Regulamin finansowania kół naukowych zrzeszonych w Towarzystwie Biblioteki Słuchaczów Prawa UJ (dalej: TBSP) Zasady ogólne Art. 1 [regulamin] Regulamin określa zasady finansowania kół naukowych zrzeszonych w TBSP, tryb przyznawania i wysokość środków finansowych oraz sposób ich rozliczania a także zasady odprowadzania składek członkowskich. Art. 2 [beneficjenci środków finansowych] O środki finansowe przyznawane przez TBSP starać się może wyłącznie koło naukowe będące członkiem TBSP. Art. 3 [środki finansowe TBSP] Środki finansowe przyznawane przez TBSP to wszystkie środki którymi dysponuje TBSP pochodzące z dotacji i funduszy Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz podmiotów zewnętrznych, a także ze składek członkowskich. Art. 4 [obszary finansowania] 1. TBSP przyznaje środki wyłącznie w celu realizacji celów statutowych. 1. TBSP przyznaje środki finansowe wyłącznie na projekty o charakterze naukowym lub edukacyjnym. Art. 5 [wymóg identyfikacji wizualnej] Jeżeli projekt koła zrzeszonego jest dofinansowany ze środków TBSP, koło zrzeszone jest obowiązane podczas realizacji projektu wskazywać ten fakt w szczególności poprzez umieszczanie logotypu TBSP oraz innych znaków systemu identyfikacji wizualnej w ogłoszeniach, plakatach, dokumentach i innych materiałach projektu. Wnioski o przyznanie środków finansowych Art. 6 [wnioskowanie] Wniosek o przyznanie środków finansowych składa się do Skarbinka TBSP (dalej: Skarbnik). )1
Art. 7 [termin składania wniosków] Skarbnik w porozumieniu z Prezesem ogłasza termin składania wniosków o przyznanie środków finansowych, który nie może być krótszy niż tydzień od ogłoszenia terminu Zebrania Zarządu na którym ma być podjęta uchwała dotycząca podziału środków. Art. 8 [wnioskodawca] 1. Wniosek o przyznanie środków finansowych składa przewodniczący koła lub upoważnione przez niego osoby. Art. 9 [tryb] 1. Wniosek wysyła się z adresu poczty elektronicznej w domenie @tbsp 2. Wniosek można wysłać także z adresu poczty elektronicznej w innej domenie pod warunkiem uprzedniego zgłoszenia tego adresu Skarbnikowi. Wniosek wysłany z niezgłoszonego adresu Skarbnik może pozostawić bez rozpoznania Art. 10 [wymóg formy] Wniosek wnosi się na formularzu którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Art. 11 [zwołanie Zarządu] 1. Prezes wydaje komunikat o zwołaniu posiedzenia Zarządu TBSP (dalej: Zarząd), w którym określa także termin składania wniosków o przyznanie środków finansowych. Art. 12 [numeracja uchwał] Numery uchwał oznacza się następująco: miesiąc, dwie ostatnie cyfry roku oraz numer uchwały w porządku obrad Zarządu - MM/RR/N gdzie np. 12 to miesiąc grudzień, 13 to dwie ostatnie cyfry roku a 1 to numer w porządku obrad Zarządu. Art 13. [ocena formalna wniosków] 1. Prezes w porozumieniu ze Skarbnikiem dokonuje oceny zasadności wniosku pod względem spełniania kryteriów statutowych pozwalających na dofinansowanie ze środków TBSP, a następnie dokonuje oceny formalnej wniosku. 3. Prezes w porozumieniu ze Skarbnikiem przygotowuje dla Zarządu projekty uchwał w przedmiocie przyznania środków finansowych i ich wysokości dla poszczególnych kół. )2
Art. 14 [odrzucenie bez rozpoznania] 1. Prezes odrzuca wniosek o przyznanie środków finansowych jeżeli projekt nie może być finansowany ze środków TBSP. 2. Prezes w porozumieniu ze Skarbnikiem odrzuca wniosek o przyznanie środków finansowych wniesiony po terminie. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach Prezes lub Skarbnik może przyjąć wniosek wniesiony po terminie, o ile nie zawiera on braków formalnych, a spóźnienie nie wpłynie negatywnie na dalsze procedowanie. 