Druhny i Druhowie! KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ z 14 maja 2013 roku Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP obowiązujący w okresie wakacji letnich w 2013 r. (nr 1) I. OBOWIĄZKI KOMENDANTA HUFCA KOMENDANT HUFCA: - odpowiada za zgłoszenie wypoczynku do bazy MEN w formie elektronicznej i papierowej oraz niezwłoczne poinformowanie kuratora oświaty o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem wypoczynku zgodnie z 6d Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami (Papierowa wersja zgłoszenia oraz informacje o zmianie danych zawartych w zgłoszeniu muszą być podpisana przez właściwego komendanta). - nadzoruje przebieg HALiZ/NALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do NALiZ i HALiZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu, odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji. Komendant hufca może powołać pełnomocnika ds. HAL/HAZ (Instrukcja Organizacyjna HALiZ). - odpowiada za terminowe sporządzenie i przekazanie do KCh sprawozdania statystycznego i opisowego z przebiegu HAL/HAZ (ze wszystkich podejmowanych działań jednostek organizacyjnych hufca w okresie wakacji). Zobowiązuję komendantów hufców do wnikliwego zapoznania się z obowiązującymi w ZHP instrukcjami związanymi z organizacją HALiZ oraz z przepisami państwowymi i ich przestrzegania. W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na odstępstwo od powyższych zasad udziela komendant macierzystej chorągwi ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca wraz z uzasadnieniem. II. OBOWIĄZKI KOMENDANTA WYPOCZYNKU HALiZ 1. Do obowiązków komendanta formy wypoczynku HALiZ należy: 1) wypełnianie zadań przewidzianych w 11 ust. 4 ppkt. 1) do 9) Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami, 2) przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie jej po zakończeniu, 3) dobór kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą atmosferę w czasie funkcjonowania formy wypoczynku, w przypadku organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem społecznym lub wymagających różnego rodzaju terapii w ramach wypoczynku kadra musi posiadać odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone uprawnieniami, do prowadzenia niezbędnych terapii oraz sprawowania opieki nad wychowankami zaliczanymi do grup zagrożonych, 4) niezwłoczne informowanie właściwego komendanta o wszelkich zmianach danych zawartych w zgłoszeniu formy wypoczynku do kuratora oświaty mających miejsce od chwili wydania zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku (zgłaszany m. in. zmiany liczby uczestników, wszelkie zmiany związane z wychowawcami sprawującymi opiekę nad uczestnikami wypoczynku łącznie ze zmianą danych personalnych wychowawców), 1
Komendant formy wypoczynku ponosi odpowiedzialność za: a. bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry, b. przestrzeganie Statutu ZHP, c. realizację programu, d. bieżące prowadzenie dokumentacji, w tym wydawanie rozkazów, (Dokumentacja ta musi być prowadzona właściwie i na bieżąco. Odpowiedzialność za jej brak ponosi bezpośrednio KOMENDANT FORMY WYPOCZYNKU zgodnie z rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 r. (Dz. U. Nr 12, poz. 67 z późn. zm.). e. prawidłową gospodarkę sprzętową, f. rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej podczas trwania formy wypoczynku, g. ochronę danych osobowych uczestników, kadry i personelu formy wypoczynku, h. za zgromadzenie wszystkich środków finansowych przed rozpoczęciem formy wypoczynku. i. rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia, j. dokonanie podsumowania pracy, łącznie z oceną pracy kadry sporządzenie i przekazanie do właściwej komendy ewentualnych wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry, k. wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie; l. wprowadzenie Zasad Dobrej Praktyki Higienicznej i Dobrej Praktyki Produkcyjnej podczas trwania obozu/kolonii Komendant formy wypoczynku jest zobowiązany do natychmiastowego informowania Komendanta lub pełnomocnika Komendanta Chorągwi ds. HAL 2013 o wszelkich zdarzeniach nadzwyczajnych, sytuacjach kryzysowych oraz wypadkach wymagających konsultacji i leczenia szpitalnego, w przypadku zajścia zdarzenia nadzwyczajnego lub sytuacji kryzysowej komendant formy wypoczynku oraz jego przełożeni zobowiązani są do powstrzymania się od udzielania wywiadów lub wypowiedzi dla środków masowego przykazu do czasu uzgodnienia treści i formy wypowiedzi z Komendantem Chorągwi lub jego rzecznikiem prasowym. 