ZP/KC 19/2016 PRZETARG NIEOGRANICZONY na Usługa wyboru podmiotu uprawnionego do przeprowadzenia audytu wewnętrznego postępowanie prowadzone w trybie art. 70 1 70 5 Kodeksu Cywilnego oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 30 tys. euro obowiązującego w RCKiK w Białymstoku Zatwierdził: Dyrektor RCKiK w Białymstoku Prof. dr hab. n. med. Piotr Marek Radziwon Białystok, dnia 23 września 2016 r.
I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku, ul. M. Skłodowskiej Curie 23, 15-950 Białystok, tel.: 85 74 47 002, faks: 85 74 47 133, strona internetowa: www.rckik.bialystok.pl e-mail: sekretariat@rckik.bialystok.pl godziny urzędowania: od 7 30 do 15 00 od poniedziałku do piątku. II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.) oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 30 000 euro obowiązującego w RCKiK w Białymstoku. Podstawę prawną opracowania Warunków przetargowych stanowią art. 70 1 70 5 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2016 r., poz. 380 j.t.). III. ZAKRES ZAMÓWIENIA 1. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności: 1) oszacowanie ryzyk i wyodrębnienie obszarów ich występowania w Regionalnym Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku oraz ich analiza, 2) opracowanie programu powierzonych zadań audytowych w celu ustalenia zakresu przedmiotowego i podmiotowego zadania oraz narzędzi badawczych, 3) sporządzanie pisemnych sprawozdań z wykonanych zadań audytowych oraz notatek informacyjnych z przeprowadzonych audytów sprawdzających wykonanie zaleceń, w celu dostarczenia Dyrektorowi rzetelnej informacji o wynikach przeprowadzonych czynności audytowych, 4) ustalanie w toku czynności audytowych stanu faktycznego badanych obszarów, z zachowaniem międzynarodowych standardów audytu wewnętrznego, w celu upewnienia się, że badane procesy przebiegają zgodnie z przepisami prawa i procedurami, a ustanowione przez Kierownictwo mechanizmy kontroli zapobiegną występowaniu nieprawidłowości, 5) dokonanie analizy przyczyn i skutków ewentualnych uchybień stwierdzonych w trakcie prowadzonych audytów w celu sformułowania rekomendacji, które przyczynią się do wyeliminowania uchybień bądź udoskonalenia funkcjonowania badanego obszaru, 6) prowadzenie akt bieżących, składających się z dowodów audytowych zebranych w trakcie prowadzonego zadania audytowego oraz opracowań własnych audytora, w celu rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych czynności i uzasadnienia dla przedstawionych ustaleń i rekomendacji, 7) sporządzenie sprawozdań z wykonania planu audytu. 2. W ramach czynności audytorskich, audytor zobowiązany będzie do przeprowadzenia: 1) co najmniej jednego dużego audytu w roku, 2) dwóch audytów doradczych oraz jednego sprawdzającego. 3. Audyt wewnętrzny powinien być realizowany w oparciu o bardzo dobrą znajomość ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, prawa zamówień publicznych, międzynarodowych standardów profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego, standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych oraz zasady funkcjonowania administracji publicznej i umiejętność efektywnego komunikowania się i analitycznego myślenia. 4. Nazwa i kod określony według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) dla niniejszego przedmiotu zamówienia: 79212200-5 Usługi audytu wewnętrznego 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Uczestnika przetargu części lub całości zamówienia podwykonawcy. IV. TERMIN I SPOSÓB REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Okres zatrudnienia: co najmniej 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. 2. Forma zatrudnienia: umowa cywilna. 2
V. OPIS WYMAGAŃ UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Audytorem wewnętrznym może być osoba fizyczna lub podmiot, o którym mowa w art. 279 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, który jednocześnie spełnia warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885), tj.: 1) posiada obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 2) posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; 3) nie był karany za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4) posiada wyższe wykształcenie; 5) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego: a. jeden z certyfikatow: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub b. złożony