Rejestracja - proces rejestracji Wykonawcy w EPP warunkujący dopuszczenie do składania ofert.

Transkrypt

1 Regulamin EPP z dnia Niniejszy regulamin służy do określenia ról stron korzystających z elektronicznej platformy przetargowej EPP oraz definiuje podstawowe pojęcia i procesy spotykane w toku elektronicznych procedur zakupowych lub sprzedażowych na platformie EPP. Regulamin nie precyzuje dokładnych scenariuszy aukcji i licytacji elektronicznych ani ich parametrów, gdyż te każdorazowo określa organizator (Zamawiający) elektronicznego przetargu w swoich dokumentach o przetargu (ogłoszeniu i/lub zaproszeniu). Definicje Regulamin - regulamin platformy przetargowej EPP. EPP (Elektroniczna Platforma Przetargowa) - system aukcyjny - całość oprogramowania, zbiór stron www wraz z infrastrukturą techniczną, służąca do przeprowadzania Aukcji. Rejestracja - proces rejestracji Wykonawcy w EPP warunkujący dopuszczenie do składania ofert. Aukcja - postępowanie przetargowe przeprowadzane przez Zamawiającego z wykorzystaniem mechanizmu aukcji elektronicznej na EPP. Aukcja może stanowić samodzielny tryb postępowania lub zakończenie innego trybu (np. przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem lub dowolnego innego trybu wynikającego z regulaminu własnego lub koncepcji Zamawiającego). Aukcja może dotyczyć ceny malejącej i ceny rosnącej (zakup lub sprzedaż). Mechanizm aukcji może być zastosowany do niezobowiązującego badania ofertowego. Licytacja postępowanie przetargowe wykorzystujące mechanizm licytacji elektronicznej z ceną wywoławczą. Odnoszą się do niej wszystkie postanowienia niniejszego regulaminu w tym samym zakresie co dla aukcji elektronicznej. Dalej w Regulaminie jest używane tylko określenie aukcja. Parametry Aukcji - termin otwarcia, termin oraz warunki zamknięcia, wartości postąpień, punktacja i inne istotne postanowienia dotyczące przebiegu Aukcji. Zamawiający (nabywca, organizator, kupujący w aukcji o cenie malejącej) - podmiot zlecający Operatorowi przeprowadzenie Aukcji. Wykonawca (oferent, dostawca w aukcji o cenie malejącej) - podmiot składający Oferty, zaproszony przez Zamawiającego do udziału w Aukcji. Obserwator podmiot lub osoba fizyczna, który za zgodą Zamawiającego ma tylko możliwość obserwacji Aukcji Uczestnik osoba której Operator przydzielił dostęp do systemu EPP Operator - SOLDEA Sp.j. z siedzibą w Łodzi, mająca prawa do wykorzystywania EPP i wykorzystująca EPP w celu realizacji powierzonych przez Zamawiającego zadań.

