Wybrane zagadnienia dot. kwalifikowalności wydatków w projektach i zwrotu środków (uwzględniające wyniki kontroli) Spotkanie dot. prawidłowego przygotowania wniosków o płatność Wydział Wspierania Aktywizacji Zawodowej Spotkanie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Rzeszów, 14 grudzień 2012 r.
Kwalifikowalność wydatków Kwalifikowalnośd wydatków określają m.in. : Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z dnia 15 grudnia 2011 r. Zasady finansowania PO KL z 22 grudnia 2011 r. Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w sytuacji, gdy Projektodawcą jest PUP - w odniesieniu do kwot, stawek, form wsparcia (instrumenty i usługi rynku pracy oraz grupy docelowej (osoby bezrobotne zarejestrowane we właściwym dla miejsca zameldowania stałego lub czasowego powiatowym urzędzie pracy) 2
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : są niezbędne dla realizacji projektu mają bezpośredni związek z celami projektu; są racjonalne i efektywne tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); zostały faktycznie poniesione; dotyczą towarów i usług wybranych w sposób przejrzysty i konkurencyjny; są udokumentowane; są zgodne z zatwierdzonym budżetem; są zgodne z POKL, SzOP, z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego; nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych w ramach POKL; zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych. 3
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : są niezbędne dla realizacji projektu mają bezpośredni związek z celami projektu; W projekcie koszty związane z personelem projektu nie spełniały wymogu efektywnego zarządzania finansami i nie miały bezpośredniego związku z celami projektu ponieważ na podstawie zakresów obowiązków poszczególnych osób zaangażowanych w realizację projektu stwierdzono, iż zakresy obowiązków kilku pracowników są identyczne, a zatrudnienie eksperta ds. badań w projekcie jest nieuzasadnione. Beneficjent zakupił ekspres do kawy wykorzystywany do spotkań zespołu projektowego nie jest to zakup niezbędny do realizacji projektu. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowane, o ile są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu. Naruszenie tych zasad skutkuje określeniem wydatków niekwalifikowanych. 4
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : są racjonalne i efektywne tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); Przykład: Beneficjent we wnioskach o płatność rozliczył 50% całkowitych kosztów ogrzewania lokalu, chociaż powierzchnia przeznaczona na projekt stanowiła zaledwie 10% powierzchni całego lokalu. W związku z tym brak jest racjonalnych i ekonomicznych podstaw do uznania wydatku w takiej wysokości (50%) za kwalifikowalny. 5
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : są udokumentowane; Przykłady: W ramach kosztów kwalifikowanych rozliczono wydatki na zakup dodatkowych materiałów szkoleniowych na kurs języka angielskiego i przedsiębiorczości. Nie potwierdzono, aby jakiekolwiek materiały szkoleniowe objęte dodatkową fakturą wystawioną przez inną firmę zostały przekazane uczestnikom projektów. Beneficjent rozliczył we wnioskach o płatność koszty związane z wynagrodzeniem zatrudnionego personelu w projekcie. Brak jest uzasadnienia utworzenia i utrzymywania poszczególnych stanowisk z uwagi na, m.in.: nie zrealizowanie przedmiotu umowy, powielane zadania, brak dokumentów potwierdzających wykonaną pracę, oraz wykluczające się fakty dot. czasu pracy u różnych pracodawców. Powyższe stanowi naruszenie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i skutkuje określeniem wydatków jako niekwalifikowalne. 6
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : są zgodne z POKL, SzOP, z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego; Przykład 1: Na szkolenia zostały zakwalifikowane osoby, które nie spełniały kryteriów określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów. Z uwagi na naruszenie warunków określonych w SZOP PO KL wydatki poniesione na te osoby zostały uznane jako niekwalifikowalne. Dodatkowo uczestnicy projektu muszą spełniać kryteria określone we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, w przeciwnym wypadku wydatki poniesione na osoby nie spełniające tych kryteriów zostaną również uznane na niekwalifikowalne. Przykład 2: Beneficjent sfinansował w ramach umowy cywilnoprawnej zadania osoby stanowiącej personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych wynikających ze stosunku pracy tej osoby Z uwagi na naruszenie przepisów prawa krajowego wydatki poniesione na wynagrodzenia tych osób zostały uznane za niekwalifikowalne. 7
