Do użytku wewnętrznego INSTRUKCJA dotycząca przeprowadzenia kampanii sprawozdawczo-wyborczej w jednostkach organizacyjnych Polskiego Związku Emerytów, Rencistów i Inwalidów w latach 2012-2014 L TERMINY ZJAZDÓW (WALNYCH ZEBRAŃ SPRAWOZDAWCZO-WYBORCZYCH) 1. Stosownie do Uchwały Zarządu Głównego Nr 45/8/10/2012 z dnia 7 marca 2012 roku: - walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze członków kół odbędą się w okresie od l kwietnia 2012 roku do 31 grudnia 2012 roku. W kołach, w których dokonano wyboru zarządu po 2010 roku organizuje się walne zebrania członków wyłącznie dla wyboru delegatów na zjazd rejonowy (bądź okręgowy x ). - rejonowe zjazdy delegatów lub walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze członków oddziałów rejonowych odbędą się w okresie od l października 2012 roku do 30 czerwca 2013 roku. W oddziałach rejonowych, w których dokonano wyboru władz (zarządy, komisje rewizyjne) po 2010 r. organizuje się zjazdy delegatów wyłącznie dla wyboru delegatów na zjazd okręgowy. okręgowe zjazdy delegatów odbędą się w terminie od l kwietnia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku, w zależności od terminów zakończenia zjazdów delegatów oddziałów stopnia rejonowego w danym okręgu, XI Krajowy Zjazd Delegatów odbędzie się w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu okręgowych zjazdów delegatów. 2. Terminy walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w kołach, w tym także zwoływanych tylko dla wyboru delegatów na zjazd rejonowy (okręgowy x )ustala zarząd koła w porozumieniu z zarządem macierzystego oddziału rejonowego, (bądź okręgowego x ). Walne zebrania muszą być poprzedzone weryfikacja członków danego koła (zgodnie z & 13 Statutu). 3. Terminy rejonowych zjazdów delegatów ustalają zarządy oddziałów stopnia rejonowego w porozumieniu z zarządem oddziału okręgowego ( 58 ust. 2 Statutu). Oddziały rejonowe, które liczą 300 lub mniej członków mogą w porozumieniu z zarządem oddziału okręgowego zdecydować o odbyciu walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego członków zamiast zjazdu delegatów. O powyższej decyzji należy powiadomić podległe koła przed odbyciem ich walnych zebrań, w tym przypadku bowiem koła nie wybierają delegatów na zjazd. Oddziały rejonowe,
które nie posiadają w swoich strukturach organizacyjnych kół, zwołują walne zebrania sprawozdawczo-wyborcze członków z całego terenu swego działania. *. * 4. Terminy okręgowych zjazdów delegatów ustalają zarządy oddziałów okręgowych w porozumieniu z Zarządem Głównym ( 40 ust. 2 Statutu). II. ZAWIADOMIENIA 1. Delegaci na Zjazd (lub członkowie w przypadku walnych zebrań śprawozdawczowyborczych) powinni być powiadomieni o zjeździe (walnym zebraniu) co najmniej na 14 dni przed terminem zjazdu (walnego zebrania). Forma zawiadomień powinna być jednolita dla wszystkich (wg wzorów stanowiących załączniki l i 2). JŁ 2. W zawiadomieniach należy podać drugi termin zjazdu (walnego zebrania) gdyby z braku odpowiedniej ilości delegatów (członków) zjazd (walne zebranie) nie mógł odbyć się w pierwszym terminie ( 16 ust. 2 Statutu). 3. Informacje o zjeździe delegatów (walnym zebraniu) winny być upowszechniane w formie dostosowanej do warunków miejscowych. W przypadku walnych zebrań członków plakaty i ulotki informacyjne winny być zamieszczone w ogólnodostępnych i widocznych miejscach, we wszystkich miejscowościach, w których zamieszkują członkowie. m. MATERIAŁY 1. W materiałach skierowanych do delegatów (członków) przed zjazdem (warnym zebraniem sprawozdawczo-wyborczym) winny znaleźć się: powiadomienie o terminie zjazdu (walnego zebrania), projekt porządku dziennego. Ramowy wzór porządku dziennego dla walnych zebrań wyborczych w kołach stanowi załącznik Nr 3, a dla zjazdu delegatów (walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego) w oddziałach rejonowych i okręgowych stanowi załącznik Nr 4, " ' - sprawozdanie ustępującego zarządu, - skrócone, zbiorcze sprawozdanie finansowe za ubiegłą kadencję... ^ 2. W referacie sprawozdawczym należy omówić: - sytuację społeczno-gospodarczą kraju, w tym działania rządowe na rzecz emerytów i rencistów, wyniki realizacji uchwał X Krajowego Zjazdu Delegatów, - całokształt działalności oddziału (koła), - zadania i kierunki działania na okres następnej kadencji. TV. ZAPRASZAN!E OSÓB 1. Na zjazd mogą być zapraszani członkowie Związku nie będący delegatami a zwłaszcza osoby kandydujące do władz oddziału (rejonowego, okręgowego) oraz wyróżniający się aktywiści związkowi. j >. 2. Na zjazd (walne zebranie) należy zapraszać w możliwie szerokim zakresie przedstawicieli, miejscowych władz, instytucji zajmujących się problematyka ludzi
