REGULAMIN ORGANIZACYJNY Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Praga Południe m.st. Warszawy ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE Regulamin Organizacyjny Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Praga Południe m.st. Warszawy, zwany dalej Regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Biura, 2) zasady funkcjonowania Biura, 3) zakres działania kierownictwa Biura, poszczególnych Wydziałów oraz komórek organizacyjnych w Biurze, 4) nadzór i kontrolę nad poszczególnymi Wydziałami i komórkami organizacyjnymi. 1 2 1. Biuro jest jednostką budżetową miasta stołecznego Warszawy, utworzoną do obsługi finansowo księgowej szkół i placówek oświatowych funkcjonujących na obszarze Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy, z wyjątkiem szkół i placówek obsługiwanych w tym zakresie przez Miejskie Biuro Finansów Oświaty m.st. Warszawy, działającą na podstawie Statutu Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty Praga Południe m.st. Warszawy stanowiącego załącznik nr 11 do uchwały XXIII/416/2003 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 18.12.2003 r. ze zm. zwanego dalej Statutem. 2. Biuro jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników w rozumieniu ustawy Kodeks pracy i pracodawcą samorządowym w rozumieniu ustawy o pracownikach samorządowych. 3. Siedziba Biura znajduje się w Warszawie. 1. Kierownikiem Biura jest Dyrektor, który działa na podstawie pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta m.st. Warszawy. 2. Dyrektor wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Biura. 3. Zadania Dyrektor wykonuje przy pomocy Zastępcy Dyrektora Głównego Księgowego i kierowników Wydziałów. 1. Kierownicy Wydziałów maja prawo do podejmowania decyzji we wszystkich sprawach z zakresu swojego działania, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych dla Dyrektora, określonych w 10. 2. Kierownicy Wydziałów ponoszą odpowiedzialność za prawidłową realizację powierzonych im zadań. 1. Biuro jest czynne w dniach roboczych w godzinach 8.00 16.00. 2. Dniami roboczymi są dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni świątecznych. 3 4 5
Kierownictwo Biura stanowią: - Dyrektor Biura, - Zastępca Dyrektora Główny Księgowy, - Kierownicy poszczególnych Wydziałów. ROZDZIAŁ II STRUKTURA ORGANIZACYJNA BIURA 6 7 1. W skład Biura wchodzą następujące jednostki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy o odpowiedniej sygnaturze: 1) Zastępca Dyrektora Główny Księgowy, 2) Wydział Kadrowo - Administracyjny (WKA), 3) Wydział Planowania i Sprawozdawczości (WPiS), 4) Wydział Finansowo Księgowy (WFK), 5) Wydział Obsługi Przedszkoli (WOP), 6) Wydział Obsługi Szkół Podstawowych i Gimnazjów (WOSiG), 7) Wydział Obsługi Szkół Ponadgimnazjalnych i Pozostałych Placówek (WOSP), 8) Zespół Radców Prawnych (ZRP), 9) Sekretariat (SEK), 10) Stanowisko ds. kontroli (SK). 2. Pracami Wydziałów kierują kierownicy. Wydziały dzielą się na jednoosobowe i wieloosobowe stanowiska pracy. Strukturę organizacyjną Biura określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu. 8 9 ROZDZIAŁ III ZAKRESY ZADAŃ DYREKTORA I GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO 10 Do zakresu zadań Dyrektora należy: 1) reprezentowanie Biura na zewnątrz, 2) kierowanie pracami Biura, 3) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością kierowników Wydziałów: Kadrowo Administracyjnego, Planowania i Sprawozdawczości oraz Zespołem Radców Prawnych, Stanowiskiem ds. kontroli, bezpośrednio mu podległych, 4) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Biura, 5) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywanych zadań Biura,
6) upoważnianie swojego Zastępcy lub innych pracowników Biura do wydawania w jego imieniu decyzji, 7) ocena pracowników, 8) ustanawianie i likwidowanie komórek organizacyjnych, stanowisk pracy oraz ustalanie ich nazwy, 9) składanie w imieniu Biura oświadczeń woli, w tym podejmowanie zobowiązań majątkowych w zakresie udzielonych pełnomocnictw, 10) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania funduszy scentralizowanych zdrowotnego dla pracowników pedagogicznych (nauczycieli) czynnych oraz będących na emeryturze lub rencie, a także Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla emerytów i rencistów, 11) kontrola i nadzór w zakresie gospodarki finansowej i majątkowej Biura, 12) wydawanie zarządzeń i innych przepisów wykonawczych. 