3. Wnioski złożone na nieobowiązującym formularzu, sprzeczne ze Statutem lub Regulaminem zostają odrzucone bez rozpatrzenia. Art. 15 [wezwanie do uzupełnienia braków] 1. Jeżeli wniosek o przyznanie środków finansowych jest wypełniony niepoprawnie lub nie zawiera wymaganych załączników lub zawiera inne braki Prezes lub Skarbnik wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 3 dni. 2. Jeżeli zaistnieje wątpliwość co do naukowego lub edukacyjnego charakteru projektu, którego dotyczy wniosek o przyznanie środków finansowych Prezes może wezwać wnioskodawcę do przedłożenia opinii lub innego oświadczenia złożonego przez opiekuna naukowego koła zrzeszonego, którego projekt dotyczy. 3. Wezwanie do uzupełnienia braków wraz wskazaniem zakresu uzupełnienia Prezes lub Skarbnik wysyła za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy. 4. Prezes odrzuca wniosek jeżeli nie uzupełniono braków w terminie lub uzupełniono je w sposób wadliwy. 5. Ponowne wezwanie do uzupełnienia braków dot. tego samego wniosku jest niedopuszczalne. Art.14 [decyzja o odrzuceniu] Decyzję o odrzuceniu wniosku Prezes doręcza wnioskodawcy na adres poczty elektronicznej wraz z uzasadnieniem. Art. 15 [przedstawienie wniosków] 1. Wnioski podlegające rozpoznaniu Prezes w porozumieniu ze Skarbnikiem przedkłada Zarządowi na posiedzeniu. 2. Porządek obrad posiedzenia ustala Prezes. )3
Art. 16 [wycofanie wniosku] Koło może wycofać swój wniosek do momentu rozpoczęcia głosowania na uchwałą o przyznaniu środków finansowych na projekt objęty wnioskiem. Rozliczanie środków finansowych Art. 17 [forma rozliczeń środków własnych] Rozliczenie środków finansowych w przypadku finansowania ze środków własnych TBSP polega na dokonaniu operacji na rachunku bankowym TBSP przeniesienia środków finansowych na wskazany w rachunkach, fakturach lub innych dokumentach finansowych numer rachunku bankowego. Art. 18 [forma rozliczeń środków Uniwersyteckich] Rozliczenie środków finansowych w przypadku finansowania ze środków funduszy Uniwerystetu Jagiellońskiego które przyznaje TBSP polega na przekazaniu właściwym jednostkom uniwersyteckim rachunków, faktur lub dokumentów finansowych wraz ze wskazaniem numerów rachunków bankowych na które mają zostać przeniesione przyznane środki finansowe. Art. 19 [dofinansowanie bieżących wydatków] Prezes może samodzielnie podjąć decyzję o dofinansowaniu projektów lub sfinansowaniu wydatków na bieżącą działalność TBSP kwotą nie przekraczającą łącznie 5% rocznego budżetu TBSP, przy czym limit ten odnawia się do po zatwierdzeniu zarządzeń o dofinansowaniach przez Zarząd; Art. 20 [sprawozdanie] Sprawozdanie merytoryczne i finansowe składa Prezesowi osoba wskazana we wniosku o przyznanie środków finansowych jako koordynator w terminie 14 dni od realizacji projektu. Art. 21 [wymóg formy sprawozdania] Sprawozdanie merytoryczne i finansowe musi być sporządzone na odpowiednich formularzach, które są załącznikami numer 2 i 3 do niniejszego Regulaminu. Art. 22 [treść sprawozdania] )4
Sprawozdanie merytoryczne zawiera opis realizacji projektu oraz osiągnięte efekty oraz listę osób biorących udział w projekcie, a także dokumenty takie jak: a) przy organizacji konferencji naukowych, paneli dyskusyjnych itp: - liste referentów - program konferencji - opis danego wydarzenia. b) przy organizacji wykładów, spotkań z ekspertami, spotkań cyklicznych itp: - liste prelegentów - program spotkania c) przy projektach wyjazdowych: dokument potwierdzający miejsce pobytu (np.rezerwacja noclegu, zaświadczenie od odwiedzanej instytucji itp.) d) przy wydawaniu publikacji: egzemplarz publikacji; Art. 23 [opisywanie dokumentów] 1.Sprawozdanie finansowe zawiera zestawienie przyznanych i wydanych środków finansowych. Do sprawozdania załącza się rachunki, faktury i inne dokumenty finansowe. 2. Faktury powinny być opisane na odwrocie: zawierać numer Uchwały Zarządu, na mocy której zostały przyznane środki oraz numer konta, na które mają być zwrócone środki. Art. 24 [wymóg zgody Skarnika] Sprawozdanie finansowe powinno być zaakceptowane przez Skarbnika. Art.25 [dodatkowe dokumenty] W przypadku wyjątkowych wątpliwości dotyczących realizacji projektu Prezes może zażądać dodatkowych dokumentów jak lista podpisów prelegentów, zdjęcia itp. )5