w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym, egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub c. posiada uprawnienia biegłego rewidenta, lub d. ma dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych; Za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa w pkt 5) lit. d), uważa się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu, związanych z: a. przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego; b. realizacją przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, o których mowa w ustawie z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 41, poz. 214, z późn. zm.); c. nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2012 r., poz. 1701, 1529 i 1544). VI. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: 1. Formularz oferty sporządzony zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do Warunków przetargowych. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (jeżeli dotyczy). 3. Kopie dokumentów potwierdzających: wykształcenie, wymagane uprawnienia, doświadczenie, certyfikaty. 4. Oświadczenie Uczestnika przetargu o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych. 5. Oświadczenie Uczestnika przetargu o niekaralności. 6. Oświadczenie Uczestnika przetargu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. VII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Uczestnik przetargu związany jest złożoną ofertą przez okres 30 dni licząc od dnia, w którym upływa termin składania ofert. 3
VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Uczestnik przetargu może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Uczestnika przetargu. 2. Oferta winna zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia i załączniki, o których mowa w Warunkach przetargowych. 3. Formularz oferty oraz pozostałe dokumenty winne być przygotowane przez Uczestnika przetargu w treści zgodnej z Warunkami przetargowymi. 4. Oferta winna być sporządzona na piśmie (ręcznie lub w postaci wydruku komputerowego), w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Uczestnika przetargu. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą. Dopuszcza się używanie w ofercie oraz innych dokumentach określeń obcojęzycznych w zakresie określonym w art. 11 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224 j.t.). 5. Formularz oferty oraz oświadczenia, o których mowa w rozdz. VI Warunków przetargowych, z wyłączeniem pkt 2), winne być złożone w formie oryginału. 6. Dokumenty, o których mowa w rozdz. VI ust. 3 Warunków przetargowych, złożone w formie kopii muszą być opatrzone na każdej zapisanej stronie klauzulą za zgodność z oryginałem. Poświadczenie zgodności z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu. 7. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu w sytuacji, gdy złożona przez Uczestnika przetargu kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 8. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Uczestnika przetargu. Upoważnienie do podpisania powyższych dokumentów musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Uczestnika przetargu. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację, np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny (z podaniem imienia i nazwiska). Jeżeli z dokumentu określającego status prawny Uczestnika przetargu lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Uczestnika przetargu upoważnionych jest łącznie dwie lub więcej osób, dokumenty składające się na ofertę muszą być podpisane przez wszystkie te osoby. 9. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę i składająca w imieniu Uczestnika przetargu oświadczenia i inne pisma nie jest osobą upoważnioną na podstawie aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo innego dokumentu załączonego do oferty, Uczestnik przetargu zobowiązany jest przedstawić stosowne Pełnomocnictwo, które w swej treści jednoznacznie wskazywać będzie uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (kopia pełnomocnictwa winna być poświadczona notarialnie). 10. Zaleca się, aby każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez Uczestnika przetargu. Wszystkie zmiany w treści oferty, a w szczególności przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, itp. winne być podpisane lub parafowane przez Uczestnika przetargu. 11. Zaleca się, aby strony oferty były ze sobą trwale połączone i kolejno ponumerowane. 12. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 13. Dokumenty zastrzeżone. 1) Wszystkie dokumenty złożone w prowadzonym postępowaniu są jawne za wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, które Uczestnik przetargu, nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Uczestnik przetargu nie może zastrzec informacji, o których mowa w rozdz. IX ust. 2 pkt 4) Warunków przetargowych. Zastrzeżone dokumenty Uczestnik przetargu zobowiązany jest wydzielić w wybrany przez siebie sposób, zapewniający zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa. Tak wydzielonych informacji Zamawiający nie będzie ujawniał, chyba że zastrzeżone w ofercie informacje nie 4
stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa lub są jawne na podstawie odrębnych przepisów w takim przypadku informacje te będą podlegały udostępnieniu na takich samych zasadach jak pozostałe niezastrzeżone dokumenty. 2) Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji poprzez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. 3) Jeżeli Uczestnik przetargu nie wykaże, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, tj. nie dostarczy dokumentów potwierdzających podjęcie przez Uczestnika przetargu działań mających na celu zachowanie zastrzeżonych informacji w poufności, Zamawiający odtajni je jako bezprawnie zastrzeżone. 14. Oferty niespełniające wymogów określonych w Warunkach przetargowych będą odrzucone. 1) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jest niezgodna z warunkami przetargu, b) została złożona przez Uczestnika przetargu niespełniającego wymagań Zamawiającego, c) zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych lub błędów rachunkowych. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Miejsce i termin składania ofert. 1) Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać pocztą albo przesyłką kurierską na adres: Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku, kod 15-950, ul. M. Skłodowskiej-Curie 23, pokój nr 201 (Sekretariat). Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę i godzinę wpływu oferty do Zamawiającego w miejsce wskazane jak wyżej. 2) Termin składania ofert upływa dnia 31 października 2016 roku o godz. 11 00. 3) Oferty otrzymane przez Zamawiającego po tym terminie zostaną niezwłocznie zwrócone bez otwierania. 4) Oferty podlegają rejestracji przez Zamawiającego. Każda przyjęta oferta zostanie opatrzona adnotacją określającą dokładny termin przyjęcia oferty, tzn. datę kalendarzową oraz godzinę i minutę, w której została przyjęta. Do czasu otwarcia ofert będą one przechowywane w sposób gwarantujący ich nienaruszalność. 5) Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu/kopercie, w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. 6) Koperta/opakowanie zawierająca/-e ofertę winna/-o być zaadresowane na Zamawiającego, na adres: Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku ul. M. Skłodowskiej-Curie 23 15-950 Białystok pokój nr 201 oraz posiadać pieczęć Uczestnika przetargu i oznaczenie: Oferta na: Usługę wyboru podmiotu uprawnionego do przeprowadzenia audytu wewnętrznego ZP/KC-19/2016 a także: Nie otwierać przed dniem 31 października 2016 r. o godz. 11 15. Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z ww. opisem (tj. potraktowanie oferty jako zwykłej korespondencji, niedostarczenie jej na miejsce składania ofert w terminie określonym w Warunkach przetargowych lub przedwczesne, przypadkowe otwarcie ofert) ponosi Uczestnik przetargu. 7) Zmiana lub wycofanie oferty: a) Uczestnik przetargu może zmienić lub wycofać złożoną przez siebie ofertę, 5
b) zmiana lub wycofanie złożonej oferty jest skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przez Uczestnika przetargu przed upływem terminu składania ofert, c) w przypadku zmiany oferty, Uczestnik przetargu składa pisemne oświadczenie, iż zmienia ofertę, określając zakres i rodzaj tych zmian, a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za sobą konieczność wymiany, czy też przedłożenia nowych dokumentów, Uczestnik przetargu winien te dokumenty złożyć. Powiadomienie o zmianie oferty winno być przygotowane, opakowane (w zaklejonej kopercie) i zaadresowane w ten sam sposób co oferta wraz z podaną nazwą i adresem Uczestnika przetargu, z dodatkową adnotacją ZMIANA, d) w przypadku wycofania oferty, Uczestnik przetargu składa pisemne oświadczenie, iż wycofuje ofertę. Powiadomienie o wycofaniu oferty winno być przygotowane, opakowane (w zaklejonej kopercie) i zaadresowane w ten sam sposób co oferta wraz z podaną nazwą Uczestnika przetargu, z dodatkową adnotacją WYCOFANE. 