Piotr Dudzikowski O profilaktyce i zabezpieczaniu materiałów archiwalnych czyli elementarz, przewodnik i poradnik dla renowatorów, bibliotekarzy i archiwistów
Okładka i fotografie: Piotr Dudzikowski Korekta i konsultacje: mgr Liliana Dudzikowska dr Maria Trojanowska dr Elżbieta Wierzbicka
Spis treści Wstęp... s.1 1. Papier... s.3 2. Atrament... s.9 3. Archiwum... s.13 a. Magazyn... s.14 Ściany... s.16 Podłogi... s.16 Oświetlenie... s.16 Regały archiwalne... s.17 b. Klimat w magazynach... s.18 Temperatura... s.18 Wilgotność... s.19 c. Ochrona przeciwpożarowa... s.21 4. Czynniki niszczące papier... s.23 a. Światło... s.23 b. Zanieczyszczenia chemiczne... s.25 c. Owady i gryzonie... s.30 d. Mikroorganizmy... s.33 5. O profilaktyce i zabezpieczaniu materiałów archiwalnych... s.44 a. Profilaktyka... s.44 Rękawiczki... s.44 Maski... s.45 Fartuch... s.46 Kontrola temperatury i wilgotności względnej powietrza... s.47 Kontrolowanie nowych akt... s.48 Odkurzanie akt... s.49 Higiena... s.49 b. Zabezpieczanie... s.51 Obwoluty... s.51 Pudła... s.53 Teczki... s.54 Zszywanie akt... s.54 Sklejanie przedarć... s.58 Digitalizacja... s.63 6. Posłowie... s.65 Bibliografia wybrane pozycje... s.67
5. O profilaktyce i zabezpieczaniu materiałów archiwalnych. O wielu podstawowych zasadach profilaktycznych już wspominałem niemniej jednak uważam, że zwrócenie na nie szczególnej uwagi jest niezwykle istotne. Profilaktyka - czyli zapobieganie, jest często jedynym narzędziem jakim tak naprawdę dysponujemy, zwłaszcza kiedy wielkość naszego zbioru przekracza możliwości dotknięcia go kartka po kartce czy nawet tom po tomie w czasie, który pozwalałby na opanowanie całości na raz 1. a. Profilaktyka Fartuchy, rękawiczki i maski to podstawowe środki ochrony osobistej, w jakie powinien być wyposażony każdy, kto wchodzi do magazynu archiwalnego. Spełniają one podwójną rolę - zabezpieczają personel archiwalny przed niezdrowymi rzeczami znajdującymi się w pomieszczeniach magazynowych oraz zabezpieczają akta przed personelem, który - całkiem niechcący, przez niewiedzę bądź nieuwagę mógłby spowodować zakażenie zdrowych akt niezdrowymi rzeczami pochodzącymi z innych, zakażonych akt i magazynów. Rękawiczki może nie są najbardziej wygodną rzeczą jakiej używa się w pracy z aktami, ale za to skutecznie spełniają swoją rolę - jest to mechaniczna bariera chroniąca i pracownika, i akta przed potencjalnym zakażeniem na przykład zarodnikami grzybów oraz toksycznymi produktami przemiany ich materii 2. Rękawiczki powinny być nakładane nie tylko w kontaktach z aktami z grup 1 Ciekawostką dającą pewien, niestety dość dramatyczny obraz rzeczy jest wyliczenie, którego dokonałem w roku 2003, kiedy to w zasobie Archiwum Państwowego w Lublinie, znajdowało się 1.118.117 jednostek archiwalnych (książek, ksiąg, dokumentów itp.) co łącznie dawało ponad 11km akt. Na podstawie statystyk obliczyłem, że dotknięcie wszystkich akt wymagających zabiegów renowatorskich, pracowni konserwacji archiwalnej, w której na pełnym etacie (8 godzin dziennie, 40 w tygodniu) pracuje 3 osoby, zajęłoby około 2155 lat. Zasób ten jednak powiększa się prawie codziennie, a liczby dotyczą tylko jednego archiwum. 2 Mam tu na myśli tanie, jednorazowe rękawiczki lateksowe ( chirurgiczne ), bądź białe - bawełniane tzw. ogrodnicze, których można używać jednocześnie - nakładając jedne na drugie produkt dostępny w firmie Median Polska Sp. z o.o.