Art. 26 [przyjęcie sprawozdania] Prezes lub Skarbnik informuje osobę składającą sprawozdania a także wnioskodawcę, który złożył wniosek o przyznanie środków finansowych oraz władze koła którego projekt dotyczy o przyjęciu sprawozdań i rozliczeniu projektu. Art. 25 [wezwanie do uzupełnienia braków] 1. Jeżeli sprawozdanie jest sporządzone niepoprawnie lub nie zawiera wymaganych załączników lub zawiera inne braki Prezes lub Skarbnik w przypadku sprawozdania finansowego, wzywa osobę składającą sprawozdania do uzupełnienia sprawozdań w terminie 3 dni. 2. Wezwanie do uzupełnienia braków wraz wskazaniem zakresu uzupełnienia Prezes wysyła za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres poczty elektronicznej osoby rozliczającej projekt, informując o wezwaniu wnioskodawcę, który wnosił o przyznanie środków finansowych oraz władze koła którego projekt dotyczy. 3. Prezes odrzuci sprawozdanie jeżeli nie uzupełniono braków w terminie lub uzupełniono je w sposób wadliwy. 4. Ponowne wezwanie do uzupełnienia braków dot. tego samego sprawozdania jest niedopuszczalne. Art. 26 [sprawozdanie złożone po terminie] 1. Sprawozdanie wniesione po terminie zostaje odrzucone. W wyjątkowych przypadkach Prezes w porozumieniu ze Skarbnikiem może przyjąć sprawozdanie złożone po terminie lub wydłużyć termin do złożenia sprawozdania. Art. 27 [skutek odrzucenia sprawozdania] Projekty których sprawozdania zostały odrzucone nie podlegają rozliczeniu. Składki członkowskie Art. 28 [zasady ogólne] Składki członkowskie opłacają koła zrzeszone w TBSP w wysokości uzależnionej od ilości członków. Wysokość składki członkowskiej określa się poprzez iloczyn liczby pełnoprawnych członków koła zrzeszonego oraz stawkę składki uchwaloną przez Zarząd. Art. 29 [przechowywanie środków finansowych] 1. Składni przechowywane są na rachunku bankowym Towarzystwa. )6
1. Skarbnik wraz z Prezesem zakładają i prowadzą rachunek bankowy TBSP. Jeśli jest to niemożliwe, rachunek zakłada Prezes samodzielnie, ale powierza dostęp do niego Skarbnikowi. 2. Skarbnik ma obowiązek przesyłać Komisji comiesięczne zestawienia operacji na rachunku bankowym TBSP. Skarbnik na prośbę Komisji zobowiązany jest udzielić wszelkich wyjaśnień dotyczących operacji dokonanych na rachunku TBSP. 3. Numer, nazwa rachunku oraz sposób opłacania składek reguluje odpowiednie Zarządzenie Prezesa. Art. 30 [forma wpłaty] Wpłat składek dokonuje się poprzez przeniesienie sumy pieniężnej na rachunek bankowy TBSP. Art. 31 [termin wpłaty] 1. Składkę członkowską opłaca się raz w roku akademickim z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Jeżeli liczba członków koła zrzeszonego od której uzależniona jest wysokość składki wzrośnie, jest ono obowiązane dokonać wpłaty kwoty o którą wzrośnie wysokość składki członkowskiej. Art. 32 [tryb wpłaty] Składki członkowskie uiszcza się poprzez: 1. wpłatę składki przez władze koła zrzeszonego; 2. wpłatę kwoty stanowiącej część składki przypadającej na jednego członka koła zrzeszonego przez tego członka. Art. 33 [wysokość składki] W przypadku wpłaty składki przez władze koła zrzeszonego wysokość składki ustala się w oparciu o ilość członków koła na dzień wpłaty. Przepis końcowy Art. 32 [wejście w życie] Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. )7