Regulamin Administratora Strony: System KW S.A. Aukcje Elektroniczne Użyte w Regulaminie określenia oznaczają: Administrator Strony 1 Definicje Centralny Ośrodek Informatyki Górnictwa S.A. z siedzibą w Katowicach, mający prawo do wykorzystywania Systemu KW S.A. Aukcje Elektroniczne oraz udostępniający System KW S.A. Aukcje Elektroniczne do korzystania Organizatorowi Aukcji i Kontrahentowi, na warunkach określonych niniejszym Regulaminem. Adres strony Internetowej Adresy strony internetowej, poprzez którą możliwy jest dostęp do Systemu KW S.A. Aukcje Elektroniczne: https://aukcje-kw.coig.biz/ Aukcja Elektroniczna Postępowanie, prowadzone przez Organizatora Aukcji za pomocą Systemu KW S.A. Aukcje Elektroniczne, którego celem jest wyłonienie Kontrahenta, który złożył najkorzystniejszą Ofertę. Aukcja może stanowić samodzielny tryb postępowania (ustawa Prawa Zamówień Publicznych określa ten tryb mianem licytacji ) lub zakończenie innego trybu (np. przetargu nieograniczonego, ograniczonego, negocjacji z ogłoszenia). Dopuszcza się także inne aukcje, czyli zamówienia przeprowadzane dla podmiotów nie muszących stosować się do ustawy Prawa Zamówień Publicznych. Etap Licytacji Czas trwania Aukcji Elektronicznej (określony przez Organizatora Aukcji), w którym zatwierdzeni Kontrahenci mogą wprowadzać postąpienia. W przypadku Aukcji z Ofertowaniem do Etapu Licytacji zostaną dopuszczeni Kontrahenci, których Oferty złożone podczas Etapu Ofertowania zostały zaakceptowane przez Organizatora Aukcji. W przypadku Aukcji z Dogrywką, etap ten może zostać przedłużony poprzez Mechanizm Automatycznego Przedłużania Aukcji. Końcem tego etapu jest Termin Zamknięcia. Etap Ofertowania W przypadku Aukcji z Ofertowaniem czas trwania Aukcji Elektronicznej (określony przez Organizatora Aukcji) przed rozpoczęciem Etapu Licytacji, w którym zatwierdzeni Kontrahenci mogą wprowadzać Oferty podlegające weryfikacji przez Organizatora Aukcji. Do Etapu Licytacji zostaną dopuszczeni Kontrahenci, których Oferty zostały zaakceptowane przez Organizatora Aukcji. - 1 -
Etap Ogłoszenia Czas, od którego specyfikacja aukcji będzie widoczna dla wszystkich użytkowników Systemu KW S.A. Aukcje Elektroniczne w przypadku Aukcji Otwartej z ogłoszeniem lub tylko dla przydzielonych użytkowników w przypadku Aukcji Zamkniętej z ogłoszeniem. Hasło Niejawny ciąg znaków dający Organizatorowi Aukcji, Obserwatorowi bądź Kontrahentowi dostęp do Systemu KW S.A. Aukcje Elektroniczne. ID Użytkownika Nazwa nadana indywidualnie każdemu uczestnikowi (Organizatorowi Aukcji, Obserwatorowi czy Kontrahentowi), umożliwiająca mu korzystanie z Systemu Aukcje Elektroniczne. Instrukcja Obsługi Systemu Aukcje Elektroniczne Dostępny pod Adresem Strony Internetowej zespół procedur (sposobów postępowań) określający czynność lub sekwencję czynności zmierzający do osiągnięcia zamierzonego rezultatu działania Systemu Aukcje Elektroniczne. Komunikat Pytania i uwagi przesyłane do Organizatora Aukcji w czasie trwania Aukcji Elektronicznej przez Kontrahenta w związku z trwającą Aukcją Elektroniczną oraz wszelkie odpowiedzi i oświadczenia składane przez Organizatora Aukcji. Kontrahent Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która bierze udział w Aukcji Elektronicznej poprzez składanie Ofert zbycia (w przypadku