wysokiego ryzyka ale muszą być stosowane rutynowo dla wszystkich jednostek archiwalnych. Jak już wcześniej wspominałem, w pierwszym stadium swojego rozwoju, grzyby niszczące materiały archiwalne są często zupełnie niewidoczne, niektóre z nich można pomylić z kurzem bądź pajęczyną. Kiedy dotykamy bez zabezpieczenia takiej zainfekowanej jednostki, do wilgotnych dłoni przyczepiają się natychmiast miliony mikroskopijnych zarodników grzybów, bakterii oraz wszystko to, co zwykło żyć w kurzu i niszczyć papier, korzystając z owej wilgoci na naszych dłoniach oraz z samych dłoni jako środka transportu. I dalej - niczego nie świadomy archiwista, odkłada taką zakażoną jednostkę na półkę i bierze do ręki kolejną - zdrową, którą zakaża w tym właśnie momencie. Dramat się dopełnia jeśli zaraz potem, bez dokładnego umycia rąk idzie na przykład jeść kanapkę! 3. Mycie i dezynfekcja rąk zanieczyszczonych drobnoustrojami nie stanowi dostatecznej ochrony ani dla pracowników, ani dla akt. Nie można również wykluczyć, że na powierzchni skóry rąk nie występują niewidoczne uszkodzenia, urazy, skaleczenia, otarcia. Stosowanie rękawiczek ochronnych nie zwalnia z obowiązku mycia i stosowania antyseptyków. Tylko kompleksowe i rutynowe postępowanie pozwala utrzymać na skórze niską liczbę drobnoustrojów i zapobiega podrażnieniu skóry przez bakterie namnażające się pod rękawiczką. Należy podkreślić, że jednorazowe rękawiczki przeznaczone są rzeczywiście do jednorazowego użycia. Osoby reagujące objawami skórnymi na dotąd używane rękawiczki powinny zstąpić je rękawiczkami hypoalergicznymi bez proszku konserwującego. Po zakończeniu pracy rękawiczki należy traktować jak materiał zakaźny i zniszczyć je (wyrzucić) jak każdy inny sprzęt i materiały jednorazowego użytku. Maski z filtrem HEPA (pochłaniającym pyły organiczne) 4 również nie są najwygodniejszym zabezpieczeniem, jakiego powinno się używać podczas pracy w magazynach archiwalnych - spełniają jednak bardzo ważną funkcję. Jak pisałem wcześniej, powietrze w pomieszczeniach magazynowych często bogate jest w pyły różnego 3 Patrz s. 40-41. 4 Maski z filtrem HEPA są obecnie dostępne na rynku. Pracownicy Archiwum Państwowego w Lublinie stosują półmaski filtrujące 9322 firmy 3M.
