odpowiednie organy. Poufność Informacje i dokumenty o charakterze prywatnym i poufnym są bezcenne, a ich ujawnienie może zaszkodzić Firmie Bolton Group. Dlatego wszyscy musimy z należytą starannością i dbałością chronić i przechowywać informacje, do których mamy dostęp w ramach wykonywanych obowiązków zawodowych, nawet po ustaniu stosunku pracy. Informacje poufne obejmują wszystkie dane, know-how, zapisy, dokumenty, raporty, notatki, badania, rysunki, fotografie i wszelkie inne materiały związane z organizacją i zasobami Firmy, transakcjami biznesowymi i finansowymi, działaniami badawczo-rozwojowymi, a także postępowaniami prawnymi i administracyjnymi z udziałem Firmy. Każdorazowe ujawnienie tych informacji osobom z Firmy lub spoza niej wymaga stosownego upoważnienia i jest dozwolone tylko wówczas, gdy wymagają tego zadania przydzielone tym osobom.
11
12 Etyka, uczciwość i otwartość to wartości, które przyświecają nam we współpracy z wszystkimi podmiotami
13 STOSUNKI ZEWNĘTRZNE Uważamy, że należy działać w dobrej wierze oraz z uczciwością, szacunkiem i otwartością wobec każdego, kto ma bezpośredni kontakt z Firmą zarówno jeśli chodzi o dostawców, odbiorców, konsumentów, jak i instytucje publiczne. Dlatego potępiamy: praktyki korupcyjne, niezgodne z prawem przysługi, zmowy oraz zabieganie o korzyści dla siebie, dla dobra własnej kariery zawodowej lub na rzecz Firmy; proponowanie płatności, świadczeń majątkowych i jakichkolwiek innych korzyści przedstawicielom władz, urzędnikom, pracownikom podmiotów publicznych lub prywatnych bądź ich krewnym w celu wywarcia wpływu na oficjalną czynność lub w celu jej wynagrodzenia, nawet w rezultacie nacisków niezgodnych z prawem. Dozwolone są uprzejmości biznesowe, takie jak podarunki lub różne formy rozrywki, jeśli mają niewielką wartość i nie narażają na szwank uczciwości lub reputacji żadnej z uczestniczących osób i nie można ich potraktować jako mających na celu uzyskanie nieuczciwej przewagi. Konsumenci Zaspokajanie potrzeb konsumentów i podtrzymywanie ich zaufania znajdują się w centrum naszej codziennej pracy. Informacje dla konsumentów Komunikacja i kontakty ze światem zewnętrznym mają zarówno bezpośredni, jak i pośredni wpływ na wizerunek i rozwój Firmy. Podmiotom spoza Firmy staramy się przekazywać jasne, prawdziwe informacje. Dlatego przestrzegamy zasady odpowiedzialnej komunikacji, która pomaga konsumentom w dokonywaniu świadomych wyborów i zakupów. Kontrahenci Stosunki z kontrahentami mają istotny wpływ na sukces Firmy i muszą być zgodne z zasadami uczciwości, otwartości i wzajemnego zadowolenia. Odmawiamy współpracy z każdym, kto uczestniczy w działaniach niezgodnych z prawem. Dlatego przed nawiązaniem współpracy handlowej sprawdzamy rzetelność i reputację rynkową potencjalnego kontrahenta. Każdy adresat Kodeksu musi niezwłocznie powiadomić swojego przełożonego lub wyznaczony organ wewnętrzny o jakimkolwiek zachowaniu drugiej strony, które wydaje się sprzeczne z zasadami etycznymi określonymi w Kodeksie. Z pełnym zaangażowaniem dążymy do ciągłego podnoszenia jakości, przywiązując szczególną wagę do wyboru materiałów oraz kwestii związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem. Chcemy w ten sposób oferować konsumentom wysokogatunkowe, jedyne w swoim rodzaju produkty. Z konsumentami prowadzimy otwarty dialog udostępniamy informacje i szybko odpowiadamy na ich pytania, wsłuchując się jednocześnie w ich opinie w celu doskonalenia naszych produktów i przewidywania potrzeb kupujących.