2 Przedstawiciel Operatora - podmiot uprawniony przez Operatora do wykorzystywania EPP w celu realizacji powierzonych przez Zamawiającego zadań. W regulaminie, ilekroć jest mowa o Operatorze, odnosi się to także do Przedstawiciela Operatora. Umowa o świadczenie usługi Operatora - umowa między SOLDEA, a Zamawiającym, dotycząca świadczenia usług Aukcji z wykorzystaniem EPP. Zlecenie przeprowadzenia Aukcji uproszczona forma Umowy o świadczenie usługi Operatora. Oferta - elektroniczne oświadczenie woli Wykonawcy złożone Zamawiającemu w trakcie Aukcji. Wykonawca składa w czasie trwania Aukcji kolejne, korzystniejsze Oferty. Identyfikatory - poufny ciąg znaków umożliwiający Zamawiającemu i Wykonawcy dostęp do EPP. Ogłoszenie - ogłoszenie o postępowaniu zakupowym lub sprzedażowym z wykorzystaniem Aukcji, zamieszczone, opublikowane przez Zamawiającego. Ogłoszenie może zawierać warunki, zasady oraz Parametry Aukcji. Z ogłoszeniem może być powiązany inny dokument np. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, zawierający niezbędne dla Aukcji informacje. Zaproszenie - zaproszenie wystosowane przez Zamawiającego do Wykonawców dopuszczonych do Aukcji. Zaproszenie może zawierać warunki, zasady oraz Parametry Aukcji. Strona Internetowa - adres strony internetowej serwisu EPP, poprzez którą możliwy jest dostęp do instrukcji postępowania, Regulaminu oraz formularzy ofertowych, raportów i klasyfikacji ofert Aukcji. 1 Postanowienia ogólne 1. Przedmiotem Aukcji mogą być dobra, usługi, prawa majątkowe, których obrót nie jest zakazany prawem. 2. Celem Aukcji jest wyłonienie najkorzystniejszej ekonomicznie Oferty składanej w formie elektronicznej. 3. Oferty są klasyfikowane automatycznie wg zasad punktacji lub hierarchii ustalonej przez Zamawiającego. 4. Za złożenie Oferty uznaje się fakt jej zarejestrowania na serwerze EPP, po uprzednim przesłaniu jej globalną siecią Internet ze stanowiska teleinformatycznego Wykonawcy. 5. O pozycji Oferty, jej wartości i/lub punktacji, Zamawiający informuje Wykonawcę potwierdzając złożone Oferty poprzez ich wyświetlenie na stronie internetowej EPP dedykowanej Aukcji. 6. Złożenie w Aukcji najkorzystniejszej ekonomicznie Oferty nie jest gwarancją uzyskania zamówienia. Decyzje w tej sprawie należą zawsze do Zamawiającego, działającego w oparciu o stosowne przepisy prawa i/lub wewnętrzny regulamin. 7. Jedynym wiążącym i ostatecznym dokumentem opisującym przebieg aukcji i jej wyniki jest protokół generowany automatycznie przez EPP po zakończeniu aukcji, pobierany przez Zamawiającego bezpośrednio z EPP.

3 8. Sposób i forma zawarcia umowy ze zwycięzcą Aukcji oraz jej szczegółowe postanowienia, są każdorazowo określane przez Zamawiającego. 9. Operator nie dokonuje zakupu przedmiotu Aukcji. 10. Operator nie ma wpływu i możliwości ingerencji w przebieg Aukcji, a tym samym na to kto zostanie jej zwycięzcą. 2 Parametry Aukcji i wymagania techniczne dla uczestników 1. Parametry Aukcji są ustalane indywidualnie dla każdej Aukcji przez Zamawiającego i zamieszczane w Zaproszeniu lub Ogłoszeniu. 2. Aktualne wymagania techniczne dla urządzeń teleinformatycznych, z których Wykonawca łączy się z EPP, są każdorazowo umieszczane w Zaproszeniu lub Ogłoszeniu oraz dostępne na stronie internetowej Operatora 3. W sytuacjach, w których prawo lub wymagania Zamawiającego zobowiązuje Wykonawcę do użycia w Aukcji podpisu elektronicznego (podpisu weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym), Wykonawca jest zobowiązany do samodzielnego podjęcia niezbędnych czynności w celu nabycia takiego podpisu i posiadania oraz używania w toku aukcji ważnego certyfikatu kwalifikowanego. 4. W przypadku gdy wykonawca posiada podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem nie figurującym na liście Narodowego Centrum Certyfikacji, winien we własnym zakresie zadbać o sprawdzenie czy jego podpis jest zgodny z regulacjami prawnymi obowiązującymi w Polsce (art. 4 ustawy o podpisie elektronicznym). Takie działania można podjąć już od momentu publikacji SIWZ, w której jest zapowiedziana aukcja elektroniczna z podpisem elektronicznym. Wstępnej weryfikacji działania takiego podpisu można dokonać na ogólnodostępnej stronie w dziale przygotowanie stanowiska test podpisu 3 Odpowiedzialność 1. Operator odpowiada za sprawne funkcjonowanie EPP, z wyłączeniem sytuacji spowodowanych siłą wyższą. 2. Operator nie jest stroną w stosunkach handlowych pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą. 3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za: a) działanie globalnej sieci Internet, b) działanie lokalnego łącza internetowego Wykonawcy i Zamawiającego, c) działanie sprzętu teleinformatycznego Wykonawcy i Zamawiającego odpowiedzialnego za prawidłowe wyświetlanie stron internetowych, w szczególności za działanie: 1. sieci komputerowej 2. systemu operacyjnego komputera, na którym jest zalogowany uczestnik w toku Aukcji 3. przeglądarki internetowej używanej w toku Aukcji 4. podpisu elektronicznego jeżeli jest używany 5. lokalnego łącza internetowego d) treść Ogłoszenia, Zaproszenia oraz innych oświadczeń i dokumentów Zamawiającego, e) działania i zaniechania Zamawiającego i Wykonawcy, f) działania systemów zewnętrznych, współpracujących z EPP,