starszych i niepełnosprawnych, zakładów pracy' chronionej, spółdzielczości inwalidzkiej, pokrewnych organizacji społecznych itp. 3. Należy również. zapraszać przedstawicieli prasy, radia i telewizji w celu m.in. popularyzowania aktualnej problematyki naszego środowiska. V. POMOC W ORGANIZOWANIU ZJAZDÓW DELEGATÓW (WALNYCH ZEBRAŃ SPRAWOZDAWCZO-WYBORCZYCH CZŁONKÓW) Przedstawiciele nadrzędnych jednostek organizacyjnych Związku powinni udzielić pomocy w prawidłowym zorganizowaniu zjazdów delegatów (walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych członków) oraz biorą w nich udział z urzędu. W tym. celu należy jednostkom nadrzędnym przy uzgadnianiu terminu zjazdu - przesłać odpowiednie materiały dotyczące. tematyki zjazdu (walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego). VI. UCHWAŁY ZJAZDOWE Uchwały zjazdów (walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych) powinny zawierać konkretny, wyczerpujący program działalności na przyszłą kadencję w zakresie podstawowych zadań Związku i specyfiki terenu. Należy w nich uwzględnić uzasadnione wnioski i postulaty zgłoszone na zjeździe (zebraniu) zarówno powtarzające się w kwestiach dotychczas nie zrealizowanych jak i zawierające nowe inicjatywy. VII. WYBORY I CHARAKTERYSTYKA KANDYDATÓW 1. Wybory odbywają się zgodnie z przyjętym regulaminem. 2. Przy wyborze nowych władz należy mieć na uwadze, by w ich skład weszły osoby z dużym doświadczeniem w działalności społecznej, z wysokim poczuciem odpowiedzialności, cieszące się zaufaniem ogółu członków Związku. W odniesieniu do członków komisji rewizyjnych pożądana jest ponadto znajomość obowiązujących przepisów finansowych. VIII. WYRÓŻNIENIA Zasłużonym działaczom członkom Związku oraz osobom spoza Związku wyróżniającym się działalnością lub pomocą udzielaną naszej Organizacji należy wyrazić podziękowanie i uznanie. IX. TOK OBRAD Tok obrad i ich prowadzenie na zjazdach i walnych zebraniach wyborczych członków powinno odbywać się wg następujących zasad porządkowych:. / 1. - W walnym zebraniu wyborczym członków koła biorą udział, z głosem decydującym - wszyscy zwyczajni członkowie koła, a w walnym zebraniu wyborczym członków oddziału stopnia rejonowego wszyscy.członkowie
oddziału. W obu przypadkach głosu decydującego nie posiadają osoby, o których mowa w 9 ust. 3 Statutu, - w okręgowych oraz rejonowych zjazdach delegatów biorą udział, z głosem decydującym - delegaci wybrani zgodnie z Regulaminem Wyborczym, - członkowie nadrzędnych władz Związku oraz osoby zaproszone, uczestniczą w walnych zebraniach wyborczych, bądź zjazdach wyłącznie z prawem głosu doradczego. 2. Zjazd delegatów (walne zebranie) wybiera.z grona osób upoważnionych do udziału z głosem decydującym, przewodniczącego i sekretarza zjazdu (walnego zebrania). Przewodniczący zaprasza spośród uczestników obrad wyróżniających się aktywistów Związku do prezydium zjazdu (walnego zebrania). 3. Obrady prowadzi przewodniczący zjazdu delegatów (walnego zebrania), może jednak zlecić prowadzenie części obrad członkom prezydium zjazdu (walnego zebrania)..,%. 4. Przewodniczący udziela głosu osobom referującym poszczególne punkty porządku dziennego oraz dyskutantom w kolejności ich zgłoszeń. Poza kolejnością mają prawo do zabrania głosu przedstawiciele nadrzędnych władz Związku, członkowie ustępujących władz jednostek organizacyjnych, osoby zaproszone oraz zgłaszający wnioski w sprawach formalnych i nagłych. 5. Na wniosek uczestników obrad - może być podjęta uchwała ustalająca czas wystąpień. 6. Przewodniczący ma prawo przerwać mówcy jeżeli: a) odbiega od przedmiotu dyskusji, b) przemawia w formie obraźliwej, c) przekracza ustalony czas wystąpienia. Jeśli zwrócenie uwagi nie odnosi skutku, przewodniczący ma prawo odebrać mówcy głos. 7. W przypadku naruszenia w jaskrawy sposób przez któregoś z uczestników dobrych obyczajów, przewodniczący ma prawo udzielić mu upomnienia, a gdy to nie skutkuje - zgłosić wniosek do zjazdu delegatów (walnego zebrania) o wykluczenie go z części lub z całości obrad. 8. W zależności od potrzeb, zjazd delegatów (walne-zebranie) wybiera następujące komisje: mandatową, porozumiewawczą, wnioskową, skrutacyjną. Komisje powinny liczyć od 3 do 7 osób. Na mniejszych liczebnie zjazdach funkcje w/w komisji może sprawować prezydium zjazdu. 9. Zadania komisji i są następujące: - mandatowej ustalenie liczby delegatów obecnych i uprawnionych do głosowania oraz stwierdzenie prawomocności zjazdu (walnego zebrania),. -porozumiewawczej opracowanie i przedstawienie do decyzji zjazdu (walnego
zebrania) projektu listy kandydatów do władz w oparciu o zgłoszone kandydatury. Kandydatury te mogą być składane do komisji na piśmie lub ustnie z uzasadnieniem, wnioskowej opracowanie zgłoszonych wniosków i przedstawienie zjazdowi (walnemu zebraniu) projektu uchwały, skrutacyjnej na podstawie liczby delegatów uprawnionych do głosowania ustalenie: a) liczby głosujących, b) liczby oddanych głosów ważnych i nieważnych, c) wyników głosowania. Komisję skrutacyjną powołuje się tylko w przypadku głosowania tajnego. Jeżeli zebrani postanowią przeprowadzić głosowanie jawne, funkcję komisji skrutacyjnej przejmuje prezydium zjazdu (walnego zebrania wyborczego). Członkowie komisji skrutacyjnej nie mogą kandydować do władz Związku. 10. Komisje wybierają spośród członków komisji przewodniczącego i sekretarza. Komisje sporządzają protokoły ze swoich czynności. Wzory protokołów stanowią załączniki Nr 5,6,7 i 8.. "'.'. 11. Zjazd delegatów może powołać zespoły dla przedyskutowania niektórych tematów porządku dziennego. Po zakończeniu dyskusji w zespole jeden z jego członków referuje na zjeździe jego przebieg, a opracowane przez zespół wnioski i propozycje przedkłada komisji i wnioskowej. 12. Wnioski w sprawach objętych porządkiem obrad składa się ustnie. Przewodniczący może jednak zwrócić się o sformułowanie wniosku na piśmie. 13. Przewodniczący poddaje wnioski pod głosowanie wg kolejności zgłoszeń. Nie może poddawać pod głosowanie wniosków sprzecznych z prawem, lub Statutem Związku. Z chwilą rozpoczęcia głosowania, nikt nie może być dopuszczony do dyskusji. Głosowanie jest jawne, a decyzje zapadają zwykłą większością głosów. 14. Wybory do władz Związku odbywają się w drodze jawnego lub tajnego głosowania. Ó sposobie głosowania decyduje uchwała zjazdu (walnego zebrania), zgodnie z 17 ust. l Statutu. 15. W głosowaniu tajnym kartki wrzucane są do urny w kolejności nazwisk osób głosujących. Głosowanie jawne odbywa się przez podniesienie legitymacji członkowskiej (walne zebranie wyborcze członków) bądź mandatu delegata (na zjazd delegatów). Osoby nie będące delegatami nie mogą brać udziału w głosowaniu. W przypadku głosowania jawnego obliczenia głosów dokonują delegaci (członkowie) wyznaczeni przez prezydium zjazdu (zebrania wyborczego). Wynik głosowania ogłasza przewodniczący zjazdu (walnego zebrania wyborczego).. 16. Niezwłocznie po zamknięciu obrad powinno odbyć się pierwsze posiedzenie nowo wybranego zarządu i jego ukonstytuowanie.
17. Z przeprowadzonych walnych zebrań wyborczych i zjazdów sporządza się protokoły ramowe, których wzór ustala Zarząd Główny. Ze zjazdu delegatów (walnego zebrania wyborczego członków) oddziału stopnia rejonowego, sporządza się protokół ramowy w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach oddziału a drugi przesyła się do zarządu oddziału okręgowego.. Z okręgowego zjazdu delegatów sporządza się protokół ramowy w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach oddziału, a drugi przekazuje się do Zarządu Głównego Związku. Protokoły ramowe powinny być przekazane w ciągu 7 dni od daty zjazdu (walnego zebrania wyborczego). Wzór protokołu przedstawiają załączniki Nr 9, l O, 11. Ponadto z każdego zjazdu delegatów (walnego zebrania wyborczego) sporządza się protokół opisowy w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się w ciągu 30 dni od daty zjazdu (walnego zebrania wyborczego) do bezpośrednio nadrzędnej jednostki organizacyjnej. 18. Wszystkie jednostki organizacyjne (okręgowe, rejonowe, koła) przysyłają do swoich instancji bezpośrednio nadrzędnych, listy delegatów.wybranych w czasie zjazdu (walnego zebrania) wg następującego wzoru: L.p. Nazwisko i imię, adres zamieszkania. _... 19. Wzór Karty Delegata na XI Krajowy Zjazd Delegatów, wybranego na Zjeździe Okręgowym, stanowi załącznik numer 12 do niniejszej Instrukcji. Sekretarz Generalny Elżbieta OSTROWSKA Przewodnicząca ZG Elżbieta ARCISZEWSKA