aukcji kupna) bądź zakupu (w przypadku aukcji sprzedaży) Produktów za pomocą Systemu Aukcje Elektroniczne. Krok Postąpienia Minimalna/maksymalna wielkość, o którą mogą różnić się kolejne Oferty Kontrahenta podczas Etapu Licytacji. Mechanizm Automatycznego Przedłużania Aukcji Mechanizm zmiany (przedłużenia) terminu zakończenia aukcji o n minut od czasu wystąpienia udanego postąpienia, przy czym mechanizm ten uruchamiany jest w okresie na n minut przed aktualną datą zakończenia Aukcji w przypadku Aukcji Otwartej z Dogrywką i Aukcji Zamkniętej z Dogrywką. Obserwator Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, wskazana przez Organizatora Aukcji, która może obserwować przebieg Aukcji Elektronicznej bez możliwości zmiany danych oraz wpływu na przebieg Aukcji Elektronicznej. O utworzeniu dostępu do Systemu Aukcje Elektroniczne dla Obserwatora decyduje Organizator Aukcji. - 2 -
Oferta Elektroniczne oświadczenie woli Kontrahenta złożone Organizatorowi Aukcji w czasie trwania Aukcji Elektronicznej, którego przedmiotem jest zawarcie umowy kupna - sprzedaży Produktów, zgodnie z warunkami podanymi przez Organizatora Aukcji w ogłoszeniu i zgodnie z warunkami oferowanymi podczas Etapu Ofertowania lub zalicytowanymi podczas Etapu Licytacji przez Kontrahenta w czasie trwania Aukcji Elektronicznej. Okres bez oferty W przypadku Aukcji z Dogrywką, okres przed zakończeniem Etapu Licytacji, w czasie którego nie następuje złożenie Oferty przez żadnego Kontrahenta, w wyniku czego nie zostaje uaktywniony Mechanizm Automatycznego Przedłużenia Aukcji. Organizator Aukcji Kompania Węglowa S.A. Postąpienie Skuteczne odnotowanie w Systemie Aukcje Elektroniczne podczas Etapu Licytacji kolejnej Oferty dla konkretnego Produktu. Produkt Oferowane przez Kontrahenta rzeczy, prawa lub usługi, które mogą być przedmiotem Aukcji Elektronicznej. Regulamin Niniejszy regulamin Systemu Aukcje Elektroniczne. Rodzaj Aukcji Elektronicznej Jeden z niżej wymienionych rodzajów Aukcji Elektronicznej: a) aukcja zamknięta z dogrywką to rodzaj aukcji, w której Organizator Aukcji w momencie zgłoszenia Aukcji Elektronicznej podaje zamkniętą listę Kontrahentów, a Aukcja Elektroniczna widoczna jest tylko dla zatwierdzonych Kontrahentów oraz Obserwatorów aukcji, z uwzględnieniem mechanizmu automatycznego przedłużania aukcji w końcowym etapie jej trwania w momencie postąpienia któregoś z Kontrahentów. Długość końcowego etapu oraz czas przedłużenia określa w tym wypadku Organizator Aukcji za pomocą parametru Dogrywka b) aukcja zamknięta bez dogrywki to rodzaj aukcji, w której Organizator Aukcji w momencie zgłoszenia Aukcji Elektronicznej podaje zamkniętą listę Kontrahentów, a Aukcja Elektroniczna widoczna jest tylko dla zatwierdzonych Kontrahentów oraz obserwatorów aukcji, przy czym określony jest ostateczny czas zakończenia Aukcji; c) aukcja otwarta z dogrywką - 3 -