14 STOSUNKI ZEWNĘTRZNE Dostawcy Dostawcy odgrywają zasadniczą rolę w zwiększaniu ogólnej konkurencyjności Firmy. Przy doborze dostawców kierujemy się kryteriami konkurencyjności, obiektywizmu, uczciwości, bezstronności, sprawiedliwych cen, jakości oferowanych towarów i/lub usług oraz odpowiedzialności społecznej. Chociaż gwarantujemy uczciwość i bezstronność, bierzemy również pod uwagę solidność dostawców i ewentualne wcześniejsze stosunki oparte na zaufaniu. Odmawiamy współpracy z dostawcami, którzy naruszają międzynarodowe prawo pracy oraz przepisy dotyczące pracy dzieci. Ponadto istotne jest dla nas to, aby nasi dostawcy w swojej działalności stosowali zasady zrównoważonego rozwoju gospodarczego, społecznego i środowiskowego. Jest to niezbędny wymóg kontynuowania lub nawiązania współpracy z Bolton Group. Odbiorcy Odbiorcy są ważnymi partnerami Firmy, ponieważ dzięki nim możemy zapewnić konsumentom odpowiedni poziom usług. We współpracy handlowej zawsze staramy się realizować zasady uczciwości i szacunku zawodowego, a konkretne zasady postępowania wdrażamy w zależności od wielkości i rodzaju odbiorcy, jego kanałów handlowych i strategii działania, chcąc w ten sposób stale podnosić jakość oferowanych usług. Ponadto, wszystkich odbiorców traktujemy bezstronnie, tak aby żadnemu z nich nie zapewnić nieuczciwej przewagi nad konkurencją. Konkurencja Dostrzegamy wartość konkurencji i znaczenie jej ochrony dla rozwoju rynku i zabezpieczenia interesów konsumentów. Przestrzegając zasad otwartości, uczciwości, etyki i dobrej wiary, swoją działalność staramy się prowadzić z pełnym poszanowaniem przepisów i uregulowań obowiązujących w krajach, w których jesteśmy obecni. Dlatego odrzucamy praktyki, które naruszają zasady konkurencji i mechanizmy wolnorynkowe. Uważamy, że konkurencja musi być uczciwa i skoncentrowana na jakości. Instytucje publiczne, administracja publiczna oraz inne organy władzy i stowarzyszenia Nasze kontakty z instytucjami publicznymi, administracją publiczną, organami władzy i stowarzyszeniami charakteryzują się najwyższymi standardami uczciwości, otwartości, współpracy i nieingerencji. Jesteśmy stale gotowi do wymiany informacji ze wszystkimi instytucjami na szczeblu międzynarodowym, krajowym i lokalnym. Za pośrednictwem swoich przedstawicieli Bolton Group wyraża własne interesy w jasny, uczciwy i spójny sposób, z poszanowaniem firmowych wartości i procedur. Ewentualne zaangażowanie naszych pracowników w działania polityczne ma charakter wyłącznie i całkowicie prywatny. W działania takie nie wolno w jakikolwiek sposób angażować marki Bolton Group, a faktu, że dana osoba pracuje w naszej Grupie, nie wolno wykorzystywać do celów politycznych. Kształtujemy dialog i aktywnie wspieramy stowarzyszenia i organizacje, które autentycznie angażują się w działalność charytatywną.
