REGULAMIN I CENNIK USŁUG ARCHIWALNYCH ŚWIADCZONYCH W ARCHIWUM UNIWERSYTECKIM KATOLICKIEGO UNIWERSYTETU LUBESLKIEGO JANA PAWŁA II Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Cennik określa zasady świadczenia przez Archiwum Uniwersyteckie KUL usług archiwalnych określonych w art. 16 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z późn. zm.) 2. Ilekroć w cenniku jest mowa o: a) Archiwum należy przez to rozumieć Archiwum Uniwersyteckie KUL b) ustawie archiwalnej należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z późn. zm.) c) materiałach archiwalnych należy przez to rozumieć materiały archiwalne określone w art. 1 ustawy archiwalnej oraz dokumentację niearchiwalną, przechowywane w Archiwum Uniwersyteckim KUL. Rozdział II Czynności niebędące usługami archiwalnymi 4. Postanowień cennika nie stosuje się do niestanowiących działalności usługowej Archiwum: a) wydawania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia, z zastrzeżeniem rozdziału IV cennika; b) czynności z zakresu bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych w rozumieniu ustawy archiwalnej. Rozdział III Usługi archiwalne
5. Archiwum świadczy usługi archiwalne w zakresie: a) wyszukiwania materiałów archiwalnych i prowadzenia kwerend, b) kopiowania materiałów archiwalnych i własnych zbiorów bibliotecznych z zastosowaniem różnych technik reprodukcyjnych, w szczególności w postaci kserokopii i wydruków, c) digitalizacji materiałów archiwalnych (skanowanie, fotografia cyfrowa), d) przygotowywania materiałów archiwalnych do reprodukcji przez użytkownika. Rozdział IV Szczególne zasady zastosowania cennika 6. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz równorzędnych z nimi dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego (uwierzytelnionych kopii) Archiwum może kwalifikować wyszukiwanie dokumentów jako płatną usługę archiwalną, jeśli wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy lub przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania określonego przezeń dokumentu albo innych danych niezbędnych do identyfikacji dokumentu, a ich ustalenie przez archiwum wymaga znacznego nakładu pracy. 7. Za wykonanie uwierzytelnionych kopii, równorzędnych w obrocie prawnym z zaświadczeniami pobierana jest należność w wysokości 50% stawki podstawowej. 8. Zwalnia się od opłat wykonywanie kopii zamawianych do własnych celów urzędowych przez sądy, organy prokuratury, polskie urzędy konsularne oraz inne organy władzy publicznej. 9. Kopie zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne w Rzeczypospolitej Polskiej wykonywane są na zasadach ogólnych, chyba, że umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej. 10. Nieodpłatnie załatwiane są sprawy emerytalno rentowe. Rozdział V Ustalenie zakresu i charakteru świadczeń 11. Usługi archiwalne - z wyłączeniem usług realizowanych w związku z wydawaniem zaświadczeń - świadczone są na podstawie zamówienia, które powinno zawierać dane o
zamawiającym i jego potrzebach oraz szczegółowe określenie przedmiotu usługi, formy zapłaty, a w razie potrzeby również szczególnych wymogów technicznych, według których zamówienie powinno być wykonane. 12. Przed podjęciem czynności z zakresu usług Archiwum winna poinformować wnioskodawcę o odpłatnym charakterze tych świadczeń i określić przybliżoną wysokość końcowej należności oraz uzyskać potwierdzenie przyjęcia kosztów. Rozdział VI Ogólne zasady wykonywania usług reprograficznych 13. Kserokopie, fotografie cyfrowe i skany wykonywane są z materiałów archiwalnych oraz z własnych zbiorów bibliotecznych, które uzyskały akceptację Dyrektora Archiwum. 14. W przypadku reprografii cyfrowej (skany, fotografie cyfrowe) do standardowego zakresu usługi wchodzi wykonanie fotografii (skanu) i jej (jego) udostępnienie w formie pliku graficznego w drodze teletransmisji, a za dodatkową opłatą równą zryczałtowanym kosztom nośnika na płycie CD lub DVD. Nie jest ona pobierana w przypadku dostarczenia nośnika przez zamawiającego. 15. Wydruki fotografii i skanów wykonywane są na życzenie zamawiającego za dodatkową odpłatnością. 16. W przypadku, gdy realizacja zamówienia zgodnie z uzasadnionymi wymogami technicznymi nie leży w możliwościach Archiwum, dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę na ich reprodukcję (kopiowanie, fotografowanie, skanowanie lub filmowanie) przez zamawiającego własnym sprzętem, za opłatą określoną w cenniku. 17. Niedopuszczalne jest samowolne reprodukowanie archiwaliów własnym sprzętem zamawiającego. 18. Archiwum może odmówić wykonania usługi reprograficznej, jeśli na jej realizację nie pozwala stan zachowania materiałów. Rozdział VII Zasady kształtowania cen 19. Kwoty wymienione w załączniku nr 1 mają charakter stawek podstawowych. Do kryteriów branych pod uwagę przy kształtowaniu cen za usługi archiwalne należy w szczególności nasilenie typowych utrudnień wynikających z indywidualnych zamówień, jak również historyczna ranga i stan zachowania kopiowanych materiałów.
