Instrukcja rozliczania kosztów podróży służbowej Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ( Dz. U. 2013 poz. 167). 1 Zasady rozliczania kosztów podróży służbowej na obszarze kraju 1. Rozliczenia kosztów podróży pracownik winien dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Przekroczenie wyżej określonego terminu spowoduje konieczność sporządzenia i załączenia wyjaśnienia przyczyn opóźnienia, podpisanego przez pracownika i zaakceptowanego przez Prezydenta lub osobę upoważnioną. 2.Rozliczenie kosztów podróży służbowej następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego przez osobę delegowaną Rachunku kosztów podróży (zał. nr 1) zawierającego wpis dotyczący środków lokomocji, dat, godzin i miejsca wyjazdu i przyjazdu oraz wyliczenie dób. Do Rachunku kosztów podróży należy dołączyć dokumenty (w szczególności: bilety przejazdu, faktury/rachunki potwierdzające poszczególne wydatki wystawione na Miasto Zduńska Wola, NIP 8291708273). Dokumenty załączone do Rachunku kosztów podróży muszą posiadać opis i podpis delegowanego pracownika. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Dokumenty dotyczące wydatków innych niż opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe, wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży, mogą być przedłożone do rozliczenia po uprzedniej akceptacji Prezydenta lub osoby upoważnionej. Należności wypłacane w formie ryczałtów nie wymagają udokumentowania. Jeżeli pracownik nie poniósł kosztów dojazdów lub podczas podróży zapewnione miał posiłki nanosi na Rachunku kosztów podróży stosowna adnotację. 3. W przypadku odbywania podróży służbowej prywatnym pojazdem, do Rachunku kosztów podróży należy dołączyć zaakceptowany Wniosek o wyrażenie zgody na przejazd samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy (zał. nr 2) i Ewidencję przebiegu pojazdu (zał. nr 3). Składanie pisemnego wniosku zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 2 nie jest wymagane w przypadku pracowników: Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika. W przypadku w/w pracowników wniosek o przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym może być składany w formie ustnej, a potwierdzeniem wykorzystania samochodu prywatnego w podróży służbowej będzie Polecenie wyjazdu służbowego wraz z Ewidencją przebiegu pojazdu. 4. Rachunek kosztów podróży osoba delegowana przedkłada do kontroli pod względem merytorycznym bezpośredniemu przełożonemu, do kontroli formalno rachunkowej pracownikowi komórki finansowej i do zatwierdzenia Skarbnikowi i Prezydentowi Miasta lub osobom przez nie upoważnionym. 5. Kontrola formalno-rachunkowa przedkładanego Rachunku kosztów podróży obejmuje również badanie pod względem przebiegu podróży służbowej, w powiązaniu z miejscem i czasem delegowania. 6. Co najmniej na 3 dni przed upływem terminu rozliczenia kosztów podróży Rachunek kosztów podróży należy złożyć w kasie Urzędu. Zwrot kosztów podróży następuje przelewem na konto osobiste pracownika lub poprzez wypłatę gotówką w kasie Urzędu.
