GRANT BLOKOWY SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY PODRĘCZNIK PROCEDUR FUNDUSZU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH
Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Priorytet: Promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego jako ważnego uczestnika w zwiększaniu spójności społeczno-gospodarczej kraju Podręcznik obowiązuje od dnia 31 marca 2011 roku
Errata do Podręcznika Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych z dnia 31 marca 2011 r. Obowiązuje od dnia 29 grudnia 2011 r. Punkt 2.1., str. 13 Jest: Powinno być (zmiana): Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być wyłącznie organizacje pozarządowe niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe w rozumieniu art. 3 ust 2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zarejestrowane w Polsce, niezależne od partii politycznych i ich organizacji wspierających lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku. Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być wyłącznie organizacje pozarządowe niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe, zarejestrowane w Polsce, niezależne od partii politycznych i ich organizacji wspierających lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku. Punkt 2.2., str. 14 Jest: Powinno być (zmiana): fundacje, których jedynym fundatorem jest skarb państwa lub jednostka samorządu terytorialnego, fundacje, których fundatorem jest skarb państwa, jednostka samorządu terytorialnego lub podmiot działający w celu osiągnięcia zysku, Punkt 2.2., str. 14 Jest: Powinno być (zmiana): stowarzyszenia i ich związki, których członkiem lub założycielem jest jednostka samorządu terytorialnego lub inna instytucja publiczna, stowarzyszenia, których członkiem lub założycielem jest jednostka samorządu terytorialnego lub inna instytucja publiczna, oraz związki tych stowarzyszeń, Punkt 2.7.2., str. 30 Dodano: Kosztami kwalifikowanymi nie są [ ]: usługi medyczne Punkt 3.3.2.1., str. 33 Jest: Powinno być (zmiana): W celu udokumentowania zapewnienia wkładu finansowego wskazanego we Wniosku o dofinansowanie (w wysokości od 2% do 10% całkowitych kosztów W celu udokumentowania zapewnienia wkładu finansowego zadeklarowanego i wskazanego we wniosku o dofinansowanie, Wnioskodawca zobowiązany jest Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
kwalifikowanych projektu) Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć do wniosku o dofinansowanie następujące dokumenty: w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca - informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. Poprzez Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej należy rozumieć zaświadczenie wystawione przez bank Wnioskodawcy lub wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy; załączyć do wniosku następujące dokumenty: w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca - informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we wniosku o dofinansowanie (np. gdy zadeklarowano 2% kosztów kwalifikowalnych projektu należy udokumentować posiadanie 2%, gdy zadeklarowano 5% należy udokumentować posiadanie 5% - nie mniej), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. Poprzez Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej należy rozumieć zaświadczenie wystawione przez bank Wnioskodawcy lub wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy; Punkt 4.4., str. 42 Jest: Powinno być (zmiana): 5. Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu własnego finansowego przedstawionego we Wniosku 2 do 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca. 5. Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie (np. gdy zadeklarowano 2% kosztów kwalifikowalnych projektu należy udokumentować posiadanie 2%, gdy zadeklarowano 5% należy udokumentować posiadanie 5% - nie mniej), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca. Punkt 4.4., str. 44 Jest: Powinno być (zmiana): W przypadku podpisania Wniosku o dofinansowanie w inny sposób niż jest to określone w KRS lub innych właściwych dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, do Wniosku należy dołączyć stosowne upoważnienie podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Wnioskodawcy. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeżeli osoba/osoby podpisujące Wniosek są umocowane formalnie do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. W przypadku podpisania Wniosku o dofinansowanie w inny sposób niż jest to określone w KRS lub innych właściwych dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, do Wniosku należy dołączyć stosowne upoważnienie podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Wnioskodawcy. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeżeli osoba/osoby podpisujące Wniosek są umocowane formalnie do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. W przypadku gdy zapisy KRS wskazują, że Wnioskodawcę może reprezentować upoważniony członek zarządu lub inna upoważniona osoba, do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć upoważnienie dla tej osoby. Brak takiego upoważnienia spowoduje odrzucenie wniosku z powodów formalnych.
