Organ wydający: Minister Sprawiedliwości Rodzaj aktu: rozporządzenie Rodzaj tekstu: tekst ogłoszony / tekst jednolity Data wejścia w życie: 01.01.2010 Wygaśnięcie ważności bieżącej wersji: obowiązująca Miejsce ogłoszenia: Załącznik do Dziennika Państwowego 2009, 89, 1296 Załącznik numer 5 Zasady poświadczania (klauzulą apostille) dokumentów urzędowych wydanych w Republice Estonii oraz ich unieważniania Przyjęto 27 listopada 2009 roku, nr 38 Rozporządzenie wchodzi w życie w związku z artykułem 5 Ustawy ratyfikującej Konwencję znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Zakres stosowania Niniejsze rozporządzenie ustala warunki i zasady poświadczania (klauzulą apostille) dokumentów urzędowych wydanych w Republice Estonii (zwanych dalej "dokumentami"), wykaz informacji, jakie należy przedłożyć składając wniosek o poświadczenie oraz zasady i procedury unieważniania takich poświadczeń. 2. Organ poświadczający (1) Poświadczenie może zostać wydane przez dowolnego notariusza działającego w Republice Estonii. (2) Notariusze nie poświadczają dokumentów wydanych lub uwierzytelnionych przez siebie. Rozdział 2 POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW KLAUZULĄ APOSTILLE 3. Wydawanie poświadczeń Notariusz może poświadczyć dokument, jeżeli dysponuje wzorem podpisu osoby, która go podpisała i, w razie potrzeby, wzorem pieczęci lub potwierdzeniem przez właściwy organ upewniającym notariusza, że dany dokument może zostać poświadczony zgodnie z ustawą o ratyfikacji Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. 4. Wniosek o poświadczenie dokumentu 1) Osoba ubiegająca się o poświadczenie dokumentu składa u notariusza odpowiedni wniosek na piśmie. Wniosek może też zostać złożony listownie lub elektronicznie z podpisem cyfrowym. 2) Wniosek musi zawierać następujące dane: 1. Imię i nazwisko wnioskodawcy / nazwa osoby prawnej Strona 1 z 5
2. Nazwa dokumentu, o którego poświadczenie występuje wnioskodawca 3. Państwo, w którym dokument będzie używany 4. Sposób dostarczenia poświadczonego dokumentu 5. Dane do kontaktu z wnioskodawcą 6. Data złożenia wniosku 7. Podpis wnioskodawcy. 3) Do wniosku załącza się dokument wymagający poświadczenia. W przypadku wniosków składanych listownie lub elektronicznie z podpisem cyfrowym, za datę złożenia wniosku uznaje się datę dostarczenia dokumentu do poświadczenia. Jeżeli wniosek i dokument zostały wysłane osobno, dokument należy dostarczyć z danymi dotyczącymi wniosku o poświadczenie dokumentu. 4) Czynność wydania poświadczenia należy wprowadzić do repertorium prowadzonego przez notariusza z chwilą wprowadzenia wniosku do rejestru poświadczeń (klauzulą apostille). 5. Wniosek składany w placówce konsularnej 1) Osoba ubiegająca się o poświadczenie dokumentu zgodnie z artykułem 42(1) Ustawy Konsularnej musi podać we wniosku nazwisko notariusza, do którego wniosek ma zostać przesłany jej wniosek. 2) Notariusz przekazuje poświadczony dokument wraz z rachunkiem za czynności notarialne do placówki konsularnej, która z kolei wyda je wnioskodawcy. 6. Wymagania dotyczące dokumentów Klauzulą apostille poświadcza się oryginały dokumentów spełniających wymogi formalne, ich urzędowe lub uwierzytelnione notarialnie kopie, wydruki lub wyciągi opatrzone podpisem podpisującego, z podaniem jego imienia i nazwiska oraz stanowiska, i, w razie potrzeby, pieczęcią wystawcy dokumentu. 7. Przygotowanie poświadczenia i dołączanie go do dokumentu 1) Poświadczenie sporządza się w rejestrze poświadczeń (klauzulą apostille). Poświadczenie drukuje na papierze zabezpieczonym formatu A5, który spełnia wymagania określone przez Radę Izby Notarialnej. 