2. Organizatorzy obozów, kolonii zobowiązani są do określenia na piśmie Warunków uczestnictwa dla uczestników i ich rodziców, zawierających następujące co najmniej następujące informacje: czas trwania, miejsce - adres wypoczynku, kontakt, sposób transportu - godziny wyjazdu i powrotu, ubezpieczenie, kwalifikacje kadry, program pobytu, wyżywienie sposób przygotowania i liczba posiłków, wykaz niezbędnego wyposażenia uczestnika. III. ZATWIERDZANIE FORM WYPOCZYNKU Zgodnie z Rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 roku w sprawie warunków, jakie muszą spełnić organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania oraz Rozporządzeniem MEN z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zmian w tym Rozporządzeniu WSZYSTKIE FORMY WYPOCZYNKU PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU DO KURATORIUM OŚWIATY łącznie z wypoczynkiem w miejscu zamieszkania (np. półkolonie) i wyjazdami lub przedsięwzięciami czy imprezami jednodniowymi. Zgłoszeniu nie podlegają zbiórki harcerskie organizowane w miejscu zamieszkania uczestników. Zatwierdzaniu podlegają także harcerskie bazy obozowe i stanice uruchamiane przez jednostki Chorągwi Gdańskiej ZHP, które nie realizują przedsięwzięć programowych dla obozujących na nich form wypoczynku. IV. ZARZĄDZAM NASTĘPUJĄCE ZASADY ZATWIERDZANIA FORM WYPOCZYNKU HARCERSKIEJ I NIEOBOZOWEJ AKCJI LETNIEJ 2013: 1. Komendant hufca wraz z organizatorem wypoczynku dokonuje zgłoszenia wypoczynku na formularzu w wersji elektronicznej (na podstawie loginu i hasła zarejestrowanego organizatora 2
wypoczynku) i papierowej (podpisanej przez komendanta hufca) nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na kopercie) faktycznego wysłania do Kuratorium Oświaty wersji papierowej formularza zgłoszenia wypoczynku lub datę jego dostarczenia. Formularz wysyłany jest do Kuratorium Oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora wypoczynku. Zapisany w pliku PDF formularz zgłoszenia wypoczynku należy również przesłać do Komendy Chorągwi na adres wypoczynek@gdanska.zhp.pl. 2. Organizator zatwierdza kolonię/obóz we właściwej komendzie: * Formy wypoczynku powyżej 5 dni lub dla więcej niż 25 osób lub formy wypoczynku dla dzieci i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem społecznym albo wymagających socjoterapii w ramach wypoczynku - zatwierdzane będą przez Komendanta lub pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAL. * Formy wypoczynku do 5 dni i dla nie więcej niż 25 osób (biwaki), wypoczynek w miejscu zamieszkania oraz wyjazdy, przedsięwzięcia lub imprezy jednodniowe zatwierdzane będą przez komendantów hufców. * Komendant formy wypoczynku, bez względu na czas jej trwania i liczbę uczestników, powinien przygotować do zatwierdzenia następującą dokumentację: A. pod względem programowo-organizacyjnym: a. starannie wypełniony raport przedobozowy zawierający a) wykaz kadry (zał. nr 3a) z kserokopiami dokumentów potwierdzających kwalifikacje tej kadry, b) zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób, którym powierzono mienie ZHP, c) deklaracje kadry w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników form wypoczynku HALiZ; b. zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku w KO (numer zgłoszenia ze strony internetowej), c. polisę ubezpieczeniową NNW obejmującą kadrę i uczestników zawartą na cały czas trwania formy wypoczynku łącznie z kwaterką, dojazdem i powrotem, suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż 10.000,00 zł, d. regulaminy jakie obowiązywać będą podczas trwania wypoczynku, e. potwierdzenie opłacenia składek członkowskich przez uczestników i kadrę, f. dokument (umowa) określający zasady korzystania z obiektu/terenu, g. zatwierdzony w hufcu plan pracy obozu, kolonii zuchowej, biwaku h. Wzór Warunków uczestnictwa dla uczestników i rodziców; B. pod względem finansowym: a. wypełniony preliminarz finansowy (z potwierdzeniem przez skarbnika hufca o zgromadzeniu środków finansowych), do którego należy dołączyć: a) imienny