Załącznik Nr 6 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Zduńska Wola, realizowanych w ramach ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zarządzenie Nr.../... Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia... w sprawie powołania komisji przetargowej do spraw przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn...., o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. Nr... poz. z późn zm.) oraz art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. Nr... poz.... z późn. zm) zarządza się, co następuje: 1.1. UŜyte w zarządzeniu nazwy, terminy, wielkości oraz inne określenia stosuje się odpowiednio jak w ustawie Pzp oraz w przepisach wykonawczych do tej ustawy. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) Prezydencie Miasta naleŝy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zduńska Wola, wykonującego zadania kierownika zamawiającego; 2) Pzp - naleŝy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr.., poz z późn. zm.); 3) Komisji naleŝy przez to rozumieć komisję, o której mowa w 2 niniejszego zarządzenia; 4) SIWZ naleŝy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia pn.; 5) Urzędzie Miasta naleŝy przez to rozumieć Urząd Miasta Zduńska Wola; 6) zamówieniu naleŝy przez to rozumieć zamówienie publiczne pn....; 7) postępowaniu naleŝy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn....; 8) komórce merytorycznej naleŝy przez to rozumieć właściwą komórkę organizacyjną Urzędu Miasta odpowiedzialną za wykonanie zamówienia; 9) osobie upowaŝnionej naleŝy przez to rozumieć osobę, o której mowa w 9 niniejszego zarządzenia, wskazaną imiennie przez Prezydenta Miasta; 10) Izbie naleŝy przez to rozumieć Krajową Izbę Odwoławczą, właściwą do rozpoznawania odwołań wnoszonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o której mowa w ustawie Pzp. 2.1. Powołuje się komisję przetargową, w składzie: 1)... przewodniczący Komisji, (osoba kierująca komórką merytoryczną lub wyznaczony przez Prezydenta Miasta pracownik tej komórki ); 2)... sekretarz Komisji; 3)... członek Komisji przedstawiciel Skarbnika Miasta; 4)... członek Komisji radca prawny; 5)... członek Komisji; 1
2. Komisji, o której mowa w ust. 1 powierza się obowiązki przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie... pn... zgodnie z obowiązującymi przepisami Pzp, w tym w szczególności: 1) w zakresie przygotowania postępowania: a) przygotowanie projektu SIWZ wraz z integralną dokumentacją, przedstawienie jej do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wskazana; b) dokonanie ogłoszenia o wszczęciu postępowania; c) wydanie SIWZ wykonawcom, prowadzenie korespondencji dotyczącej postępowania; d) przygotowanie ewentualnej modyfikacji SIWZ, za jej przedłoŝeniem do zatwierdzenia wg kompetencji; 2) w zakresie przeprowadzenia postępowania: a) dokonanie otwarcia ofert; b) dokonanie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; c) badanie i oceny ofert; d) przyjmowanie dokumentów w postępowaniu odwoławczym; e) prowadzenie korespondencji w toku postępowania; f) przedstawienie Prezydentowi Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona, wniosków co do: zwrotu oferty, wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty, wystąpienie z wnioskiem o uniewaŝnienie postępowania o udzielenie zamówienia. 3. Czynności dokonywane w toku postępowania członkowie Komisji wykonują zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z zachowaniem wewnętrznych regulacji obowiązujących w Urzędzie Miasta. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności z zachowaniem naleŝytej staranności, zapewniając bezstronność i obiektywizm, kierując się przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem. 3.1. Komisja w trakcie swoich prac, wymagających wiedzy fachowej, merytorycznej, czy specjalistycznej korzysta z pomocy innych pracowników Urzędu Miasta lub z powołanych przez Prezydenta Miasta biegłych (rzeczoznawców), z jego własnej inicjatywy lub na pisemny wniosek Komisji 2. Przewodniczący Komisji odbiera oświadczenia od członków komisji i od osób, o których mowa w ust. 1, o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia - bezpośrednio po otwarciu ofert. Przewodniczący Komisji wyłącza z prac członka Komisji i biegłego, który: a) złoŝył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności o których mowa w art.17 ustawy Pzp; b) złoŝył oświadczenie niezgodne z prawdą wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia; c) złoŝył oświadczenie o braku okoliczności o których mowa w art.17 ustawy Pzp, ale po jego złoŝeniu okoliczności takie zaistniały. 3 Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka podlegającego wyłączeniu przedstawiając jednocześnie stosowny wniosek do zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona, co do dalszego składu Komisji, wraz z odpowiednim projektem zarządzenia Prezydenta Miasta w sprawie zmian w składzie Komisji. W przypadku zaistnienia okoliczności wyłączenia przewodniczącego Komisji z wykonywania czynności w postępowaniu, jego obowiązki, do czasu dokonania odpowiednich zmian w składzie Komisji, przejmuje sekretarz Komisji lub wyznaczony przez przewodniczącego członek Komisji. 4. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, od przewodniczącego Komisji odbiera oraz wykonuje czynności, o których mowa w ust. 3, Prezydent Miasta lub osoba upowaŝniona, 2