4 g) niemożność złożenia oferty przez wykonawcę posługującego się podpisem elektronicznym nie spełniającym wymogów ustawy o podpisie elektronicznym, podpisem którego nie można zweryfikować w trakcie aukcji z przyczyn leżących po stronie uczestnika, dostawcy podpisu lub krajowego centrum certyfikacji właściwego dla danego podpisu (tzw. roota). h) konsekwencje związane z niezastosowaniem się do wymagań technicznych, Regulaminu i instrukcji postępowania. 4 Udział w aukcji 1. W Aukcji biorą udział tylko Wykonawcy zaproszeni przez Zamawiającego. Warunki dopuszczenia Wykonawców do Aukcji określa Zamawiający. 2. Wykonawcy otrzymują Identyfikatory od Zamawiającego. 3. Wraz z zaproszeniem do Aukcji, Wykonawcy otrzymują informacje o instrukcji postępowania. Aktualne informacje o przygotowaniu stanowisk komputerowych, podpisie elektronicznym są umieszczone bezpośrednio na stronie Instrukcja opisuje podstawowe czynności, które wykonuje Wykonawca. Instrukcja nie opisuje scenariuszy aukcji, gdyż te każdorazowo mogą być inne. 4. Wykonawca zaproszony do Aukcji jest zobowiązany do przeprowadzenia procesu rejestracji. Proces rejestracji, stanowiący warunek konieczny udziału w Aukcji, jest możliwy do przeprowadzenia od momentu otrzymania Zaproszenia. 5. Zalogowanie do systemu jest równoznaczne z akceptacją regulaminu dostępnego na stronie logowania do EPP. 6. Wykonawca biorący udział w aukcji winien sam zadbać o spełnienie wymaganych warunków i staranne, z wyprzedzeniem, przygotowanie własnego sprzętu informatycznego a także o przygotowanie na sytuacje awaryjne (np. przerwa w dostępie do Internetu etc.) oraz dokumentowanie sytuacji nietypowych w celu podjęcia działań opisanych w Odmowa Wykonawcy, który złożył w Aukcji najkorzystniejszą Ofertę, zawarcia umowy z Zamawiającym, może skutkować obowiązkiem pokrycia szkód, utraconych korzyści i nakładów pracy jakie poniósł Operator w celu doprowadzenia do uzyskania tej oferty. Kara umowna dla Wykonawcy (Oferenta) z tego tytułu wynosi PLN netto. 8. Dostęp Wykonawcy i Zamawiającego do EPP może zostać zablokowywany wyłącznie na wyraźne i potwierdzone żądanie Zamawiającego lub w przypadkach przewidzianych w Ogłoszeniu / Zaproszeniu, lub w przypadku nieprzestrzegania postanowień Umowy o świadczenie usługi Operatora. 9. Operator może przydzielić status Obserwatora dowolnej osobie, na żądanie lub po uprzedniej zgodzie Zamawiającego. 10. Operator nie przechowuje tzw. cookies na urządzeniu Uczestnika. 11. Wszelkie oprogramowanie związane z podpisem elektronicznym (jeżeli jest stosowany) jest instalowane na urządzeniu Wykonawcy świadomie, za jego zgodą. 5 Poufność i bezpieczeństwo 1. Ze względów bezpieczeństwa, do każdej Aukcji generowane są indywidualne, jednorazowe Identyfikatory. 2. Zamawiający i Wykonawca odpowiadają za poufność i bezpieczne przechowywanie Identyfikatorów oraz powierzanie ich własnym uprawomocnionym przedstawicielom. 3. Wykonawca i Zamawiający przyjmują pełną odpowiedzialność za wszelkie działania na EPP wszystkich osób, którym świadomie lub nieświadomie udostępnili otrzymane Identyfikatory umożliwiające im dostęp do własnych profili na EPP.