pochodzenia. Zwykły wszędobylski kurz, taki sam jak ten, który przeszkadza nam w naszych domach, u wrażliwych osób potrafi wywołać reakcje alergiczne. Ten sam kurz znajduje się również w magazynach z aktami, dodatkowo - jeśli w tych magazynach znajdują się jednostki zainfekowane przez mikroorganizmy - zawiera on na pewno zarodniki oraz wszystkie możliwe formy przetrwalne tych mikroorganizmów. Wystarczy niewielki ruch powietrza, na przykład taki, jaki powoduje przejście archiwisty między magazynowymi półkami, żeby wszystkie te mikroskopijne pyłki zaczęły szybować w powietrzu po całym magazynie. Dodatkowo to, co stanowi zwykłą pracę w magazynie archiwalnym - czyli wyciąganie, przeglądanie i wkładanie na półki książek, akt i dokumentów, powoduje powstawanie tak zwanych bioaerozoli (pyłów organicznych). Wszystkie te pyły, jeśli nie mamy na sobie maski z filtrem HEPA, dostają się drogą pokarmową (czyli są połykane) i oddechową do organizmu, gdzie mogą wywołać reakcje alergiczne i różnego rodzaju zatrucia 5. Fartuch ochronny, podobnie jak rękawiczki, pełni podwójną rolę zabezpieczającą. Każdy z nas przenosi niezbadane ilości pyłów różnego gatunku, które osiadają na ubraniu na przykład w trakcje spaceru po ulicy. Część tych pyłów to zwykły, nie bardzo szkodliwy kurz ale część to na pewno pył organiczny w postaci bakterii, zarodników grzybów czy nawet owady, które jako lądowisko wybrały właśnie nasze ubranie. Owe pyły, wniesione do magazynu archiwalnego, z łatwością przemieszczą się razem z ruchami powietrza i zaczną stanowić potencjalne zagrożenie dla materiału, na którym osiądą. Działa to również w drugą stronę - z łatwością, z zakażonego magazynu można wynieść na ubraniu niebezpieczne i trujące grzyby, zakażając nimi inne magazyny albo też wynieść je do domu, w którym czeka na nas - tak jak na mnie - malutki, śliczny Jaś! Absolutnie idealną sytuacją byłoby, gdyby każde pomieszczenie magazynowe mogło być wyposażone w oddzielny fartuch nie wynoszony poza to pomieszczenie, co zapobiegałoby przenoszeniu ewentualnych mikroorganizmów z magazynu do magazynu. Oczywistą rzeczą jest, że odzież robocza nie powinna się stykać z tą, w której chodzimy na co dzień (czyli powinna być 5 Patrz s. 40-43.
trzymana w oddzielnych szafach) oraz, że powinna być możliwie często prana 6. 8. Archiwista przy pracy, prawidłowo zabezpieczony środkami ochrony osobistej Kontrola temperatury i wilgotności względnej powietrza w magazynach archiwalnych należy do najbardziej podstawowych i absolutnie niezbędnych czynności profilaktycznych. 6 Ponieważ sprawa ta - jak przekonałem się wielokrotnie - nie jest do końca oczywista, pozwolę sobie wspomnieć, że szafa na nasze osobiste ubrania powinna znajdować się poza magazynem z aktami. Przy tej okazji wspomnę również, że do magazynu bezwzględnie nie można również wnosić i spożywać żywności co - o zgrozo - również wielokrotnie okazywało się nie takie oczywiste. Powód jest oczywisty - wszystko co przynosimy do magazynu archiwalnego stanowi potencjalne źródło pożywienia dla mikroorganizmów znajdujących się w tym magazynie - zwłaszcza żywność (np.: okruszki, które gubimy jedząc kanapkę). W magazynie nie można również palić papierosów, hodować kwiatków, przechowywać chwilowo niepotrzebnych rzeczy itp.. W magazynie archiwalnym można przechowywać wyłącznie akta!
Jak już wcześniej wspominałem, rejestrowania pomiarów należy dokonywać codziennie, najlepiej o tej samej porze dnia 7. Pomiary z termohigrometrów należy wpisywać w odpowiedni (wcześniej już opisany 8 ) zeszyt kontrolny. Zapis taki pozwala na analizę klimatu w pomieszczeniu magazynowym na przestrzeni roku (bądź nawet kilku lat), a także na wychwycenie ewentualnych gwałtownych zmian. Umożliwia w miarę szybko reakcję na te zmiany. Ponadto obowiązek rejestrowania warunków klimatycznych jest powodem, żeby codziennie odwiedzić wszystkie magazyny archiwalne, co z wielu powodów jest wskazane 9. Kontrolowanie nowych akt, które przychodzą do naszego magazynu jest bardzo ważną czynnością profilaktyczną. Żelazną zasadą powinno być nie wnoszenie niesprawdzonych wcześniej jednostek archiwalnych do pomieszczenia magazynowego, gdyż mogą one być źródłem zakażenia mikrobiologicznego dla pozostałych materiałów przechowywanych w magazynie. Jeśli jednostka taka budzi nasze podejrzenia - jest w dziwny, niezupełnie zwykły sposób zabrudzona, wydziela podejrzany, dziwny, zgniło-piwniczny zapach, ma zdeformowane kartki oraz na przykład wysypują się z niej tak zwane wióry - należy bezwzględnie odseparować ją od innych akt, możliwie szczelnie opakować i oznaczyć jako materiał do dezynfekcji 10. 