2) Notariusz opatruje apostille swoim podpisem i pieczęcią. Do powyższego nie stosują się postanowienia Artykułów 16 i 61(3) Rozporządzenia Notarialnego nr 23 Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2009 roku w sprawie składania podpisów. 3) Apostille musi zawierać następujące informacje: 1. Nazwa państwa wystawienia dokumentu 2. Imię i nazwisko osoby, która podpisała dokument 3. Stanowisko osoby, która podpisała dokument 4. Opis pieczęci lub stempla na dokumencie 5. Miejsce poświadczenia klauzulą apostille 6. Data poświadczenia klauzulą apostille 7. Imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej poświadczenie dokumentu klauzulą apostille 8. Numer, pod którym poświadczenie jest wpisane do rejestru 9. Pieczęć notariusza 10. Podpis notariusza. Strona 2 z 5
4) Poświadczenie klauzulą apostille zespala się pętelką ze sznurka notarialnego z lewym górnym rogiem pierwszej strony dokumentu. Jeśli dokument zawiera wiele stron, wszystkie strony zespala się taką pętelką. 5) Jeśli nie można zespolić pętelką wielostronicowego dokumentu w sposób przedstawiony w punkcie 4 niniejszego Artykułu, poświadczenie należy zespolić ze stroną dokumentu opatrzoną nazwiskiem i stanowiskiem osoby, która podpisała dokument, i pieczęcią organu wystawiającego, jeśli ma ona zastosowanie. 8. Język poświadczenia Na życzenie wnioskodawcy pola te mogą zostać wypełnione w dowolnym innym języku urzędowym państwa objętego działaniem Konwencji, jeżeli notariusz posiada wystarczającą biegłość w tym języku, a rejestr poświadczeń klauzulą apostille na to zezwala. Nazwy pól i treść poświadczenia podaje się w jednym języku. Tytuł poświadczenia «Apostille (Conventa de La Hayes du 5 octomierz 1961)» podaje się w języku francuskim. 9. Odrzucenie wniosku 1) Notariusz może odrzucić wniosek w następujących przypadkach: 1. Jeżeli dokument, który ma zostać poświadczony, nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu Konwencji lub nie stosują się do niego zapisy Konwencji. 2. Występuje podstawa do odmowy zgodnie z artykułem 3 ustawy ratyfikującej Konwencję znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. 3. Notariusz nie posiada uprawnień do wydania poświadczenia zgodnie z artykułem 2(2). 2) W przypadku osobistego składania wniosku powód jego odrzucenia zostanie podany wnioskodawcy, a wniosek zostanie mu niezwłocznie zwrócony wraz ze wszystkimi załącznikami. 3) W przypadku odrzucenia wniosku złożonego listownie lub elektronicznie z podpisem cyfrowym, przyczyna jego odrzucenia zostanie podana wnioskodawcy na piśmie, a wniosek zostanie zwrócony wraz ze wszystkimi załącznikami na adres podany we wniosku w terminie trzech dni od daty jego otrzymania. 4) W przypadku opisanym w punkcie 1(3) niniejszego Artykułu, notariusz przekaże wniosek do innego notariusza, o ile wnioskodawca nie zadysponował inaczej. Notariusz podaje wnioskodawcy nazwisko notariusza, do którego przekazano jego wniosek wraz z danymi do kontaktu z właściwą kancelarią notarialną. Jeżeli notariusz dzieli kancelarię z innym notariuszem, to przekaże wniosek drugiemu notariuszowi bez uprzedniego powiadomienia wnioskodawcy. Punkty 2 i 3 niniejszego artykułu nie dotyczą składania wniosku. 10. Dostarczenie poświadczenia pocztą Jeżeli wnioskodawca życzy sobie otrzymać poświadczony dokument pocztą, zostanie on dostarczony wnioskodawcy wraz ze wszystkim załącznikami na adres podany we wniosku. 11. Zakończenie postępowania bez wydania poświadczenia Strona 3 z 5