wykaz kadry przewidzianej do zatrudnienia podczas formy wypoczynku z podaniem stanowisk i zakresów obowiązków, formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia oraz oświadczenia tych osób do celów podatkowych, b) imienny wykaz kadry pełniącej funkcje na podstawie umowy wolontariatu oraz zakresów obowiązków, przewidzianej do zwolnienia z odpłatności za wyżywienie, c) umowy o wynajęcie lub użyczenie samochodu do celów zaopatrzenia (zał. nr 4 lub 4a do Instrukcji finansowej HALiZ). * Komendant harcerskiej bazy obozowej lub stanicy przedkłada do zatwierdzenia: 1. starannie wypełniony raport przedobozowy zawierający: a) zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób, którym powierzono mienie ZHP, b) deklaracje kadry i personelu w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników form wypoczynku HALiZ; 3
b. polisę ubezpieczeniową NNW obejmującą kadrę i personel zawartą na cały czas funkcjonowania bazy lub stanicy łącznie z jej uruchomieniem i likwidacją, suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż 10.000,00 zł, c. regulaminy jakie obowiązywać będą w trakcie funkcjonowania bazy lub stanicy (dla form wypoczynku korzystających z bazy lub stanicy oraz wewnętrzne obowiązujące kadrę i personel bazy lub stanicy), 2. wypełniony preliminarz finansowy (z potwierdzeniem przez skarbnika hufca o zgromadzeniu środków finansowych), do którego należy dołączyć: a) imienny wykaz kadry i personelu przewidzianego do zatrudnienia podczas formy wypoczynku z podaniem stanowisk i zakresów obowiązków, formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia oraz oświadczenia tych osób do celów podatkowych, b) imienny wykaz kadry i personelu pełniącego funkcje na podstawie umowy wolontariatu oraz zakresów obowiązków, przewidzianej do zwolnienia z odpłatności za wyżywienie, c) umowy o wynajęcie lub użyczenie samochodu do celów zaopatrzenia (zał. nr 4 lub 4a do Instrukcji finansowej HALiZ). Uprawnienia do samodzielnego zatwierdzania form wypoczynku powyżej 5 dni mają Komendanci Hufców: Gdańsk-Śródmieście, Gdańsk-Wrzeszcz-Oliwa i Gdynia. Wyjazdy zagraniczne oraz formy wypoczynku prowadzone przez komendantów hufców zatwierdzane są w Komendzie Chorągwi. Zatwierdzanie form wypoczynku w Komendzie Chorągwi odbywać się będzie do dnia 25 lipca 2013 r. włącznie nie później jednak niż 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wypoczynku. Osoby zatwierdzające formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi proszone są o wcześniejsze uzgodnienie dnia i godziny spotkania. 3. W przypadku form wypoczynku trwających do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników, wypoczynku w miejscu zamieszkania oraz wyjazdów, przedsięwzięć lub imprez jednodniowych komendanci hufców dostarczą niezwłocznie po zatwierdzeniu do Komendy Chorągwi wykazy zatwierdzonych wypoczynków wg wzoru: organizator Rodzaj wypoczynku Miejsce termin Komendant Nr uprawnień Liczba uczestników Liczba członków ZHP (z hufca) w formie elektronicznej na adres wypoczynek@gdanska.zhp.pl. Komendanci hufców zobowiązani są do starannego prowadzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji biwaków. 4. Zobowiązuję komendantów hufców, jako odpowiedzialnych za przebieg Harcerskiej Akcji Letniej do przeprowadzenia w hufcach szkoleń i warsztatów dotyczących zasad zatwierdzania form wypoczynku oraz przestrzegania zasad znajdujących się w komunikatach HALiZ oraz w przepisach organizacyjnych i państwowych, w szczególności zaś dotyczących BEZPIECZEŃSTWA (w tym BHP). 5. Po zakończeniu Harcerskiej Akcji Letniej komendy hufców zobowiązane są do jej podsumowania i oceny. Powinno się to odbyć podczas zbiórki komendy hufca. Szczególną uwagę należy zwrócić na organizację form letniego wypoczynku przez gromady i drużyny. Do Komendy Chorągwi należy przesłać: - raporty poobozowe wypełnione i podpisane przez komendantów form wypoczynku w terminie do 7 dni po zakończeniu wypoczynku - sprawozdania opisowe i statystyczne oraz wykaz drużyn, które wzięły udział w HAL do 5 września 2013 r. 4
