WP-XI Kraków, 16 sierpnia 2016 r.

WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-XI.431.1.15.2016 Kraków, 16 sierpnia 2016 r. Pani Halina Urban Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drwini Zespół kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 930), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz.U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przeprowadził w okresie od 20 do 22 kwietnia 2016 r. kontrolę kompleksową w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Drwini. Zakres kontroli obejmował: organizację Ośrodka oraz kwalifikacje kadr, realizację zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej w 2015 r., w tym pracę socjalną, realizację wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc Państwa w zakresie dożywiania, sposób realizacji zaleceń pokontrolnych wystosowanych przez Wojewodę Małopolskiego w wyniku kontroli przeprowadzonych w poprzednich latach oraz zgodność wydatkowania otrzymanych dotacji z przeznaczeniem. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o wyniki przeglądu dokumentacji, a także wyjaśnienia złożone przez Kierownika oraz pracowników Ośrodka. Ustalenia zawarte zostały w protokole, podpisanym przez Panią Kierownik 14 lipca 2016 roku. W trakcie kontroli oceniono pracę Jednostki, zarówno pod kątem sposobu realizacji poszczególnych zadań, jak i pod względem prowadzonej dokumentacji. W toku prowadzenia czynności kontrolnych stwierdzono uchybienia dot. kwestii organizacyjnych oraz błędów w decyzjach i przeprowadzonych przez Ośrodek postępowaniach, a także ograniczeń w dostępie do świadczeń pomocy społecznej. Działając w oparciu o art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 930), proszę Panią Kierownik o podjęcie działań zmierzających do usunięcia uchybień opisanych poniżej: 1. Ośrodek działa w oparciu o Statut, przyjęty Uchwałą Nr X/70/15 Rady Gminy w Drwini z dnia 25 czerwca 2015 w sprawie Uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drwini. Zgłoszono uwagi do zapisów zawartych w Statucie Ośrodka. Zapis 5 ust. 3 Statutu GOPS stwierdzający, iż cyt.: Nadzór nad realizacją zadań zleconych Ośrodka sprawuje Wojewoda Małopolski. pozostaje częściowo w sprzeczności z art. 22 pkt 8 ustawy o pomocy społecznej, z którego treści wynika, iż Wojewoda sprawuje nadzór

- 2 - nad realizacją całości zadań samorządu gminnego z zakresu pomocy społecznej, a nie jedynie w zakresie zadań zleconych. przedłożenie Wójtowi projektu Uchwały w sprawie dokonania zmian w Statucie GOPS, pod kątem korekty zapisów dotyczących nadzoru sprawowanego przez Wojewodę nad realizacją zadań realizowanych przez GOPS. Powyższe zalecenie należy zrealizować w 30 dni od dnia otrzymania niniejszego 2. W Ośrodku, na dzień kontroli, zatrudnionych było 3 pracowników socjalnych (3 etaty). Zgodnie z art. 110 ust. 11 ustawy Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na 2000 mieszkańców lub proporcjonalnie do liczby rodzin i osób samotnie gospodarujących, objętych pracą socjalną w stosunku jeden pracownik socjalny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na nie więcej niż 50 rodzin i osób samotnie gospodarujących. Na jednego pracownika socjalnego przypada 81 środowisk objętych pracą socjalną oraz 2153 mieszkańców gminy. Na dzień kontroli Ośrodek nie spełniał zatem wymogów, o których mowa w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej, gdyż biorąc pod uwagę liczbę mieszkańców gminy, winien posiadać minimum 3,25 etatów pracowników socjalnych, natomiast biorąc pod uwagę liczbę rodzin objętych pracą socjalną prawie 5 etatów pracowników socjalnych. Zatrudnienie pracowników socjalnych w liczbie wynikającej z normy przewidzianej ustawą o pomocy społecznej. Powyższe zalecenie należy zrealizować w terminie do 3 miesięcy, po otrzymaniu niniejszego wystąpienia 3. Obowiązek udostępniania