to rodzaj aukcji, w której Organizator Aukcji w momencie zgłoszenia Aukcji Elektronicznej podaje listę Kontrahentów, przy czym istnieje możliwość zgłaszania się innych dodatkowych Kontrahentów zarejestrowanych w Centralnej Bazie Kwalifikowanych Dostawców, poprzez Portal Dostawcy LDO, a Aukcja Elektroniczna jest widoczna w systemie: do momentu rozpoczęcia Etapu Licytacji dla wszystkich użytkowników Systemu Aukcje Elektroniczne, od momentu rozpoczęcia Etapu Licytacji tylko dla Kontrahentów, którzy zostali zatwierdzeni do udziału w danej Aukcji; W aukcji otwartej z dogrywką obowiązuje mechanizm automatycznego przedłużania aukcji w końcowym etapie jej trwania w momencie postąpienia któregoś z Kontrahentów. Długość końcowego etapu oraz czas przedłużenia określa w tym wypadku Organizator Aukcji za pomocą parametru Dogrywka ; d) aukcja otwarta bez dogrywki to rodzaj aukcji, w której Organizator Aukcji w momencie zgłoszenia Aukcji Elektronicznej podaje listę Kontrahentów, przy czym istnieje możliwość zgłaszania się innych dodatkowych Kontrahentów zarejestrowanych w Centralnej Bazie Kwalifikowanych Dostawców, poprzez Portal Dostawcy LDO, a Aukcja Elektroniczna jest widoczna w systemie: do momentu rozpoczęcia Etapu Licytacji dla wszystkich użytkowników Systemu Aukcje Elektroniczne, od momentu rozpoczęcia Etapu Licytacji tylko dla Kontrahentów, którzy zostali zatwierdzeni do udziału w danej Aukcji; W aukcji otwartej bez dogrywki Organizator Aukcji określa ostateczny czas jej zakończenia; System Aukcje Elektroniczne Dostępny za pośrednictwem protokołu http i https stron WWW wraz z infrastrukturą techniczną, do których autorskie prawa majątkowe posiada Administrator Strony, a do którego Organizator Aukcji oraz Kontrahent uzyskuje dostęp i może wykorzystywać do nabywania bądź zbywania Produktów. Termin Ogłoszenia Data określająca rozpoczęcie Etapu Ogłoszenia Aukcji Elektronicznej. Termin Ofertowania W przypadku Aukcji z Ofertowaniem data określająca rozpoczęcie i zakończenie Etapu Ofertowania. Termin Otwarcia Data określająca rozpoczęcia Etapu Licytacji Aukcji Elektronicznej. Termin Zamknięcia W przypadku Aukcji Otwartej bez Dogrywki lub Zamkniętej bez Dogrywki określa definitywny koniec Etapu Licytacji. W Przypadku Aukcji Otwartej z Dogrywką lub Zamkniętej z Dogrywką określa przewidziany czas zakończenia Etapu Licytacji, z tym - 4 -
zastrzeżeniem, że może on ulec zmianie w wyniku zadziałania Mechanizmu Automatycznego Przedłużania Aukcji. Użytkownik Systemu Aukcje Elektroniczne Każda osoba fizyczna, prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, wyświetlająca za pomocą stosownej przeglądarki Stronę Internetową Systemu Aukcje Elektroniczne. Warunki Wywoławcze / Cena Wywoławcza Warunki (bądź tylko cena, jeśli nie jest to Aukcja Wielowarunkowa), określone do konkretnej Aukcji Elektronicznej, które widoczne są podczas Etapu Licytacji jako oferta aktualnie najlepsza, do momentu wysłania pierwszej Oferty przez dowolnego Kontrahenta. Zalogowany Użytkownik Systemu Aukcje Elektroniczne Każda osoba fizyczna, prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która posiada ID Użytkownika oraz Hasło w Systemie Aukcje Elektroniczne 2 Postanowienia Ogólne 1. Niniejszy Regulamin jest dostępny dla wszystkich zainteresowanych i znajduje się pod Adresem Strony Internetowej: https://aukcje-kw.coig.biz/. 2. Regulamin zawiera postanowienia regulujące prawa i obowiązki Organizatora Aukcji, Kontrahenta oraz Administratora Strony, a w szczególności dopuszczenie Organizatora Aukcji oraz Kontrahenta do udziału w Aukcji Elektronicznej. 3. Dokładne zasady współpracy między Administratorem Strony a Organizatorem Aukcji są regulowane poprzez Umowę zawartą pomiędzy Administratorem Strony a Organizatorem Aukcji. 4. Administrator Strony nie jest stroną między Organizatorem Aukcji a Kontrahentem. 5. Administrator Strony nie dokonuje zakupu oferowanych przez System Aukcje Elektroniczne Produktów. 6. Administrator Strony nie ma wpływu i możliwości ingerencji w przebieg Aukcji Elektronicznej i jednocześnie na to, kto zwycięży w danej Aukcji Elektronicznej. 7. Administrator Strony zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. Informacje o takiej zmianie będą każdorazowo zamieszczane na Stronie Internetowej. Zmiany Regulaminu nie dotyczą Aukcji Elektronicznych już umieszczonych w Systemie Aukcje Elektroniczne. 8. Aby móc korzystać z Systemu Aukcje Elektroniczne bez problemów, konieczne jest spełnienie następujących wymagać sprzętowych: 1) Komputer z dostępem do Internetu, 2) Przeglądarka internetowa: - 5 -
Internet Explorer 6.0 lub wyższa Mozilla Firefox 1.04 lub wyższa 3) Włączona obsługa JavaScript i obiektów ActiveX. 3 Rejestracja w Systemie Aukcje Elektroniczne 1. Rejestracja w Systemie Aukcje Elektroniczne nie jest równoznaczna z aktywacją w tym systemie. 2. Kontrahent z tytułu udziału w Aukcji nie ponosi opłat na rzecz Administratora Strony. 4 Przedmiot i warunki Aukcji Elektronicznej 1. Przedmiotem Aukcji Elektronicznej mogą być tylko te Produkty, które nie podlegają wyłączeniu z obrotu na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących. 2. Administrator Strony nie ponosi odpowiedzialności za: 1. Jakość, bezpieczeństwo lub legalność Produktów sprzedawanych/kupowanych w ramach Aukcji Elektronicznych, 2. Prawdziwość i rzetelność opisu Produktów sprzedawanych/kupowanych w ramach Aukcji Elektronicznych, 3. Zdolności Kontrahentów do kupna/sprzedaży Produktów, 4. Treść wewnętrznych regulaminów KW S.A. oraz ich zgodność z przepisami, a w szczególności z ustawą Prawo zamówień publicznych, 5. Brak regulaminów KW S.A. w zakresie prowadzonych postępowań, 6. Zgodność prowadzonych postępowań przez KW SA w Systemie KW S.A. Aukcje Elektroniczne z ustawą Prawo zamówień publicznych. 7. Wypłacalności Organizatora Aukcji. 3. Ponadto, Administrator Strony oraz jego przedstawiciele i pracownicy nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek umowę zawartą za pomocą Systemu Aukcje Elektroniczne, wliczając w to m.in. wszelkie roszczenia związane z Produktami nabywanymi/sprzedawanymi w ramach Systemu Aukcje Elektroniczne, również te dotyczące niezgodności Produktów z opisem oraz wysokości ofert cenowych. 4. Parametry Aukcji Elektronicznej są indywidualnie ustalane przez Organizatora Aukcji dla każdej Aukcji Elektronicznej. 5. Parametry, o których mowa w ust. 4 to: Cena Wywoławcza, sposób punktacji (w przypadku aukcji ocenianych za pomocą systemu punktowego), wysokość Kroku Postąpienia, liczba Etapów Aukcji Elektronicznej i czas ich trwania, Termin Otwarcia, Termin Ofertowania i Termin Zamknięcia Aukcji Elektronicznej. 6. Jeżeli Kontrahent decyduje się wziąć udział w Aukcji Elektronicznej, w której prawo zobliguje go do użycia podpisu elektronicznego (podpisu weryfikowanego ważnym - 6 -