2. Miejsce i termin otwarcia ofert. 1) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 31 października 2016 r. o godz. 11 15, w siedzibie Zamawiającego, pokój nr 203 (sala seminaryjna). 2) Otwarcie ofert jest jawne. Uczestnicy przetargu mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert. 3) Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4) Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi nazwy Uczestników przetargu, ich adresy oraz informacje dotyczące ceny. 5) W przypadku, gdy Uczestnik przetargu nie był obecny na otwarciu ofert, Zamawiający na jego pisemny wniosek prześle mu informacje, o których mowa w pkt 3) i 4). X. CENA OFERTY 1. W Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 1 do Warunków przetargowych, należy podać cenę (wartość) całkowitą brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia liczbowo i słownie. 2. Cena (wartość) oferty brutto musi być wyrażona w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Cena (wartość) oferty brutto musi obejmować wszelkie koszty i obciążenia powstałe w wyniku realizacji przedmiotu zamówienia. 4. Tak wyznaczona całkowita cena (wartość) brutto oferty będzie podlegała ocenie. XI. ISTOTNE POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI UMOWY 1. Zamawiający zleca a Uczestnik przetargu przyjmuje do wykonania zamówienie obejmujące przeprowadzenie audytu wewnętrznego w Regionalnym Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku, którego zakres określony został w rozdz. III Warunków przetargowych. 2. Przedmiot umowy realizowany będzie przez okres co najmniej 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. 3. Zamawiający zobowiązany jest do: 1) udostępnienia Uczestnikowi przetargu lub osobom działającym z ramienia Uczestnika przetargu wszelkich dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy; 2) udzielania wyczerpujących informacji i wyjaśnień; 3) współdziałania z Uczestnikiem przetargu lub osobami działającymi z ramienia Uczestnika przetargu w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonania umowy; 4) określenia sposobu postępowania z dokumentami, w tym także w formie elektronicznej wytworzonych do celów prowadzenia audytu wewnętrznego, tak aby zapewnić ich dostępność, ochronę przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 4. Za wykonanie przedmiotu umowy, Uczestnik przetargu otrzyma wynagrodzenie w kwocie brutto (wraz z.. % podatkiem VAT) w wysokości: (słownie:.. zł), wartość netto:... zł. 5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, zostało określone na podstawie oferty Uczestnika przetargu z dnia... Uczestnik przetargu ponosi pełną odpowiedzialność za skalkulowanie wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy. 6
6. W wynagrodzeniu określonym w ust. 1 mieszczą się wszelkie płatności wobec Skarbu Państwa oraz koszty niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. 7. Cena jednostkowa netto przedmiotu umowy, określona w ust. 4, nie ulegnie podwyższeniu w okresie obowiązywania umowy. 8. Płatność wynagrodzenia nastąpi po wykonaniu przedmiot umowy, w terminie 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury na konto Uczestnika przetargu wskazane na fakturze/rachunku. 9. Na fakturze/rachunku Uczestnik przetargu winien stosować nazewnictwo zgodnie ze złożoną ofertą i umową. 10. Jako datę zapłaty faktury/rachunku rozumie się datę złożenia przez Zamawiającego dyspozycji zapłaty i obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 11. W przypadku niedotrzymania terminu zapłaty przez Zamawiającego, Uczestnik przetargu ma prawo do odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki w zapłacie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 12. Wszelkie rozliczenia prowadzone będą w PLN. 13. Zamawiający obciąży Uczestnika przetargu karą umowną w przypadku: 1) odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub w części z powodu okoliczności, za które odpowiada Uczestnik przetargu lub gdy Uczestnik przetargu odstąpi od wykonywania całości umowy lub jej części z własnej winy lub woli w wysokości 15% wartości brutto wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 4; 2) gdy Zamawiający wypowie umowę w trybie ust. 14 w wysokości 10% wartości brutto wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 4; 3) niezrealizowania przedmiotu umowy w terminie określonym w ust. 2 w wysokości 0,2% wartości brutto wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 4 za każdy dzień zwłoki. 