7 Patrz s. 18, punkt b. Klimat w magazynach. 8 J.w., s. 18 9 Na pewno uda się wychwycić pojawiający się zapach stęchlizny, który może wskazywać na poważną infekcję akt, na pewno też, przy odrobinie zainteresowania, uda się odkryć ewentualne ślady obecności owadów - na przykład oglądając parapet magazynowego okna i gryzoni - na przykład zerkając pod magazynowe regały. 10 Dezynfekcja dokumentów to specjalistyczny zabieg polegający na umieszczeniu akt w komorze fumigacyjnej (dezynfekcyjnej), w której za pomocą środków chemicznych dokonuje się unieszkodliwienia wszystkich występujących na danej jednostce mikroorganizmów takich jak bakterie, grzyby i owady. Obecnie do dezynfekcji stosuje się najbezpieczniejszy dla papieru i najskuteczniejszy w działaniu gaz o nazwie handlowej ROTANOX - tlenek etylenu (C2H4O). Jest to silnie toksyczny gaz o działaniu rakotwórczym i mutagennym, który jeśli nie zabije wszystkich form życia na dezynfekowanej jednostce to na pewno spowoduje, że nie będą się one mogły rozwijać i rozmnażać. Gaz ten niestety nie zabezpiecza akt na dłuższy czas, a jedynie powoduje zatrzymanie aktualnie rozwijającej się infekcji. Usługami dezynfekcji akt zajmują się w Polsce np. niektóre archiwa państwowe oraz specjalistyczne firmy.
Podczas rutynowego przeglądania nowej jednostki możemy również usunąć szkodliwe dla papieru elementy metalowe 11 oraz - jeśli pozwala na to czas i możliwości - dokonać ewentualnych niezbędnych, drobnych napraw (o których później). Jeśli jednostka ta jest w bardzo złym stanie i dalsze użytkowanie może spowodować poważne uszkodzenie bądź całkowitą destrukcję, należy również zabezpieczyć ją na przykład owijając w papier oraz oznaczyć jako materiał do konserwacji 12. Odkurzanie akt i to możliwie najczęściej jak się da, jest bardzo ważną czynnością profilaktyczną z kilku powodów. Jak wcześniej wspominałem, powietrze w magazynach archiwalnych składa się nie tylko z gazów ale i z pyłów różnego pochodzenia. Wszystkie te pyły razem z poruszającym się powietrzem szybują po całym pomieszczeniu i opadają kiedy powietrze przestaje się ruszać. Opadają nie tylko na podłogi i półki, ale także na akta znajdujące się w magazynie. Jakie są konsekwencje zalegania takich pyłów na aktach, pisałem już wcześniej 13. Do odkurzania akt należy używać odkurzacza z filtrem HEPA (pochłaniającym pyły organiczne) oraz regulowaną siłą ssania. Czynność tą należy wykonywać niezwykle uważnie - tak, aby nie uszkodzić mechanicznie papieru oraz w miarę możliwości dokładnie, żeby usunąć jak największą ilość zalegającego kurzu. Higiena to wbrew pozorom również bardzo ważna, archiwalna czynność profilaktyczna - mam tu na myśli szczególnie mycie rąk. To właśnie dłonie są najbardziej bezpośrednio narażone na kontakt z czynnikiem szkodliwym powodującym paskudne i trudno wyleczalne alergie oraz inne choroby 14. Na powierzchni skóry człowieka występują liczne drobnoustroje. Oprócz flory stałej może okresowo występować tak zwana flora przejściowa. Składa się ona z mikroorganizmów, które 11 Patrz s. 26. 12 Usługami introligatorskimi i renowatorskimi zajmują się niektóre pracownie konserwacji archiwalnej w archiwach państwowych (informacje o tych usługach często można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych archiwów np. www.ap.lublin.gov.pl), oraz wiele innych specjalistycznych pracowni konserwatorskich. Taśmy, bibuły oraz inne materiały konserwatorskie dostępne w firmie Median Polska Sp. z o.o. 13 Patrz s. 29-30 oraz s. 30 przyp. 57 / Innowacyjne urządzenie do czyszczenia woluminów SPIRABILA dostępne w firmie Median Polska Sp. z o.o. 14 Patrz s. 38-43.