certyfikatem kwalifikowanym), Kontrahent jest zobowiązany do samodzielnego podjęcia niezbędnych czynności w celu zakupienia takiego podpisu. 5 Utworzenie i przebieg Aukcji Elektronicznej 1. Organizator Aukcji przeprowadza wstępną kwalifikację Kontrahentów na podstawie warunków dopuszczających do Aukcji zawartych w ogłoszeniu. Organizator Aukcji jest jedynym odpowiedzialnym za przeprowadzanie wstępnej kwalifikacji. 2. W przypadku Aukcji z ofertowaniem jedynym odpowiedzialnym za weryfikację Ofert składanych przez Kontrahentów w Etapie Ofertowania jest Organizator Aukcji. 3. Organizator Aukcji ma prawo zwrócić się do Administratora Strony z wnioskiem o przerwanie i zakończenie Aukcji Elektronicznej, w przypadku, gdy stwierdzi, że: a. Działania w Systemie Aukcje Elektroniczne dokonuje osoba nieuprawniona, b. Kontrahent narusza postanowienia niniejszego Regulaminu, c. W związku z Aukcją Elektroniczną zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa albo działań sprzecznych z prawem lub dobrymi obyczajami. 4. W przypadku uwzględnienia przez Administratora Strony wniosku, o którym mowa w ust. 2, decyzje, co do dalszego postępowania podejmuje Organizator Aukcji. 5. Podczas Etapu Licytacji oferty składane przez Kontrahentów podlegają automatycznej klasyfikacji na podstawie ceny (bądź na podstawie punktacji w przypadku aukcji ocenianych za pomocą systemu punktowego). Każda kolejna Oferta Kontrahenta różni się od poprzedniej co najmniej o Krok Postąpienia. W przypadku, gdy cena Oferty Kontrahenta osiągnie poziom równy Krokowi Postąpienia, Kontrahent w dalszej licytacji (o ile możliwość dalszej licytacji przewidują warunki Aukcji), nie jest związany wielkością Kroku Postąpienia. 6. W Systemie Aukcje Elektroniczne podczas Etapu Licytacji, przed wysłaniem do serwera Oferty, wyskakuje okno z zapytaniem czy wpisana Oferta jest poprawna. Dlatego też Kontrahent ponosi odpowiedzialność za poprawność złożonej Oferty. Po zatwierdzeniu poprawności Oferty w wyskakującym oknie, System Aukcje Elektroniczne nie przewiduje późniejszej możliwości poprawy oczywistej pomyłki pisarskiej. 7. Złożenie najkorzystniejszej ekonomicznie Oferty, w czasie trwania Aukcji Elektronicznej nie jest gwarancją uzyskania zamówienia. Decyzje w tej sprawie leżą zawsze w kwestii Organizatora Aukcji działającego zgodnie ze stosownymi przepisami prawa i/lub z wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień. 8. Bezpośrednio po zakończeniu Aukcji Elektronicznej Organizator Aukcji może sporządzić w Systemie Aukcje Elektroniczne Protokół z Aukcji Elektronicznej. 9. Kontrahent ma możliwość sporządzenia własnego Protokołu z udziału w Aukcji do momentu usunięcia tej Aukcji z Systemu Aukcje Elektroniczne. Decyzję o usunięciu - 7 -
Aukcji z Systemu Aukcje Elektroniczne podejmuje każdorazowo Organizator Aukcji. Po usunięciu Aukcji z Systemu Aukcje Elektroniczne Protokół z udziału w Aukcji nie będzie dostępny. 6 Bezpieczeństwo i odpowiedzialność w Systemie Aukcje Elektroniczne 1. Transmisja danych w toku Aukcji zabezpieczona jest bezpiecznym protokołem SSL. 2. Organizator Aukcji przydziela Obserwatorowi i każdemu z zakwalifikowanych Kontrahentów ID Użytkownika. 3. Ze względów bezpieczeństwa Obserwator i Kontrahent samodzielnie ustalają Hasła i nie są one znane ani Administratorowi Strony ani Organizatorowi Aukcji. 4. Obserwator Aukcji oraz Kontrahent posiadają dwa Hasła do logowania oraz do licytacji. 5. Obserwator Aukcji oraz Kontrahent odpowiadają za poufność i bezpieczeństwo przechowywania ID Użytkownika oraz Haseł. 