11 Do zadań Zastępcy Dyrektora Głównego Księgowego należy: 1) zastępowanie Dyrektora w czasie jego nieobecności w ramach udzielonych pełnomocnictw, 2) nadzór nad przygotowaniem materiałów sprawozdawczych z działalności finansowej i inwestycyjnej Biura oraz sprawozdań z realizacji budżetu, 3) nadzór nad Wydziałami: Finansowo Księgowym, Obsługi Przedszkoli, Obsługi Szkół Podstawowych i Gimnazjów oraz Obsługi Szkół Ponadgimnazjalnych i Pozostałych Placówek, bezpośrednio mu podległymi, 4) bieżące rozliczanie budżetu Biura oraz okresowe informowanie Dyrektora Biura o przebiegu ich realizacji, 5) kontrasygnowanie dokumentów stanowiących podstawę do wydatkowania środków finansowych, 6) kontrolowanie gospodarki finansowej Biura i prawidłowego obiegu dokumentów finansowych, 7) współpraca z Dyrektorem oraz kierownikami podległych Wydziałów przy opracowywaniu wniosków w sprawie zmian planów finansowych, 8) opracowywanie wewnętrznych przepisów w zakresie zasad rachunkowości, które są wydawane zarządzeniami Dyrektora Biura, 9) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 10) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. RODZIAŁ IV ZAKRESY DZIAŁANIA WYDZIAŁOW 12 Do zadań Wydziału Kadrowo Administracyjnego należy: 1) opracowywanie projektów regulaminów: organizacyjnego, pracy, wynagradzania oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i inicjowanie ich modyfikacji, 2) prowadzenie spraw kadrowych Biura, 3) sporządzanie list wynagrodzeń pracowników Biura, 4) przygotowywanie list przesyłek do przekazania drogą elektroniczną wynagrodzeń, o których mowa w pkt 3) na konta pracownicze lub do wypłaty w kasie, 5) sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji PFRON, 6) prowadzenie czynności związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
7) zaopatrywanie Biura w niezbędne materiały i wyposażenie, 8) administrowanie budynkiem Biura, 9) przygotowywanie umów w sprawie napraw, konserwacji, ochrony i sprzątania Biura oraz nadzór nad ich realizacją, 10) obsługa informatyczna Biura, 11) organizowanie konkursów na wolne stanowiska urzędnicze, 12) sporządzanie sprawozdań Biura i zbiorczych z zakresu zatrudnienia i wynagrodzenia, 13) administrowanie sprzętem komputerowym, 14) nadzór nad aktualizacją internetowej strony Biura, 15) przygotowywanie w programie PŁATNIK korekt dokumentów ZUS dla szkół i placówek oświatowych obsługiwanych do 30.06.2004 r. przez Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół, 16) przygotowywanie dokumentów płacowych dla pracowników zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych na potrzeby emerytalno rentowe i kapitału początkowego, 17) prowadzenie archiwum Biura, 18) prowadzenie dochodów własnych Biura. 13 Do zadań Wydziału Finansowo Księgowego należy: 1) obsługa finansowo księgowa Biura, 2) obsługa kasowa Biura oraz szkół i placówek oświatowych, 3) obsługa finansowo księgowa Kasy Zapomogowo Pożyczkowej Oświata, 4) obsługa finansowo księgowa scentralizowanego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla emerytów i rencistów, 5) obsługa finansowo księgowa scentralizowanego Funduszu Zdrowotnego dla nauczycieli, 6) obsługa finansowo księgowa pomoc materialna dla uczniów szkół i placówek oświatowych obsługiwanych przez Biuro oraz uczniów szkół specjalnych położonych na terenie Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy, 7) koordynacja działań związanych z realizacją zadań inwestycyjnych z GFOŚ i GW oraz PFOŚ i GW, 8) prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych Biura oraz ewidencję środków trwałych powyżej 3 500zł. dla szkół i placówek oświatowych obsługiwanych przez Biuro, 9) prowadzenie ewidencji sum depozytowych wg poszczególnych źródeł, wadiów oraz zabezpieczeń należytego wykonania umów wg kontrahentów, 10) obsługa finansowo księgowa funduszy pomocowych. 14 Do zadań Wydziału Planowania i Sprawozdawczości należy: 1) konsultacje z dyrektorami szkół i placówek oświatowych w sprawie jednostkowych planów finansowych, 2) opracowywanie projektów planów finansowych dla Biura, szkół i placówek oświatowych w zakresie wydatków budżetowych w oparciu o uchwałę Rady m.st. Warszawy w sprawie budżetu m.st. Warszawy i zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy, 3) opracowywanie zbiorczych planów finansowych w zakresie dochodów budżetowych, wydatków budżetowych oraz dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych w oparciu o wytyczne i wskaźniki Biura Edukacji m.st. Warszawy i Skarbnika m.st. Warszawy, 4) monitorowanie realizacji planów finansowych,