20. W przypadku specyficznych utrudnień wynikających z charakteru usługi albo, gdy cena obliczona zgodnie z postanowieniami niniejszego cennika nie zapewniłaby zwrotu kosztów poniesionych przez Archiwum na realizację zamówienia, dyrektor Archiwum może ustalić cenę za wykonanie usługi indywidualnie, w wysokości wyższej od określonej w załączniku nr 1. 21. Do utrudnień wskazanych w ust. 20 zalicza się w szczególności: a) reprodukowanie dokumentów wielkoformatowych, b) reprodukowanie wymagające wielokrotnych zmian ustawienia parametrów (np. niejednakowa skala obrazu, przyciemnienie/rozjaśnienie, kontrast), c) operowanie dokumentami, których stan zachowania wymaga specjalnych środków ostrożności, zabezpieczeń lub zabiegów konserwatorskich. 22. Ceny za usługi reprograficzne świadczone przez Archiwum skalkulowane są z uwzględnieniem zryczałtowanych kosztów ochrony materiałów archiwalnych przed negatywnymi skutkami ich kopiowania. 23. Warunki usług świadczonych na potrzeby publikacji lub prezentacji ustalane są każdorazowo w drodze umowy licencyjnej między dyrektorem Archiwum a zamawiającym. 24. Wprowadza się stawki podstawowe za usługi ( załącznik nr 1). Rozdział VIII Zniżki 25. Od cen podstawowych udzielana jest zniżka w wysokości 50% za usługi reprograficzne świadczone na rzecz pracowników naukowych, studentów KUL oraz pracowników archiwów, w związku z prowadzonymi przez nich pracami badawczymi. 26. Za pracownika naukowego uważa się absolwenta wyższej uczelni, który w zgłoszeniu użytkownika albo w zamówieniu usługi zadeklarował cel naukowy i podał temat pracy. 27. Dyrektor Archiwum może uznać osobę legitymującą się dorobkiem pisarskim, która prowadzi w Archiwum poszukiwania o charakterze naukowym, za spełniającą warunki korzystania z ulgi przysługującej pracownikom naukowym.
ZAŁĄCZNIK NR 1 STAWKI PODSTAWOWE* A. Informacja archiwalna Kwerendy Za każde rozpoczętą godzinę poszukiwań 30 zł B. Usługi reprograficzne Usługi kserograficzne kategoria materiałów cena za 1 stronę format A4 format A3 materiały archiwalne wytworzone do 1959 r. 2 zł 4 zł materiały archiwalne wytworzone po 1959 r. 1 zł 2 zł zbiory biblioteczne 1 zł 2 zł praca dyplomowa autora 0,50 zł 1 zł Fotografia cyfrowa (format oryginału nie większy niż A3) kategoria materiałów cena za 1 fotografię materiały archiwalne wytworzone do 1959 r. 20 zł materiały archiwalne wytworzone po 1959 r. 10 zł Skanowanie Obiekty ikonograficzne rozmiar oryginału rodzaj skanu / cena za 1 obiekt kolorowe odcienie szarości 300 dpi powyżej 300 dpi 300 dpi powyżej 300 dpi A4 lub mniejszy 10 zł 15 zł 5 zł 10 zł powyżej A4 do A3 włącznie 15 zł 20 zł 10 zł 15 zł skany niestandardowe w zależności od stopnia trudności (format do A3) 20 30 zł retusz elektroniczny w zależności od stopnia trudności 10 20 zł
Dokumenty tekstowe kategoria materiałów Format oryginału A4 A3 materiały archiwalne wytworzone do 1959 r. 10 zł 20 zł materiały archiwalne wytworzone po 1959 r. 5 zł 10 zł zbiory biblioteczne 1 zł 2 zł C. Dopłaty Reprografia cyfrowa - opłata za nośnik elektroniczny * Płyta CD lub DVD za każdą sztukę 3 zł * Pobierana w przypadku zlecenia zapisu pliku (skan, fotografia cyfrowa) na nośniku elektronicznym, o ile nie dostarczy go zamawiający Wydruk skanów i fotografii cyfrowych rodzaj wydruku czarno - biały (obiekty ikonograficzne) czarno - biały (dokumenty tekstowe) Format wydruku - cena za 1 stronę A4 4 zł 2 zł Reprodukcja (kopiowanie, skanowanie, fotografowanie, filmowanie) sprzętem zamawiającego za przygotowanie do reprodukcji za każdy obiekt (format nie większy 20 zł niż A3) Prawo do publikacji Publikacja - wydawnictwa periodyczne Publikacja - wydawnictwa do 5000 egz. 20 zł za stronę do 1000 egz. powyżej 5001 egz. 40 zł za stronę powyżej 1001 egz. nieperiodyczne 10 zł za stronę Reprodukcja przeznaczona do 60 zł za stronę prezentacji jednorazowej w RTV lub filmie 20 zł za stronę
Reprodukcja przeznaczona do prezentacji w rozległych sieciach informatycznych Reprodukcja dla celów reklamowych 80 zł za stronę 100 zł za stron * Cennik jest zgodny z zapisami art. 43, ust. 17 i 17a USTAWY z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.)