6. Każdy użytkownik Systemu Aukcje Elektroniczne posiadający ID Użytkownika oraz Hasła ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania i wszelkie zaniechania. 7. W przypadku utraty ID Użytkownika wraz z Hasłami, ujawnienia ich osobie nieuprawnionej lub uzasadnionego podejrzenia takiego ujawnienia, Obserwator bądź Kontrahent ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Organizatora Aukcji. 8. W przypadku, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 7, Obserwator Aukcji niezwłocznie dokona blokady dostępu do Systemu Aukcje Elektroniczne. 9. Administrator Strony ma prawo zablokować dostęp do Systemu Aukcje Elektroniczne Organizatorowi Aukcji bądź Kontrahentowi także w przypadku: 1. Naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu, 2. Rozwiązania Umowy z Organizatorem Aukcji, 3. Wszczęcia w stosunku do Organizator Aukcji a bądź Kontrahenta postępowania upadłościowego, 4. Gdy Organizator Aukcji nie zapłacił Administratorowi Strony należnego wynagrodzenia. 10. Organizator Aukcji bądź Kontrahent zostanie niezwłocznie powiadomiony o dokonanej blokadzie dostępu do Systemu Aukcje Elektroniczne. 11. Regulacje dotyczące ID Użytkownika oraz Haseł mają odpowiednie zastosowanie do Obserwatora. 12. Administrator Strony nie jest odpowiedzialny za: 1. Działanie globalnej sieci Internet, 2. Działanie lokalnego łącza Internetowego Organizatora Aukcji, Obserwatora oraz Kontrahenta, 3. Działanie sprzętu teleinformatycznego Kontrahenta, 4. Treść ogłoszenia na Stronie Internetowej oraz innych oświadczeń i dokumentów Organizatora Aukcji, - 8 -
5. Treść wewnętrznych regulaminów KW S.A. oraz ich zgodność z przepisami, a w szczególności z ustawą Prawo zamówień publicznych, 6. Brak regulaminów KW S.A. w zakresie prowadzonych postępowań, 7. Zgodność prowadzonych postępowań przez KW SA w Systemie KW S.A. Aukcje Elektroniczne z ustawą Prawo zamówień publicznych. 8. Wszelkie działania i zaniechania Organizatora Aukcji bądź Kontrahenta, 9. Konsekwencje wynikające z niezastosowania się do wymagań technicznych, Regulaminu oraz Instrukcji Obsługi Systemu Aukcje Elektroniczne. 7 Postanowienia końcowe 1. Administrator Strony dołoży należytej staranności, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie Systemu Aukcje Elektroniczne. 2. W przypadku awarii technicznej Systemu Aukcje Elektroniczne, uniemożliwiającej prawidłowy przebieg Aukcji Elektronicznej, Administrator Strony zobowiązuje się do powtórzenia bez pobierania dodatkowego wynagrodzenia Aukcji Elektronicznej w terminie uzgodnionym z Organizatorem Aukcji. 3. Administrator Strony zastrzega sobie prawo do okresowego wstrzymywania dostępu do Systemu Aukcje Elektroniczne w celu dokonywania napraw bądź konserwacji sprzętu, a także z powodu innych przyczyn technicznych. W takiej sytuacji, Administrator Strony zawiadomi Organizatora Aukcji oraz Kontrahenta o przewidywanym terminie wstrzymania dostępu do Systemu Aukcje Elektroniczne, nie później niż 1 dzień przed planowaną naprawą czy konserwacją sprzętu. 4. Administrator Strony nie odpowiada za niedostępność Adresu Strony Internetowej spowodowaną okolicznościami od siebie niezależnymi i nie pozostającymi pod jego bezpośrednią kontrolą, jak również za wszelkie szkody wynikłe z takich zdarzeń. - 9 -