15
16 Utożsamiamy się i propagujemy model zrównoważonego rozwoju gospodarczego, społecznego i środowiskowego
17 SPOŁECZNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ BIZNESU Nasze postępowanie wynika z przekonania, że zyski z działalności Firmy powinna czerpać nie tylko ona sama, ale również społeczności lokalne. Jako przedsiębiorstwo międzynarodowe, jesteśmy świadomi, że możemy odegrać istotną rolę poprzez wkład w zrównoważony rozwój. Z tego względu niezwłocznie wprowadzamy praktyki zgodne z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi zrównoważonego rozwoju. Ponadto staramy się rozwijać produkty i procesy, które powodują coraz efektywniejsze wykorzystanie zasobów i ograniczają nasze oddziaływanie na środowisko. Nasze cele to w szczególności ograniczanie emisji i ilości odpadów, recykling odpadów organicznych, tworzenie ekologicznych opakowań i zmniejszanie marnotrawstwa zasobów. Swoje działania i procesy kształtujemy z myślą o efektywnym wykorzystaniu energii oraz propagujemy stosowanie źródeł odnawialnych. Staramy się pozyskiwać surowce od dostawców, którzy mogą wykazać się przestrzeganiem przepisów krajowych i międzynarodowych i którzy działają zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju. I wreszcie jesteśmy głęboko przekonani, że edukacja i kultura to niezbędne narzędzia do zapewnienia lepszej przyszłości rodzajowi ludzkiemu. Dlatego jesteśmy otwarci na współpracę z organizacjami krajowymi i międzynarodowymi, promującymi rozwój gospodarczy i społeczny poprzez realizację programów edukacyjnych i wspieranie badań naukowych. Ponadto, monitorujemy wyniki naszych działań w dziedzinie zrównoważonego rozwoju, chcąc zapewnić ich stałe doskonalenie.
18 Dokładność, szybkość i uczciwość to fundamentalne zasady kształtujące sposób działania naszej Firmy
19 KIEROWANIE DZIAŁALNOŚCIĄ FIRMY Rachunkowość i kontrole wewnętrzne W celu właściwego kierowania działalnością Firmy ważne jest prawidłowe i niezwłoczne ewidencjonowanie każdej operacji i transakcji w wewnętrznym systemie rachunkowym. Każdy z nas w ramach wykonywanych zadań ma obowiązek prowadzenia prawdziwych, pełnych, regularnych i dokładnych zapisów księgowych, które muszą być dokonywane w sposób zgodny z prawem. Dzięki temu w dowolnym czasie można zrekonstruować przeprowadzone transakcje na podstawie pełnej i odpowiednio prowadzonej dokumentacji. Wszelkie napotkane przypadki pominięć, zafałszowań bądź niedbałości w zapisach księgowych lub dokumentach pomocniczych należy niezwłocznie zgłaszać przełożonemu lub wyznaczonym firmowym organom kontrolnym. Skuteczny i sprawny system kontroli wewnętrznej, zapewniający prawidłowość danych i zgodność każdej transakcji z prawem, ma fundamentalne znaczenie dla właściwego kierowania Firmą i jej sukcesów rynkowych. Wprowadzenie takiego systemu jest naszym wspólnym obowiązkiem. Sprawozdania finansowe i inne raporty Pragniemy z największą starannością, fachowością i dokładnością przygotowywać i weryfikować dane i informacje zamieszczane w sprawozdaniach finansowych oraz innych raportach firmowych wymaganych przez prawo. Wszyscy mamy obowiązek zapewnienia jak najlepszej współpracy, otwartości, dokładności i sprawności działania w odpowiedzi na każdy wniosek firmowych organów kontrolnych wykonujących swoje obowiązki instytucjonalne. Współpraca z organami kontrolnymi Kontakty Bolton Group z kontrolerami charakteryzują się najwyższą starannością i fachowością oraz pełnym poszanowaniem ich roli instytucjonalnej. Ich wskazówki i wnioski są przez nas wykonywane niezwłocznie i terminowo. Dane i dokumenty są im przekazywane na czas oraz są napisane jasnym, obiektywnym i zrozumiałym językiem, tak aby zapewnić dokładne, pełne i prawdziwe informacje. Wszelkie sytuacje mogące powodować konflikt interesów są unikane, a w przypadku wystąpienia - zgłaszane.