5 4. W przypadku ujawnienia utraty Identyfikatorów, ujawnienia ich osobie nieupoważnionej lub uzasadnionego podejrzenia takiego ujawnienia, Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie i skutecznie powiadomić o tym fakcie Zamawiającego. 5. W przypadku o którym mowa w pkt. 4, na wniosek Zamawiającego Operator niezwłocznie unieważni zgłoszony Identyfikator i wygeneruje nowy Identyfikator, który Zamawiający przekaże Wykonawcy. 6 Reklamacje 1. Uczestnik w celu złożenia reklamacji ma obowiązek precyzyjnego opisania zaobserwowanego zachowania wyświetlanej strony internetowej, zachowania komputera oraz wykonywanych czynności przed wystąpieniem niepożądanych objawów i w trakcie ich występowania. W celu udokumentowania tych zjawisk uczestnik załączy tzw. zrzuty ekranowe (print screen pokazujący cały ekran komputera) a całość reklamacji prześle Zamawiającemu drogą elektroniczną, który będzie się w tej sprawie kontaktował z Operatorem. 2. Zgłaszając reklamację uczestnik jest zobowiązany podać co najmniej następujące informacje: a) numer postępowania, b) login uczestnika c) data i czas wystąpienia błędu d) system operacyjny komputera na którym wystąpił błąd e) przeglądarka internetowa (wersja) f) system i przeglądarka z której dokonano rejestracji do platformy przed aukcją g) sposób połączenia z siecią internetową h) liczba komputerów uczestnika zalogowanych do aukcji i) precyzyjny opis sytuacji zgodnie z zaleceniami pkt. 1 j) próbkę podpisu elektronicznego (podpisany plik.doc, w formacie xades) jeżeli był używany w aukcji. k) bezpośredni kontakt telefoniczny do osoby składającej reklamację, 3. Operator niezwłocznie przeanalizuje wszelkie aspekty techniczne i organizacyjne po otrzymaniu kompletnej reklamacji a o wnioskach poinformuje Zamawiającego. 4. Brak precyzyjnego opisu o którym mowa w pkt. 2, oraz zwłoka w przesłaniu reklamacji ponad 24 h od momentu wystąpienia problemu może skutkować odmową ustosunkowania się do zaistniałego problemu. 5. Jeżeli uczestnik składający reklamacje wprowadzi w błąd Operatora co do faktów z w/w pkt 1 i 2, a problem w aukcji był wynikiem błędnego działania uczestnika, Operator zastrzega możliwość obciążenia uczestnika kosztami analizy w zryczałtowanej wysokości pln netto. 7 Postanowienia końcowe 1. Regulamin jest dostępny na Stronie Internetowej EPP. 2. Operator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Aktualna wersja Regulaminu będzie każdorazowo zamieszczana na Stronie Internetowej.

6 3. Aukcje są prowadzone i zakańczane zawsze w oparciu o tę wersję regulaminu w jakim zostały rozpoczęte. 4. Uczestnik przed zalogowaniem do systemu EPP ma możliwość zapoznania się z niniejszym regulaminem. Zalogowanie do EPP oznacza akceptację regulaminu co jest zapisane na stronie logowania. 5. Uczestnik ma obowiązek sumiennego zapoznania się ze wszelkimi instrukcjami i materiałami informacyjnymi umieszczonymi w serwisie EPP oraz informacjami pochodzącymi od Organizatora. 6. Operator zastrzega sobie prawo czasowego zawieszania działania EPP w celach technicznych i dołoży starań by przerwy nie kolidowały z terminami planowanych Aukcji. 7. Operator nie gwarantuje wsparcia uczestnikom zgłaszającym problemy z rejestracją w systemie na mniej niż 5 godzin przed rozpoczęciem aukcji oraz uczestnikom, którzy nie zapoznali się wymaganiami techniczno-organizacyjnymi i instrukcjami dla swojej aukcji. 8. Wszelkie pisma, informacje związane z udzielaniem wyjaśnień lub pomocą Operator przyjmuje i wysyła tylko drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy lub adres ogólny info@soldea.pl