2 Zasady rozliczania kosztów podróży służbowej poza granicami kraju 1.Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Przekroczenie wyżej określonego terminu spowoduje konieczność sporządzenia i załączenia wyjaśnienia przyczyn opóźnienia, podpisanego przez pracownika i zaakceptowanego przez Prezydenta lub osobę upoważnioną. 2.Rozliczenie kosztów podróży służbowej następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego przez osobę delegowaną Rachunku kosztów podróży (zał. nr 4) zawierającego wpis dotyczący środków lokomocji, dat, godzin i miejsca wyjazdu i przyjazdu, miejscowości i godziny przekroczenia granicy RP oraz wyliczenie dób. Do Rachunku kosztów podróży należy dołączyć dokumenty (w szczególności: bilety przejazdu, faktury/rachunki potwierdzające poszczególne wydatki wystawione na Miasto Zduńska Wola, NIP 8291708273) oraz wniosek o wyrażenie zgody na delegowanie pracownika i sprawozdanie opisowe z wyjazdu. Dokumenty dotyczące kosztów podróży muszą posiadać opis i podpis delegowanego pracownika. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Dokumenty dotyczące wydatków innych, nie przewidzianych w rozporządzeniu a związanych z podróżą, mogą być przedłożone do rozliczenia po uprzedniej akceptacji Prezydenta lub osoby upoważnionej. Należności wypłacane w formie ryczałtów nie wymagają udokumentowania. Jeżeli pracownik nie poniósł kosztów dojazdów lub podczas podróży zapewnione miał posiłki nanosi na Rachunku kosztów podróży stosowną adnotację. 3.W przypadku odbywania podróży służbowej prywatnym pojazdem do Rachunku kosztów podróży należy dołączyć zaakceptowany Wniosek o wyrażenie zgody na przejazd samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy (zał. nr 2) i Ewidencję przebiegu pojazdu (zał. nr 3). Składanie pisemnego wniosku zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 2 nie jest wymagane w przypadku pracowników: Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika. W przypadku w/w pracowników wniosek na przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym może być składany w formie ustnej, a potwierdzeniem wykorzystania samochodu prywatnego w podróży służbowej będzie Polecenie wyjazdu służbowego wraz z Ewidencją przebiegu pojazdu. 4. Zaliczka na niezbędne koszty podróży zagranicznej wypłacana jest według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określanego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Zaliczki pobrane w walucie polskiej lub walutach obcych rozlicza się przy zastosowaniu kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. 5. Rachunek kosztów podróży osoba delegowana przedkłada do kontroli pod względem merytorycznym bezpośredniemu przełożonemu, do kontroli formalno rachunkowej pracownikowi komórki finansowej i do zatwierdzenia Skarbnikowi i Prezydentowi Miasta lub osobom przez nie upoważnionym. 6. Kontrola formalno-rachunkowa przedkładanego Rachunku kosztów podróży obejmuje również badanie pod względem przebiegu podróży służbowej, w powiązaniu z miejscem i czasem delegowania. 7.Co najmniej na 3 dni przed upływem terminu rozliczenia kosztów podróży Rachunek kosztów podróży należy złożyć w kasie Urzędu. Zwrot kosztów podróży następuje przelewem na konto osobiste pracownika lub poprzez wypłatę gotówki w kasie Urzędu. 3 Zasady rozliczania kosztów podróży służbowej osób nie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę Zwrot kosztów podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju osób nie zatrudnionych na umowę o pracę przysługuje na podstawie: 1) zasad rozliczania kosztów podróży zawartych w umowie cywilnoprawnej o pracę, 2) w przypadku, gdy danej osoby nie łączy z Urzędem umowa cywilnoprawna na wykonanie pracy, na podstawie zasad zawartych w umowie cywilnoprawnej dotyczącej wyjazdu.