informacji publicznej na stronie internetowej BIP o zakresie udzielanej pomocy społecznej, wynika z przepisu art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c i pkt 3 lit. d ustawy o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 782). Jak ustalono, Ośrodek nie informuje mieszkańców gminy o możliwych formach pomocy społecznej. Wg wyjaśnień Kierownika GOPS: Na stronie internetowej gminy pod zakładką jednostki organizacyjne GOPS - jest umieszczona informacja dotycząca zakresu pomocy z której mogą korzystać mieszkańcy jednak wymaga uaktualnienia. Jak ustalono, pod ww. zakładką znajduje się link odsyłający do BIP, w którym poza ogólnymi informacjami dot. Ośrodka, jego organizacji i kadry, nie można się dowiedzieć o dostępnych formach pomocy oraz kryteriach ich przyznawania. Wyjaśniono również, że Na tablicy ogłoszeń znajdującej się w siedzibie ośrodka umieszczana jest również krótka informacja o możliwościach i formach pomocy udzielanej przez ops w ramach pomocy społecznej. Zmieniana jest w przypadku zmiany kryteriów. W trakcie kontroli stwierdzono, że niektóre z informacji znajdują się na tablicy informacyjnej GOPS, ale dotyczą one głównie aktualnie realizowanych programów, a nie form pomocy przewidzianych ustawą o pomocy społecznej. Udostępnienie na stronie BIP informacji dotyczących zakresu zadań realizowanych przez GOPS, katalogu dostępnych świadczeń oraz kryteriów udzielanej pomocy.

- 3 - Powyższe zalecenie należy zrealizować w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego 4. Zgodnie z art. 16a ustawy o pomocy społecznej gmina przygotowuje ocenę zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę lokalnej sytuacji społecznej i demograficznej. Jak wynika z ustaleń, ocena zasobów pomocy społecznej nie została przekazana do akceptacji Radzie Gminy w wymaganym terminie, tj. do dnia 30 kwietnia 2015 roku, zgodnie z art. 16a ust. 4 ustawy o pomocy społecznej. Jak poinformowano; [ ] ocenę zasobów pomocy społecznej za 2014 została przekazana radzie Gminy w dniu 20.05.2015 r. a przyjęta przez Radę Gminy w dniu 28.05.2015 r.. Przekazywanie Wójtowi oceny zasobów pomocy społecznej w terminie umożliwiającym przedstawienie Radzie Gminy ww. oceny do dnia 30 kwietnia danego roku. Powyższe zalecenie należy zrealizować przy przekazywaniu oceny zasobów pomocy społecznej w kolejnych latach. 5. Skontrolowano akta 8 osób/rodzin, które w okresie objętym kontrolą korzystały z pomocy w formie zasiłku okresowego. Ustalono, że w sentencjach decyzji: - GOPS-5011/O/36/2015 z 12.11.2015 r. - GOPS-5011/O/41/2015 z 9.11.2015 r. - GOPS-5011/O/35/2015 z 11.11.2015 r. umieszczono zapis o treści (źródło finansowania 15,00 zł z dotacji, 5,00 zł ze środków własnych) Zgodnie z treścią art. 147 ust.8 ustawy o pomocy społecznej Kwota zasiłku finansowana z dotacji nie może być niższa niż 20 zł. Jak wyjaśniono: Ten zapis wynikał z błędnego zinterpretowania zapisu art. 38 ust 4 nie uwzględniając zapisy przepisu przejściowego tj. art. 147 ust3 pkt8. Wyeliminowanie z treści decyzji przyznających zasiłek okresowy, zapisów niezgodnych z treścią art. 147 ust. 8 ustawy o pomocy społecznej. Powyższe zalecenie należy realizować na bieżąco, od dnia otrzymania niniejszego 6. Jak opisano w liście kontrolnej, praca socjalna z osobą/rodziną realizowana jest poprzez: motywowanie do podjęcia leczenia odwykowego, motywowanie do poszukiwania pracy, do podjęcia pracy lub nawet podjecie pracy dorywczej, edukowanie w zakresie racjonalnego gospodarowania budżetem domowym, udzielanie wsparcia emocjonalnego i psychicznego, udzielanie indywidualnych porad rodzinnych, pomoc w pisaniu pism i dokumentów do różnych instytucji, pomoc w uzyskaniu stopnia niepełnosprawności, pomoc w uzyskaniu przysługujących świadczeń (zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych, stypendiów, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, uzyskaniu Karty Dużej Rodziny, informowanie o realizacji programu Pierwszy dzwonek" i przysługującym świadczeń z tego tytułu, pomoc w uzyskania uprawnień do bezpłatnych świadczeń zdrowotnych, ułatwianie kontaktów ze specjalistami, umawianie terminów wizyt u lekarzy, przypominanie o terminach wizyt, kontakty ze szpitalami, uzgadnianie terminu leczenia odwykowego na oddziale odwykowym szpitala specjalistycznego, pomoc w poszukiwaniu mieszkania, zawarcie kontraktu socjalnego, współpracę ze specjalistami na rzecz rodziny (kurator, policja. szkoły, służba zdrowia),sporządzenie wniosku do sadu o wgląd

- 4 - w sytuacje małoletniego dziecka, informowanie o możliwości pozyskania mebli i sprzętu gospodarstwa domowego, pomoc rodzinie poprzez przyznanie asystenta rodziny, współpraca z instytucjami lokalnymi działającymi na rzecz rodziny, monitorowanie rodzin dotkniętych przemocą w rodzinie, motywowanie rodziny zamieszkującej oddzielnie do pomocy na rzecz klienta m.in. do zapewnienia mu schronienia w okresie zimy. Praca socjalna z środowiskiem lokalnym, jak określono w liście kontrolnej, realizowana jest poprzez: współpracę ze służbą zdrowia. sołtysami, szkołami (poprzez wzajemne informowanie o napotkanych sytuacjach i problemach osoby czy rodziny, które wymagają wsparcia czy pomocy danej instytucji), współpracę z instytucjami i organizacjami pozarządowymi w zakresie organizacji wypoczynku letniego, uczestnictwa osób starszych w Klubie samopomocy, organizowanie pomocy sąsiedzkiej do pomocy osobom z najbliższego otoczenia w celu realizacji usług opiekuńczych, Jak informuje Kierownik Ośrodka, wobec indywidualnych klientów i ich rodzin podjęto następujące działania: edukacja w zakresie prawidłowego gospodarowania środkami pieniężnymi, monitoring i wizyty w środowisku celem sprawdzenia sytuacji bytowej i mieszkaniowej. Należy zauważyć, iż zgodnie z definicją zawartą w art. 6 pkt 12 ustawy o pomocy społecznej praca socjalna to działalność zawodowa mająca na celu pomoc osobom i rodzinom we wzmacnianiu lub odzyskiwaniu zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie poprzez pełnienie odpowiednich ról społecznych oraz tworzenie warunków sprzyjających temu celowi. Rodzaje świadczeń z pomocy społecznej zawiera art. 36 ww. ustawy, gdzie wśród świadczeń niepieniężnych wymienia np. poradnictwo, interwencję kryzysową, usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania, pracę socjalną. Natomiast art. 17 ust.1 pkt.10 ww. ustawy wskazuje, że praca socjalna to zadanie gminy o charakterze obowiązkowym. Z kolei art.15 ww. ustawy stanowi, że Pomoc społeczna polega w szczególności na: 1) przyznawaniu i wypłacaniu przewidzianych ustawą świadczeń; 2) pracy socjalnej; 3) prowadzeniu i rozwoju niezbędnej infrastruktury socjalnej; 4) analizie i ocenie zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej; 5) realizacji zadań wynikających z rozeznanych potrzeb społecznych; 6) rozwijaniu nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych potrzeb. Ponieważ praca socjalna jest działaniem celowym, nie można uznać, że realizacja innych zadań ośrodka jest automatycznie realizacją pracy socjalnej. Trudno zgodzić się ze stwierdzeniem, że np. przydzielenie asystenta rodziny lub udzielanie porad jest realizacją zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej. Możliwe są oczywiście sytuacje, w których praca socjalna jest realizowana w powiązaniu z innymi zadaniami ośrodka pomocy społecznej ale musi wynikać to z celowego procesu metodycznego pracy socjalnej i musi być odpowiednio udokumentowane. Według art. 119. ust.1 ustawy o pomocy społecznej Do zadań pracownika socjalnego należy w szczególności: 1) praca socjalna; 2) dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń; 3) udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej; skuteczne posługiwanie się przepisami prawa w realizacji tych zadań;

- 5-4) pomoc w uzyskaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w zyskiwaniu pomocy; 5) udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej; 6) pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych; 7) współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa; 8) inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin; 9) współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia. Należy uznać za odrębne zadanie pracownika socjalnego, nie wchodzące w zakres pracy socjalnej, udzielanie informacji o możliwości uzyskania pomocy w instytucjach na terenie gminy czy powiatu. Nie należy również utożsamiać z pracą socjalną pojedynczych działań pracownika socjalnego. Praca socjalna to zespół metodycznych działań, będących odpowiedzią na potrzeby osoby/rodziny. Świadczenie to należy traktować jako zaplanowany proces, polegający na dokonaniu rozeznania sytuacji strony/rodziny, zaplanowaniu i realizacji działań oraz ich oceny. Zatem nie wszystkie działania wymienione przez Kierownika Ośrodka można uznać za świadczenie pracy socjalnej. Podjecie działań zmierzających do zwiększenia skuteczności i jakości pracy socjalnej. Podniesienie kompetencji zawodowych, ze szczególnym uwzględnieniem sposobu postrzegania pracy socjalnej jako odrębnej usługi realizowanej w ramach pomocy społecznej. TERMIN REALIZACJI Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia 7. Jak wynika z przygotowanej informacji, Gmina nie prowadzi mieszkania chronionego, nie podpisała też porozumienia w sprawie mieszkania chronionego z inną gminą. Jak wyjaśniła Kierownik GOPS: [ ] Potrzeby te zostały uwzględnione w Gminnym programie gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy na lata 2015-2019 r. Ponadto w rocznych sprawozdaniach z działalności ośrodka i wnioskach końcowych z oceny zasobów pomocy społecznej wykazywano na konieczność utworzenia mieszkania chronionego. Na dzień kontroli według rozeznania w terenie przez pracowników socjalnych nie występowała potrzeba umieszczenia rodziny czy osoby w mieszkaniu chronionym. W toku kontroli Kierownik nie przedstawił dokumentu mówiącego o tym, iż na terenie gminy sporządzana była diagnoza potrzeb w tym obszarze. Dokonanie analizy potrzeb w zakresie udzielania pomocy w formie mieszkania chronionego w gminie Drwinia. Udzielając informacji osobom/rodzinom o możliwych formach pomocy, nie należy pomijać, w katalogu dostępnych świadczeń, pomocy w formie mieszkania chronionego.

- 6 - W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne proszę o przekazanie informacji dotyczącej terminu dokonania ww. analizy potrzeb. 8. Rada Gminy podjęła uchwałę, na podstawie art. 96 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, podwyższającą kwotę kryterium dochodowego do 150%, do wysokości której nie żąda się zwrotu wydatków za udzielony posiłek albo świadczenie rzeczowe w postaci produktów żywnościowych: Uchwała Nr XLII/338/14 Rady Gminy w Drwini z dnia 30 stycznia 2014 r. w sprawie podwyższenia kryterium dochodowego uprawniającego do przyznania pomocy w zakresie dożywiania dzieci i zapewnienia posiłku osobom tego pozbawionym w ramach wieloletniego programu pn. Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-2020. W toku kontroli ustalono, iż zapisy w treści ww. uchwały : ( ) Rada Gminy w Drwini 1. Określa kryterium dochodowe o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej w wysokości 150% kryterium uprawniające do przyznania pomocy w ramach wieloletniego programu ( ) 3.osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art.7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, w szczególności osobom samotnym, w podeszłym wieku, chorym lub niepełnosprawnym w formie posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności, albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych do wysokości którego to kryterium dochodowego nie żąda się zwrotu wydatków w zakresie udzielanej pomocy ( ) jest nieprawidłowy. Zgodnie z treścią art. 8 ust. 2 ustawy, dopuszczalne było podniesienie kryterium dochodowego jedynie w stosunku do świadczenia pieniężnego/zasiłku celowego. Ponadto zapis ten pozostaje w sprzeczności z art. 96 ust. 2 i 4 ustawy, gdyż Rada Gminy nie ma upoważnienia ustawowego, aby ustalać zasady dotyczące zwolnienia z odpłatności w stosunku do zasiłków celowych. Przedłożenie Wójtowi Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie podwyższenia kryterium dochodowego uprawniającego do przyznania pomocy w zakresie dożywiania dzieci i zapewnienia posiłku osobom tego pozbawionym w ramach wieloletniego programu pn. Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-2020, po kątem doprecyzowania zapisów odnoszących się do zasad podwyższania kryteriów uprawniających do otrzymania pomocy w określonej formie oraz zasad zwalniania z odpłatności za świadczenia. Powyższe zalecenie należy zrealizować w terminie 30 dni, od dnia otrzymania niniejszego 9. W trakcie kontroli dożywiania dzieci, młodzieży i dorosłych stwierdzono, co następuje: Za wyjątkiem kilku osób w okresie od IX do XII 2015, nie dożywiano osób dorosłych, nie wypłacano też zasiłków celowych na zakup żywności. Powyższe działanie stanowi uchybienie wobec zapisów zawartych w art. 17 ust. 1 pkt 3 oraz art. 48 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Osoba lub rodzina ma prawo do schronienia, posiłku i niezbędnego ubrania, jeżeli jest tego pozbawiona. Jak wyjaśniono: Ponieważ na terenie Gminy nie funkcjonują inne stołówki poza szkolnymi prowadzonymi przez szkołę lub przedszkole nie ma możliwości zakupu posiłków dla osób starszych. W większości osoby dorosłe, korzystały z zasiłków celowych na zakup żywności w ramach zadań własnych ;

- 7 - W ramach Programu w okresie wakacyjnym nie dożywiano dzieci, które w ciągu roku szkolnego objęte były pomowca w formie posiłku, a tylko 12-15% z nich korzystało ze świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności. Ustosunkowując się do powyższych ustaleń, Kierownik GOPS przedłożyła wyjaśnienie o następującej treści: [ ] w okresie wakacji nie ma możliwości dożywiania dzieci w szkołach w formie posiłku, ponieważ stołówka szkolna jak i stołówki przedszkolne są nieczynne z uwagi na brak chętnych dzieci korzystających z posiłków w szkole, jak również nie działają przedszkola poza jednym dyżurującym, w którym z uwagi na małą liczbę dzieci nie wydawane były gorące posiłki tylko kanapki i herbata. Na terenie gminy nie działają żadne inne stołówki ani jadłodajnie. W okresie wakacji rodzinom znajdującym się szczególnie trudnej sytuacji finansowej została przyznana pomoc finansowa na zakup żywności dla dzieci, które w okresie szkolnym korzystały z posiłku w szkole. Mała liczba dzieci (25 dzieci) objętych tą formą pomocy wynika z tego, iż rodzice nie zwracają się o pomoc na zakup żywności dla dzieci w okresie wakacji z powodu częstych wyjazdów dzieci na wakacje do rodziny, na obozy lub mimo informowania przez pracownika socjalnego rezygnują z tej formy pomocy w okresie wakacji. Częściej zwracają się o pomoc na zakup podręczników, artykułów szkolnych czy odzieży i obuwia. W czasie wakacji ok 90 dzieci i młodzieży z terenu Gminy Drwinia uczestniczyło w półkolonii zorganizowanej przez Gminne Centrum Kultury i Promocji z siedzibą w Grobli, gdzie były zapewnione gorące posiłki dla każdego uczestnika w formie cateringu. Od 2016 roku planujemy zwiększenie liczy dzieci objętych programem dożywiania w postaci świadczenia pieniężnego na zakup żywności dla dzieci w okresie wakacji, Zostały zgłoszone potrzeby do budżetu w tym zakresie. Ponadto w roku 2015 były wypłacane zasiłki celowe na zakup żywności dla 86 rodzin (181 zasiłków) na łączną kwotę 31 905,09 zł. Zasiłki te były wypłacane ze środków własnych gminy. Należy zauważyć, iż skontrolowane akta nie zawierają adnotacji, iż Ośrodek informował strony o możliwości korzystania z tej formy pomocy również w okresie wolnym od nauki oraz nie zawierają rezygnacji osób/rodzin z przysługującego im świadczenia. Istotnym jest, że jedną z zasad obowiązujących w postępowaniu administracyjnym jest zasada pisemności (zgodnie z art. 14 1 K.p.a.: Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego ( ) ); W toku kontroli stwierdzono, iż w sytuacjach, gdy rodzina kwalifikowała się do pomocy w ramach Programu dożywiania, pomocą obejmowano tylko dzieci w formie gorącego posiłku. W związku z powyższymi ustaleniami uzyskano następujące wyjaśnienie: Rodziny wnioskowały wyłącznie o pomoc w formie przyznania posiłku dla dzieci. Cześć rodzin korzystało z innej formy pomocy np., zasiłku okresowego, zasiłku celowego w ramach programu Pierwszy dzwonek. Ustalono, iż w aktach brak jest informacji, iż strony rezygnuje z oferowanych form pomocy, w rozumieniu cytowanego wyżej art. 14 1 k.p.a. Podjęcie działań zmierzających do objęcia dożywianiem wszystkich osób potrzebujących, w formie i zakresie odpowiednim do sytuacji danej osoby. Powyższe zalecenie należy realizować na bieżąco, od dnia otrzymania niniejszego 10. W przypadku decyzji nr GOPS-5023/D/99/2015 z 30.10.2015 r. przyznającej zasiłek celowy w ramach Programu dożywiania na zakup żywności w miesiącu październiku, listopadzie i grudniu oraz decyzji nr GOPS-5011/O/35/2015 przyznającej zasiłek

- 8 - okresowy na m-c X-XII - wypłata świadczenia nastąpiła jednorazowo 15 grudnia 2015 roku? Podobnie, decyzją z 30.10.2015 r. nr GOPS-5023/D/97/2015 przyznano świadczenie pieniężne na zakup posiłku lub żywności na okres X-XII, natomiast wypłata nastąpiła 15 i 22 grudnia. Z kolei decyzją nr GOPS-5011/O/41/2015 przyznającej zasiłek okresowy na m-c X-XII - wypłata świadczenia nastąpiła jednorazowo 15 grudnia 2015 roku. To samo stwierdzono w decyzji: GOPS-5011/O/36/2015 z 12.11.2015 r., GOPS- 5011/O/49/2015 z 9 listopada 2015 r., GOPS-5011/O/44/2015 z 6 listopada 2015 r. Ww. decyzjom przyznającym zasiłek okresowy nadano jednocześnie rygor natychmiastowej wykonalności. Zgodnie z przedłożonym wyjaśnieniem: Zasiłki celowe na zakup żywności z programu dożywianie oraz zasiłki okresowe w każdym przypadku były wypłacane jednorazowo w grudniu po uprzednim ustnym uzgodnieniu i ustaleniu z podopiecznymi iż z uwagi na nieduże kwoty przyznanych świadczeń wyrazili zgody na jednorazowe wypłaty tych świadczeń w grudniu przed świętami, bo wtedy mają większe potrzeby. Należy stwierdzić, iż skontrolowane akta nie zawierają adnotacji o wyrażeniu przez strony zgody na jednorazową wypłatę świadczenia. Co prawda strony nie odwołały się od decyzji, jednakże stosowanie takiej procedury budzi wątpliwość. Mianowicie: zgodnie z art. 38. ust. 1. ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r. poz. 163 z późn. zm.), cyt.: Zasiłek okresowy przysługuje w szczególności ze względu na długotrwałą chorobę, niepełnosprawność, bezrobocie, możliwość utrzymania lub nabycia uprawnień do świadczeń z innych systemów zabezpieczenia społecznego: 1) osobie samotnie gospodarującej, której dochód jest niższy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodarującej; 2) rodzinie, której dochód jest niższy od kryterium dochodowego rodziny.. Natomiast art. 48 ust. 1, 4 ustawy o pomocy społecznej stanowi, iż: 1. Osoba lub rodzina ma prawo do schronienia, posiłku i niezbędnego ubrania, jeżeli jest tego pozbawiona. [...] 4. Pomoc doraźna albo okresowa w postaci jednego gorącego posiłku dziennie przysługuje osobie, która własnym staraniem nie może go sobie zapewnić. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3 udzielanie schronienia, zapewnienie posiłku oraz niezbędnego ubrania osobom tego pozbawionym należy do zadań obowiązkowych gminy. Pomoc w formie zasiłku okresowego czy też zasiłku celowego przyznawana jest na czas wynikający z okoliczności sprawy. Zatem przyznając taką pomoc, ośrodek powinien, biorąc pod uwagę istnienie i charakter niezbędnej potrzeby bytowej i przyznać go w zakresie wynikającym z okoliczności sprawy. Zakres ten powinien również uwzględniać przewidywany okres, w którym osoba wymagać będzie pomocy. W omawianych przypadkach wątpliwym wydaje się celowość udzielonej pomocy, skoro wypłata świadczenia mogła nastąpić jednorazowo, w końcowym okresie jego przyznania, czyli skoro strona w październiku i listopadzie nie musiała korzystać ze świadczenia można jej było udzielić pomocy tylko w grudniu? Trudno również zgodzić się z przytaczanym wyżej wyjaśnieniem Kierownika, dotyczącym powodów jednorazowej wypłaty świadczeń przysługujących za okres 3 miesięcy, ponieważ zgodnie z przytaczaną wyżej ustawą pomoc doraźna albo okresowa w postaci jednego gorącego posiłku dziennie, lub w przypadku braku takiej możliwości w postaci zasiłku celowego na zakup żywności, przysługuje osobie, która własnym staraniem nie może go sobie zapewnić. Zatem trudno uznać, iż potrzeba zapewnienia jednego posiłku dziennie jest inna w październiku, listopadzie czy grudniu i strona w październiku i listopadzie jest w stanie sama zabezpieczyć powyższe potrzeby, a w grudniu już nie.

- 9 - Określanie w decyzjach terminów wypłat świadczeń pieniężnych w sposób umożliwiający prawidłowe funkcjonowanie osoby/rodziny, biorąc pod uwagę jej aktualną sytuację oraz celowość udzielanej pomocy. Realizacja wypłat świadczeń pieniężnych w terminach wskazanych przez adresatów świadczeń i za ich pisemną zgodą. Powyższe zalecenie należy realizować na bieżąco, od dnia otrzymania niniejszego 11. W treści decyzji nr GOPS-5023/D/99/2015 z 30.10.2015 r. przyznającej zasiłek celowy w ramach Programu dożywiania na zakup żywności w miesiącu październiku, listopadzie i grudniu oraz decyzji nr GOPS-5011/O/35/2015 przyznającej zasiłek okresowy na m-c X- XII umieszczono zapis po rozpatrzeniu wniosku złożonego przez pracownika GOPS w Drwini o udzielenie pomocy. Zadano zatem pytanie czy oznacza to, że postępowanie wszczęto z urzędu? Jeśli tak, to dlaczego nie zawiadomiono strony o wszczęciu takiego postępowania, tym bardziej, że w kwestionariuszu rodzinnego wywiadu środowiskowego z 13 października 2015 r. w rubryce dot. potrzeb i oczekiwań nie sporządzono żadnej adnotacji w ww. zakresie? To samo stwierdzono w przypadku decyzji GOPS- 5011/O/36/2015 z 12.11.2015 r. Wyjaśniono, iż Strona została poinformowana ustnie o podjęciu decyzji przez pracownika socjalnego podczas wywiadu środowiskowego, jednak nie zostało to zapisane w wywiadach z powodu uznania przez pracowników socjalnych za oczywiste, że samo udanie się na wywiad i poinformowanie strony w jakim celu sporządzany jest wywiad jest wszczęciem postępowania. Poinformowanie strony o wszczęciu postępowania wydłużyłoby czas do przyznania pomocy. Zgodnie z art. 61 4 k.p.a.: O wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Przy czym istotnym jest, że jedną z zasad obowiązujących w postępowaniu administracyjnym jest zasada pisemności. Zgodnie bowiem z art. 14 1 k.p.a.: Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego [ ] ; W przypadku wszczęcia z urzędu postępowania o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej, zawiadamianie o tym fakcie strony, zgodnie z art. 61 4 k.p.a. Powyższe zalecenie należy realizować na bieżąco, od dnia otrzymania niniejszego 12. W Podstawach prawnych decyzji przywoływano nieadekwatne przepisy do przyznawanych świadczeń: GOPS-5012/C/49/3/2015 z 7 maja 2015 dot. specjalnego zasiłku celowego w podstawie przywołano zarówno art.39 dotyczący zasiłku celowego, jak i 41 ust.1 ustawy o pomocy społecznej dotyczący specjalnego zasiłku celowego. Podobnie postąpiono w przypadku decyzji: GOPS-5012.C.142.2015 z 9 listopada 2015, GOPS- 5012/C/138/2015 z 26 października 2015 r.; GOPS-5023/D/89/2015 z 9 lipca 2015 r. dot. świadczenia pieniężnego na zakup żywności w ramach Programu dożywiania w podstawie prawnej przywołano art.48 ust.4 i 5 ustawy o pomocy społecznej, odnoszący się do pomocy w formie gorącego posiłku. Podobnie postąpiono w przypadku decyzji: GOPS-5023/D/91/2015 z 11 września 2015, GOPS-5023/D/95/2015 z 7 października 2015, GOPS- 5023/D/3/2/2015 z 26 czerwca 2015.

- 10-1) W podstawach prawnych decyzji przyznających specjalny zasiłek celowy, przywoływanie przepisów prawa odnoszących się bezpośrednio do tego świadczenia, w tym przypadku art. 41 ustawy o pomocy społecznej, natomiast w przypadku zasiłku celowego art. 39 ustawy o pomocy społecznej 2) W przypadku świadczeń pieniężnych na zakup żywności lub posiłku, nie przywoływanie przepisów prawa odnoszących się bezpośrednio do świadczenia niepieniężnego tj. gorącego posiłku. Powyższe zalecenie należy realizować na bieżąco, od dnia otrzymania niniejszego 13. Jak ustalono w toku kontroli, Gmina otrzymała dofinansowanie posiłku powyżej 60% kosztu realizacji zadania. Dożywianie w formie gorącego posiłku prowadzone jest we wszystkich placówkach oświatowych na terenie gminy, natomiast w sprawozdaniu z realizacji programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania za okres I-XII 2015 w dziale III wiersz 4 wpisano, iż 32 dzieci otrzymywała pomoc w formie mleka, bułek, kanapki. Jak wyjaśniono: [ ] Na etapie sprawdzania sprawozdania wygenerowanego przez program dziedzinowy pracownik ręcznie dokonuje korekty danych, głównie posiłków finansowanych w całości ze środków własnych tj. zawartych w wierszu 4 w dziale III sprawozdania, które powinny zostać usunięte poza programem Pomoc państwa w zakresie dożywiania. Została dokonana korekta kosztu tych posiłków, natomiast nie została usunięta liczba posiłków ; Wzmocnienie nadzoru nad sposobem sporządzania sprawozdawczości dot. programu dożywiania realizowanego przez GOPS. TERMIN REALIZACJI Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, od dnia otrzymania niniejszego Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, koniecznym jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie. Jako osoba kierująca jednostką organizacyjną pomocy społecznej ośrodkiem pomocy społecznej, który zgodnie z art. 110 ustawy o pomocy społecznej jest powołany do realizacji zadań pomocy społecznej, jest Pani osobą odpowiedzialną za ewentualne nieprawidłowości w jego działaniu. Informuję, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Pani uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję Panią Kierownik, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Pani uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie na gruncie art. 128 ust. 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej jest Pani zobowiązana: w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków; w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z ich uwzględnienia.

- 11 - Niezależnie od powyższego, proszę o zawiadomienie mnie o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań w ciągu 30 dni od otrzymania niniejszego Proszę o powiadomienie mnie o wykonaniu poszczególnych zaleceń pokontrolnych w terminie 14 dni od momentu wykonania każdego z nich, jeżeli informacja o ich wykonaniu nie zostanie zawarta w zawiadomieniu o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, a także jeśli wskazano inny termin wykonania zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego Małgorzata Lechowicz I Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: - Wójt Gminy Drwinia