jeŝeli została wyznaczona. Odwołanie przewodniczącego i powołanie nowego przewodniczącego następuje w drodze zarządzenia Prezydenta Miasta, którego projekt przygotowuje sekretarz komisji, lub inny wyznaczony członek komisji w przypadku gdy wyłączeniu podlega takŝe sekretarz. 5. Czynności komisji, dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania, chyba, Ŝe postępowanie powinno zostać uniewaŝnione. 4.1. Członkowie Komisji, pracownicy Urzędu Miasta, wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków słuŝbowych. 2. Obowiązkiem przełoŝonego członka Komisji jest umoŝliwienie mu w pierwszej kolejności, udziału w pracach Komisji. 3. Nieobecność członka Komisji na jej posiedzeniu, bez wcześniejszego usprawiedliwienia przedłoŝonego przewodniczącemu Komisji, uchylanie się od pracy w Komisji lub wykonywanie swoich obowiązków nierzetelnie, stanowi raŝące naruszenie obowiązków pracowniczych i podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej 5. 1. Do obowiązków przewodniczącego Komisji, który kieruje jej pracami, naleŝy wykonanie i nadzór nad wykonaniem czynności na etapie przygotowania i przeprowadzenia postępowania, zgodnie z ustawą Pzp oraz przepisami wykonawczymi, w tym w szczególności: 1) zwoływanie posiedzeń Komisji i organizacja jej pracy, zapewniająca prawidłowe i terminowe przeprowadzenie postępowania; 2) podział zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania między członków Komisji, w tym udzielenie pisemnego upowaŝnienia wyznaczonej osobie do zastępowania go w czasie nieobecności; 3) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem dokumentacji przetargowej, w tym szczególnie: wniosku o wszczęcie postępowania, projektu SIWZ wraz z załącznikami, udokumentowanej kalkulacji ceny SIWZ jeŝeli będzie pobierana, dokumentacji z czynności oszacowania wartości zamówienia, ogłoszenia o przetargu itd. i przedkładanie ich do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona; 4) sprawowanie nadzoru nad przebiegiem wydawania SIWZ; 5) podpisywania korespondencji kierowanej do wykonawców w toku przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia oraz sprawowanie nadzoru nad korespondencją z wykonawcami; 6) w uzasadnionych przypadkach dokonywanie modyfikacji SIWZ i przedkładanie jej do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wskazana; 7) pobranie złoŝonych ofert w sekretariacie Urzędu Miasta w dniu otwarcia ofert, za pokwitowaniem odbioru i wstępną kontrolą naniesienia adnotacji wpływu na kopertach tj. numeru oferty (liczby dziennika) daty, godziny i minuty; 8) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji związanej z postępowaniem, w tym sporządzania podpisanego przez członków Komisji protokołu z posiedzeń Komisji, uwzględniającego istotne rozstrzygnięcia Komisji i wynik głosowania; 9) informowanie Prezydenta Miasta lub osoby upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona, w formie pisemnej (np. notatki słuŝbowej) o istotnych problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania, w tym szczególnie o złoŝonych odwołaniach; 3
10) przedstawienie dokumentacji z pracy Komisji, w tym protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona; 11) odebranie od Prezydenta Miasta, lub osoby upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona, oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia, nie później niŝ w dacie zatwierdzenia postępowania. W przypadku zaistnienia okoliczności wyłączenia wymienionej osoby z wykonywania czynności w postępowaniu, Prezydent Miasta wyznacza osobę, której pisemnie powierza wykonywanie zastrzeŝonych dla kierownika zamawiającego czynności; 12) udział w postępowaniu odwoławczym, z prawem zaproponowania innych osób zapewniających reprezentację przed Izbą i sądem. 2. Do obowiązków sekretarza Komisji naleŝy m.in. (w przypadku nie powołania sekretarza Komisji jego funkcje pełni przewodniczący Komisji): 1) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu postępowania w tym: dokumentacji skompletowanej przez komórkę merytoryczną, protokołu z otwarcia ofert, korespondencji z wykonawcami, korespondencji związanej z odwołaniami, oświadczenia radcy prawnego, stanowiska członka Komisji przedstawiciela Skarbnika Miasta, opinii biegłego, protokołu postępowania wraz z wymaganymi załącznikami, wymaganych prawem ogłoszeń oraz zawiadomień o: zwrocie oferty, odrzuceniu oferty, wykluczeniu z postępowania, uniewaŝnieniu postępowania, wyborze najkorzystniejszej oferty; 2) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym Komisji, posiedzeń Komisji, sporządzanie za podpisami członków Komisji protokołu z posiedzeń, zawierającego co najmniej podjęte przez Komisję rozstrzygnięcia i wyniki głosowań; 3) obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska Komisji w postępowaniu, w tym czynności wymagającymi dowodu lub zachowania terminów wynikających z ustawy Pzp lub SIWZ (np. z wykorzystaniem dziennika korespondencyjnego, pocztowej ksiąŝki nadawczej, potwierdzenia nadania lub odbioru w przypadku drogi faksowej lub poczty elektronicznej itp.). 