6 Postanowienia końcowe W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa. Wykaz załączników do instrukcji: nr 1 Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży nr 2 -Wniosek o wyrażenie zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy nr 3 Ewidencja przebiegu pojazdu nr 4 Polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju i rachunek kosztów podróży
Załącznik nr 1 do Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej
... imię i nazwisko pracownika... stanowisko Załącznik nr 2 do Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej Wniosek o wyrażenie zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy Na podstawie 3 ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 r. poz. 167) w związku z poleceniem wyjazdu służbowego Nr... z dnia... cel wyjazdu... wnioskuję o wyrażenie zgody na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością Urzędu Miasta Nr rej.... o pojemności... Uzasadnienie wniosku:......... (podpis wnioskodawcy) Wniosek akceptuję/nie akceptuję* i ustalam zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu w wysokości...zł Prezydent Miasta Zduńska Wola
Załącznik nr 3 do Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej Ewidencja przebiegu pojazdu Dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP).. Nazwisko, imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazd (pracownika).. Zduńska Wola, dnia... Numer rejestracyjny pojazdu Pojemność silnika Obowiązująca stawka za 1 km przebiegu. EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU Liczba Podpis Stawka za 1 km Wartość Nr kolejny Opis trasy wyjazdu faktycznie pracodawcy lub Data wyjazdu Cel wyjazdu przebiegu 5x6 Uwagi wpisu ( skąd dokąd) przejechanych bezpośredniego zł gr zł gr kilometrów przełożonego 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Podsumowanie... /podpis pracownika/
Załącznik nr 4 do Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej Zduńska Wola, dnia...... Pieczątka jednostki organizacyjnej POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO POZA GRANICĘ KRAJU NR... Imię i nazwisko:...stanowisko służbowe:... Kraje i miejscowości... Termin wyjazdu od...do... Środek lokomocji... Cel wyjazdu:... Koszty wyjazdu pokryte przez stronę zagraniczną:............ Śniadania Obiady Kolacje inne wydatki RAZEM Wysokość świadczeń przyznanych pracownikowi na: DIETY NOCLEGI PRZEJAZDY (PRZELOTY) DODATKI INNE WYDATKI Pracownikowi przyznano kwotę do rozliczenia:...... podpis zlecającego wyjazd PRZEBIEG PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ WYJAZD PRZYJAZD MIEJSCOWOŚĆ DATA GODZ. MIEJSCOWOŚĆ DATA GODZ. Pobyt za granicą trwał: ilość dób...godz...min... Podróż na terenie kraju trwała: ilość dób...godz...min... z uwzględnieniem miejscowości, w której przekroczona została granica RP poprzez wpisanie litery G _ WNIOSEK O ZALICZKĘ Proszę o wypłacenie zaliczki: w walucie obcej/pln*... (przeliczenie......) na pokrycie wydatków związanych z poleceniem służbowym poza granicę kraju nr..., którą zobowiązuję się rozliczyć w terminie 14 dni po zakończeniu podróży służbowej. Jednocześnie upoważniam Urząd do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia lub innej przysługującej mi należności....... /imię i nazwisko/ / podpis delegowanego / Zatwierdzono na kwotę... słownie... Dz.... R.......... podpisy zatwierdzających
Rachunek kosztów podróży Oświadczam, że podczas podróży służbowej zapewniono: wyżywienie pełne - tak/nie*... śniadania - tak/nie*... obiady - tak/nie*... kolacje - tak/nie*... noclegi - tak/nie*...transport - tak/nie*... Inne dodatkowe świadczenia:...... imię i nazwisko... ZESTAWIENIE KOSZTÓW W WALUCIE KURS WALUTY W PLN śniadania obiady kolacje inne wydatki NOCLEGI DIETA PRZEJAZDY (PRZELOTY) DOJAZDY INNE WYDATKI RAZEM DIETA KRAJOWA INNE WYDATKI (teren kraju) OGÓŁEM KOSZT PODRÓŻY OTRZYMANA ZALICZKA ROZLICZENIE ZALICZKI DO ZWROTU/WYPŁATY* ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY DO ZWROTU/ DO WYPŁATY* XXX XXX XXX XXX... zł Dodatkowe informacje Niniejszy rachunek przedkładam...... podpis Sprawdzono pod względem formalno- rachunkowym...... podpis Sprawdzono pod względem merytorycznym...... podpis Zatwierdzono na zł... Słownie...... podpisy zatwierdzających Adnotacje odnośnie rozliczenia podróży służbowej w ramach środków z budżetu Unii Europejskiej: *niepotrzebne skreślić Zaliczkę w kwocie... otrzymałam/em i zobowiązuję się rozliczyć ją w terminie 14 dni po zakończeniu podróży służbowej. Jednocześnie upoważniam Urząd do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia lub innej przysługującej mi należności....... Imię i nazwisko delegowanego Data i podpis delegowanego