14. W przypadku, gdy szkoda z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przekroczy kwotę kar umownych, Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia roszczeń uzupełniających. 15. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku: 1) wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach; 2) * ogłoszenia likwidacji Uczestnika przetargu (za wyjątkiem likwidacji przeprowadzonej w celu przekształcenia lub restrukturyzacji); 3) * wydania nakazu zajęcia istotnej części majątku Uczestnika przetargu, mającej wpływ na realizację przedmiotu umowy. 16. Zamawiający zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego nienależytego wykonania lub niewykonania umowy, czyniącego dalsze jej kontynuowanie bezprzedmiotowym. 17. Odstąpienie od umowy/wypowiedzenie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie z podaniem podstaw prawnych i faktycznych odstąpienia/wypowiedzenia. 18. * W stosunkach pomiędzy Zamawiającym a Uczestnikiem przetargu na tle realizacji przedmiotu umowy wspólnie (konsorcjum) w zakresie realizacji umowy obowiązują zasady: 1) solidarnej odpowiedzialności Uczestników przetargu (uczestników konsorcjum) za całość podjętych w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązań wynikających z umowy, niezależnie od procentowego lub rzeczowego udziału każdego z nich w realizacji przedmiotu zamówienia, 2) reprezentacji jednego z Uczestników przetargu (uczestników konsorcjum lidera) ze skutkiem dla pozostałych, rozumianej jako wyłączne uprawnienie i obowiązek do składania i przyjmowania dokumentów i oświadczeń powstałych na tle realizacji umowy. 19. Uczestnik przetargu oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść umowy, a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r., poz. 352 z późn. zm.), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy, z zastrzeżeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. 20. Uczestnik przetargu wyraża zgodę na udostępnienie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 19, zawartych w umowie danych go dotyczących, w zakresie obejmującym imiona i nazwiska osób realizujących przedmiot zamówienia. 7
21. Wszelkie dyskusje, kontrowersje lub różnice w interpretacji, które mogą wyniknąć z umowy, Strony skłonne są prowadzić i rozwiązywać na zasadach wzajemnego zrozumienia. 22. Wszelkie kwestie sporne nie mogące znaleźć rozwiązania na drodze polubownej, zostaną poddane do rozstrzygnięcia właściwym rzeczowo sądom powszechnym w Białymstoku. 23. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za przebieg realizacji umowy będzie..., tel.... 24. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za przebieg realizacji umowy będzie..., tel.... 25. Uczestnik przetargu zobowiązuje się do bezwzględnego przestrzegania zasady tajności wszelkich danych i informacji (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych), które zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego. 26. Wszelkie uzgodnienia dotyczące przedmiotu umowy zawarte są w przedmiotowej umowie. Jakiekolwiek inne uzgodnienia będą ważne jedynie wówczas, gdy określone zostaną w formie pisemnej i podpisane przez obie Strony. 27. Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. * jeżeli dotyczy XII. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT 1. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium oceny ofert: Cena 100% 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta niepodlegająca odrzuceniu i spełniająca wszystkie wymogi formalne i merytoryczne, która uzyska najwyższą liczbę punktów w przyjętym kryterium. Najwyższą liczbę punktów (100 pkt) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna oferta odpowiednio mniejszą liczbę punktów (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) obliczoną według następującego wzoru: Najniższa cena brutto zaproponowana w ofercie Liczba punktów badanej oferty = ------------------------------------------------------------ x 100% x 100 Cena brutto badanej oferty 3. Za najkorzystniejszą obejmująca realizację całości zamówienia oraz spełniająca wszystkie wymogi formalne określone w Warunkach przetargowych. XIII. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający udzieli zamówienia Uczestnikowi przetargu, którego oferta będzie spełniała wszystkie wymogi określone w Warunkach przetargowych oraz zaoferuje najniższą cenę. 2. Niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zawiadomi Uczestników przetargu, którzy złożyli oferty o wyborze oferty najkorzystniejszej, podając nazwę, siedzibę i adres Uczestnika przetargu, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, jak też zamieści ww. informacje na własnej stronie internetowej i tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie. 3. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia niezwłocznie po przekazaniu informacji o wyborze oferty. 4. Istotne postanowienia umowy zawarte są w rozdz. XI Warunków przetargowych. 5. Zamawiający poinformuje Uczestnika przetargu odrębnym pismem o terminie i miejscu podpisania umowy. 6. Osoby reprezentujące Uczestnika przetargu, przy podpisywaniu umowy, winne przedstawić Zamawiającemu dokumenty, potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie wynika z dokumentów załączonych do oferty (np. aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, pełnomocnictwa, itp.). 8
XIV. OPIS SPOSOBU POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z UCZESTNIKAMI PRZETARGU WRAZ ZE WSKAZANIEM PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO OSÓB UPRAWNIONYCH DO KONTAKTÓW 1. Informacje o sposobie porozumiewania się z Zamawiającym. 1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 2) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (dokumenty) Zamawiający i Uczestnicy przetargu mogą przekazywać na nr faksu: 85 74 47 133 lub drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@rckik.bialystok.pl, z zastrzeżeniem pkt 3) zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. 3) Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. 4) W przypadku oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji (dokumentów) przekazanych przez Zamawiającego za pomocą faksu lub drogą elektroniczną Uczestnik przetargu niezwłocznie potwierdzi, w tej samej formie, fakt ich otrzymania na numer faks: 85 74 47 133 lub na adres e-mail: sekretariat@rckik.bialystok.pl 5) W przypadku braku potwierdzenia przez Uczestnika przetargu otrzymania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji (dokumentów), o których mowa w pkt 4), Zamawiający uzna, iż zostały one doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Uczestnika przetargu z ich treścią w dniu i godzinie nadania oraz że były czytelne. 2. Wyjaśnienia treści Warunków przetargowych. 1) Uczestnik przetargu może zwrócić się do Zamawiającego z pisemną prośbą o wyjaśnienie treści Warunków przetargowych, jednak nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Wniosek winien być złożony z zachowaniem formy pisemnej oraz w wersji edytowalnej przesłany drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@rckik.bialystok.pl. 2) Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Warunków przetargowych wpłynie do Zamawiającego po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 1), Zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania. 3) Ewentualna zmiana terminu składania ofert nie powoduje przesunięcia terminu, o którym mowa w pkt 1), po upływie którego Zamawiający może pozostawić wniosek o wyjaśnienie treści Warunków przetargowych bez rozpoznawania. 4) Zamawiający jednocześnie przekazuje treść zapytań wraz z odpowiedziami wszystkim Uczestnikom przetargu, którym przekazano Warunki przetargowe bez ujawniania źródeł zapytania oraz zamieszcza taką informację na własnej stronie internetowej www.rckik.bialystok.pl w zakładce Zamówienia publiczne. 5) Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania. 3. Wyjaśnienia w toku badania i oceny ofert. 1) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wezwać Uczestników przetargu do uzupełnienia odpowiednich oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub pełnomocnictw. Uzupełniane oświadczenia i dokumenty winne potwierdzać spełnianie przez Uczestnika przetargu warunków udziału w postępowaniu nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. 2) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Uczestników przetargu wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie przez Uczestników przetargu warunków udziału w postępowaniu. 5. Ze strony Zamawiającego osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Uczestnikami przetargu są: Teresa Czerechowska, tel. 85 745 63 51; Grażyna Cieślak, tel. 85 745 63 39 oraz Marta Stocka, Aneta Kiersnowska, tel. 85 745 63 42. XV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) zakończenia przetargu na każdym jego etapie, bez wybrania którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyny, 2) zmiany zapisów Warunków przetargowych oraz terminu składania ofert, 9
3) żądania uzupełnienia oferty lub wyjaśnienia jej treści, poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych i/lub pisarskich oraz złożenia ofert dodatkowych, 4) unieważnienia postępowania w przypadku gdy: - w postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta, - w postępowaniu nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, - oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia. 2. Uczestnicy przetargu mają prawo wglądu do treści protokołu oraz ofert w trakcie prowadzonego postępowania, z wyjątkiem dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 3. Zamawiający udostępnia protokół postępowania i oferty na pisemny wniosek Uczestnika przetargu. 4. Udostępnienie nastąpi poprzez wgląd w miejscu i terminie oraz w obecności wyznaczonego pracownika Zamawiającego (wyłącznie w siedzibie Zamawiającego i w godzinach jego urzędowania). 5. Zamawiający wyznaczy zakres udostępnianych dokumentów. 6. Wnioskodawca w trakcie wglądu nie może, bez zgody Zamawiającego, samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu, treści złożonych ofert. 7. Zamawiający dopuszcza możliwość odpłatnego kopiowania dokumentów, przy czym koszt skopiowania jednej strony wynosi 0,40 zł. 8. W sprawach nieuregulowanych Warunkami przetargowymi zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2016 r., poz. 380 j.t.). Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz oferty 10
Załącznik nr 1 do Warunków przetargowych (wzór). (pieczęć Wykonawcy) Regionalne Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku ul. M. Skłodowskiej - Curie 23 15-950 Białystok FORMULARZ OFERTY Dane Uczestnika przetargu/uczestników przetargu w przypadku oferty wspólnej * Nazwa:... Adres: ul..... Kod:... miasto:... województwo:... Adres do korespondencji (wypełnić, jeżeli jest inny niż adres siedziby)... Numer telefonu:.... Numer faksu, na który Zamawiający ma przesyłać korespondencję:.... Adres e-mail, na który Zamawiający ma przesłać korespondencję: Osoba upoważniona do kontaktów, tel... NIP:..., REGON:... * w przypadku oferty wspólnej, np. konsorcjum, spółki cywilnej, należy podać dane dotyczące wszystkich Uczestników przetargu wspólnie ubiegających się o zamówienie oraz dane pełnomocnika. Odpowiadając na ogłoszenie o zamówieniu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie art. 70 1 70 5 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2016 r., poz. 380 j. t.) na Usługę wyboru podmiotu uprawnionego do przeprowadzenia audytu wewnętrznego - znak postępowania: ZP/KC - 19/2016. 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Warunkami przetargowymi, nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń i przyjmujemy warunki w nich zawarte, a także uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 2. Składamy ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia, którego zakres określono w Warunkach przetargowych na następujących warunkach cenowych: wartość brutto:... zł słownie:... zł i jest to cena podana zgodnie z wymaganiami określonymi w Warunkach przetargowych. 11
Cena oferty zawiera ostateczną, sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem opłat i podatków wg odpowiadających jej składników cenowych. 3. Oświadczamy, iż: 3.1 cena brutto podana w pkt 2. Formularzu oferty nie ulegnie podwyższeniu przez okres obowiązywania umowy; 3.2 akceptujemy termin realizacji zamówienia określony w Warunkach przetargowych; 3.3 akceptujemy warunki płatności określone w Warunkach przetargowych. 4. Oświadczamy, że uważamy się związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni, liczony od terminu składania ofert określonego zapisami Warunków przetargowych. 5. Pod groźbą odpowiedzialności karnej oświadczamy, iż załączone do oferty dokumenty opisują stan faktyczny i prawny, aktualny na dzień otwarcia ofert. 6. Ofertę niniejszą składamy na zapisanych i kolejno ponumerowanych stronach (od nr. do nr.). 7. Wraz z ofertą składamy następujące oświadczenia i dokumenty: 1).. 2).. 3).. 4).. /miejscowość i data/... /podpis osoby/osób upoważnionej do występowania w imieniu Uczestnika przetargu/ (pożądany czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem) 12