20 KIEROWANIE DZIAŁALNOŚCIĄ FIRMY Konflikty interesów Pracownicy posiadający inwestycje lub interesy poza miejscem pracy, które są niezgodne z przyjętymi zobowiązaniami wobec Firmy, muszą o nich niezwłocznie poinformować. Wszyscy mamy obowiązek unikania sytuacji i działań, które mogą prowadzić do konfliktu interesów lub przeszkadzać nam w podejmowaniu bezstronnych decyzji zawodowych w najlepiej pojętym interesie Firmy. Przykładowe konflikty interesów: posiadanie przez pracownika lub członka jego gospodarstwa domowego udziałów w firmie dostawcy, odbiorcy lub konkurenta; wykorzystywanie zajmowanego stanowiska do realizacji interesów sprzecznych z interesami Grupy; wykorzystywanie informacji uzyskanych podczas wykonywania obowiązków służbowych dla własnej lub cudzej korzyści bądź w sposób sprzeczny z interesami Grupy; przyjmowanie jakichkolwiek stanowisk u odbiorców, dostawców i konkurentów lub wykonywanie jakiejkolwiek pracy na ich rzecz; wykonywanie poza Firmą jakichkolwiek czynności sprzecznych z interesami Grupy. Wszyscy mamy obowiązek niezwłocznego zgłaszania wszelkich sytuacji mogących stanowić konflikt interesów. Ochrona danych osobowych Gwarantujemy respektowanie zasady poufności i właściwe wykorzystanie danych osobowych naszych pracowników, a także danych i informacji zgromadzonych podczas wykonywania pracy. Dokładamy wszelkich starań, aby gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych odbywało się z poszanowaniem podstawowych praw, swobód i godności odpowiednich osób oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dlatego gromadzimy i rejestrujemy wyłącznie informacje wymagane do konkretnych, jasno sprecyzowanych i zgodnych z prawem celów oraz przechowujemy je tylko przez niezbędny czas.
21
22 Wszyscy mamy obowiązek popularyzowania Kodeksu Etyki i dbania o jego przestrzeganie
23 DODATEK Popularyzowanie Kodeksu Etyki Bolton Group pragnie, aby wszyscy adresaci zapoznali się z treścią Kodeksu Etyki i mieli do dyspozycji wsparcie niezbędne do jego prawidłowej interpretacji. Zgłaszanie naruszeń Przestrzeganie Kodeksu Etyki jest obowiązkiem wszystkich adresatów. Żadne okoliczności nie upoważniają nikogo do wnioskowania o wyjątki od zasad określonych w Kodeksie ani do akceptowania takich wyjątków. Wszelkie zauważone naruszenia Kodeksu należy zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu oraz wyznaczonemu organowi wewnętrznemu. Rozpoczną oni stosowne postępowanie wyjaśniające i przekażą jego wyniki odpowiednim działom w celu zastosowania ewentualnych środków dyscyplinarnych. Ze swej strony Firma dba o zapewnienie pełnej poufności każdemu, kto w dobrej wierze zgłosi naruszenie Kodeksu, i gwarantuje, że osoba ta nie stanie się obiektem działań odwetowych. Środki dyscyplinarne Wszyscy mamy szczególny obowiązek szanowania i przestrzegania Kodeksu Etyki, a wszelkie jego naruszenia będą skutkować zastosowaniem środków dyscyplinarnych zgodnych z obowiązującym prawem. Firma dba o to, aby środki dyscyplinarne były stosowane niezależnie od stanowisk zajmowanych przez adresatów Kodeksu oraz aby były one sprawiedliwe i współmierne do popełnionego naruszenia. Zmiany Kodeksu Wszelkie przyszłe uaktualnienia, zmiany lub uzupełnienia będą wprowadzane zgodnie z ustalonymi procedurami. Ponadto poprawki mogą wynikać z propozycji zgłaszanych przez adresatów lub podmioty spoza Firmy, a także z doświadczeń zebranych w trakcie stosowania Kodeksu.
This brochure is printed on FSC paper. The Forest Stewardship Council (FSC) is an independent, non-governmental, not-for-profit organization established to promote the responsible management of the world s forests. It provides standard setting, trademark assurance and accreditation services for companies and organizations interested in responsible forestry. Products carrying the FSC label are independently certified to assure consumers that they come from forests that are managed to meet the social, economic and ecological needs of present and future generations. Bolton Group 2011 codeofethics@boltongroup.it Powielanie zabronione. Wszelkie prawa zastrzeżone.