mogą być zdolne do namnażania i przebywania przez dłuższy czas na powierzchni skóry. Wśród pracowników archiwów florę przejściową stanowią często mikroorganizmy chorobotwórcze - grzyby i bakterie. Mogą być one podczas kontaktu z aktami przenoszone z jednej jednostki na drugą przez zanieczyszczone ręce, stając się częstą przyczyną tak zwanych zakażeń krzyżowych. Drobnoustroje znajdujące się na rękach przenoszone są na dotykaną jednostkę, a jednocześnie drobnoustroje z dotykanego obiektu przedostają się na ręce. W czasie pracy nie należy nosić biżuterii. Trzeba unikać wszelkich uszkodzeń skóry, a ewentualne zranienia, otarcia i skaleczenia należy zabezpieczać nieprzemakalnym opatrunkiem. Czynnością higieniczną jest również stosowanie rękawiczek ochronnych przy wykonywaniu pracy, w której możliwy jest kontakt z materiałem zakażonym - czyli każdej pracy, w której mamy kontakt z aktami. Ważne jest mycie rąk specjalnym, antybakteryjnym mydłem przed założeniem i po zdjęciu rękawiczek ochronnych. Ręce personelu archiwalnego są jednym z głównych powodów przenoszenia zakażeń akt. Dlatego należy bezwzględnie zapobiegać przenoszeniu zakażeń przez zmniejszenie ilości mikroorganizmów bytujących na skórze rąk do bezpiecznego poziomu. W praktyce drobnoustroje występujące na rękach mogą być z nich eliminowane w dostatecznym stopniu na drodze właściwie i rzetelnie przeprowadzonego mycia. Do większości prac wystarczające jest higieniczne mycie rąk. Jest to zabieg polegający głównie na zmyciu z powierzchni skóry rąk zanieczyszczeń organicznych i brudu oraz na częściowej eliminacji ze skóry rąk flory przejściowej i stałej. Świetnie nadaje się do tego antybakteryjne mydło w płynie. Takie mydło, w specjalnych podajnikach, powinno znajdować się w każdej łazience, z której korzystają osoby mające kontakt z aktami 15. W celu przeprowadzenia higienicznego mycia rąk, nanosi się na dłonie odpowiednią ilość mydła. Czas mycia powinien wynosić nie mniej niż 30 sekund. Po dokładnym umyciu ręce spłukuje się i osusza jednorazowym ręcznikiem. Używane powszechnie w 15 Antybakteryjne mydło w płynie jest powszechnie dostępne na rynku.
przeszłości mydło w kostkach nie spełnia obowiązujących wymogów higienicznych, gdyż przez cały okres używania pozostaje wilgotne, leży najczęściej w zgłębieniu umywalki lub w mydelniczce w otoczeniu wody. Użytkownicy podczas mycia rąk przenoszą na mydło liczne drobnoustroje, w tym również chorobotwórcze i mydło staje się o dziwo, doskonała pożywką i sprzyja namnażaniu się mikroorganizmów. Zainfekowane mydła, używane przez kolejnych użytkowników są poważnym zagrożeniem mikrobiologicznym i staja się często źródłem zakażeń krzyżowych 16. 16 Stosowanie nawet najdoskonalszych środków myjących może nie przynieść oczekiwanego efektu, jeżeli sama czynność mycia rąk będzie trwała zbyt krótko lub też będzie przeprowadzona niedokładnie lub niewłaściwie. Ocenia się, że średni czas mycia rąk przez pracowników wynosi ok. 8,6 s. Jest to oczywiście zbyt krótki czas. Również sama technika mycia rąk okazuje się często niewłaściwa, gdyż podczas mycia pomijane są niektóre obszary dłoni