3. Członek komisji przedstawiciel Skarbnika Miasta nadzoruje, aby czynności wykonywane w trakcie postępowania oraz dokumentacja była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi finansów publicznych oraz budŝetem Miasta. ZłoŜenie podpisu przez przedstawiciela Skarbnika na protokole z postępowania jest równoznaczne z oświadczeniem, Ŝe czynności wykonane w trakcie postępowania i dokumentacja jest zgodna z przepisami dotyczącymi finansów publicznych i budŝetem Miasta. 4. Członek Komisji radca prawny zobowiązany jest do udzielania porad prawnych, stwierdzania na piśmie wszelkich uchybień prawnych w pracach Komisji (o ile takie zostaną stwierdzone) oraz do udziału w postępowaniu odwoławczym i przed sądem. ZłoŜenie podpisu przez Radcę Prawnego na protokole Komisji jest równoznaczne z oświadczeniem, Ŝe przeprowadzone postępowanie było zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. 5. Biegły bierze udział w posiedzeniach Komisji, z głosem doradczym i udziela niezbędnych wyjaśnień na zapytania członków Komisji. Ostateczną opinię wraz z oświadczeniem o udziale w posiedzeniach Komisji składa na piśmie przed zakończeniem badania i oceną ofert przez Komisję. 6. Pracownicy komórki merytorycznej zobowiązani są do udzielenia, na Ŝądanie przewodniczącego Komisji i sekretarza Komisji, niezbędnej pomocy organizacyjnej i merytorycznej w trakcie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem postępowania. 4
6. 1. Komisja podejmuje w trakcie prac decyzje w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu członków, w tym w obecności przewodniczącego Komisji. W przypadku równej ilości głosów za i przeciw rozstrzyga głos przewodniczącego Komisji. 2. Praca Komisji w zakresie oceny ofert powinna przebiegać w pełnym składzie. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie oceny ofert dokonanej przez członków Komisji. JeŜeli powołany jest biegły, to przed dokonaniem oceny ofert członkowie komisji zapoznają się z jego pisemną opinią. 3. Komisja przetargowa przedstawia Prezydentowi Miasta lub osobie upowaŝnionej, jeŝeli została wyznaczona, propozycje: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty a takŝe występuje z wnioskiem o uniewaŝnienie postępowania o udzielenie zamówienia. 7. O wynikach postępowania odwoławczego oraz o propozycji sposobu wykonania orzeczenia Izby lub wniesienia skargi na orzeczenia Izby, przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje osobę upowaŝnioną, jeŝeli została wyznaczona oraz Prezydenta Miasta. 8.1. Komisja kończy prace związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie danego zamówienia z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia lub z dniem podjęcia przez Prezydenta Miasta, lub osobę upowaŝnioną, jeŝeli została wyznaczona, decyzji o uniewaŝnieniu postępowania. 2. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub uniewaŝnienia postępowania przewodniczący Komisji przejmuje od sekretarza kompletną dokumentację z postępowania, w celu prowadzenia dalszych czynności związanych z wykonaniem zamówienia i przechowywaniem dokumentacji, zgodnie z przepisami prawa. 9. UpowaŜnia się, według kompetencji Zastępcę Prezydenta Miasta w osobie, do zatwierdzania postępowania oraz składania oświadczeń woli na wszystkich etapach postępowania, w szczególności do: 1) zatwierdzania wniosków o wszczęcie postępowania, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi; 2) zatwierdzenia (podpisania) SIWZ oraz jej ewentualnych modyfikacji; 3) akceptacji ogłoszeń oraz trybu ich publikacji, na wszystkich etapach postępowania; 4) zatwierdzania wniosków Komisji o: zwrocie oferty, wykluczenia oferty, odrzucenia oferty, uniewaŝnienia postępowania, wyboru najkorzystniejszej oferty; 5) podpisywania zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o uniewaŝnieniu postępowania oraz opublikowania zgodnie z wymogami ustawy niezbędnych ogłoszeń po zatwierdzeniu wyników postępowania. 10. Członkowie Komisji, osoba upowaŝniona jeŝeli została wyznaczona, oraz pracownicy Urzędu Miasta wykonujący czynności w postępowaniu, ponoszą odpowiedzialność za wykonywanie powierzonych zadań niniejszym zarządzeniem z zachowaniem przepisów ustawy Pzp. Naruszenie przepisów ustawy Pzp skutkuje odpowiedzialnością naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 11. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. 5