5) sporządzanie zbiorczych sprawozdań z zakresu dochodów budżetowych, wydatków budżetowych oraz dochodów własnych w terminach i na zasadach określonych odrębnymi przepisami, 6) przygotowywanie propozycji zmian w planach finansowych w zakresie dochodów budżetowych, wydatków budżetowych oraz dochodów własnych na podstawie wniosków złożonych przez Dyrektora Biura, dyrektorów szkół i placówek oświatowych i Naczelnika Wydziału Oświaty i Wychowania Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy, 7) przygotowywanie wniosków na posiedzenie Zarządu Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy w sprawie zatwierdzenia jednostkowych planów finansowych w zakresie dochodów budżetowych, wydatków budżetowych oraz dochodów własnych. Do zadań Wydziału Obsługi Przedszkoli należy prowadzenie obsługi finansowo księgowej tych placówek, a w szczególności: 1) sporządzanie list wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi, 2) przygotowywanie list przesyłek do przekazania drogą elektroniczną wynagrodzeń, o których mowa w pkt 1) na konta pracownicze lub do wypłaty w kasie, 3) prowadzenie ewidencji danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, 4) prowadzenie ewidencji syntetycznej środków trwałych, 5) prowadzenie obsługi księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 6) prowadzenie gospodarki finansowej i sprawozdawczości, 7) obsługa księgowa dochodów własnych, zgodnie z zawartymi porozumieniami, 8) przygotowywanie dokumentów finansowo księgowych do archiwum Biura, 9) inne zadania obsługi finansowo księgowej. Do zadań Wydziału Obsługi Szkół Podstawowych i Gimnazjów należy prowadzenie obsługi finansowo księgowej tych placówek, a w szczególności: 1) sporządzanie list wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi, 2) przygotowywanie list przesyłek do przekazania drogą elektroniczną wynagrodzeń, o których mowa w pkt 1) na konta pracownicze lub do wypłaty w kasie, 3) prowadzenie ewidencji danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, 4) prowadzenie ewidencji syntetycznej środków trwałych, 5) prowadzenie obsługi księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 6) prowadzenie gospodarki finansowej i sprawozdawczości, 7) obsługa księgowa dochodów własnych, zgodnie z zawartymi porozumieniami, 8) przygotowywanie dokumentów finansowo księgowych do archiwum Biura, 9) inne zadania obsługi finansowo księgowej. Do zadań Wydziału Obsługi Szkół Ponadgimnazjalnych i Pozostałych Placówek należy prowadzenie obsługi finansowo księgowej tych placówek, a w szczególności: 1) sporządzanie list wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi, 2) przygotowywanie list przesyłek do przekazania drogą elektroniczną wynagrodzeń, o których mowa w pkt 1) na konta pracownicze lub do wypłaty w kasie, 3) prowadzenie ewidencji danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, 4) prowadzenie ewidencji syntetycznej środków trwałych, 5) prowadzenie obsługi księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 6) prowadzenie gospodarki finansowej i sprawozdawczości, 7) obsługa księgowa dochodów własnych, zgodnie z zawartymi porozumieniami, 15 16 17
8) przygotowywanie dokumentów finansowo księgowych do archiwum Biura, 9) inne zadania obsługi finansowo księgowej. 18 Do zadań Zespołu Radów Prawnych należy: 1) obsługa prawna Biura, w tym sporządzanie opinii prawnych w sprawach należących do zakresu działania Biura lub jego organizacją, 2) wykonywanie zastępstwa procesowego w sprawach należących do zakresu działania Biura, 3) współudział w opracowywaniu zarządzeń, regulaminów i innych przepisów wewnętrznych dotyczących bieżącego funkcjonowania Biura, 4) wykonywanie innych zadań związanych z obsługa prawną określonych w Statucie Biura. 19 Do zadań Stanowiska ds. kontroli należy: 1) opracowywanie planu kontroli wewnętrznej Biura na każdy rok kalendarzowy, 2) przeprowadzanie kontroli kompleksowych i problemowych na podstawie planu kontroli. 3) przeprowadzanie kontroli doraźnych na polecenie Dyrektora Biura, 4) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, opracowywanie wniosków pokontrolnych i badanie stopnia ich realizacji, 5) współpraca z organami kontroli wewnętrznej. 20 Do zadań Sekretariatu należy: 1) prowadzenie sekretariatu Biura, 2) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej i przychodzącej oraz przekazywanie jej odpowiednim pracownikom, 3) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów między poszczególnymi wydziałami, 4) prowadzenie ewidencji osób zgłaszających się do Dyrektora Biura w sprawach skarg. ROZDZIAŁ V POSTANOWIENIA KOŃCOWE 21 1. Rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w Biurze odbywa się zgodnie z postanowieniami kodeksu postępowania administracyjnego. 2. Dyrektor Biura przyjmuje interesantów w sprawach skarg w godzinach pracy Biura. 3. Dyrektor Biura przyjmuje pracowników w sprawach skarg w poniedziałek w godzinach 15.00 16.00. 4. Zastępca Dyrektora Główny Księgowy i Kierownicy Wydziałów przyjmują interesantów w godzinach pracy Biura. 1. Zmiany Regulaminu następują w trybie przewidzianym do jego uchwalenia. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Dyrektora Biura po uprzednim uzyskaniu opinii Zarządu Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy. 22