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : dotyczą towarów i usług wybranych w sposób przejrzysty i konkurencyjny; 1. Beneficjent zlecił wykonanie usługi bez wysłania zapytań ofertowych do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz nie zamieścił na swojej stronie internetowej i w siedzibie zapytania ofertowego. 2. Beneficjent dokonał wyboru wykonawcy z naruszeniem zasady konkurencyjności, tj.: szkolenie zostało rozpoczęte przed wskazanymi w zapytaniu ofertowym terminem składania ofert i terminem wyboru wykonawcy, postępowanie ofertowe dotyczyło przeprowadzenia kursów języka niemieckiego, natomiast umowa z wykonawcą obejmowała przeprowadzenie kursu dwóch języków obcych. Powyższe narusza zasadę konkurencyjności i skutkuje koniecznością uznania części wydatków za niekwalifikowalne. Beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym oceny. 8
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : są zgodne z zatwierdzonym budżetem; Beneficjent chciał rozliczyć we wniosku o płatność wynagrodzenie osoby, które nie zostało wykazane w budżecie projektu, a osoba ta nie stanowiła personelu projektu. Beneficjent wykazał we wniosku o płatność koszty delegacji osoby stanowiącej personel projektu pomimo że budżet nie przewidywał takiej pozycji a delegacja tej osoby nie miała żadnego związku z realizacją projektu. Uwaga! Wykazanie wydatku w budżecie zatwierdzonego projektu nie oznacza, że wydatek w takiej wysokości powinien być poniesiony. Budżet projektu zawiera stawki maksymalne, natomiast np. wynagrodzenie osób stanowiących personel projektu nie może odbiegać od stawek stosowanych u Beneficjenta. Dotyczy to również nagród i premii. W przeciwnym wypadku wydatek taki może zostać uznany za zawyżony. 9
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych w ramach POKL Beneficjent w złożonym oświadczeniu wskazał, iż jest zwolniony od podatku od towarów i usług. Jednakże w wyniku audytu ustalono, iż beneficjent odzyskał podatek VAT. Powyższe jest niezgodne z Wytycznymi ponieważ zgodnie z przepisami wspólnotowymi podatek od towarów i usług (VAT) jest niekwalifikowalny, jeżeli może zostać odzyskany. Beneficjent wykazał we wniosku o płatność koszt prowizji pobranych w ramach operacji wymiany walut wydatek ten jest wykazany w Wytycznych w katalogu wydatków niekwalifikowalnych. Beneficjent rozliczył we wniosku o płatność nagrodę w wyniku kontroli okazało się, że jest to nagroda jubileuszowa, która zgodnie z Wytycznymi jest wydatkiem niekwalifikowalnym dla personelu projektu. 10
Kwalifikowalność wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile m.in. : zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych. Beneficjent do kosztów kwalifikowanych zaliczył wydatki związane z koordynacją pracy eksperta ds. analiz poniesione na podstawie umowy o dzieło. Zapisy zawartej umowy o dzieło określały obowiązki, które były tożsame z zakresem obowiązków innych pracowników Beneficjenta zaangażowanych w realizację projektu. Ponadto część przedmiotu umowy w ogóle nie została zrealizowana. Z uwagi na powyższe, wydatki z związane z zawartą umową o dzieło jako naruszające Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki uznano za niekwalifikowane Beneficjent realizował kilka projektów w ramach POKL. W związku z powyższym beneficjent opracował metodologię rozliczania kosztów pośrednich w oparciu o rzeczywiste poniesione wydatki, ustalił proporcje udziału kosztów związanych z projektem w kosztach wspólnych. W wyniku kontroli ustalono, że nie wszystkie wydatki o charakterze wspólnym były dzielone przez Beneficjenta z zastosowaniem ustalonego procentowego udziału kosztów wspólnych; niektóre wydatki w całości zaliczane były do kosztów kwalifikowanych kontrolowanego projektu; koszt wynagrodzenia księgowej rozliczono w kwocie wyższej niż udział procentowy wynagrodzenia dot. projektu w wynagrodzeniu ogółem. Powyższe jest niezgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, a także stanowi naruszenie ogólnych zasad kwalifikowania wydatków w ramach Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 11
Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Od 2012 r. wyłączenie z możliwości realizacji zamówienia podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo z beneficjentem, polegających w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 12
Reguła proporcjonalności Reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeo merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. > W przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu podmiot będący stroną umowy może uznad wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne. > W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub nieosiągnięcia celu projektu - wysokośd zmniejszenia dofinansowania uzależniona jest od stopnia niezrealizowania kryterium lub celu projektu. Zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte a także kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich. > Podobnie w przypadku nieosiągnięcia założeo projektu. 13
Reguła proporcjonalności c.d. W przypadku projektów partnerskich sposób egzekwowania przez Beneficjenta od partnerów projektu skutków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeo projektu z winy partnera reguluje umowa partnerska. 14
Koszty wynagrodzenia personelu W przypadku zatrudnienia personelu na podstawie stosunku pracy wydatki na wynagrodzenie są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki: Pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadao związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu Okres zatrudnienia lub oddelegowania jest kwalifikowalny wyłącznie do koocowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu Zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadao związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska 15
Koszty wynagrodzenia personelu c.d. W przypadku gdy osoba będąca personelem projektu jest pracownikiem Beneficjenta (PUP), którego umowa o pracę tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np.1/2 etatu w ramach projektu) wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne, o ile: Zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy; Zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika; Wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu. Uwaga: Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę w częściach etatu w kilku projektach nie prowadzą ewidencji godzin pracy!!!!! 16
Koszty wynagrodzenia personelu c.d. W ramach wynagrodzenia personelu kwalifikowalne są wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne, składki na FP oraz odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu projektu, w tym nagród i premii; W ramach projektu POKL nie są kwalifikowalne wpłaty na PFRON oraz nagrody jubileuszowe dla personelu projektu. 17
Koszty wynagrodzenia personelu c.d. Dodatkowe wynagrodzenie roczne: Kwalifikowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki) jest możliwe wyłącznie jeśli wynika z właściwych przepisów prawa pracy Kwalifikowanie trzynastki jest możliwe proporcjonalnie do wynagrodzenia rozliczanego w ramach projektu proporcja dotyczy okresu realizacji projektu w roku, za który wypłacana jest trzynastka proporcja dotyczy również tego, w jakiej części wynagrodzenie danej osoby jest kwalifikowalne w ramach projektu 18
Koszty wynagrodzenia personelu c.d. Łączenie pracy w kilku projektach: Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w więcej niż jednym projekcie są kwalifikowalne o ile: obciążenie z tego wynikające, nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, łączne zaangażowanie w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie przekracza 240 godzin miesięcznie (bierze się pod uwagę łączne godziny zarówno w ramach stosunku pracy jak i w ramach umów cywilno-prawnych) oraz osoba ta: prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, z wyłączeniem przypadku gdy osoba ta wykonuje prace w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy. 19