Punkt 5.2., str. 45 Jest: Powinno być (zmiana): Dopuszczalne jest dokonanie korekty WYŁĄCZNIE następujących błędów: brak wersji elektronicznej Wniosku, brak elementów załączników (np. strony z KRS, strony statutu itp.), brak kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem dołączonych do Wniosku załączników (w przypadku przedłożenia kopii dokumentów), brak podpisów na przedstawionych załącznikach. Dopuszczalne jest dokonanie korekty WYŁĄCZNIE następujących błędów: brak wersji elektronicznej Wniosku, brak elementów załączników (np. strony z KRS, strony statutu itp.), brak kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem dołączonych do Wniosku załączników (w przypadku przedłożenia kopii dokumentów), Punkt 5.2., str. 45 Jest: Powinno być (zmiana): WAŻNE WAŻNE Wniosek musi być kompletny, nie będzie możliwości uzupełniania brakujących stron wniosku. Wniosek o dofinansowanie w wersji papierowej musi być kompletny (zawierać wszystkie punkty). Nie będzie możliwości uzupełniania brakujących papierowych stron wniosku. Punkt 5.2., str. 46 Jest: Powinno być (zmiana): W przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niż jest to określone w KRS lub dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, należy dołączyć stosowne upoważnienie dla osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeżeli osoba/osoby podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku. W przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niż jest to określone w KRS lub dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, należy dołączyć stosowne upoważnienie dla osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeżeli osoba/osoby podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku. W przypadku gdy zapisy KRS wskazują, że Wnioskodawcę może reprezentować upoważniony członek zarządu lub inna upoważniona osoba, do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć upoważnienie dla tej osoby. Brak takiego upoważnienia spowoduje odrzucenie wniosku z powodów formalnych. Punkt 5.3., str. 47 Jest: Powinno być (zmiana): Czy Wniosek jest kompletny (czy jest zgodny z wzorem i czy wszystkie pola przewidziane do wypełnienia zostały wypełnione w języku polskim)? Czy wniosek jest kompletny? Czy wersja papierowa zawiera wszystkie punkty przewidziane do wypełnienia i czy wypełnione są one w języku polskim? Czy wniosek zgodny jest ze wzorem? Punkt 5.3., str. 50
Jest: Powinno być (zmiana): gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner lub Sponsor projektu dwa dokumenty a) oświadczenie Partnera projektu lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż wartość przedstawionego we wniosku wkładu własnego finansowego - 2 do 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu) oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym partner lub sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w wysokości nie mniejszej niż wartość planowanego wkładu finansowego w projekcie), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner lub Sponsor projektu dwa dokumenty a) oświadczenie Partnera projektu lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu własnego finansowego zadeklarowanego i przedstawionego we wniosku o dofinansowanie, oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Partner lub Sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego zadeklarowanego i przedstawionego w projekcie (np. gdy zadeklarowano 2% kosztów kwalifikowalnych projektu należy udokumentować posiadanie 2%, gdy zadeklarowano 5% należy udokumentować posiadanie 5% - nie mniej), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. Punkt 5.4.1., str. 72 oraz punkt 5.4.2., str. 94 Jest: Powinno być (zmiana): W tym podkryterium można uzyskać maksymalnie 10 punktów. Realizacja przedsięwzięć powinna służyć zacieśnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Konfederacją Szwajcarii i krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego z ww. krajów jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Ocenie podlega także uczestnictwo w projekcie partnera krajowego. 10 punktów przewidziano udział w projekcie przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE). Dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner wnosi do projektu unikalną wiedzę, wsparcie merytoryczne, wzmacnia potencjał projektu. 5 punktów w projekt zaangażowany jest przynajmniej jeden partner krajowy. Dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner wnosi do projektu unikalną wiedzę, wsparcie merytoryczne, wzmacnia potencjał projektu. 0 punktów brak partnera lub w projekcie przewiduje się udział partnera zagranicznego lub krajowego, lecz jego rola w projekcie jest niejasna przez co nie można stwierdzić powiązania z działaniami projektowymi lub partner nie wnosi do projektu żadnej wartości dodanej, wsparcia merytorycznego jak i nie wzmacnia potencjału projektu. W tym podkryterium można uzyskać maksymalnie 10 punktów. Realizacja przedsięwzięć powinna służyć zacieśnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Konfederacją Szwajcarii i krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego z ww. krajów jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Ocenie podlega także uczestnictwo w projekcie partnera krajowego. Oceniany jest charakter oraz zakres partnerstwa, a nie ilość partnerów: 10 punktów w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia wszystkie warunki przedstawione w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur, czyli: ma uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, partnerstwo opiera się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangażowanie partnera w projekcie ma charakter non-profit - partner nie czerpie zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera przewidziane jest na każdym etapie projektu (począwszy od początku do jego zakończenia).
9 6 punktów w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia większość warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 5 punktów - w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera krajowego oraz dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner krajowy spełnia wszystkie warunki przedstawione w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. i/lub w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia połowę warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 4 1 punktów - w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera krajowego i/lub zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz ogólnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner spełnia część warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 0 punktów w projekcie brak partnera lub przewiduje się udział partnera zagranicznego i/lub krajowego, lecz jego rola w projekcie jest niejasna i/lub partner nie spełnia warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. Punkt 5.4.1., str. 72 i 73 oraz punkt 5.4.2., str. 95 Jest: Powinno być (zmiana): Zgodnie z zapisami Wytycznych w sprawie Grantu Blokowego punkt 6.4. projekty składane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w zwiększaniu spójności społeczno gospodarczej otrzymają dodatkowe punkty (w wysokości 5% całkowitej liczby punktów) w co najmniej jednym z poniższych przypadków: a) Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (tj. województwa: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego); b) organizacja partnerska (organizacje) ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficznej; c) wnioskowany projekt będzie realizowany na obszarze koncentracji geograficznej. Zgodnie z zapisami Wytycznych w sprawie Grantu Blokowego punkt 6.4. projekty składane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w zwiększaniu spójności społeczno gospodarczej otrzymają dodatkowe punkty w co najmniej jednym z poniższych przypadków: a) Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (tj. województwa: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego); b) organizacja partnerska (organizacje) ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficzne i partner (partnerzy) merytorycznie wzmacnia projekt czyli projekt uzyskał punkty przy ocenie kryterium PARTNERSTWO; c) wnioskowany projekt będzie w całości adresowany do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej. Punkt 5.4.1., str. 72 oraz punkt 5.4.2., str. 95 Jest: Powinno być (zmiana):
10 punktów Wnioskodawca spełnia jedno z kryteriów koncentracji geograficznej. 0 punktów Wnioskodawca nie spełnia żadnego z kryteriów geograficznych W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów. 10 punktów któryś z 3 warunków jest spełniony, czyli Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej i/lub partner, który wzmacnia projekt ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficznej i/lub wnioskowany projekt będzie w całości adresowany do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej i nie ma co do tego wątpliwości po analizie projektu; 9 5 punktów ani Wnioskodawca ani partner, który merytorycznie wzmacnia projekt nie mają siedziby na obszarze koncentracji geograficznej, ale działania w większości adresowane są do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej; 4 1 punktów - ani Wnioskodawca ani partner, który merytorycznie wzmacnia projekt nie mają siedziby na obszarze koncentracji geograficznej, ale działania w niewielkiej części adresowane są do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej; 0 punktów nie spełniony jest żaden warunek. Załącznik nr 2 Instrukcja wypełniania formularza wniosku o dofinansowanie, punkt 2.5.2., str. 137. Jest: Powinno być (zmiana): Proszę przedstawić projekty zrealizowane w ciągu ostatnich 3 lat o zakresie podobnym do projektu, o którego dofinansowanie Wnioskodawca ubiega się w niniejszym konkursie. Proszę przedstawić projekty zrealizowane w ciągu ostatnich 5 lat o zakresie podobnym do projektu, o którego dofinansowanie Wnioskodawca ubiega się w niniejszym konkursie.
Spis treści I. INFORMACJE OGÓLNE...9 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy...9 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...10 1.3. Aspekty horyzontalne...11 II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA...13 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców...13 2.2. Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...14 2.3. Partnerstwo...15 2.4. Podwykonawstwo...18 2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania...19 2.5.1. Cele projektów...19 2.5.2. Rodzaje obszarów tematycznych...20 2.5.3. Typy projektów...23 2.5.3.1. Projekty MAŁE wymagania formalne...23 2.5.3.2. Projekty DUŻE wymagania formalne...24 2.6. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania...24 2.7. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków...25 2.7.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu...26 2.7.2. Wydatki niekwalifikowane...30 III. SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH...31 3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów...31 3.2. Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...31 3.3. Budżet projektu...32 3.3.1. Informacje ogólne...32 3.3.2. Wkład własny...32 3.3.2.1. Wkład finansowy...33 3.3.2.2. Wkład rzeczowy...34 3.3.3. Sposób finansowania...36 IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE...37 4.1. Informacje podstawowe...37 4.2. Składanie Wniosków o dofinansowanie...38 4.3. Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...40 4.3.1. Projekty MAŁE...40 4.3.2. Projekty DUŻE...40 4.4. Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane do Wniosku o dofinansowanie załączniki...41
V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE...45 5.1. Informacje podstawowe...45 5.2. Ocena administracyjna...45 5.3. Ocena formalna...46 5.4. Ocena merytoryczna...51 5.4.1. Kryteria oceny merytorycznej dla projektów MAŁYCH...53 5.4.2. Kryteria oceny merytorycznej dla projektów DUŻYCH...75 5.4.3. Procedura oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie...96 VI. REALIZACJA PROJEKTU...99 6.1. Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem...99 6.2. Raportowanie i płatności...101 6.2.1. Sprawozdania z realizacji projektu...101 6.2.2. Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania...104 6.2.3. Zasady rozliczania dofinansowania...105 6.2.4. Dokumentowanie poszczególnych kosztów...109 6.2.5. Podatek VAT...111 6.3. Zmiany w Umowie o dofinansowanie...112 6.3.1. Informacje podstawowe...112 6.3.2. Zmiany w wysokości kosztów działań w budżecie i harmonogramie finansowym...112 6.3.3. Zmiany w harmonogramie płatności...113 6.3.4. Zmiana okresu realizacji projektu...113 6.4. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta...114 6.4.1. Rachunek bankowy...114 6.4.2. System księgowania...114 6.4.3. Przechowywanie dokumentów księgowych...115 6.4.4. Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami...115 6.5. Rozwiązanie umowy...116 6.6. Projekty nieukończone...117 6.7. Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych...117 6.7.1. Informacje ogólne...117 6.7.2. Kontrola o charakterze rzeczowym...118 6.7.3. Kontrola finansowa...118 6.8. Archiwizacja dokumentów...119 VII. INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU...121 7.1. Informacja i promocja...121 7.2. Pomoc publiczna a Fundusz dla Organizacji Pozarządowych...123 7.3. Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych...124 Załącznik nr 1 Wniosek o dofinansowanie...127 Załącznik nr 2 Instrukcja wypełniania Wniosku o dofinansowanie...135 Załącznik nr 3 Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej Pomocy Publicznej (Pomocy de minimis)...151 Załącznik nr 4 Deklaracja wystawcy weksla in blanco...162
Definicje Definicje Ilekroć w niniejszym Podręczniku jest mowa o: Asesorze należy przez to rozumieć eksperta, który w sposób niezależny i obiektywny dokonuje oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie. Beneficjencie należy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Operator zawarł Umowę o dofinansowanie projektu. BSPPW należy przez to rozumieć Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Dofinansowaniu należy przez to rozumieć pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków pomocowych pochodzących z utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w nim Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, i publicznych środków krajowych. Grancie Blokowym należy przez to rozumieć Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzony w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Funduszu dla Organizacji Pozarządowych należy przez to rozumieć fundusz utworzony w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mający na celu promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego jako ważnego uczestnika w zwiększaniu spójności społeczno-gospodarczej. Komitecie Sterującym ds. zatwierdzania projektów należy przez to rozumieć zespół ekspertów powołanych przez Operatora, którzy zatwierdzają bądź modyfikują oceny projektów dokonane przez asesorów i formułują ostateczną listę rankingową projektów. Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) należy przez to rozumieć polską instytucję odpowiedzialną za zarządzanie i nadzór nad realizacją Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym Grantu Blokowego. Operatorze należy przez to rozumieć firmę ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk, które na podstawie umowy zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego wykonują zadania Operatora Grantu Blokowego utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Podręczniku należy przez to rozumieć Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 7
Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Projekcie należy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będące przedmiotem Umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem a Operatorem. Sponsorze należy przez to rozumieć podmiot, który może zapewnić wkład własny Wnioskodawcy do projektu. Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy (SPPW) należy przez to rozumieć bezzwrotną pomoc udzieloną Polsce w celu zmniejszenia różnic społeczno- -gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej. Wkładzie własnym należy przez to rozumieć określoną w Umowie o dofinansowanie część nakładów ponoszonych przez Beneficjenta na realizację projektu, niepodlegającą zwrotowi. Wnioskodawcy należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Wniosku należy przez to rozumieć Wniosek o dofinansowanie składany w celu uzyskania dofinansowania na realizację Projektu. 8
Informacje ogólne I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy Szwajcarsko-Polski Program Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 9 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej 1 maja 2004 roku. Wsparcie Szwajcarii jest wyrazem solidarności wobec nowych krajów członkowskich UE, kładącym jednocześnie podwaliny trwałych gospodarczych i politycznych powiązań z tymi krajami. Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej oraz na terytorium Polski pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, m.in. poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leży przekonanie, że jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangażowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców może doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej rozwiniętymi państwami, m.in. w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamożnej rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach, rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównoważonym rozwoju. Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym i międzynarodowym projektom na rzecz rozwoju zrównoważonego ekonomicznie i społecznie. Wsparcie uzyskują projekty skoncentrowane między innymi na takich zagadnieniach jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój społeczny i rozwój zasobów ludzkich. W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ustanowiony został specjalny instrument finansowy tzw. Grant Blokowy, a w jego obrębie 2 fundusze: 1. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych, 2. Fundusz Partnerski. Niniejszy podręcznik dotyczy pierwszego z funduszy: Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 9
Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych 1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Podstawowym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest zwiększanie aktywności obywatelskiej i wspieranie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce oraz promowanie jego roli, jako ważnego uczestnika procesu zmniejszania różnic społeczno-gospodarczych na obszarze naszego kraju, a także różnic pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi krajami Unii Europejskiej. W ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych organizacje pozarządowe będą miały możliwość realizacji projektów nastawionych przede wszystkim na zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym, promując w ten sposób rolę społeczeństwa obywatelskiego jako kluczowego czynnika wzmacniania spójności społecznej i gospodarczej kraju. Działania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny mieć na celu m.in. zwrócenie uwagi na kluczową rolę aktywności obywatelskiej w rozwiązywaniu problemów społeczności lokalnych, promowanie partycypacyjnego modelu demokracji, propagowanie rządów prawa, aktywizowanie obywateli i zachęcanie ich do angażowania się w społeczną kontrolę instytucji publicznych, wspieranie procesów demokratycznych oraz wymianę doświadczeń i promowanie dobrych praktyk w rozwiązywaniu problemów społeczeństwa obywatelskiego. Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Funduszu dla Organizacji Pozarządowych ma ponadto umożliwić organizacjom pozarządowym, działającym w dziedzinach objętych działaniami Funduszu, przeprowadzenie takich przedsięwzięć, które przyczynią się do wzmocnienia potencjału instytucjonalnego organizacji i do uzyskania znaczącej pozycji we współtworzeniu społeczności lokalnej. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych stworzy również szansę rozwoju małym organizacjom lokalnym o niewielkiej dotychczas sile przebicia, których głos w dyskursie publicznym był nierzadko bagatelizowany. Biorąc pod uwagę fakt, że głównym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest aktywizacja społeczeństwa obywatelskiego i może ona obejmować wszystkie aspekty życia społeczno-gospodarczego, o dofinansowanie projektów będą mogły starać się wszystkie te podmioty, które spełniają wymagane warunki formalne uczestnictwa w programie, niezależnie od profilu swojej działalności. Operatorem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych utworzonego w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w wyniku przeprowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego konkursu została firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w konsorcjum ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk. 10
Informacje ogólne 1.3. Aspekty horyzontalne Projekty realizowane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane działania powinny zaś obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym wywierają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej w obrębie rozszerzonej UE. Do głównych polityk horyzontalnych zalicza się tu: 1. Zrównoważony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównoważonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. Zrównoważony rozwój jest koncepcją złożoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: ma na celu podniesienie jakości życia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania życia we wszelkich jego różnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska, wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego, opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróżnicowania kulturowego, zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji. 2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w życiu społeczeństwa. Należy dążyć do umożliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w życiu społecznym i zawodowym. 3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad 11
Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aż do zakończenia działań. Stopień uwzględnienia aspektów horyzontalnych w projekcie będzie miał wpływ na jego ocenę, a tym samym - na szansę uzyskania dofinansowania. 12
Zasady udzielania dofinansowania II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców Jakie podmioty, mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być wyłącznie organizacje pozarządowe niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe w rozumieniu art. 3 ust 2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zarejestrowane w Polsce, niezależne od partii politycznych i ich organizacji wspierających lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku. Są to: fundacje, stowarzyszenia oraz związki stowarzyszeń, osoby prawne utworzone na podstawie przepisów ustaw, niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe, niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, z zastrzeżeniem punktu 2.2 Podręcznika Procedur. Jednocześnie organizacje te muszą spełniać następujące warunki: mieć osobowość prawną, być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem Wniosku o dofinansowanie, być zarejestrowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Projekty będą mogły składać wszystkie ww. podmioty niezależnie od profilu swojej działalności, które będą spełniały wszystkie wyżej wskazane kryteria formalne. Organizacja, która nie ma osobowości prawnej lub jest zarejestrowana krócej niż 12 miesięcy w momencie składania Wniosku o dofinansowanie nie może być Wnioskodawcą w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Może jednak uczestniczyć w projekcie jako partner, we współpracy z podmiotem spełniającym kryteria Wnioskodawcy. Oddziały (jednostki) terenowe podmiotu uprawnionego do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mające osobowości prawnej nie mogą składać Wniosku o dofinansowanie, mogą jednak uczestniczyć w realizacji projektu jako partner matki, która osobowość prawną posiada. 13
Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych W każdym z naborów uprawniony Wnioskodawca będzie mógł złożyć maksymalnie 2 Wnioski o dofinansowanie. W przypadku złożenia maksymalnej ilości Wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca nie będzie miał możliwości występowania w charakterze partnera w innych Wnioskach o dofinansowanie złożonych w tym samym naborze. W przypadku złożenia przez Wnioskodawcę 1 Wniosku o dofinansowanie w danym naborze, dopuszcza się możliwość wystąpienia Wnioskodawcy w charakterze partnera w innym (tylko w 1) Wniosku o dofinansowanie złożonym w tym samym naborze (lub w 2 projektach w charakterze partnera, gdy podmiot nie ubiega się o dofinansowanie). Wnioski o dofinansowanie, które będą naruszały powyższe zasady zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. O odrzuceniu Wniosków złożonych ponad ustalony powyżej limit decyduje kolejność rejestracji w bazie Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 2.2. Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. O dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mogą ubiegać się podmioty wymienione w art. 3 ust 4 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z uwzględnieniem poniższej listy podmiotów: partie polityczne i inne podmioty założone przez partie lub powstałe przy ich wsparciu, związki zawodowe i organizacje pracodawców, samorządy zawodowe i gospodarcze, fundacje, których fundatorem jest skarb państwa lub jednostka samorządu terytorialnego, stowarzyszenia i ich związki, których członkiem lub założycielem jest jednostka samorządu terytorialnego lub inna instytucja publiczna, kluby sportowe działające w formie spółki, na podstawie przepisów Ustawy z 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej (kluby sportowe działające w formie stowarzyszeń kultury fizycznej lub uczniowskie kluby sportowe mogą ubiegać się o dofinansowanie pod warunkiem spełnienia kryteriów pkt. 2.1), organy i jednostki organizacyjne kościołów lub związków wyznaniowych utworzone na podstawie odrębnych przepisów. W przeciwieństwie do organizacji założonych przez kościoły lub związki wyznaniowe, które mogą ubiegać się o dofinansowanie, organy i jednostki organizacyjne kościołów lub związków wyznaniowych, nie mogą składać Wniosków 14
Zasady udzielania dofinansowania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (przykładowo są to podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt. 1-5 oraz art. 8 ust. 1 pkt. 1-10 Ustawy z 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego). To samo dotyczy jednostek organizacyjnych innych kościołów lub związków wyznaniowych działających w RP na podstawie innych aktów prawnych. Ponadto o wsparcie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie ma prawa ubiegać się podmiot, jeśli: zbankrutował, został złożony wobec Niego wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, zostało wszczęte przeciwko Niemu postępowanie egzekucyjne, którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego wnioskującego podmiotu został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstw przekupstwa lub innych przestępstw popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS i należnych podatków. Na etapie składania Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca będzie zobowiązany złożyć oświadczenie, którego treść będzie zawierała ww. wymagania. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o dofinansowaniu, w okresie przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie Operator zastrzega sobie prawo do żądania stosownych zaświadczeń zawierających ww. wymagania. 2.3. Partnerstwo Realizacja przedsięwzięć w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinna służyć zacieśnieniu i wzmocnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Szwajcarią oraz innymi krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego w projektach realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Utworzenie partnerstwa w ramach projektu z organizacją polską również będzie pozytywnie wpływało na ocenę projektu. Jednocześnie należy podkreślić, iż zawiązanie partnerstwa nie jest konieczne, aby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, tj. w przypadku nie występowania partnera Wnioskodawca ma prawo ubiegać się o dofinansowanie. Szczegółowe zasady oceny zostały przedstawione w dalszej części niniejszego Podręcznika. 15