Jeżeli osoba, która podpisała dokument straciła po temu uprawnienia lub jej podpis czy pieczęć organu wydającego są już nieważne, bądź w toku postępowania stwierdzone zostaną okoliczności, o których mowa w Artykule 9(1)(2), notariusz ma prawo zakończyć postępowanie bez wydania poświadczenia. Notariusz wyjaśni przyczynę zakończenia postępowania i zwróci wnioskodawcy wniosek wraz z załącznikami. Rozdział 3 TERMINY WYSTAWIANIA POŚWIADCZEŃ 12. Termin rozpatrywania wniosku o wydanie poświadczenia 1) Wnioski rozpatruje się w dniu ich złożenia. Wnioski przesłane listownie lub elektronicznie z podpisem cyfrowym rozpatruje się najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu dokumentu, którego wniosek dotyczy. 2) Notariusz wydaje poświadczenie w terminie pięciu dni roboczych od daty złożenia wniosku. 13. Przedłużanie terminu zakończenia postępowania 1) Termin podany w Artykule 12(2) niniejszego rozporządzenia może zostać przedłużony w przypadku, gdy stwierdzenie autentyczności podpisu, uprawnień osoby, która podpisała dokument lub ważności pieczęci zajmuje więcej czasu niż okres przewidziany dla tego rodzaju postępowania. 2) Każdorazowe przedłużenie postępowania nie może przekraczać terminu zakończenia postępowania określonego w niniejszym rozporządzeniu. 3) Notariusz niezwłocznie powiadomi wnioskodawcę o każdorazowym przedłużeniu postępowania, podając jego przyczyny przedłużenia i nowy termin zakończenia postępowania. Rozdział 4 UNIEWAŻNIANIE POŚWIADCZEŃ 14. Unieważnianie poświadczeń 1) Jeżeli notariusz poweźmie wiedzę o wystąpieniu powodów do unieważnienia poświadczenia, stwierdza jego nieważność, dodając do odnośnego wpisu w rejestrze poświadczeń (klauzulą apostille) adnotację "uchylono" z podaniem przyczyny unieważnienia zgodnie z ustawą o ratyfikacji Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Jeżeli poświadczenie zostanie unieważnione przez innego notariusza niż ten, który je wydał, to notariusz unieważniający musi powiadomić o powyższym notariusza, który pierwotnie wydał poświadczenie. 2) W przypadku, gdy okaże się, iż wystąpiły oczywiste powody do uchylenia poświadczenia, a poświadczenie nie zostało zgubione lub zniszczone i zostało złożone u notariusza, to, jeśli to możliwe, notariusz musi usunąć klauzulę apostille z dokumentu. Jeżeli nie można usunąć klauzuli apostille bez uszkodzenia dokumentu, notariusz przekreśli poświadczenie czerwoną linią biegnącą po jego przekątnej. 3) W razie możliwości notariusz, który unieważnił poświadczenie, dokonuje odnośnej adnotacji na poświadczeniu usuniętym z dokumentu lub w inny sposób uniemożliwi jego ponowne użycie. Strona 4 z 5
4) Notariusz niezwłocznie powiadomi wnioskodawcę o przyczynach i podstawach unieważnienia poświadczenia. 5) Poświadczenie traci ważność w ciągu pięciu dni roboczych od otrzymania zawiadomienia o jego unieważnieniu. 15. Unieważnienie poświadczenia klauzulą apostille przez Izbę Notarialną 1) W przypadku, gdy notariusz zrezygnuje z wykonywania zawodu, wystawione przez niego poświadczenia mogą zostać unieważnione wyłącznie przez Izbę Notarialną. 2) Unieważnienie poświadczenia przez Izbę Notarialną odbywa się zgodnie z Artykułem 14 niniejszego rozporządzenia, z wyłączeniem ostatniego zdania w pkt. 1. 16. Rejestracja unieważnienia poświadczenia Do rejestru poświadczeń (klauzulą apostille) należy wprowadzić poniższe informacje na temat unieważnienia poświadczenia: 1. Podstawa unieważnienia 2. Stanowisko i nazwisko osoby unieważniającej 3. Data unieważnienia 4. Uwagi. Rozdział 5 POSTANOWIENIA WYKONAWCZE 17. Wzór unieważnienia poświadczenia Decyzje o unieważnieniu poświadczeń wydanych przed 1 stycznia 2010 roku będą podejmować organy, które je wydały. Organ wydający decyzję o unieważnieniu poświadczenia zawiadamia o powyższym Izbę Notarialną, która wprowadzi odnośną adnotację o unieważnieniu w rejestrze poświadczeń (klauzulą apostille). Wejście w życie: Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 roku. Minister Rein LANG Kanclerz Margus SARAPUU Strona 5 z 5