Koszty wynagrodzenia personelu c.d. Kwalifikowalnośd nagród i premii: Nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy Wysokość nagród i premii odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta Nagrody lub premie przyznawane są w związku z zaangażowaniem do realizacji zadań związanych z PO KL na podstawie stosunku pracy Nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji 20
Koszty wynagrodzenia personelu c.d. Kwalifikowalność dodatków: Kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego Wynagrodzenie będące podstawą do wyliczenia dodatku obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, które mogą stanowić podstawę do wyliczenia wysokości dodatku zgodnie z obowiązującymi przepisami Wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków W przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego Beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek 21
Rozliczanie stawek jednostkowych W przypadku realizacji projektu, który zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POKL obejmuje szkolenia objęte stawkami jednostkowymi należy zwrócić uwagę, że Beneficjent z własnych środków pokrywa koszty wykładowcy i sali - w przypadku szkoleń językowych; oraz koszty wykładowcy, sali z niezbędnym wyposażeniem oraz materiałów dydaktycznych (w tym podręcznik) w przypadku szkoleń komputerowych. Koszt kwalifikowany w przypadku szkoleń objętych stawkami jednostkowymi nie jest ustalany w oparciu o faktycznie poniesione wydatki, a jedynie w wyniku przemnożenia ustalonej stawki dla danej usługi przez liczbę usług faktycznie zrealizowanych przez Beneficjenta. W przypadku zatem wykonania mniejszej od założonej we wniosku o dofinansowanie projektu liczby usług, beneficjent wykazuje we wniosku o płatność jedynie zrealizowaną liczbę usług. Należna kwota z konta projektu jest przekazywana na rachunek podstawowy Beneficjenta dopiero po zrealizowaniu tych usług. Warunkiem uznania usługi objętej stawką jednostkową za kwalifikowalną we wniosku o płatność jest przedłożenie wraz z wnioskiem wymaganych dokumentów. Zapisy umowy precyzują jakie dokumenty będą wymagane na etapie składania wniosku o płatność, a jakie na etapie kontroli. UWAGA! Usługi objęte stawkami jednostkowymi nie mogą być zlecane! Beneficjent musi posiadać własny potencjał, by te usługi zrealizować. 22
Zwrot środków na koniec roku budżetowego Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu : kwota dotacji celowej niewykorzystana w danym roku budżetowym podlega zwrotowi w terminie do 31 grudnia danego roku na rachunek wskazany przez IP, natomiast kwota płatności ze środków europejskich pozostaje na rachunku bankowym projektu. Termin 31 grudnia jest oczekiwaną datą wpływu środków na rachunek bankowy IP! PUP-y realizujące projekty w ramach Poddziałania 6.1.1 i 6.2 dokonują zwroty kwoty dotacji celowej na rachunek powiatu a powiat zwraca na rachunek WUP (należy tak dokonać zwrotów, by środki wpłynęły na rachunek IP do 31 grudnia 2012r.). Dla przypomnienia: W projektach w ramach Priorytetu VI (za wyjątkiem projektów w Poddziałaniu 6.1.2) dotacja celowa stanowi 15% kwoty dofinansowania projektu, kwota dofinansowania w formie środków europejskich stanowi 85% kwoty dofinansowania projektu W projektach w ramach Poddziałania 6.1.2 płatności ze środków europejskich stanowią 100% kwoty dofinansowania projektu, natomiast 15% wartości projektu stanowi wkład własny PUP-u, dlatego PUP-y realizujące te projektu nie zwracają kwoty dofinansowania na rachunek IP lecz przekazują pozostałe wg stanu na 31 grudnia danego roku środki europejskie na odpowiedni rachunek powiatu, a na początku następnego roku budżetowego środki te są zwracane przez powiat na rachunek projektu PUP-u. 23
Zwrot środków na koniec roku budżetowego c.d. Numery rachunków bankowych IP (WUP Rzeszów) w Banku BPS, na które należy zwracać kwoty dotacji celowej niewykorzystanej przez Beneficjentów wg stanu na 31 grudnia 2012r. w projektach w ramach Priorytetu VI POKL: Poddziałanie 6.1.1: nr rachunku 06 1930 1389 2700 0721 8431 0025 Działanie 6.2: nr rachunku 49 1930 1389 2700 0721 8431 0027 24
Dziękuję za uwagę Wydział Wspierania Aktywizacji Zawodowej Spotkanie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego