ZARZĄDZENIE NR 85/2015 BURMISTRZA ŁASKU z dnia 20 kwietnia 2015 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Na podstawie art. 31 art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2013, poz. 594, poz.645, poz.1318, z 2014 r. poz.379, 1072)), art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 rachunkowości (Dz. U. 2013 r., poz. 330, poz.613, z 2014r. poz. 768, poz. 1100, z 2015 r. poz. 4) oraz art. 53 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, poz. 938, poz.1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1877) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania do stosowania w Urzędzie Miejskim w Łasku stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych obowiązków do zapoznania się z w/w Instrukcją i przestrzegania zawartych w niej postanowień. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 1
Załącznik do Zarządzenia Nr 85/2015 Burmistrza Łasku z dnia 20 kwietnia 2015 r. INSTRUKCJA ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Łasku 1. 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja i kontrola obrotu drukami mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki stają się drukami ścisłego zarachowania od momentu wpisania ich do księgi druków ścisłego zarachowania, w której rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania ( wzór stanowi załącznik nr 1). 2. 1. W Urzędzie Miejskim w Łasku stosowane i ewidencjonowane są niżej wymienione rodzaje druków ścisłego zarachowania: 1) arkusze spisu z natury, 2) kwitariusze przychodowe K-103 3) bloczki KP (opłata targowa, usługi poligraficzne) 4) karty drogowe, 5) zaświadczenia 6) odpisy 2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 3. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, 2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapisów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, 3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 4. Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są pracownicy, którym kierownik powierzył obowiązki w zakresie czynności. Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 1
5. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikom odpowiedzialnym za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 3. 1. Oznaczenie druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: 1) każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, 2) na arkuszu spisu z natury obok numeru pracownik odpowiedzialny za ewidencję druków stawia swój podpis. 2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): 1) numer kolejny bloku, 2) numer kart bloku od nr... do nr..., 3. Poszczególne bloczki KP należy numerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. 4. Przed wydaniem kwitariusza K-103 wpisywana jest data wydania. 5. Po wyczerpaniu bloku kwitariusza K-103 na okładce należy wpisać okres, w którym kwitariusz został zwrócony. 6. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji, nieposiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń. 4. 1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać:,,księga zawiera... stron, kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz głównego księgowego lub jego zastępcy. 2. W Urzędzie Stanu Cywilnego w związku z małą ilością zapisów dopuszcza się możliwość prowadzenia ewidencji dla zaświadczeń i odpisów w tej samej księdze - pod warunkiem prowadzenia ewidencji na odrębnych stronach, opisanych w nagłówku rodzajami druków. 5. 1. Podstawą zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania jest: 1) dla przychodu kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia, 2) dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, 2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można było odczytać i wpisać zapis prawidłowy zgodnie Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 2
z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 6. 1. Całkowicie zużyte bloczki druków ścisłego zarachowania przechowywane są w wydziałach, w których są prowadzone książki tych druków, a następnie przekazywane do archiwum zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, 2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji,,anuluję wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki o ile są broszurowe należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. 7. 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Zespół spisowy jest obowiązany ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania.w arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serię i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo odbiorczym ( załącznik nr 2 ) 8. 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania pracownik, któremu powierzono gospodarkę drukami ścisłego zarachowania niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki. 2. Zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinno zawierać następujące dane: 1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, 2) dokładne cechy zagubionych druków numer, seria, rodzaj 3) datę zaginięcia druków, 4) okoliczność zaginięcia druków, 5) miejsce zaginięcia druków. 3. Stały zespół spisowy przeprowadza spis z natury druków ścisłego zarachowania zakończony protokołem (w związku z zaginięciem, zagubieniem, kradzieżą ), załącznik nr 3 4. W uzasadnionych wypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa należy zawiadomić policję. 9. 1. Druki, które utraciły swoją aktualność, druki uszkodzone podlegają likwidacji 2. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie. 3. Komisję kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji powołuje Burmistrz. Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 3
4. W skład komisji wchodzą co najmniej 3 osoby ( nie może wchodzić osoba odpowiedzialna za ewidencję druków). 5. Zadaniem komisji jest : 1) dokonanie oględzin na wniosek osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania zgłoszone do likwidacji, po pisemnej akceptacji kierownika komórki wnioskującej ( załącznik nr 4). 2) sporządzenie protokołu zakwalifikowania druków ścisłego zarachowania jako nieaktualne, zużyte lub anulowane ( załącznik nr 5 ) 3) sporządzenie protokołu likwidacyjnego z przeprowadzonej likwidacji druków ścisłego zarachowania ( załącznik nr 6) 4) Dokonanie fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania. 6. Po zatwierdzeniu protokołu przez kierownika jednostki, druki zakwalifikowane do likwidacji są przez komisję likwidacyjną pocięte na niszczarce. Oryginał protokołu jest przekazany do osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, dokument ten stanowi podstawę do wyksięgowania zlikwidowanych druków ścisłego zarachowania z ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania. 10. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z niniejszą instrukcją i do przestrzegania. Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 4
Załącznik nr 1 do instrukcji WZÓR - KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Założona dnia Zakończona dnia.. L.p Data TREŚĆ (od kogo otrzymano lub komu wydano) Seria i numer Ilość Pokwitowanie odbioru dokumentu Przychód Rozchód Stan Data i podpis Adnotacje dot. zwrotu druków Ilość niezuż. druków 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Księga zawiera. stron ponumerowanych Łask, dnia... Główny księgowy Kierownik Jednostki ( pieczęć ) Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 5
Protokół Nr zdawczo odbiorczy druków ścisłego zarachowania Załącznik nr 2 do instrukcji Zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia Nr Burmistrza Łasku z dnia... w składzie osobowym: 1.. 2.. 3.. uczestniczył w przekazaniu przyjęciu druków ścisłego zarachowania, zaewidencjonowanych w księdze druków ścisłego zarachowania wraz z księgą druków ścisłego zarachowania między osobami materialnie odpowiedzialnymi: 1. osoba przekazująca imię i nazwisko 2. osoba przyjmująca.. imię i nazwisko Niniejszym protokołem przekazania przyjęcia podlegają druki ścisłego zarachowania:................ Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach. Zespół spisowy podpis osoby przekazującej podpis osoby przyjmującej....... Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 6
Protokół Nr Załącznik nr 3 do instrukcji z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania (w związku z zaginięciem, zagubieniem, kradzieżą ) przeprowadzonej w dniu. przez stały zespół spisowy w składzie: 1.... 2... 3.. ( imię i nazwisko) (stanowisko) Zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia Nr..Burmistrza Łasku z dnia.. dokonał spisu z natury w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania -.... W toku inwentaryzacji spisano następujące druki: Lp. Nazwa druku Seria i nr ilość Uwagi Stwierdzono różnicę pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do druków:.......... Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach.. ( podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania ) 1. 2. 3. ( podpisy zespołu spisowego). Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 7
... pieczątka jednostki wnioskującej Załącznik nr 4 do instrukcji sporządzony przez: WNIOSEK o przeprowadzenie likwidacji druków ścisłego zarachowania Łask, dnia........ (nazwisko, imię, stanowisko osoby prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania w jednostce) 1. Nazwa druku ścisłego zarachowania:... 2. Opis stanu technicznego:. 3. Uzasadnienie powodu likwidacji:........... (podpis osoby sporządzającej wniosek)... (podpis kierownika komórki wnioskującej) Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 8
Załącznik nr 5 do instrukcji Protokół Nr. Komisji likwidacyjnej w sprawie zakwalifikowania druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu. przez komisję w składzie: 1..... 2.. 3.. 4.. Komisja działająca na podstawie Zarządzenia Nr Burmistrza Łasku z dnia... oraz na podstawie zgłoszonego wniosku z dnia..... przez.. o przeprowadzenie likwidacji druków ścisłego zarachowania, po dokonaniu oceny, zalicza je jako..... ( nieaktualne, zużyte lub anulowane ) Do likwidacji przeznaczone są następujące druki: Lp. Nazwa druku Seria i nr ilość Uwagi Podpisy członków komisji: 1 2 3 4.. Podpis kierownika jednostki Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 9
Komisja likwidacyjna w składzie: Protokół Nr. likwidacji druków ścisłego zarachowania 1..... - przewodniczący 2.. - zastępca przewodniczącego 3.. - członek 4.. - członek Załącznik nr 6 do instrukcji dokonała w dniu. oceny niżej wymienionych druków ścisłego zarachowania i stwierdziła, że z uwagi na (nieaktualne, zniszczone, anulowane).. nadają się one do fizycznej likwidacji przez.... W związku z powyższym w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania ( imię i nazwisko ) w dniu dokonano fizycznej likwidacji następujących druków: Lp. Nazwa druku Seria i nr ilość Uwagi Protokół zakończono na pozycji.. Uwagi....... (data i podpis osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania) Komisja likwidacyjna: 1 2 3 4 DECYZJĘ KOMISJI ZATWIERDZAM:.... Podpis kierownika jednostki Id: CB05ACF7-120A-4BFB-AF64-79A4C4632414. Przyjęty Strona 10