DOKUMENTACJA WYPOCZYNKU 1. organizacyjna: 1) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCh lub KH, 2) umowa (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu, 3) polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry (zawarta na dojazd, pobyt i powrót), 4) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku), 5) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np. w książce pracy obozu lub podobozów), 6) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariacie, oddelegowania pracownicze oraz zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia, 7) książka pracy wraz z rozkazami komendanta, 8) książeczka ratownika, gdy organizowane będą kąpiele wodne, 9) potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty, 10) podpisane deklaracje w sprawie życia i zdrowia dziecka przez kadrę i personel, 11) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry specjalistycznej, 12) zobowiązania o odpowiedzialności materialnej kadry, której powierzono majątek, finanse. 2. programowa: 1) zatwierdzony program (plan pracy) obozu, kolonii zuchowej lub innej formy wypoczynku, 2) książka pracy (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program), 3) dzienniki zajęć wychowawcy; 3. medyczna: 1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową), 2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego, 3) dokumentacja sanitarna placówki, 4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw, 5) rejestr wypadków; 4. finansowa zgodnie z Instrukcją finansową HALiZ, rozdział VII. Przypominam również o: 1. Bezwzględnym przestrzeganiu przez kadrę instruktorską zasad bezpieczeństwa zdrowia i życia wszystkich uczestników wypoczynku: dotyczy szczególnie kąpieli, poruszania się po drogach publicznych, korzystania ze środków lokomocji, ochrony przeciwpożarowej i innych niezbędnych do funkcjonowania. 2. Bezwzględnym przestrzeganiu Statutu ZHP przez kadrę instruktorską, ale także przez pracowników i inne osoby, nie będące członkami ZHP, których obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych na terenie obozów i ośrodków prowadzonych przez ZHP. 3. Umieszczeniu w widocznym miejscu, wszystkich obowiązujących regulaminów oraz potwierdzeniu ich znajomości przez uczestników i kadrę własnoręcznymi podpisami. Każdy komendant placówki jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników. 4. Zakazie prowadzenia przez organizatora wypoczynku jakichkolwiek punktów handlowych na terenie formy wypoczynku! Punkty takie mogą być prowadzone, za wiedzą i zgodą komendanta formy wypoczynku, przez zewnętrzny podmiot gospodarczy, który prowadzi tego rodzaju działalność gospodarczą legalnie oraz posiada wszystkie niezbędne pozwolenia, zezwolenia i koncesje. 5
5. W związku z przypadkami gubienia przez instruktorów dokumentu Zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników placówek letniego i zimowego wypoczynku proszę Komendantów Hufców o zwrócenie uwagi instruktorkom i instruktorom na fakt, iż zaświadczenie to jest dokumentem państwowym i nie jest wskazane wystawianie jego duplikatów. Od 1 marca 2010 r. za wystawienie duplikatu obowiązują następujące opłaty: - pierwszy duplikat 20zł - drugi duplikat - 50zł Instruktorka lub instruktor, którzy zagubili zaświadczenia są zobowiązani do wystąpienia do Komendy Chorągwi w formie pisemnej z prośbą o wystawienie duplikatu wraz z wyjaśnieniem, co stało się z oryginałem tego dokumentu. Komendant Gdańskiej Chorągwi ZHP hm. Hanna Piotrowska termin zadanie odpowiedzialny wysłać formularz wypełniony w generatorze wniosków na stronie MEN oraz wersję co najmniej 21 dni przed komendant hufca, papierową do kuratorium oświaty terminem rozpoczęcia obozu/kolonii właściwego ze względu na siedzibę organizatora do 25 lipca 2013 r., nie później niż 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wypoczynku do 31 maja 2013 r. na bieżąco, niezwłocznie po zatwierdzeniu do 5 września 2013 r. zatwierdzenie formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi lub Komendzie Hufca dostarczyć do KCH - tryb zatwierdzania form wypoczynku w hufcu, - wyznaczyć osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie programu i finansów Wykaz zatwierdzonych biwaków, form wypoczynku w miejscu zamieszkania oraz wyjazdów, przedsięwzięć lub imprez jednodniowych organizowanych w okresie wakacji r. przesłać do Komendy Chorągwi sprawozdanie opisowe i statystyczne HAL komendant hufca obozu/kolonii pełnomocnicy Komendanta Chorągwi komendant hufca komendant hufca 6